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GESTION EMPRESARIAL

GESTION DE ALCANCE DE UN PROYECTO

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios

que aseguran que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo
requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Cada proceso consta
de entradas, herramientas y técnicas, y salidas.

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo requerido
para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del Alcance del
Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.

Los procesos de las otras áreas de conocimiento. Cada proceso puede implicar
el esfuerzo de una o más personas, dependiendo de las necesidades del
proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en
una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.
Aunque los procesos se presentan aquí como componentes diferenciados con
interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan de formas
que no se detallan aquí.

En el contexto del proyecto, el término alcance puede referirse a:

• Alcance del producto. Las características y funciones que definen un producto
servicio o resultado.

• Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto,
servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Los procesos usados para gestionar el alcance del proyecto, así como las
herramientas y técnicas asociadas, varían según el área de aplicación y
normalmente se definen como parte del ciclo de vida del proyecto. La
Declaración del Alcance del Proyecto detallada y aprobada, y su EDT asociada
junto con el diccionario de la EDT, constituyen la línea base del alcance del

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proyecto. Esta línea base del alcance se monitorea, se verifica y se controla

durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestión del alcance
del proyecto puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera
general.

¿QUÉ ES PLAN DE GESTIÓN DE ALCANCE?

El plan de Gestión de alcance es un componente del proyecto o programa que

describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado
el alcance.
Los componentes del Plan del alcance son:
 El proceso para elaborar un enunciado detallado del Alcance del
Proyecto.
 Establecer los roles y responsabilidades sobre el Alcance del Proyecto.
 El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a partir del Enunciado
detallado del Alcance del Proyecto.
 El proceso que establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS.
 El proceso especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los
entregables del proyecto que se hayan completado.
 El proceso para controlar comó se procesarán las solicitudes de cambio
relativas al enunciado del alcance detallado del proyecto (Proceso de
Realizar el Control Integrado de Cambios).

¿QUÉ ES PLAN DE GESTIÓN DE LOS REQUISITOS?

En Plan de Gestión de los Requisitos es un componente del plan para la
dirección que describe como se analizarán, documentarán y gestionarán los
requisitos.
Los componentes del Plan de Gestión de los Requisitos incluyen, entre otros:
 Cómo serán planificados, monitoreados y reportadas las actividades
asociadas a los requisitos y qué se informará sobre éstas.

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 Las actividades de gestión de la configuración, según: cómo se inicirán

los cambios del producto, cómo se analizará el impacto, cómo será el
monitoreo, seguimiento y reporte, así como los niveles de autorización
requeridos para aprobar dichos cambios.
 El proceso para priorizar los requisitos.
 Las métricas del producto que se utilizarán y el fundamento de su uso.
 La estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de los requisitos
se plasmarán en la matriz de trazabilidad.

1. LAS CLAVES DE LA GESTIÓN DEL ALCANCE DE UN PROYECTO

El Director de Proyecto debe, por tanto, hallar la forma de garantizar el

equilibrio necesario entre las distintas áreas de conocimiento del proyecto
que, según el Project Management Institute son las siguientes:

 Administración de la integración de proyecto: busca la coordinación

de los elementos que intervienen en el proyecto.
 Administración del alcance de proyecto: su objetivo es asegurar que
se incluyen en el planning todos los procesos que tendrán lugar
durante el proyecto, con todo lo que conllevan.
 Administración del tiempo de proyecto: ayuda en la consecución de
una de las metas más importantes para todo Project Manager,
entregar el proyecto dentro del plazo establecido.
 Gestión de costes del proyecto: su misión es garantizar que no se
excederá el presupuesto estimado.
 Gestión de la calidad del proyecto: de su aplicación surge el
aseguramiento de cumplimiento de los estándares acordados.
 Administración de los recursos humanos del proyecto: busca la
eficiencia en la gestión de personas y se extiende a todos los
participantes en el proyecto, desde el momento de su selección.
 Administración de las comunicaciones del proyecto: trata de velar por
una buena distribución de la información, un grado óptimo de

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actualización y una comunicación fluida entre todas las partes que

intervienen en el proyecto.
 Administración del riesgo de proyecto: su objetivo es prevenir y
minimizar el riesgo, planeando soluciones efectivas para los casos en
que haya que hacerle frente.
 Gestión de aprovisionamiento de proyecto: trata de buscar la
eficiencia en costes y plazos, para que esta función apoye al resto y
no suponga un lastre.

Para conseguirlo, ha de contemplar en su previsión de proyecto todos los

procesos susceptibles de intervenir, todos los factores que pueden incidir en el
curso normal del proyecto y todas las actividades y recursos que se conjugarán
para resultar en una entrega de éxito. En este planteamiento inicial es necesario
descartar todos los elementos prescindibles o que no aporten valor, para ajustar
aún más a gestión y ganar en eficiencia.

2. ELEMENTOS NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO UNA GESTIÓN

DEL ALCANCE DE PROYECTO EFICIENTE

Para gestionar el alcance hace falta preparar:

Los procesos de que consta la Gestión del Alcance del Proyecto:

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2.1. RECOPILAR REQUISITOS:

Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar

las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del
proyecto. El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se
tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto.
Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del
cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT.

La planificación del costo, del cronograma y de la calidad se efectúa en

función de ellos. Muchas organizaciones establecen una distinción de
requisitos del proyecto y requisitos del producto. Los requisitos del
proyecto pueden incluir los requisitos de la empresa, de dirección de
proyectos, de entrega, etc. Los requisitos del producto pueden incluir la
información sobre requisitos técnicos, requisitos de seguridad, de
desempeño, etc.

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Debe tener en cuenta los factores ambientales, activos de procesos

organizacionales, acta de constitución de proyecto y las consideraciones
preliminares. Hay que prestar una especial atención a:

 Políticas empresariales.
 Procedimientos aplicables.
 Datos históricos sobre proyectos anteriores.

El Gráfico 1-2 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y

las salidas del proceso Recopilar Requisitos.

1.1.1Recopilar Requisitos: Entradas

1 Acta de Constitución del Proyecto
2 Registro de Interesados

1.1.2 Recopilar Requisitos: Herramientas y Técnicas

1 Entrevistas
2 Grupos de Opinión
3 Talleres Facilitados
4 Técnicas Grupales de Creatividad
5 Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
6 Cuestionarios y Encuestas
7 Observaciones
8 Prototipo

1.1.3 Recopilar Requisitos: Salidas

1 Documentación de Requisitos
2 Plan de Gestión de Requisitos
3 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

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2.2. DEFINIR EL ALCANCE

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una

descripción detallada del proyecto y del producto. La preparación de una
declaración detallada del alcance del proyecto es fundamental para su
éxito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y
las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.

Partiendo de la puesta en práctica de técnicas de análisis de

producto, identificación de alternativas y evaluación de su
viabilidad. En este paso es necesario:
 Seleccionar los factores estratégicos más relevantes para el
proyecto.
 Priorizar y cuantificar las necesidades.
 Tener en cuenta las expectativas de los grupos de interés.

El Gráfico 1-3 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las

salidas del proceso Definir el Alcance

1.2.1 Definir el Alcance: Entradas

1 Acta de Constitución del Proyecto
2 Documentación de Requisitos
3 Activos de los Procesos de la Organización

1.2.2 Definir el Alcance: Herramientas y Técnicas

1 Juicio de Expertos
2 Análisis del Producto
3 Identificación de Alternativas
4 Talleres Facilitados

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1.2.3 Definir el Alcance: Salidas

1 Declaración del Alcance del Proyecto
2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

2.3. CREAR LA EDT.

Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más
fáciles de manejar. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una
descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo
que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del
proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente
de la EDT representando una definición cada vez más detallada del
trabajo del proyecto. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto
y representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del
proyecto aprobada y vigente. Para obtener información específica sobre
la estructura de desglose del trabajo, consulte la publicación titulada
Practice Standard for Work Breakdown Structures – Second Edition (en
inglés).

Consiste en identificar las distintas etapas en que puede dividirse el

proyecto, con sus entregables, atendiendo a sus actividades y tareas. En
este proceso es fundamental:
 Descomponer el proyecto en las unidades más pequeñas posibles, que
equivaldrían a paquetes de trabajo.
 Aplicar la planificación gradual en los casos en los que no sea posible
ejecutar el desglose a priori.
 No excederse en la división, deteniéndola en el preciso momento de
alcanzar el volumen que garantice unas condiciones de gestión y control
óptimas, ya que ir más allá puede causar el efecto contrario al deseado y
conducir a esfuerzos no productivos e ineficacia.

El Gráfico 1-4 muestra las entradas, las herramientas y técnicas, y las

salidas del proceso Crear la EDT.

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1.3.1 Crear la EDT: Entradas

1 Declaración del Alcance del Proyecto
2 Documentación de Requisitos
3 Activos de los Procesos de la Organización

1.3.2 Crear la EDT: Herramientas y Técnicas

1 Descomposición

1.3.3 Crear la EDT: Salidas

1 EDT
2 Diccionario de la EDT
3 Línea Base del Alcance
4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

2.4. VERIFICAR EL ALCANCE

Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación
de los entregables del proyecto que se han completado. Verificar el
alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador
para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para
obtener de ellos su aceptación formal. La verificación del alcance difiere
del control de calidad en que mientras la primera corresponde
principalmente a la aceptación de los entregables, el segundo se refiere
sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento
con los requisitos de calidad especificados para los entregables.

Tiene que establecer los métodos de calificación que conducirán a la

aceptación formal de los entregables en cada caso. En la planificación de
este proceso hay que tener en cuenta que:

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 Su orden de ejecución en el ciclo de vida del proyecto es posterior al

control de calidad.
 En la práctica, puede gestionarse de forma simultánea, pero nunca con
anterioridad a aquél.
 Los ajustes que se considere necesario practicar, en cada caso, habrán
de someterse a un control antes de validarse para su aplicación.

El Gráfico 1-5 muestra las entradas, las herramientas y las técnicas, y las
salidas asociadas.

1.4.1 Verificar el Alcance: Entradas

1 Plan para la Dirección del Proyecto
2 Documentación de Requisitos
3 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
4 Entregables Validados

1.4.2 Verificar el Alcance: Herramientas y Técnicas

1 Inspección

1.4.3 Verificar el Alcance: Salidas

1 Entregables Aceptados
2 Solicitudes de Cambio
3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
2.5. CONTROLAR EL ALCANCE.
Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del
alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea
base del alcance. El control del alcance del proyecto asegura que todos
los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas
recomendadas se procesen a través del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios (véase la Sección 7.5). El control del alcance del

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proyecto también se utiliza para gestionar los cambios reales cuando

suceden y se integra a los otros procesos de control.

Ha de prever la periodicidad y formato de los informes, responsables de

llevarlo a cabo, herramientas y recursos disponibles y obligaciones de
reporting. Es el momento también de definir los indicadores clave de
gestión que ayudarán a medir el desempeño Para lograr resultados
óptimos, no se puede olvidar:
 Elaborar procedimientos formales que aumenten la objetividad y
precisión de la monitorización.
 Establecer la documentación, métodos de seguimiento y niveles de
aprobación necesarios para autorizar cada modificación que se
considere necesario aplicar.
 Prever que será necesario tomar nuevas métricas inmediatamente
después de realizar cada cambio que se haya aprobado, para
comprobar la efectividad del ajuste.

El Gráfico 1-6 muestra las entradas, las herramientas y las técnicas, y las
salidas asociadas.

1.5.1 Controlar el Alcance: Entradas

1 Plan para la Dirección del Proyecto
2 Información sobre el Desempeño del Trabajo
3 Documentación de Requisitos

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4 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

5 Activos de los Procesos de la Organización

1.5.2 Controlar el Alcance: Herramientas y Técnicas

1 Análisis de Variación

1.5.3 Controlar el Alcance: Salidas

1 Mediciones del Desempeño del Trabajo
2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
3 Solicitudes de Cambio
4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

3. DURANTE LA PLANIFICACIÓN QUE IMPLICA LA GESTIÓN DEL

ALCANCE DE PROYECTO, ES NECESARIO TENER EN CUENTA QUE:

 Estos procesos no están aislados sino que se interrelacionan entre sí.

 Su aparición tiene lugar al menos una vez por proyecto, aunque,

dependiendo del enfoque de la gestión es posible encontrar proyectos en
que se lleven a cabo en cada una de sus etapas.

 La coordinación de cada proceso es fundamental, tanto por su relevancia

y complejidad, como por el número e individuos que involucran.

4. ¿COMO PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE DEL

PROYECTO?

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