PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA UPROLAC LACTEOS

YOHEMIS YULIETH CABALLERO VARGAS

Instructor etapa lectiva: Luis Miguel Angarita Buenaventura

Actividad de aprendizaje 23: Medir el impacto del proceso de servucción

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO REGIONAL TOLIMA
TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA
MODALIDAD VIRTUAL 2017
 INTRODUCCION
La administración de la cadena de suministro SCM (Supply Chain Management) es
un proceso de planificación, puesta en ejecución y control de las operaciones
misionales con el propósito de satisfacer las necesidades con la mayor efectividad.
Una correcta administración de esta debe considerar todos los acontecimientos y
factores posibles que puedan causar una interrupción.
El crecimiento de la competitividad en el sector lácteo y sus derivados, al cual
pertenece la empresa objeto de estudio, exige efectividad en los procesos logísticos,
del cual hace parte la cadena de suministro, y que contribuyen así a la optimización
de los recursos y la satisfacción del cliente.
El proceso de tener en inventario productos en cantidades acertadas, es una
actividad que debe ser ejecutada de manera adecuada para reducir errores al
momento de enviar pedidos a los puntos de venta, ya que uno de los factores que
más incide en la satisfacción del cliente es la oportunidad en la entrega, pedidos
completos y en buen estado. De igual forma, un manejo óptimo de inventarios
permite disminuir los costos por desabastecimiento, vencimientos y/o sobre stock,
contribuyendo de esta manera a que los presupuestos puedan cumplirse y la
rentabilidad de la empresa no se vea afectada.
El objetivo trazado en la investigación consiste en definir una propuesta de mejora
para el proceso de suministro e inventario para la empresa productora y
comercializadora de lácteos de la ciudad de Pereira, lo anterior con el fin de
optimizar el manejo de las bodegas principales de la compañía, que se encuentran
ubicadas en Chía o Cali, toda vez que se presentan falencias con el manejo de
inventarios, afectando la imagen de la empresa frente a los clientes.
 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Elaborar un plan de mejoramiento para la empresa productora y comercializadora
de lácteos, que contribuya al logro de un manejo adecuado de la cadena de
suministros y administración de inventarios desde la planta de producción al CEDI:

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Realizar un diagnóstico de la situación actual del proceso de suministro y
manejo de inventarios.
 Definir un plan de mejoramiento con las estrategias adecuadas, para que la
empresa tome las acciones correctivas y preventivas que aseguren el
cumplimiento de las metas organizacionales a través del fortalecimiento del
proceso de suministro y manejo de inventarios.
 Presentar un plan de acción con las actividades específicas, que permitan
corregir las deficiencias encontradas en el proceso de suministro y manejo
de inventarios.
 Determinar la inversión requerida y las posibles fuentes de financiación para
la implementación del plan de mejoramiento propuesto para la empresa.
 Definir una herramienta de seguimiento y control que garantice el
cumplimiento de las actividades y la medición de su efectividad.
 PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA EMPRESA UPROLAC LACTEOS
LOCALIZACION

UPROLAC LATEOS
NIT: 1063294945
DIRECCION: calle del comercio No 15-33 Montería Córdoba
TELEFONOS: 3218624404 – 3145944608
PAGINA WEB: www.uprolaclacteos.com

DESCRIPCION: UPROLAC LACTEOS es una empresa dedicada a la producción

de productos derivados de la leche, cuya naturaleza será siempre comercial,
independientemente de las actividades previstas en su objeto social.
El objeto social de UPROLAC LACTEOS se centra en la investigación, desarrollo y
comercialización de productos lácteos en Colombia. Su sede principal se encuentra
en la ciudad de Montería Córdoba.
Matriz DOFA
Haciendo uso de la información obtenida a través del análisis externo y la aplicación
de la encuesta, se lograron identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas que tiene la empresa, a través de las cuales se formularon las estrategias
que serán el pilar del plan de mejoramiento. En la matriz DOFA se describe cada
uno de los elementos citados y las estrategias:

FACTORES INTERNOS
Fortalezas Debilidades
Inventarios al día Escaso seguimiento a
la realización de los
procesos
Servicio de transporte Falta de empleados en
propio el área para la tarea de
 administración de
inventarios
Proceso de Sistema de información
almacenamiento que da respuesta a los
fortalecido requerimientos del
área
Disponibilidad de Desabastecimiento de
capital productos
Experiencia en el Falta delegación por
negocio parte de los jefes
Posicionamiento de la Inventarios físicos que
imagen no concuerdan con lo
generado en el sistema
Buen clima laboral Generación de
pendientes
Escasa capacitación
Factores externos Estrategias FO Estrategias DO
(Fortalezas / (Debilidades /
Oportunidades
Oportunidades) Oportunidades)
Nuevos nichos de 1. Aprovechar la 4. Aprovechar la
mercado disponibilidad de disponibilidad de
Disponibilidad de capital para que la software a la medida
sistemas de información empresa genere que ofrece el mercado,
Crecimiento del sector nuevas unidades de para fortalecer el
Integración horizontal negocio a través de la sistema de información
integración horizontal. de la empresa.
2. Incursionar en 5. Adquirir un sistema
nuevos nichos de de información que
mercado, logre estandarizar los
 aprovechando el inventarios físicos y
posicionamiento de la virtuales, de modo tal
imagen de la empresa que la información que
y la experiencia en el se maneje sea real.
negocio. 6. Redefinir el plan de
3. Fortalecer la cargos del área con el
realización de fin de que se cuente
inventarios aleatorios con el talento humano
a través de los para la gestión de
sistemas de inventarios, y de esta
información que manera dar respuesta
ofrece el mercado. al crecimiento del
sector.
7. Fortalecer las
competencias de los
empleados a través de
la capacitación y así
contar con el talento
humano idóneo para la
incursión en nuevos
nichos de mercado.
Estrategias FA Estrategias DA
Amenazas (Fortalezas / (Debilidades /
Amenazas) Amenazas)
Desabastecimiento de 8. Aprovechar el buen 10. Disminuir el
materia prima clima laboral de la desabastecimiento de
Entrada de nuevos organización para los productos de modo
competidores fortalecer la cadena tal que siempre haya
Dependencia de los de valor de la disponibilidad para que
proveedores empresa, logrando los clientes no opten
Competencia informal fidelizar el cliente ante por productos
Productos sustitutos la posible entrada de sustitutos.
nuevos competidores. 11. Definir políticas
9. Fortalecer la para realizar
imagen empresarial seguimiento a los
para hacer frente a la procesos, permitiendo
competencia informal que pueda actuarse a
que puede llevarse tiempo en casos como
alguna porción del el desabastecimiento
mercado. de la materia prima.
12. Fortalecer las
alianzas estratégicas
con los proveedores
para que se garantice
el abastecimiento de la
materia prima y pueda
evitarse la generación
de pendientes.

ANTECEDENTES
Alcance del plan de mejora
Después de haber elaborado la matriz DOFA, donde se evidenciaron las amenazas
y debilidades que tiene UPROLAC LACTEOS, actualmente, la empresa presenta
deficiencias en las actividades inherentes al proceso de suministro y manejo de
inventario, debido a que no existen políticas para un óptimo manejo de este. La falta
de un sistema de información eficiente y el personal necesario, no permiten que
pueda tenerse control sobre los volúmenes de inventario y las existencias físicas en
el almacén. Por lo anterior, se genera incumplimiento al cliente y a su vez podría
verse afectado el rendimiento comercial por causa de los faltantes de producto en
los puntos de venta debido a los faltantes en el Cedi.
Teniendo en cuenta que para la empresa lo más importante es la oportunidad y
efectividad en la entrega de productos a sus clientes, se hace necesario definir un
plan de mejoramiento que contribuya al fortalecimiento de los procesos que
involucran la cadena de suministro.
Funcionamiento y posicionamiento de UPROLAC LACTEOS
UPROLAC LACTEOS es una empresa dedicada a la producción de productos
derivados de la leche, como lo son suero, queso, yogurt, arequipe entre otros. Cuya
naturaleza será siempre comercial, independientemente de las actividades
previstas en su objeto social.
UPROLAC LACTEOS se encuentra ubicado en norte de montería montería córdoba
mas precisamente en calle del comercio No 15-33, lo cual permite que este tenga
gran demanda en las ventas.
PLANTEAMIENTO Y DESARROLLO
La empresa fue fundada en el año 2017 y ofrece a sus clientes productos como son
queso, suero, yogurt, arequipe entre otros. Su propuesta de valor esta cimentada
sobre talento humano experimentado y responsable, que garantiza una producción
de alta calidad que satisface sus grupos de interés.
Los principales síntomas, y causas identificadas al interior de la empresa y que
sirven de base para plantear el problema que se desea analizar en el presente plan
de mejoramiento se resumen en el cuadro.
SINTOMA CAUSA
*Productos agotados
Deficiente manejo de inventarios
*Sobre stock de productos
*Fórmulas mal planteadas para el
Sistema de información obsoleto cálculo de los inventarios óptimos por
producto

Escases de talento humano
Generación de pendientes
Riesgo reputacional
Aumento de productos obsoletos y/o
vencidos
Insatisfacción del cliente
*Falta de seguimiento y control al
proceso
*Estructura orgánica reducida
Escases del producto en la separación
de los pedidos
Afectación de la imagen de la empresa
por la inoportunidad en la entrega de
pedidos
*Falta de políticas de devolución de
productos con fechas de vencimiento
cercanas
*Falta de seguimiento al
comportamiento de las ventas de los
productos por ítem con el fin de detectar
aquellos de baja rotación
*Entrega de pedidos incompletos
*Inoportunidad en la entrega de pedidos

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo lograr un manejo adecuado de la cadena de suministro y manejo de
inventarios desde la planta de producción al CEDI Montería para una empresa
productora y comercializadora de lácteos de la ciudad de Montería?
DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
De espacio.
El plan de mejoramiento para la cadena de suministro será desarrollado para una
empresa productora y comercializadora de lácteos en Montería, departamento de
Cordoba.
De tiempo.
El plan de mejoramiento se inició con la formulación y presentación del anteproyecto
en el primer semestre del 2017, y se proyecta desarrollar el diagnóstico y plan de
acción para el primer semestre del 2018.
PLAN DE MEJORAMIENTO
PLAZO
INVERSIÓN
RESPONSABLE
ESTRATEGIA ACTIVIDAD CORTO MEDIANO LARGO REQUERIDA

Aprovechar la Desarrollo de
disponibilidad de estudio de
capital para que la mercado para
empresa genere nuevas unidades
nuevas unidades de negocio
de negocio a
través de la
integración Desarrollo de
horizontal. estudio técnico
para nuevas
unidades de
negocio

Desarrollo de Nivel directivo $6.000.000

estudio de
inversión para la
puesta en
marcha de
nuevas unidades
de negocios

Definición de
estrategias de
marketing para
posicionar las
nuevas unidades
de negocio en el
mercado
 Desarrollo de un
estudio de
mercado para
Incursionar en medir aceptación
nuevos nichos de de los productos
mercado, en nuevos nichos
aprovechando el de mercado
posicionamiento
Mercadeo $3.000.000
de la imagen
de la empresa y la Definición de
experiencia en el estrategias de
negocio. marketing para
posicionar los
productos en los
nuevos nichos de
mercado

Parametrización
del sistema de
información de
acuerdo con las
necesidades de
Fortalecer la la empresa
realización de
inventarios
Definición de Coordinador
aleatorios a través $1.500.000
procedimiento Logístico
de los sistemas de
información que para realización
ofrece el mercado. de inventarios
aleatorios

Definición de
formatos de
registro para
evidenciar la
 realización del
conteo aleatorio

Socialización del
procedimiento a
los involucrados

Seguimiento a la
ejecución del
procedimiento

Definición de las
características
del sistema de
información
requerido por la
empresa
Aprovechar la
disponibilidad de
software a la Solicitud y
medida que ofrece estudio de Nivel directivo
el mercado, para cotizaciones Coordinador $20.000.000
fortalecer el Logístico
sistema de Selección del
información de la sistema de
empresa. información a
adquirir

Compra del
sistema de
información
 Revisión de las
fórmulas para
cálculos del
Adquirir un manejo de
sistema de inventarios
información que
logre estandarizar
los inventarios Realización de Coordinador
$0
físicos y virtuales, un inventario Logístico
de modo tal que la general
información que
se maneje sea
real. Comparación de
datos y
saneamiento de
la información

Redefinir el plan Estudio de

de cargos del área cargas de trabajo
con el fin de que se
cuente con el
talento humano Determinación
para la gestión de de necesidades
inventarios, y de de talento Jefe Recursos
$1.500.000
esta manera dar humano Humanos
respuesta al
crecimiento del
sector. Presentación
propuesta con
nueva estructura
organizacional

Fortalecer las Detección de

Jefe Recursos
competencias de necesidades de $1.500.000
Humanos
los empleados a capacitación
través de la
capacitación y así Formulación del
contar con el plan de
talento humano capacitación
idóneo
para la incursión
en nuevos nichos Seguimiento y
de mercado. evaluación del
plan de
capacitación

Revisión del
mapa de
procesos de la
empresa

Aprovechar el Definición de los

buen clima laboral procesos donde
de la organización puede imprimirse
para fortalecer la valor
cadena de valor
de la empresa, Nivel directivo $0
logrando fidelizar Definición de los
el cliente ante la factores que
posible entrada de serán
nuevos considerados
competidores. como cadena de
valor

Evaluación de la
satisfacción del
cliente

Fortalecer la Definición de un Mercadeo $5.000.000

imagen plan de
empresarial para marketing
hacer frente a la
competencia Ejecución del
informal que plan de
puede llevarse marketing
alguna porción del
mercado.
Evaluación del
impacto
generado con la
puesta en
marcha del plan
de marketing

Definición de
puntos de
Disminuir el reorden
desabastecimiento
de los productos
de modo tal que Monitoreo del
siempre haya estado del
disponibilidad inventario por
para que los producto
clientes no opten
por productos
sustitutos. Generación de
alertas para
pasar a
producción

Definir políticas Definición de

para realizar indicadores para
seguimiento a los seguimiento a los
Calidad $0
procesos, procesos
permitiendo que
pueda actuarse a Definición de
tiempo en casos fichas para el
como el cálculo de los
desabastecimiento indicadores
de la materia
prima.
Análisis de
resultados de
indicadores

Definición de
plan de acción
para mejorar
resultados

Realización de
reuniones
periódicas de
Fortalecer las retroalimentación
alianzas con los
estratégicas con proveedores
los proveedores
para que se Nivel directivo $2.000.000
garantice el Definición de
abastecimiento de condiciones
la materia prima y comerciales
pueda evitarse la beneficiosas
generación de para ambas
pendientes. partes

$40.500.000
TOTAL
HERRAMIENTA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

OBJETIVO
FÓRMULA FRECUENCIA META
ESTRATEGIA ESTRATÉGI ACTIVIDAD INDICADOR RESPONSABLE
INDICADOR MEDICIÓN INDICADOR
CO

Desarrollo de
estudio de
mercado para
nuevas
unidades de
negocio

Aprovechar la
disponibilidad Desarrollo de
de capital para estudio técnico (Participación
que la para nuevas en el mercado
empresa unidades de período
Aumentar las Tasa de
genere negocio actual/
ventas de la crecimiento Semestral Nivel directivo 25%
nuevas Participación
empresa de las ventas
unidades de Desarrollo de en el mercado
negocio a estudio de período
través de la inversión para la anterior) *100
integración puesta en
horizontal. marcha de
nuevas
unidades de
negocios

Definición de
estrategias de
marketing para
posicionar las
 nuevas
unidades de
negocio en el
mercado

Desarrollo de un
estudio de
mercado para
Incursionar en medir
nuevos nichos aceptación de (Participación
de mercado, los productos en en el mercado
aprovechando nuevos nichos
Aumentar la Tasa de período
el de mercado
participación incremento de actual/
posicionamien Anual Mercadeo 15%
en el participación Participación
to de la
mercado Definición de en el mercado en el mercado
imagen de la
estrategias de período
empresa y la
marketing para anterior) *100
experiencia en
el negocio. posicionar los
productos en los
nuevos nichos
de mercado

Fortalecer la Parametrización (# Inventarios

Garantizar el del sistema de Nivel de
realización de manejo aleatorios
inventarios información de cumplimiento realizados/ # Coordinador
adecuado de Mensual 100%
aleatorios a acuerdo a las de realización Inventarios Logístico
los necesidades de de inventarios
través de los inventarios aleatorios
sistemas de la empresa programados)
información *100
que ofrece el Definición de
mercado. procedimiento
para realización
de inventarios
aleatorios
Definición de
formatos de
registro para
evidenciar la
realización del
conteo aleatorio

Socialización del
procedimiento a
los involucrados

Seguimiento a la
ejecución del
procedimiento

Definición de las
características
Aprovechar la
del sistema de {(# Errores en
disponibilidad
información proceso
de software a
requerido por la período
la medida que Mejorar la Tasa de
empresa actual/ # Nivel directivo
ofrece el ejecución de disminución
Errores en Mensual Coordinador 90%
mercado, para los procesos de errores en
proceso Logístico
fortalecer el misionales Solicitud y los procesos
período
sistema de estudio de anterior)-
información de cotizaciones 1}*100
la empresa. Selección del
sistema de
información a
adquirir
 Selección del
sistema de
información a
adquirir

Compra del
sistema de
información

Revisión de las
fórmulas para
Adquirir un cálculos del {(#
sistema de manejo de Diferencias
información inventarios en inventario
que logre período
Tasa de
estandarizar Fortalecer la actual/ #
disminución
los inventarios administració Realización de Diferencias Coordinador
de las Mensual 90%
físicos y n de un inventario en Logístico
diferencias en
virtuales, de inventarios general inventario
inventario
modo tal que período
la información anterior)-1}
que se maneje Comparación de *100
sea real. datos y
saneamiento de
la información

Redefinir el Mejorar el Estudio de Nivel de (# Cargos Aplica para

Coordinador
plan de cargos cumplimiento cargas de cumplimiento creados/ # una sola 85%
Gestión Humana
del área con el de los trabajo de la creación Cargos medición
fin de que se procesos y de cargos propuestos
cuente con el las Determinación para crear)
talento actividades de necesidades *100
humano para de la de talento
la gestión de empresa humano
inventarios, y Presentación
de esta propuesta con
manera dar nueva estructura
respuesta al organizacional
crecimiento
del sector.

Fortalecer las Detección de

competencias necesidades de
de los capacitación
empleados a (#
través de la Capacitacione
capacitación y Mejorar el Formulación del Nivel de
s realizadas/
así contar con desempeño plan de cumplimiento Coordinador
# Semestral 90%
el talento del talento capacitación del plan de Gestión Humana
Capacitacione
humano humano capacitación
s propuestas)
idóneo para la *100
incursión en Seguimiento y
nuevos nichos evaluación del
de mercado. plan de
capacitación

Aprovechar el Revisión del

buen clima mapa de
Agregar valor # Actividades
laboral de la procesos de la
a la cadena Redefinición nuevas
organización empresa
de suministro de la cadena incluidas en la Anual Nivel directivo NA
para fortalecer de la valor cadena de
la cadena de empresa Definición de los valor
valor de la procesos donde
empresa, puede
logrando imprimirse valor
fidelizar el
cliente
ante la posible Definición de los
entrada de factores que
nuevos serán
competidores. considerados
como cadena de
valor

Evaluación de la
satisfacción del
cliente

Definición de un
plan de
marketing
Fortalecer la
imagen
empresarial Ejecución del
(# Clientes
para hacer Mejorar la plan de
satisfechos/ #
frente a la imagen marketing Satisfacción
Clientes Semestral Mercadeo 80%
competencia organizacion del cliente
evaluados)
informal que al
Evaluación del *100
puede llevarse
alguna porción impacto
del mercado. generado con la
puesta en
marcha del plan
de marketing

Disminuir el Mejorar los Definición de {(# Faltantes

Tasa de Logística
desabastecimi niveles de puntos de período Mensual 25%
disminución Producción
ento de los inventario reorden actual/ #
de
productos de óptimos Faltantes
modo tal que Monitoreo del desabastecim período
siempre haya estado del iento anterior)-1}
disponibilidad inventario por *100
para que los producto
clientes no
opten por
productos Generación de
sustitutos. alertas para
pasar a
producción

Definir Definición de
políticas para indicadores para
realizar seguimiento a
seguimiento a los procesos
los procesos,
permitiendo (# Indicadores
Fortalecer el Nivel de
que pueda Definición de calculados/ #
seguimiento cumplimiento
actuarse a fichas para el Indicadores Trimestral Calidad 100%
a los de cálculo de
tiempo en cálculo de los definidos)
procesos indicadores
casos como el indicadores *100
desabastecimi
ento de la
materia prima. Análisis de
resultados de
indicadores
 Definición de
plan de acción
para mejorar
resultados

Fortalecer las Realización de

alianzas reuniones
estratégicas periódicas de
con los retroalimentación (#
proveedores con los Proveedores
para que se Mejorar las proveedores Alianzas en alianza
garantice el relaciones estratégicas estratégica/ # Anual Nivel directivo 70%
abastecimiento comerciales formadas Total de
de la materia Definición de
condiciones proveedores)
prima y pueda *100
evitarse la comerciales
generación de beneficiosas
pendientes. para ambas
partes

TOTAL $40.500.000
 CONCLUSIONES
 Se detecta en el proceso de abastecimiento fallas por imprecisiones al
momento de solicitar mercancía.
 No se tiene definido un sistema adecuado que notifique alertas por bajos
inventarios o agotados.
 Se detectan agotados al momento de realizar pedidos a los clientes.
 El desabastecimiento de productos constante puede ocasionar pérdida de
clientes por insatisfacción con el servicio que presta la empresa.
 No se tienen definidos formatos y/o registros que permitan realizar
seguimiento y control al stock de inventarios.
 La empresa requiere realizar un estudio que permita identificar el número
adecuado de cargos en el área logística, de modo tal que puedan
desarrollarse las tareas de manera efectiva.
 Se definió un plan de mejoramiento que contribuya al mejoramiento de los
niveles de inventarios, con el fin de suministrar de manera correcta y
oportuna a los clientes.
 La empresa tiene el músculo financiero suficiente para adoptar las mejoras
propuestas.