1.- ¿Quién es la secretaria?

Una secretaria o un secretario es una persona que se

encarga de recibir y redactar la correspondencia de un
superior jerárquico, llevar adelante la agenda de éste y
custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El
cargo que ocupa una secretaria suele conocerse
como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e

imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se
encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas,

archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las
tareas que desarrolla una secretaria.

2.- ¿Qué funciones desempeña?

Artículo 31°.- La Secretaría Ejecutiva es conducida por el

miembro activo del país sede de la OLACEFS y brinda a sus
órganos el soporte técnico administrativo en la ejecución de
sus actividades. Está a cargo de un Secretario Ejecutivo, que
recae en el titular de dicho miembro activo.
Artículo 32°.- Son atribuciones y obligaciones del Secretario
Ejecutivo las siguientes:
I. Ejercer juntamente con la Presidencia la representación
legal de la
OLACEFS, con capacidad para obligar válidamente a la Organización.
II. Ejecutar las tareas técnicas y administrativas inherentes al funcionamiento de la
Organización.
III. Velar por el cumplimiento de los mandatos dispuestos por la Asamblea General
y el Consejo Directivo.
IV. Canalizar al Consejo Directivo las propuestas de creación de Comisiones y
Comités.
V. Emitir opinión técnica sobre los términos de referencia y los planes de trabajo,
según corresponda. Excepcionalmente podrá aprobar motivadamente, la
modificación a los planes anuales de trabajo de las Comisiones y Comités, dando
cuenta al Consejo Directivo.
VI. Coordinar y dar seguimiento a las actividades asumidas por las Comisiones o
Comités, en el marco de los términos de referencia y los planes aprobados.
VII. Apoyar los esfuerzos y acciones de los miembros responsables de los
Trabajos técnicos para las sesiones ordinarias de Asamblea General,
Promoviendo su mejor análisis y deliberación.

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VIII. Coordinar con el miembro activo sede de las respectivas reuniones de la
Asamblea General y del Consejo Directivo, los aspectos técnicos y Organizativos
para el desarrollo de dichos eventos.
IX. Elaborar e integrar los planes y presupuestos de la Organización en
coordinación con la Presidencia, las Comisiones y los Comités, presentándolos
ante el Consejo Directivo.
X. Administrar el presupuesto de la Organización.
XI. Preparar el informe financiero de la Organización y presentarlo ante el Consejo
Directivo y la Asamblea General, junto con el dictamen del Auditor de la
Organización.
XII. Elaborar, en coordinación con el Presidente, el informe anual de actividades
de la Organización y presentarle ante el Consejo Directivo.
XIII. Proponer al Consejo Directivo las iniciativas de carácter normativo relativas al
funcionamiento de la Organización.
XIV. Suscribir conjuntamente con el Presidente las actas y/o resoluciones de
Asamblea General y Consejo Directivo que correspondan.
XV. Concertar y suscribir los convenios de cooperación de conformidad con el
reglamento respectivo.
XVI. Suscribir conjuntamente con el Presidente los documentos que correspondan,
según reglamentación.
XVII. Realizar las prevenciones y gestiones administrativas que procedan para el
cobro eficaz y oportuno de las cuotas de membresía.
XVIII. Presentar para la valoración del Consejo Directivo, el expediente formado
sobre el eventual incumplimiento del pago de las cuotas de los miembros, luego
de agotadas las prevenciones y las gestiones administrativas correspondientes.
XIX. Apoyar técnica y administrativamente la promoción y el mantenimiento de las
relaciones con organizaciones regionales y subregionales de igual naturaleza,
internacionales afines y de cooperación técnica y financiera.
XX. Cumplir con las tareas que el encomiende la Asamblea General y el Consejo
Directivo, así como, las demás que se deriven esta Carta Constitutiva y los
reglamentos.

3.- ¿Con que tipo de material trabaja?

La Secretaria es responsable de su ambiente de trabajo, de que exista un orden

en
Todas las cosas concernientes a su trabajo.
Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, y todos los recursos,
Mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo, tales como:
- Archivo,
- Escritorio,
- Carpetas,
- Libros de Actas,
- Libros Ingresos,
- Carpetas Nóminas,
- Carpetas de Facturación,
- Carpeta con Relación de gastos,
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- Documentos registrados en la Computadora,
- Buzón de Archivos,
- Cualquier otro recurso, que este bajo su responsabilidad.

4.- Personal que integra una oficina

· Los Gerentes,
· Los Administradores,
· Los Contadores,
· Los Coordinadores,
· Los Supervisores,
· Y la Secretaria.

Este es el personal que generalmente llevan el reto de dirigir la empresa hacia la

excelencia, cuando cualquiera de estos factores de un equipo de trabajo expresa
una mala imagen, la confiabilidad en la empresa, tiende a bajar de nivel, por ellos
es que todos y cada uno de estos autores, deben mantener un perfil que genere
credibilidad, confiabilidad y respeto.
De la misma manera en que cada Personal en su cargo, genere credibilidad,
confiabilidad y respeto, en esa misma medida, van a percibir, el trato de todos los
demás miembros de su equipo de trabajo

5.- ¿Habilidades que debe poseer?

Relaciones Humanas Administración

Administración del tiempo
Organización del trabajo
Redacción
Ortografía
Manejo de la Computadora
Uso del Fax
Seguimiento
Uso del Teléfono
Archivo
Toma de Dictado
Uso del Internet
Iniciativa y discreción

6.- Apariencia personal de la secretaria

Hay que prestar atención al arreglo personal, eso incluye:

aseo, la forma de vestirse, de peinarse, esto mostrará una
apariencia ordenada, elegante y es muy importante ya que
es la carta de presentación de cualquier persona.

Tenemos que esmerarnos en dar una buena impresión, no

sólo para agradar a los demás, también para agradarnos a
nosotras mismas.

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Al sentirnos bien con nuestra apariencia nos da total confianza y eso es
exactamente lo que debemos transmitir a los demás.

Siempre hay que cuidar los detalles por muy mínimos que éstos sean, además al
preocuparnos y tener ciertos cuidados en nuestra apariencia denota cuido por
nosotras mismas y que queremos dar lo mejor.