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In-12-003 Instructivo de Mensajería - V2
In-12-003 Instructivo de Mensajería - V2
Código: IN-12-003
1. Objeto:
Organizar, Supervisar y Desarrollar con eficacia las actividades programadas diariamente en el proceso de mensajería, con
el fin de contribuir al crecimiento de las diferentes áreas de la empresa.
2. Alcance:
Aplica para todos los procesos que requieran la realización de actividades de mensajería.
3. Justificación:
4. Definiciones:
Mensajería: está definido como la información que el emisor envía al receptor a través de un canal determinado, o medio
de comunicación.
5. Disposiciones:
El asistente administrativo y/o Coordinador administrativo, funcionarios de IEH GRUCON S.A., serán las personas
responsables del proceso de mensajería, (recibir las solicitudes de Mensajería, de entrega o recogida de mercancías,
documentos y demás necesidades originadas diariamente). Los mensajeros no atenderán ninguna solicitud realizada por
personas distintas a las responsables del proceso.
Las diligencias empresariales tendrán siempre prioridad sobre las diligencias personales y estas se canalizarán de la
misma manera como si fueran parte de la empresa, siempre y cuando no sean recibos con fechas vencidas, reclamaciones
o trámites que dispongan de mucho tiempo e interfieran en el desarrollo de las actividades programadas para la empresa.
Los mensajeros en la mañana saldrán de la oficina máximo a las 9:15am y en la tarde, máximo a las 2:15 p.m. (sujeto a
restricciones o modificaciones)
Las necesidades que se originen de carácter urgente, deben estar bien definidas y claras, siendo coordinadas únicamente
por los responsables del proceso.
Los mensajeros no podrán modificar la Planeación diaria, sin previo acuerdo y autorización de las personas encargadas del
proceso.
Los horarios están sujetos a la cantidad de solicitudes recibidas, ya que se puede presentar que los mensajeros ocupen
todo el día en las actividades programas y no regresen a la oficina en los horarios establecidos, lo cual estará coordinado y
autorizado por las personas responsables del proceso.
Los talonarios y/o recibos de consignación deben ser entregados debidamente diligenciados. Esto con el fin de ahorrar
tiempo y evitar confusiones en números de cuentas.
IEH GRUCON S.A.
Código: IN-12-003
Indique opciones o qué hacer si la oficina está cerrada, o el destinatario no se encuentra, e igualmente informe los horarios
de atención en las respectivas entidades.
Para efectos de pagos empresariales que exijan efectivo o cheque de gerencia, se sugiere utilizar la opción de cheque de
gerencia, en caso de que no sea posible, para el cambio de este cheque y si el pago no es en el mismo banco en el que se
cambia y excede de $ 1´500.000 el mensajero debe ir acompañado por alguien de la respectiva empresa.
Para la realización de pagos personales el monto diario máximo en efectivo es de $ 500,000, y si es cambiando cheque y
pagando en el mismo banco, el monto podrá ser mayor.
Se recomienda al personal hacer los pagos de tarjetas de crédito, servicios públicos, etc. por Internet en lo posible y/o con
cheque cruzado o girados a nombre de las diferentes entidades, ya que no es conveniente que la mensajería esté de un
banco a otro con dinero en efectivo.
Queda rotundamente prohibido a TODO el personal entregar vueltas directamente a los mensajeros, éstas deben
entregarse únicamente a las personas responsables del proceso, ya que las vueltas deben quedar relacionadas de manera
detallada y así tener un control sobre las mismas.
IEH GRUCON S.A.: No se hace responsable por pérdida de dinero de diligencias personales o empresariales con cheques
al portador o con algún riesgo de ser cobrados por terceros.
No aplica
7. Registro:
8. Control:
Su adecuado y eficaz funcionamiento se controlara por medio del registro de la información guardada en el servidor, por
parte del área de sistemas. El seguimiento a esta actividad será realizado por la administración.
9. Observaciones:
2012-12-06 Se realiza revisión del procedimiento por el proceso HSEQ, se revisa ortografía y redacción, se amplía vigencia
del documento por un año más.
2014-01-04 Este documento ha sido refrendado, por la Profesional SISO, sin introducir cambio en su contenido, se amplía
vigencia del documento por un año más.
2017-02-18 Se realiza modificaciones al contenido del instructivo por el área de Administración y Logística,
10. Administración:
Elaboración:
Escrito por Tito Martínez Beltrán
Revisión:
Revisado por Claudia Karime Olave
Aprobación:
Aprobado por Linda Marcela Sanabria
Comentaristas:
Si conoce de alguna acción que contravenga el contenido de este documento, por favor informe respecto a la
persona quien ejerce la siguiente función:
Próxima revisión:
2018/02/28
Divulgación realizada:
Se envía correo a todo el personal notificando la creación del documento.