Sistemas de Gestión de Calidad

Características y función de la información documentada
Norma NTC ISO 9001
Características y función
de la información documentada
Norma NTC ISO 9001
INTRODUCCIÓN
Durante la última década, los modelos de gestión de la calidad

han evolucionado para que las organizaciones trabajen en
búsqueda de la mejora continua a través de la inclusión del
ciclo PHVA (Planear– Hacer – Verificar – Actuar) o ciclo de
Deming , en las diferentes actividades y procesos que las
conforman.
El más reciente modelo de gestión de la calidad hace

referencia a la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001, la
cual establece que las primeras tareas a desarrollar consisten
en fundamentar y planificar los requisitos al interior de la
compañía, a lo cual le sigue la documentación de la
información que permitirá en un futuro la adecuada
operación, control y mejora del sistema de gestión de la
calidad.
De acuerdo a lo anterior, la documentación de la información

cobra gran relevancia, pues es así como se logra estandarizar
los procesos para establecer niveles óptimos de operación,
mantener el enfoque hacia los objetivos de la calidad,
controlar las actividades mediante registros y sobretodo,
preservar el capital intelectual o “saber hacer” de la
compañía.
1 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Norma NTC ISO 9001
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN................................................................................................ 1
1.CLASIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA............. 4
1.1. Conceptos básicos.................................................................................... 4
1.1.1. Documento..................................................................................... 4
1.1.2. Información.................................................................................... 4
1.1.3. Información documentada............................................................... 5
1.1.4. Especificación.................................................................................. 5
1.2. Información documentada de origen interno............................................. 5
1.2.1. Información de obligatoria documentación........................................ 6
1.2.2. Especificaciones.............................................................................. 7
1.2.3. Información documentada de origen interno como resultado de la
ejecución de actividades - Registros........................................................... 8
1.3. Información documentada de origen externo............................................ 11
1.3.1. Requisitos legales........................................................................... 11
1.3.2. Normas internacionales................................................................... 11
1.3.3. Manuales de operación de maquinaria.............................................. 11
1.4. Resumen - Mapa conceptual..................................................................... 12
2. ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 13
2.1. Conceptos básicos................................................................................... 13
2.1.1. Documento controlado.................................................................... 13
2.1.2. Copia no controlada........................................................................ 13
2.1.3. Documento obsoleto....................................................................... 14
2.2. Control de la información documentada de origen interno.......................... 15
2.2.1. Distribución.................................................................................... 15
2.2.2. Acceso........................................................................................... 15
2.2.3. Recuperación................................................................................. 15
2.2.4. Uso............................................................................................... 15
2.2.5. Control de cambios........................................................................ 15
2.2.6. Almacenamiento y preservación...................................................... 16
2.2.7. Conservación.................................................................................. 16
2.2.8. Disposición.................................................................................... 16
2.3. Control de la información documentada de origen externo.......................... 17
2.4. Resumen - Control de la información documentada Recursos Bibliográficos. 17
GLOSARIO...................................................................................................... 18
BIBLIOGRAFÍA............................................................................................... 19
CONTROL DE DOCUMENTO - CREATIVE COMMONS..................................... 20

Norma NTC ISO 9001
MAPA DE CONTENIDOS
Características y función
de la información documentada
Norma NTC ISO 9001
Conceptos Conceptos
Información Control de la
documentada información
de origen documentada
interno de origen interno
Información Control de la
documentada información
de origen documentada
externo de origen externo

Norma NTC ISO 9001
DESARROLLO DE CONTENIDOS
1. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Este documento aborda la temática de la clasificación general de la información

documentada. En la primera sección se presentan las definiciones de algunos conceptos
básicos, la siguiente sección trata sobre la información documentada de origen interno, acto
seguido, el numeral tres estudia la información documentada de origen externo y
finalmente, la cuarta sección presenta un breve resumen en forma de mapa conceptual.
1.1. Conceptos básicos

La gestión documental es parte fundamental de la planificación del Sistema de Gestión de
la Calidad (SGC) de una organización, por lo tanto resulta indispensable conocer y entender
la terminología empleada dentro de esta fase del desarrollo del sistema.
1.1.1. Documento
Hace referencia a toda la información y el medio
de soporte en el cual está contenida. En este
contexto, el medio de soporte puede ser papel,
disco magnético, electrónico u otros.
Ejemplos de documentos son: Los procedimientos de trabajo,

planos, informes, normas, formatos, registros, fotografías,
videos, entre otros.
1.1.2. Información
Son los datos o hechos que poseen un significado para la organización.

Norma NTC ISO 9001
1.1.3. Información documentada

Hace referencia a la información que una organización debe controlar y
mantener, y al medio de soporte que la contiene.
Ejemplos de Información documentada son: procesos, procedimientos,

evidencias de los resultados alcanzados, entre otros.
¡Atención!
El término “Documentación” tiene el mismo significado que
“Información documentada”, por lo tanto pueden ser utilizados
indistintamente dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.
1.1.4. Especificación
Es todo documento que establece una serie de
requisitos que la organización debe cumplir.
Una especificación puede estar relacionada con actividades

(como por ejemplo los procedimientos o especificaciones de
proceso), o con productos (como por ejemplo las
especificaciones de producto).
Otros ejemplos de especificaciones podrían ser: manual de la

calidad, plan de la calidad, procedimientos e instrucciones de
trabajo.
1.2. Información documentada de origen interno

La información documentada de origen interno corresponde a aquella que es elaborada,
aprobada y controlada por la organización para la ejecución de sus actividades. Esta
documentación debe ser una herramienta flexible y debe estar diseñada teniendo en cuenta
la realidad y las particularidades de cada organización.
Ejemplos de información documentada de origen interno son: Política, Alcance, Objetivos

del Sistema de Gestión de la Calidad, Procedimientos de trabajo, Formatos (sin diligenciar),
entre otros.

Norma NTC ISO 9001
¿Cuándo la información
documentada NO es
útil para una
organización?
Cuando se elaboran procedimientos extensos que no se leen ni se utilizan.
Cuando se documenta información en un idioma que no

corresponde al utilizado por el personal de la
organización.
Cuando se elaboran documentos en lenguaje muy técnico

y de difícil comprensión para los trabajadores.
Cuando los registros exigen información que no es

analizada posteriormente y no agrega valor al Sistema de
Gestión.
Cuando se copian procedimientos cuyo formato

pertenece a otras organizaciones de la misma actividad
económica, pero que no son útiles para la empresa pues
no se ajustan a la realidad de la misma.
1.2.1. Información de obligatoria documentación
Es importante tener en cuenta, que a la hora de desarrollar e

implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en una
organización solo alguna información es de obligatoria
documentación.
Concretamente, la norma NTC ISO 9001 establece que el Alcance

del Sistema de Gestión, la Política y los Objetivos de la Calidad,
así como la Operación de los Procesos son la información de
origen interno y de obligatoria documentación.

Norma NTC ISO 9001
Alcance del sistema

(Numeral 4.3. de la Norma NTC ISO 9001): Determina los límites y la
aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad.
Política de calidad
(Numeral 5.2. de la Norma NTC ISO 9001): Recopila las intenciones y el
direccionamiento de una organización con relación a la calidad. Este debe ser
un documento consensuado y respaldado por la alta dirección de la
organización, y debe ser consecuente con el contexto, propósito y actividad
económica de la compañía.
Objetivos de calidad
(Numeral 6.2 de la Norma NTC ISO 9001): Agrupa los resultados esperados
con relación al cumplimiento de los requisitos suscritos por la organización.
Operación de los procesos

(Numeral 4.4 de la Norma NTC ISO 9001): Identifica y describe los procesos
de la organización y su Sistema de Gestión de la Calidad, así como las
especificaciones que la compañía considere necesarias (por ejemplo:
procedimientos, instructivos, guías, formatos, entre otros).
1.2.2. Especificaciones
Las “especificaciones” en el Sistema de Gestión de la Calidad hacen referencia a la

información documentada requerida y determinada como necesaria (Numeral 7.5. de la
Norma NTC ISO 9001). En esta cláusula, se establece la necesidad de incluir dentro del
Sistema de Gestión la información que la organización considere necesaria para el
correcto funcionamiento del mismo.
Algunos ejemplos de especificaciones serían:
Mapa de procesos
Es una representación gráfica que ayuda a visualizar todos los procesos que existen
en una empresa y la interrelación que hay entre ellos. A pesar de que en la Norma
NTC ISO 9001 no existe el requisito de desarrollar concretamente un mapa
de procesos, esto se ha convertido en una buena práctica para identificar los
procesos, su aplicación a través de la organización y determinar la secuencia e
interacción de los mismos.

Norma NTC ISO 9001
Caracterización de procesos
Es un documento que describe y proporciona la información principal de cada uno
de los procesos de la organización. Una caracterización puede incluir información
como: Objetivo del proceso, responsable, proveedores, entradas, procedimientos,
salidas, clientes, entre otras.
Manual de calidad
Es un documento que permite identificar y describir la forma en la cual la
organización da cumplimiento a cada uno de los requisitos o numerales de la Norma
NTC ISO 9001.
Procedimiento
Es un documento que proporciona el paso a paso para llevar a cabo una actividad
del proceso. Para este tipo de documento pueden utilizarse diagramas de flujo,
videos, fotografías o sólo texto.
¡Atención!
La extensión de la información documentada varía de una organización a
otra, pues depende del tamaño de la organización, el tipo de actividades,
los procesos, productos y servicios, la complejidad de los mismos, las
interacciones y la competencia de sus colaboradores.
1.2.3. Información documentada de origen interno como resultado de la

ejecución de actividades - Registros
Un registro es un tipo de documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona
evidencia de las actividades realizadas por la organización.
Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de la verificación del

cumplimiento de los procedimientos de trabajo, acciones preventivas y correctivas de los
procesos.
Algunos ejemplos de registros son:
• Inspecciones de calidad realizadas al producto.

• Listados de asistencia diligenciados y firmados.
• Salidas (productos o servicios) no conformes de los procesos.

Norma NTC ISO 9001
• Resultados o informes de las auditorías internas.

• Medición y análisis de indicadores.
El número total de registros dependerá del sector al que pertenezca la organización y del
grado de control de calidad que se pueda exigir por requisitos normativos, legales o propios.
Sin embargo la Norma NTC ISO 9001 especifica en algunos de sus numerales que “la
organización debe retener (o conservar) información documentada”, lo que se refiere a los
registros de obligatoria documentación.
A continuación se muestra un listado de los registros obligatorios según la norma

mencionada:
Numeral de la Norma Descripción del registro

NTC ISO 9001
4.4.2 Registros que permitan tener la confianza de que los

procesos se realizan según lo planificado.
7.1.5.1. Evidencia de mantenimiento y calibración de equipos.
7.1.5.2. Base utilizada para la calibración o la verificación de

equipos.
7.2. Competencia del personal (soportes de educación,

formación o experiencia).
8.1 Registros de conformidad de los productos y servicios

con sus requisitos – control de calidad.
8.2.3.2. Registros de la revisión de los requisitos para los

productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes.
8.2.3.2. Los nuevos requisitos para los productos y servicios.
8.3.3. Entradas para el diseño y desarrollo.
8.3.4. Controles al proceso de diseño y desarrollo.
8.3.5. Salidas del diseño y desarrollo.
8.3.6. Cambios, resultados, autorizaciones y acciones tomadas

para prevenir impactos adversos en el diseño y
desarrollo.

Norma NTC ISO 9001
8.4.1. Evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la

re-evaluación de los proveedores externos.
8.5.1. Características de los productos a producir, los servicios a

prestar o las actividades a desempeñar.
8.5.3. Registro de la pérdida de la propiedad del cliente o su

deterioro.
Resultados de la revisión de los cambios en el producto o
8.5.6. servicio, las personas que los autorizan y cualquier
acción necesaria que surja de la revisión.
8.6. Liberación de los productos y servicios.
8.7.2. Control de las salidas no conformes.
9.1.1. Resultados del seguimiento y la medición (Ej.

Indicadores de gestión).
9.2.2. Auditorías internas al sistema de gestión.
9.3.3 Revisión por la dirección al sistema de gestión de la

calidad.
10.2. No conformidades, acciones tomadas para tratarlas y los

resultados de las acciones correctivas.
Entonces… ¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro?
Documento Registro
Tipo de documento que presenta

Información y su medio de soporte.
evidencias de los resultados obtenidos.
Determina requisitos. Proporciona la evidencia del

cumplimiento de los requisitos.
Sujeto a control de modificaciones. No deben modificarse.
Ejemplo: Formato sin diligenciar. Ejemplo: Formato diligenciado.

Norma NTC ISO 9001
1.3. Información documentada de origen externo

Los documentos de origen externo son aquellos que no son elaborados por la organización
pero que son incluidos o adoptados por el Sistema de Gestión ya que representan una ayuda
y/o guía para el correcto desarrollo de los procesos.
Algunos ejemplos de documentos externos son: requisitos legales, normas internacionales,

manuales o especificaciones de uso de maquinaria, entre otros.
1.3.1. Requisitos legales

Hace referencia a aquellas condiciones de obligatorio cumplimiento establecidas por
un organismo legislativo.
Ejemplo de lo anterior son: las Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, entre otras
1.3.2. Normas internacionales

Son estándares establecidos y acogidos a nivel internacional, tales como las Normas
NTC ISO 9001 para el Sistema de Gestión de la Calidad, o la NTC ISO 14001 para
sistemas de gestión ambiental.
Estas normas son documentos que las organizaciones toman como referencia para
la realización de sus actividades.
1.3.3. Manuales de operación de maquinaria

Son documentos que contienen la descripción general de la máquina, la forma de
instalación, precauciones de operación, mantenimiento, entre otros, y sirven como
guías para la correcta operación de las máquinas de la organización.
Para no olvidar...
Documento interno es aquel que ha creado y aprobado la
organización dentro del ámbito de su Sistema de Gestión, mientras
que el documento externo es aquel que no ha aprobado ni creado la
organización, pero que es necesario para el desempeño del sistema
de Gestión de la Calidad.

Norma NTC ISO 9001
1.4. Resumen - Mapa conceptual
Información Documentada
Documentación
DE ORIGEN INTERNO DE ORIGEN EXTERNO
Creada, aprobada y No es elaborada por
controlada por la la organización pero
organización se incluye al SGC y
se controla
Alcance del SGC Requisitos legales

Política del SGC Normas internacionales
Obligatoria Objetivos del SGC Manuales de operación de
Operación de los procesos maquinaria / equipo
Catálogos
Mapa de procesos
Otra -
Caracterización de procesos
Especificaciones
Procedimientos
Formatos diligenciados
Registros
Evidencias de ejecución de actividades

Norma NTC ISO 9001
2. ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN

DOCUMENTADA
Este documento sintetiza los puntos fundamentales relacionados con las Actividades para el
control de la información documentada. En primer lugar se expondrán algunos conceptos
básicos, en segundo lugar se abordará el tema del control de la información documentada
de origen interno y externo, y finalmente se presentará un breve resumen.
2.1. Conceptos básicos

La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad y por la
Norma NTC ISO 9001 debe estar sujeta a una serie de controles. A continuación se
presentan algunos de los conceptos más relevantes relacionados con esta temática.
Documento controlado
Se refiere al documento sobre el cual existe control y

responsabilidad para informar y suministrar las
actualizaciones que se realicen.
Es importante tener en cuenta que los documentos de

origen interno son controlados y están caracterizados por
contar con un código de identificación único asignado por la
organización, una versión y una fecha de emisión a partir
de la cual inicia su implementación.
De igual manera, los documentos de origen externo

también deben ser controlados, sin embargo la
organización no les asigna código, versión o fecha de
emisión.
Copia no controlada
Es un documento sobre el cual no existe responsabilidad de
comunicar cambios y/o actualizaciones del mismo.
Generalmente se consideran copias no controladas la
documentación que se encuentra impresa, ya que las
organizaciones tienden a mantener la información
documentada vigente en medios electrónicos y/o de fácil
acceso por parte del personal.

Norma NTC ISO 9001
Documento obsoleto
CONTROL DEL DOCUMENTO
Es aquel que pierde su vigencia, pues existe una nueva versión o actualización del mismo.
Es relevante resaltar que un adecuado control de la información documentada debe

garantizar que esta:
• Se encuentre disponible en todos los puntos de uso de la organización.

• Sea idónea para el uso, es decir, que sea apropiada y adecuada para el uso previsto.
• Se proteja de la pérdida de la confidencialidad, el uso inadecuado o la pérdida de la
integridad del documento.
En términos generales, los documentos que deben ser controlados pueden ser agrupados
en dos categorías:
Requerida por el Requerida por la

Sistema de Gestión Norma NTC
de Calidad ISO 9001
La información documentada requerida La información documentada requerida
por el Sistema de Gestión de la Calidad, por la Norma NTC ISO 9001, como por
tanto de origen interno como de origen ejemplo, el Alcance del Sistema de
externo, por ejemplo: Caracterizaciones Gestión, la Política y los Objetivos de la
de procesos, procedimientos de trabajo, Calidad, los documentos para la operación
guías operacionales, formatos diseñados de los procesos.
para el control de la calidad.

Norma NTC ISO 9001
2.2. Control de la información documentada de origen interno

La información documentada de origen interno que tiene como función establecer los
requisitos de operación (ejemplo, procedimientos, manuales, instructivos y formatos sin
diligenciar), se debe controlar aplicando los siguientes criterios:
2.2.1. Distribución
Consiste en identificar y utilizar un medio de comunicación y de divulgación de los
documentos vigentes que conforman el Sistema de Gestión de la organización. De
esta manera se busca asegurar que la información documentada llegue a sus
usuarios y pueda ser implementada oportunamente.
La distribución se puede realizar a través de medios impresos o electrónicos, sin

embargo es recomendable utilizar los segundos pues pueden ser más sencillos de
controlar.
2.2.2. Acceso
Implica precisar los permisos para ver y/o modificar determinada información, para
esto se debe definir perfiles y asignar responsabilidades a los diferentes cargos que
conforman los procesos.
2.2.3. Recuperación
La recuperación de la información documentada consiste básicamente en facilitar
la búsqueda de documentos gracias a su indexación u organización bajo un criterio
común.
Adicionalmente, dentro de este criterio se contempla la capacidad de recuperar la

información documentada en caso de pérdida, a través de copias de seguridad o
respaldos.
2.2.4. Uso
El control sobre el uso de la información documentada se refiere a que ésta sea
destinada para la utilización prevista por la organización y no para fines que no
correspondan.
2.2.5. Control de cambios

La organización debe establecer mecanismos que permitan identificar los cambios
realizados a la documentación Para la realización de esta actividad resulta
indispensable definir el personal autorizado para realizar cambios y aprobarlos.

Norma NTC ISO 9001
2.2.6. Almacenamiento y preservación

Consiste en determinar el medio y lugar en el cual se almacenará la información
documentada y a su vez, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los
materiales de archivos e información contenida en los mismos. El objetivo de esta
actividad es prevenir el deterioro del documento.
Por su parte la información documentada de origen interno que proporciona evidencia de

la ejecución de actividades (registros), se controla teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
En este aspecto, la organización no sólo establece el

tiempo durante el cual conservará la información
documentada en su archivo, sino también el medio de
soporte en el cual la almacenará por el tiempo previsto.
El almacenamiento podrá realizarse a través de medios

físicos (impresos), magnéticos, soportes ópticos (CD’s) y
medios digitales (servidores, nubes de almacenamiento)
entre otros.
Una vez se cumple el tiempo de conservación de la

información documentada en el archivo de la
organización, se deben definir las acciones a seguir.
Algunas opciones son: Destrucción de la información,
microfilmación, digitalización de la información física,
entre otras.

Norma NTC ISO 9001
2.3. Control de la información documentada de origen externo
La organización, después de identificar la

información de origen externo que apoya la
operación de sus procesos, debe proceder a
registrarla y controlarla, de tal forma que se
garantice el uso de la versión vigente de los
documentos externos.
Por tal motivo, dentro del control de la

información documentada de origen externo no
se cambian nombres, ni se asignan códigos por
parte de la compañía. Únicamente se toman los
datos de identificación original del documento y
se registran en un listado de documentos
externos, definiendo los procesos en los cuales se
utiliza dicha información.
2.4. Resumen - Control de la información documentada
Control de la Información Documentada

Origen Interno
Obligatoria y Origen Externo
especificaciones Registros
Se ejerce control a través de: Se ejerce control a Se ejerce control a través

través de: de:
Asignación de un código,
versión y fecha de emisión. Almacenamiento y La identificación con el
Control de la distribución, preservación. nombre original y la
acceso, recuperación y uso. versión asignada por el
Almacenamiento y Conservación y emisor.
preservación. disposición.
Control de cambios.
Conservación y disposición.
Herramientas para el control: Herramienta para el Herramienta para el

control: control:
Listado maestro de Listado maestro de
documentos. Control de registros
o tablas de retención documentos externos.
Control de actualizaciones. documental.

Norma NTC ISO 9001
GLOSARIO
Calidad: Grado en el que un conjunto de características del producto o servicio cumple

con los requisitos pre-establecidos.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
Gestión de la calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización

con respecto al cumplimiento de los requisitos.
Organización: Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con
respon-sabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan y que utili-

zan las entradas para proporcionar un resultado previsto (producto o servicio).
Sistema de gestión de la calidad: Conjunto de elementos de una organización interre-

lacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos relacionados
con la calidad.

Norma NTC ISO 9001
BIBLIOGRAFÍA
Bureau Veritas. (s.f.). Bureau Veritas. Consultado el 23 de Agosto de 2016, de

http://www.bureauveritas.com.mx
Cordero, C. (s.f.). Cristian Cordero. Consultado el 20 de Agosto de 2016, de

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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad -
Fundamentos y Vocabulario. Bogotá: ICONTEC.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. (2015).

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
Bogotá: ICONTEC.
Jimenez, D. (27 de Junio de 2014). Pymes y Calidad 2.0. Consultado el 26 de Agosto de

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Universitat de Valéncia. (2010). Universitat de Valéncia. Consultado el 28 de Agosto de

2016, de http://ocw.uv.es/

Norma NTC ISO 9001
CONTROL DEL DOCUMENTO
Características y función de la información

documentada Norma NTC ISO 9001
Productor de Audios


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Características y función de la información documentada

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Durante la última década, los modelos de gestión de la calidad

El más reciente modelo de gestión de la calidad hace

De acuerdo a lo anterior, la documentación de la información

1 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

2 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

3 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

1. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Este documento aborda la temática de la clasificación general de la información

1.1. Conceptos básicos

Ejemplos de documentos son: Los procedimientos de trabajo,

4 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

1.1.3. Información documentada

Ejemplos de Información documentada son: procesos, procedimientos,

Una especificación puede estar relacionada con actividades

Otros ejemplos de especificaciones podrían ser: manual de la

1.2. Información documentada de origen interno

Ejemplos de información documentada de origen interno son: Política, Alcance, Objetivos

5 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

Cuando se elaboran procedimientos extensos que no se leen ni se utilizan.

Cuando se documenta información en un idioma que no

Cuando se elaboran documentos en lenguaje muy técnico

Cuando los registros exigen información que no es

Cuando se copian procedimientos cuyo formato

1.2.1. Información de obligatoria documentación

Es importante tener en cuenta, que a la hora de desarrollar e

Concretamente, la norma NTC ISO 9001 establece que el Alcance

6 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

Alcance del sistema

Operación de los procesos

Las “especificaciones” en el Sistema de Gestión de la Calidad hacen referencia a la

Algunos ejemplos de especificaciones serían:

7 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

1.2.3. Información documentada de origen interno como resultado de la

Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de la verificación del

Algunos ejemplos de registros son:

• Inspecciones de calidad realizadas al producto.

8 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

• Resultados o informes de las auditorías internas.

A continuación se muestra un listado de los registros obligatorios según la norma

Numeral de la Norma Descripción del registro

4.4.2 Registros que permitan tener la confianza de que los

7.1.5.1. Evidencia de mantenimiento y calibración de equipos.

7.1.5.2. Base utilizada para la calibración o la verificación de

7.2. Competencia del personal (soportes de educación,

8.1 Registros de conformidad de los productos y servicios

8.2.3.2. Registros de la revisión de los requisitos para los

8.2.3.2. Los nuevos requisitos para los productos y servicios.

8.3.3. Entradas para el diseño y desarrollo.

8.3.4. Controles al proceso de diseño y desarrollo.

8.3.5. Salidas del diseño y desarrollo.

8.3.6. Cambios, resultados, autorizaciones y acciones tomadas

9 SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje

8.4.1. Evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la

8.5.1. Características de los productos a producir, los servicios a

8.5.3. Registro de la pérdida de la propiedad del cliente o su

8.6. Liberación de los productos y servicios.

8.7.2. Control de las salidas no conformes.

9.1.1. Resultados del seguimiento y la medición (Ej.

9.2.2. Auditorías internas al sistema de gestión.

9.3.3 Revisión por la dirección al sistema de gestión de la

10.2. No conformidades, acciones tomadas para tratarlas y los