Área: AUDITORIA

VIII
Contenido:
INFORME ESPECIAL
Hallazgos de Auditoria Gubernamental .................................................................................................................. VIII-1

Hallazgos de Auditoría Gubernamental I

CPC María Luisa Silva Peredo
Consultor de Gobiernos Locales - Segunda
Especialización en Auditoría Integral
b) El auditor debe desarrollar sus hallaz-
1. Concepto
Los Hallazgos determinan y señalan las
presuntas deficiencias, errores o irregula-
N
través del Diario Oficial El Peruano y otro o competencia personal de su desti- F
de mayor circulación de la localidad en natario. O
que se encuentre la entidad auditada, • Recepción acreditada o publicación en R
por 3 días hábiles consecutivos. el diario de mayor circulación. M
E
gos de auditoría y transcribirlos en los 7. Elementos de los hallazgos
papeles de trabajo debidamente E
referenciados y documentados, en la A) Condición o situación encon-
redacción de los hallazgos, el auditor trada o hallada "lo que es"
S

ridades identificadas durante el examen
de auditoría como resultado de la aplica-
ción de los procedimientos de auditoría,
los cuales deben ser comunicados a las
personas comprendidas en las observa-
ciones estén o no prestando servicios en
la entidad examinada. A fin de brindarles
la oportunidad de presentar sus aclara-
ciones o comentarios debidamente do-
cumentados (descargos) para su evalua-
ción oportuna.
2. Base legal
• Directiva N° 006-97-CG/INT "Instructi-
vo para la Formulación y Comunica-
ción de Hallazgos de Auditoría"
• Resolución de Contraloría N° 112-97-
CG (20/06/97)
• NAGU 3.60 "Comunicación de Hallaz-
gos de Auditoría"
• Resolución N° 259-2000-CG: Modifi-
can Normas de Auditoría Guberna-
mental y dejan sin efecto directivos
sobre comunicación de hallazgos y
evaluación de indicio de responsabili-
dad penal y civil (13/12/00).
3. Objetivos de los hallazgos
Los hallazgos de auditoría gubernamen-
tal deben referirse a diversos aspectos de
la estructura de control interno entre
otros: ambiente de control, sistema de
Elementos
debe utilizar un lenguaje sencillo y fá- B) Criterio "lo que debe ser" P
cilmente entendible, tratando los C) Causa "Por qué sucedio" E
D) Efecto "Diferencia entre lo que es
asuntos en forma objetiva concreta y
y lo que debe ser"
C
concisa y debe considerar los atribu- I
tos de "condición y criterio" A
Ejemplo:
c) La responsabilidad de la comunicación L
de hallazgos de auditoría y la oportu- Sumilla: "La entidad no cuenta con equipos
na evaluación de las aclaraciones o co- de seguridad para casos de emergencia".
mentarios recepcionados, compete al
auditor encargado y al supervisor de A. Condición o situación encontrada o ha-
llada "lo que es"
auditoría. 1. La entidad no cuenta con los elementos y
equipos necesarios para actuar en caso
5. Plazos de comunicacion de emergencia (incendio, siniestros, etc.)
2. El área de mantenimiento y servicios no
a. El plazo de recepción de los descargos,
aclaraciones o comentarios serán hasta realiza revisiones periódicas para detectar
posibles daños o emergencias.
de CINCO DÍAS HÁBILES, debemos se- B) Criterio "lo que debe ser"
ñalar que el plazo para la recepción de 1. No cumplimiento de la norma técnica de
las aclaraciones o comentarios requiere control 100.04, asignación de autoridad
ser establecido teniendo en considera- y responsabilidad.
ción las particularidades de cualquier ha- 2. Norma técnica de Control infringida;
300.05 mantenimiento de bienes de Ac-
llazgo, tales como la naturaleza del aná- tivo Fijo.
lisis, alcance del examen, etc. 3. Norma técnica de Control Infringida;
b. La ampliación de plazo, procede a otor- 300.08 protección de bienes de Activo
garse por una sola vez, siempre y cuan- Fijo "deben establecerse procedimientos
do la persona receptora de la comuni- para detectar, prevenir, evitar y extinguir las
causas que puedan ocasionar daños o
cación, lo solicite sustentadamente por pérdidas de bienes públicos".
escrito, antes de su vencimiento. C) Causa "Por qué sucedió"
c. La prórroga por el término otorgado 1. Subestimación de los niveles reales y po-
inicialmente 5 días más. Para lo cual se tenciales de riesgo e inseguridad y por
efectuará las coordinaciones del caso consiguiente no se cuenta con los equi-
pos y elementos indispensables de se-
con el supervisor de auditoría. Si exis- guridad.
tieran circunstancias particulares o li-
PRIMERA QUINCENA - JUNIO 2005

2. Dentro de su organización el área de man-

contabilidad, procedimientos de control
su propósito es proporcionar información
útil y oportuna adopción de acciones
correctivas.
4. Comunicación de hallazgos
a) La comunicación de hallazgos de
auditoría se efectúa por escrito en for-
ma reservada y directa debiendo
acreditarse su recepción, en caso de no
ser ubicadas las personas comprendi-
das, los hallazgos serán notificados a
mitaciones justificables que tenga la tenimiento y servicios no cuenta con perso-
persona comunicada se puede otor- nal con funciones y responsabilidad de de-
gar una aplicación extraordinaria de tectar y reportar posibles daños materiales.
10 días útiles en lugar de los 5 días. D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo
que debe ser"
1. Posibilidad de mayores daños y perjuicios
6. Requisitos que debe contener humanos y materiales en caso de presen-
la comunicación de hallazgos tarse daños siniestros y desastres.
Los oficios de comunicación de hallazgos 2. Se exponen los diferentes recursos de la
deben contener los siguientes aspectos: entidad a mayores niveles de riesgo e
inseguridad en perjuicio de la entidad,
• Reserva desembolsándose mayores costos de
• Materialidad operación.
• Hallazgos vinculados a la participación

ACTUALIDAD EMPRESARIAL | N° 88 8111-1

 VIII INFORME ESPECIAL
8. Comunicación de hallazgos de personas compren-
didas y no ubicadas (Ex Funcionarios)
Cuando el equipo de auditoría halla agotado todos los medios
a su alcance para ubicar a las personas que deben recibir la
comunicación, se procederá a citarlos mediante aviso publicado
en el Diario Oficial El Peruano o en el diario designado a las
comunicaciones judiciales de provincias. Mediante aviso publi-
cado de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.60, la
publicación debe ser publicada por tres días hábiles consecuti-
vos cuando se evidencia que la persona debe recibir una comu-
nicación, se encuentre en el extranjero, se procederá a efectuar
la citación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.
9. Evaluación de los hallazgos
Al efectuar la evaluación de los hallazgos, el auditor debe consi-
derar varios factores relacionados con la entidad tales como: su
tamaño, su complejidad, diversidad de actividades, estructura
orgánica y otras características.
Por lo tanto, la comunicación de hallazgos no solamente consiste
en determinar observaciones que contengan fraude u error sino
también observaciones de tipo operativo gerencial. Así como, las
debilidades de control interno los mismos que deben ser comuni-
cados a la entidad. El propósito de valuar los hallazgos de auditoría
es considerar si los resultados de todos los propósitos de auditoria
sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los EEFF, así
como en el cumplimiento de metas y objetivos.
10. Conferencia final con la alta dirección sobre co-
municación de hallazgos
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el
supervisor del equipo de auditoría al término del trabajo, para
hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad
examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totali-
dad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso
de su trabajo, el propósito de esta conferencia es informar a la
alta dirección sobre los hallazgos de auditoría que, durante el
trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcio-
narios de menor nivel y empleados responsables.
11 Memorandum de conclusiones
El memorándum de conclusiones es un documento interno que
describe los aspectos siguientes:
a. La confirmación de que los papeles de trabajo fueron revisados.
b. La discusión de los hallazgos de auditoría, con relación a los
objetivos de la auditoría.
c. Las conclusiones sobre si la evidencia de auditoría obtenida
es suficiente y apropiada para formarse una opinión de
auditoría.
d. Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene
o no errores e irregularidades de importancia relativa.
12. Descargo de la comunicación de observaciones
Al término del desarrollo de cada observación se indicará de modo
suscinto los descargos que presenten las personas comprendi-
das en la misma, así como, la opinión del auditor después de
evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.
PRIMERA QUINCENA - JUNIO 2005
13. Categorización de las observaciones
Observaciones que implican:
1. Responsabilidad Civil.
2. Responsabilidad Penal.
3. Corrupción administrativa.
Categoría 4. Perjuicio económico, considerando la mag-
A nitud del monto, relacionado con la enver-
gadura y naturaleza de la entidad.
5. Gestión ineficiente que explica el cumplimien-
to de objetivos y metas.
...continuá
8111-2 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO
1. Aspectos administrativos de menor implican-
cia que requieren seguimiento.
2. Responsabilidad administrativa.
Categoría
B
3. Perjuicio económico medianamente signifi-
cativo.
4. Gestión ineficiente que implica el incumpli-
miento de algunas metas
Categoría 1. Aspectos administrativos de menor implican-
cia que requieren seguimiento.
C
14. Modelos de comunicación de hallazgos
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (AUDITORÍA EXTERNA)
AÑO DE .....................................................
OFICIO N°
SR
..............................
CARGO QUE DESEMPEÑA
..............................
ENTIDAD AUDITADA
ASUNTO:Comunicación de hallazgos y presentación de aclaraciones y
descargos.
REF:NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos de Auditoría, aprobada con
R.C N° 112-97-CG y mdificado con R.C. N° 259-2000-CG.
Me dirijo a Ud. en relación a la auditoría efectuada en la entidad..........
Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determinó
hechos irregulares en la gestión examinada, en las cuales ha participado,
según se detallan en el anexo adjunto en la gestión examinada, que consta
de 20 folios, por lo cual agradeceré se sirva alcanzar en forma individual y
directa a este equipo sus descargos sustentados documentalmente, dentro
de un plazo perentorio máximo de ....... días calendario de recibido el
presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluación.
Es importante señalar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta,
esta circunstancia será revelada en el informe, así como los hechos materia
de observación, así mismo, debemos puntualizar que, debido a la natura-
leza confidencial de su tratamiento deberá mantener estricta reserva sobre
el contenido del presente documento.
Atentamente;
-------------------------------
Auditor Encargado
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (OAI)
MEMORANDUM N°
A : Sr. Ing.
ASUNTO : Gerente del área de Infraestructura Pública
REFERENCIA : NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos de Auditoria,
aprobada por
RC N° 112-97-CG, modificado RC N° 259-2000-CG
Fecha : Lima........de....................................del 2002
Me dirijo a Ud. en relación a la auditoria efectuada en el área de infraestruc-
tura pública en cumplimiento al programa anual de auditoría, con la
finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria, determinó hechos
irregulares en la gestión examinada, en los cuales ha participado, según se
detalla en el anexo adjunto que consta de ........................... folios, por lo
cual agradeceré se sirva al alcanzar en forma individual y directa sus descar-
gos sustentados documentariamente dentro de un plazo perentorio máxi-
mo de ........ días calendario de recibido el presente. A fin de permitirnos su
respectiva evaluación.
Es importante, que, vencido el plazo y no se recibiese respuesta esta
circunstancia será revelada en el informe, así como, los hechos materia de
observación asimismo, cabe puntualizar que debido a la naturaleza confi-
dencial de su tratamiento, deberá mantener estricta reserva sobre el conte-
nido del presente documento.
Atentamente,
_________________________
CPC.
JEFE DE LA OAI