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Manual de Usuario SIAGIE 3 Completo
Manual de Usuario SIAGIE 3 Completo
LA : Liz Álvarez
HZ : Hugo Zumaeta
JC : José Castillón
NG : Natalia García
Manual de usuario SIAGIE 3 2012
Índice
1. Introducción ............................................................................................................................ 6
2. Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 9
3. Datos de la Institución Educativa ......................................................................................... 18
4. Año Escolar – periodo promocional ..................................................................................... 26
5. Fases .................................................................................................................................... 30
6. Períodos de Evaluación ........................................................................................................ 38
7. Registro de Ambientes ......................................................................................................... 34
8. Registro de Periféricos. ........................................................................................................ 36
9. Grados y Secciones ............................................................................................................. 48
10. Fechas Especiales IE ........................................................................................................... 49
11. Padrón Nacional del Personal .............................................................................................. 57
12. Registro del Personal de la IE .............................................................................................. 59
13. Administrar Roles ................................................................................................................. 69
14. Mantenimiento de usuarios .................................................................................................. 76
15. Asignación Accesos a Familiar............................................................................................. 78
16. Envío de mensajes ............................................................................................................... 77
17. Solicitud de creación de talleres ........................................................................................... 81
18. Programación de talleres ...................................................................................................... 87
19. Registro de estudiantes ........................................................................................................ 91
20. Matrícula de estudiantes .................................................................................................... 104
21. Nómina de Matrícula .......................................................................................................... 119
22. Registro de Nómina Adicional ............................................................................................ 125
23. Postergación de Evaluación ............................................................................................... 129
24. Carga de DNI desde Excel ................................................................................................. 131
25. Estudiantes por sección ..................................................................................................... 134
26. Padrón de Apoderados ....................................................................................................... 137
27. Cambio de Sección del Estudiante .................................................................................... 139
28. Traslado de Estudiantes ..................................................................................................... 143
29. Retiro de Estudiantes ......................................................................................................... 144
30. Gestión de Traslados Ingreso ............................................................................................ 146
31. Gestión de Traslados Salida .............................................................................................. 150
32. Proceso de generación de prematrícula ............................................................................ 152
33. Actualización de estudiantes por programa ....................................................................... 155
34. Talleres seleccionados por estudiante ............................................................................... 158
35. Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................. 161
36. Registro de Notas Finales .................................................................................................. 167
37. Registro de Notas Genérico ............................................................................................... 175
1. Introducción
De similar manera, se podrá tener un registro del personal docente que labora en la
Institución Educativa y que tendrá la responsabilidad de registrar las asignaturas a su
cargo, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución
Educativa a través de la formación de Redes Educativas.
El sistema está diseñado para ser usado por el personal administrativo y docente de las
instituciones educativas. También es usado en las instancias educativas regionales en
modos de consulta y de gestión.
El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrán
consultar el avance en la evaluación y la asistencia del estudiante y demás datos de
importancia para el familiar.
Administración IE
Estudiantes
Matrícula
Asistencia
Evaluación
El usuario no debe confundir los módulos con los roles. Un usuario del sistema puede
tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el
sistema. Sin embargo el agrupamiento por módulos corresponde a un punto de vista
más genérico.
Ayuda
Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las
funcionalidades del sistema, la cual podrán identificar por el símbolo (interrogación
en color blanco y fondo azul) o (botón verde con texto blanco Ayuda) en
estas ventanas también encontrarán videos interactivos que les guiará paso a paso
como realizar las operaciones en el sistema.
Tipo de Ayuda A
Tipo de Ayuda B
2. Ingreso al Sistema
Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:
http://www.minedu.gob.pe/, dando clic al icono SIAGIE.
Ingrese al SIAGIE.
Al ingresar por primera vez, el usuario tendrá que registrar algunos datos como teléfono y correo
electrónico. También tendrá que colocar un nuevo password mediante la siguiente ventana:
NOTA: El sistema puede estar configurado para evitar que un usuario ingrese al mismo tiempo
varias veces. Cuando esto sucede, se muestra un mensaje que indica el tiempo que debe pasar
para que el usuario pueda intentar ingresar nuevamente:
Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, y solo por única vez, la primera ventana que
mostrará el Sistema será la ventana del asistente de configuración inicial de Instituciones
Educativas en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.E y de esta manera se
podrá configurar rápidamente la Institución Educativa e iniciar el uso del sistema.
Si todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializadas,
entonces esta ventana no se visualizará y aparecerá la institución educativa por defecto.
Seleccione los
turnos en el que
funciona la IE.
NOTA: Cuando se trate de configurar a una institución educativa que pertenezca a la Educación
Básica Alternativa, la ventana de configuración puede quedar con un aspecto similar a esta
ventana:
La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes
veces que ingrese el usuario, automáticamente ingresará a esta institución. La pantalla principal
luce de la siguiente manera:
Datos de la institución
educativa a la que está
asociado el usuario.
Esta opción se usa cuando el usuario, que tiene acceso a diferentes instituciones educativas,
desea trabajar con una I.E. diferente a la que se encuentra en el momento. La ventana es similar
a la siguiente:
Cabe señalar que solo aparecerán en la pantalla las distintas IE en las que el usuario tenga
permisos de acceso.
Datos de la IE extraídos
del padrón de ESCALE.
Esta opción constituye, la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opción no tiene
un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa
que está previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Brindando así la
seguridad de que solo las IE que están registradas en el Padrón, tengan acceso al
sistema.
Ya que los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene
que hacer es pulsar el botón Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta
manera la información quede registrada en la base de datos de SIAGIE, le mostrará la
siguiente ventana, la cual tendrá que Aceptar.
En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Configuración por Año.
Buscar personal en
Sistema Único de
Planillas
Búsqueda de personal en
la base del sistema.
3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botón de Turno se mostrará la
siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duración de las
horas académicas como la duración de la hora libre.
Ingrese la duración de
la hora académica y de
la hora libre (recreo).
4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas
puede configurar las horas pedagógicas de funcionamiento de la institución educativa
(por turno). Se realiza a través de una ventana similar a la siguiente:
Después de pulsar el botón Agregar se mostrará una ventana donde se tiene que
seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académica o libre. Después tiene
que ingresar desde y hasta qué hora será la duración la correspondiente hora. Si el
usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá
mostrando las mismas automáticamente sin la intervención del usuario, de lo
contrario, el ingreso de las horas se hará libremente.
Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la
siguiente ventana:
5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que en la IE se labora ciertos
días de la semana. Esta información condiciona el registro de asistencia entre otras
funcionalidades.
Ruta de la imagen.
Muestra la ventana de
dialogo.
Carga la imagen al
sistema, después de haber
seleccionado el archivo
correspondiente.
b) Modificar Parámetros.
Visualización de datos de
libretas de notas
Indica si en el formato impreso de la libreta se usa
el tramado en escala de grises para los sectores
correspondientes a los nombre de Áreas. Esto con
Fondo libreta el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia
En esta pestaña, es posible configurar tanto los programas en los que está
comprometida la institución educativa en un año lectivo determinado, así como
también una configuración de las boletas de información (o también conocida como
libreta de notas).
Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al
menos un año académico en la IE.
Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, después de haber
seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botón Grabar, se muestra una
pantalla parecida a la siguiente:
cantidad de periodos, áreas y criterios de evaluación, con lo que el formato una vez
impreso será diferente.
Separador 1
Separador 3
Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su
estado y el período de inicio y fin de vigencia.
Registrar Año
Académico.
Enlace modificar
Año Académico.
Eliminar el
registro.
a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.
c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego
pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar
a la que se muestra a continuación:
Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones
disponibles de combinación entre especialidades y módulos:
e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es
de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona
toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son:
Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea
activar el año académico:
Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario
refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5.
Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que
corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se
debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá
al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.
Hacer clic en el
año escolar
activo abierto.
5. Fases
Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a
desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de
recuperación).
El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año
académico.
Registrar Fase.
Enlace Modificar
Fase.
a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar
los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Listado de fases.
ESTADO
Activo
Inactivo
Al marcar la casilla se
establece la asistencia a la
fase.
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace
debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón
Eliminar (símbolo del aspa).
d. Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase,
desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para
todos los procesos que se realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la
fase se encuentre activa se podrá realizar procesamientos, una vez cerrada la fase
no permitirá realizar procesos.
Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación
Enlace de modificar
deshabilitado.
6. Períodos de Evaluación
Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre)
para el tipo de periodo elegido (por ejemplo: Bimestral) y dentro de los cuales se
desarrollará las actividades del Año Académico.
a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
pulse el botón Grabar.
El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin sean correlativas evitando que se
registre una inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego
elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.
c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego
pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
7. Registro de Ambientes
Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de
clases de la institución educativa.
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego
ingresar los datos a continuación descritos. Luego pulse el botón Grabar.
Enlace Modifica
Ambiente.
Eliminar el registro.
8. Grados y Secciones
Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la
Institución Educativa para un año académico o periodo promocional en particular.
Inicialmente se mostrará lo siguiente:
El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un
grado va a llevar en un año académico determinado.
a. Agregar Grado por Año.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y
luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados
que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.
1) Agregar áreas por grado. Una institución educativa puede haber definido áreas
de tipo taller que son consideradas como específicas para todos los estudiantes de un
grado de la institución educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace
“Número de Áreas”, entonces abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la lista
de las áreas potenciales de un determinado grado.
Configuración de
Especialidad a un área de
grado de la IE.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón Agregar y
luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botón Agregar de la
última ventana.
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una
ventana donde le pregunta si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
Si el área o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, serán eliminados. El
sistema muestra el siguiente mensaje:
Seleccione el módulo de
Al presionar el botón especialidad y pulse el
Agregar, se muestra esta botón Grabar.
ventana.
2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el
botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe
información de secciones asociadas a un grado de la IE.
3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el
grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el
contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de
Areas”.
Números de
criterios de
evaluación.
Agrega Criterio
de Evaluación.
Elimina el
registro.
7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el
botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los
datos pulse el botón Grabar.
Cantidad de
Link para modificar
estudiantes por
los datos de la
sección.
sección.
b. Agregar Secciones.
Listado de Personal.
Listado de Aulas.
Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de
la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.
Listado de Áreas
Genéricas.
Listado de
Docentes.
Esta asignación del docente (que viene a ser un personal de la IE) va a ser
utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando
sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y
las secciones que tienen una asignación de este tipo.
5) Registro de Notas
El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado
de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del
candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.
En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo
que se desea controlar.
Elige el periodo de
evaluación.
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono
del candado y viceversa.
Si el candado se encuentra
cerrado no podrá realizar
modificaciones de notas en
el área.
Si el candado se encuentra
abierto podrá realizar
modificaciones de notas en
el área.
9. Registro de Periféricos.
Esta opción permite registrar los locales periféricos de una institución educativa del nivel
EBA con el fin de conocer posteriormente la ubicación exacta de las secciones.
Registro de
Periféricos.
a. Agregar Periférico.- Para agregar un nuevo periférico debe pulsar el botón Agregar
y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el
botón Grabar.
Enlace
Eliminar el
Modifica
registro.
Periférico.
Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas o
no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden
identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar
asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como
puede ser un sábado o un domingo.
Agregar fecha
especial.
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos
pulse el botón Grabar.
Enlace Modificar
fecha especial. Eliminar el
registro.
b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y
luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.
c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego
pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).
Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa
(docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en
el sistema.
Eliminar
registro.
Búsqueda
Modificar datos por filtros.
del personal.
Registrar nuevo
personal.
Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por
apellidos, nombre y código modular.
Seleccione el
criterio de
búsqueda.
1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo
cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego
ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.
Calendario para
Listado de Ubigeo.
elegir la fecha.
El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se
extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento,
provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar
directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana
similar a la siguiente:
Buscar texto
ingresado. Permite hacer
búsquedas
exactas al texto de
detalle ingresado.
Selección el
registro.
Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en
un año académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará
el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n):
Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón
Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.
2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene dos modalidades de
búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros.
3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda
Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea
cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.
Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el
registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los
documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.
Agrega un nuevo
documento. Editar.
Eliminar.
Agrega documento.
También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de
su domicilio.
Listado de Ubigeo.
4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por
Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un
mensaje de confirmación de la acción.
Es posible que el sistema no permita la eliminación física del registro debido a que
pueden existir registros relacionados (áreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El
mensaje es similar al siguiente:
En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la Institución
Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos permite realizar
búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que
labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. Note que es
importante el año académico porque el personal que labora en un año académico suele
ser diferente de un año para otro.
Estado Activo o
No Activo.
Indica si el personal
registrado tiene una
cuenta de usuario.
Esta opción también permite la asignación de áreas curriculares que están bajo la
responsabiliad de un personal de la IE.
a) Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar
fácilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede
hacerse por apellidos y nombres así como por código modular.
b) Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el
botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de
selección de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Inicialmente
se muestra la siguiente ventana:
Apellidos y nombres
Código modular
Tipo y número de
documento
Ámbito de Búsqueda:
Marcar la casilla
para agregar a la
IE. y luego pulse
grabar.
El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente
pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el
ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que pulsar
Aceptar.
Cambio a estado
Activo.
Es responsable de matrícula
No es responsable de matrícula
d) Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar más datos
asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic
sobre el código modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a
la siguiente:
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato, el
sistema mostrará la siguiente ventana de advertencia la cual no permitirá que se
elimine el registro.
Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una
persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección.
Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de
áreas asociadas al personal.
Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el personal
de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área)
g) Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se
podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este
registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la
opción de Grados y Secciones.
Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada
Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.
Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los
privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios
pulse guardar.
El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de
mantenimiento.
Leyenda.
Personal I.E asociado Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema
mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos
en el año académico en curso. La siguiente pantalla muestra
en un recuadro los usuarios que serían incluidos.
Login Usuario Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al
sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del
personal de la IE, si es que existiera.
Contraseña Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema.
Confirmar contraseña Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la
contraseña ingresada en el campo anterior.
Correo Electrónico Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a
validar que el formato del correo sea válido.
Cambiar password 1era SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará
vez una ventana que solicite el cambio de password.
NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente
Rol Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El
sistema va a validar que un personal de institución educativa
tenga solo un usuario (login) en la institución educativa.
Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante
para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia
del estudiante a su cargo.
Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del
familiar y después pulse el botón “Buscar”
Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:
Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se
grabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave
serán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.
En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara
directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra
en la siguiente ventana.
Seleccionar al estudiante y
pulse grabar.
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la
cual muestra la información correspondiente de los estudiantes a los cuales está asociado.
a. Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botón Agregar y se
muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:
Búsqueda de destinatarios.
Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:
b. Visualizar mensajes:
Esta es la lista de
mensajes pendientes de
lectura.
Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo.
Entonces, la ventana se mostrará de la siguiente manera:
Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año
académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el
proceso de enseñanza impartido.
Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema
SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres
y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia
educativa correspondiente a la IE.
Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado,
una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel
nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para
creación de nuevos talleres.
Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de
las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de
gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller.
Inicialmente no se
visualizan solicitudes
registradas.
Al hacer clic al botón Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:
Al hacer clic en el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el
estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de
gestión de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botón Modificar.
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde
la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botón Habilitar Registro de
Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluación que se determinen en
una solicitud aplicarán para todos los grados previamente seleccionados.
Este sector de la
ventana queda como
desactivada.
Este sector de la
ventana queda como
activada.
Para agregar un nuevo criterio de evaluación se debe hacer clic en el botón Crear criterio,
con lo que se muestra la ventana siguiente:
Luego de presionar el botón Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerán en
la lista del formulario de la solicitud.
Cuando el registro de los criterios haya culminado deberá presionar el botón Grabar, tras
lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:
Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se
registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el
siguiente formulario tiene un taller base.
Cuando se ha seleccionado un
taller base, entonces es posible
seleccionar alguno de sus
criterios de evaluación (de
acuerdo al grado).
Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede
realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas:
Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario
elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la
siguiente ventana:
Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud
sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.
Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente
ventana:
Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y
el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa
local, para su revisión y correspondiente aprobación.
Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller
aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las
boletas, etc.
Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el
taller como parte de las áreas impartidas:
Si se consulta las áreas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller
solicitado
Esta opción permite registrar los talleres de la institución educativa en un año escolar.
Estos talleres tienen la característica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un
estudiante puede seleccionar uno o más de los talleres ofertados por la institución
educativa.
Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres
convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean
asistir.
b. La institución educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos,
para ello se debe ingresar a la opción de Datos generales de la Institución Educativa:
Solo es posible
eliminar una
programación de taller
siempre que no
existan estudiantes
asociados.
Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la
programación del taller.
Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programación de taller, el sistema
valida si existen notas asociadas a los estudiantes que están llevando dicho taller en el
periodo siendo desmarcado.
Pulsando el botón Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los
estudiantes matriculados.
Esta opción permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:
Datos de la institución
educativa.
Indicadores de
secuencia.
Este es el grupo de
Accede a la sección
información de la
de búsqueda de
matrícula que es
estudiantes.
solicitada.
Formularios de registro de
información asociada al
estudiante.
Los semáforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue:
Color Significado
Rojo No es posible ingresar al formulario.
Verde El ingreso de datos está completo. Es posible ingresar al formulario.
Amarillo El ingreso de datos no está completo. Es posible ingresar al formulario.
Al ingresar el Código del Estudiante y hacer clic al botón Siguiente, el sistema validará si el
estudiante está registrado en el SIAGIE, si es así mostrará el siguiente mensaje:
Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.
Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo
nacional.
Posee apellidos Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno
y/o materno.
Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto
de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo será
presentado en letras mayúsculas. Esto aplica también para el
apellido materno.
Apellido Materno Apellido materno del estudiante.
Nombres Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para
efectos de la presentación de los formatos oficiales (por ejemplo
nómina de matrícula) la presentación de este campo es siempre:
La primera letra con mayúscula y las siguientes con
minúsculas.
Sin embargo como excepción a esta regla y solo en la
presentación de los formatos oficiales se considera que los
nombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los” serán
presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por
ejemplo:
María Del Carmen, María del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor
de los Ángeles, etc.
Sexo Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer)
Estado Civil Condición del estudiante:
Cargar imagen (del Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los
estudiante) formatos .jpg, .bmp.
Otros datos
Lengua maternal Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista).
Segunda lengua Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).
Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botón
Grabar, se mostrará un mensaje de confirmación al usuario similar al siguiente:
Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarán grabados en el sistema.
Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botón Modificar para
que el sistema le permita la actualización de los datos. Luego hacer clic en botón Grabar
para guardar los cambios.
Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:
Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.
Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botón Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. Así:
respectivamente.
Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como
documentos de identidad y otros datos de interés principalmente para la ficha de
matrícula. Este formulario está divido en dos secciones: “Documento” y “Otros Datos”.
Sección “Documentos”:
En esta sección se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como:
Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjería, etc.
En esta sección se registran otros datos del estudiante que serán mostrados en la ficha de
la matrícula, tales como: lengua materna, segunda lengua, número de hermanos, lugar
que ocupa, religión, etc. Para esto deberá hacer clic al botón Modificar.
Luego de ingresar los otros datos deberá hacer clic en el botón Grabar.
Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
En esta sección se ingresan las alergias, experiencias traumáticas y el tipo de sangre del
estudiante que serán mostrados en la ficha de la matrícula. Para esto deberá indicar el
botón Modificar, luego el sistema habilitará los atributos para su respectivo registro.
Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botón Grabar.
Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar.
Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Datos principales
Parentesco Relación del familiar con el estudiante
Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la
consistencia de la información contenida en el sistema, por ejemplo:
Datos de la institución
educativa.
Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro
de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestañas:
Este formulario permite registrar la matrícula del estudiante, para el año académico y la IE
que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la
ventana.
En este formulario todos son datos obligatorios a excepción del registro de observaciones.
Para esto deberá hacer clic el botón Modificar, luego el sistema le permitirá actualizar los
registros.
Datos de matrícula
Situación matrícula
Anular Matrícula
Una vez anulada la matrícula no podrá modificarla. Para eliminar físicamente la matrícula
deberá realizarse a través de la opción “Estudiantes por Sección”.
Fecha límite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la
edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podrá se
matriculado en dicho grado.
Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular
estudiantes en el sistema. Estas opciones son:
Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro
de matrícula según la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica
que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:
Para tener acceso a esta opción previamente debe haber registrado la matrícula para el
año académico actual.
Este formulario cuenta con tres secciones: “Áreas Exoneradas”, “Áreas a Cargo” y
“Programas Sociales”.
En esta sección podrá registrar las áreas exoneradas del estudiante para el año
académico.
Para registrar un área exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar.
Para editar o eliminar un área exonerada de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Esta sección permite registrar las áreas a cargo, siempre y cuando se trate de una
matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién
inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo).
También es posible que según corresponda puede haber más de un área a cargo para un
estudiante en un año académico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a
EBA, que tiene más de uno).
Para registrar un área a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botón Grabar.
Para editar o eliminar un área a cargo de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.
Esta sección permite registrar los programas sociales en los que está participando o
inscrito el estudiante para el año académico actual.
Para asignar uno o más de los programas sociales mostrados, deberá marcar el check,
luego indicar el botón Grabar.
Para quitar la asignación de un programa social, simplemente deberá desarmar el check y
a continuación indicar el botón Grabar.
Esta opción permite generar los formatos oficiales de Nómina de Matrícula y/o Nominas
Adicionales de las secciones de la institución educativa. También permite remitir los
formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE a la que está
adscrita la IE.
Pulse el botón
Generar Nómina.
Para el caso de Nominas de matrícula, pulse el botón “Generar Nómina” para que
muestre la imagen en PDF de la Nómina de Matricula. En el caso de Nominas de
matrícula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolución asociada al
grado y sección.
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición
diagonal que indica que el formato no es definitivo.
Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en
el paso n° 02, tal como lo muestra este diagrama:
Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información
registrada en el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Generar
nómina oficial final.
Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la
nómina de matrícula y se muestra la nómina en pantalla sin el sello de agua.
Es posible eliminar el
registro siempre y cuando
no sea aprobado o
En este sector rechazado.
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
sección.
Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una colección de envío para
remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se
debe pulsar el botón Envío de nóminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la
siguiente:
Es posible también
ingresar un documento de
referencia que puede ser
Note que es posible el número de oficio de la
armar un envío con IE con la que se envían
formatos de nóminas los formatos.
de secciones de
diferentes grados.
Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones
seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere
incluir nuevas nóminas es necesario volver a generar un nuevo envío.
Este es el número de
envío.
Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando
para sus matrículas adicionales.
Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones
registradas.
Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de
la resolución.
Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al
usuario a trabajar con la información contenida en el sistema.
En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de
las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:
Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas
asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una
resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá
confirmar la acción.
Esta opción permite registrar la información de los estudiantes que no podrán rendir sus
evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrán rendir
posteriormente los exámenes
Después de pulsar la opción de Agregar abrirá la siguiente ventana donde podrá ingresar
la información solicitada por el sistema.
Observaciones Observaciones
Pulse el siguiente icono para que pueda realizar la búsqueda del estudiante, abrirá la
siguiente ventana:
Después de encontrar el
estudiante, pulse doble clic.
Esta opción permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un año
académico en forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos
correctamente.
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta.
c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar
la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.
Si existieran
problemas, el
sistema muestra el
mensaje de error.
Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también
permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.
a. Orden Automático
b. Orden Manual
Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.
Esta opción permite ver la relación de los apoderados de los estudiantes de una sección
pudiendo tener filtros por grado, diseño curricular, sección o grupo.
Después de seleccionar todos los campos se mostrará la relación de todos los apoderados
que cumplen con los criterios seleccionados.
Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del
cual se va realizar el cambio de sección.
a. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección hacer clic en el botón
Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos
hacer clic en el botón Grabar.
Al pulsar abrirá la
ventana de búsqueda
por el estudiante.
Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aún. Para
lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.
Esta opción lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del año
académico actual.
Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa hacer clic
en el botón Agregar
Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en
el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro
Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la
Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días
que le corresponden, tal como se muestra a continuación:
Esta opción permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que
ingresarán a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con
constancia de vacante:
En este campo se
ingresa el nombre de la
IE Código Modular.
Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobación o liberación de la matrícula la
cual deberá realizarse por la IE Origen.
Así mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:
Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrícula del estudiante el estado se
mostrará como sigue:
Luego que haya sido aprobada la IE podrá matricular al estudiante haciendo clic en el
botón . Aparecerá una ventana modal que le permitirá elegir la Sección y el Apoderado,
luego clic en matricular.
Esta opción permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van
a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de
vacante:
Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobación/liberación de la matricula.
Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido
como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser
matriculados en el siguiente año académico. Se tienen dos procesos de prematrícula:
Fase Regular y Fase de Recuperación.
Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de
Evaluado.
Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán
promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el año previo
como Sección Posterior.
Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario
el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:
Esta opción permite realizar la actualización de estudiantes por programa que la Institución
Educativa tenga asociada. Esta opción es útil cuando se desea realizar una rápida
identificación en el sistema de los estudiantes asociados
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos
correctamente.
programa social y un
separador
Del 36 al 40 Es un numero aleatorio 16091
Del 41 al 45 Es la extensión del .xls
archivo
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta
Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar
la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.
Mediante esta opción las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos
podrán registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el
año escolar. Previamente, en el proceso de matrícula propio de la IE o durante el año
escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia.
Al ingresar a esta opción, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a
continuación:
En las columnas se
muestran las
programaciones de
En las filas se puede talleres.
apreciar los
estudiantes de la
sección.
Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde
a la intersección estudiante – taller.
Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya
tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, éste mostrará el mensaje de
advertencia correspondiente.
Enlace Registro
directo de
Seleccione Asistencia.
alguna sección
del grado.
Botón de registro
de asistencia por
Este es un año intermedio de
cronológico. Note que a plantilla Excel.
un año académico (o
año de estudios o
periodo promocional) Permite consolidar o
puede sobrepasar un resumir el total de
año cronológico. asistencias por mes,
para su posterior
consulta.
Mediante esta opción es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas:
a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico (en
el caso de EBA, periodos promocionales), y como límite hasta la fecha actual.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podrá
ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.
Si coloca el cursor en un
evento, aparecerá el
significado de cada letra.
Fechas especiales
marcadas.
Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una sección
modifican directamente la información en la base de datos del sistema (note que no existe
el botón Grabar en esta pantalla).
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuación.
Descripción Símbolo
Falta F
Tardanza T
Falta Justificada J
Tardanza
Justificada U
Asistió .
Espacio en
No se registró blanco
a. Imprimir asistencia
b. Eliminar asistencia
Esta acción debe efectuarse siempre y cuando se esté seguro de borrar la asistencia
de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrará la siguiente ventana y pulse
Aceptar.
Este registro es muy sencillo y tiene lugar al hacer clic al botón Generar plantilla Excel,
tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla
asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a
continuación.
Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fácil acceso por el usuario (puede ser
en su pc o algún dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario
1
debe actualizar la asistencia aquí mismo. El nombre del archivo tampoco debe ser
modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente información:
La primera hoja es de
Generalidades y muestra
información de la institución
educativa y las secciones
seleccionadas. No debe
modificar nada en esta hoja.
1
Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el código modular y anexo de la institución
educativa. 20110304 corresponde al año, mes y sección y los últimos dígitos son aleatorios.
Note que la hoja de cálculo va a validar que los únicos valores posibles que se ingresen
sean los que se muestran a continuación:
Solo se permite
el ingreso de
estos valores.
Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se
debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el
botón de Cargar Excel.
Consolidar asistencia
Use este procedimiento para generar información resumida para los diferentes formatos
emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD.
Use este botón
para consolidar
la información.
En algunos casos, se va a requerir que la institución educativa ingrese las notas finales
por área de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas
calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del
sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con
internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones.
Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opción se muestra una ventana que está
dividida en tres áreas de trabajo o paneles:
Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una acción específica. A
continuación se detallan paso a paso las acciones del usuario:
El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo debe tener en cuenta
únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del
mismo que la información ahí contenida actualizará los datos correctamente.
Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el
registro de la ruta
1
Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opción a una mayor
cantidad de usuarios.
Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un
mensaje similar al siguiente:
La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas
de los estudiantes.
Nota: En el caso de una IE del nivel Educación Básica Alternativa, para los grados
Avanzado Primero, Segundo, Tercero y Cuarto, si el estudiante tiene nota desaprobatoria,
se debe registrar RR en lugar de la nota.
Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá
cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Notas, no sin antes ubicar el
archivo que se desea subir mediante el botón Examinar.
Si un estudiante aparece
como bloqueado, es
posible que se trate de un
traslado, retiro o
postergación.
- Si existe algún estudiante retirado, trasladado o con evaluación postergada, sus notas
finales no son cargadas.
El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación
de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por
ingresar contienen algún error, entonces debe hacer la modificación en el archivo Excel
que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario
está conforme con la información mostrada, entonces debe presionar el botón Grabar, con
lo que el sistema realiza la actualización definitiva en la base de datos y el sistema
mostrará la siguiente ventana:
El usuario puede repetir la operación tantas veces desee con diferentes secciones dentro
de su institución educativa, para ello debe presionar el botón Nueva Carga.
Como se puede notar, las celdas que están pintadas distinguen a los talleres selectivos.
Cuando el color de fondo del campo donde va la nota es verde, significa que la nota SI
corresponde al estudiante en un taller selectivo. Por el contrario, si dicho fondo es rosado,
entonces significa que la nota registrada en el formato Excel no le corresponde al
estudiante en el taller selectivo. Estas notas en fondo rojo se muestran en el listado de
inconsistencias. De esta manera:
Cuando eso pase, el usuario no podrá guardar la información de las notas finales hasta
que subsane las inconsistencias. Note el mientras existan inconsistencias, el botón Grabar
no aparecerá.
Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada
periodo, grado, sección y área.
Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas
para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se
carguen al sistema.
Grado
resúmen:
Datos generales.
En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará
de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea
correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra
en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado.
Amarillo: Trasladado.
Cualquier ingreso
incongruente, se marca
inmediatamente con un
asterisco. En este caso, se ha
definido que para tipos de
notas vigesimales, esta nota
no esta permitida.
- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9”
y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas
automáticamente se guardara como “09”.
- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y
B, C serán de color rojo.
Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los
mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con
el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente
advertencia:
El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá
realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.
Elegir el grado.
Elegir el diseño
curricular.
Numero de áreas
asignadas al docente.
Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero hacer clic en la
opción “Num Áreas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las
áreas correspondientes a un determinado grado.
Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podrá tenerse acceso al registro de
las notas. Las notas sólo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de
la IE se encuentre En evaluación.
Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la
siguiente ventana.
Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro
como se muestra en la siguiente ventana.
Notas Finales.
En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuando el
usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opción
“Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan ser modificadas.
Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podrá
ingresar las notas por asignatura.
Recomendaciones para el
correcto registro de notas.
Cada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombre del
estudiante así como los criterios de evaluación.
Criterios de evaluación.
Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una
hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.
Pulse “Abrir”.
Informe de Carga.
Pulse “Cargar
Notas”.
Pi
Informe de
Inconsistencias.
En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de
comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña
“Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra
el detalle de todas las inconsistencias.
Relación de inconsistencias.
Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el
botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde
el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de
“Nueva Carga”.
Esta opción permite importar las notas de las áreas que le fueron asignadas al docente
desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema.
Después de ingresar a la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara la
siguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema.
El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde
Excel, con la diferencia que se trata de únicamente las evaluaciones correspondientes a
las secciones del personal de la IE.
Presionando el botón Examinar, se ubica el archivo que contiene las notas del docente.
Luego de seleccionarlo, pulse el botón Cargar notas, aparecerá una ventana similar a la
siguiente:
Esta opción permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la
boleta de información (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, sección
y periodo.
Consiste en el registro de las apreciaciones a través del ícono que aparece a la izquierda
de la lista de estudiantes:
Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente
ventana
Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir
ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se
habilitará el campo para que pueda ingresar la información.
Apreciaciones del
Docente.
RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520
Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el
archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de
. Al pulsar este botón se va a mostrar la siguiente ventana:
Ingrese el nombre del
archivo Excel donde realizó
la actualización.
Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año
académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.
Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario
puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido
una orden de procesamiento de notas.
El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar
el cálculo de notas.
Fase Regular
Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo
muestra la siguiente pantalla:
Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año
académico
Enlace Informe
de Proceso
Cálculo de Notas.
fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido
definidas previamente.
Procesos
previos. Aplica
las reglas de
promoción y
repitencia.
Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o
amarilla según sea el caso:
También aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la
posición en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso
va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible
ver el porcentaje de avance.
Áreas y criterios de
evaluación.
Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de
esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.
Fase de Recuperación
Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el
PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus
notas de áreas a cargo.
En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta
a un estudiante en particular.
Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un
proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información
el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.
Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las
estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones.
Sector de selección de
estudiantes para procesar.
Sector de
selección.
Sector de procesamiento.
El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por
grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar
Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del
año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los
cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va
encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe
pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las
notas como se muestra en la siguiente ventana.
Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se
encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron
seleccionadas.
Sector de búsqueda de
estudiantes.
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este
mensaje
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.
Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes
para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.
En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la
siguiente ventana:
Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana
en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Esta opción permite emitir las actas consolidadas de evaluación de las secciones
pertenecientes a una institución educativa. También permite remitir estos formatos
oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que
está adscrita la IE.
Selecciona el formato:
Se debe marcar este Acta Final, Subsanación,
check siempre que Recuperación o
se esté seguro que el Postergación.
acta está bien hecha.
Debe seleccionar el diseño curricular, la fase, el grado, la sección y la fecha de emisión del
formato a generar y luego de presionar el botón Generar Acta, se muestra un acta que
tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuación.
El formato de actas
varía de un año a
otro.
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La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluación es similar a la siguiente :
Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición
diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la
institución educativa debe remitirlo.
1
El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos.
Luego de pulsar el botón de Generar Acta y de haber marcado el check de Generar Acta
Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que está completa), el
sistema mostrará el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la Es posible eliminar el
sección. registro siempre y
cuando no se haya
enviado a la
DRE/UGEL.
Este es el número de
envío.
Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y
subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección
Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de
recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo
(subsanaciones).
Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se
registran en esta sección:
Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como
también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.
Secciones de
recuperación.
Secciones de
recuperación.
Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va
a activar la lista de la siguiente manera:
Registre aquí la
fecha en la que el
estudiante rindió el
examen de
recuperación.
Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con
lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados.
Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos
aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la
opción Grados y Secciones:
Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica
para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el
proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el
mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la
opción de matrícula de estudiantes.
Seleccione año
académico y haga clic en
Mostrar reporte.
Esta opción permite emitir el Registro Oficial Docente el mismo que contiene las
calificaciones de los estudiantes de cada sección de la institución educativa. Solo está
disponible para el nivel Secundaria.
Aquí debe seleccionar el grado, sección y área de la cual se desea emitir el reporte. Luego
hacer clic en el botón Generar Reporte.
Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir
nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y
haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien
visa y aprueba la rectificación.
Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por
la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente.
Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:
Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado
inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de
gestión de esta solicitud.
Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo:
Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.
Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible
eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la
eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL
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(Instancia de Gestión educativa Local) hasta que se sea aceptada por esta instancia .
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La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la
solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.
En este punto la
solicitud ha sido
aceptada y el usuario
puede realizar las
correcciones.
Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la
sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de
rectificación original. Al hacer clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que
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indica que se van a generar los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:
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Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.
Nota: En caso se desee volver a generar el formato, podrá hacerlo desde la opción de
“Rectificación de formatos oficiales”.
El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados.
El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual
se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta
manera:
Use la opción de
Generar si se desea
volver a generar el
formato seleccionado.
En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se
muestra en la modalidad de envío. Se debe usar la opción Generar si desea volver a
generar el formato.
En este punto, la solicitud regresa a la UGEL con la finalidad de aprobar los formatos
oficiales modificados.
NOTA: Luego que la UGEL haya aprobado el nuevo formato generado, el listado de
nomina de matricula se visualizará de la siguiente forma.