Facultad de Ciencias Empresariales

Escuela de Administración y Negocios Internacionales

CURSO:
Logística

PROFESOR:
Mg. Aguirre Carbajal, Carlos Arturo

TITULO DEL TRABAJO:

Aprovisionamiento y Servicio de
Compra

INTEGRANTES:
 Bolo Gómez, Sandra
 Coronel Vargas, Fiorella
 Flores Silupu, Natali
 Martínez Ramos, Irina
 Núñez Loayza, Giuseppe

2016
Universidad Alas Peruanas Página 1
 AGRADECIMIENTOS

Queremos agradecer a todos nuestros maestros ya que

ellos nos enseñaron a valorar los estudios y a superarnos
cada día, también agradecemos a nuestros padres porque
ellos estuvieron siempre con nosotras, apoyándonos. Y
agradecemos a Dios por darnos la salud que tenemos hoy
en día, porque tenemos una cabeza con la que podemos
pensar muy bien, un cuerpo sano y una mente de bien

Universidad Alas Peruanas Página 2

 DEDICATORIA

Esta monografía está dedicada nuestros padres, ya que

gracias a ellos pueda estar en esta linda y prestigiosa
institución y poder aportar mis conocimientos.

Universidad Alas Peruanas Página 3

 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 5
CAPÍTULO IV: APROVISIONAMIENTO .......................................................................... 6
1. APROVISIONAMIENTO .......................................................................................... 6
1.1. OPERACIONES .................................................................................................. 7
1.2. FASES DEL APROVISIONAMIENTO ............................................................. 8
1.3. FUNCIONES DEL APROVISIONAMIENTO ....................................................... 9
2. PLANIFICACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO ................................................ 10
CAPÍTULO V: SERVICIO DE COMPRAS ....................................................................... 12
1. GESTIÓN DE COMPRAS ....................................................................................... 12
2. FASES DE LA COMPRA ........................................................................................ 13
2.1. OPERACIONES PREVIAS A LA COMPRA .................................................. 13
2.2. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES ....................................... 13
2.3. NEGOCIACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PEDIDO........................................ 14
2.4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PEDIDO ................................................ 14
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 15
RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 16
REFERENCIAS ................................................................................................................... 17

Universidad Alas Peruanas Página 4

 INTRODUCCIÓN

Para lograr elaborar un producto de manera adecuada y bajo los estándares de calidad que
requiere una empresa, es necesario cumplir con todas las etapas para su producción. En este
breve trabajo, se explicará la fase de Aprovisionamiento y Servicios de Compras.

El desarrollo de los temas antes mencionados, consiste en un concepto o detalle breve sobre
los puntos básicos, así como también se ejemplificarán los temas para lograr una mayor
comprensión y diferenciación de los temas.

En la etapa de Aprovisionamiento está unido a lo que denominamos el proceso productivo

de la empresa, a través de su análisis nos permitirá conocer la importancia que su gestión
tiene en dicho proceso, así como su influencia en los costes generales que este genera para
la empresa.

La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores
proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. Una de las
responsabilidades más importantes de la gestión logística en una empresa es la de desarrollar
una adecuada relación con sus proveedores.

Es así como en los últimos años, muchas empresas ven a sus proveedores como aliados
estratégicos para el desarrollo de sus negocios; lo cual implica establecer unas relaciones
basadas en la confianza y el largo plazo, de tal forma que ambas partes se conviertan en
socios de las ganancias.

Universidad Alas Peruanas Página 5

 CAPÍTULO IV: APROVISIONAMIENTO

1. APROVISIONAMIENTO
Es una fase en la cadena logística en la cual se adquieren insumos o materias primas
de proveedores, que son necesarios para realizar un producto.

IMPORTANCIA

 Proporcionar un flujo interrumpido de materiales,

suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
 Mantener la posición competitiva de la organización.
 Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los más bajos posibles.

Tomando de ejemplo, el proceso de aprovisionamiento de Coca Cola, el objetivo

general del departamento de compras es obtener en el mercado nacional o
internacional aquellos productos o materias primas que requiera la empresa
asegurando un correcto proveedor y obtener eficiencia, calidad y puntualidad en la
entregas, así como las mejores condiciones de compra ya sean de contado o
crédito. Siempre basado en las proyecciones de orden de demanda.
PROCESO
1. Revisa requerimientos.
2. Ubica órdenes.
3. Localiza, selecciona y establece fuentes de abastecimiento de materias
primas, suministros y servicios necesarios a la empresa.
4. Entrevista a los proveedores y sus representantes.
5. Efectúa visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores.
6. Cotiza precios, puntos de entrega, transporte, etc.
7. Escoge el proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y
efectuar la adjudicación del pedido.
8. Negocia los tratos necesarios en casos de rechazos y ajustes.

Universidad Alas Peruanas Página 6

 9. Establece normas y especificaciones de compras.
10. Controla existencias.

La calidad es el principal objetivo de la empresa, por lo que exige estándares de

calidad a sus proveedores, quienes deben seguir una estricta política para ser
considerados.

1.1. OPERACIONES
 Detección y previsión de las necesidades: La empresa Bimbo realiza un
inventario sobre los insumos que necesitara para producir la cantidad
demandada de sus productos por sus clientes dentro de un tiempo
determinado.

 Planificación de las necesidades para elaborar un producto: Bimbo

realiza mensualmente una solicitud a sus proveedores sobre los insumos
que va a requerir para elaborar sus productos.

 Búsqueda de materiales en el mercado: Bimbo hace negociaciones con

término a mínimo de un año y estos se encargan de poner los productos
en las diferentes plantas de acuerdo a las programaciones realizadas por el
almacén y con la especificación que requiera cada insumo. Cada insumo
tiene una ficha técnica que entregan los proveedores con certificados de
calidad donde están los datos más relevantes del producto.

Universidad Alas Peruanas Página 7

  Adquisición de los materiales necesarios para la elaboración de los
productos.

 Comprobación de que son adquiridas en las condiciones

demandadas: El proceso productivo de Bimbo comienza con la
inspección, recepción y aceptación de materias primas, en donde se
evalúan las características de cada materia prima de acuerdo con unas
especificaciones definidas para garantizar la calidad de cada una de ellas.

1.2. FASES DEL APROVISIONAMIENTO

 Planificación: Conocimiento de las necesidades de la empresa en cuanto
a la elaboración de un producto. Bimbo, realiza un inventario continuo
parax tener conocimiento de los insumos con los que cuenta y de cuales
carece para su producción. Bimbo, mantiene contratos de suministro a
largo plazo a fin de contar con un abastecimiento oportuno del producto.

 Preparación: Investigación de la oferta de mercado y preselección de

proveedores. Tomando como ejemplo Bimbo, los proveedores son
evaluados mediante el abastecimiento en tiempo, calidad, los cuales
comprenden la cantidad de producto pedido y entregado y el tiempo de
oportunidad, se tiene en cuenta el menor precio y los tiempos de pago,
debe de cumplir con todas las especificaciones y condiciones sanitarias.

 Realización: Elegir al proveedor y realizar el pedido. En el caso de

Bimbo, una vez elegido el proveedor, se realizan compras nacionales de
productos que son necesarios en todas las plantas y se contratan
proveedores que se encuentran en todas las ciudades regionales para
insumos. Bimbo considera a sus proveedores como socios estratégicos,
tiene como política contar con proveedores que cumplan con estándares
de clase mundial y que garanticen la obtención de materiales y/o servicios
que proporcione el mayor valor agregado al consumidor final. Cuenta con
un sistema riguroso de adquisición de materiales que incluye:

- Especificaciones de cada insumo y materiales de empaque.

- Entrega de un certificado de calidad emitido por cada proveedor.

Universidad Alas Peruanas Página 8

 - Análisis de los materiales en los laboratorios propios del Grupo.

 Seguimiento: Control en el proceso de entrega y devolución de envíos no

conformes con lo solicitado. Bimbo, hace una revisión de los lotes
enviados por los proveedores para comprobar que estén conforme a lo
solicitado y bajo los estándares de calidad.

 Operaciones: Gestión de los stocks recibidos.

1.3. FUNCIONES DEL APROVISIONAMIENTO

 Gestión de Compras: Se trata de adquirir los productos que el

departamento de producción necesita para llevar a cabo su actividad. Al
hacerlo, habrá de tener en cuenta aspectos importantes tales como: el
precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, el servicio
post-venta, etc. El primer insumo utilizado por Bimbo, en los procesos
productivos, es la harina de trigo, que se adquiere principalmente de
molinos locales.

- Calidad: Dentro de todos los proveedores se busca la mejor calidad de

los insumos, ya que Bimbo siempre desea ofrecer a sus
consumidores productos de excelente calidad.

- Precio: Siempre busca el mejor precio con la mejor calidad.

- Oportunidad: Se refiere al tiempo de entrega del insumo y en las

cantidades requeridas para que no hallan agotamientos.

 Almacenamiento: Implica disponer de almacenes para guardar los

productos comprados hasta que el departamento de producción los
necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también ha de
almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus
clientes. En Bimbo, una vez recepcionado los insumos, se debe realiza un
control de calidad a los insumos adquiridos a fin de verificar que estos
tengan las características y especificaciones técnicas que se requieren
para la elaboración de los diversos productos que produce Bimbo. Su

Universidad Alas Peruanas Página 9

 almacenamiento se da en lugares adecuados con ventilación y
temperatura que permitan la conservación de los insumos.

 Gestión de Inventarios: Consiste en determinar la cantidad de

existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las
necesidades de la empresa para la producción y la comercialización. En
Bimbo, el responsable de inventarios, actualiza las necesidades de
aprovisionamiento, desde el almacén central de la fábrica a las
delegaciones de venta en función de la situación de los stocks en ese
momento.

2. PLANIFICACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO

La función de aprovisionamiento debe cumplir el requisito de conseguir la mejor

gestión al menor costo posible.

Cuando una empresa realiza la planificación de su aprovisionamiento tiene como

objetivo principal equilibrar la demanda con el aprovisionamiento dentro de la cadena
de logística de la empresa.

No sólo se tienen en cuenta el stock actual y la situación de aprovisionamiento durante

la planificación sino que también se consideran las restricciones tales como los
tiempos de procesamiento y las capacidades de recursos.

Las operaciones de la planificación del aprovisionamiento son:

 Contratación de Proveedores: En esta etapa, Bimbo contrata a proveedores

que mejor se ajusten a sus necesidades en cuanto a sus productos, sus costes,
etc. Ellos consideran que son parte fundamental de su cadena de valor, pues
les permiten mantener la calidad en los productos y ser competitivos
internacionalmente. Por ello, en Grupo Bimbo constantemente buscan
fortalecer la relación a largo plazo y estrechar los vínculos de colaboración
con ellos.
 Objetivos del Periodo: En Bimbo, sus objetivos en cuanto al
aprovisionamiento de la empresa están relacionados con aumentar la

Universidad Alas Peruanas Página 10

 capacidad de producción y con cuantos productos elaboraran en un periodo
de tiempo determinado.
 Presupuesto Anual: En el caso del departamento de producción de Bimbo,
investigar y obtener información sobre el presupuesto de elaborar los
diversos productos de Bimbo. Otros aspectos que Bimbo incluye en su
presupuesto son:
- Producción.
- Calidad de la harina de trigo.
- Calidad de otros insumos para elaborar sus productos.
 Organización del Departamento: En esta etapa, Bimbo potencia la
colaboración y sinergias con otros departamentos, para realizar un buen
trabajo en cuanto a la elaboración de sus productos, para que estos tengan la
mejor calidad posible y satisfagan las necesidades de sus clientes.
 Control: Bimbo cuenta con un sistema llamado “SIEPI”, que es una
herramienta de monitoreo en línea para sus proveedores de insumos de su
empresa. De esta manera, controla el cumplimiento de las condiciones
pactadas con sus proveedores y se asegura de cumplir sus objetivos
marcados en el planeamiento.

Universidad Alas Peruanas Página 11

 CAPÍTULO V: SERVICIO DE COMPRAS

1. GESTIÓN DE COMPRAS

La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para

satisfacer sus necesidades, y así efectuar un buen proceso de compras para la
optimización de los recursos.

FUNCIONES:
 Detección de la necesidad.
 Solicitud y análisis de alternativas de compra.
 Negociación con los proveedores.
 Colocación de órdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de
compras)
 Seguimiento y activación de órdenes de compra.
 Recepción de efectos comprados.
 Almacenaje y registro.
 Entrega de los insumos al sector que los requirió.
 Estudio permanente del mercado de oferta.
 Mantenimiento de registros de stock.
 Control de calidad.

En Bimbo, existe un sistema de productos y servicios, dentro de este, se

encuentra abastecimiento, almacenaje y otros subprocesos (producción,
despachos, logística y ventas), la idea es que todos trabajen en conjunto para tener
los insumos y servicios adecuados para obtener buenos resultados en la
operación.

El principal objetivo es establecer relaciones a largo plazo con proveedores

estratégicos tanto en calidad como en precio, con el objetivo de hacer buenas
negociaciones en las que se puedan obtener ahorros o editar costos.

Universidad Alas Peruanas Página 12

 El proceso de compras depende del supervisor de compras nacionales y su
grupo de negociadores por categoría los cuales deben de responder por insumos
y servicios necesarios para cada una de las plantas.

2. FASES DE LA COMPRA
2.1. OPERACIONES PREVIAS A LA COMPRA
En esta fase de la gestión de compras, tiene como objetivo recabar
información de los insumos que se requieren abastecer. Las primeras tomas
de decisiones suelen ser muy importantes, por eso deben ser formuladas las
preguntas: qué pedir, cuándo pedir y cuánto pedir. Es importante tener
conocimiento de lo que se necesita para la producción, a fin de abastecernos
adecuadamente.
Tomando como ejemplo, la compra de materias primas para el desarrollo de
la Coca Cola para su posterior distribución.
En esta etapa, Coca Cola realiza un estudio anticipado ante la necesidad del
desarrollo de la bebida, solicitó y evalúa ofertas con los proveedores según
la condición.
2.2. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Encontrar los proveedores adecuados no es una tarea sencilla, por involucrar
una gran cantidad de criterios y métodos que son los ideales para evaluar su
desempeño. En la búsqueda, es necesario reunir a la mayor cantidad de
proveedores para poder analizar las diversas posibilidades que se presentan
en el mercado. La selección, se debe realizar sobre aspectos muy claros y a
la vez profundos con el objetivo de lograr elegir a los proveedores que reúnen
las características que la empresa requiere.
The Coca Cola Company implementa un sistema de calidad eficaz, esto
asegura calidad con los principios de la ISO 9000.
Los proveedores deben pertenecer al grupo de Abastecedores con
certificación TCCQS propia de The Coca Cola Company y esta refleja un
enfoque integral hacia la administración de la calidad, medio ambiente e
higiene.

Universidad Alas Peruanas Página 13

 Una vez que los proveedores cumplan con los requisitos, estos son
seleccionados por The Coca Cola Company para proveer los insumos
necesarios en la elaboración de sus productos.

2.3. NEGOCIACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PEDIDO

Es la fase más importante del proceso, en ella se negocian las condiciones de

pago, entrega, precio, calidad, etc.; de los materiales, buscando siempre el
beneficio mutuo, a partir de las buenas relaciones humanas.

Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un

documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o
pedido en firme).

En el caso de Bimbo, cada negociación es diferente, la empresa siempre

mantiene presente los objetivos, incentivos para cada uno de los integrantes
del departamento de Compras, ya que una negociación final con todo tipo de
proveedores actuales y a incorporación en esta empresa, permite siempre tener
una base se abastecimiento saldable.

Bimbo posee un sistema de registro llamado “Oracle”, en la cual se asientan

las facturas de compra o pedido para su respectivo pago en los días
establecidos en la negociación, teniendo como día de inicio la fecha en que se
entrega la factura.

2.4.SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PEDIDO

Se busca evitar el retraso en las entregas o disminuir sus efectos, ya que la

última responsabilidad es que se cumplan con los requisitos requeridos por la
empresa.

En el caso de la empresa Bimbo, después de realizar el pedido a su proveedor,

envía a una Comisión de empleados para que supervisen la calidad y
cumplimiento en la entrega de pedidos. Con ello se busca disminuir los errores
en la fabricación de los productos.

Universidad Alas Peruanas Página 14

 CONCLUSIONES

 Con una planificación de suministro efectiva, su empresa será capaz de optimizar

los niveles de inventario y la utilización de los recursos, así como conseguir la
satisfacción del cliente con la entrega puntual de los pedidos.

 La coordinación con los proveedores es fundamental para conseguir los productos

en el momento del tiempo oportuno al mínimo coste, porque de esta forma se
logrará cumplir con los clientes.

 Un aprovisionamiento acertado dará como resultado un abastecimiento

económico, que se reflejará a favor de la empresa en el precio final de nuestro
producto.

 La calidad, el despacho, precio y servicio son los criterios de medición de

desempeño del proveedor más utilizados.

 Tanto las actividades de Aprovisionamiento y Gestión de compras aparte del rol

táctico tradicional actual, han adquirido un rol estratégico en el negocio debido al
potencial de ahorro.

 El seguimiento y control es parte fundamental en el proceso de compras, junto a

la planeación y los indicadores que hacen un proceso más efectivo al área de
compras.

Universidad Alas Peruanas Página 15

 RECOMENDACIONES

 Se debe mejorar siempre el estándar de calidad de los proveedores, para así

siempre tener un producto de calidad.

 Tener un servicio Post Venta para generar una relación con el cliente después de
que el producto se haya vendido.

 Siempre tratar de renovar la tecnología en producción de la empresa para así,

poder generar una mayor cantidad de productos empleando menos tiempo.

 Enfocarse en el núcleo del negocio, dejando funciones a empresas tercerizadoras

que pueden hacer esas funciones mejor.

 La capacidad de dar una respuesta rápida al cliente exige que los proveedores
tengan la misma expectativa que nosotros, a medida que el cliente realice el
pedido en el menor plazo posible reciba el producto en mejores condiciones.

Universidad Alas Peruanas Página 16

 REFERENCIAS

 http://www.gestiopolis.com/logistica-gestion-compras-almacenes-transporte/
 http://www.biamericas.com/presentaciones/2012/gestionDeCompras/gestion-de-
compras.pdf

Universidad Alas Peruanas Página 17