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Auditor del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo según

OHSAS 18001 y la Ley N.° 29783
Ejecución de la auditoría
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Tecsup. (2015). « Ejecución de la auditoría » en Auditor del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo, según OHSAS 18001:2007 y la Ley N.° 29783. Lima:
Tecsup.
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Tecsup. « Ejecución de la auditoría ». Auditor del sistema de gestión de seguridad y

salud en el trabajo, según OHSAS 18001:2007 y la Ley N.° 29783. Lima: Tecsup, 2015.
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Índice
Listado de abreviaturas, siglas, figuras y tablas………………………………………… 4 ....
Presentación ............................................................................................................... ……….5

Introducción ...........................................................................................................................6
Objetivos……………………………………………………………………………………….7
I. Ejecución de la auditoría ................................................................................. …….7
1.1. Inicio de la auditoría ........................................................................................ 9
II. Listas de verificación… ...................................................................................... ..20
2.1. Generalidades .............................................................................................. 20
2.2. Preparación de las listas de verificación ....................................................... 21
III. Enfoque de auditoría aspectos psicológicos y comunicaciones .................... …..26
3.1. Generalidades …….. .................................................................................... 26
3.2. Comunicaciones ........................................................................................... 26
Mapa conceptual…………………………………………………………………………....40
Glosario……………………………………………………………………………………….41
Bibliografía……………………………………………………………………………………42
3
Listado de siglas, figuras y

tablas
—Abreviaturas y siglas
• AENOR: Asociación Española de • SGSST: Sistema de gestión de la salud y la

Normalización y Certificación seguridad en el trabajo
• MTPE: Ministerio de Trabajo y Promoción de • SO&S: Seguridad y salud ocupacional
Empleo (Perú)
• SST: Seguridad y salud en el trabajo
• SGC: Sistemas de Gestión de Calidad
—Figuras
• Figura 1: Etapas de la ejecución de auditoría

• Figura 2. Proceso para recolectar y verificar información de auditoría
—Tablas
• Tabla 1. Ejemplo de lista de verificación de elementos del sistema de gestión de seguridad y

salud en el trabajo
• Tabla 2 A. Lista de verificación para revisión de la documentación del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo (auditoría de suficiencia)
• Tabla 2 B. Lista de verificación para revisión de la documentación del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo (auditoría de suficiencia)
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Presentación
Tecsup Virtu@l, plataforma de Tecsup, inicia sus actividades a finales de los años 90 con el
fin de aprovechar el uso extendido del internet para acortar distancias y prolongar la
comunicación entre alumno-docente, en modo virtual.
En la actualidad, esta plataforma se encuentra en su quinta versión y las herramientas que se
han desarrollado a lo largo de su vida propiciaron que sea más amigable e intuitiva para el
usuario.
Es mediante esta plataforma que Tecsup diseña y elabora una serie de cursos virtuales, cuyo
proceso de aprendizaje se caracteriza por implementar un novedoso modelo colaborativo, el
cual fomenta la interacción entre docentes y participantes.
«Ejecución de la auditoría» del curso Auditor del sistema de gestión de seguridad y salud en
el trabajo, según OHSAS 18001:2007 y la Ley N.° 29783 es el resultado de un trabajo conjunto
entre distintas especialidades, cuyo fin es propiciar el desarrollo de las capacidades
profesionales de cada uno de sus participantes.
Desde ya felicitamos a cada uno de los participantes de este curso por el deseo de
superación y la búsqueda del conocimiento. Nos sumamos a su esfuerzo, poniendo todo de
nosotros en la elaboración de este curso virtual.
Tecsup Virtu@l
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Introducción
En esta unidad, primero, se detallarán las principales técnicas para la ejecución del proceso
de auditoría. Se empezará por analizar la importancia de las listas de verificación en la
ejecución de la auditoría, así como su correcto e incorrecto uso, principalmente cuando los
criterios de auditoría son sistemas de gestión de seguridad particulares o el auditor está
iniciando en esta disciplina.
Luego, se explicará el enfoque de la auditoría y se resaltarán sus componentes fundamentales

como son los aspectos psicológicos y la comunicación. Esto con el fin de que sean utilizados
en las entrevistas como piezas fundamentales para la ejecución de la auditoría.
Se prosigue con revisar la denominada ejecución y los diferentes medios para obtener
información como son la revisión de documentos, las observaciones, la pista de la auditoría,
la toma de notas y el cumplimiento del programa de auditoría.
Por último, se culmina con el reporte de auditoría, apartado en donde se proporcionan las
pautas para que todos los tipos de reportes verbales o escritos cumplan con aportar a la
consecución de los objetivos de auditoría.
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Objetivos
Objetivo s gen er al es
Aplicar técnicas para la ejecución de auditorías, a fin de comunicar los resultados de la
auditoría con precisión y claridad para que la organización continúe la mejora de su sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Objetivos espe c íficos

• Planificar y ejecutar auditorias.
• Elaborar y aplicar las listas de verificación en auditorías.
• Aplicar las estrategias de las comunicaciones durante las auditorías.
• Recolectar de evidencia de auditorías a través de las entrevistas eficaces.
• Recopilar evidencias de auditoría a través de la observación y revisión de
documentos.
• Seguir y registrar las pistas de auditoría.
• Elaborar el reporte de auditoría.
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I. Ejecución de la auditoría
Las auditorías constituyen una actividad donde se invierten recursos (principalmente tiempo
y gente), por ello, deben ser planeadas, ejecutadas y reportadas.
Las acciones de seguimiento de la auditoría pueden involucrar tanto al auditor como
al auditado.
auditado Este seguimiento y la auditoría en sí, pueden alterar el proceso de
producción, ya que el auditor se interrelaciona con los trabajadores por medio de
preguntas, y las reuniones de apertura y cierre ocupan tiempo valioso para la gerencia de las
áreas que van a ser auditadas. Por lo tanto, es muy importante que la auditoría sea
administrada adecuadamente desde el inicio hasta el final, para no afectar el proceso
productivo de la organización auditada.
Es una regla que las auditorías no se ejecuten sin ser planificadas. Las fechas deben ser
mutuamente convenientes y acordadas con suficiente anticipación: una auditoría no
anunciada puede interrumpir y obstruir las operaciones en las etapas críticas, causando así
pérdidas financieras.
Llegar a realizar una auditoría sin notificación ni acuerdo previo llevará un mensaje claro y
contundente de: «¡Vinimos a sorprenderlos!».
Existe un número específico de etapas que deben ser realizadas durante la ejecución de la
auditoría, según se muestra a continuación:
1. Inicio de auditoría
2. Preparación de actividades de auditoría
3. Realización de actividades de auditoría
4. Preparación y distribución del reporte de auditoría
5. Finalización de auditoría
6. Realización de auditoría de seguimiento
Figura 1: Etapas de la ejecución de auditoría

Fuente: Elaboración propia
8
Para entender la importancia de la preparación adecuada para una auditoría, es necesario

considerar que, por lo general, la preparación de auditoría requiere alrededor del 40% del
tiempo.
Esta fase incluye las etapas 1 y 2 de la figura 1, así como las actividades emprendidas por
los gerentes del programa de auditoría y los administradores, así como el tiempo gastado por
los auditores en la recopilación de información, revisión de documentos, planificación y
preparaciones.
La segunda fase es la realización de la auditoría, que abarca las etapas 3, 4 y 5 de la figura

1. En este caso, el tiempo requerido es el 40% del tiempo total.
La actividad de reporte, ejecutada continuamente a través de la auditoría, así como las

actividades de seguimiento, por lo general, requieren el 10% del tiempo asignado cada una.
Una auditoría se realiza a solicitud y en beneficio de un cliente de auditoría. Este es quien
designa al auditor o equipo de auditores para ejecutar la auditoría; en ambos casos, existirá
un auditor líder a cargo de toda la auditoría. El auditor líder recibirá instrucciones del
cliente de auditoría y deberá seguir los procedimientos del cliente.
1.1. Inicio de la auditoría

1.1.1. Generalidades
Cuando se comienza una auditoría, la responsabilidad de llevarla a cabo de principio a
fin es, enteramente, del auditor líder.
Además se debe tener en cuenta las etapas de la figura 1; sin embargo, la secuencia
puede diferir dependiendo de la organización auditada, los procesos y otras
circunstancias de la auditoría.
1.1.2. Contacto inicial con la organización auditada

El contacto inicial con la organización auditada puede ser formal o informal y estará a
cargo del líder del equipo auditor.
Los objetivos del contacto inicial con la organización a ser auditada son los siguientes:
• Establecer comunicación con los representantes de la organización auditada.

• Confirmar la autoridad para la realización de la auditoría.
• Recopilar información sobre los objetivos, alcance y métodos de auditoría, así
como informar la composición del equipo auditor y los expertos técnicos en caso
sea necesario.
• Solicitar acceso a documentos y registros relevantes para propósitos de
planificación de auditoría.
• Determinar requisitos legales y contractuales aplicables a las actividades y
productos del auditado.
• Confirmar el acuerdo con la organización auditada en lo referente al grado de
divulgación y tratamiento de la información confidencial.
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• Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la programación de fechas.

• Determinar cualquier requisito específico de la locación en cuanto a acceso,
seguridad, salud y seguridad, entre otros.
• Llegar a acuerdos sobre la participación de observadores y la necesidad de guías
para el equipo auditor.
Antes de comenzar a recopilar toda la información requerida para una auditoría, el
auditor líder debe establecer, con acuerdo del cliente de auditoría, la siguiente
información clave:
1. La información de la organización a ser auditada
2. El objetivo de la auditoría
3. El alcance de la auditoría
4. Los criterios de auditoría
En el caso de auditorías de certificación, estas son realizadas como resultado de un

contrato acordado entre una entidad de certificación y una organización.
La mayor parte de la información requerida para planificar la auditoría será descubierta

durante el proceso de revisión del contrato. Igualmente, las fechas serán acordadas
entre la gerencia del auditado y el administrador del programa de auditoría. Por tanto,
en el caso de auditorías de tercera parte, la información para el líder del equipo de
auditoría normalmente incluye:
1. fechas
2. duración
3. tamaño y composición del equipo
Una vez establecidos los tres puntos anteriores, el auditor puede comenzar a recopilar
la información requerida para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
El alcance de la auditoría detalla los límites de la auditoría en términos de:
• Instalaciones a ser auditadas

• Partes de la organización a ser cubiertas
• Productos cubiertos por el sistema de auditoría
Los criterios de auditoría pueden ser definidos en:
• Una norma
• Especificación contractual
• Documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Habiendo obtenido las instrucciones del cliente a fin de planificar y preparar una
auditoría, el auditor líder debe establecer la siguiente información acerca de la
organización a ser auditada:
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1. Actividades que realiza la organización
2. Complejidad de las operaciones

3. Tamaño de la organización
4. Información relevante adicional disponible, tales como:
• Resultado de auditorías de segunda o tercera parte realizadas
• La percepción de la organización sobre su capacidad de cumplir los
requerimientos específicos de SO&S o normas que deben ser auditadas.
5. De ser posible, el manual del SGSST o su equivalente puede ser suministrado con
antelación para permitir que la auditoría de suficiencia sea realizada. Si esto no se
diese, entonces, al comienzo de la auditoría se considerarán las medidas para
confirmar su eficacia y planificar la forma en que se recopilará la evidencia objetiva
de cumplimiento.
Todo lo anterior puede ser establecido mediante comunicaciones previas a la auditoría,
tales como conversaciones telefónicas, correos electrónicos, visitas de enlace o por
cualquier otro medio de comunicación. Normalmente, será una combinación de varios
de estos medios.
A los auditores líderes, que preparan la auditoría se les recomienda, como aspecto
clave, la posibilidad de realizar una visita previa a la auditoría.
Dicha visita da la oportunidad de recolectar información, así como permitir al auditor
evaluar físicamente el tamaño y la complejidad de la organización a ser auditada.
También propicia el establecimiento de una conexión entre el auditor y la dirección del
área para hablar de la auditoría y eliminar el miedo natural a esta, a través de la
explicación de la forma en la que se ejecutará y reportará.
La visita previa a la auditoría también representa una excelente oportunidad para
prevenir muchos problemas que se pueden presentar durante esta. La identificación de
tales problemas se logrará mediante la discusión abierta de ejemplos o casos con el
representante de la gerencia y solicitando su cooperación.
El auditor puede discutir después estos aspectos con otros gerentes, lo que ayudará a
garantizar un proceso concreto, correcto, fluido y sin obstrucciones, durante la auditoría.
La situación más difícil ocurrirá cuando la organización a ser auditada tenga un SGSST
no documentado (informal). En tal contexto, el auditor debe establecer de alguna
manera (normalmente por medio de preguntas) la forma cómo funciona el SGSST y la
forma en la que se maneja y controla.
Probablemente existirá alguna documentación del sistema, tal como organigramas,
formatos o instrucciones simples que permitan dilucidarlo.
En el caso de sistemas informales, la investigación previa a la auditoría debe ser más
detallada, tal es así que a los auditores que realicen dichas auditorías se les recomienda
preparar listas de verificación completas y basadas en los resultados de esta
investigación.
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1.1.3. Determinar la viabilidad de la auditoría

La viabilidad de la auditoría debe ser determinada a fin de dar una confianza razonable
de que los objetivos de dicha auditoría pueden ser alcanzados. Para fijarla debe tener
en cuenta factores, tales como la disponibilidad de lo siguiente:
• Información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría
• Cooperación adecuada por parte del auditado
• Tiempo y recursos adecuados para la realización de la auditoría
Cuando la auditoría no resulta viable, se deberá proponer una alternativa al cliente
1.1.4. Preparación de actividades de auditoría

A. Revisión de documentos en preparación de auditoría
La documentación relevante del SGSST del auditado, debe ser revisada con el fin de
lograr lo siguiente:
• Reunir información para preparar actividades de auditoría y documentos de trabajo
aplicables.
• Establecer una visión general del grado de documentación del SGSST para detectar
posibles vacíos.
Lo documentación debería incluir documentos y registros del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo, y reportes de auditorías previas. La revisión de
documentos tendrá en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad del sistema de
gestión y organización del auditado, así como los objetivos y alcance de la auditoría.
Los auditores verificarán si la información entregada en los documentos está:
• Completa (todo el contenido esperado se encuentra en el documento).
• Correcta (el contenido está conforme con otras fuentes confiables, tales como
normas y regulaciones).
• Consistente (el documento es consistente consigo mismo y con documentos
relacionados).
• Actualizada (el contenido está actualizado).
Los documentos que están siendo revisados cubren el alcance de auditoría y proveen
suficiente información para soportar los objetivos de esta.
La revisión de los documentos puede dar una indicación de la efectividad del control
de documentos dentro del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional del
auditado.
B. Preparación del plan de auditoría

El líder del equipo auditor debe preparar un plan de auditoría basado en la información
que contiene el programa de auditoría y la documentación entregada por la
organización auditada. Dicho plan considerará el efecto de las actividades de auditoría
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en los procesos de la organización a ser auditada y proveerá la base para el acuerdo

entre el cliente de auditoría, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de
la auditoría.
El fin de diseñar un plan de auditoría es que este facilite la programación y coordinación
eficiente de las actividades de auditoría, a fin de alcanzar sus objetivos.
La cantidad de detalle entregado en el plan de auditoría reflejará el alcance y
complejidad de la auditoría en sí. Por tal motivo, al elaborar el plan, el líder del equipo
auditor considerará lo siguiente:
• Técnicas de muestreo apropiadas.
• Composición del equipo auditor y su competencia colectiva, la
competencia individual de los auditores es diferente a la colectiva.
• Riesgo creado por la auditoría para la organización.
El tamaño y contenido del plan de auditoría pueden diferir, por ejemplo, entre la auditoría
inicial y las auditorías de mantenimiento siguientes, así como también entre auditorías
internas y externas. Lo importante en el plan de auditoría es que este sea lo
suficientemente flexible para permitir cambios que pueden surgir durante el progreso
de las actividades de auditoría.
Un plan de auditoría debe cubrir lo siguiente:
• Objetivos de la auditoría.
• Alcance de auditoría, que incluye la identificación de las unidades
organizacionales y funcionales, así como los procesos a ser auditados.
• Criterios de auditoría y cualquier documento de referencia.
• Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría a
realizar, incluyendo reuniones con la gerencia del auditado.
• Métodos de auditoría a utilizar, que incluye el grado de muestreo requerido para
obtener suficiente evidencia de auditoría.
• Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como de los
guías y observadores.
• Adjudicación de recursos.
El plan de auditoría debe ser revisado y aceptado por el cliente de auditoría y debería
ser presentado al auditado. Cualquier objeción, por parte de este último, al plan de
auditoría, será resuelta entre el líder del equipo auditor y el cliente de auditoría.
C. Asignación de trabajo al equipo auditor

El líder del equipo auditor, en coordinación con su equipo, asignará a cada uno de los
miembros de este la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas
o actividades específicas. Tales asignaciones tendrán en cuenta la necesidad de
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independencia y competencia de los auditores, el uso eficaz de los recursos, las

diferentes funciones y responsabilidades de los auditores.
Cabe aclarar que es posible realizar cambios en la asignación de estas tareas a medida
que la auditoría se va llevando a cabo, con el propósito de asegurar que se cumplan los
objetivos.
D. Preparación de los documentos de trabajo

Los miembros del equipo auditor revisarán la información relacionada con las tareas
asignadas por al auditor líder y, basados en esta, prepararán los documentos de trabajo
que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría.
Tales documentos de trabajo pueden incluir:
• Listas de verificación.
• Planes de muestreo de auditorías.
• Formatos para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de
auditoría y registros de las reuniones.
El uso de listas de verificación y formatos de auditoría no debe restringir la extensión de
las actividades de esta, que pueden cambiarse como resultado de la información
recopilada durante la auditoría, siendo estas flexibles.
1.1.5. Realización de actividades de auditoría

A. Reunión de apertura
Los objetivos de la reunión de apertura son:
• Confirmar que todas las partes involucradas estén de acuerdo con el plan de
auditoría (auditado, equipo auditor).
• Presentar al equipo auditor.
• Asegurar que se lleven a cabo todas las actividades de auditoría planeadas.
Se debe llevar a cabo la reunión de apertura con la alta dirección del auditado o cuando
sea apropiado con aquellos responsables de los procesos que se van a auditar. Durante
la reunión de apertura se debería dar la oportunidad de hacer preguntas.
El grado de detalle debe ser consistente con la familiaridad del auditado y con los
procesos. En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas para organizaciones
pequeñas, la reunión de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se
está realizando una auditoría y explicar la naturaleza de la misma.
Para otras situaciones de auditoría, la reunión inicial puede ser formal o guardar los
registros de asistencia. La reunión debe ser presidida por el líder del equipo auditor y
se deberá tener en cuenta los siguientes elementos:
• Presentación de los participantes, incluyendo observadores y guías, y una
generalidad de sus roles y funciones.
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• Confirmación de los objetivos, alcances y criterios de auditoría.

• Confirmación del plan de auditoría con el auditado, tales como la fecha
y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia del equipo auditor y
la gerencia del auditado y los cambios de última hora.
• Presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el informar
al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la información
disponible de la organización, de ahí la importancia de la muestra.
• Presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar, para
la organización, la presencia de los miembros del equipo auditor.
• Confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el
auditado.
• Confirmación del idioma a usar durante la auditoría.
• Confirmación de que, durante la auditoría, el auditado será constantemente
informado del progreso de esta.
• Confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor
están disponibles.
• Confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la
información.
• Confirmación de procedimientos relevantes de seguridad y salud en el trabajo y
los procedimientos de emergencia para el equipo auditor.
• Información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo
su calificación.
• Información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la
auditoría.
• Información acerca de la reunión de cierre.
• Información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la
auditoría.
• Información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por
parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo
quejas y apelaciones.
B. Revisión de documentos durante la ejecución de auditoría

La documentación del auditado debería ser revisada durante la ejecución de la auditoría
para:
• Determinar la conformidad del sistema, en cuanto a su documentación, con los
criterios de auditoría.
• Recopilar información para soportar las actividades de auditoría.
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• La revisión puede estar combinada con otras actividades de auditoría y puede

continuar a lo largo de la misma, en tanto no vaya afectando la efectividad en la
realización de la auditoría.
Si no se puede proveer documentación adecuada durante el periodo de tiempo dado
en el plan de auditoría, el líder del equipo auditor informará este hecho a la persona que
gestiona el programa de auditoría y al auditado.
Dependiendo de los objetivos y alcances de la auditoría, se tomará una decisión
respecto a si esta debe continuar o suspenderse hasta que se solucionen las
dificultades con la documentación.
C. Comunicaciones durante la auditoría

Durante la auditoría puede ser necesario definir canales de comunicación entre el
equipo auditor, el auditado o el cliente de auditoría.
El equipo de auditoría se reunirá periódicamente para intercambiar información, evaluar
el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los miembros del equipo auditor,
según resulte necesario.
Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debe comunicar permanentemente el
avance y cualquier duda que pueda tener al auditado y al cliente de auditoría, según
sea el caso.
La evidencia recolectada durante la auditoría, que sugiera un riesgo significativo
inminente para el auditado, será reportado sin demora al auditado y, cuando sea
apropiado, al cliente de auditoría.
Cuando la evidencia de auditoría disponible indique que no se pueden alcanzar los
objetivos de la misma, el líder del equipo auditor reportará las razones al cliente de
auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Dichas acciones
pueden incluir la reconfirmación o modificación del plan de auditoría: cambios a los
objetivos o alcance de la auditoría, o finalización de la misma.
Cualquier cambio al plan de auditoría que se pueda hacer durante el progreso de las
actividades de auditoría, deberá ser revisado y aprobado, si es apropiado, tanto por la
persona que gestiona el programa de auditoría como por el auditado.
D. Recolección y verificación de información

Durante la auditoría, la información relacionada con los objetivos, alcance y criterios
debe ser recolectada por medio del muestreo apropiado y ser verificada. Solo la
información verificable será aceptada como evidencia de auditoría. De esta manera, la
evidencia que conduce a hallazgos de auditoría será registrada.
La figura 2 muestra el proceso de recolección de información hasta llegar a las
conclusiones de la auditoría.
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Fuente de información
Recolección por medio de muestreo adecuado
Evidencia de auditoría
Evaluación contra los criterios de auditoría
Hallazgo de auditoría
Conclusiones de la auditoría
Figura 2 . Proceso para recolectar y verificar información de auditoría

Fuente.
Fuente Elaboración propia
Entre los medios para recolectar información, se tienen los siguientes:

• Entrevistas
• Observaciones
• Revisión de Documentos en donde se incluyen los registros
E. Generación de los hallazgos de auditoría

La evidencia de auditoría deberá ser evaluada contra los criterios de la misma, a fin de
determinar si los hallazgos revelan conformidad o no conformidad contra los criterios de
esta.
Cuando el plan de auditoría así lo especifique, los hallazgos individuales de auditoría
incluirán también las conformidades y las buenas prácticas junto con su evidencia de
soporte, oportunidades de mejora y recomendaciones para el auditado.
Las no conformidades y el soporte de evidencia de auditoría serán registradas (algunas
de estas no conformidades pueden estar clasificadas) y revisadas con el auditado, a fin
de obtener reconocimiento de que la evidencia de auditoría es correcta y que las no
conformidades son entendidas.
El equipo de auditoría debe reunirse periódicamente durante la auditoría para revisar
los hallazgos de esta.
F. Preparación de conclusiones de auditoría

El equipo auditor mantendrá una reunión antes del cierre con el objetivo de lograr lo
siguiente:
• Contrastar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada,
17
recopilada durante la auditoría, frente a los objetivos de la misma.

• Llegar a un acuerdo entre el equipo auditor respecto a las conclusiones, para
ello se tendrá en cuenta la incertidumbre inherente en el proceso de auditoría.
• Preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan de auditoría.
• Discutir el seguimiento a la auditoría.
Las conclusiones de auditoría pueden tratar temas como:
• El grado de conformidad con los criterios de la auditoría y la madurez del SGSST,

incluyendo su efectividad para cumplir con los objetivos establecidos.
• La efectiva implementación, mantenimiento y mejora del SGSST.
• Consecución de los objetivos de auditoría, cubrimiento del alcance de la
auditoría y del cumplimiento.
• Causa raíz de los hallazgos, si está especificado en el plan de auditoría.
• Hallazgos similares encontrados en diferentes áreas auditadas con el propósito
de identificar tendencias.
G. Reunión de cierre
Se debe llevar a cabo una reunión de cierre dirigida por el líder del equipo auditor, para
presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría.
Los participantes de la reunión de cierre incluirán la gerencia del auditado y, cuando

sea apropiado, aquellos responsables de las funciones o procesos que han sido
auditados.
Durante la reunión de cierre, se debe explicar al auditado lo siguiente:
• La prevención respecto a que la evidencia de auditoría tomada se basa en una

muestra de la información disponible.
• El método de reporte.
• El proceso de manejo de hallazgos de auditoría y las posibles consecuencias.
• La presentación de los hallazgos y las conclusiones de auditoría de manera tal
que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.
• Cualquier actividad posterior a la auditoría como, por ejemplo, implementación
de acciones correctivas, manejo de quejas de auditoría, proceso de apelación.
Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoría o a las conclusiones
entre el equipo auditor y el auditado, deberán discutirse y, si es posible, resolverse. De
no solucionarse se registrarán las dos opiniones.
Es posible, también, presentar recomendaciones de mejora.
1.1.6. Preparación y distribución del reporte de auditoría

A. Preparación del reporte de auditoría
El líder del equipo auditor deberá reportar los resultados de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditoría de la organización auditada.
18
El reporte de auditoría proveerá un registro completo, exacto, conciso y claro de la

auditoría y debe incluir lo siguiente:
• Objetivos de la auditoría.
• Alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la
organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados.
• Identificación del cliente de auditoría.
• Identificación del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditoría.
• Fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría.
• Criterios de auditoría.
• Hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada.
• Conclusiones de la auditoría.
• Declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría.
B. Distribución del reporte de auditoría

El reporte de auditoría debe ser emitido dentro de un periodo de tiempo acordado. En
caso de demoras, las razones serán comunicadas a la persona que gestiona el
programa de auditoría.
Respecto a la presentación de este reporte, se indica que el documento estará fechado,

revisado y aprobado, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría.
Una vez aprobado será distribuido a los receptores designados en los procedimientos
o plan de auditoría.
1.1.7. Finalización de auditoría

La auditoría finaliza cuando todas las actividades de esta hayan sido realizadas.
Las lecciones aprendidas a partir de la auditoría deberán ser incluidas en el

proceso de mejora continua del SGSST de las organizaciones auditadas.
1.1.8. Seguimiento auditoría

Dependiendo de los objetivos de la auditoría, las conclusiones mismas pueden indicar
la necesidad de acciones correctivas o preventivas. Por lo general, tales acciones son
decididas y ejecutadas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado.
El auditado mantendrá informados tanto a la persona que gestiona el programa

de auditoría como al equipo auditor acerca del estatus de la implementación de
las acciones preventivas y correctivas.
La finalización y efectividad de las acciones de seguimiento deben ser verificadas e

incluso podrían ser parte de una auditoría posterior.
19
II. Lista de verificación
2.1. Generalidades
Las listas de verificación son una herramienta muy útil para el auditor, siempre y cuando
hayan sido preparadas específicamente para la actividad donde se va a emplear. El uso
incorrecto de una lista de verificación puede tener efectos perjudiciales en el desarrollo de
la auditoría.
El propósito de una lista de verificación es recordar al auditor qué información debe ser
obtenida y qué hechos deben ser verificados durante la auditoría. Bajo ningún concepto,
esta lista puede ser usada como un cuestionario aplicado al auditado y en donde se
marquen sus respuestas, como una especie de check list. La creación de cuestionarios
de auditoría es contraproducente, ya que esto puede disminuir la visión del auditor y
reducir la efectividad de la comunicación. Recuerde que la lista de verificación es
únicamente una guía y que una auditoría efectiva no se basa en listas de verificación
únicamente. Sin embargo, es innegable las ventajas que acarrea su uso (se reitera,
siempre y cuando esté correctamente diseñada y aplicada); por ejemplo, son de utilidad
para refrescar la memoria de los auditores inexpertos, sobre todos los «puntos de control»
de suma importancia.
En el caso de auditores expertos, las listas de verificación realmente útiles son aquellas
que utilizan procedimientos y otros documentos específicos del SGSST de la organización,
porque servirán para llamar la atención del auditor sobre los principales puntos de control.
2.1.1. Listas de verificación para auditoría de sistemas de gestión
de seguridad y salud informales
Vale la pena mencionar que aún los auditores más experimentados asumirán la
preparación de listas de verificación exhaustivas, en el caso de auditorías conducidas
con criterios diferentes a aquellos normalmente utilizados por dicho auditor.
Una lista de verificación para el auditor de un sistema informal puede ser preparada
con los criterios de auditoría que se tengan a la mano; por ejemplo, luego de haber
recopilado suficiente información sobre la forma en la que la organización gestiona la
seguridad y la salud en el trabajo, mediante comunicaciones y visitas anteriores a la
auditoría y utilizando cualquier procedimiento, instrucción de trabajo, descripciones de
puesto, formatos u otros documentos que puedan tener disponibles.
20
2.2. Preparación de las listas de verificación

Una forma de preparar las listas de verificación es utilizar el criterio de auditoría, ya sea
con la norma OHSAS 18001:2007, un reglamento, un procedimiento, entre otros. Una
manera para transformar el requisito de auditoría es convertirlo en pregunta. Vea el ejemplo
que se muestra a continuación:
“Las auditorías serán llevadas a cabo por auditores adecuadamente entrenados”
Se convierte en:
¿Cuáles son los requisitos de entrenamiento para auditores?
En la práctica, las preguntas servirán para que el auditor recuerde la información que debe
ser buscada. Las afirmaciones no deben ser consideradas como preguntas para ser
formuladas, sino como inquietudes que capturan la esencia de los requerimientos y puntos
de control.
Se recomienda que el formato de las listas de verificación esté diseñado para que se pueda
registrar la información obtenida durante la auditoría. Los detalles sobre personas
entrevistadas, artículos, equipos, documentos, entre otros elementos verificados también
deben ser registrados junto con cualquier otra observación pertinente.
De esta manera, las listas de verificación, en algunas organizaciones, se consideran como
registros de auditoría que complementan los reportes de no conformidad, especificando
también los aspectos positivos de la organización. Como tal, las listas de verificación
pueden reemplazar las notas provisionales del auditor tomadas durante la auditoría.
Por sus características, las listas de verificación fungen de «organizadoras» de las
anotaciones, convirtiéndose así en una parte clara y legible del reporte de auditoría.
Muchas organizaciones requieren que las listas de verificación diligenciadas formen parte
del reporte de auditoría.
Las listas de verificación detalladas, con todas las anotaciones hechas durante la auditoría,
pueden convertirse en información muy útil para la planificación de auditorías posteriores
en la misma área.
De ninguna manera, se deben ver las listas de verificación como documentos rígidos, todo
lo contrario, los auditores plantearán un enfoque creativo para el uso de las listas de
verificación y modificarlas cuando se presente la necesidad de revisar áreas adicionales.
Otro uso que se les da a las listas de verificación es ayudar con la administración del
tiempo. El auditor podrá controlar aquel tiempo utilizado en los aspectos resueltos y, en
consecuencia, fijar el ritmo para distribuirlo de manera productiva.
Es común que las listas de verificación elaboradas incluyan los tiempos que el auditor
supone necesitará para la realización de la auditoría, aunque esto son orientadores. Luego,
durante la auditoría, se puede registrar el tiempo real gastado, acción que permitirá al
auditor controlar el paso de la auditoría y hacer las correcciones necesarias.
Con el transcurrir del tiempo, la lista de verificación permitirá al auditor una precisa
administración de los tiempos.
21
Recordar
La lista de verificación es una ayuda de memoria, un

instrumento para recordar al auditor los puntos de control. Por
ello, este debe utilizar la lista de verificación flexiblemente, es
decir, no por cumplir con la lista de verificación, va a dejar de
seguir la pista de la auditoría.
Otra forma de utilizar las listas de verificación es incluir en estas los documentos del
sistema de gestión a auditar e incluso los registros que el auditor debe verificar durante la
auditoría.
2.2.1. Listas de verificación para auditorías internas

Las listas de verificación para auditorías internas se elaboran siguiendo los mismos
criterios que para las externas, la diferencia se centra en que para las internas los criterios
de auditoría, que son un input importante para la elaboración de las listas de verificación,
son específicamente elementos del SGSST de la organización y esto hace que sean solo
para cada organización. A continuación, se presentan dos ejemplos de listas de
verificación
Empresa Departamento / Actividad

Reporte N.o
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo
Puntos de control Comentarios del

OHSAS 18001
Procedimiento
Cláusula de
auditor
Tiempo
Ítem
1 4.3.1 P.01 Verifique la disponibilidad y el estado de edición del

siguiente procedimiento de peligro y riesgo.
2 Este cubre:
• ¿Actividades rutinarias y no rutinarias?
• ¿Actividades para todo el personal incluyendo
subcontratistas y visitante?
• ¿Todas las dependencias en el lugar de
trabajo?
• ¿Se consideran los resultados al fijar los
objetivos?
• ¿Se tiene actualizada la información?
3 La identificación del peligro y la evaluación de

riesgos son:
• ¿Definidas con respecto al alcance, naturaleza
y oportunidad?
22
Empresa Departamento / Actividad

Reporte N.o
Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo
4 Permiten:
• ¿La clasificación del riesgo?
• ¿La identificación de riesgos a ser eliminados o
controlados?
5 La evaluación es:
• ¿Consistente con la experiencia operacional y
la capacidad de los métodos empleados para
control de riesgos?
6 Contribuye a:
• ¿La determinación de los requerimientos de la
organización?
• ¿La identificación de necesidades de
entrenamiento?
• ¿Al desarrollo del control operacional?
7 Contribuye a:
• ¿El monitoreo de las acciones para garantizar
su eficacia y su oportunidad de
implementación?
Auditor: Fecha: Firma:
Tabla 1 . Ejemplo de lista de verificación de elementos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Hoja de resumen de revisión
Empresa: Reporte de auditoría N°:
Requerimiento Comentarios
Procedimientos
Manual de SST
OHSAS 18001
Instrucciones
Cláusula de
de Trabajo
Otros
4.1 Requerimientos generales
4.2 Política del sst
4.3.1 Identificación de peligros y evaluación de

riesgos
4.3.2 Requerimientos legales y otros
4.3.3 Objetivos y programas de gestión del sst
4.4.1 Estructura y responsabilidad
23
Hoja de resumen de revisión
Empresa: Reporte de auditoría N°:
Requerimiento Comentarios
Procedimientos
Manual de SST
OHSAS 18001
Instrucciones
Cláusula de
de Trabajo
Otros
4.4.2 Entrenamiento, conocimiento y
competencia
4.4.3 Consulta y comunicación
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de documentos y datos
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Preparación y respuesta a emergencia
4.5.1 Monitoreo y medición del desempeño
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.5.3 Accidentes, incidentes, no

conformidades, acciones correctivas y
preventivas
4.5.4 Registros y control de registros
4.5.5 Auditoría
4.6 Revisión por la dirección
Comentarios:
Auditor: Firma: Fecha:
Tabla 2 A.
A. Lista de verificación para revisión de la documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo (auditoría de suficiencia)
24
Actividad n.°1
Elaboraci ón d e l istas de v erif icaci ón

Esta actividad requiere que cada uno de los participantes produzca y elabore una lista de
verificación que permita al futuro auditor evaluar completamente la manera en la que una
organización ha manejado la cláusula, incluyendo su implementación práctica como parte del
SGSST. Esto significará que los puntos como responsabilidades, entradas, salidas, registros y
manejo del cambio deberán ser considerados como parte de la lista de verificación. Donde
sea relevante, las interfaces entre la cláusula y otras partes del sistema deberán también ser
consideradas.
El participante tendrá que elegir una de las cláusulas que se indican a continuación para
elaborar la lista de verificación. Se debe utilizar los formatos presentados en las páginas 25,
26 y 27 como ejemplo en el texto de la unidad.
• Cláusula 4.3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de
controles
• Cláusula 4.4.6. Control operacional
• Cláusula 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño
• Cláusula 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción
preventiva
25
III. Enfoque de auditoría:

aspectos psicológicos y
comunicaciones
3.1. Generalidades
Una auditoría es esencialmente un ejercicio de recolección de información, en el cual el
auditor busca evidencia de cumplimiento de los criterios de esta.
Esta información se recolecta en la interacción con el personal de la organización
auditada. La mayoría de la información se establecerá a través de entrevistas con el
personal. Los documentos, aunque son importantes porque contienen instrucciones,
criterios, requerimientos y registros que proveen evidencia, simplemente soportarán la
información obtenida a través de esas entrevistas.
Por lo dicho anteriormente, se llega a la conclusión de que las entrevistas y las relaciones
entre el auditor y los auditados son de suma importancia para cumplir con los objetivos
de la auditoría. Considérese también que las auditorías siempre son vistas por los
auditados como evaluaciones a su trabajo y, por lo tanto, siempre está la posibilidad de
salir mal en la evaluación. En consecuencia, el auditor puede ser visto como una
amenaza y la auditoría como una actividad de confrontación.
3.2. Comunicaciones
3.2.1. El proceso de la comunicación
La comunicación humana es un proceso complejo compuesto por dos elementos
básicos:
• El aspecto mecánico y cuantitativo de entregar y recibir la información.
• El aspecto orgánico y subjetivo de suma importancia que incluye conocimiento,
perspectiva, emociones y actitudes.
El aspecto mecánico está relacionado con el aspecto de transmisión de información
que utiliza sonidos, semántica y articulación.
26
El segundo aspecto es un proceso social; este abarca un intercambio de información

entre un emisor y un receptor.
3.2.2. Comunicación
La comunicación está compuesta por:
• información
• ideas
• actitudes
Los hechos y los sentimientos están intrínsecamente mezclados.
Se puede, entonces, especificar que la comunicación es:
• Percepción o interpretación de la información recibida de nuestro ambiente.
• Expectativa o satisfacción potencial de las aspiraciones.
• Valores y necesidades de una persona.
• Compromiso o reacción y respuesta hacia una meta establecida.
A. Barreras a la comunicación efectiva

Los seres humanos somos combinaciones de elementos físicos,
intelectuales y emocionales. Para que la comunicación sea efectiva es necesario tener
en cuenta estos tres elementos en cualquier proceso de comunicación.
1. Barreras físicas
Son aquellas que afectan la atención y comodidad del receptor. Incluyen deseos
físicos, hambre, sed, descanso, entre otros, también incluyen el aspecto ergonómico
del ambiente, temperatura, ventilación, iluminación, calidad de impresión.
Si el límite tolerable es excedido, la atención disminuye y, entonces, se fija una barrera
física.
2. Barreras intelectuales
El canal intelectual está referido al «significado» de la comunicación. Este es tipificado
en la necesidad de una estructura de la idea y, sobre todo, una estructura simplificada
de la idea. Una necesidad humana básica es buscar significado, patrón, razón, orden
y sentido. Ignorar esto en el diseño del patrón de comunicación es crear una barrera
intelectual al entendimiento.
3. Barreras emocionales
Son las más importantes y complejas de las barreras de la comunicación, ya que los
sentimientos y actitudes varían en su intensidad y combinación. Ellos pueden crear
resistencia o concepción errada si se ignora la percepción de las necesidades
humanas. Esto quiere decir que el emisor debe saber qué espera ver u oír del receptor.
Las barreras emocionales o psicológicas son creadas con mucha facilidad, pero son
27
difíciles de eliminar.
Los auditores deben conocer estas barreras y esforzarse no solo en evitar crearlas,
sino también en encontrar la forma de eliminar o neutralizar las ya existentes.
B. Creación de un clima para comunicaciones efectivas

Se ha insistido en la idea de dejar de ver la auditoría como un ejercicio negativo que
solo pretende encontrar errores. Esta se debe enfocar con una actitud positiva y con
una visión para lograr resultados positivos.
El auditor debe, por consiguiente, adoptar una actitud amistosa, útil, y constructiva.
Además, antes de iniciar la auditoría, tratar de hacer que el auditado se sienta cómodo.
Tal efecto se puede lograr más fácilmente explicándole detalladamente al auditado el
propósito de la auditoría y lo que se espera alcanzar con ella.
Por supuesto es difícil explicar que el auditado no está siendo examinado ni criticado,
ya que, después de todo, el resultado de la auditoría bien puede culminar con algún
reporte de no conformidad, el cual puede parecer una crítica severa al auditado si se
escribe en forma desconsiderada. Por tanto, es importante explicar el proceso al
auditado para asegurarse que no haya sorpresas, que las observaciones de la
auditoría serán comunicadas y que todos los hallazgos se acordaron basados en los
hechos.
Muchos auditores descuidan explicar actos sencillos como la toma notas. El tomar
notas sin una aclaración previa puede crear hostilidad por parte del auditado, pues
crea en él una seria barrera de naturaleza psicológica, ya que el auditado podría
preguntarse « ¿qué escribe el auditor?»
Siempre explique la necesidad de tomar notas (los auditores tienen que tomar notas,
ya que tienen mucho que recordar), obtenga permiso del auditado para tomarlas y
asegúrele que el auditado tendrá la oportunidad de revisar sus notas. En efecto, el
auditor no va a reportar nada que no pueda comentarle a su auditado.
Los auditores deben ser conscientes que, desde su ingreso a las instalaciones de la
organización auditada, su comportamiento, gestos y afirmaciones están siendo
observadas y decodificadas por los auditados. Por tanto, los auditores deben poner
atención y tener bajo control todos los mensajes que emitan. Esto no solo requiere de
excelente disciplina sino también de, por lo menos, un entendimiento básico de los
componentes del proceso de comunicación.
El objetivo es crear un clima apropiado para la comunicación, donde tanto el auditor
como el auditado se sientan cómodos y tranquilos para propiciar las inexistencias de
barreras que impidan el proceso de comunicación.
Cuando planifique una auditoría siempre considere el tiempo extra que puede ser
necesario para romper las barreras de la comunicación.
Cuando se discute la gestión del proceso de la auditoría, se enfatiza sobre la
importancia de establecer una buena relación con el auditado y un espíritu de
cooperación que debe existir. Idealmente, los auditados deben sentir que ellos y los
28
auditores son un equipo con una meta común.

En su esfuerzo para crear un clima adecuado para comunicaciones efectivas, los
auditores deben considerar los siguientes factores que pueden afectar las
comunicaciones:
1. Espacio
Escoja un espacio correcto donde tanto el auditor como el auditado se sientan
cómodos y en el que se pueda encontrar un mínimo de distracciones físicas.
Esto incluye un plan adecuado de ubicación de las personas que contribuirá a crear
espíritu de equipo.
Lo ideal es que el auditor y el auditado se sientan en el mismo lado del escritorio o
mesa. No sería buena idea que se sentarán en lados opuestos del escritorio, ya que
sicológicamente este escritorio no solo funge como pared de ladrillo o barricada entre
el auditor y el auditado, sino que sería difícil que lean juntos los documentos. Por ello,
se recomienda tener una mesa redonda para discusiones de grupo.
Escoger el espacio correcto incluye considerar factores como dónde se sentiría seguro
el auditado; dónde podrá este tener fácil acceso a la información requerida
(documentos, registros). Todas estas consideraciones indicarían en la mayoría de los
casos, el lugar de trabajo propio del auditado como la mejor ubicación.
2. Tiempo
Mientras planifica la auditoría, el auditor debe tener en cuenta lo siguiente:
• Una auditoría no debe comenzar justo en la hora en que la organización auditada
comienza su día laboral. Deje suficiente tiempo para que el auditado puedan
revisar sus asuntos más urgentes del día. Esto les dará tranquilidad para el
desarrollo de la auditoría.
• Nunca llegué al área del auditado con mucha antelación a la hora programada. Si
usted llega media hora antes, el mensaje es: «Vine para sorprenderlo infraganti».
El tiempo apropiado para llegar es unos pocos minutos antes con el fin de
encontrar el lugar donde se realizará la reunión de apertura o el área en donde se
realizará la auditoría.
• Al planear la auditoría tenga en cuenta los horarios acostumbrados para comidas,
descansos, entre otros tiempos de la organización a auditar. Programar
entrevistas muy cerca de la hora de salida puede causar incomodidad en el
auditado. Nunca obstruya los horarios diarios de las personas, ya que después de
todo, el auditado no se podrá concentrar si está pensando que va a perder la
movilidad de la empresa.
3. Contacto visual
En muchos países un alto contacto visual es extremadamente útil como indicación de
estar escuchando atentamente. Sin embargo, en algunas culturas no se recomienda el
contacto visual cercano, ya que puede ser ofensivo o visto como un acto de mala
29
educación e irrespeto. En diversos países, la gente es condicionada desde su niñez a

no mirar directamente a las otras personas. Si se presentase la situación de auditar a
personas con cargas culturales distintas a las del auditor, como la falta de contacto
visual, este debe de adaptarse y no sospechar que exista falta de cooperación o
intención de esconder algo.
4. Lenguaje corporal (gestos, actitudes, expresiones faciales)
El lenguaje corporal comunica una gran cantidad de información y también puede
permitirle al auditor obtener respuestas sin preguntas. Este tipo de lenguaje incluye
posturas, gestos y expresiones faciales.
La utilidad de que el auditor decodifique el lenguaje corporal radica en que la mayoría
de la gente utiliza inconscientemente dicho lenguaje y, por consiguiente, no controla el
mensaje enviado. De esta manera, con frecuencia, la gente dice una cosa y su lenguaje
corporal indica algo totalmente diferente.
El auditor que sea diestro en reconocer el mensaje enviado, obtendrá información
adicional. Además, deberá perfeccionar el control de su propio lenguaje corporal, con
el fin de evitar enviar mensajes que puedan impedir la comunicación.
Existen muchas señales dentro del lenguaje corporal que son comunes a todas las
culturas y, por ende, universales. Los ejemplos de estos mensajes incluyen, entre otros,
una sonrisa o un cuerpo desenvuelto indicando franqueza y honestidad.
El uso y preparación en lenguaje corporal es de gran importancia en ciertas profesiones;
algunos aspirantes son especialmente entrenados para dirigirse a la gente con un
cuerpo desenvuelto y actitud de confianza, un ejemplo de ello son políticos, profesores,
instructores, entre otros, que ven en este lenguaje una herramienta de interacción muy
eficaz.
Por otro lado, es necesario que todo auditor tenga presente que, dentro de las diferentes
culturas, algunos gestos son interpretados en forma totalmente diferente, por lo que es
necesario tener mucho cuidado.
Un simple cabeceo que, en la mayoría de países significa ‘sí’, en Bulgaria significa ‘no’
y viceversa. El gesto que en la cultura anglosajona significa ‘ok’, en Tunes significa ‘lo
mataré’ y en Japón significa ‘dinero’.
5. Lenguaje paralelo o paralenguaje
Este término genérico describe las condiciones relacionadas con las palabras
utilizadas. Incluye dialecto, velocidad, fuerza, suavidad, toses, entonación y otros
aspectos que pueden ser vistos como una obstrucción, pero que también tienen una
carga informativa importante. Un ejemplo de ello es notar la confianza o falta de ella por
parte del auditado en una auditoría.
6. Métodos para una comunicación efectiva
Toda comunicación debe tener como objetivo crear entendimiento y acción deductiva
hacia la dirección escogida.
Dado que la función del mensaje es obtener una respuesta y ejercer una acción,
30
entonces, el objetivo es el mensaje en sí mismo. Por consiguiente, los pasos para la

formulación de una comunicación efectiva son:
• Seleccionar y desarrollar un objetivo (¿cuál es el propósito?)
• Analizar a la audiencia (considere al receptor)
• Organizar y estructurar la idea (lógica secuencial de la concepción)
• Seleccionar el medio de entrega (proceso de transmisión)
• Generar una respuesta (alcance el objetivo).
Finalmente, debido a que el propósito del comunicador es obtener la aceptación de
una idea, entonces, la efectividad vendrá del desarrollo de la perspectiva del
comunicador.
El primer paso en el diseño de una comunicación exitosa puede bien ser descrito como
un paso atrás o afuera de la situación y ver la operación desapasionadamente.
El presentador se convertirá, en efecto, en una tercera persona capaz de analizar lo
siguiente:
• A él mismo
• Su actitud y comportamiento
• La audiencia
• La actitud y comportamiento de su audiencia
• La interacción entre todos estos
7. El arte de escuchar
Escuchar es un ingrediente esencial de un amplio rango de actividades laborales;
prestar atención a los problemas, recolectar información, asistir a reuniones, establecer
necesidades, etc. La mayoría de personas invierte entre 40 y 60% de su tiempo
escuchando.
Esta acción es particularmente importante para los auditores. La gente no habla
libremente con aquellos que no escuchan; no tiene sentido preguntar algo si cuando le
responden usted no está atento o está ocupado en otra cosa.
Escuchar es un arte difícil de perfeccionar. Existen algunas personas que saben
escuchar por naturaleza; mientras que otras se sienten extremadamente tranquilas
cuando les hablan.
Buenos escuchas son aquellos a quienes los demás vienen a contar sus
preocupaciones, problemas y miedos. A ellos los podemos llamar confesores de
nacimiento. Algunas personas tienen el don de saber escuchar y otras no, pero cada
una puede mejorar sus habilidades para escuchar.
Todos los que deseen llegar a ser buenos auditores deben esforzarse en mejorar la
habilidad de saber escuchar.
31
Sin embargo, un auditor que es un receptor efectivo, puede cosechar los siguientes
beneficios:
• Una mejor relación con una percepción más completa del punto de vista y los
problemas del auditado.
• Sus decisiones pueden ser tomadas, de acuerdo a la información completa.
• La solución de los problemas se obtienen más rápidamente.
C. Ayudas para escuchar en forma efectiva

• Eliminar distracciones
Los sonidos de fondo, disturbios, lugares circundantes incómodos, falta de
tiempo, una voz pasiva, palabras no familiares o ambiguas, todo esto puede
crear barreras para escuchar y entender. Tratar de hacer algo con relación a
estos aspectos en lugar de tolerarlos.
• Escuchar el contenido
Enfocarse en el contenido de lo que se está diciendo; si la presentación de
alguien es pobre, trate de compensar escuchando mejor en lugar de distraerse
por esta razón.
• Suspender el juicio
Esperar hasta haber recibido y entendido toda la información antes de evaluarla.
No saltar a conclusiones ni anularse mentalmente. Mantener una mente abierta.
• Escuchar los temas
Tratar de extraer las ideas principales de lo que se está diciendo, encontrar
conectores y relacionarlos a su propósito, conocimiento y experiencia propia.
No escuchar únicamente los hechos.
• Use tiempo libre
Según investigaciones, el promedio de personas piensan aproximadamente
cuatro veces más rápido de lo que hablan. Por ello, se recomienda utilizar el
tiempo libre para encontrarle sentido a lo que se está diciendo, en lugar de
permitir que su mente divague.
• Busque clarificación
Si no se ha entendido alguna parte de la exposición en la auditoría, siéntase con
total libertad de solicitar una repetición o una explicación adicional. Aproveche
los recesos para resumir lo que se ha dicho.
Esto le ayuda a mantener su concentración y le da una oportunidad para aclarar
cualquier malentendido.
1. Algunos malos hábitos que se deben evitar

• Fingir atención mientras la mente divaga.
• Preocuparse por otros asuntos.
32
• Escuchar sin observar, estar inquieto.

• Interrumpir al orador.
• Escuchar a medias las cosas que se quiere oír, mientras descartamos las
cosas que nos gustan o con las que no se está de acuerdo.
• Utilizar el tiempo de escuchar recolectando pensamientos y tenerlos listos
para la próxima oportunidad de hablar.
D. Planeando una comunicación verbal
Por consiguiente, el desarrollo de una comunicación efectiva exige:
1. Seleccionar y desarrollar un objetivo
• ¿Por qué va usted a hablar?
• ¿Quiere usted que algo se haga?
• ¿Quiere usted afectar la actitud de una persona?
• ¿Quiere usted reforzar un mensaje?
• ¿Quiere usted que a su vez la persona le entregue información?
2. Analizar su audiencia
Bien sea que su audiencia esté compuesta por una o veinte personas, la buena
comunicación se logra conociendo a su receptor, a su audiencia. Usted debe
considerar la edad de la persona, el conocimiento y la experiencia que el receptor tiene.
Usted también debe considerar los antecedentes sociales, religiosos o políticos ya que
ellos pueden tener un impacto significativo.
Pensando en las circunstancias psicológicas y físicas:
• ¿Están sus receptores esperando un mensaje?
• ¿Cómo afecta su duración, las responsabilidades, las ideas y los sentimientos del
receptor?
• ¿Están ellos subordinados a usted?
3. Organizar su mensaje
Esto puede ser desarrollado en la siguiente forma, considerando:
• atención
• interés
• discusión
• acción
4. Después estructurar el contenido
• Diríjase al nivel del receptor.
• Nunca hable con un volumen bajo a la gente.
33
• Cuando sea posible utilice la palabra «por ejemplo».

• Reconozca el conocimiento y experiencia previa del receptor.
• Sea cortés.
• Recuerde, en la mayoría de los casos, es usted quien requiere que una acción
sea tomada.
5. Preparar la presentación
Teóricamente, solo la charla improvisada no requiere ensayo pero, en cualquier caso,
siempre piense antes de hablar. Su inteligencia es el factor clave cuando conversa con
otra gente, su habilidad para percibir e interpretar circunstancias.
Estando mentalmente alerta y haciendo sus comentarios oportunamente, usted puede
controlar y dirigir la conversación.
6. Escuchar
Implícita en la evaluación y en el conocimiento del receptor o en la audiencia está la
habilidad para escuchar la comunicación –uno de los procesos más descuidados en la
comunicación. Escuchar no solo consiste en oír palabras, sino también en leer los
indicios o mensajes en lenguaje no verbal o paralelo, en tener presentes las actitudes y
emociones, y generalmente en practicar la empatía.
E. Importancia de la comunicación verbal
La comunicación verbal (por ejemplo hablar y escuchar) es la piedra angular de una
auditoría efectiva. Todos los seres humanos con mente abierta deben ser capaces de
admitir, así sea solo para ellos mismos, que deben mejorar sus habilidades de
comunicación oral. Este automejoramiento solo puede empezar si usted reconoce sus
propias fortalezas y debilidades, y toma la acción apropiada.
Se invita a usted a contestar las siguientes preguntas. Es para su propio beneficio
contestar honestamente.
1. Preguntas que indican fortalezas
¿Soy…?
• amigable
• sincero
• afable
• receptivo a las ideas
• abierto y honesto en mis respuestas
• calmado con extraño
• fácil de entender
• entusiasta
• observador
34
• interesado en escuchar
• imaginativo en mi método
¿Yo…?
• hablo claramente
• escucho cuidadosamente
• hago que los otros se sientan a gusto
• trato de ver el punto de vista de otros
• doy tiempo a los otros para hablar
• me aseguro de entender lo que otros quieren decir
• me preparo perfectamente
• siempre conozco mi objetivo
• entiendo con rapidez
• tengo una apariencia aceptable
• admito cuando estoy errado
2. Preguntas que indican debilidades
¿Soy…?
• impersonal
• desorganizado
• parcial
• distraído
• nervioso
• negativo
• intolerante
• fácilmente irritable
• perezoso
¿Yo…?
• monopolizo la conversación
• salto a conclusiones
• me vuelvo argumentativo
• me enfado con facilidad
• considero la crítica de mala manera
• evito situaciones problemáticas
35
• uso palabras o frases emotivas

• me falta concentración
• interrumpo a otros mientras hablan
F. Técnica para hacer preguntas
Las entrevistas en las auditoría debe realizarse en una forma de conversación y no en forma
de cuestionario o entrando en un ejercicio de pregunta/respuesta.
En lo posible, las preguntas relacionadas con el SGSST y los procedimientos relevantes
deben ser introducidas en la conversación general. Si esto se puede lograr, el auditado no
se sentirá amenazado y contestará en una forma abierta y fluida. De lo contrario, este puede
sentirse interrogado y fiscalizado.
El auditor debe pensar la forma en la que planteará las preguntas para que estén
estructuradas, de tal manera que se cumplan con lo siguiente:
• Obtener respuestas precisas de la información requerida
• No sugerir la respuesta
• No contener palabras emotivas
El objetivo más importante de la pregunta es producir la información relevante. En la
práctica de auditoría se utilizan tres categorías de preguntas:
• Preguntas abiertas
• Preguntas cerradas y directas
• Preguntas aclaratorias
1. Preguntas abiertas
Las preguntas abiertas están dirigidas a obtener una respuesta amplia que requiere un
número de frases. Para estas preguntas la respuesta está lejos de ser un conciso sí o
no, se requiere más bien de una explicación.
Este tipo de preguntas deben estar adecuadamente expresada para evitar confundir al
entrevistado. Su valor agregado radica en que permiten al entrevistado un grado de
control sobre la conversación, de esta manera se realza su confianza y mejora el clima
para la comunicación.
Las preguntas abiertas permiten la recolección de información sin crear reacciones
defensivas en el auditado, además le facilitan expresar sus puntos de vista y opiniones,
así como crear oportunidades para extender la conversación.
Los auditores se esforzarán en maximizar el uso de las preguntas abiertas. Recuerde
siempre utilizarlas durante una auditoría, algunas de ellas son:
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Por qué?
36
• ¿Cómo?
• ¿Quién?
Las preguntas abiertas no son ilimitadas. Los auditores deben tener cuidado en no
permitir que la conversación se salga del tema o que se sobrecargue con más
información de la requerida, el auditor debe llevar el control.
Una forma de llevar el control y evitar que la conversación se desvíe es utilizando la
expresión «muéstreme», quizás la más profunda de las que normalmente son usadas
en las auditorías.
2. Preguntas cerradas y directas

Las preguntas cerradas pueden ser contestadas con sí o no. Por el contrario, las
abiertas necesitan un poco más de respuestas.
Las cerradas son útiles para superar las desventajas del uso de respuestas abiertas,
recolectar información específica, enfocar la conversación hacia un tópico o problema
específico y eliminar malentendidos.
Estas preguntas cerradas o directas deben ser utilizadas muy cuidadosamente, ya que
ellas no generan mucha información. Otra desventaja es que si se utilizan con mucha
frecuencia pueden crear la impresión de un interrogatorio.
Ejemplos de preguntas:
Preguntas cerradas Respuesta
¿Usted siempre firma este documento? Sí/No
¿Usted envía copias de las notas de despacho a los contadores? Sí/No
Preguntas directas Respuesta
¿Cuál procedimiento aplica a esta actividad? P.14.05
¿Dónde se pueden encontrar las tolerancias? Plan Tolerancia
Tabla 2 B. Lista de verificación para revisión de la documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en
el trabajo (auditoría de suficiencia)
3. Preguntas aclaratorias
Las preguntas aclaratorias son utilizadas para confirmar información obtenida de las
preguntas abiertas, ayudan a prevenir malentendidos. Las preguntas aclaratorias son
extremadamente útiles en auditoría, ya que permiten al auditor comprender la visión total
del proceso. Muchos auditores olvidan o pasan por alto la oportunidad de hacer estas
preguntas aclaratorias. Existe una variedad de formas de hacer preguntas aclaratorias,
a continuación se presentan algunas de estas expresiones que tiene el matiz de
37
pregunta:
• «Ayúdeme a entender la forma cómo se procesan las solicitudes...»
• « Puede usted explicar, ¿cuál es el significado de GRV...?»
• «¿La orden interna es utilizada para transmitir los cambios en el contrato al
departamento de producción?»
• «Por favor, ¿podemos ahora regresar a la inspección de recepción?»
• «¿Cómo sabe el personal de los almacenes que el material puede ser movido a
lugares designados?»
Las preguntas aclaradoras son muy útiles; sin embargo, también tienen sus límites. Si
se utilizan con frecuencia y sin el debido cuidado pueden crear la impresión de que
usted no está escuchando.
Tales tipos de preguntas también disponen de regular tiempo y a menos que el auditor
cuente este adicional para escuchar explicaciones, se recomienda no hacer este tipo
de preguntas.
4. Preguntas que se deben evitar

Las preguntas no deben llevar al auditado a una respuesta o suposición particular de lo
que la respuesta será.
De esta manera, si se plantean preguntas persuasivas, el efecto logrado puede ser el
de sesgar la información obtenida e incluso llevar a pensar que se tiene un propósito
escondido, lo que puede hacer sentir al auditado arrinconado e incómodo.
5. Preguntas que nunca se deben plantear

Los auditores no deben hacer preguntas que puedan hostilizar a los auditados.
Cualquier pregunta que pueda adjudicar culpa o contener acusaciones causará
reacciones defensivas y obstruirán el progreso de la auditoría.
Evite el uso de palabras emocionales tales como fracaso, violación, etc.
6. Consejos prácticos
Asumamos que estamos tratando de averiguar si un documento particular es firmado
siempre por el auditado o por un miembro de su personal.
Es posible estructurar la pregunta así: «Usted firma este documento cada vez, ¿cierto?».
En este caso, la respuesta invariablemente será si.
Por otro lado, es posible plantear el siguiente enunciado: «El procedimiento me dice que
este documento debe ser firmado en cada ocasión. ¿Es siempre así o hay momentos en
los que usted cree que no es necesario firmar el documento?». La respuesta a esto
puede ser «No, yo siempre firmo» o «Yo creo que firmarlo es una pérdida de tiempo y
realmente no me dice nada».
Este enfoque conlleva automáticamente a una discusión relacionada con el documento,
que a su vez conduce a un cambio en el procedimiento y eliminación de necesitar que
38
el documento sea firmado o a acordar con el auditado que el documento debe ser
firmado siempre.
Por supuesto este es solo un ejemplo y todos nosotros adoptamos nuestras técnicas
propias para hacer preguntas, pero este sí nos indica la diferencia que existe entre un
enfoque que dice al auditado «¿Es usted bueno en su trabajo?" y el enfoque que dice
"Explíqueme la forma cómo se hace el trabajo y cuál es su enfoque».
39
Mapa conceptual
40
Glosario
• Auditado. Quien está siendo auditado. Por lo general, referido a una asociación empresa,
entidad.
• Competencia. Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los
resultados esperados. Habilidad que incluye la aplicación apropiada de comportamiento
personal durante el proceso de auditoría
• Criterios. En auditoría, se refiere al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
• Mejora continua. Proceso recurrente de optimización del SGSST para lograr mejoras en el
desempeño de la seguridad y salud en el trabajo global, de forma coherente con la política
del SST de la organización.
• P rocedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Estos
pueden estar documentados o no.
• P rograma. En auditoría, se refiere al conjunto de una o más auditorías planificadas para
un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
41
Bibliografía
—Libros d e consulta
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42
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Peruano. Lima: 24 de diciembre de 2013.
• Resolución Ministerial N° 050-2013-TR, MINTRA, formatos referenciales de registros que
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C3%ADa%20Interna%20de%20Gesti%C3%B3n%20-%20ISO-19011-2011.pdf
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seguridad y salud en el trabajo según

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Tecsup. « Ejecución de la auditoría ». Auditor del sistema de gestión de seguridad y

Presentación ............................................................................................................... ……….5

Listado de siglas, figuras y

• AENOR: Asociación Española de • SGSST: Sistema de gestión de la salud y la

• Figura 1: Etapas de la ejecución de auditoría

• Tabla 1. Ejemplo de lista de verificación de elementos del sistema de gestión de seguridad y

• Tabla 2 B. Lista de verificación para revisión de la documentación del sistema de gestión de

Luego, se explicará el enfoque de la auditoría y se resaltarán sus componentes fundamentales

Objetivos espe c íficos

2. Preparación de actividades de auditoría

3. Realización de actividades de auditoría

4. Preparación y distribución del reporte de auditoría

6. Realización de auditoría de seguimiento

Figura 1: Etapas de la ejecución de auditoría

Para entender la importancia de la preparación adecuada para una auditoría, es necesario

La segunda fase es la realización de la auditoría, que abarca las etapas 3, 4 y 5 de la figura

La actividad de reporte, ejecutada continuamente a través de la auditoría, así como las

1.1. Inicio de la auditoría

1.1.2. Contacto inicial con la organización auditada

• Establecer comunicación con los representantes de la organización auditada.

• Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la programación de fechas.

1. La información de la organización a ser auditada

4. Los criterios de auditoría

En el caso de auditorías de certificación, estas son realizadas como resultado de un

La mayor parte de la información requerida para planificar la auditoría será descubierta

3. tamaño y composición del equipo

El alcance de la auditoría detalla los límites de la auditoría en términos de:

• Instalaciones a ser auditadas

1. Actividades que realiza la organización

2. Complejidad de las operaciones

1.1.3. Determinar la viabilidad de la auditoría

1.1.4. Preparación de actividades de auditoría

B. Preparación del plan de auditoría

en los procesos de la organización a ser auditada y proveerá la base para el acuerdo

C. Asignación de trabajo al equipo auditor

independencia y competencia de los auditores, el uso eficaz de los recursos, las

D. Preparación de los documentos de trabajo

1.1.5. Realización de actividades de auditoría

• Confirmación de los objetivos, alcances y criterios de auditoría.

B. Revisión de documentos durante la ejecución de auditoría

• La revisión puede estar combinada con otras actividades de auditoría y puede

C. Comunicaciones durante la auditoría

D. Recolección y verificación de información

Recolección por medio de muestreo adecuado

Evaluación contra los criterios de auditoría

Figura 2 . Proceso para recolectar y verificar información de auditoría

Entre los medios para recolectar información, se tienen los siguientes:

E. Generación de los hallazgos de auditoría

F. Preparación de conclusiones de auditoría

recopilada durante la auditoría, frente a los objetivos de la misma.

• El grado de conformidad con los criterios de la auditoría y la madurez del SGSST,

Los participantes de la reunión de cierre incluirán la gerencia del auditado y, cuando

Durante la reunión de cierre, se debe explicar al auditado lo siguiente:

• La prevención respecto a que la evidencia de auditoría tomada se basa en una

Es posible, también, presentar recomendaciones de mejora.

1.1.6. Preparación y distribución del reporte de auditoría

El reporte de auditoría proveerá un registro completo, exacto, conciso y claro de la

B. Distribución del reporte de auditoría