Planificación y Control de Proyectos

con Primavera P6 Project Management

– Nivel Avanzado -

Ing. Edwin Monzón

PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com
 Expositor
Ing. Edwin Monzón
PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com

Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios en
Advanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado como
Project Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) y
Project Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.
Además certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project
(MCTS).
Especialista en Planificación y Control de Proyectos de Construcción y Minería. Ha
participado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalúrgica,
gasífera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panamá dentro del equipo de
Control de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).
Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas de
Gestión de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera
Risk Analysis, @Risk for Project) en diversas compañías y universidades del medio.
Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos y
construcción.
2
 Agenda
1. Introducción
2. Primavera P6 Project Management
3. Control del Proyecto
4. Administración de la Seguridad
5. Preferencias Administrativas
6. Methodology Management
7. Cálculo de la Programación
8. Nivelación de Recursos
9. Actualizando Líneas Base
10. Definiendo Presupuestos
11. Reflexión
12. Auto Compute Actuals
13. Claim Digger
3
 Agenda
14. Gestión de Portafolios
15. Earned Value Management
16. Análisis Tracking
17. Códigos de Proyectos
18. Campos Personalizados
19. Global Change
20. Documentos de Referencia
21. Thresholds & Issues
22. Análisis Cualitativo de Riesgos
23. Assignments
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

4
1. Introducción
 1. Introducción

La complejidad de los proyectos es muy variable.

Softwares de planificación: Recomendación u obligación ?
Implementación de las herramientas de planificación en el ciclo de
vida del proyecto.

6
 1. Introducción

Nacimiento de los softwares con categoría de herramientas de

planificación.
Todos los softwares de planificación son iguales ?
Características comunes y facetas diferenciadoras.
Ventajas de Primavera:
Trabaja con base de datos grandes
Reportabilidad
Enfoque PMBOK
Integración con Microsoft y otros.

7
2. Primavera P6
Project Management
2. Primavera P6 Project Management
Productos Primavera

9
2. Primavera P6 Project Management
Evolución de Primavera

10
2. Primavera P6 Project Management
Enlace P6: PM-MM-Web

11
3. Control del
Proyecto
 3. Control del Proyecto

Proceso de Actualización
La actualización de avance de las actividades
se desarrolla a través de los siguientes 3
pasos:
Definición de la fecha de corte.
Actualización de duraciones.
Actualización de recursos y costos.
Actualización de progreso.

13
 3. Control del Proyecto

Definición de la Fecha de Corte

Es la fecha donde se evalúa el estado del
proyecto.
Puede ser semanal, mensual, etc.
dependiendo del plazo total del proyecto.
P6 lo denomina Data Date

14
 3. Control del Proyecto

Definición de la Fecha de Corte

El data date se configura a través de:
Menú Tools
Schedule
Current Data Date

15
 3. Control del Proyecto

Definición de la Fecha de Corte

16
 3. Control del Proyecto
Actualización de Duraciones
La actualización de duraciones se desarrolla
en la pestaña Status de la ventana de
detalles de actividades.
Esta actualización se desarrolla en 2 casos:
Caso de hitos.
Caso de actividades.

17
 3. Control del Proyecto
Actualización de Duraciones
Caso Hitos
Actualizar Started más la fecha en hitos de inicio.
Actualizar Finished más la fecha en hitos de fin.
Caso Actividades
Si la Actividad ha concluido
Actualizar Started más la fecha de inicio real.
Actualizar Finished más la fecha de fin real.
Si la Actividad todavía no ha concluido
Actualizar Started más la fecha de inicio real.
Actualizar el remaining duration.

18
 3. Control del Proyecto

Actualización de Recursos y Costos

La actualización de recursos/costos se
desarrolla en la pestaña Resources de la
ventana de detalles de actividades.
Esta actualización se desarrolla en 2 casos:
Caso de actividades que han concluido.
Caso de actividades que no han concluido.

19
 3. Control del Proyecto
Actualización de Recursos y Costos
Caso de actividades que han concluido.
Actualizar Actual Units.
Actualizar Actual Cost.
Caso de actividades que no han concluido.
Actualizar Actual Units y Remaining Units
Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

20
 3. Control del Proyecto
Actualización del Progreso
Definir el Activity Type
Si el progreso es del tipo duration o units, el
progreso se actualizará automáticamente. Si
el progreso es del tipo physical, este deberá
ser ingresado manualmente.

21
 3. Control del Proyecto
Actualización del Progreso
Tipos de Progreso
Duración: Basado en la duración de la actividad.
Se calcula como:
% = (Original Dur – Remaining Dur) / Original Dur.
Physical: Basado en progreso físico. Ingresado
manualmente.
Units: Basado en las HH de la actividad. Se
calcula como:
% = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +
Remaining LU + Remaining NLU)

22
4. Administración de
la Seguridad
 4. Administración de la Seguridad
Modelo de Seguridad de Usuario

24
 4. Administración de la Seguridad
Relación OBS-Usuario (Users)

Menú Entreprise / OBS

Pestaña Users
Botón Assign

25
 4. Administración de la Seguridad
Relación OBS-Usuario (Responsibility)

Menú Entreprise / OBS

Pestaña Responsability

26
 4. Administración de la Seguridad
Perfil de Seguridad - Global

Menú Admin / Security

Profile
Botón Global Profiles
Add Profile Name
Check Has Privilege

27
 4. Administración de la Seguridad
Creación de Usuarios - General

Menú Admin / Users

Pestaña General
Botón Add
Login Name
Personal Name

28
 4. Administración de la Seguridad
Creación de Usuarios - Contact

Menú Admin / Users

Pestaña Contact
Email Address
Office Phone

29
 4. Administración de la Seguridad
Creación de Usuarios - Global Access

Menú Admin / Users

Pestaña Global Access
Botón Add
Seleccionar: Global
Security Profile
Check: All Resource
Access

30
 4. Administración de la Seguridad
Creación de Usuarios - Project Access

Menú Admin / Users

Pestaña Project Access
Botón Assign
Seleccionar OBS
Seleccionar Security
Profile

31
 4. Administración de la Seguridad
Creación de Usuarios - Module Access

Menú Admin / Users

Pestaña Module Access
Check Access

32
5. Preferencias
Administrativas
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña General

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña General
Code Separator
Starting day of week
Activity Duration

34
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Timesheets

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Timesheets
Se requiere módulo
Timesheets

35
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Data Limits

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Data Limits
Niveles de estructura
jerárquica

36
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Id Lengths

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Id Lengths
Número máximo de
carácteres

37
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Time Periods

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Time Periods
Hours per time period
Time period
abbreviations

38
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Earned Value

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Earned Value
Technique for
computing performance
percent complete
Technique for
computing Estimate to
Complete (ETC)

39
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Reports

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Reports
3 juegos de
encabezados, pie de
página y etiqueta
personalizada para
reportes

40
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Options
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Options
Specify the interval to
summarize and store
resource spreads
Project Architect
Web Access Server
URL
Workflow Administrator
Contract Management
URL
41
 5. Preferencias Administrativas
Pestaña Rate Types
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Rate Types
Permite editar el
nombre del “Price/Unit”
en “Defaul Tittle”

42
6. Methodology
Management
 6. Methodology Management
Methodology Management dentro del Suite
Enterprise

44
 6. Methodology Management
Acceso al Methodology Management

Start / All Programs /

Oracle-Primavera P6 /
Methodology
Management
Login name: admin
Password: admin

45
 6. Methodology Management
Creación de Metodología

Menú File / New

Methodology Name /
Next
Methodology Type /
Next

46
 6. Methodology Management
Creación de Metodología

Methodology Properties
/ Next
Congratulations / Finish

47
 6. Methodology Management
Abriendo una Metodología Existente

Menú File / Open

Seleccionar
metodología
Botón Open

48
 6. Methodology Management
Copiando una Metodología Existente

Abrir metodología a
copiar
Menú File / Copy
New Methodology
Name

49
 6. Methodology Management
Borrando una Metodología Existente

Abrir metodología a
borrar
Menú File / Delete
Are you sure you want
to delete?
Botón Yes

50
 6. Methodology Management
Propiedades de Metodología

Menú Methodology /
Methodology Properties
Pestañas General /
Codes / Notebook / Ids
/ Costs / Links

51
 6. Methodology Management
Exportando una Metodología

Abrir metodología ha
exportar
Menú File / Export
Export Type / Next
File Name / Next
Botón Finish

52
 6. Methodology Management
Importando una Metodología

Menú File / Import

ImportType / Next
File Name / Next

53
 6. Methodology Management
Importando una Metodología
Import from XER / Next
Update Methodology
Options / Next
Botón Finish

54
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

55
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Abrir Project
Management
Menú File / New
Select EPS / Next
Project Id & Project
Name / Next

56
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Project Start & End

Dates / Next
Responsible Manager /
Next

57
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Assignment Rate Type /

Next
Project Architect / Next

58
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Welcome / Next
Select Base or Plug in? /
Next

59
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Select Base Methodology

/ Next
Estimate Size &
Complexity / Next

60
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Tailor WBS / Next

Botón Tailor

61
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Tailor WP & Docs / Next

Tailoring Overview / Next

62
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Assignment Rate Type /

Next
Responsible Manager /
Next

63
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologías

Update Project Options /

Next
Save Base Methodology /
Next
Botón Finish

64
7. Cálculo de la
Programación
 7. Cálculo de Programación
Cálculo del Proyecto

Menú Tools / Schedule

(F9)
Celda Current Data Date
Botón Schedule

66
 7. Cálculo de Programación
Opciones de Programación

Menú Tools / Schedule

(F9)
Pestaña General
Opciones Generales

67
 7. Cálculo de Programación
Opciones de Programación

Menú Tools / Schedule

(F9)
Pestaña Advanced
Opciones Avanzadas

68
8. Nivelación de
Recursos
 8. Nivelación de Recursos
Cálculo del Proyecto

Menú Tools / Level

Resources

70
9. Actualizando
Líneas Base
 9. Actualizando Líneas Base
Creación de Líneas Base

Menú Project / Maintain

Baselines
Botón Add
Save a copy of the current
project as a new baseline /
OK
Baseline name
BAseline Type

72
 9. Actualizando Líneas Base
Asignación de Línea Base

Menú Projects / Assign

Baselines
Project baseline
User Baselines
Botón OK

73
 9. Actualizando Líneas Base
Actualización de Línea Base

Menú Projects / Maintain

Baselines
Seleccionar línea base
Botón Update
When update project data,
include
Specify the activity, to
include
Log to file
Botón Update

74
10. Definiendo
Presupuestos
 10. Definiendo Presupuestos
Top-Down Planning

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaña Budget Log
Definir el presupuesto en
Original Budget

76
 10. Definiendo Presupuestos
Mudanza de Presupuesto

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaña Budget Log
Budget Change Log /
Botón Add
Ingresar: Date / Amount /
Responsible / Status /
Reason / Change Number

77
 10. Definiendo Presupuestos
Flujo de Caja Mensual

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaña Spending Plan
Ingresar datos en campos:
Spending Plan y Benefit
Plan
El resto de columnas son
autocalculadas

78
 10. Definiendo Presupuestos
Resumen del Presupuesto

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaña Budget Summary
Se muestra un resumen
de las pestañas Budget
Log y Spending Plan

79
 10. Definiendo Presupuestos
Origen de los Recursos Financieros

Menú Enterprise / Funding

Sources
Botón Add
Founding Source Name

80
 10. Definiendo Presupuestos
Origen de los Recursos Financieros

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaña Funding
Botón Add
Asignar Amount y Fund
Share

81
11. Reflexión
 11. Reflexión
Creación de Reflexión

Seleccionar el proyecto
Clic derecho
Create reflection

83
 11. Reflexión
Ejecución de Reflexión

Seleccionar el proyecto
reflexión
Clic derecho
Merge reflection into
source project

84
 11. Reflexión
Opciones de Reflexión

Group Changes by
Prior to merging
After merging
Botón Merge changes

85
12. Auto Compute
Actuals
 12. Auto Compute Actuals
Auto Cálculo de Actividad

Inserta columna “Auto

Compute Actuals” en vista
Activities
Menú Tools / Apply Actuals
Seleccione New Data Date
Botón Apply

87
 12. Auto Compute Actuals
Auto Cálculo de Recursos

Vista Resources
Seleccionar Recurso
En ventana de detalles
seleccionar la pestaña
“Detail”
Check en Auto Compute
Actuals

88
13. Claim Digger
 13. Claim Digger
Configuración General

Cerrar todos los proyectos

abiertos
Menú Tools / Claim Digger
Select revised project
Select original project or
baseline
Send report to: HTML File
Output file: ruta
Botón Compare

90
 13. Claim Digger
Opciones Avanzadas

Botón Advanced
Specify the project data to
compare
Specify the activity data to
compare
Botón OK

91
14. Gestión de
Portafolios
 14. Gestión de Portafolios
Creación del Portafolio

Menú Enterprise / Project

Portfolios
Pestaña General
Celdas Name & Available
to

93
 14. Gestión de Portafolios
Asignación de Proyectos

Pestaña Projects
Botón Assign

94
 14. Gestión de Portafolios
Abrir Portafolio

Menú File / Select Project

Portfolio
Seleccionar Portafolio
Botón OK

95
 14. Gestión de Portafolios
Cerrar Portafolio

Menú File / Select Project

Portfolio
Seleccionar All Projects
Botón OK

96
15. Earned Value
Management
15. Earned Value Management

98
15. Earned Value Management

99
15. Earned Value Management

100
15. Earned Value Management

101
 15. Earned Value Management
Configuración de Preferencias

Menú Admin / Admin

Preferences
Pestaña Earned Value
Technique for computing
performance percente
complete
Technique for computing
Estimate to Complete
(ETC)
Earned value calculation

102
 15. Earned Value Management
Configuración del WBS

Vista WBS
Pestaña Earned Value
Technique for computing
performance percente
complete
Technique for computing
Estimate to Complete
(ETC)
Nota: Opciones por nivel
de WBS

103
 15. Earned Value Management
Configuración del WBS Milestones

Vista WBS
Pestaña WBS Milestones
Botón Add

104
 15. Earned Value Management
Columnas Earned Value

Menú View / Columns /

Customize
Categoría: Earned Value
Seleccionar campo
Botón OK

105
16. Análisis
Tracking
 16. Análisis Tracking
Configuración Vista Tracking

Vista Tracking
4 Windows

107
17. Códigos de
Proyectos
 17. Códigos de Proyectos
Creación de Códigos de Proyectos

Menú Enterprise / Project

Codes
Botón Modify
Botón Add
Ingrese un código de
proyecto

109
 17. Códigos de Proyectos
Valores de Códigos de Proyectos

Menú Enterprise / Project

Codes
Botón Add
Ingrese valores de código
de proyecto

110
 17. Códigos de Proyectos
Asignando Project Codes a Proyectos

Vista Projects
Vista de detalles de
proyectos
Pestaña Codes
Botón Assign

111
18. Campos
Personalizados
 18. Campos Personalizados
Creación de Campos Personalizados

Menú Enterprise / User

Defined Fields
Seleccionar tipo de vista
Botón Add
Seleccionar Data Type

113
 18. Campos Personalizados
Asignación de Campos Personalizados

Menú View / Columns

Categoría User Defined
Seleccionar campo
personalizado
Botón OK

114
19. Global Change
 19. Global Change
Creación de Global Change

Menú Tools / Global

Change
Botón New
Asignar nombre en “Global
Change Name”
Asignar condición en
cuadro “If”
Asignar acción en cuadro
“Then”
Asignar acción 2 en
cuadro “Else”
Botón Change
116
 19. Global Change
Ejecución del Global Change

Botón Change
Botón Cancel Change:
Cancela los cambios
Botón Commit Changes:
Aplica los cambios
Botón Save to file: Guarda
archivo log con los
cambios (wordpad).

117
20. Documentos de
Referencia
 20. Documentos de Referencia
Pestaña General

Vista WPs & Docs

Botón Add
Ingresar: Title, Reference
No, Status y Document
Category
Tambien puede ingresar:
Version, Revision Date,
Author, etc.

119
 20. Documentos de Referencia
Pestaña Description

Ingresar breve descripción

del documento adjunto

120
 20. Documentos de Referencia
Pestaña Files

En Public Location
adjuntar archivo asociado
El botón Lunch abre el
archivo asociado

121
 20. Documentos de Referencia
Pestaña Assignments

El botón Assign Activity

vincula el documento
adjunto a una actividad.
El botón Assign WBS
vincula el documento
adjunto a un nodo del
WBS.

122
21. Thresholds &
Issues
 21. Thresholds & Issues
Creación de Thresholds

Abrir proyecto
Vista Thresholds
Botón Add
Asigne el Threshold
Parameter

124
 21. Thresholds & Issues
Pestaña General

Asigne el Threshold
Parameter, Lower
Threshold, Upper
Threshold, WBS to
monitor, Detail to monitor,
Status, etc.

125
 21. Thresholds & Issues
Pestaña Details

Monitor Time Window

Threshold Issues

126
 21. Thresholds & Issues
Enlace con Vista Issues

Vista Issues
Pestañas General, Details
y Notes.
Botones Add y Delete
Botones Send y
Discussion

127
22. Análisis
Cualitativo de Riesgos
 22. Análisis Cualitativo de Riesgos
Tipos de Riesgos

Menú Admin / Admin

Categories
Pestaña Risk Types
Botón Add

129
 22. Análisis Cualitativo de Riesgos
Creación de Riesgos

Vista Risks
Botón Add

130
 22. Análisis Cualitativo de Riesgos
Pestaña General

Risk Name
Applies to WBS
Apllies to Resource
Responsible Manager
Risk Type
Status
Priority
Date Identified

131
 22. Análisis Cualitativo de Riesgos
Pestaña Description

Breve descripción del

riesgo

132
 22. Análisis Cualitativo de Riesgos
Pestaña Impact

Impact Date
Impact
Probability

133
 22. Análisis Cualitativo de Riesgos
Pestaña Control

Descripción de las
actividades de control del
riesgo analizado

134
23. Assignments
 23. Assignments
Pestaña General

Vista Assignments
Pestaña General
Celdas: Activity name,
Resource, Role, Cost
Account, Price/Unit, Rate
Type, Primary Resource

136
 23. Assignments
Pestaña Planning

Vista Assignments
Pestaña Planning
Celdas: Budget Units,
Budget Units/Time,
Original Duration, Actual
Units, Remaining Early
Units, Remaining
Units/Time, Remaining
Duration.

137
24. Exportación/Importación
entre P6 y Excel
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Exportación P6-Excel

Abrir proyecto
Menú File / Export
Export Format /
Spreadsheet (XLS)
Export Type / Activities

139
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Exportación P6-Excel

Projects to Export
Select Template

140
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Exportación P6-Excel

Botón Modify
Columns
Filter
Sort

141
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Exportación P6-Excel

Select XLS File

Summary
Botón Finish

142
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Importación Excel-P6

Menú File / Import

Import Format /
Spreadsheet (XLS)
Select Excel File / Select
file to import

143
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Importación Excel-P6

Import type / Select the

type of data to import
Import Project Options /
Select destination project

144
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
Importación Excel-P6

Summary
Botón Finish

145
25. Exportación/Importación
entre P6 y Ms. Project
25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Exportación P6-Ms. Project

Menú File / Export

Export Format: Microsoft
Project (MPP) / Next
Export Type: Project / Next

147
25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Exportación P6-Ms. Project

Project to export: Export

file name / Next
Template / Next
Botón Finish

148
25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Importación Ms. Project – P6

Previamente guardar el
archivo project como XML
Menú File / Import
Import format: Microsoft
Project (XML) / Next
Files to import: Botón
Select y Celda Import to /
Next

149
25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Importación Ms. Project – P6

Template / Next
Import confirmation /
Botón Finish

150
Consultas y Comentarios

Ing. Edwin Monzón

PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com