DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

Empresa: BERKLEY SEGUROS COLOMBIA

Nombre del cargo: Cargo al cual reporta: Presidencia
Ejecutiva Administrativa - SAC
Área a la que pertenece: Administrativa Fecha de elaboración: Abril 26 de 2017
APROBACIONES
Firma: Firma:

Sylvia Luz Rincón Lema Sylvia Luz Rincón Lema

PRESIDENCIA JEFE INMEDIATO

SÍNTESIS DEL PUESTO: (Describa la responsabilidad central del cargo)

Orientar, apoyar y ejecutar la implementación del sistema de Atención al Consumidor
Financiero bajo la normatividad legal vigente. Realizar la eficaz y eficiente administración
de los recursos físicos utilizados para el cumplimiento de los objetivos de la Compañía,
controlando y evaluando las actividades de compras de suministros, presupuesto y manejo
de proveedores. Coordinar la entrada y salida de correspondencia de la Compañía y su
oportuno trámite.

FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Tarea (qué): Recibimiento de los PQR’s
Procedimiento (cómo): Coordinar y ejecutar el Sistema de Atención al
Consumidor Financiero: atención al cliente interno y externo. Atención
de quejas, solicitudes y derechos de petición (PQR's). Regido por la
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 norma 1328 de 2010. Directa responsable con el Defensor del
Consumidor para Berkley.

Propósito de la tarea (para qué): Para tener una atención al cliente

adecuada y fundamental para los asegurados.
Frecuencia (diaria, semanal, mensual, ocasional): Diaria

2. Tarea (qué): Control del despacho

Procedimiento (cómo): Coordinar y ejecutar la Base Nacional de
Registro de Datos (Habeas Data), regido por la norma 1581 de 2012.
Manejo de Información de Base de Datos de clientes naturales y
jurídicos. Mantenimiento de documentación actualizada por parte de los
funcionarios de Berkley en la autorización de datos y firma de todos los
clientes registrados en la base de datos.
Propósito de la tarea (para qué): Garantizar la efectividad del manejo de
la información de los clientes.
Frecuencia (diaria, semanal, mensual, ocasional): Diaria.

3. Tarea (qué): Control de correspondencia

Procedimiento (cómo): Control, Administración, registro y distribución de
la correspondencia que ingresa a la Compañía, así como también la
coordinación del envío de la correspondencia externa.
Frecuencia (diaria, semanal, mensual, ocasional): Diaria.

4. Tarea (qué): Análisis de los fletes de la transportadora.

Procedimiento (cómo): Planear, coordinar, controlar y validar actividades
referentes a Servicios Generales de la Compañía (compras,
mantenimiento de equipos e instalaciones locativas, manejo de
inventarios, control de proveedores para adquisición de bienes y
servicios, mensajería y Auxiliar de Servicios Generales).
Propósito de la tarea (para qué): Esclarecer la debida organización de la
empresa por medio del servicio general.
Frecuencia (diaria, semanal, mensual, ocasional): Semanal.

RESPONSABILIDADES:

POR ERRORES: Marque con una X (solo una respuesta), los errores que puedan
suceder en el puesto. De la respuesta dada de un ejemplo.

o Son fáciles de detectar en la rutina común de revisión de

resultados.
Dar ejemplo:

o No se detectan hasta que causan inconvenientes en otros

departamentos.
Dar ejemplo:

X No se detectan hasta que causan inconvenientes importantes a un

cliente.
Dar ejemplo: Se da la información inequívoca en el momento de la toma
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 de las pólizas de las distintas áreas de la compañía.

DE SUPERVISIÓN: Marque con una X (solo una respuesta), la responsabilidad

de la persona respecto al trabajo de otros.

o No es responsable del trabajo de los demás.

X Guía y capacita a otros empleados en su área. Asigna, controla y
mantiene la calidad del trabajo.
o Guía y capacita a otros empleados de diferentes áreas que pertenecen
a la misma división
o Tiene a cargo la supervisión de toda la empresa.

POR INFORMACIÓN: Marque con una X (solo una respuesta), por la información
que es responsable. De la respuesta dada de un ejemplo.

X Es responsable de la información resultado de sus tareas diarias.

Especificar por cual información es responsable: información sobre
control de inventarios, despacho, control de combustible y generales.
o Es responsable de la información del área.
Especificar por cual información es responsable:
o Es responsable por la información de su área y de otras áreas.
Especificar por cual información es responsable:

RE Q U I S I TO S DE L CARG O
FAC TO RE S E S P E CI FI CACI O NE S

Formación básica. Bachiller: ___

Marque la opción Técnico: ___
de estudio más Tecnólogo: ___
avanzada que se Profesional: _X__
requiera.
En qué: Ingeniería Industrial o Afines
CONOCIMIENTOS Formación Especialista: ___
complementaria Magíster: ___
Marque la opción Doctor: ___
de estudio más
avanzada que se En qué
requiera.
Experiencia Tiempo: 5 años
Y requerida en años
y labores Labores: cargos similares

HABILIDADES

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 Manejo de segunda
lengua. N.A.
Especifique el
nivel (A1, A2, B1,
B2, C1, C2)
Habilidades Intelectuales: Proactividad, creatividad, liderazgo
requeridas: Manuales: N.A.
Especificar en Interpersonales: Manejo de conflictos, buenas
cada una la relaciones interpersonales, trabajo en equipo.
habilidad Técnicas: Técnicas de control de inventarios.
requerida.
Habilidades
manejo de
maquinaria/equipo Máquinas: Computador
s/software: ¿Qué Software: Excel, DMS.
tipo de máquinas,
equipos o software
debe utilizar en su
puesto?

Internos ¿Con quién? Presidencia

¿Para qué? Reporte de resultados de los
ejercicios que pide la súper intendencia.
Frecuencia: 5-6 veces al mes

¿Con quién?
¿Para qué?
Frecuencia:

Externos ¿Con quién? Ejecutivo de encargado de la super

CONTACTOS
intendencia
¿Para qué? Novedades relacionadas con la
regulación de las leyes interpuestas por ellos.
Frecuencia: 1 vez a la semana.

¿Con quién? Ejecutivos de Fasecolda

¿Para qué? Novedades en los reportes de la
circular 050 y el manejo de los clientes
Frecuencia: 1 vez a la semana.

ILUMINACION ALTA ___ NORMAL _X_ BAJA ___

CONDICIONES RUIDO ALTO _X__ NORMAL ____ BAJO __
AMBIENTALES
ESPACIO ADECUADO _X_ REDUCIDO ____
DE
TRABAJO TEMPERATURA ALTA ___ NORMAL _X_ BAJA ___
RIESGOS ALTO __ NORMAL ___ BAJO _X_

COMPETENCIAS NIVEL DE
REQUERIMIENTO
1. Ética: Sentir y obrar en todo momento consecuentemente
con los valores morales y las buenas costumbres y prácticas
profesionales, respetando las políticas organizacionales.
Implica sentir y obrar de este modo en todo momento, Muy importante (10)
tanto en la vida profesional y laboral como en la vida
privada, aun en forma contraria a supuestos intereses
propios o del sector/organización al que pertenece, ya que
las buenas costumbres y los valores morales están por
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 encima de su accionar, y la empresa así lo desea y, lo
comprende.
2. Orientación a los resultados : Es la preocupación de
trabajar bien y de competir contra un estándar de excelencia. Muy importante (10)
Este estándar puede ser el desempeño pasado (esforzándose
por mejorar); una medida objetiva (orientación de resultados); el
desempeño de los demás (competitividad); metas que implican
un desafío que el individuo se ha propuesto; o inclusive, aquello
que nadie haya hecho con anterioridad (innovación).
3. Orientación de servicio al cliente: Deseo de ayudar o de servir Muy importante (10)
a otros para satisfacer sus necesidades. Significa que el
individuo enfoca sus esfuerzos hacia el descubrimiento y
satisfacción de las necesidades de los clientes. Estos “clientes”
incluyen a colegas internos y a cualquier otro a quien el individuo
esté tratando de ayudar.
4. Trabajo en equipo y cooperación: Implica la intención de Importante (8)
trabajar cooperativamente con otros, de formar parte de un
equipo, de trabajar juntos, en vez de trabajar en forma separada
o competitiva. Para que esta competencia sea efectiva, la
intención debe ser genuina. El trabajo en equipo es orientado a
un logro común.
5. Compromiso organizacional: Es la habilidad y disposición que
tiene el individuo para adecuar su conducta a las necesidades, Importante (8)
prioridades y metas de la organización. Involucra actuar de
acuerdo con formas que promocionen las metas
organizacionales o que satisfagan las necesidades de la
organización. Puede parecer como si el individuo le diera más
prioridad a una misión organizacional que a sus preferencias
personales. Va más allá de trabajar horas extras y fines de
semana. Muy importante (10)
6. Pensamiento analítico: Es la capacidad de comprender una
situación descomponiendo la misma en partes más pequeñas y
siguiendo paso a paso sus implicaciones. Incluye la organización
sistemática de las partes de un problema o situación, haciendo
comparaciones entre los diferentes aspectos y rasgos,
estableciendo prioridades racionalmente, identificando las
secuencias de tiempo, relaciones causales y relaciones para Importante (8)
casos hipotéticos.
7. Liderazgo de equipo: Es la intención de asumir el papel de líder
de un equipo o grupo. Implica el deseo de conducir a los demás.
El liderazgo en equipo está presente, generalmente, aunque no
siempre, en una posición de autoridad formal. Muy importante (10)
8. Conocimientos especializados: Incluyen la motivación para
expandir y utilizar el conocimiento técnico y distribuir a los
demás el conocimiento relacionado con el trabajo. Implica no
solo la posesión del conocimiento, sino su utilización efectiva en
la organización.

Organigrama
(Realice el organigrama y resalte el cargo que está analizando)

MARIA TERESA RAMIREZ GARZON

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