SISTEMAS Y ORGANIZACIONES

Teórico Unidad 2:

Las Organizaciones

Cursos 1K1 y 1K12

Prof Cecilia Ortiz
La administración: su naturaleza
y propósito
Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene
un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen
metas específicas de manera eficaz. Esta definición básica necesita
ampliarse:
 1. Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales
de planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar.
 2. La administración se aplica a cualquier tipo de organización.
 3. También se adjudica a los gerentes de todos los niveles
organizacionales.
 4. La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor
agregado.
 5. La administración se ocupa de la productividad, lo que supone
efectividad y eficiencia, y la suma de los dos para lograr la
eficacia.
La administración: ciencia o
arte
Administrar, como todas las demás prácticas como medicina,
composición de música, ingeniería, contabilidad o incluso el beisbol,
es un arte, es saber cómo hacer las cosas a la luz de la realidad de
una situación; sin embargo, los administradores pueden trabajar
mejor si utilizan el conocimiento organizado de la administración que
constituye una ciencia. Entonces, si la práctica de la administración
es un arte, el conocimiento organizado que subyace a esta práctica
puede llamarse ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son
mutuamente excluyentes, sino complementarios.
Funciones de la Administración

Las funciones gerenciales alrededor de las cuales está

organizado el conocimiento administrativo son:
Planear, organizar, dirigir y controlar.

LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LOS DISTINTOS

NIVELES ORGANIZACIONALES
Habilidades Gerenciales y
jerarquía organizacional
Hay tres tipos de habilidades de los administradores, a las que puede
agregarse una cuarta:
 Habilidades técnicas
 Habilidades humanas
 Habilidades conceptuales
 Habilidades para diseñar soluciones
La Evolución del pensamiento
administrativo
La Evolución del pensamiento
administrativo
La Evolución del pensamiento
administrativo
Organización: Concepto

 Una organización es un grupo social formado por personas,

tareas y administración, que interactúan en el marco de una
estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

 Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando

hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en
forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones
funcionan mediante normas que han sido establecidas para el
cumplimiento de los propósitos

Organización: Objetivos

Toda organización pretende alcanzar objetivos.

Un objetivo organizacional es una situación deseada que la
empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende
para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se
convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser
deseado y se busca otro para ser alcanzado.

 Objetivos Organizacionales

 Objetivos Personales
Organización: recursos

Recursos son todo aquello que resulta necesario para la

organización para desarrollar sus actividades y lograr sus fines y
objetivos

Los recursos de los que disponen las organizaciones para el logro de

sus objetivos son:
 Humanos
 Materiales
 Tecnológicos
 Financieros
Organización: entorno
Organización: clasificación

Existen muchas maneras de clasificar y nombrar los tipos de organización,

algunas de ellas son: por su actividad, por la naturaleza de su capital, por su
magnitud, por su forma ya sea tradicional o emergente, por sus objetivos;
siendo así que cada una de estas responde a distintos aspectos de una
organización. Las organizaciones con fines de lucro  La Empresa

Por su actividad Por la naturaleza de Por su magnitud

Industriales su capital Micro
Manufactureras Publica Pequeñas
Extractivas Privada Medianas
Agropecuarias Mixta Grandes
Agrícolas
Ganaderas
Comerciales
Mayorista
Minorista
De Servicios
La Organización formal y la
organización informal
La organización Formal es la que fue planeada y definida por los
administradores de la misma, la organización Informal es aquella que surge
de forma espontanea de las relaciones interpersonales no relacionadas con
el ámbito laboral
Los principios de la Organización
Formal
Son necesarios para identificar y agrupar el trabajo que se realiza en
una organización
 La autoridad
 La delegación
 La responsabilidad
 La división del trabajo
 La unidad de Mando
 El tramo de Control
 La unidad de objetivos
 La eficiencia
 Cadena de Mando
 La definición funcional
Los principios de la Organización
Formal
La autoridad
 Es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice
una tarea.
 Es decidir y ejercer el mando
 Es importante ya que liga las distintas partes de una organización

La delegación
 La autoridad y el poder pueden ser delegados
 Es el proceso mediante el cual un jefe da a un subordinado la
autoridad necesaria para realizar una tarea.
 Implica:
a) Determinación de los resultados esperados
b) Asignación de tareas
c) Delegación de autoridad
d) Asignación y exigencia de responsabilidad
Los principios de la Organización
Formal
La responsabilidad
 Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las tareas
encomendadas. La responsabilidad No se delega

La División del Trabajo

 Consiste en dividir y agrupar las tareas de la organización para que
contribuyan al logro de los objetivos

Unidad de mando
 Para la ejecución de un acto un agente sólo debe recibir órdenes de un
jefe.
Tramo de Control
 Se refiere al número de personas que puede controlar un jefe.
 Con este principio se resuelven los problemas de comunicación y el
control
Los principios de la Organización
Formal
Tramo de Control Amplio

Tramo reducido de control

Los principios de la Organización
Formal
Unidad de Objetivos
 Cada uno de los subsistemas deben contribuir al logro de los objetivos
Principio de Eficiencia
 Los objetivos deben lograrse con el mínimo de costos.
Cadena de mando
 Es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de dependencia,
desde el el más bajo nivel hasta el máximo nivel.
Los principios de la Organización
Formal
Definición Funcional
 Exige de cada área, departamento, división y puesto de trabajo, una
.
definición clara en relación a las actividades que deben ser realizadas
El Organigrama
Los organigramas son diagramas que representan gráficamente y de manera
simplificada la estructura formal que posee una organización. De esta forma, los
organigramas muestran las principales funciones dentro de la organización y las
relaciones que existen entre ellas. Son muy utilizados ya que resultan sencillos y
rápidos de comprender.
Para analizar y comprender un diagrama de estas características es importante
entender que los cuadros representan cada uno de los puestos de
la estructura organizacional, y las líneas, la cadena de autoridad y la
comunicación que los une.
El Organigrama

Funciones de los organigramas

Los organigramas cumplen dos funciones importantes. Por un lado,
permiten analizar la estructura para detectar fallas. Algunas de las
situaciones más importantes que pueden ser encontradas por este
método son:
 Fallas de control interno
 Duplicación de funciones
 Departamentalización inadecuada
 Funciones importantes que se han descuidado
 Falta de unidad de mando
 Falta de claridad respecto del tipo de autoridad que se le asigna a
un cargo
 Desequilibrios en la estructura, enorme amplitud del control, etc.
El Organigrama: Tipos

Según la forma elegida

 Verticales: muestran a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo,
con la máxima autoridad ubicada en el nivel superior.
 Horizontales: ordena las unidades ramificadas de izquierda a derecha,
colocando a la máxima autoridad en el extremo izquierdo.
 Mixtos: disponen la estructura utilizando recursos verticales y
horizontales.
 Circulares: colocan a la máxima autoridad en el centro, y los
departamentos en torno a esta.
La departamentalización

 Consiste en agrupar los puestos de trabajo en grupos homogéneos.

Ventajas:
- Aprovechamiento de la especialización
- Facilita el control
- Seguridad de una atención adecuada
- Reconocimiento de condiciones locales.
- Reducción de gastos
Criterios de
departamentalización
Por funciones

Gerencia

Comercialización Administración Producción

Por procesos
Dpto. de
Producción

Cosecha Secanza Molienda

Criterios de
departamentalización

Por producto o servicio

Director

Pediatría Clínica Médica Laboratorio

Por área geográfica

Dtpo. De
Comercialización

Misiones Bs As Córdoba
Criterios de
departamentalización
Por tipo de cliente
Dpto.
De
Comercialización

Clientes Clientes
Mayoristas Minoristas

Dpto.
Por Turno De Producción

Mañana Tarde Noche

Criterios de
departamentalización

Mixta
Gerencia
General

Administración Comercialización Compras Producción Almacen

Mayorista Minorista Corte

Ensamblado

Pintura
Aspectos a tener en cuenta
en la departamentalización
 Tramo de control: definir la cantidad de subordinados a cargo
 Descentralización y la delegación de autoridad
 Cantidad de niveles: la mayor cantidad de niveles no sólo puede
comprometer la eficiencia sino también los recursos
Manuales Administrativos

 Facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y

operativas de una organización.
 Son un instrumento de comunicación
 Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos
que se desarrollan en una organización.
Manuales Administrativos:
Ventajas
 La gestión administrativa está regida por normas escritas.
 Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir.
 Evitan la formulación de la excusa.
 Facilitan el control.
 Son elementos informativos.
 Ubican la participación.

Limitaciones
 Existe un costo en su redacción y confección.
 Exigen una actualización permanente
 No incorporan los elementos propios de la organización informal.
 Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis.
 Su utilidad se ve limitada cuando la organización es reducida.
Manuales Administrativos:
Clasificación
1. Manual de Organización
2. Manual de Políticas
3. Manual de procedimientos y normas
4. Manual para especialistas
5. Manual del empleado
6. Manual de propósitos múltiples.
Manuales Administrativos:
definición
 Manual de organización: describe la organización formal, para cada
puesto de trabajo menciona los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad
 Manual de Políticas: contiene los principios básicos que regirán el
accionar de los ejecutivos.
 Manual de Procedimientos: describe las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución.
 Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones exclusivas
para determinados oficios.
 Manual del empleado: contiene aquella información que es de interés
para los empleados.
 Manual de propósitos: reemplaza total o parcialmente a los anteriores,
cuando la dimensión de la empresa no justifique redactarlos.
Manuales Administrativos:
Contenido y Presentación
 Contenido: índice
 Objetivo del manual
 Objetivos y políticas de la organización
 Jerarquía ( los distintos niveles de jerarquía)
 Autoridad
 Control
 Misiones y funciones
 Atribuciones
 Delegación
 Relaciones
 Responsabilidad
 Organigramas
 Régimen de autorizaciones
Que es un procedimiento
administrativo?
Implica la definición de:
1. Funciones y tareas para cada área que se halle estructurada en una
organización.
2. Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisión, cantidad
de copias, instrucciones para el llenado, et.
3. Archivos a utilizar en cuanto a contenido, período de resguardo legal y
operativo, etc.
4. Un esquema de control operativo y patrimonial.
Manuales de Procedimientos
 Es una fuente de información que facilita al personal de una empresa la correcta
ejecución de tareas normalizadas y que regula la participación de los distintos
sectores de una organización.

Ventajas de su uso
 Permite normatizar las tareas y facilita la toma de decisiones programadas.
 Evita la superposición de tareas
 Simplifica la ejecución de tareas
 Simplifica la capacitación a nuevos empleados.
Niveles Organizacionales
Estructuras de las Organizaciones
Clásicas Simples
 Modelo Lineal: Principios básicos de diseño vertical
jerarquía.

 Modelo Funcional: Principios básicos de diseño

horizontal: especialización

 Modelo Adhocrático: Principios básicos de diseño del

equilibrio: motivación.
Estructuras de las Organizaciones
Clásicas Complejas
 Modelo lineal-funcional: Este modelo es de naturaleza
mixta, ya que combina los principios básicos del
diseño vertical y horizontal
Estructuras de las Organizaciones
Clásicas Complejas
 Modelo divisional: propio de grandes empresas con
un sistema técnico multiproducto y multimercado y en
donde la dirección y el poder de sus miembros
representan el aspecto dominante de su
funcionamiento (multinacionales).
Estructuras de las Organizaciones
Clásicas Complejas
 Modelo Matricial: Si la estructura funcional ofrece las
ventajas de la especialización y si la divisional se
concentra en la obtención de los resultados finales..
Estructuras de las Organizaciones
Modernas Complejas
• Modelo en trébol: está compuesto por cuatro grandes áreas u
hojas: 1) el núcleo profesional, compuesto por un conjunto de
directivos y por trabajadores muy cualificados; 2) la
subcontratación del trabajo no esencial para la organización; 3)
la fuerza de trabajo flexible compuesta por trabajadores a tiempo
parcial y 4) el trabajo que se traspasa a los clientes (como el
autoservicio de una gasolinera, el self-service en un restaurante,
etc.).
Estructuras de las Organizaciones
Modernas Complejas
• Modelo federal: es una variante evolucionada de la empresa divisional, y
que su vez, cada una de las unidades descentralizadas podría estar
estructurada en forma de trébol. Estas organizaciones son apropiados
para grandes grupos empresariales diversificados y de ámbito
multinacional.
Estructuras de las Organizaciones
Modernas Complejas
• Modelo en Red: Constituyen una forma básica para todas estas nuevas
formas de organización: reingeniería, las organizaciones virtuales,
horizontales y modulares, el aprendizaje organizativo y otras nociones
todas estas diferentes estructuras significan distintas relaciones de
posición o cargo, diferentes relaciones de tarea, departamento o incluso
de empresa, incluso las fuentes posicionales típicas del poder de gestión
dejaran de tener legitimidad.
La Planificación
Si se quiere que el esfuerzo del grupo sea efectivo, las personas deben saber lo
que se espera que cumplan. Ésta es la función de la planeación, la base de
todas las funciones gerenciales que consiste en seleccionar misiones y
objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos; requiere tomar
decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas, de manera que
los planes proporcionen un enfoque racional para alcanzar los objetivos
preseleccionados.
La Planificación: Pasos
La Planificación: Tipos de Planes

• Misión
• Objetivo
• Política
• Regla
• Estrategia
• Procedimiento
• Programa
• Presupuesto
La Planificación: Técnicas - Gantt
La Planificación: Técnicas - Pert
La Dirección
Dirigir Proceso mediante el cual se influye en las personas para que contribuyan
a las metas organizacionales y de grupo.
Administrar Requiere la creación y el mantenimiento de un ambiente donde los
individuos trabajen en grupos hacia la consecución de objetivos integrados.
La dirección y el liderazgo a menudo se consideran lo mismo. Si bien es cierto
que el gerente más efectivo casi siempre será también un líder efectivo, y que
dirigir es una función esencial de los gerentes, hay más en administrar que sólo
dirigir incluye una planeación cuidadosa, establecer una estructura
organizacional que ayude a las personas a alcanzar las metas e integrar
personal lo más competente posible en esa estructura.

TIPOS DE DIRECCION:

- Autócrata
- Relajada
- Participativa
La Dirección: el Liderazgo
Liderazgo Arte o proceso de influir en las personas para que participen con
disposición y entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo.

TEORIAS DEL LIDERAZGO

1- Los líderes Nacen

2- Los líderes se Hacen
3- Líder por sus rasgos físicos
4- Líder situacional
La Dirección: La toma de
Decisiones
La toma de decisiones es el núcleo de la planeación, y se define como la
selección de un curso de acción entre varias alternativas. No puede decirse que
exista un plan a menos que se haya tomado una decisión: que se hayan
comprometido los recursos, la dirección o la reputación; hasta ese momento sólo
existen estudios de planeación y análisis.
La Dirección: La toma de
Decisiones
Como seleccionar una alternativa?
La Dirección: La toma de
Decisiones
Decisiones programadas: Se utilizan para trabajos estructurados o
rutinarios.

Decisiones no programadas: Se emplean en situaciones no

estructuradas, nuevas y mal definidas de naturaleza no recurrente.
La Dirección: La Comunicación
La Dirección: La Comunicación
El Control
Proceso de control básico

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar
el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad
del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier
lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:

1. Establecer estándares: Criterios de desempeño.

2. Medir el desempeño contra estos estándares.

3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.

Control estratégico: Monitoreo sistemático en puntos de control

estratégicos para modificar la estrategia de la organización con base en
esa evaluación.
El Control
Tipos de estándares de puntos clave

Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación, cada

actividad de estos pro-
gramas, cada política, cada procedimiento y cada presupuesto pueden
convertirse en un estándar respecto del cual podría medirse el desempeño
real o esperado; sin embargo, en la práctica, los estándares tienden a ser de
los siguientes tipos:

1. Físicos.
2. De costos.
3. De capital.
4. De ingresos.
5. De programas.
6. Intangibles.
7. De metas.
8. Planes estratégicos como puntos para el control estratégico.
El Control
Proceso de Retroalimentación