UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

Facultad de Ingeniería Mecánica

Sección de Posgrado y Segunda Especialización
Maestría en Gerencia de Proyectos Electromecánicos

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS PARA LA

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
ELECTROMECÁNICOS

SESIÓN 01

Docente: Mag. Jesús Farfán Herrera

21-Dic-2012
 Agenda
2

 Presentación del curso

 Objetivos

 Metodología

 Forma de evaluación
 Reglas básicas

 Presentación de participantes
 Conceptos básicos acerca de los proyectos
 Software de apoyo para la gestión de proyectos
3 Presentación del curso
 Objetivos del curso
4

 Revisar la funcionalidad disponible en las

herramientas informáticas para la gestión de
proyectos.
 Aplicar el uso de software en la gestión de un
proyecto.
 Reconocer la necesidad de aplicación de software
para la gestión de proyectos.
 Metodología del curso
5

 Exposición de conceptos básicos por parte del

docente.
 Taller de aplicación de software al proyecto
seleccionado.
 Selección de un proyecto para desarrollar durante el
curso.
 Exposición de avances de aplicación por parte de
los grupos de trabajo.
 Forma de evaluación
6

 Asistencia regular a las clases

 Evaluación de 0 a 20.
 Test de lecturas indicadas: 20%
 Presentación de avance semanal: 40%
 Presentación de trabajos finales: 40%
 Nota mínima aprobatoria: 14
 Reglas básicas
7

 Puntualidad
 Participación activa en clases
 Presentaciones: PPT
 No se utilizará teléfonos durante la clase. En caso de emergencia, contestar
fuera del aula.
 No se permite el uso de PC portátiles durante las clases.
 Planificación de las clases:
 Primera parte:
 Test de lectura: aprox. 5 min
 Presentación de grupos y discusión: aprox. 20-30 min
 Exposición del docente: aprox. 40 min
 Descanso: 10 min
 Segunda parte:
 Taller: aprox. 75 min
8 Presentación de participantes
9
Conceptos básicos acerca de los
proyectos
 ¿Qué es un proyecto?
10

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear un producto, servicio o resultado único.
PMBOK® Cuarta Edición

A temporary organization that is created for the purpose of

delivering one or more business products according to an
agreed Business Case.
PRINCE2® Glossary of terms
 Proyectos y operaciones
11

Gobierno de la organización

Planeamiento estratégico

Gestión de Gestión de
Operaciones Proyectos

Recursos
 Características de un proyecto
12

 Objetivo específico
 Temporal. Termina cuando:
 se cumplieron los objetivos
 se prevé que los objetivos no se pueden cumplir

 cesa la necesidad

 Tiene límites de presupuesto (casi siempre)

 Consume recursos humanos y no humanos
 Son multifuncionales
 ¿Por qué se inicia un proyecto?
13

 Demanda del mercado

 Oportunidad estratégica
 Solicitud de un cliente
 Actualización tecnológica
 Requisito legal
 Triángulo Costo-Tiempo-Performance
14

Recursos

Performance
ΔP
 Factores de éxito de un proyecto1
15

Primarios

• a tiempo
• dentro del presupuesto
• dentro de los límites de calidad
• aceptado por el cliente

Secundarios

• Tenemos más trabajo para este cliente

• Usar el nombre del cliente en nuestras referencias
• Con cambios de alcance mínimos o acordados mutuamente
• Sin distraer el flujo principal de trabajo
• Sin cambiar la cultura corporativa
• Sin violar los requerimientos de seguridad
• Proveer eficiencia y efectividad a las operaciones
• Satisfacer requerimientos OSHA/EPA
• Mantener conducta ética
• Proveer alineamiento estratégico
• Mantener la reputación de la corporación
• Mantener las relaciones con los organismos reguladores

1) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eighth Edition, Kerzner, H.
 ¿El éxito de un proyecto: punto o cubo?
16

Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Eighth Edition, Kerzner, H.
 Grupos de procesos de la gestión de
17
proyectos – PMBOK®
Procesos de seguimiento
y control
Procesos de
planificación

Iniciar fase o Procesos de Procesos Terminar fase

proyecto iniciación de cierre o proyecto

Procesos de
ejecución

PMBOK® Cuarta Edición, 2008

 Áreas de conocimiento – PMBOK®
18

Gestión de la Gestión del Gestión del

Integración del Alcance del Tiempo del
Proyecto Proyecto Proyecto

Gestión de los Gestión de la Gestión de los

Costos del Calidad del Recursos
Proyecto Proyecto Humanos del
Proyecto

Gestión de las Gestión de los Gestión de las

Comunicaciones Riesgos del Adquisiciones del
del Proyecto Proyecto Proyecto
19
Software de apoyo para la gestión
de proyectos
 Procesos según PMBOK® (1/2)
20
Áreas de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Conocimiento Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
y Control
4. Gestión de la 4.1 Desarrollar 4.2 Desarrollar 4.3 Dirigir y 4.4 Monitorear 4.6 Cerrar el
Integración del el Acta de el Plan para la Gestionar la y Controlar el Proyecto o
Proyecto Constitución Dirección del Ejecución del Trabajo del Fase
del Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto
4.5 Realizar el
Control
Integrado de
Cambios
5. Gestión del 5.1 Recopilar 5.4 Verificar el
Alcance del Requisitos Alcance
Proyecto 5.2 Definir el 5.5 Controlar el
Alcance Alcance
5.3 Crear la EDT
6. Gestión del 6.1 Definir las 6.6 Controlar el
Tiempo del Actividades Cronograma
Proyecto 6.2 Secuenciar
las Actividades
6.3 Estimar los
Recursos de las
Actividades
6.4 Estimar la
Duración de las
Actividades
6.5 Desarrollar
el Cronograma
7. Gestión de 7.1 Estimar los 7.3 Controlar
los Costos del Costos los Costos
Proyecto 7.2 Determinar
el Presupuesto
 Procesos según PMBOK® (2/2)
Áreas de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de
Conocimiento Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de Procesos de
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento Cierre
21 y Control
8. Gestión de la 8.1 Planificar la 8.2 Realizar el 8.3 Realizar el
Calidad del Calidad Aseguramiento Control de
Proyecto de Calidad Calidad
9. Gestión de los 9.1 Desarrollar 9.2 Adquirir el
Recursos el Plan de Equipo del
Humanos del Recursos Proyecto
Proyecto Humanos 9.3 Desarrollar
el Equipo del
Proyecto
9.4 Gestionar
el Equipo del
Proyecto
10. Gestión de 10.1 Identificar 10.2 Planificar 10.3 Distribuir 10.5 Informar
las a los las la Información el Desempeño
Comunicaciones Interesados Comunicaciones 10.4 Gestionar
del Proyecto las
Expectativas de
los Interesados
11. Gestión de 11.1 Planificar 11.6
los Riesgos del la gestión de Monitorear y
Proyecto Riesgos Controlar los
11.2 Identificar Riesgos
los Riesgos
11.3 Realizar el
Análisis
Cualitativo de
Riesgos
11.4 Realizar el
Análisis
Cuantitativo de
Riesgos
11.5 Planificar
la Respuesta a
los Riesgos
12. Gestión de 12.1 Planificar 12.2 Efectuar 12.3 12.4 Cerrar las
las las las Administrar las Adquisiciones
Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones
del Proyecto
 Software a utilizar
22

 Microsoft Office 2010

 Microsoft Project Desktop 2010
 Microsoft Project Server 2010
 Microsoft SharePoint 2010
 Critical Tools, WBS Chart Pro
 Palisade, @Risk
 Google Docs
 Zoho Projects
 Procesos vs. Software (1/3)
23

 Business Case: MS Excel, otros

 Crear la EDT: WBS Chart Pro, MS Project
 Definir las actividades: MS Project
 Secuenciar las actividades: MS Project
 Estimar los recursos de las actividades: MS Project
 Estimar la duración de las actividades: MS Project
 Desarrollar el cronograma: MS Project
 Estimar los costos: MS Project
 Determinar el presupuesto: MS Project
 Procesos vs. Software (2/3)
24

 Realizar el análisis cualitativo de riesgos: MS Excel

 Realizar el análisis cuantitativo de riesgos: MS
Excel, @Risk
 Planificar la respuesta a los riesgos: MS Excel, MS
Project Adquirir el equipo del proyecto: MS Project
 Desarrollar el equipo del proyecto: Portales (MS
SharePoint, Zoho Projects, otros)
 Gestionar el equipo del proyecto: MS Project
 Distribuir la información: Portales
 Procesos vs. Software (3/3)
25

 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: MS

Project, Portales
 Realizar el control integrado de cambios:
Workflows, MS Project
 Controlar el cronograma: MS Project
 Controlar los costos: MS Project
 Informar el desempeño: MS Project, Portales
 Monitorear y controlar los riesgos: Excel
 Cerrar el proyecto o fase: MS Project, Portales
 WBS Chart Pro
26
 PERT Chart EXPERT
27
 MS Project
28
 Principales vistas
29

 Calendar
 Network Diagram
 Resource Allocation
 Resource Sheet
 Resource Usage
 Task Entry
 Task Sheet
 Task Usage
 Tracking Gantt
 Principales tablas
30

 Cost
 Entry
 Schedule
 Tracking
 Variance
 Work
 Summary
 Usage
 Resource Object Map
31
 Tasks Object Map
32
 Calendat Object Map
33
 Revisión de MS Project Desktop
34
 Ejemplo de portal de proyecto

35
 Taller: Presentación de proyecto
36

 Presentación de grupo y jefe de proyecto

 Presentación de la empresa
 Presentación general del proyecto propuesto
 Estimación de alto nivel de recursos, costos, tiempos
 Justificación del proyecto:
 Costo/beneficio

 Sostenibilidad
37 FIN

Jesús Farfán Herrera

jfarfanh@gmail.com