Plan de acción y plan de contingencia

958356 Gestión de negocios

Centro de aprendizaje SENA

Jerson Sánchez

Edward Ordoñez Ortiz.

Gysel Fernanda Hipia Quira.

Yubely Alvarado Alvarado.

Cristian Santiago Méndez

Octubre 2016.
 Tabla de Contenidos 2

Introducción ........................................................................................................................ 1

Objetivo general .................................................................................................................. 2

Objetivos específicos .......................................................................................................... 2

Actividades reflexión inicial ............................................................................................... 3

Actividad 1: ..................................................................................................................... 3

Actividad 2: ..................................................................................................................... 4

Actividad 3: ..................................................................................................................... 9

Actividad 4. ................................................................................................................... 11

Actividad 5. ................................................................................................................... 13

Actividad 6. ................................................................................................................... 14

Conclusiones ..................................................................................................................... 15

Recomendaciones ............................................................................................................. 16

Bibliografía ....................................................................................................................... 17
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Introducción

Este trabajo se realizó con la única finalidad de poder suministrar y transferir

conocimientos acerca de los planes de acción y de contingencia, gracias a este material se

conocerán los beneficios que trae para una empresa u organización contar con estas dos

herramientas, se podrá identificar las diferencias entre los dos procedimientos y se

plasmaran las diferentes actividades que se deben llevar acabo para que estas

herramientas funcionen correctamente y a nuestro favor.

Por ultimo en este trabajo se ejecutaran estas dos importantes y fundamentales

herramientas en un proyecto para observar y poner en práctica lo aprendido.

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Objetivo general

 Desarrollar un plan de acción y contingencia que permita identificar los

riesgos y amenazas que se encuentra en el proyecto papas "La delicia" y así mismo

lograr alcanzar los objetivos de la organización.

Objetivos específicos

 Dar a conocer la vital importancia de llevar un plan de acción y

contingencia en una organización

 Conocer los diferentes métodos para llevar a cabo un control y

seguimiento de las herramientas (plan de acción, plan de contingencia)

 Estudiar los subplanes del plan de contingencia y conocer los diferentes

tipos de planes de acción para poder saber cuál de ellos se adapta y se debe aplicar al

proyecto u organización
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Actividades reflexión inicial

Actividad 1:

Ver los videos sobre el plan de acción y el plan de contingencia que se

encuentra en el material de apoyo, y establezca con su grupo de trabajo cual es la

diferencia entre estas dos herramientas de evaluación.

La diferencia entre estos dos planes es que uno sirve para ejecutar y el otro para

corregir, mientras que el plan de acción se centra en llevar a cabo las acciones propuestas

en el tiempo, lugar y con los responsables correspondientes, el plan de contingencia se

encarga de llevar acabo un “plan b” por si las cosas no salen como se esperaban.

Elaborar sus propios conceptos y socializar esta actividad en el ambiente

Plan de acción:

Es un procedimiento que nos ayuda a ejecutar tareas propuestas para lograr unos

objetivos a corto, mediano y largo plazo todo esto va legado a estrategias de control y

seguimiento para verificar su cumplimiento.

Plan de contingencia:

Nos sirve para venir una amenaza latente en el área en el que este una

organización o comunidad, ayuda a evitar posibles tragedias que pueden afectar aspectos
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como los de infraestructura, salud, económicos, garantiza la salud y seguridad de los que

conforman la organización o comunidad.

Actividad 2:

¿Cuál es el objetivo de diseñar el plan de acción y cuando se debe crear?

Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y control de

la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las

dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en

el Plan Estratégico.

En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos

de inversión, sin embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las Tareas

específicas.

Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido

de tiempo y responsabilidad las tareas específicas para contribuir a

alcanzar objetivos superiores. Todos los planes de acción presentan su estructura de

modo "personalizado" para cada proyecto, es decir, dependiente de los objetivos y

los recursos, cada administrador presenta su plan de acción adecuado a sus necesidades y

metas. (Lopez de Miranda & Ortiz Blanco, 2008)

¿Porque es importante tener en cuenta los objetivos del plan de marketing en

el diseño y elaboración del plan de acción?

Es importante tener en cuenta los objetivos del plan de marketing porque el plan

de acción se centra en hacer cumplir todas las actividades hechas para cumplir con los
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objetivos planteados o plasmados en el plan de mercadeo, es el procedimiento que nos

especifica que actividad en que tiempo y quienes deben ejecutarlo.

Explique cuáles son los pasos para elaborar el plan de acción de un producto o

servicio.

 Objetivo claro, conciso y medible

 Estrategias que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo

 Tareas que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las

estrategias

 Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea

 Responsables directos de cada tarea

 Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento

(TDAH, s.f.)

Mencione y escriba las etapas del plan de acción

 Fechas para la realización.

 Personas de la organización que podrían estar involucradas en el proyecto.

 Personas ajenas a la organización que podrían ser de utilidad en nuestra

andadura.

 Personas que podrían ser un impedimento en el camino.

 Obstáculos que podríamos encontrarnos en nuestro recorrido.

 Posibles soluciones o alternativas a cada una de los obstáculos que ya

prevemos inicialmente.

(Guillo, 2012)
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Mencionar y describir los elementos que se deben tener en cuenta para

elaborar un de plan de acción.

Los elementos que se deben tener en cuenta son:

 Objetivos

 Actividades

 Fechas

 Responsables

 Recursos

(Kroeger, 1989)
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Explique los tipos de planes de acción, elabore un mapa conceptual, (UTILICE

La herramienta CMPATOOLS
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Investigar sobre las herramientas de control en el plan de acción diseñadas

para la verificación de su efectividad

 Matriz de definición de objetivos y acciones asociadas

 Matriz de priorización de acciones

 Plantilla de Plan de Acción

 Matriz de seguimiento y control

(camara oficial de comercio, 2010)

Explique que son los indicadores cuantitativos y cualitativos.

Los indicadores cuantitativos nos muestran la evolución de las cifras de ventas,

vistas desde diversos puntos de vista (por clientes, por zonas, por vendedores, por meses,

por semanas, por día de la semana, por horas, por productos, etc.) y dan. Una importante

fuente de información para comprender la marcha de la actividad, detectar mejoras,

oportunidades y analizar medidas correctoras

Los indicadores cualitativos nos dan como resultado características de lo que

estemos midiendo. Algunos de ellos hacen referencia a la CALIDAD DE SERVICIO

prestada por el departamento comercial. Es muy importante tener estos datos en cuenta,

pues el no prestarles atención puede costarnos el derrumbe de nuestros objetivos, pese a

una excelente marcha en lo CUALITATIVO.

Usa los subtítulos consistentemente. Revisando constantemente el espaciado,

mayúsculas y puntuación.
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Actividad 3:

Mencione y explique cuáles son las etapas del plan de contingencia.

 Planificación: preparación y aprobación de esfuerzos y costos

 Identificación de riesgos: Funciones y flujos del proceso de la empresa

 Identificación de soluciones: Evaluación de riesgos de fallas o interrupciones

 Estrategias: Otras opciones, soluciones alternativas

 Documentación del proceso: creación de una manual de proceso

 Realización de las pruebas: selección de soluciones que probablemente

funcionen

 Implementación: creación de soluciones requeridas, documentación de los casos

 Monitoreo: probar nuevas soluciones o validar los casos

El plan de contingencias comprende tres sub planes.

• Plan de respaldo

• Plan de emergencia

• Plan de recuperación

Explicar en qué consiste cada uno de estos sub planes con un ejemplo.

 El plan de respaldo. Contempla las contramedidas preventivas antes de

que se materialice una amenaza. Su finalidad es evitar dicha materialización.

 El plan de emergencia: Contempla las contramedidas

necesarias durante la materialización de una amenaza, o inmediatamente después. Su

finalidad es paliar los efectos adversos de la amenaza.

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 El plan de recuperación: Contempla las medidas necesarias después de

materializada y controlada la amenaza. Su finalidad es restaurar el estado de las cosas tal

y como se encontraban antes de la materialización de la amenaza

Mencione y explique que son las contramedidas y cuáles son las que se tienen
en cuenta en el plan de contingencia.

El plan de contingencias contiene las siguientes contramedidas:

Medidas técnicas:

 Extintores contra incendios.

 Detectores de humo.
 Salidas de emergencia.
 Equipos informáticos de respaldo.

Medidas organizativas:

 Seguro de incendios.
 Precontrato de alquiler de equipos informáticos y ubicación
alternativa.
 Procedimiento de actuación en caso de incendio.
 Contratación de un servicio de auditoría de riesgos laborales.

Medidas humanas:

 Formación para actuar en caso de incendio.

 Designación de un responsable de sala.
 Asignación de roles y responsabilidades para la copia de respaldo.
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Explique cada una de las actividades asociadas en la planificación de

contingencia

Explique que es análisis de riesgo (explicar con un ejemplo)

Un análisis de riesgo permite observar cuáles son las principales vulnerabilidades

de sus activos y cuáles son las amenazas. En la medida que la empresa tenga clara esta

identificación de riesgos podrá establecer las medidas preventivas, un ejemplo es analizar

el riesgo de robo que puede correr la organización y como medida preventiva la empresa

podría colocar varias cámaras y celadores para protegerla de este riesgo latente.

Actividad 4.

Descargar dos videos por cada Ceaps en donde se destaque el plan de acción y el

plan de contingencia, los videos son libres (Explicar y argumentar).

Plan de acción: https://www.youtube.com/watch?v=EIi4QVkIYes

Objetivo: centrarse en la prevención de nuevos riesgos de desastres reduciendo

los existentes

Actividades:

Prioridad 1: comprender el riesgo de desastres

- Recopilar, analizar y evaluar periódicamente los riesgos de desastres observando

la vulnerabilidad, capacidad y grado de expansión.

- Elaborar, actualizar periódicamente y difundir como corresponda, la

información sobre el riesgo de desastre a la comunidad.

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- Evaluar registrar compartir de manera sistemática las pérdidas causadas por

desastres

Cuanto tiempo

15 años (2015 – 2030)

Lugar

En todo el mundo

Recursos

Inversiones públicas y privadas

Logro

Han logrado una reducción de desastres y pérdidas ocasionadas tanto en vidas,

salud, ambiental, culturales, etc.

Plan de contingencia: https://www.youtube.com/watch?v=81PS72g3gBY

Plan de respaldo

En el plan de respaldo se tienen todos los implementos de protección personal,

además antes de que suceda la amenaza, se hizo una capacitación al personal.

Plan de emergencia

En el plan de emergencia utilizan todos los materiales para recoger el derrame,

también colocan señalizaciones para evitar accidentes

Plan de recuperación
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En el plan de recuperación se recoge toda la sustancia que se derramo, se

desinfecta la zona y se retiran las señalizaciones para que todo quede limpio y como

estaba antes del incidente.

Actividad 5.

De acuerdo al plan estratégico a la misión, visión y a los objetivos establecidos

en el plan de marketing del producto o servicio seleccionado por cada ceaps, realizar el

plan de acción, especificando el tipo de plan y los elementos que lo integran, explique y

argumente

Determinar el impacto que puede llevar a mejorar la percepción y recordación al consumidor de todos los productos que se ofrecen, además de analizar qué
OBEJTIVO GENERAL
factores inciden a que papas La delicia se mantenga en una renovación e innovación constante, en el mercado de snacks.
PLAN DE ACCION
4 P DE MARKETING OBJETIVOS ESPECIFICOS ACCIONES TIEMPO PRESUPUESTO RESPONSABLES

realizar un analisis DOFAla posibilidad de

Investigar cómo podemos reducir el tamaño del
PRODUCTO mejorar la presentación del empaque en 1 mes 5.000.000 encargado de mercadeo
empaque para que quede acorde con el contenido.
cuanto a tamaño.

Investigar con qué frecuencia se consume papas Realizar una encuesta de tipo cualitativo
PRECIO La delicia, y conocer si el precio es justo de para conocer si consumen papas la delicia y 2 meses 1.000.000 publicista encargado
acuerdo al producto que se ofrece. si estan comodos con el precio, esto se hara
en el centro de la ciudad(Parque caldas)
se pedira al personal de ventas para que
impulsen los productos en lugares
PLAZA Identificar en que plaza se puede distribuir el producto. 5.000.000 encargados de mercadeo
estrategicos.(al norte, al centro, al sur) de
la ciudad. 1 mes
Estrategias de ubicación en las góndolas 1 mes 3.000.000 encargado de mercadeo
Generar neuromatketing que permita dar a Realizar publicidad en tv (RCN)e
PROMOCION
conocer el producto internet(YOUTUBE) para generar en el 1 semana cada mes 4.000.000 encargado de mercadeo
cliente reconocimiento de la marca.
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Actividad 6.

Elaborar el plan de contingencia teniendo en cuenta el Plan de respaldo,

Plan de emergencia y el plan de recuperación.

PLAN DE CONTINGENCIA
AMENAZA: Fallas en el suministro de insumos para la fabricacion de papas
La delicia
Plan de respaldo Plan de emergencia Plan de reconstruccion
Producir y comercializar Abastecer nuevamente
Tener en la base de el producto en pocas a la empresa con los
datos a proveedores de cantidades sin llegar a insumos faltantes para
otras regiones que suspender el volver a distribuir con
puedan suministrarnos abastecimiento en los las cantidades que se
de insumos en caso de almacenes, tiendas, comercializaban
escases. supermercados,etc. anteriormente.
Contar siempre con
materiales de Utilizar isumos que Reanudar las actividades
reserva(solo aquellos sustituyan a los que se que se llevaban acabo
que se puedan preservar usan comunmente antes de la falla en el
por un tiempo) suministro de insumos
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Conclusiones

 Para concluir podemos decir que el plan de acción es una vital herramienta

que nos ayudar a cumplir con los objetivos propuestos por la empresa, además de

brindarnos una organización en cuanto a cómo, quien y cuando llevar a cabo dichas

actividades o tareas.

 El plan de contingencia es el mecanismo que nos permite saber cómo

enfrentarnos ante una situación que no teníamos prevista, aplicando acciones correctoras

para sacar a la empresa de posibles apuros.

 Para finalizar podemos concluir que estos dos instrumentos deben estar

presentes siempre que queramos o tengamos una meta u objetivo a alcanzar puesto que

nos ayudaran a lograrlo de una manera más fácil y efectiva.

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Recomendaciones

 Para realizar el plan de acción y contingencia se debe tener en cuenta la

misión, visión y objetivos que tenga la empresa para no interferir o contradecirse en los

procedimientos.

 Para que todo se cumpla como se estipulo en los dos planes (plan de

acción y de contingencia) se debe llevar un control para verificar que las actividades se

están realizando en las fechas, recursos y responsables correspondientes.

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Bibliografía

camara oficial de comercio, i. y. (s.f de s.f de 2010). Herramientas de Plan de Acción.

Obtenido de Responsabilidad social empresarial:

http://www.rse.org.es/implanta2.html

Guillo, M. A. (07 de 24 de 2012). seis pasos para convertir un plan de accion. Obtenido

de MAXIMOPOTENCIAL: https://maximopotencial.com/seis-pasos-para-

convertir-un-plan-en-accion/

Kroeger, A. (1989). plan de accion. Obtenido de

https://www.minsalud.gov.co/Documentos%20y%20Publicaciones/Plan%20de%

20acci%C3%B3n.pdf

Lopez de Miranda, S. G., & Ortiz Blanco, s. B. (23 de 04 de 2008). Plan de accion.

Obtenido de Monografias: http://www.monografias.com/trabajos72/plan-

accion/plan-accion3.shtml

TDAH, D. A. (s.f. de s.f. de s.f.). Elabore un plan de accion y ejecutelo. Obtenido de

Divi: http://recursoscoachingypnl.com/elabore-un-plan-de-accion-y-

ejecutelo.html