Módulo 3

Planilla de cálculo
 4. Planilla de cálculo

En el desarrollo de esta
materia se trabajará sobre
4.1- Componentes de la
interfaz de Excel
las capacidades de
procesamiento que nos
brinda el software de
aplicación Microsoft Office,
el mismo es una suite
informática de tipo
administrativo. Las planillas de cálculo pertenecen a la categoría Software de
En esta unidad vamos a Aplicación y se pueden definir como una herramienta
estudiar la Planilla de
cálculo Microsoft Excel. informática que nos permite trabajar y operar en la
En este material de estudio
computadora con datos alfanuméricos distribuidos en filas (que
se desarrollan las versiones se referencian mediante un número) y columnas (que se
2007 y 2010 de esta
herramienta, pero es muy referencian a través de una letra), conformando una celda, de
importante aclarar que manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritméticas
siempre se trabajó sobre los
conceptos básicos de cada de todo tipo de complejidad, y también gráficos.
aplicación, cuestión ésta
que escapa puntualmente
de la versión específica y el
nombre de la aplicación. Todas las planillas de cálculo se apegan a ciertos conceptos básicos que
Es importante destacar, que debes comprender si deseas utilizarlos de manera efectiva. En las páginas
la real potencia del producto que componen este material, se desarrollan los comandos que son
se encuentra en el aplicables a cualquier planilla de cálculo.
tratamiento de los datos,
para la resolución de
distintos problemas que se
presentan en las actividades
personales y laborales.

1
 La planilla de cálculos nos permite almacenar, organizar, consultar y
ordenar gran cantidad de información según distintos criterios, como así
también realizar operaciones matemáticas y estadísticas desde las más
simples a las más complejas.

Una hoja de cálculo se encuentra compuesta por numerosas columnas y

más de un millón de filas. De forma predeterminada, las filas van
numeradas y las columnas se encuentran etiquetadas con letras que van de
la A a la Z, para continuar con la secuencia, luego se combina la letra A con
cada una de las otras letras y así en forma sucesiva.

Las operaciones que nos permite realizar la aplicación, se realizan

generalmente a través de cálculos entre las celdas (que son la intersección
de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas utilizando la
letra de la columna y el número de la fila (ejemplo B2).

Cada celda tiene una dirección única, es necesario introducir las

direcciones de las celdas en las fórmulas para indicar a Excel lo que se
quiere calcular. De lo contrario, si en la fórmula se utilizan los valores
numéricos, al ser éstos modificados, los resultados no se actualizan; para
que esto suceda se debe referenciar las celdas en las fórmulas.

La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto,

insertar una imagen, un gráfico, entre otros.

A diferencia del documento de Word, la planilla de cálculo se organiza

como un libro, es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior
de la pantalla pueden apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2 y
Hoja 3. Haciendo clic sobre cualquiera de estas solapas puede ingresarse a
las mismas; los datos introducidos en una hoja no siempre tienen que
tener relación con las otras hojas; pero empleando funciones o fórmulas
pueden vincularse.

Los nombres de estas hojas se pueden modificar, también eliminar,

insertar, entre otras acciones.

Si se va haciendo clic con el cursor, se observa que se van resaltando las

celdas y es en estas donde se van a ir introduciendo los datos
sucesivamente tras desplazarse de celda en celda pulsando la tecla Enter.

Al iniciar Excel aparece la siguiente ventana:

2
Referencias:

1. Barra de herramientas de acceso rápido

2. Barra de título

3. Cinta de opciones organizadas en pestañas

4. Barras de desplazamiento

5. Zoom

6. Vistas de documento

7. Barra de estado

8. Ficha Archivo

9. Área de trabajo

10. Solapas con nombre de cada hoja

11. Barra de Edición de fórmulas

Rango

El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe

indicando: la primera celda del mismo y la última, separadas por dos
puntos.

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Hay tres tipos de rangos:

 Rango Columna: es aquel que se conforma de la misma columna y

distinta fila, por ejemplo: A6:A19.

 Rango Fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por

ejemplo: D3:F3.

 Rango Matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo:

D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.

Fuente: elaboración propia

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Microsoft e Office 2010 – Todo práctica” Pág. 289 y el
libro “Manual de Office 2010” Pág. 257.

Edición de datos

En una planilla de Excel básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de

datos:

1) Numéricos (en todos los formatos permitidos).

4
 2) Alfanuméricos: números y letras (se utilizan en los rótulos de filas y
columnas, títulos, entre otros).

3) Fórmulas: son expresiones que se utilizan para realizar cálculos, es

el mismo usuario quien crea las mismas.

4) Funciones: fórmulas que han sido programadas previamente al

momento de crear la aplicación y ya vienen incorporadas en ésta. El
usuario sólo debe indicar los argumentos o parámetros necesarios
para que el Excel pueda calcular el resultado.

Para ingresar datos debemos primero organizarlos, siempre conviene

hacerlo por filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos de los
empleados, pondremos toda la información referente a éste en una fila,
como podría ser su Apellido y Nombre, Categoría y Sueldo. A su vez, en las
columnas pondremos siempre las mismas particularidades de todos los
elementos de las filas, es decir, en las columnas introduciremos la
información respectiva; por ejemplo, en la columna A, introduciremos el
Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categoría que le
corresponda a cada empleado, detallado en la columna A, de manera que
el Apellido y Nombre incluido en una fila de la columna A, tenga total
correspondencia con la Categoría introducida en la misma fila de la
columna B y así sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen.

5
Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan la celda
contigua también, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra
que indica la columna donde estamos trabajando y la siguiente; y el ancho
de la columna adoptará el tamaño de la palabra u oración más larga de esa
columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la línea que separa
la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado.

Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo

con la fila.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Microsoft e Office 2010 – Todo práctica” Pág. 269 y el
“Manual de Office 2010” Pág. 189.

4.2 Formato
La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar
fácilmente.

Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente,

Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. Esta solapa nos permite
acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la
presentación de la información, como pueden ser los cambios de formato
de carácter, alineaciones de datos en las celdas, formato de número,
aplicación de estilos, entre otras operaciones.

4.2.1 Fuente
El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran
organizados en las celdas, las cuales han sido seleccionadas previamente.

Uno de los cambios de formato más comunes que puedes hacer es el de

tipo de la fuente que muestran los datos que se encuentran en las celdas.

Una vez que se has encontrado la fuente que buscas basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla.

Si conoces el nombre no será necesario que busques la fuente en la lista,

puedes escribir directamente en la caja de texto que contiene el nombre
de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que
escribes, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que se está
buscando, de modo que es posible que al introducir únicamente dos o tres
letras, ya se muestre la que te interesa.

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Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los
grupos Fuente, Alineación y Número se abre el mismo cuadro de diálogo,
con la diferencia de la pestaña activa que muestra.

Permite aplicar tipografía, estilo, tamaño, subrayado, efectos y color.

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4.2.2. Alineación

Permite indicar el tipo de alineación horizontal y vertical de los datos que

tiene almacenados cada celda, combinar celdas, ajustar, cambiar la
orientación e inclinación del texto según la cantidad de grados
especificados.

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El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda
de mayor tamaño y centra el contenido en la nueva celda. Para revertir
esta situación se debe desactivar la casilla de verificación del comando
Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado.

Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010”, Pág. 231.

4.2.3 Número

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Cuando hablamos de formato de números nos referimos a como se ve un
número en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un número en una
hoja de Excel, sólo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el
número. El número en sí mismo no cambia. Por ejemplo: allí vimos que
cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el número
38846 que es la cantidad de días transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el
9/05/2006.

En la lista Categoría, haz clic en el formato que desees usar y, a

continuación, ajusta la configuración si fuera necesario. Por ejemplo, si
usas el formato Moneda, puedes seleccionar un símbolo de moneda
diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma
en que se muestran los números negativos.

En el siguiente ejemplo se observan dos datos de tipo Fecha en diferentes

celdas. Para calcular la duración del contrato, es decir, la cantidad de días
existentes entre una y otra fecha, Excel debe convertir cada dato en
formato número, como se observa en la segunda figura, y posteriormente
realizar la resta de ambas cantidades.

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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía
obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág.205, así como también el
Libro “Microsoft e Office 2010 – Todo práctica” Pág. 261.

4.2.4 Estilos
En la pestaña Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos
a nuestra tabla o celda, de modo que adquiera un aspecto elegante
rápidamente.

Formato Condicional

El formato condicional es una funcionalidad de gran utilidad al momento

de realizar el análisis de datos ya que nos permite aplicar un formato
especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto hace

11
posible aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente
para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder
identificarlas fácilmente en pantalla.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Microsoft e Office 2010 – Todo práctica” Pág. 261 y el
“Manual de Office 2010” Pág. 233.

12
Dar formato como tabla

Esta opción nos permite aplicar formato rápidamente a un conjunto de

celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un estilo específico.

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Estilos de celda

Excel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar

para aplicar un formato a las celdas de manera rápida y conveniente.

También se puede definir y crear nuestros propios estilos de celda.

Una vez que tienes ese estilo de celda que se aplicará continuamente a tus
reportes, lo mejor es guardarlo para que se encuentre disponible en todo
momento. Solamente se debe seleccionar la celda que contiene el formato
adecuado y pulsar el botón desplegable Estilos de celda y seleccionar la
opción Nuevo estilo de celda. Se mostrará el cuadro de diálogo Estilo.

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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía
obligatoria: Libro “Microsoft e Office 2010 – Todo práctica” Pág. 261 y el
“Manual de Office 2010” Págs. 223, 231.

4.2.5 Celdas
El grupo Celdas permite:

 Insertar: celdas, filas, columnas y hojas.

15
 Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas.

 Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho
de columna, ocultar, proteger.

16
4.3 Creación de fórmulas

Las fórmulas son expresiones creadas por el usuario, que se utilizan

para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un
nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se ha creado dicha
fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se
encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo.

Las fórmulas están conformadas por:

 Operadores de cálculo, operandos: los operadores especifican el

tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos
de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

Los que se usan comúnmente son los operadores aritméticos: +, -, * , /, ^ y

%.

Imagen 1 – Recuperada de la web

 Referencias a las celdas (anteriormente se comentó que no es

conveniente trabajar con valores numéricos directamente porque si éstos
se modifican los resultados en donde intervienen los mismos no se
actualizan automáticamente).

17
  y con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una
celda, se debe colocar como primer carácter el signo igual (el signo igual =
le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula).
Si directamente escribimos la fórmula omitiendo el signo, el Excel
considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumérico, por
consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadena de
caracteres, es decir, no realiza el cálculo.

Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios

en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que

contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume
el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (la multiplicación *
tiene mayor prioridad, es decir, se calcula en primer lugar, que la suma + ).
Si la celda A5 contiene el valor numérico 10, la celda A4 contiene el valor
numérico 5, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá
25 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se
ingresó la fórmula.

El contenido de las celdas que utilizamos en las operaciones de las

fórmulas debe ser numérico; si por equivocación incluimos en la fórmula
una celda que contenga un texto, puede darnos error. El error se muestra
de la siguiente forma: #¡VALOR! y significa, como ya mencionamos, que
hay un texto en la celda que queremos efectuar una operación
matemática.

La celda donde nos posicionamos para efectuar el cálculo nunca debe estar
incluida dentro de la fórmula.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la

celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del
tipo de error.

Ejemplos de errores al momento de crear una fórmula:

 ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente

o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

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  #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar celdas que contienen
textos.

 #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

 #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o

fórmula.

 #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una

fórmula o función.

 #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no

se intersectan.

Utilización de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir

entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el
orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese o calcule antes que
las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un
paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula =10+7*5 produce como resultado 45

porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula
multiplica 7 por 5 y luego suma 10 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de

evaluación, la fórmula se puede escribir como =(10+7)*5. En este caso
Excel sumará 10 más 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se
obtiene 85.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la

fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que
contiene la celda B4 más el valor constante 30, y después divida el
resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se
encuentran en las celdas G5, G6 y G7.

=(B4+30)/SUMA(G5:G7)

19
Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía
obligatoria: Libro “Microsoft e Office 2010 – Todo práctica” Pág. 283 así
como también el “Manual de Office 2010” Pág. 207.

Cálculo de porcentajes

Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es

colocar el mismo en una celda con formato porcentual, posteriormente, en
la fórmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje
y la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener
el mismo.

Ejemplo:

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág. 207.

20
4.3.1 Referencias relativas y absolutas
Referencias relativas. Una referencia relativa de celda en una fórmula
siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula
y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una
celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda
en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada,
cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a

celdas en las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta
automáticamente; por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que
hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se
modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva
fórmula como =A2.

Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

Ejemplo práctico: en este ejemplo cada empleado cobra un premio distinto

y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno.

21
Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada).
Una referencia absoluta de celda en una fórmula siempre hace referencia a
la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada
dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia
absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada
cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para
cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del
nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras

celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula
=$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la
celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3.

Ejemplo práctico: en este ejemplo el premio ya se ha cargado en una celda

y es para todos los empleados el mismo valor.

22
 Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna
El propósito de absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una
haber utilizado referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras
este ejemplo que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se
sumando un valor, traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se
es para aclarar cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.
que no siempre se
utilizan referencias Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras
absolutas en el celdas, la referencia relativa se modifica automáticamente y la referencia
cálculo de absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =A$1, que contiene una
porcentaje. referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda
B2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces
=B$1.

Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3.

Ejemplo práctico: en este ejemplo se deben calcular el valor de las

columnas Aguinaldo, Sueldo + Aguinaldo, Aporte y Total a Cobrar.

23
Observando el listado de empleados de la ferretería Blanco y las
actividades propuestas para realizar sobre dicha planilla:
1) ¿En qué caso se necesita utilizar referencias relativas en las
fórmulas?
2) ¿En qué caso se necesita utilizar referencias absolutas en las
fórmulas?

4.4 Inserción de objetos

En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas,
Ilustraciones, Gráficos, Minigráficos, Filtro, Vínculos, Texto y Símbolos.

24
4.4.1 Funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales
ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados
argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o
grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas.

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:

=Función( )

En donde = significa que la celda contendrá una fórmula a través de una

función.

Función es la expresión genérica de cualquier función de Excel.

( ) se denomina argumento.

Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier función se observa “:”

(dos puntos), éste se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma
todos los números comprendidos entre A1 y B5.

Si dentro del argumento las celdas están separadas por ; (punto y coma) la
función se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento,
es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo
=suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer
=A1+B5.

Estructura de las funciones incluidas en Excel:

=Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;……;argumento n)

 Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel

tiene un nombre único que las diferencia unas de otras. Este
nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo, la
función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más
puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman,
como por ejemplo la función CONTAR.SI.

 Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por

punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto
entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden
ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de
argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la

25
 función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor
válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es
especificado por la función. Algunas funciones no necesitan
argumentos como la función HOY( ). Nótese que a pesar de no
tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el
paréntesis de apertura como el de cierre.

La estructura de una función comienza por el nombre de la

función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la
función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y

se presiona el botón para insertar una función en la barra de fórmulas
, si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Fórmula
y a continuación se selecciona la opción Insertar Función….

Si se elige la herramienta Insertar Función:

Se abre el siguiente cuadro de diálogo:

26
Se selecciona la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona la
función que se necesite.

En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de Funciones, se pueden

visualizar las categorías de las mismas representadas con íconos que hacen
referencia a cada una. En cada uno de ellos se puede desplegar una lista en
donde se puede seleccionar la función que se está necesitando emplear.

27
Ejercicio Práctico: al ejercicio que se venía resolviendo se le agregó como
actividad el cálculo del Total a abonar por la empresa en función de los
Totales a Cobrar por empleado.

Para calcular el Total a Abonar se puede utilizar una fórmula o una

función.

En primer lugar se utilizará una fórmula para obtener el resultado que se

está buscando.

28
Ahora se utilizará la función SUMA:

29
Como se pudo observar, por ambos caminos se llegó al mismo resultado,
pero en este caso resulta conveniente utilizar la función porque en la
fórmula se deben detallar cada una de las celdas.

Paleta de funciones: cuando insertes una función, la Paleta de fórmulas te

servirá de ayuda, la misma muestra el nombre de la función, cada uno de
sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el
resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

30
Explicación y sintaxis de las funciones que se van a
utilizar en la materia

 SUMA: Suma todos los números de un rango.

Sintaxis:

SUMA(número1;número2; ...)

Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma deseas

obtener.

 Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de

números que escribas directamente en la lista de argumentos.

 Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se

contarán los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto
las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa
matriz o referencia.

 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda

traducir a números causarán errores.

Ejemplos

Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:

SUMA(A2:C2) es igual a 50

 PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los

argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2; ...)

Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio

deseas obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que

contengan números.

31
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o
celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las
celdas cuyo valor sea 0.

Sugerencia. Al calcular el promedio de las celdas, ten en cuenta la

diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero,
especialmente si has desactivado la casilla de verificación Valores cero de
la ficha Ver comando Opciones del menú Herramientas. Las celdas vacías
no se cuentan pero sí los valores cero.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:

PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11

PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a

11.

 MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1;número2; ...)

Número1;número2; ... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos

deseas encontrar.

 Puedes especificar argumentos que sean números, celdas vacías,

valores lógicos o representaciones textuales de números. Los
argumentos que son valores de error o texto que no se puede
traducir a números, causan errores.

 Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los

números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores
lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia
se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse
por alto, utiliza la función MINA.

 Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2

32
MIN(A1:A5;0) es igual a 0

 MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)

Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea
encontrar el valor máximo.

 Puedes especificar argumentos que sean números, celdas vacías,

valores lógicos o representaciones de números en forma de texto.
Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se
puedan traducir a números causan errores.

 Si un argumento es una matriz o referencia, se usarán sólo los

números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores
lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia
se pasarán por alto. Utiliza MAXA si no se deben pasar por alto los
valores lógicos y el texto.

 Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

MAX(A1:A5) es igual a 27

MAX(A1:A5;30) es igual a 30

 CONTARA: Cuenta el número de celdas que no están vacías y los

valores que hay en la lista de argumentos. Usa CONTARA para
contar el número de celdas que contienen datos en un rango o
matriz.

Sintaxis

CONTARA(valor1;valor2; ...)

Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores

que deseas contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información,
incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento

33
es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesitas contar valores
lógicos, texto, o valores de error, usa la función COUNT.

Ejemplos

En el ejemplo siguiente,

CONTARA(A1:A7) es igual a 6

CONTARA(A4:A7) es igual a 4

 CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números y los

números en la lista de argumentos. Usa CONTAR para obtener el
número de entradas en un campo numérico de un rango o de una
matriz de números.

Sintaxis

CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer

referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

 Los argumentos que son números, fechas o representaciones

textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores
de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por
alto.

 Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se cuentan los

números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas
vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la
referencia. Utiliza la función CONTARA si necesitas contar valores
lógicos, texto o valores de error.

34
Ejemplos

En el ejemplo siguiente,

CONTAR(A1:A7) es igual a 3

CONTAR(A4:A7) es igual a 2

Ejercicio práctico:

35
Observando las actividades planteadas:
1) ¿Cómo calcularías los resultados solicitados? ¿A través de fórmulas
o funciones?
2) ¿Qué funciones utilizarías en aquellos casos que sea necesario?
¿Qué argumentos colocarías en cada una?

A continuación se puede visualizar la planilla del ejercicio con los

resultados obtenidos.

36
A continuación se puede visualizar la planilla del ejercicio con las funciones
que se utilizaron editadas:

Calcular un valor basado en una condición

Una fórmula de Microsoft Excel realiza cálculos con valores de la hoja de

cálculo. Normalmente, las fórmulas realizan cálculos con todos los valores
de un rango determinado.

Sin embargo, ¿qué sucede si deseas que Excel cambie la fórmula si una
determinada condición es cierta o si deseas incluir en el cálculo sólo los
valores que cumplan determinadas condiciones? Por ejemplo, es posible
que desees hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los
vendedores y después resumir las ventas de cada vendedor sin volver a
organizar los datos. O tal vez desees determinar la cantidad de bonificación
por cada venta, basada en la cantidad total facturada. Cuando desees que
las fórmulas realicen pruebas condicionales, puedes utilizar fórmulas
condicionales en Excel.

Excel incluye tres funciones de hoja de cálculo que calculan resultados

basados en condiciones.

 Para contar el número de veces que un valor específico aparece en

un rango de celdas, utiliza la función de hoja de cálculo CONTAR.SI.

 Para calcular una cantidad total basada en una sola condición,

utiliza la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.

 Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de

bonificación, utiliza la función de hoja de cálculo SI.

37
Funciones de hoja de cálculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI

Imagina que deseas crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el
número total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un
período determinado. Para contar el número de pedidos hecho, utiliza la
función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total
facturada, utiliza la función de hoja de cálculo SUMAR.SI.

 CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en

blanco y que cumplen con el criterio especificado En este ejemplo, la
función de hoja de cálculo CONTAR.SI cuenta el número de pedidos
hechos por cada vendedor.

La función CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe

comprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).

Sintaxis

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Para Buchanan, la función (de la celda B32) tiene esta forma:

=CONTAR.SI(A2:A26;A32)

La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda A32 (el

argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento
rango).

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que
no están en blanco.

38
Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".

Ejemplos

Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas",

"melocotones" y "manzanas" respectivamente.

CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2

Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.

CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2

 SUMAR.SI: Busca un valor dentro de un rango y después suma todos

los valores correspondientes en otro rango En este ejemplo, la
función de hoja de cálculo SUMAR.SI calcula la cantidad total
facturada por cada vendedor.

La función de hoja de cálculo SUMAR.SI. tiene tres argumentos: el rango

que debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el
criterio) y el rango que contiene los valores que deben sumarse.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Para Buchanan, la función (de la celda C32) tiene esta forma:

=SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26)

La fórmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista

Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después suma las cantidades

39
correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento
rango_suma).

Función de hoja de cálculo SI

 SI: La función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) una

condición que ha de ser verdadera o falsa. Si la condición es
verdadera, la función devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro
valor.

Imagina que la organización determina las bonificaciones por venta en una

escala variable que otorga un 10 o un 15 por ciento según la cantidad
facturada. Para determinar cuál de los dos valores usar, basándose en una
condición que puede ser verdadera o falsa, utiliza la función de hoja de
cálculo SI.

La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10% o del

15% según la cantidad facturada.

Esta función tiene tres argumentos: la condición que se deseas comprobar,

el valor que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se
devolverá si la condición es falsa.

=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Para la facturación de 8.000 de Suyama, la función (de la celda C4) tiene

esta forma:
=SI(B4<10000;10%;15%)

Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento

prueba_lógica), la bonificación será del 10 por ciento (el argumento
valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o más, la
bonificación será del 15 por ciento (el argumento valor _si_falso).

40
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si
dicho argumento es FALSO.

Utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como

VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el
valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.

Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Operadores de comparación: se pueden comparar dos valores con los

siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el
resultado es un valor lógico, bien VERDADERO bien FALSO

Fuente: elaboración propia

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena
de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa
como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto".
Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para
mostrar la palabra VERDADERO, utiliza el valor lógico VERDADERO para
este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

41
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es
FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto
excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función
SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica
es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico
FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir,
después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de
cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

Observaciones

 Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos

valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más
elaboradas. Ve el último de los ejemplos citados a continuación.

 Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se

evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de
las instrucciones.

 Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada

elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción
SI.

Ejemplos

 En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para

calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual
o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto".
De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".
SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto
excedido")

 En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100,

prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango
B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una
cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido de la celda que
contenga la función SI.
SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")

 Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los

gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos
actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas
C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900
$; 900 $; 925 $.

42
Con las siguientes fórmulas puedes escribir una fórmula que compruebe si
te has excedido el presupuesto:

SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a

"Presupuesto excedido"

SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a

"Aceptar"

 Supongamos que deseas calcular diferentes porcentajes de

descuento según la categoría a la que pertenece el empleado:

Se podría utilizar la siguiente función anidada SI:

=SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10))

Como se observa, la segunda función SI representa también el argumento

valor_si_falso de la primera instrucción SI.

Ejercicio práctico: en el siguiente ejercicio se deben calcular las columnas

en función de las actividades planteadas.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág. 255 y el libro “Microsoft e
Office 2010 – Todo práctica” Pág. 283.

43
Teniendo en cuenta que para calcular el valor de cada columna se debe
validar si se cumple una condición u otra y en base a esto ejecutar una u
otra acción, ¿qué función debes utilizar?

44
Cálculo columna Vacaciones:

Cálculo columna Plus:

Ejercicio práctico: en el siguiente ejercicio se muestra un listado de

películas a las cuales se les debe calcular el Descuento y el Impuesto según
su género y valor.

45
Está claro que para calcular ambas columnas se debe utilizar función SI
porque hay diferentes porcentajes de acuerdo al género y al valor de las
películas. Teniendo en cuenta la cantidad de posibles situaciones,
¿cuántas funciones SI se deben utilizar?

46
Cálculo columna Descuento:

Cálculo columna Impuesto:

47
4.4.2 Tablas
Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y
tablas dinámicas.

Nos permite insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados.

Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja
más fácilmente, también conocidas como tablas pivote son una
herramienta para el análisis de datos dentro de una base de datos o tabla
de datos.

Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos

de los campos de interés de la base de datos y realizar diferentes
operaciones de agrupación y ordenación con ellos.

Las tablas dinámicas nos permiten resumir los datos e insertar un gráfico
dinámico, las mismas consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es
dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos
origen.

4.4.3 Ilustraciones
Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen,
Imágenes prediseñadas, Formas, SmartArt, Gráfico y Captura.

Imagen

Para insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se

debe hacer clic en el ícono Imagen de la cinta de opciones correspondiente
a la pestaña Insertar.

48
Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del
cuadro de diálogo en el que la seleccionamos, si elegimos Insertar, ésta se
guardará en el mismo archivo de documento.

 Seleccionando Vincular al archivo, Excel 2010 abrirá la imagen

desde donde se le ha indicado que se encuentra: esto puede ser
problemático en caso de que la movamos a otra carpeta o
borremos, pero la ventaja será que nuestro documento no ocupará
tanto espacio.

49
  Si seleccionamos Insertar y vincular se guardará la imagen en el
documento y a la vez se crea un vínculo al archivo de la misma: si
ésta se borra o renombra se usará la incrustada en la planilla.

También se puede insertar de entre las Imágenes prediseñadas que vienen

con Microsoft Office.

Formas

Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta
de opciones correspondiente a la pestaña Insertar: se selecciona la que se
desea, se hace clic en la página y se arrastra el ratón hasta darle el tamaño
deseado para después soltar el botón.

Para modificar la Forma hacemos clic con el botón derecho sobre ella y
seleccionamos Formato de forma o Más opciones de diseño.

SmartArt

Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la

información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los
diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas
eficazmente de forma gráfica.

Al crear un elemento gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un

tipo de elemento gráfico SmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o
Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArt contiene varios diseños
diferentes.

Una vez elegido el diseño, es muy fácil cambiar el diseño o tipo de

elemento gráfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del
contenido, así como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se
transfieren automáticamente al nuevo diseño.

A medida que agregas y modificas el contenido en el panel de texto, el

elemento gráfico SmartArt se actualiza automáticamente, es decir, las
formas se agregan o se quitan según sea necesario.

También puedes agregar y quitar formas en un elemento gráfico SmartArt

para ajustar la estructura del diseño. Por ejemplo, aunque el diseño
Proceso básico aparezca con tres formas, puede ser que tu proceso solo
necesite dos o quizás cinco. A medida que agregas o quitas formas y
modificas el texto, la disposición de las formas y la cantidad de texto que

50
contienen se actualizan automáticamente y se mantiene el diseño y el
borde original del diseño del elemento gráfico SmartArt.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág. 245.

4.4.4 Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo,
tiene como objetivo facilitar tu interpretación visualizando la información
en forma más rápida y sencilla.

A menudo un gráfico dice mucho más que una serie de datos clasificados
por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, se puede optar por crearlo:

 Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal

como cualquier otro objeto.

 Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el

gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo
de objeto.

Elegir el tipo de gráfico adecuado para mostrar la información es de suma

importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera
diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la
interpretación correcta a los datos.

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

o Gráficos de columna

Un gráfico de columnas muestra los valores y los grupos de series como

conjuntos de columnas verticales agrupadas por categoría. Los valores se
representan por el alto de las columnas con relación al eje Y. Las etiquetas
de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de columnas suelen
utilizarse para comparar valores de categorías.

Hay tres tipos de gráficos de columnas: de columna, de columna apilada y

de columna 100% apilada.

Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos
a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal
y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de
gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los
gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

51
 o Gráficos de línea

Los gráficos de líneas muestran una serie como un conjunto de puntos

conectados mediante una línea. Los valores se representan por el alto de
los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías se
presentan en el eje X. Los gráficos de líneas suelen utilizarse para comparar
valores a lo largo del tiempo.

Existen dos tipos de gráficos de líneas: de líneas y de líneas suavizadas.

Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en

un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área,
pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los
datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de
área.

o Gráficos circulares

Los gráficos circulares muestran los datos de los valores en formato de

porcentajes de un total. Las categorías se representan mediante sectores
individuales. El tamaño del sector viene determinado por el valor. Los
gráficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes.

Existen dos tipos de gráficos circulares: circulares y circulares seccionados.

52
También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel.
Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

o Gráficos de Barra

Los gráficos de barras muestran las series como conjuntos de barras

horizontales agrupadas por categoría. Los valores se representan por la
longitud de las barras con relación al eje X. Las etiquetas de las categorías
se presentan en el eje Y. Los gráficos de barras suelen utilizarse para
comparar valores de categorías.

Existen tres tipos de gráficos de barras: de barras, de barras apiladas y de

barras 100% apiladas.

Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en

un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.

o Gráficos de Área

Los gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos

conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los

53
valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las
etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreas
suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.

Existen tres tipos de gráficos de áreas: de áreas, de áreas apiladas y de

áreas 100% apiladas.

Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del

tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el
área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico
de línea.

o Gráficos XY (Dispersión)

Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conjunto de

puntos. Los valores se representan por la posición de los puntos en el
espacio del gráfico. Las categorías, por su parte, por diferentes puntos del
gráfico. Los gráficos de dispersión suelen utilizarse para comparar valores
distintos de las categorías.

Hay tres tipos de gráficos de dispersión: XY de dispersión, de dispersión con

puntos de datos conectados por líneas y de dispersión con puntos de datos
conectados por líneas suavizadas.

Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre

diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos
para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como
en los gráficos anteriores.

54
 o Gráficos de burbujas

Los gráficos de burbujas muestran las series como un conjunto de

símbolos. Los valores se representan por la posición del punto en el espacio
del gráfico y el tamaño del símbolo. Las categorías, por su parte, por
diferentes símbolos en el gráfico. Sólo existe un tipo de gráfico de burbujas.

o Gráficos de Anillos

Los gráficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de

porcentajes de un total. Las categorías se representan mediante sectores
individuales. Los gráficos de anillos suelen utilizarse para mostrar
porcentajes. Son idénticos en cuanto a funciones a los gráficos circulares.

Existen dos tipos de gráficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág. 235 y el libro “Microsoft e
Office 2010 – Todo práctica” Pág. 337.

4.4.5 Vínculos
El grupo Vínculos nos permite crear un hipervínculo o enlace a un archivo,
a una dirección de correo electrónico, a una dirección WEB, a un programa,
entre otras opciones.

4.4.6 Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en
Word Art, encabezado y pie de página, objetos, entre otras opciones.

La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es útil por ejemplo cuando se

está dibujando en Excel y se desea agregar un texto en algún lugar del
dibujo o cerca del mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Excel de
la manera corriente, se complica porque el área del dibujo no permite el
ingreso para escribir.

Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un

fondo blanco y están vacíos de texto, para que el usuario pueda escribir en
éstos.

55
La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de
texto con formatos decorativos preestablecidos, los cuales pueden ser
modificados por el usuario.

La opción Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como

archivo de texto, audio, imagen, etc. El hecho de insertar un objeto
vinculado implica que el mismo se modificará en el archivo destino cada
vez que sufra alguna modificación en su archivo origen.

4.5 Edición de datos

En este punto del programa se va a considerar la expresión: “edición de
datos” como aquella que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado
y cálculo de subtotal sobre una lista de datos estructurada dentro de una
planilla de cálculo. Las herramientas que permiten realizar estas acciones
se encuentran dentro de la ficha Datos de la Cinta de opciones.

Una lista de datos en Excel se define como un conjunto de datos

organizados en filas o registros, en la que la fila superior contiene las
cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas
contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un
registro de entrada y cada columna un campo.

Las listas son muy útiles porque además de almacenar información,

incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos
datos de forma muy cómoda.

4.5.1 Ordenamiento por columnas y niveles

Cuando disponemos de un listado compuesto por muchos registros, lo más
habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede
hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por
diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía que debe
establecerse.

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna

que se necesite ordenar y, desde la pestaña Datos, se debe hacer clic en los

botones de la sección Ordenar y filtrar, se puede dar la orden de

ordenar en forma o descendente o ascendente respectivamente.

56
El botón Ordenar nos permite ordenar por más de un criterio de
ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

Sólo si algún dato perteneciente a la columna que se eligió como primer

criterio para ordenar se repite, el Excel tendrá en cuenta el segundo
criterio, y, sólo si se repiten a la vez los datos del primer y segundo
criterio elegido, el Excel considerará el tercer criterio de ordenación

En el desplegable Ordenar por se debe elegir la columna. Si los datos

tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no,
mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...).

 Luego se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar

según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el
color de su texto o fondo, o su ícono.

57
  Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z),
descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado
como: lunes, martes, miércoles...

Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando

Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que se puede
ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros
tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,

aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los
datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y
sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág. 216.

4.5.2 Utilización de filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de
datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo
las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican
para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de
una consulta o un filtro) que se haya especificado para una columna.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

 Autofiltro: que incluye filtrar por selección, para criterios simples

 Filtro avanzado: para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El

filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite al usuario modificar, aplicar formato,

representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad
de reorganizarlo ni ordenarlo.

Para activar la herramienta Filtro conviene estar posicionado en alguna

celda que compone el listado, de esta forma, el Excel coloca al lado de cada
nombre de campo una flecha que permite desplegar una lista.

58
Por ejemplo, si de acuerdo a este listado de empleados se desea visualizar
sólo aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente:

Así muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el Filtro.

59
Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se
activa un filtro en otra columna, el Excel sólo tiene en cuenta estos tres
registros.

Por ejemplo, si sólo se desea visualizar de estos tres registros cuáles

empleados cobran un Aguinaldo menor a $1.000, se debe hacer lo
siguiente:

60
La siguiente sería la planilla resultante al aplicar los dos filtros:

Para volver al listado original se debe hacer clic nuevamente en la

herramienta Filtro de la Cinta de Opciones.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografía

obligatoria: Libro “Manual de Office 2010” Pág. 218.

4.5.3 Cálculo de Subtotal

La función Subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi
inmediata filas con los totales de la información que disponemos en
nuestra hoja de cálculo.

En la siguiente ventana se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para

explicar la herramienta.

61
Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que
deseamos cada corte de subtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a
resolver podría ser la carrera.

Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es
seleccionar todas las celdas que formen al listado o bien posicionarse en
alguna de ellas.

Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaña Datos se debe

presionar el botón Subtotal, aparecerá un cuadro de diálogo como el
siguiente:

Como lo que se está buscando es que se muestre la cantidad de pasantes

por carrera, se debe indicar que cada vez que cambie la carrera el Excel
utilice la función Cuenta y muestre la cantidad obtenida en la columna
Carrera.

Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las
opciones que se observan dentro del cuadro de diálogo

La que sigue es la planilla que se obtiene como resultado:

62
Como resultado se observa que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3
cuadritos numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja, esto es porque
ha agrupado las información de nuestro archivo en 3 niveles, una (la
número 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número2 es por
Carrera y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que
tenemos.

Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se

ocultan las líneas con datos y nos quedan sólo las de subtotales, es decir, la
cuenta por Carrera:

De igual manera se puede hacer clic en el número 1 y se visualizará sólo la

Cuenta general.

63
Para volver al listado original se debe hacer clic en el botón Quitar todos.

Resolución Actividad Nro. 2:

64
Resolución Actividad Nro. 3:

65
4.5 Vínculo de hojas
Visualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de cálculos
están compuestas por varias hojas, con sólo hacer clic en una de las solapas
que muestra el nombre de cada hoja, automáticamente se abre, sin perder
los datos de la hoja que estaba trabajando. Ten en cuenta que cuando
grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las hojas.

Si quisiéramos trabajar en la hoja 2, con parte de la información que se

encuentra en la hoja 1, para realizar nuevos cálculos procederemos a su
copiado. Existen dos formas de hacerlo:

 Una es copiar y posterior pegado. Para esto simplemente pintamos

los datos que queremos copiar; sin desmarcarlos, vamos al menú
Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la
celda en que queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar
el menú Editar y seleccionamos la opción Pegar. Este pegado tiene
la limitación que cuando cambiamos algún dato en la hoja 1, no se
cambia en la hoja 2.

 Otra forma es la que se denomina copiado dinámico y se realiza

mediante fórmula. La misma nos permite que, al cambiar un dato
de los copiados en la hoja 1, automáticamente se cambia en la hoja
2. La fórmula por utilizar deberá estar compuesta por el signo igual,
el nombre de la hoja de donde provienen los datos que queremos
copiar, el signo de admiración de cierre y la celda donde está el
dato, como por ejemplo =Hoja1!A14. Esto que se acaba de explicar
se denomina Vincular hojas.

Ejercicio Práctico: en el siguiente listado se debe calcular el Aguinaldo y el

Aporte correspondiente a cada empleado, dicho listado se encuentra en la
hoja Empleados del archivo. Se debe tener en cuenta que los porcentajes
correspondientes a ambos conceptos se encuentran en la hoja
Porcentajes.

66
Hoja LISTADO

Hoja PORCENTAJE

 Cálculo de Aguinaldo

67
  Cálculo de Aporte

4.7 Configuración de página

Si se necesita cambiar los márgenes, tamaño de papel, etc. del documento
con el que se va a trabajar, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño de
página de la cinta de opciones.

En la ficha Diseño de Página podrás acceder a los grupos: Temas,

Configuración de página, Fondo de página, Párrafo y Organizar.

Temas

Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los
estilos y elementos que componen la planilla. En un tema, por ejemplo, se
define que todos los títulos serán de un determinado color, con un
determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento,

68
porque si hemos aplicado correctamente los estilos aplicarán formato por
completo con un solo clic.

Si dentro de los temas propuestos no hay ninguno que se ajuste a su gusto,

el Excel permite crear temas personalizados.

La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se

aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y
Efectos que hay junto al botón Temas.

El grupo Configuración de Página permite indicar los parámetros

relacionados con la hoja de trabajo en general de la planilla. En el mismo la
aplicación permite:

 Modificar los márgenes: se puede definir a los márgenes como el

espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una
página. Al cambiar los márgenes de página de una planilla, cambia
el lugar donde el texto y los gráficos aparecen en cada página.

 Indicar la orientación de las hojas que componen la planilla. Se

puede elegir entre orientación vertical u horizontal para todo el
documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientación,
también cambian las galerías de páginas y de portadas
prediseñadas para proporcionar las páginas que tienen la
orientación elegida.

 Tamaño de Papel: medida de la hoja que se va a utilizar para

imprimir).

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Bibliografía Lectura 4

Mediactive (2010) Manual de Office 2010. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor.

Peña Perez, Rosario y Perez Díaz, Ángel (2010) Microsoft Office 2010 – Todo
práctica. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor

Imagen 1: http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm
Fecha acceso 24-10-2013

Fuentes consultadas

http://www.mastermagazine.info/termino/5264.php

http://exceltotal.com

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-Funciones-
Basicas.htm

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms159640(v=sql.90).aspx

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/subtotales-funcion-subtotales-
HP010342929.aspx

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