Procedimiento

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR

DE NOCHISTLÁN SGC-CA-PCD-AUI-SG-01

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

PROCEDIMIENTO PARA LAS AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 01
Emisión: 22/11/2010

Auditorías Internas

AUTORIZACIÓN

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ

Ing. René Adalberto Blanco

Yáñez
Ing. René Adalberto Blanco Mtro. Héctor Manuel Galindo
Yáñez Flores
Ing. Ma. Patrocinio González
Benavidez
Responsable del Proceso de
Calidad Auxiliar de Calidad Director General

HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de los cambios realizados a la versión anterior

La versión anterior era el “Proceso para las Auditorías Internas” y
00 26/09/2010
su estructura estaba basada en el Modelo de Tortuga.

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PROCEDIMIENTO PARA LAS AUDITORÍAS INTERNAS Versión: 01
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CONTENIDO:

1. PROPÓSITO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLES

4. DEFINICIONES

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

7. REFERENCIAS

8. REGISTROS

9. ANEXOS

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1. PROPÓSITO

Determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con las disposiciones planificadas,

con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y con los requisitos del SGC establecidos por la
Institución.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la
Calidad del ITSN.

3. RESPONSABLES

Personal Responsable del Cumplimiento de este Documento

Puesto
Dirección
Comité de Calidad
Controlador de Documentos
Representante de la Dirección
Áreas
Dirección
Subdirección Académica, Coordinación de Planeación,
Divisiones Académicas, Departamentos de: Servicios
Escolares, Gestión Tecnológica y Vinculación, Recursos
Humanos, Recursos Financieros y Administrativo.
Proceso de Calidad

4. DEFINICIONES

Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
Auditoría.

Auditorías Internas
Son denominadas también, en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por, o
en nombre de, la propia organización para la revisión por la Dirección y otros fines internos, y
puede constituir la base para la declaración de conformidad de una organización.

Auditorías Externas
Incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías
de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como
los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo
por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que proporcionan la
certificación/registro de conformidad con las normas NMX-CC-9001-IMNC o NMX-SSA-14001-
IMNC.
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Auditor
Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditado
Organización que es auditada.

Alcance de la auditoría
Extensión y límites de una auditoría.

Competencia
Atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de Auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Criterios de Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

Equipo Auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos
técnicos.

Evidencia de la auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoría y que son verificables.

Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

Hallazgos de auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de
auditoría.

Plan de Auditoría
Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Programa de Auditoría
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico.

Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No.
SECUENCIA RESPONSABLE DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTROS

INICIO El Representante de la Dirección

realiza las siguientes actividades:

1. Establece el objetivo del

Programa de Auditoria.
2. Determina en conjunto con
la Dirección General el
calendario de las auditorias
REPRESENTANTE Calendario de
1 Establece el anuales.
DE LA DIRECCIÓN las Auditorias.
Programa de 3. Determina los Recursos
Auditorías necesarios para la
implementación y operación
del Programa de Auditorias.
4. Comunica el Programa de
Auditorias a todos los
Responsables de los
Procesos.

El Representante de la Dirección
realiza las siguientes actividades:

1. Designa al líder del equipo Plan de

auditor. Auditoria.
2. Define los objetivos, el
REPRESENTANTE Inicio de la alcance y los criterios de Notificación de
2 Auditoría
DE LA DIRECCIÓN auditoría. la Auditoria.
3. Determina la viabilidad de la
auditoría. Calificación de
4. Selecciona al equipo Auditores.
auditor.
5. Establece el contacto inicial
con el auditado.

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El Representante de la Dirección
realiza las siguientes actividades:

1. Para designar al Auditor

REPRESENTANTE
3 DE LA DIRECCIÓN
Líder, se establecerá a
partir del auditor evaluado
Evaluación y con mayor puntaje.
selección de los 2. La selección del equipo
Calificación de
Auditores Auditores.
auditor se realizará en
conjunto con el auditor líder.
3. Para la selección del equipo
auditor se tomará en cuenta
la competencia necesaria
para lograr los objetivos de
la auditoria.

El Auditor Líder realiza las siguientes

actividades:

1. Deberá asignar a cada

miembro del equipo auditor
la responsabilidad para
Asignación de
funciones y auditar procesos, funciones,
4 AUDITOR LÍDER N/A
responsabilidades lugares, áreas o actividades
al equipo auditor específicas.
2. Deberá considerar la
necesidad de
independencia y
competencia de los
auditores, y el uso eficaz de
los recursos.

El Auditor Líder y el Equipo auditor

realizarán las siguientes actividades:

1. Revisar la documentación
AUDITOR LÍDER Y Revisión de la para determinar la
Lista de
5 EL EQUIPO documentación conformidad del sistema,
verificación.
AUDITOR con los criterios de
auditoría.
2. La revisión deberá tener en
cuenta los objetivos y el
alcance de la auditoria.

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El Auditor Líder realiza las siguientes

actividades:
1. Elabora un Plan de
Auditoria que proporcione la
base para el acuerdo entre
los responsables de los
procesos, el equipo auditor
respecto a la realización de
la auditoria.
Plan de
2. El Plan debe ser revisado y
Auditoria.
Preparación de aceptado por el Director
AUDITOR LÍDER las actividades de
6 General y los Responsables
Auditoría in situ. Lista de
de los Procesos antes de
Asistencia.
que comience las
actividades de la Auditoria
in situ.
3. Los miembros del equipo
auditor elaborarán los
documentos de trabajo que
sean necesarios como
referencia y registro del
desarrollo de la auditoria.
El Auditor Líder realiza las siguientes
actividades:

1. Realiza la reunión de
apertura.
2. Establece los canales de
comunicación durante la
auditoria.
3. Establece el papel y
Realización de las responsabilidad de los
AUDITOR LÍDER actividades de
7 guías y observadores.
Y Auditoría in situ N/A
4. Establece los métodos para
EQUIPO AUDITOR
la recopilación y verificación
de la información.
5. Generación de hallazgos
por el Equipo Auditor.
6. Revisar junto con el equipo
auditor la evidencia de la
auditoria.
7. Preparar las conclusiones
de la auditoria.

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El Auditor Líder realiza las siguientes

Preparación, actividades:
aprobación y
distribución del Informe de la
8 AUDITOR LÍDER 1. Prepara el informe de la
informe de la Auditoria.
auditoria.
auditoría
2. Distribuye el informe
aprobado de la auditoria.

La Auditoria finaliza cuando:

1. Las actividades descritas en

Finalización de la el Plan de Auditoria se
Lista de
9 AUDITOR LÍDER Auditoría hayan realizado.
Asistencia.
2. Cuando el informe de la
auditoria sea aprobado y
distribuido.

El Representante de la Dirección es
el responsable de realizar las
actividades de seguimiento de una
auditoria, en coordinación con el
Realización de
las actividades de equipo auditor.
REPRESENTANTE Acciones de
10 seguimiento de la
DE LA DIRECCIÓN Mejora.
Auditoría Este seguimiento tiene por objeto
verificar las actividades
implementadas (acciones
correctivas, preventivas o de mejora)
por parte del auditado.

El Representante de la Dirección
Conservación de conservara los registros para
11 REPRESENTANTE los registros del demostrar la implementación del
Programa de N/A
DE LA DIRECCIÓN Procedimiento para las Auditorías
Auditoría Internas (criterios establecidos en el
apartado 8 de este procedimiento).

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Seguimiento del El Representante de la Dirección

desempeño y realiza el seguimiento del
12 REPRESENTANTE eficacia del desempeño y eficacia del Programa Encuesta de
DE LA DIRECCIÓN programa de de Auditorias mediante la encuesta desempeño.
Auditoría de desempeño.

Comunicación de
los logros El Representante de la Dirección
globales del comunica los logros del Programa de
13 REPRESENTANTE
Programa de Auditoria en la Revisión por la N/A
DE LA DIRECCIÓN
Auditoría a la Dirección.
Alta Dirección

FIN

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

I. El programa para la aplicación de las Auditorías se modificará cuando exista alguna

contingencia, producto de las quejas del cliente.

II. El RD en funciones de Auditor Líder, es directamente responsable de la aplicación y

evaluación de las Auditorías auxiliándose para la aplicación del Equipo Auditor y Jefes
de Áreas.

III. Los integrantes del Comité de Calidad deberían estar presentes en la Reunión de
Apertura y de Cierre de la Auditoría.

IV. Los auditores no deben auditar su propia área.

V. Los Auditores en el desempeño de sus funciones deberán asegurar la trazabilidad y

transparencia del Proceso. Además se respetará la integridad e independencia del
Equipo Auditor.

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VI. Toda información que se solicite en las Áreas dentro de la Auditoria se manejará de
manera confidencial.

VII. Se podrá realizar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoria se va

llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los Objetivos de la Auditoria.

VIII. Si en el momento de la revisión de la documentación se encuentra que es inadecuada,

el Auditor Líder deberá informar al Representante de la Dirección y este a su vez al
Director General, con la finalidad de decidir si la Auditoria continua o se suspende
hasta que los problemas de documentación se resuelvan.

IX. El RD y el responsable del Área Auditada resguardarán la información para su

seguimiento, con base en lo establecido en el apartado 8 de este procedimiento.

7. REFERENCIAS

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8. REGISTROS
Ubicación
Responsable de Tiempo de
Nombre Código Física Lógica Disposición
retener el documento retención
archivero sección PC Directorio
SGC-CA-FO- Representante de la
Calificación de Auditores. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
AUI-SG-02 Dirección
Criterios para Calificación de SGC-CA-CR- Representante de la
Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
Auditores. AUI-SG-01 Dirección
SGC-CA-FO- Representante de la
Encuesta de desempeño. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
AUI-SG-06 Dirección
SGC-CA-FO- Representante de la
Informe de la Auditoria. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
AUI-SG-03 Dirección
SGC-CA-LI-AUI- Representante de la
Lista de Asistencia. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
SG-01 Dirección
SGC-CA-LI-AUI- Representante de la
Lista de verificación. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
SG-02 Dirección
SGC-CA-FO- Representante de la
Notificación de la Auditoria. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
AUI-SG-04 Dirección
SGC-CA-FO- Representante de la
Plan de Auditoria. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
AUI-SG-05 Dirección
SGC-CA-FO- Representante de la
Calendario de las Auditorias. Archivero 1 Gaveta 3 N/A N/A 3 años Reutilización / Reciclado
AUI-SG-01 Dirección

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9. ANEXOS

Anexo 1: Calificación de Auditores.

Anexo 2: Criterios para Calificación de Auditores.

Anexo 3: Encuesta de desempeño.

Anexo 4: Informe de la Auditoria.

Anexo 5: Lista de Asistencia.

Anexo 6: Lista de verificación.

Anexo 7: Notificación de la Auditoria.

Anexo 8: Plan de Auditoria.

Anexo 9: Calendario de las Auditorias.

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