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OPCIONES DE PROGRAMACIÓN EN P6 ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA Las opciones Retained Logic, Progress Override
OPCIONES DE PROGRAMACIÓN EN P6 ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA
OPCIONES DE
PROGRAMACIÓN EN P6
ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA

Las opciones Retained Logic, Progress Override y Actual Dates controlan el cálculo de fechas para las actividades del cronograma que aún están en progreso pero fuera de la secuencia lógica prestablecida. Similarmente, la opción Calculate Start to Start lag from, controla el caso cuando existen predecesoras SS y lags en función de su fecha de inicio programado o real. El siguiente documento explica estas opciones y ofrece lineamientos para su uso correcto.

OPCIONES DE PROGRAMACIÓN EN

P6

ACTIVIDADES FUERA DE SECUENCIA

DEFINICIONES

Primavera P6

Desde el punto de vista del uso de P6, para las actividades en progreso, se refire a un evento donde la actividad sucesora ha comenzado antes que su predecesora haya finalizado. Este evento se denomina Out-Of-Sequence. (OoS)

Programación de Proyectos

Desde el punto de vista del manejo del cronograma es necesario identificar el evento Out-Of-Sequence, determinar su causa, evaluar si realmente está afectando la programación restante, el progreso actual y finalmente; de formular recomendaciones incluyendo la responsabilidad de las partes involucradas según el contrato.

Causas

Existen numerosas causas que pueden llevar a una situación donde las actividades programadas están fuera de secuencia:

Entrega parcial de planos o materiales

Múltiples frentes de trabajo en el sitio de la obra

Línea base con errores de planificación

Incertidumbre en el alcance del trabajo

Mala gerencia de incentivos

Inicio de trabajo sin autorización

Punto de vista del planificador

El planificador (o programador) debe ser capaz de identificar la situación en P6, reportar el problema y formular las recomendaciones necesarias en cuanto al cálculo de las fechas del proyecto.

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En P6, estas recomendaciones se basan en retener el cálculo de las fechas tempranas del proyecto respetando la secuencia entre actividades programadas o recalcular obviando las mismas, pudiendo incluir las fechas reales. El alcance de esta recomendación abarca el resto de las actividades programadas.

Alternativamente, el planificador puede optar por modificar las relaciones reconciliando la programación de unas pocas actividades involucradas con la verdadera secuencia del trabajo a monitorear.

Configuración en P6

FORMULARIO SCHEDULING OPTIONS Para acceder a las opciones de cálculo, hacer clic en Tools, Schedule (o F9). El formulario Schedule Options es mostrado. Seguidamente, hacer clic en el botón Options, Pestaña General, se muestra el formulario Schedule Options y en la segunda sección – When scheduling progressed activities use, se muestran las opciones para el cálculo de las actividades en progreso y la detección de actividades fuera de secuencia:

progreso y la detección de actividades fuera de secuencia: FIGURE 1 SCHEDULING OPTIONS En la tercera

FIGURE 1 SCHEDULING OPTIONS

En la tercera sección – Calculate start to start lag from, se muestran las opciones para el cálculo de actividades en progreso, fuera de secuencia pero usando predecesoras SS y lag.

OPCIÓN RETAINED LOGIC La configuración por defecto en P6 es Retained Logic. Esta configuración obliga al cálculo de las fechas del proyecto (tempranas y tardías) respetando la logica impuesta según las relaciones (FS, SS, FF, SF) utilizadas. El reporte SCHEDLOG.txt puede mostrar las actividades fuera de secuencia calculadas con esta opción.

Ejemplo:

La pantalla siguiente muestra la situación para la actividad #30, MN1560 Set & Connect Robots, que comienza antes de la instalación del item #26 Install Temperature Control.

La fecha de corte o Data Date es Sab 30-Apr-11. Usando un calendario 5d x 8h – Lun – Vie, P6 ha calculado la porción restante de #30 a partir la fecha mas temprana de #26, 27-May-11 comenzando el 31- May-11:

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Por otra parte, P6 escribe en su bitácora SCHEDLOG.txt, la configuración empleada y reporta las

Por otra parte, P6 escribe en su bitácora SCHEDLOG.txt, la configuración empleada y reporta las actividades que ha encontrado fuera de secuencia. Las siguientes pantallas muestran las secciones de tal documento:

pantallas muestran las secciones de tal documento: FIGURA 2 OPCION USADA: RETAINED LOGIC FIGURA 3 ACTIVIDAD

FIGURA 2 OPCION USADA: RETAINED LOGIC

de tal documento: FIGURA 2 OPCION USADA: RETAINED LOGIC FIGURA 3 ACTIVIDAD FUERA DE SECUENCIA: MN1560

FIGURA 3 ACTIVIDAD FUERA DE SECUENCIA: MN1560

OPCIÓN PROGRESS OVERRIDE Si las actividades en progreso son calculadas usando esta opción, al detectar una situación fuera de secuencia, P6 ignora la lógica impuesta por la predecesora y calcula las fechas tempranas y tardías en base a la duración restante de la actividad. Si no hay una situación fuera de secuencia, P6 cálcula respetando la lógica de las actividades.

Ejemplo:

Para el item #30, MN1560, el cálculo no toma en cuenta a la predecesora MN1520 contando 18 dias hábiles desde el Data Date, por lo tanto la duración restante comienza el 02-May-11 y termina el 25-

May-11.

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FIGURE 4 PROGRESS OVERRIDE ACTV. MN1560 CONSIDERACIONES SOBRE EL USO DE PROGRESS OVERRIDE Analisis Causa

FIGURE 4 PROGRESS OVERRIDE ACTV. MN1560

CONSIDERACIONES SOBRE EL USO DE PROGRESS OVERRIDE

Analisis Causa - Efecto

En el ejemplo en cuestión, el planificador no debe recomendar, ni mucho menos cambiar las opciones de cálculo para reconciliar las fechas del proyecto, sin antes analizar la causa del problema. Ejemplo:

¿Hubo alguna modificación del proceso de instalación?

¿Se Intentó de acelerar el trabajo del item #30 reportando actividades administrativas?

Si era un trabajo cíclico ¿Se pudo programar mejor el trabajo solapando con relaciones SS y Lag y FF + Lag?

Si el planificador procede a usar progress override, estará descontando cuatro semanas en la duración de esos trabajos de instalación y configuración sin una base cierta para formular una recomendación. En cuanto al impacto sobre las actividades sucesoras, el planificador debe preguntarse:

¿Que pasaría si esas actividades estuviesen en la ruta crítica?

¿O si pasan a ser sub-críticas o críticas?

Ejemplo:

Después de aprobada la línea de base, el contratista decidió instalar las tuberías para la sección B-B y C-Cde una planta de compresión de gas. Aunque se mantiene la fecha del trabajo, el item #01 ha perdido sus fechas planificadas al no tener predecesoras válidas. El comienzo es impuesto por la fecha de corte y la fecha 19-Apr-13 no es la fecha de finalización del proyecto.

Las pantallas siguientes muestran las dos opciones:

Las pantallas siguientes muestran las dos opciones: FIGURE 5 USANDO RETAINED LOGIC Con la opción progress

FIGURE 5 USANDO RETAINED LOGIC

Con la opción progress override toda la programación restante se recalcula y la fecha de finalización cae a 12-Apr-13.

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FIGURE 6 USANDO PROGRESS OVERRIDE Si se llegara a validar que para ejecutar la instalación

FIGURE 6 USANDO PROGRESS OVERRIDE

Si se llegara a validar que para ejecutar la instalación de tuberías en la sección A-A el contratista aún necesita ese tiempo o no, el planificador debe igualmente sustanciar el cambio del cálculo de las actividades en progreso para todo el proyecto o cambiar la secuencia impactada solamente y sostener 19-Apr-13, controlando el trabajo remanente a partir de la sección C-C.

el trabajo remanente a partir de la sección C-C. FIGURA 7 CONCILIANDO LAS FECHAS POR CAMBIO

FIGURA 7 CONCILIANDO LAS FECHAS POR CAMBIO DE PREDECESORAS PARA A1000

Nivel de detalle

Si el nivel de detalle es 4 (Level 4 Schedule) entonces la resolución de estos eventos se hace exponencialmente mas compleja y costosa. Por ejemplo, ello implica:

una lista de actividades equivalente a instrucciones de campo,

una asignación de la lista maestra de documentos de ingeniería

de órdenes y lotes detallados de materiales

Ciclos de actualización diarios o por turnos

Entendiendo que tenemos un altísimo volumen de actividades en progreso, donde se dificulta el manejo de la actualización del proyecto, p.ej: cambio de relaciones, control de la holgura total, podemos ir justificando el uso de Progress Override.

Restricciones Contractuales

Es posible que cláusulas contractuales obliguen al planificador a calcular las fechas respetando la lógica de las predecesoras, o que se solicite el archivo XER o XML como evidencia. La contraparte puede emitir un reporte con discrepancias sobre el manejo del cronograma.

Es igualmente importante entender cualquier otro tipo de restricción asociada con el cálculo del cronograma y el uso de P6.

OPCION ACTUAL DATES La tercera opción de cálculo para las actividades en progreso toma en cuenta las fechas reales de inicio y fin para el cálculo de las fechas tempranas y tardías, implicando que se podría calcular con fechas reales después del Data Date. En el cálculo de fechas tardías esto puede resultar en valores negativos de holgura total una vez que la actividad fuera de secuencia ha finalizado.

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Ejemplo:

La sección B-B de una planta de compresión de gas comenzó fuera de secuencia. Estando la actividad en progreso, P6 calcula la porción restante respetando la lógica de la predecesora A1000 (como en Retained Logic) pero calcula 15 dias de holgura total negativa basada en LF(A1000): 25- Mar-13 y EF(A1000): 12-Abr-2013.

basada en LF(A1000): 25- Mar-13 y EF(A1000): 12-Abr-2013. FIGURA 8 A1010 EN PROGRESO Cuando A1010 finaliza

FIGURA 8 A1010 EN PROGRESO

Cuando A1010 finaliza en el siguiente período ocurre que la predecesora A1000 no es tomada en cuenta para el cálculo de A1020 (como en Progress Override), sin embargo la holgura negativa en A1000 se mantiene, indicando que no fue necesaria para efectos de la secuencia.

indicando que no fue necesaria para efectos de la secuencia. FIGURA 9 A1010 COMPLETA, A1000 EN

FIGURA 9 A1010 COMPLETA, A1000 EN PROGRESO

Comparación con Retained Logic

El mismo cálculo usando Retained Logic obliga a A1020 a comenzar respetando a la predecesora A1000. Para esta actividad la holgura total vuelve a ser cero.

Para esta actividad la holgura total vuelve a ser cero. FIGURE 10 RETAINED LOGIC Comparación con

FIGURE 10 RETAINED LOGIC

Comparación con Progress Override

El mismo cálculo usando Progress Override; A1000 no es tomada en cuenta para el cálculo de A1020. A1000 deja de ser crítica ya que LF(A1000): 19-Abr-2013 y TF es positiva (5d).

ya que LF(A1000): 19-Abr-2013 y TF es positiva (5d). Aplicaciones Esta opción puede ayudar a detectar

Aplicaciones

Esta opción puede ayudar a detectar situaciones fuera de secuencia que implican múltiples redes en P6 con relaciones entre sí y distintas fechas de corte; o cuando se recibe un proyecto sin una fecha de corte confiable y se desea calcular una ruta crítica a priori (con actuales después del Data Date). Para efectos de comunicación ante el equipo de proyecto, hay que tener en cuenta que no es un método común de cálculo de la ruta crítica.

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CALCULATE START-TO-START LAG En esta opción, P6 descontará el lag en el caso de detectar una actividad fuera de secuencia con una predecesora SS y lag: A partir de la fecha mas temprana (ES) o de la fecha real (AS) de comienzo.

Cálculo del lag en base a Early Start

El lag que ha expirado se calcula como el número de dias entre la fecha AS y DD mas el lag remanente si existe. La fecha de comienzo se basa en la fecha ES interna mas el lag remanente.

Ejemplo:

A1020 le precede A1010 con SS + 7d. Al actualizar al 01-Abr-2013, la actividad A1010 comienza fuera de secuencia. Para el calculo del lag se cuentan los 5 dias entre AS y DD y quedan pendiente 2 dias. Usando Retained Logic, la fecha ES de A1010 es 15-Abr-2013. Luego, la fecha de inicio de A1020 es 17-Apr-2013.

Luego, la fecha de inicio de A1020 es 17-Apr-2013. FIGURE 11 PREDECESORA SS FUERA DE SECUENCIA

FIGURE 11 PREDECESORA SS FUERA DE SECUENCIA Y CALCULO EARLY START

Cálculo del lag en base a Actual Start

Con esta opción, P6 determina la fecha de inicio como DD + Remaining Lag. La fecha de inicio de la actividad depende del tiempo transcurrido a partir de AS mas cualquier lag remanente, independientemente de la duración remanente de la predecesora.

Ejemplo:

Dado que DD es 01-Abr-2013 mas 2 dias de lag remanente, A1020 comienza el 03-Abr-2013 ignorando la fecha ES de A1010 – 15-Abr-2013. Observe que el cálculo de la holgura total es negativo para A1010 y A1000 indicando que la secuencia original no fue respetada.

A1000 indicando que la secuencia original no fue respetada. FIGURE 12 PREDECESORA SS FUERA DE SECUENCIA

FIGURE 12 PREDECESORA SS FUERA DE SECUENCIA Y CALCULO ACTUAL START

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Conclusiones

La ocurrencia de una actividad fuera de secuencia tiene implicaciones sobre la programación restante del proyecto desde el punto de vista del cálculo de fechas, de la productividad e incluso no carente de aspectos legales.

La opciones Retained Logic y Calculate Start-To-Start Lag Based on Early Dates calculan las fechas de una manera mas conservadora, obedeciendo la lógica prestablecida para las predecesoras. Esta opción es la manera predeterminada de cálculo en P6 ya que facilita la identificación de actividades fuera de secuencia a nivel del Diagrama de Gantt y las columnas Early y Remaining Early.

El planificador debe evaluar cuidadosamente cuando las actividades están fuera de secuencia y decidir si cambia o no estas opciones sobre la base de la causa que originó el evento, las circunstancias del contrato, el nivel de detalle del cronograma y el estilo de gerencia del proyecto formulando las recomendaciones pertinentes.

Autor: Hugo Cardozo Urdaneta.

2013-03-11

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