Informe Auditoria Proceso de Calidad 2017

INFORME DE AUDITORIA
Versión:02
FOR-EG-07
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Julio 18 de 2014
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE AUDITORIA A LOS SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD Y

SISTEMA DE GESTION Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO DE 2017
JUNIO 2017
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS ................................................................................................................................ 4
2.1. GENERAL ....................................................................................................................... 4
2.2. ESPECÍFICOS ................................................................................................................. 4
3. MARCO LEGAL .......................................................................................................................... 5
4. ALCANCE ................................................................................................................................... 6
5. METODOLOGÍA .......................................................................................................................... 6
6. RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA ........................................................................ 10
6.1. ANALISIS Y COTEJO EN CONSECUCION A LOS NUMERALES DE LA
NTCGP1000:2009 AL PROCESO AUDITADO. ....................................................................... 10
6.2. ANALISIS Y COTEJO EN CONSECUCION AL CAPITULO 6 DEL DECRETO 1072
DE 2015 POR EL CUAL DETERMINA LA DIRECTRIZ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, Y RESOLUCION 1111 DE 2017. ....................... 47
6.3. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. ........................................................... 57
6.4. CONTRATACION ESTATAL ........................................................................................ 58
6.5. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO POR
PROCESO, MEDIANTE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
VIGENCIA 2016. ....................................................................................................................... 59
7. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LA AUDITORIA
EFECTUADA AL PROCESO DE GESTION DE CALIDAD EN EL 2016 Y OTROS ENTES
EXTERNOS. .............................................................................................................................. 59
7.1. RESULTADO DE LA AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2014. ................................ 59
7.2. PLAN DE MEJORAMIENTORESULTADO DE LA EVALUACION Y SEGUIMIENTO
EFECTUADA AL PROCESO DE GESTION DE CALIDAD. .................................................... 63
7.3. PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO PROPUESTO - RESULTADO DE LA
AUDITORIA EFECTUADA AL PROCESO DE GESTION DE CALIDAD-2017....................... 67
8. OBSERVACIONES GENERALES .............................................................................................. 68
8.1. Fortalezas: .................................................................................................................... 68
8.2. Debilidades:.................................................................................................................. 68
9. RECOMENDACIONES ............................................................................................................. 70
10. CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 71
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1. INTRODUCCIÓN
En consecución con lo establecido en las normas que regulan los Sistemas de
Gestión de Calidad, Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo mediante el
artículo 6º de la Ley 872 de 2003, norma, específica de los requisitos para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama
ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios, La Ley
1562 de 2012, “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”, Decreto 1443 Por
el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”, Decreto 1072 de 2015 Por
medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, y
la Resolución 1111 de 2017 “por la cual se definen los Estándares Mínimos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para empleadores y
contratantes”.
Con lo anterior, El Gobierno Nacional busca mejorar el desempeño y
capacidad de proveer productos y/o servicios que respondan a las necesidades
y expectativas de sus clientes, asimismo son objetivos del Ministerio Trabajo la
formulación y adopción de las políticas, planes generales, programas y
proyectos para el trabajo, garantizar los derechos fundamentales de los
trabajadores, fortalecimiento, promoción y protección de las actividades de la
economía solidaria y el trabajo decente, a través un sistema efectivo de
vigilancia, información, inspección y control; como del entendimiento y diálogo
social para buen desarrollo las relaciones laborales.
Por cuanto, el Municipio de Neiva, se encuentra obligado a darle sostenibilidad
al Sistema de Gestión de Calidad y al Sistema de Gestión y Seguridad en el
Trabajo, contribuyendo al alcance de la Misión, Visión y Objetivos
organizacionales, permitiendo armonización y articulación con el Sistema de
Control Interno y Sistema de Desarrollo Administrativo, en pro del
mejoramiento continuo de los procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y de
Evaluación del Municipio de Neiva, a través de la eficacia, eficiencia y
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efectividad, a fin de mantener la implementación del SIG, y la re certificación y

del Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo.
Dado lo anterior, y en cumplimiento a la ley 87 de 1993, Decretos 1537 de
2001 y 943 de 2014, Resolución No 5580 de 2004 y la Directiva Presidencial
08 de 2003, la Oficina de Control Interno efectuara Auditoria y Seguimiento al
plan de Mejoramiento al proceso de Gestión de Calidad de acuerdo al Plan de
Acción de 2016-2017 y al Sistema de Gestión y seguridad en el trabajo.
2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
 Determinar la efectividad de los procesos institucionales de la Alcaldía de

Neiva, en cumplimiento a la norma NTCGP1000:2009, Decreto 943 de
2014, Ley 1562 de 2012, Decreto 1072 de 2015 y Resolución 1111 de
2017, acorde a la misión, visión y objetivos Institucionales inmersos en el
Plan de Desarrollo Municipal 2016-2019 “NEIVA- LA RAZON ES LA
GENTE”.
2.2. ESPECÍFICOS
 Evaluar el cumplimento de cada numeral que componen la norma

NTCGP1000:2009, el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 1111 del 2017
y analizar el grado de madurez de los sistemas de Gestión.
 Determinar la eficacia de los distintos actos administrativos relacionados
con el SIG, los cuales deben estar adoptados por el Municipio de Neiva
para su debida implementación en los Sistemas de Gestión (SIG- SG SST).
 Verificar y analizar las evidencias y/o documentos, que soportan la
efectividad en la implementación del SIG.
 Evaluar la efectividad de las acciones de mejora contenidas en el plan de
mejoramiento resultado de la auditoria del Sistema de Gestión de Calidad –
2016, efectuada por la Oficina de Control Interno.
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 Teniendo en cuenta los resultados de la auditoria, y seguimiento al plan de

mejoramiento estas, quedaran plasmadas como fortalezas y debilidades;
lo cual la oficina de Control Interno asesorara a nivel directivo, el
seguimiento de las acciones preventivas y/o correctivas que conlleven al
mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión como proceso
evaluado, en pro del mejoramiento continuo conforme lo establecen los
objetivos Institucionales.
3. MARCO LEGAL
 Ley 872 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la Calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades Prestadoras de
servicios”
 Decreto 2375 de 2006 “Por el cual se reglamenta el artículo 7º de la Ley
872 de 2003”
 Decreto 4140 de 2004 “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y
se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”
Decreto 4485 de 2009 “por medio de la cual se adopta la actualización
de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”
Ley 489 de 1998 "Normas sobre la Org. y funcionamiento de las
entidades del orden nacional".
 Decreto 2641 de 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76
de la Ley 1474 de 2011”.
 NTCGP1000:2009 “Por el cual especifica los requisitos para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la
rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de
servicios.
 Decreto 943 de 21 Mayo de 2014 Ajustes al Modelo Estándar de control
interno.
 Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de
Control Interno”
 ISO 31000 Principios y directrices para la gestión de riesgos.
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 Ley 1474 de 2011. Estatuto Anticorrupción. Artículo 73. “Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” que deben elaborar
anualmente todas las entidades, incluyendo el mapa de riesgos de
corrupción, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las
estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al
ciudadano.
Guía para la Administración del Riesgo. Departamento Administrativo
para la Función Pública-DAFP.
 Decreto 2482 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la Planeación y la Gestión”.
 Decreto 124 de 2016 “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1
del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano”.
 Ley 1712 de 2014 “Por el cual se crea la ley de transparencia y del
Derecho Acceso a la información Publica Nacional y se dictan otras
disposiciones.
 Decreto 1072 de 2015
 Resolución 1111 de 2017
4. ALCANCE
Se efectuara la auditoría a los Sistemas de Gestión (SIG-SG-SST), y se verificará
la efectividad en su implementación en los procesos institucionales, teniendo en
cuenta los numerales de la norma NTC-GP1000:2009, al igual que las etapas y
principios basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) de
la norma que regula el SG-SST.
5. METODOLOGÍA
Durante el desarrollo de la Auditoria a los Sistemas de Gestión de Calidad y
Sistemas de Gestión y Seguridad en el trabajo, está se efectuó teniendo en
cuenta en reunión de apertura la presentación de las auditoras designadas por
parte de la Oficina de Control Interno al delegado por el Representante por la
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Dirección y/o Coordinador de Calidad, seguidamente el respectivo plan de trabajo,

plazo previsto a la realización de la auditoria y demás criterios, los cuales se
dieron a conocer a los delegados de los Sistemas auditados. Posteriormente, se
dio inicio al desarrollo de la auditoría con la consecución e inspección de
información, en pro de medir el grado de efectividad en la implementación,
teniendo en cuenta los numerales 1, 2 y 3 generalidades, campo de aplicación
los términos y definiciones del SGC; Numeral 4 Requisitos Generales del
Sistema y para la Gestión Documental del SGC; Numeral 5 requisitos para
evidenciar la Responsabilidad de la Dirección en la implementación del
SGC; Numeral 6 Gestión de los Recursos del SGC; Numeral 7 Requisitos del
SGC. En la realización de la Prestación del Servicio y Numeral 8 Requisitos
del SGC., para la Medición, el Análisis y la Mejora del SGC, de la norma
NTCGP1000:2009, por cada proceso institucional evaluado con su respectiva
documentación, verificación de actualización de actos administrativos, certificación
por APPPLUS.
Asimismo se evaluaron las etapas, basado en
la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la
aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora, con el objetivo de a
nticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad
y la salud en el trabajo y principios basados en el ciclo PHVA
(Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).
En desarrollo del informe, se tuvieron en cuenta las siguientes líneas de auditoria,
el cual permitió verificar el cumplimiento de las metas y objetivos del proceso
evaluado soportado de la siguiente manera:
LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, se verificó el cumplimiento del
Plan de Acción 2016, Metas de Producto - PDM, las Metas de Resultado – PDM,
en cumplimiento a la norma NTCGP1000, con corte a Diciembre de 2016. A fin de
medir la Eficacia, Eficiencia y Efectividad a los procesos, Administración de
Riesgos.
Contratación Estatal. Se procedió a verifico la contratación estatal, la cual permitió
cumplir con los objetivos propuestos del proceso evaluado.
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Planes de Mejoramiento por proceso, y el suscrito ante la oficina de control itero

durante la vigencia 2016, así mismo se efectuó seguimiento a las No
conformidades a través de las acciones correctivas, preventivas y de mejora,
producto de la auditoria interna 2016.
De igual manera se informa que, el criterio aplicado al plan de mejoramiento,
corresponde a los siguientes estándares de medición del estado y nivel de riesgo,
medido en términos de porcentaje. De 0 a 59% corresponde a la zona baja (color
rojo). De 60 a 79% zona media (color amarillo). De 80 a 100% zona alta (color
verde).
0 a 59% ROJO ZONA BAJA
60 a 79% AMARILLO ZONA MEDIA
80 a 100 VERDE ZONAL ALTA
Para lograr los objetivos propuestos en la presente auditoria, la cual permitirá
exponer un informe sobre el proceso que se va auditar, a fin de lograr los objetivos
establecidos, se tiene previsto la implantación de las siguientes técnicas de
auditoría entre ellas están la de Consulta( entrevistas , encuestas a Servidores y
Funcionarios Públicos entendidos de los procedimientos que se van a auditar) e
Inspección (Análisis y cotejo de información, y registros que estarán dentro de la
ejecución del proceso auditado) verificando el cumplimiento del plan de Desarrollo
2012-2015 para el logro de la misión, visión y objetivos organizacionales, la
implementación de los Sistemas de Gestión (SIG-SG SST) a los procesos
conforme los lineamientos de la NTCGP1000:2009 , el decreto 943 de 2014 , la
reglamentación fundamentada en el Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo
(se realiza específicamente para probar la validez de la información documentada
y registrada), los cuales deberán estar soportados con el diligenciamiento del Acta
de Reunión a través del Formato EV-FOR-GC-18.
Para la obtención de evidencias suficientes sobre las cuales se pueda emitir una
informe sobre el proceso auditado y a fin de lograr los objetivos establecidos sobre
la presente evaluación se dio aplicación a las siguientes técnicas de auditoría,
tales como: consulta (entrevistas a los funcionarios conocedores, supervisores y/o
ejecutores de los procedimientos evaluados), y la inspección (análisis a
documentos y registros suscritos dentro de la ejecución de los procesos
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evaluados, en consecución a los sistemas de gestión auditado, los cuales hacen

parte de la auditoria, entre ellos estuvieron: Planeacion Estratégica, Atención al
Ciudadano, Talento Humano, Gestión Financiera, Calidad, Comunicación y
Gobernabilidad, Gestión en Educación, Gestión en Vivienda Social, Gestión en
Vías e Infraestructura, Gestión en Turismo, Gestión en Cultura, Gestión en Salud,
Gestión en Movilidad, Gestión en Deporte y Recreación, Gestión en Desarrollo
Agropecuario, Gestión en Seguridad y convivencia, Gestión en Prevención de
Riesgos y Desastres, Gestión en Medio Ambiente, Contratación, Gestión en de
Tecnologías de la Información TIC, Gestión Jurídica y Gestión Documental, los
cuales fueron soportados con el diligenciamiento del formato EV-FOR-EG-05 (acta
de visita/reunión)
Como producto final de la presente auditoria, se efectuó el presente informe que
tiene como objetivo destacar el grado de avance e implementación realizada a
los Sistemas de Gestión de Calidad y Sistemas de Gestión y Seguridad en
Trabajo, para la identificación de sus fortalezas y debilidades soportadas en el
desarrollo de la auditoria con corte en análisis y cotejo de información a Julio de
2017.
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6. RESULTADOS DE LA AUDITORIA INTERNA
6.1. ANALISIS Y COTEJO EN CONSECUCION A LOS NUMERALES DE

LA NTCGP1000:2009 AL PROCESO AUDITADO.
Teniendo en cuenta que la Ley 872 de 2003 y Resolución 052 de 2013 establece
que la máxima autoridad de cada Entidad Publica tendrá la responsabilidad de
desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión
de Calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley;
dado lo anterior, y Una vez realizada la visita de campo en la cual se efectúa la
respectiva inspección ocular, documental de la información al proceso el cual se
auditó, se procede a efectuar el respectivo análisis de acuerdo a los numerales de
la Norma NTCGP1000:2009 contenidos a través del Manual de Calidad el cual
hace parte del proceso auditado.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES
A través de los requisitos Generales, El Municipio debe establecer, documentar,

implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y un Sistema de
Gestion y Seguridad en el trabajo, con el fin de mejorar continuamente su
eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma;
estos Sistemas incluyen de manera integral todos los procesos de la entidad que
le permiten cumplir su función y los debe de la norma relacionados en la
NTCDGP1000:2009.
Conforme se encuentran plasmados los requisitos de la NTCGP1000, se
encuentran el actual Mapa de Procesos con los (26) procesos documentados,
actualizados, y codificado en el listado Maestro de Documentos Internos FOR GC
03 Versión 2, de fecha 5 de Enero de 2016, los cuales reflejaron como ultima
actualización a los procesos Noviembre de 2016.
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4.2 GESTION DOCUMENTAL

4.2.1 GENERALIDADES
4.2.2 MANUAL DE CALIDAD
El proceso de Gestión de Calidad aun cuenta con el Manual de Calidad en su
versión 4 actualizado el 5 de Enero de 2016. Por lo anterior se recomienda
nuevamente actualizar en el Manual de Calidad en el numeral 7.4 “ADQUISICIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS” que la planificación de los bienes a contratar se
efectúa es a través del Plan Anual de Adquisiciones , y no como se describió en el
mismo “Plan de compras”, los objetivos de calidad estos deben ser medibles, por
lo que es necesario establecer una serie de parámetros que indiquen, pasado un
tiempo, el grado de logro de tales objetivos, los cuales se consigue a través de los
indicadores, que actualmente el proceso no cuenta; asimismo se debe actualizar
segun la nueva estructura organizacional el organigrama, por consiguiente el
Mapa de Procesos debe estar actualizado.
Es importante que por parte del Sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo,
articule la documentación del Sistema de Gestión de Calidad y efectué el Manual
del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo, por cuanto no cuenta con uno
a la fecha.
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

Actualmente, el proceso cuenta con el procedimiento documentado PR-GC-01 en
versión 5, vigente de fecha 8 de Noviembre de 2016.
Se procedió a verificar a través de visitas y pagina web del Municipio de Neiva
que de acuerdo al cronograma establecido por el proceso de Calidad y teniendo
en cuenta el proceso de contratación del personal de apoyo para su gestión , está
en proceso de visitas a fin de apoyar a través de la metodología de Calidad, los
procedimientos, formatos, riesgos de gestión conforme la nueva estructura
organizacional del Municipio la actualización de la documentación con los
procesos.
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Conclusión: Acorde lo establecido en la NTCGP 1000: 2009 , y en el Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se considera que la entidad debe
establecer mecanismos necesarios y suficientes a fin de mantener los documentos
requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad los cuales se recomienda
actualizar conforme la nueva estructura organizacional el objetivo, el alcance
soporte normativo y actividades, estas últimas deben tener el paso a paso de lo
que realmente efectúan en cada proceso según procedimiento. Asimismo debe
estar articulado con el SIG y conforme la normatividad vigente el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, toda vez que no se evidencio en la
pagina web del Municipio este procedimiento dando así cumplimiento al Decreto
1072 de 2015, Titulo 4 Capitulo 6, artículo 2.2.4.6.12 “Documentación”, artículo
2.2.4.6.13 “Conservación de los documentos”
Es importante mencionar y recomendar que la Alta Dirección debe crear
estrategias encaminadas al mejoramiento continuo de los procesos con respecto a
mantener la implementación de los Sistemas de Gestion SIG y del SG SST a nivel
de toda la entidad. Asimismo tener en cuenta que el proceso de Educación se
encuentra certificado por INCONTEC, encontrándose a la fecha falta de
articulación con el proceso de calidad y del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
4.2.4 CONTROL DE REGITROS

El proceso de Gestión de Calidad cuenta con el procedimiento documentado PR-
GC-02 en versión 3, vigente de fecha 8 de Noviembre de 2016.
Con lo anterior, y teniendo en cuenta que se deben establecer los requisitos para
definir la adecuada identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
disposición y tiempo de retención de los registros generados tanto de origen
interno como externo, los registros son un tipo especial de documento y se
establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así
como de implementación del sistema de gestión de calidad, los cuales deben
controlarse. Dado lo anterior, al momento de la visita se procedió a verificar
algunos procesos, los cuales fueron objeto de inspección y verificación en el
Formato FOR GC 05 “LISTADO MAESTRO DE REGISTRO” el cual permite el
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desarrollo de los procesos en cada actividad conforme se encuentra documentado

el procedimiento “PR-GC-02 “Control de Registros”, no obstante la aplicabilidad
de los registros en los procesos que a continuación se relacionan refleja falta en la
implementación que a la fecha ya debería tener el SIG, reflejado de la siguiente
forma:
Evaluación por Proceso
Proceso
Atención al Ciudadano, en visita se procedió a verificar la implementación de los
Formatos FOR AC 02 “RECEPCION DE PETICIONES-QUEJAS-RECLAMOS-
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS, CORRESPONDENCIA ENTREGADA , los
cuales les están dando aplicabilidad conforme fueron elaborados, el primero con
versión 3 de fecha Junio 15 de 2016 y en cuanto a la correspondencia entregada
esta en versión 2 de Agosto 31 de 2015, asimismo se está dando aplicabilidad a
través del software CONTROL DO, los cuales se tomaron muestras de meses
Noviembre y Diciembre de 2016, Enero, Febrero, Marzo, Mayo de 2017.
Proceso
Gestión Financiera: El proceso en mención se encuentra ubicado como proceso
de Apoyo, y en visita al proceso se evidencio la implementación de los formatos
que se registran en el sistema Dinámica Gerencial, tales como: Comprobante
Contable FOSAL, Cuentas por pagar, Ejecución Presupuestal, y Recibo de Caja
Formato de Recaudo recurso Fondo Local de Salud FOR-GF-07. Adicionalmente,
se evidenció que a cambio del FOR-GF-06, se encuentran implementando el
formato FOR-GS-17 de la secretaria de salud.
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Proceso
Planeacion Estratégica: Es un proceso estratégico, y en visita al proceso se
evidencio la implementación de los formatos “FORMATO DE IDENTIFICACION
DE PROYECTOS EXITOSOS Y DESACIERTOS”, el cual solo lo han diligenciado
una vez, lo cual se recomienda revisar por cuanto la implementación de los
formatos debe ser una constante. Se verificaron los formatos: “FORMATO DFE
REFERENTE DE PLANEACION, FORMATO DE SOLICITUD DE CERTIFICADO
DE PARAMENTO, CERTIFICADO DE DEMARCACION O PARAMENTO,
FORMATO DE SOLICITUD DE RIESGOS, FORMATO DE CERTIFICADO DE
AMENAZA”.
Proceso
Gestión de Calidad: En visita al proceso, se procedió a verificar la eficacia en la
implementación de los siguientes registros los cuales hacen parte de la
documentación como proceso evaluado en los siguientes formatos: FOR-GC-01
Solicitud de Elaboración, Modificación o Anulación de Documentos, FOR-GC-03
Listado Maestro de Documentos Internos,FOR-GC-08 Programa de Auditoria al
SIG, FOR-GC-09 Listado de Auditores, FOR-GC-10 Plan de Auditoria al SIG,
FOR-GC-11 Lista de Chequeo para Auditoria al SIG, FOR-GC-12 Informe de
Auditoria por Proceso, FOR-GC-13 Matriz de Producto y/o Servicio NO Conforme,
FOR-GC-19 Informe Consolidado de Auditorias al SIG, FOR-GC-20 Evaluación de
Auditores, FOR-GC-21 Evaluación de Auditoria del SIG; FOR-GC-07 Consolidado
Planes de Mejoramiento, así mismo se verifico el registro correspondiente al FOR-
GC-04 Listado Maestro de Documentos Externos, por cuanto es importante
mantener actualizados las guias, manuales de origen externo, con respecto al
FOR-GC-14 hace referencia al Tratamiento de Producto o Servicio NO Conforme,
el proceso de calidad en apoyo con su equipo realizaron visitas a los procesos
Misionales a fin de realizar tratamiento una vez hayan detectado y registrado el
producto/servicio no conforme, inicie su tratamiento, y cree seguimiento a la
corrección cuyo objetivo a fin es que en cada una de las áreas en donde se
presentó un producto/servicio no conforme, y las acciones tomadas para eliminar
la no conformidad sean eficaces; y si estas acciones fueron eficaces, el
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producto/servicio no conforme corregido se someta a una nueva verificación para

demostrar la conformidad con los requisitos.
Conclusión: Teniendo en cuenta que el proceso de Calidad, es un proceso
Estratégico el cual tiene una gran responsabilidad al “Promover el mejoramiento
continuo de los procesos de la Alcaldía de Neiva mediante el análisis de
información que permita la toma de decisiones y ejecución de acciones
encaminadas al logro de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema
Integrado de Gestión implementado en la entidad” y de acuerdo a lo
evidenciado en la visita de auditoria, se sugiere continuar con la actualización de
los procedimientos establecidos por cada proceso, la implantación de los formatos
que fueron documentados en cada proceso, por cuanto no todos los están
implementado, y estos deben tener armonización conforme la nueva estructura
organizacional. Es importante continuar con el apoyo de un equipo
interdisciplinario, los cuales servirán para la mejora continua del SIG.
Proceso
Contratación: Se procedió a verificar a través de la pagina web, la documentación
la cual esta publicada y se encontró que el Manual de Contratación esta
actualizado, y publicado en el link de calidad. El proceso cuenta con 20 formatos
de los cuales se están implementando entre ellos el FOR-CO-06 “Informe de
Contratación”, y FURC.
Proceso
Talento Humano: Actualmente el proceso de Talento Humano, tiene aprobado
el plan institucional y de bienestar social para la vigencia 2017 el cual está en
proceso de ejecución, cuenta con un Manual de funciones, perfiles de cargo;
asimismo se procedió a verificar la implementación de los registros que a
continuación se relacionan: FOR TH 40,FOR TH 22, FOR TH 07 y cumplen con lo
estipulado PR GC 02 Procedimiento Control de Registro; adicional los formatos
que se relacionan FOR TH 38 no se está implementando.
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Proceso
Educación. Es importante tener en cuenta que el Proceso se encuentra
certificado por Icontec, pero se recomienda articular con el Sistema de Gestión de
Calidad el sistema implementado por la Secretaria de Educación. Con lo
anterior, y en pro de verificar la implementación de los formatos de calidad
adoptados, se seleccionó como muestra de las gestiones adelantadas en
ejecución del procedimiento “Establecer las directrices, criterios, procedimientos y
cronogramas para la organización y gestión de la cobertura del servicio educativo”,
conforme a la ultima directriz comunicada por el Ministerio de Educación, para el
Proceso de gestión de cobertura educativa vigencia 2018, informándose y
evidenciándose lo detallado a continuación: Fue informado que, el procedimiento
evaluado, se rige bajo los lineamientos que anualmente ajusta y socializa el
Ministerio de Educación Nacional, que para la presente vigencia lo realizó
mediante Oficio de fecha 17 de marzo de 2017 - N° Radicación 2017-EE-048198,
el cual una vez inspeccionado el expediente del subproceso evaluado
“Lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial”, se
evidenció la implementación de los formatos (“C01.01.F04 ACTA DE REUNION”,
“C01.01.F03 REGISTRO DE ENTREGA DE LINEAMIENTOS” “C01.01.F02
CIRCULAR CONVOCATORIA COBERTURA” Y “C01.01.F01 CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES”), publicados en el link del Proceso de Gestión de Educación/ web
de la alcaldía http://www.alcaldianeiva.gov.co/Gestion/Paginas/Sistema-Integrado-
de-Gestion.aspx, además de evidenciarse la implementación de los formatos
“M03.01.F04 CIRCULARES”, “A01.01.F02 ACTA”, “M03.01.F03 ACTOS
ADMINISTRATIVOS”, y “M03.01.F05 CARTAS U OFICIOS”.
Proceso.
Gestión de Prevención de Riesgos y Desastres. En pro de verificar la
implementación de los formatos de calidad adoptados, se seleccionó una muestra
de dos expedientes de las gestiones adelantadas en ejecución del procedimiento
“Reducción del Riesgo”, tales como: solicitud efectuada por la entidad
Autoservicios Santa Rosa mediante oficio del 21/04/2017 y Solicitud de la entidad
Sol caribe mediante oficio 28/04/2017, los cuales fueron inspeccionados por la
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auditora, evidenciándose que solo cuentan con el oficio de solicitud de revisión del
plan de acción, y que los formatos registrados en el procedimiento evaluado, no
corresponden a la realidad, del procedimiento ejecutado, toda vez que las
actividades descritas corresponden en su mayoría a las realizadas por el cliente
externo y no por la oficina como se tiene establecido en el mismo. (Se toma
registro fotográfico de los expedientes facilitados).
Adicionalmente, se solicitó un expediente del procedimiento del año 2016, ante lo
cual se evidenció que no se deja copia física o magnética del plan revisado y
aprobado por esta dependencia, quedando en el expediente solo el oficio de
solicitud del cliente externo y la respuesta dada por la oficina.
Conforme a las falencias identificadas, es manifestado que desde abril 26/2017, se
encuentran trabajando de manera coordinada con el proceso de gestión de
calidad, para ajustar y/o actualizar el procedimiento con sus respectivos formatos.
(Se toma registro fotográfico del expediente facilitado).
Proceso
Gestión en Seguridad y Convivencia Ciudadana. En visita al proceso, en pro de
verificar la implementación de los formatos de calidad adoptados, se seleccionó
una muestra de dos expedientes de las gestiones adelantadas en ejecución del
procedimiento “Restitución de Espacio Público”, y se evidencio que los formatos
no fueron implementados, de conformidad con la secuencia del procedimiento
para el proceso inspeccionado que se encuentra archivado Nº8017/2014, de igual
manera no se evidencio la implementación del formato FOR-SG-25.
En inspección a los dos procesos, se observó que no se tiene adoptado un
formato para el registro de actividades como: auto, notificación, constancia, y ficha
técnica, siendo utilizado el formato FOR-CG-03 “Oficios” para el registro de los
mismos.
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Proceso
Gestión en Vías e Infraestructura. En pro de verificar la implementación de los
formatos de calidad adoptados, se seleccionó una muestra de dos expedientes de
las gestiones adelantadas en ejecución del procedimiento “Construcción.
Mantenimiento de la malla vial y obras civiles del Municipio de Neiva”, tales como
las solicitudes presentadas el 22 de noviembre de 2016, por la señora Gloria Inés
Díaz y del 03 de marzo de 2016 por Elmer Medina Losada, evidenciándose la
necesidad de ajustar y/o actualizar el procedimiento junto a los formatos, debido a
que algunas solicitudes efectuadas por la comunidad no se llevan a comité, y otras
coinciden con acciones populares o temas que se han tratado en el comité. Pese a
que el formato FOR-VI-03 “Acta de Comité Técnico”
se encuentra siendo implementado, en este no queda registro de las solicitudes
presentadas por la comunidad, a fin que se someta a consideración y se
establezcan tareas, como señala la descripción de la actividad en el
procedimiento. Mediante oficio SVI. 1684 13/12/2016, en el formato establecido,
se dio respuesta a la solicitante y mediante oficio SVI. 326 07/03/2016, en el
formato establecido, se dio respuesta a los solicitantes. Se informa que se tiene un
listado de vías a pavimentar, las cuales corresponden a las priorizadas de acuerdo
al programa pavimentamos nuestra cuadra, las cuales a la fecha se desconocen si
coinciden con lo solicitado por la comunidad relacionadas en el formato FOR-VI-
09.
Con lo anterior, se procedió a verificar la implantación de los formatos escogidos
como muestras, que a continuación se relacionan, están siendo implementados
FOR-CO-06, FOR-VI-08, y FOR-VI- 10.
Proceso
Gestión en Deporte y Recreación. En pro de verificar la implementación de los
formatos de calidad adoptados, se solicitó las actas de comités suscritas durante
la presente vigencia, ante lo cual se informó que en lo corrido del año se ha
suscrito un acta de comité, la cual por ser del 09/05/2017, no fue posible realizar
trazabilidad, debido a que se encuentra en el proceso de elaboración de estudios y
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demás tramites de ejecución del procedimiento evaluado “Construcción y

mantenimiento de escenarios deportivos y polideportivos del Municipio de Neiva”.
Con lo anterior, y con el fin de evidenciar la ejecución del procedimiento y la
implementación de los formatos registrados en el procedimiento, se inspeccionó el
contrato No.°660 del 2016, en el cual fue evidenciado que el procedimiento
carece del registro de actividades previas que se realizan antes de iniciar con las
ya registradas, como también se evidenció que los formatos: FOR –VI-04 y FOR –
VI -01, pese a que la actividad fue registrada, no se realizó en estos formatos,
además de que los mismos, ya no se encuentran siendo adoptados por la
secretaria de vías, quienes han decidido suprimirlos, o por lo menos ya no se
encuentran publicados en página web institucional. FOR-VI-05, pese a que la
actividad fue registrada, no se realizó en estos formatos. FOR –CO – 12, este
formato no fue diligenciado, y en su reemplazo se diligenció el formato FOR –CO –
18, el cual tiene un contenido similar al FOR-CO-12.
Proceso
Gestión Jurídica. En pro de verificar la implementación de los formatos de calidad
adoptados, se procedió a inspeccionar la implementación de los formatos que
registran la ejecución del procedimiento “tramite representación judicial iniciada
por la Administración Municipal”, evidenciándose que los mismos se encuentran
siendo implementados, tal como se evidenció en oficio de solicitud de citación a
comité de conciliación OAJM N°1469 DEL 06/12/2016, FORMATO FOR-GJ-04
anexo al oficio de solicitud, y actas de comité de conciliación N°031 DEL
01/12/2016 -032 DEL 09/12/2016 Y 033 DEL 21/12/2016 en el formato FOR-GJ-
01.
Conforme a la estructura del procedimiento, es informado por la Secretaria
Jurídica, que actualmente se encuentran ajustando y actualizando el
procedimiento y en general todos los procedimientos y revisando los formatos del
proceso Gestión jurídica, con el fin de describir las actividades que actualmente se
ejecutan, conforme a los cambios que se han venido presentando al interior de la
entidad como externos a nivel normativo.
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Proceso
Movilidad. En pro de verificar la implementación de los formatos de calidad
adoptados, se procedió a inspeccionar los registros que contienen las actividades
del procedimiento “UNIDAD DE EMPRESAS DE TRANSPORTE INDIVIDUAL Y
COLECTIVO V6”, los cuales están dando aplicabilidad según muestras
seleccionadas al momento del a visita.
FOR –CG -03 Oficio

FOR-GM-16 Formato revisión de vehículos de servicio público individual ( Taxi)
FOR-GM-17 Formato revisión de vehículos de servicio público individual (
Colectivos)
FOR-CG-08 "Resolución
Con lo anterior, es importante que al interior del proceso tengan en cuenta el

proceso cuenta con 29 formatos, los cuales deben dar aplicabilidad o en caso
contrario informar al proceso de Gestión de Calidad la respectiva solicitud de
Anulación de Documentos a través del Formato ES FOR-GC-01 SOLICITUD DE
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS V2.
Proceso
Gestión de Turismo. En pro de verificar la implementación de los formatos de
calidad adoptados, se procedió a inspeccionar los registros que contienen las
actividades del procedimiento “Fortalecimiento y promoción turística de Neiva
y su área de influencia”, evidenciándose la implementación de los formatos
FOR-CG-18, custodiadas en la carpeta actas de reunión 2017, Plan de Acción e
Informe de Ejecución Trimestral, registros contenidos en las actividades del
procedimiento.
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Proceso
Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC. En visita al
proceso, se seleccionó como muestra el procedimiento “ADMINISTRACION DE
LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Y SISTEMAS DE INFORMACION - 1.
ADMINISTRACIÓN EQUIPOS DE COMPUTO”,evidenciándose la implementación
de los Formatos FOR GT 25, adicionalmente se informa que se encuentran
evaluando el ajuste del formato, con el fin de agregar una mayor información
pertinente del equipo de cómputo, FOR GT 12 , FOR GT 10 y FOR GT 14,
durante la vigencia 2016, se informó de manera adicional, que debido a la
reestructuración organizacional, la atención de solicitudes de soporte técnico
quedó a cargo de la Secretaria General, quien se encuentra en proceso de
contratación de personal para realizar esta actividad, coordinado directamente por
esa dependencia.
En cuanto al formato FOR GT 19, nunca se ha implementado.
Con lo anterior, es importante que al interior del proceso tengan en cuenta el
proceso cuenta con 14 formatos, los cuales deben dar aplicabilidad o en caso
contrario informar al proceso de Gestión de Calidad la respectiva solicitud de
Anulación de Documentos a través del Formato ES FOR-GC-01 SOLICITUD DE
ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN DE DOCUMENTOS V2.
Proceso
Gestión en Desarrollo Económico. En visita al proceso auditado, se procedió a
verificar la implementación de los formatos de calidad adoptados, se seleccionó
como muestra el procedimiento “EMPRENDIMIENTO Y FORTALECIMIENTO
EMPRESARIAL”, evidenciándose que: La actividad se encuentra siendo realizada,
sin embargo el formato implementado es el FOR-DE-01, se realizó una
sensibilización masiva durante la presente vigencia, siendo registrado en acta en
FOR CG18 de fecha 23/02/2017 y control de asistencia FOR DE-01.
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De igual manera se evidencia registro de control en formato no formalizado,

argumentando que por la cantidad de participantes, el diligenciamiento del formato
FOR DE 01, por su cantidad de ítem, entorpecía el inicio del evento, por cuanto se
encuentra evaluando su ajuste.
Se evidencia la implementación de los formatos FOR-DE-02 y FOR-DE-03, en
desarrollo de la actividad de inscripción del emprendedor y/o fortalecimiento
empresarial, FOR DE 09. Para el caso de los formatos FOR GC 18 , las visitas
han sido registradas en el formato for-gc-18 y no en el que registra el
procedimiento el cual es el FOR DE 10, y este último formato no ha sido
implementado FOR-DE-12.
Proceso
Gestión Documental. En desarrollo de la visita de auditoria al sistema de gestión
de calidad al proceso auditado, se informó y soportó lo expuesto a continuación:
Actualmente el proceso cuenta con 2 procedimientos documentados y publicados
en la página web, los cuales no se han actualizado; no obstante se recomienda
mantenernos actualizados conforme a la estructura organizacional, se sugiere
complementar las actividades y ajustar el alcance a fin que sean congruentes e
integrales. Se tomó muestra el procedimiento de ACTUALIZACION DE TABLAS
DE RETENCION DOCUMENTAL, se tomaron como muestras los formatos :
DOCUMENTO FUERA ARCHIVO,TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL,
TABLA VALORACION DOCUMENTAL ,FORMATO ROTULO y CONSULTA Y
PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL .
Proceso
Gestión de Medio Ambiente. Actualmente el proceso cuenta con 4
procedimientos, los cuales cuentan con distintas versiones; no obstante se
recomienda mantener actualizados los procedimientos conforme a la
normatividad vigente, responsables y estructura organizacional. Se escogió como
muestra el procedimiento de APLICACIÓN DE MEDIDA PREVENTIVA , el cual se
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recomienda actualizar el objetivo y alcance para que sea congruente con las
actividades.
Se procedió a verificar la implementación de los siguientes formatos:
FOR-MA-03 INFORME DE VISITA TÉCNICA FORESTAL, FOR-MA-02
CONCEPTO TÉCNICO, FOR-MA-01 ACTA DE VISITA TÉCNICA y
FOR-MA-09 CONTROL DE SOLICITUDES TÉCNICAS.
Es importante que al interior del proceso den aplicabilidad a los 20 Formatos que
están implementados o en caso contrario informar al proceso de Gestión de
Calidad efectuar la respectiva solicitud de Anulación de Documentos a través del
Formato ES FOR-GC-01 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O
ANULACIÓN DE DOCUMENTOS V2.
Proceso
Comunicación y Gobernabilidad. En desarrollo de la visita de auditoria a los
sistemas de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo en Gestión en
Comunicaciones: Actualmente el proceso cuenta con 4 procedimientos, 1 Plan de
comunicaciones, 1 Matriz de boletín y 2 Manuales los cuales cuentan con
distintas versiones; no obstante se recomienda mantener actualizados los
procedimientos en las actividades, objetivo y alcance conforme a la estructura
organizacional . Se escogió como muestra el procedimiento de
PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN DE AVISOS INSTITUCIONALES, se
evidencio coherencia frente al objetivo, y actividades.
Se procedió a verificar la implementación de los siguientes formatos como muestras los

Siguientes formatos:
FORMATO DE REPORTE DE EVENTOS PARA APOYO, el cual no se está implementando
CERTIFICACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS y CIRCULAR.
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Proceso
Gestión de Desarrollo Agropecuario. Actualmente el proceso cuenta con 2
procedimientos, los cuales cuentan con distintas versiones; no obstante se
recomienda mantener actualizados los procedimientos conforme a la
normatividad vigente, responsables y estructura organizacional. Se escogió como
muestra el procedimiento de ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA Y DE
APOYO A LA INFRAESTRUCTURA DE LA PRODUCCIÓN RURAL y
ORGANIZACON DE GRUPOS ASOCIATIVOS DE PRODUCTORES
AGROPECUARIOS, los cuales se recomienda actualizar el objetivo, soporte
normativo, responsables y actividades, las cuales deben contener el paso a paso
a fin que sean congruentes e integrales.

MI FOR-DA-08 ATENCION A USUARIOS EN OFICINA. No se está
implementando.
MI FOR-DA-06 FORMATO DE SALIDA A CAMPO. Se está Implementando
MI FOR-DA-04 REGISTRO DE GRUPOS ASOCIATIVOS. Se está
Implementando.
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Proceso
Gestión en Salud.
En desarrollo de la visita de auditoria a los sistemas de gestión de calidad y
seguridad y salud en el trabajo en Secretaria de Salud, se informó y soportó lo
expuesto a continuación:
Actualmente el proceso cuenta con 34 procedimientos, los cuales cuentan con
distintas versiones; no obstante se recomienda mantener actualizados los
procedimientos conforme a la normatividad vigente y responsables. Se escogió
como muestra el procedimiento de SERVICIO DE ATENCION A LA COMUNIDAD
(SAC) y el procedimiento en SEGURIDAD EN EL TRABAJO Y DISMINUCION DE
LA ENFERMEDAD DE ORIGEN LABORAL Y RIESGOS LABORALES.
Registro de Asistencia a capacitaciones y actividades comunitarias FOR-GS-37

Base de datos Quejas y Reclamos FOR-GS-28 Formato Oficio FOR-CG-03.
Encuesta de Satisfacción a la comunidad FOR-GS-67.
Encuesta satisfacción de usuarios de los servicios de salud FOR-GS-86.
Acta de visita inspección, vigilancia del SG SST y Seguridad Social FOR-GS-69.
Registro de asistencia a capacitaciones y actividades comunitarias FOR-GS-37.
Oficio FOR-CG-03.
Proceso
Gestión en Vivienda Social. Se tomo como muestra el procedimiento
“FORMULACION DE PROYECTOS DE VIVIENDA SOCIAL”, el cual se deja como
recomendación actualizar en las actividades No 2 . Elaboración de un plan de
trabajo De acuerdo a los términos se establece un cronograma de actividades
necesarias para la formulación del proyecto , el cual debe complementarse ;
asimismo se debe incorporar en la actividad No 3 la licencias de construcción, y
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en la actividad No 5 se debe tener en cuenta la metodología según a presentar ,

toda vez que no está discriminada.

 MI FOR-VS-16 CRONOGRAMA V2,
MI FOR-VS-15 INFORME EJECUTIVO DE SUPERVISIÓN PROYECTOS
VIS V1,
 MI FOR-VS-25 LISTA DE CHEQUEO PARA RECEPCIÓN DE
DOCUMENTO V1,
 MI FOR-VS-25 LISTA DE CHEQUEO PARA RECEPCIÓN DE
DOCUMENTO V1.
ENCUESTA REALIZADA A LOS PROCESOS

Durante las visitas a los procesos, se procedió a efectuar una encuesta,
logrando con ello medir el grado de percepción con respecto a los Sistemas de
Gestión, arrojando el siguiente resultado:
ENCUESTA IMPLEMENTACION A LOS SISTEMAS DE GESTION DE

CALIDAD, SEGURIDAD Y DE SALUD EN EL TRABAJO
Esta herramienta fue diseñada por la Oficina de Control Interno del Municipio de
Neiva, para medir el nivel de percepción del cliente interno con respecto a la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo.
Por lo anterior, se formulan las siguientes preguntas:
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1.¿ La Implementación del Sistema de Gestión de Calidad, ha contribuido a

mejorar y racionalizar su trabajo al interior del proceso el cual usted
pertenece? Marque con una x una sola opción.
A. Nunca
B. Rara Vez
C. Algunas Veces
D. Casi Siempre
E. Siempre
Por
Que?_____________________________________________________________
__________________________________________________________________
______________________________________
Firma :
Nombre: ______________________________
Cargo:________________________________
Dependencia: _________________________
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RESULTADOS DE LA ENCUESTA CON SU ANALISIS
TABULACION ENCUESTA IMPLEMENTACION AL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD.
1.¿ La Implementación del Sistema de Gestión de Calidad, ha

N°
contribuido a mejorar y racionalizar su trabajo al interior del
ENCUESTAD
proceso el cual usted pertenece?
OS
NUNCA RARA VEZ ALGUNA VEZ CASI SIEMPRE SIEMPRE
145
10 13 49 46 42
Del total de la muestra de 145 encuestas, (49) funcionarios representados en

un 16% consideraron que alguna vez el Sistema de Gestión de Calidad ha
contribuido a mejorar y racionalizar su trabajo, luego (46), reflejado en un 15%
manifestaron que casi siempre, del total de (42) personas encuestadas, el
14% manifestaron que siempre, y tan solo (13) funcionarios , representados en
un 4% dijeron que rara vez.
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Con lo anterior, se observa que el nivel de percepción frente al Sistema de

Gestión de Calidad se ve reflejado en un nivel 45% donde casi siempre,
siempre y alguna vez son las respuestas dadas por los funcionarios a través
de la encuesta realizada. Es importante sensibilizar, capacitar y realizar
seguimiento a los controles de los riesgos de gestión, implementación de
formatos y procedimientos a fin de evaluar no solo la eficacia , la efectividad.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo

e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, así como con la mejora
continua de su eficacia, eficiencia y efectividad, mediante:
a) la comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan

funciones públicas de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto
los requisitos del cliente como los legales,
b) el establecimiento de la política de la calidad,
c) la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad,
d) la realización de las revisiones por la dirección, y
e) el aseguramiento de la disponibilidad de recursos.
Actualmente, el Municipio de Neiva se encuentra certificado por APPLUS el cual

realizo visita de seguimiento y control a través de auditoria a los procesos
certificados del SIG durante los días del 4 al 8 de Julio de 2016, toda vez que el
sistema se encuentra implementado, partiendo de una política y objetivos de
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calidad en concordancia a la misión, visión y objetivos institucionales, y para esta

vigencia está en proceso de la recertificación conforme lo establece la Ley.
Para la administración Municipal es muy importante continuar con la meta del
“Fortalecimiento Institucional” teniendo en cuenta que “Neiva la razón de todos
con”, tiene como objetivo, continuar con el proceso del Sistema Integrado de
Gestión de calidad, teniendo en cuenta que ha dispuesto de los recursos
necesarios, y con la ayuda de todo el personal de la Administración Municipal.
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
“La Alta Dirección debe asegurarse de que los requisitos del cliente se determinan
y se cumplen con el propósito de aumentar la satisfacción del cliente (véanse los
numerales 7.2.1 y 8.2.1)”. Identificar las necesidades y expectativas actuales y
(cuando sea posible) futuras de sus clientes, a fin de satisfacerlas oportunamente
mediante la gestión de sus recursos y procesos y dentro del marco de referencia
de sus poderes legales.
Con lo anterior, el Municipio de Neiva cuenta actualmente con mecanismos para la
obtención de esta información entre ellas grupos focales - buzón de sugerencias-
peticiones, quejas y reclamos, Neiva Reporta, encuesta de satisfacción del cliente
interno y cliente externo.
En cuanto a los Buzones de sugerencias, estos se encuentran localizados a nivel

de procesos para un total de 8 , donde la prestación del servicio es alta, y se
encuentran permanentemente revisándolos con el fin de dar respuesta a las
sugerencias que hacen llegar los ciudadanos.
La administración Municipal, a través de las PQRSD, y como mecanismo de
participación se efectúa a través de Neiva Reporta, tiene definido no solo el
tiempo de respuesta a cada solicitud, el seguimiento que se debe hacer, a fin de
medir la efectividad en la calidad en el servicio, de igual manera se encuentra la
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herramienta CONTROL DO, la cual busca a través de la ventanilla única articular

a nivel de toda la organización el tiempo de repuesta, teniendo en cuenta un
seguimiento efectivo.
5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
El Municipio de Neiva, cuenta con la Política de Calidad, esta se encuentra

publicada en la página web del Municipio de Neiva/link de calidad, la cual fue
aprobada mediante Decreto 550 de 2016 y ha sido pública a todo el personal del
Municipio.
Con lo anterior, se sugiere mantener la política de calidad ajustada y alineada ,

con los objetivos de calidad.
5.4 PLANIFICACIÓN
5.4.1 Objetivos de la calidad
Actualmente, los objetivos de calidad fueron aprobados mediante Decreto 550 de

2016, los cuales han sido socializados a todo el personal del Municipio, de igual
manera se evidencia a través de la página web del Municipio/l link de calidad.
Con lo anterior, se sugiere efectuar medición a los objetivos de calidad, por

cuanto se hace necesario establecer una serie de parámetros que indiquen el nivel
de satisfacción, logro de objetivos Institucionales, diferenciar con mayor precisión
las oportunidades de mejora, ayuda a la planificación. Lo anterior obedece
teniendo en cuenta la deficiencia que existe actualmente de esta herramienta por
parte del Municipio de Neiva.
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5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

La alta dirección debe asegurarse de que:
a) la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza con el fin de

cumplir los requisitos citados en el numeral 4.1, así como los objetivos de la
calidad, y
b) se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad cuando se
planifican e implementan cambios en éste.
La implementación del SIG se controla a través de la asignación de recursos

financieros, humanos y operacionales los cuales deben estar acorde a los
objetivos de calidad. Al interior del proceso de Gestión de Calidad tienen
establecido con el equipo de trabajo un cronograma para la actual vigencia, un
plan de comunicaciones el cual proviene del proceso de Comunicación y
Gobernabilidad, publicado en el link de calidad.
Dado lo anterior, se recomienda al Proceso de Gestión de Calidad documentar y

publicar en la pagina web del Municipio su propio plan de comunicaciones y
mantener un equipo de trabajo que permita agilizar la actualización de la
documentación.
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades

están definidas y son comunicadas dentro de la entidad.
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Con lo anterior, se requiere mantener actualizado, publicado y socializado toda la

documentación de cada proceso a nivel de toda la organización, con el fin de
proporcionar y garantizar adherencia al Sistema de Gestión de Calidad.
5.5.2 Representante de la dirección
La Alta Dirección, designo mediante Resolución No 0037 del 16 de Marzo de 2016

al Secretaria General como Representante de la Dirección quien tendrá
responsabilidad y autoridad en el Sistema de Gestión de Calidad , y a su vez
mediante resolución No 0176 del 23 de Abril de 2013 se modifico el articulo
primero de la resolución No. 000265 del 10 de Octubre de 2012 , por el cual se
designó a los 84 integrantes del Comité MECI-CALIDAD, la alta dirección designó
a servidores públicos adscritos a los procesos de la Entidad Territorial, para que
de manera independientemente de otras responsabilidades tengan la
responsabilidad y autoridad de asegurarse de que se establecen, implementan
y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad; informar a la alta dirección sobre el desempeño del
Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora, y
asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la entidad.
5.5.3 Comunicación interna
A través de los procesos de Comunicación y Gobernabilidad y Gestión de

Tecnologías de Información-TICS se establecen los procesos de comunicación al
interior de la Alcaldía; no obstante el proceso de Gestión de Calidad apoya con la
actualización de la documentación de cada proceso en la página web/link de
calidad.
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5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Información de entrada para la revisión
5.6.3 Resultados de la revisión
 A través del procedimiento Revisión Por la Dirección PR- PE- 08 vigente a

partir de Noviembre 8 de 2016, Versión 2 y el formato establecido FOR-GC-
23 “Acta de Revisión por la Dirección”, en este último se plasman los
resultados de la auditoría efectuada en el mes de Noviembre de 2016, lo
cual es importante mencionar que una vez revisado el informe en lo que
respecta a la retroalimentación del cliente, se evidencia que se efectuó la
encuesta de satisfacción pero no su retroalimentación de manera efectiva
incluyendo el análisis que se debió incorporar. Con lo anterior se
recomienda al proceso de Atención al Ciudadano la aplicabilidad al 100%
de los procesos la respectiva encuesta con su análisis y medición.
 Una vez revisadas el estado de las acciones correctivas y preventivas de la
auditoría practicada el pasado mes de Octubre de 2016, en el informe hace
mención que se detectaron 47 observaciones y 6 No conformidades
correspondientes a 53 en total de las No conformidades a los distintos
procesos y que a la fecha de efectuarse el presente informe según lo
reportado en la página web en el link de calidad, el estado de las acciones
preventivas según actividades por cumplir, 5 acciones fueron cerradas de
manera oportuna, y 33 acciones están en proceso. Con lo anterior es
importante que el proceso de Gestión de Calidad realice el seguimiento y
cierre de las acciones ACPM de las vigencias anteriores.
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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
La entidad debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para:
a) implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar

continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, y
b) aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Con respecto a este numeral, se evidencia los recursos que dispone para el
personal de apoyo y la recertificación que como meta han logrado establecer para
esta vigencia 2017.
6.2 TALENTO HUMANO

6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia
Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas que
realicen trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del producto y/o
servicio deben ser competentes con base en la educación, formación, habilidades
y experiencia apropiadas
La competencia de los Servidores Públicos se determina en el Manual de

Funciones de la Entidad, razón por la cual es importante mantenerlo actualizado
toda vez que a través de los Procedimientos de Selección del Personal PR-TH-01
e Inducción, Reinducción, Formación Y Capacitación PR-TH-02 contribuyen al
logro de los objetivos institucionales y objetivos de calidad, evaluando la
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efectividad de la competencia, formación y toma de conciencia por parte del

Servidor Público.
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria
para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. La
infraestructura incluye, cuando sea aplicable:
a) edificios, espacio de trabajo y sus servicios asociados (por ejemplo: redes
internas de suministro de servicios públicos o cableado estructural, entre otros).
b) herramientas, equipos y sistemas de información (tanto hardware como

software) para la gestión de los procesos, y
c) servicios de apoyo (tales como transporte y comunicación).
Con el propósito de desarrollar las actividades diarias en un ambiente apropiado

para la seguridad de los funcionarios y de los diferentes clientes de la sede
principal y demás sedes habilitadas para la prestación del servicio, se evidencio
avance frente a la infraestructura; no obstante es importante que procesos como
Planeacion Estratégica, Vivienda, Comunicación y Gobernabilidad , Desarrollo
Agropecuario, Medio Ambiente, Talento Humano, Educación, Vías e
Infraestructura entre otros deben prestar atención por cuanto se encontraron con
humedad, fisuras.
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio
7.2 Procesos relacionados con el cliente
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7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio
La entidad debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización

del producto y/o la prestación del servicio. La planificación de la realización del
producto y/o prestación del servicio debe ser coherente con los requisitos de los
otros procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
No obstante que las ficha técnicas del servicio son puntuales para los procesos
misionales en la determinación de los requisitos del servicio, es conveniente la
construcción de una matriz donde se identifiquen con mayor precisión los atributos
del cliente y, así determinar con mayor facilidad la satisfacción del cliente. Lo
anterior a fin de precisar el numeral 7.2.1. DETERMINACION DE LOS
REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO.
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO
La NTCGP 1000:2009 nos dice que debe haber Planificación del diseño y
desarrollo, Elementos de entrada para el diseño y desarrollo, Resultados del
diseño y desarrollo, Revisión del diseño y desarrollo, Verificación del diseño y
desarrollo, Validación del diseño y desarrollo, Control de los cambios del diseño y
desarrollo.
Teniendo en cuenta los requisitos mencionados anteriormente, en visita de

auditoria al proceso auditado y de acuerdo a lo publicado en la pagina web/link de
calidad precisa en el Manual de Calidad “cada proceso Misional, se define si
se requiere la aplicación del diseño y desarrollo de productos o servicios,
previo a su distribución o prestación. En caso afirmativo, se planifica y
controla, identificando las diferentes etapas, así como la revisión,
verificación, validación y control de cambios de los resultados, con el fin de
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garantizar y/o minimizar los riesgos frente al cumplimiento de los requisitos

esperados durante la prestación”, con el anterior criterio se observa que el
Manual de Calidad actualizado el 05 de Enero de 2016 en su versión 4, no define
la obligatoriedad de los procesos que hacen diseño y desarrollo, por lo que se
sugiere hacer referencia a que procesos corresponde según actualización de
procedimientos efectuados y publicados en el link de calidad la oportuna a las
actividades para su debida aplicación.
7.4 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

La norma establece que
La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio adquirido cumple los
requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones
aplicables. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o
servicio adquirido debe depender de su impacto sobre:
a) la realización del producto y/o prestación del servicio, o

b) el producto y/o servicio final.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una

selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos y/o
servicios, de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad.
Conforme a los requisitos mencionados, el Municipio de Neiva, cuenta con el
Manual de Contratación aprobado mediante decreto No. 0682 del 30 de Julio de
2014, actualizado en la web del municipio de Neiva/ link de calidad y en él se
establecen las actividades correspondientes a la adquisición de bienes y servicios
de acuerdo con los lineamientos establecidos en la normatividad legal y el Manual
de Contratación MAN-CO-01 donde se contemplan lineamientos, principios,
pautas y procedimientos que deben ser tenidos como guía de aplicación para los
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procesos de contratación que se adelanten en la Administración Central del

Municipio de Neiva conforme lo establece las normas que regulan el sistema de
contratación pública .
Es preciso mantener los criterios para la selección y la evaluación de proveedores
y mantener registros de los resultados de los proveedores de cualquier acción
necesaria derivada de éstas.
El presente numeral de la Norma nos indica que La entidad debe planificar y llevar
a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las
condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable
7.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Con relación a los requisitos establecidos anteriormente, el Municipio de Neiva
cuenta con procedimientos que describen detalladamente las actividades, uso de
recursos, responsables y las políticas de operación que orientan su ejecución y
seguimiento. Cada proceso administran los riesgos que pueden afectar el logro de
sus objetivos. No obstante, se recomienda revisar que la identificación de los
riesgos correspondan al objetivo del proceso, de igual manera los controles
existentes deben estar documentados conjuntamente con las acciones por
cuanto persiste esta debilidad en algunos procesos entre ellos: Seguridad y
Convivencia, Vías e Infraestructura, Educación, Jurídica, Desarrollo Económico,
Salud, Vivienda.
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN

La entidad debe determinar el seguimiento y la medición por realizar, y los
equipos de seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de
la conformidad del producto y/o servicio con los requisitos determinados en el
numeral 7.2.1.
A través del Procedimiento PR SA 01 “MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
CALIBRACION DE EQUIPOS”, Versión 4, vigente a partir de Junio 16 de 2015
perteneciente al proceso de Servicios Administrativos, el Municipio de Neiva ha
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determinado las actividades de metrología necesarias para la definición,

identificación, calibración, verificación y mantenimiento de los equipos de
seguimiento y medición utilizados durante la operación de los procesos,
manteniendo los registros que proporcionen la evidencia de soporte para la
conformidad del producto y/o servicio.
Con lo anterior, se procedió a verificar los registros de los formatos relacionados a

continuación FOR SA 06 , FOR SA 08, FOR SA 01, FOR SA 04, FOR SA 02,
FOR SA 07 los cuales deben estar incorporados los procesos entre ellos:
Movilidad, Vías, Seguridad y Convivencia, Riesgos, Medio Ambiente, Justicia entre
otros a fin de implementar los registros de manera articulada con los procesos
involucrados.
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES
La entidad debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición,
análisis y mejora necesarios para:
a) Demostrar la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio,
b) asegurarse de la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, y NORMA

TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2009
c) mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de

Gestión de la Calidad.
Actualmente el Municipio cuenta con una matriz matriz de indicadores propia del
subproceso de Prospectivas quien efectúo seguimiento como lo señala el
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procedimiento PR-PE-01 “FORMULACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION

PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL” en las actividades No 17: Realizar
seguimiento al Plan de Desarrollo y actividad No.18. Evaluar cumplimiento
del Plan de Desarrollo: A través del Sistema para la Captura de la Ejecución
Presupuestal SICEP, se reporta la información de cumplimiento de metas
año a año al Departamento Nacional de Planeación quien hace la respectiva
evaluación y otorga una calificación, pero no se evidencia MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y MEJORA con respecto de la totalidad de todos los procesos incluidos
los del plan de desarrollo y objetivos de calidad los cuales permiten mejorar
continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la
Calidad .
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.1 Satisfacción del cliente
En el presente numeral de la norma, establece como una de las medidas del
desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, la entidad debe realizar el
seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente respecto al
cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad. Deben determinarse los
métodos para obtener y utilizar dicha información.
Conforme al presente requisito establecido, en visita al proceso de Atención al
Ciudadano informo el líder del proceso que se aplicó la encuesta de satisfacción a
nivel de toda la organización, pero se desconoce un análisis detallado de la
encuesta.
Dado lo anterior, no se evidencio efectividad al momento de realizar la encuesta,
por cuanto la persona encargada solo tabulo, pero no realizo análisis de manera
objetiva, profunda en cuanto a los resultados de la misma, tampoco dejo
recomendaciones, sugerencias que puedan conllevar a la mejora continua al
interior de los procesos para una adecuada prestación del servicio.
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8.2.2 Auditoría interna
La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para

determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad:
a) es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta

norma y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por
la entidad, y
b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Con lo anteriormente expuesto, el Municipio de Neiva estableció el procedimiento

ES PR-GC-04 “Procedimiento Auditoría Interna al SIG” documentado donde se
definen las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las
auditorías, establecer los registros e informar de los resultados.
El proceso de Calidad realizo durante el mes de Octubre de 2016 visita a los

procesos, y llevo a cabo auditoria interna en el cual participaron el 73,07% del
total de los procesos, quedando tan solo 7 procesos por auditar, representado en
un 26,94%.
Con lo anterior, se procedió en visita al proceso de calidad por parte de la oficina

de control interno, a verificar el estado de las acciones correctivas y preventivas a
través de los Planes de Mejoramiento por proceso establecidos en los formatos,
FOR-GC-06 y FOR GC 07, el cual se evidencio seguimiento, quedando acciones
pendientes por cumplir por parte de los líderes de los procesos. Con lo anterior es
importante cerrar las ACPM de las vigencias anteriores(2013,2014,2015).
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8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
La entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento de los procesos

del Sistema de Gestión de la Calidad, y cuando sea posible, su medición. Estos
métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los
resultados planificados (eficacia) así como el manejo de los recursos disponibles
(eficiencia).
El seguimiento y la medición del impacto (efectividad) de la gestión tanto en el
logro de los resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados
pueden realizarse por proceso, por conjunto de procesos o en forma global para el
Sistema.
Dado lo anterior, a través de la matriz de indicadores propia del subproceso de
Prospectivas efectúa seguimiento como lo señala el procedimiento PR-PE-01
“FORMULACION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION PLAN DE DESARROLLO
MUNICIPAL, de acuerdo a las metas de producto y de resultado en la cual que
hacen parte planes, programas y proyectos, pero para el caso de otros procesos
en donde se requiere evaluar y monitorear el desempeño, facilitando la gestión
interna no se evidencio .
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio
La entidad debe hacer un seguimiento y medir las características del producto y/o
servicio, para verificar que se cumplen sus requisitos. Esto debe realizarse en las
etapas apropiadas del proceso de realización del producto y/o prestación del
servicio según las disposiciones planificadas (numeral 7.1). Debe mantenerse
evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación
El Municipio de Neiva, actualmente realiza seguimiento y medición del producto
y/o servicio, a los procesos misionales que reflejan el cumplimiento de las
características de calidad, de igual manera, a través de la Matriz de producto o
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servicio no conforme FOR-GC-13 están plasmadas las características del posible

Servicio y/o Producto No conforme.
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME
La entidad debe asegurarse de que el producto y/o servicio que no sea conforme
con los requisitos establecidos, se identifica y controla para prevenir su uso o
entrega no intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado
para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para
tratar el producto y/o servicio no conforme.
La entidad debe tratar los productos y/o servicios no conformes identificados, de
acuerdo con sus características, mediante una o más de las siguientes maneras:
Con lo anterior, el proceso de Gestión de Calidad tiene documentado el
procedimiento PR-GC-05, el cual está vigente a partir del 1 de Septiembre de
2012 en versión 1, en la descripción de actividades específicamente en Registros
están inmersos la Matriz de identificación de producto/servicio no conforme FOR-
GC-13, y Tratamiento de producto/ servicio no conforme FOR-GC-14; No obstante
que las fichas técnicas del servicio están para dar aplicabilidad a los procesos
Misionales en la determinación de los requisitos del servicio; por lo anterior sigue
siendo conveniente la construcción de una matriz donde se identifiquen con mayor
precisión los atributos del cliente con sus respectivos indicadores y, así establecer
con mayor facilidad la satisfacción del cliente. Lo anterior, a fin de precisar el
numeral 7.2.1. DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON
EL PRODUCTO y/ o servicio.
Dado lo anterior y en visita al proceso de Gestión de calidad se identificó que a la
fecha se mantiene la misma Matriz de identificación y aplicación al tratamiento o
corrección inmediata solo a los procesos Misionales, por lo que se recomienda
integrar los demás procesos a fin identificar de acuerdo a sus características
productos y/o servicios que la entidad debe tratar.
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8.4 ANÁLISIS DE DATOS
La entidad debe determinar, determinar, recopilar y analizar los datos apropiados

para demostrar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad y para evaluar dónde puede realizarse la mejora
continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Esto debe incluir los datos
generados por el resultado del seguimiento y medición y los generados por
cualesquiera otras fuentes pertinentes.
Se recomienda nuevamente construcción de matriz en el cual este cuadro de
Mando Integral a fin de concebir en su integridad el SGC, los indicadores de los
procesos los cuales deben estructurarse en una matriz donde se observe el
comportamiento de la totalidad de todos los procesos, incluyendo los indicadores
del Plan de Desarrollo, los cuales hacen parte del componente estratégico;
igualmente, alinearlos a los objetivos de Calidad. Es la única forma de poder medir
el grado de madurez del SGC, su alcance y el grado de implementación. La
ausencia de este instrumento es el desconocimiento de la operacionalidad del
SGC.
1. Actualización Actos Administrativos

En visita al proceso de Gestione d Calidad, se procedió a solicitar la relación de
los actos administrativos que hacen parte de la integralidad entre los numerales de
la norma NTCGP1000, el Sistema de Gestión de Calidad y la formalización de la
voluntad administrativa de conformidad con el principio de legalidad por parte del
Municipio de Neiva.
Por parte del Coordinador de calidad, hizo entrega de la resolución No 0037 de
Fecha 16 de Marzo de 2016, por el cual se designa al Representante de la Alta
Dirección, el Decreto 550 de 2016 por el cual adopta la Tercera versión del
código de ética y Comité de Ética, Resolución No 0206 del 3 de Septiembre de
2012 “Por la cual se actualizan y adoptan los documentos del Sistema Integrado
de Gestión SIG en el Municipio De Neiva, resolución 0265 del 10 de octubre de
2012 por el cual se modifica la resolución 967 del 1 de julio de 2012 la cual hace
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parte el equipo Mecí- Calidad, Resolución 0176 del 23 de abril de 2013 por el cual
se modifican el artículo 1 de la resolución 0265 de octubre de 2012 del equipo
Mecí- Calidad y una última resolución 1276 del 13 de Noviembre de 2013 por
medio del cual se adopta y aprueba la versión II de los documentos del Sistema
de Gestión de Calidad.
2. Mapa de Riegos
En visita a los procesos auditados: Planeacion Estratégica, Atención al
Tecnologías de la Información TIC, Gestión Jurídica y Gestión Documental, se
procedió a verificar el Procedimiento PR GC 06 “Administración del riesgo” Política
e Instructivo INS-GC-01 los cuales permiten al Municipio de Neiva a través de los
factores internos y externos, identificarlos, analizarlos, valorarlos para su debido
tratamiento a fin de tomar medidas que afecten o impidan el logro de los objetivos
Institucionales, con el fin de tomar acciones y aplicar puntos de control para
proteger a la entidad, integrándolos de conformidad con los Riesgos de Corrupción
como lo establece el decreto 943 de 2014, decreto 124 de 2016.
A través de la página web del Municipio de Neiva/link de calidad se visualizan los

mapas de riesgos por proceso, actualizados conforme se estableció en auditoria
de la vigencia 2016 , en el plan de mejoramiento suscrito ante la oficina de control
interno, no obstante se evidencia que persiste la debilidad en la falta de mantener
unas acciones y controles existentes adecuados, coherentes y congruentes, de
acuerdo a los riesgos de gestión por proceso identificados lo cual permitirá un
seguimiento y control efectivo.
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3. Normograma
Se procedió a verificar en la página web del Municipio de Neiva/ link de calidad el
Normograma a través de la codificación NOR GC 01 el cual falta por actualizar ,
en el Epígrafe, resumen o propósito de procesos inmersos en el normograma,
entre ellos Control Interno, Planeacion Estratégica, Calidad, Seguridad y
Convivencia entre otros.
Con lo anterior, se sugiere mantener actualizado el Normograma en el cual esté la
normatividad vigente de cada proceso.
6.2. ANALISIS Y COTEJO EN CONSECUCION AL CAPITULO 6 DEL

DECRETO 1072 DE 2015 POR EL CUAL DETERMINA LA DIRECTRIZ
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO, Y RESOLUCION 1111 DE 2017.
Teniendo en cuenta que el Municipio de Neiva está en proceso de implementar el

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; la Oficina de Control
Interno realizo visita a los procesos enmarcados en el Mapa de Procesos de la
entidad, a fin de verificar la articulación de los Sistemas de Gestión con los que
cuenta el ente territorial. Por lo anterior se diseñó una encuesta con el fin de medir
la percepción de los funcionarios frente al Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el trabajo, enmarcado en el Decreto 1072 de 2015, “Por medio del cual
se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector en el cual se encuentra el
Libro 2 > Parte 2 > Título 4 > Capítulo 6, el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo”. ARTÍCULO 2.2.4.6.1. Objeto y campo de aplicación.
El presente capítulo tiene por objeto definir las directrices de obligatorio

cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos
y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial
o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector
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cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los

trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los
trabajadores en misión.
Con lo anterior, y en visita a los procesos de Planeacion Estratégica, Atención al
Tecnologías de la Información TIC, Gestión Jurídica y Gestión Documental, los
cuales están soportados con el diligenciamiento del formato EV-FOR-EG-05 (acta
de visita/reunión), la oficina de Control Interno recomienda a la Alta Dirección dar
cumplimiento a los debes de la normatividad vigente(Decreto 1072 de 2015 que a
continuación se relacionan:
1. Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a

través de documento escrito, el empleador debe suscribir la política de
seguridad y salud en el trabajo de la empresa, la cual deberá proporcionar
un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de seguridad y
salud en el trabajo.
En visita a los procesos antes mencionados, se evidencio la falta de
sensibilización al personal de planta y de contrato de la política de seguridad, por
cuanto unos manifestaron en la encuesta desconocer lo referente al SG SST; no
obstante la responsable del SG SST dio a conocer a través del correo electrónico
a todo el personal de planta y de contrato el dia16 de Enero de 2017 las diferentes
Políticas entre ellas de Consumo, Seguridad y Salud en el trabajo, Política de
Prevención y del Medio Ambiente.
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2. Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar,

documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y
Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles de la organización, incluida la
alta dirección.
Actualmente, cuenta con la Responsable , quien es la Sra Leidy Johana Osorio
Rojas, Profesional en Salud Ocupacional, a quien se le recomienda efectuar el
curso de las 50 horas con el Sena del SG SST.
3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan

delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG- SST), tienen la obligación de rendir cuentas
internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se
podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que
sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo
anualmente y deberá quedar documentada.
Para esta actividad, a través de la pagina web publico el Instructivo del Sistema de
Gestión de Seguridad en el trabajo. No obstante se sugiere efectuar una rendición
de cuentas a nivel de toda la organización para dar a conocer el estado del SG
SST.
4. Definición de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros,

técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión
evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión
eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los
responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité
Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda,
puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
La Alta Dirección a través de la denominación de la Implementación y Ejecución
del programa de Salud Ocupacional vigencia 2017, tiene destinado la suma de
$150.000.000. Actualmente la responsables del SG SST anexo el cuadro de los
contratos establecido a fin de cumplir con lo establecido con la normatividad entre
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ellos un profesional en Salud Ocupacional a fin que realice las inspecciones de

los puesto de trabajo, matriz de identificación de peligros, panorama de
identificación de riesgos, matriz de elementos de protección personal, elaboración
del manual. Asimismo se evidencio la entrega de los EPP entre ellos(tapabocas,
guantes, gel antibacterial, máscaras, batas ),
5. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables: Debe garantizar

que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable
en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares
mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General
de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
El pasado 26 de Abril del 2017 , visito el Ministerio de Trabajo al Municipio de
Neiva , algunos procesos fueron objeto de inspección a fin de verificar el grado
de cumplimento de los decretos 1072 de 2015, ley 1562 de 2012, y en ella
dejaron recomendaciones sobre lo que evidenciaron en la visita.
6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas

para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y
valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan
daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e
instalaciones.
En visita, no se evidencio una Matriz de Requisitos legales, Matriz de
identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo, una matriz de
morbilidad y mortalidad, una matriz de accidentabilidad y enfermedad, una matriz
de planes de mejoramiento, matriz de indicadores, una matriz de seguimiento y
control a capacitaciones, las cuales el empleador debe mantener disponibles y
debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con
el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lo cual se
sugiere documentar.
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7. Plan de Trabajo Anual en SST: Debe diseñar y desarrollar un plan de

trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual
debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y
cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos
del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de
Riesgos Laborales.
A través de la ARL se coordina y articula las actividades a desarrollar durante la
vigencia, para lo cual debe estar aprobado el respectivo plan de trabajo, el cual
está en proceso de aprobación.
8. Prevención y Promoción de Riesgos Laborales: El empleador debe

implementar y desarrollar actividades de prevención de accidentes de
trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud en el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de
conformidad con la normatividad vigente.
A la fecha está en proceso de implementación.
9. Participación de los Trabajadores: Debe asegurar la adopción de medidas

eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus
representantes ante el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo, en la ejecución de la política y también que estos últimos funcionen
y cuenten con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la
normatividad vigente que les es aplicable.
El Municipio de Neiva está en proceso de esta actividad, a través del COPASST
con quienes se viene reuniendo desde la vigencia 2016 y a la fecha efectuaron la
elección en Febrero de 2017.
Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus
representantes ante el Comité Paritario o el Vigía de Seguridad y Salud en el
Trabajo, según corresponda de conformidad con la normatividad vigente, sobre el
desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud
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en el Trabajo SG-SST e igualmente, debe evaluar las recomendaciones

emanadas de estos para el mejoramiento del SG-SST.
El empleador debe garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos
de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las características de la
empresa, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos
relacionados con su trabajo, incluidas las disposiciones relativas a las situaciones
de emergencia, dentro de la jornada laboral de los trabajadores directos o en el
desarrollo de la prestación del servicio de los contratistas;
10. Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo-SST en las Empresas:

Debe garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y
la salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la
normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determine
el Ministerio del Trabajo quienes deberán, entre otras:
10.1 Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al
año, realizar su evaluación;
10.2 Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y;
10.3 Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST; y
11. Integración: El empleador debe involucrar los aspectos de Seguridad y

Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos,
procedimientos y decisiones en la empresa a fin de dar cumplimiento con el
ARTÍCULO 2.2.4.6.12. Documentación. El empleador debe mantener disponibles
y debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación
con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST:
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El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la

población trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia
epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la organización;
Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo
Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos
ejecutadas; entre otros.
En visita a la responsable del SG SST, se evidencio en la pagina web la
publicación de un Instructivo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud , unos
registros los cuales están en proceso de implementación:
SGSST SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

SGSST INSPECCIÓN DE EXTINTORES
SGSST INSPECCIÓN DE BOTIQUINES
SGSST HOJA DE VIDA DE BRIGADISTAS
SGSST INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO
SGSST PLAN DE TRABAJO ANUAL SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
SGSST ENCUESTA DE PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO
SGSST LISTA DE CHEQUEO DE RESPONSABILIDADES
SGSST PROYECCIÓN INVERSIÓN RECURSO TECNOLÓGICO-FINANCIERO
SGSST PROYECCIÓN INVERSIÓN RECURSO HUMANO
SGSST TERAPIAS MENORES
SGSST ACONDICIONAMIENTO FÍSICO
SGSST EVALUACIÓN DE SIMULACRO
SGSST CONSOLIDADO A INSPECCIONES DE PUESTOS DE TRABAJO
SGSST CONSOLIDADO DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO
SGSST ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
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SGSST INSPECCIÓN DE PUESTO DE TRABAJO

SGSST AUSENTISMO LABORAL
SGSST ORDEN EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES .
El Municipio de Neiva debe tener en cuenta el ARTÍCULO 2.2.4.6.4. del Sistema

de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) Decreto 1072 de
2015. Para el efecto, el empleador o contratante debe abordar la prevención de los
accidentes y las enfermedades laborales y también la protección y promoción de
la salud de los trabajadores y/o contratistas, a través de la implementación,
mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestión cuyos principios estén
basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).
Con lo anterior, se recomienda al Municipio dar cumplimiento a cada unos de los
debes contenidos en el presente Decreto 1072 de 2015 por el cual permite en la
implementación contar con Documentos, Formatos, Listados, Matrices, Planes y
Procedimientos; asimismo la resolución 1111 de 2017 , la cual contiene la fases
de adecuación, transición y aplicación del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo con Estándares Mínimos, de junio del año 2017 a diciembre
del año 2019.
Por último, se dará a conocer la encuesta de satisfacción realizada a los
Servidores Públicos del Municipio de Neiva.
ENCUESTA REALIZADA A LOS PROCESOS
Durante las visitas a los procesos, se procedió a efectuar una encuesta, logrando
con ello medir el grado de percepción con respecto al Sistema de Gestión,
arrojando el siguiente resultado:
Esta herramienta fue diseñada por la Oficina de Control Interno del Municipio de
Neiva, para medir el nivel de percepción del cliente interno con respecto a la
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implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el trabajo.
Por lo anterior, se formulan las siguientes preguntas:

2.En cumplimento a los decretos reglamentarios del Sistema de Gestión de
seguridad y Salud en el trabajo (Decreto 1072 de 2015 y Resolución 1111 de
2017). ¿Cree usted, que el Municipio de Neiva ha contribuido a controlar
los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo a través de
las políticas adoptadas y socializadas?
A. Nunca
B. Rara Vez
C. Algunas Veces
D. Casi Siempre
E. Siempre
Por Qué?_______________________________________________________
Firma : ________________________________
Nombre: ______________________________
Cargo:________________________________
Dependencia: __________________________
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RESULTADOS DE LA ENCUESTA
TABULACION TABULACION ENCUESTA IMPLEMENTACION AL SISTEMA DE GESTION

ENCUESTA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
IMPLEMENTA
2.En cumplimento a los decretos reglamentarios del Sistema de
Gestión de seguridad y Salud en el trabajo (Decreto 1072 de 2015 y
N° Resolución 1111 de 2017). ¿Cree usted, que el Municipio de Neiva
ENCUESTADO ha contribuido a controlar los riesgos que puedan afectar la
S seguridad y salud en el trabajo a través de las políticas adoptadas y
socializadas?
NUNCA RARA VEZ ALGUNA VEZ CASI SIEMPRE SIEMPRE
145 30 38 50 29 13
ENCIUESTA DE IMPLEMENTACION AL SISTEMA

DE GESTION Y DE SEGURIDAD EN LA SALUD Y
EN EL TRABAJO
13; 4%
29; 10%
145;
50;
48%
16%
38; 12%
30; 10%
TABULACION ENCUESTA IMPLEMENTACION A LOS SISTEMAS DE GESTION DE

CALIDAD, SEGURIDAD Y DE SALUD EN EL TRABAJO N° ENCUESTADOS
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Del total de la muestra de 145 encuestas, (50) funcionarios representados en un

16% consideraron que alguna vez el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el trabajo ha contribuido a controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y
salud en el trabajo a través de las políticas adoptadas y socializadas, luego (38),
reflejado en un 12% manifestaron que Rara vez, del total de (30) personas
encuestadas, el 10% manifestaron que Nunca, (29) funcionarios representados
en un 10% dijeron que casi siempre, y tan solo 13 personas reflejadas en un 4%
respondieron que siempre..
Con lo anterior, se observa según el resultado la falta de sensibilizar y contribuir
a controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo a
través de las políticas adoptadas y socializadas, por cuanto se ven expuestos,
consideran que falta implementar la política de seguridad , la entrega de los
Elementos de protección, faltan más campañas como brigadas de emergencias,
actividades de capacitación, primeros auxilios, zona de deporte, mejorar las
condiciones físicas, por cuanto hay humedad, fisuras .
6.3. GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
6.3.1 Verificación del Cumplimiento del Plan de Acción 2016-2017, Metas de

Producto - PDM, las Metas de Resultado– PDM, Procedimientos, Indicadores
y Administración de Riesgos.
En visita al proceso auditado, se procedió a verificar la respectiva Meta de
Resultado y de Producto del proceso auditado conforme a los dispuesto mediante
la respectiva Meta de producto y de Resultado del plan de Desarrollo de la
vigencia 2015, la cual logro cumplirse, toda vez que el Municipio de Neiva Obtuvo
la certificación de calidad según la Norma NTCGP1000: 2009 expedida por AP
PLUS, y para este cuatrienio se dará continuidad a la implementación del
Sistema de Gestión de Calidad, a través del seguimiento respectivo y la
contratación del equipo de apoyo para su debida implementación.
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6.4. CONTRATACION ESTATAL
En obtención al cumplimiento del Presente informe de trabajo el cual se efectuó

análisis y cotejo de la información objeto de la auditoria, en visita al proceso de
Gestión de Calidad informo el Dr Oscar Mazorra que para esta vigencia cuentan
con seis (6) contratistas por un valor de $90.912.500 para lo cual estarán
apoyando visitas a los demás procesos en la actualización de la documentación,
Gestión Ambiental, seguimiento y actualización a los riesgos de gestión.
Con lo anterior, es importante que tengan en cuenta al momento de contratar al
equipo de apoyo, que los objetos contractuales y obligaciones deben estar
acordes a los roles y responsabilidades que la misma normatividad establece, por
citar un ejemplo claro el Decreto 124 de 2106 Artículo 2.1.4.5. Verificación del
cumplimiento. La máxima autoridad de la entidad u organismo velará de
forma directa porque se implementen debidamente las disposiciones
contenidas en los documentos de "Estrategias para la Construcción del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - Versión 2" y "Guía para la
Gestión del Riesgo de Corrupción': La consolidación del Plan Anticorrupción
y de Atención al Ciudadano y del Mapa de Riesgos de Corrupción estará a
cargo de la Oficina de Planeación de las entidades o quien haga sus veces,
quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de
elaboración del mismo.
Adicional a lo anterior, en el mismo Decreto 124 de 2016 en el Artículo 2.1.4.6.

Mecanismos de seguimiento al cumplimiento y monitoreo. El mecanismo de
seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas
de los mencionados documentos; estará a cargo de las oficinas de control
interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad,
las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.
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6.5. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE PLANES DE

MEJORAMIENTO POR PROCESO, MEDIANTE ACCIONES
CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA VIGENCIA 2016.
En visita al proceso de Gestión de Calidad, se procedió a verificar el estado de

las No conformidades las cuales asciende a 6 No Conformidades y 47
observaciones a los distintos procesos, de los cuales están en proceso de
seguimiento para su debido cierre.
Es importante tener en cuenta que aun cuentan con acciones correctivas,
preventivas y de mejora, algunos procesos producto de auditorías internas de la
vigencia 2013,2014, y 2015 para lo cual se recomienda al proceso de Calidad
cerrar las ACPM y actualizar el formato FOR GC 07 “Consolidado de Planes de
Mejoramiento”.
7. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO RESULTADO DE LA

AUDITORIA EFECTUADA AL PROCESO DE GESTION DE CALIDAD EN
EL 2016 Y OTROS ENTES EXTERNOS.
7.1. RESULTADO DE LA AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2014.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº 17. En el contrato de prestación de

servicios Nº838 suscrito el 26 de marzo de 2014, durante el termino de
ejecución del contrato (26/03 al 29/12/2014). Al consultar en el FOSYGA los
afiliados compensados, evidenció que a pesar de que la contratista figura
ACCIÓN DE MEJORAMIENTO: 1. Realizar el trámite pertinente ante la Oficina de
Control Interno Disciplinario de la Alcaldía de Neiva. 2. Crear y establecer
procedimiento de supervisión.
DESCRIPCION DEL SEGUIMIENTO:
1. Fue informado y soportado por el equipo de trabajo adscrito a la Oficina de
Calidad, que fue informado a la Oficina de Control Interno Disciplinario,
sobre las presuntas actuaciones de la entonces contratista del Municipio de
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Neiva, ante lo cual, la oficina dicha oficina, procede a adelantar el tramite

pertinente, solicitando formalmente al coordinador de calidad, comparecer a
ese despacho para adelantar diligencia de descargos, la cual se llevó a
cabo el 19 de noviembre de 2015.
Finalmente, la Oficina de Control Interno Disciplinario, mediante notificación
de fecha 21 de Diciembre de 2015, informó al coordinador de calidad, sobre
el auto de terminación de la actuación y archivo definitivo de fecha 14 de
Diciembre de 2015.
2. Conforme a la acción de crear y establecer un procedimiento de
supervisión, fue informado y soportado, la elaboración del mismo, mediante
procedimiento PR-CO-02 “Supervisión e interventoría para contratos de
prestación de servicios y apoyo a la gestión por secop 1 y 2”.
3. Adicionalmente, teniendo en cuenta los contratos suscritos durante la
presente vigencia cuya supervisión se encuentra a cargo de la oficina de
calidad, se procedió a verificar los pagos de la pila efectuados por los
contratistas y validados por el respectivo supervisor, evidenciándose en la
muestra seleccionada (CPS Nº208 y Nº709), que los mismos han pagado
los aportes a la seguridad social, como corresponde.
Conclusión:
Conforme a la acción de mejoramiento establecida, se determina que el hallazgo
identificado por el órgano externo de control, se encuentra siendo administrado y
por tanto, el nivel de riesgo es bajo.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº 19. En el contrato de prestación de

servicios Nº838 suscrito el 26 de marzo de 2014, folio 341 acreditò Paz y
Salvo Municipal Nº142151 del 21 de marzo de 2014 y el Nº160357 del 25 de
agosto de 2014, no obstante, de conformidad al estado de cuenta Nº0209 del
28 de abril de 2014, se encuentra como deudora morosa por comparendos
en la Secretaria de Movilidad del Municipio de Neiva.
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ACCIÓN DE MEJORAMIENTO: Debido al error de supervisión generado por el

desconocimiento de esta actividad por parte de los funcionarios delegados como
supervisores, se gestionará desde la oficina de calidad la construcción de un
procedimiento de supervisión, en el cual deberá quedar plasmado las
responsabilidades y alcance de las obligaciones de un superior.
Conforme a la acción de mejora establecida por el Ente Municipal, se evidenció
que en coordinación la Oficina de Contratación y la Oficina de Calidad, se
estructuró y formalizó el procedimiento PR-CO-02 “Supervisión e interventoría
para contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión por SECOP 1 y 2”.
Adicionalmente, una vez inspeccionados los contratos de prestación de servicios
N°208 y N°709 de 2017, los cuales fueron seleccionados como muestra, se
evidenció que el CPS N°208/2017, cuenta con el respectivo estado de cuenta,
evidenciándose estar a paz y salvo con el ente territorial, por concepto de multas
de tránsito. Mientras que el CPS N°709/2017, no fue posible evidenciar tal
documento, debido que para la fecha de contratación y de presentación de su
primera cuenta de cobro, el Ente Territorial, excluyó la solicitud del mismo, dentro
de los requisitos de contratación y para la presentación de la cuenta de cobro.
Conclusión:
Conforme a la acción de mejoramiento establecida, se determina que el hallazgo
identificado por el órgano externo de control, se encuentra siendo administrado y
por tanto, el nivel de riesgo es bajo.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO Nº 39. Al contrato de prestación de servicios

Nº838 de 2014, se le suscribe adicional Nº01 del 24 de junio de 2014, con el
objeto de apoyar la actualización del modelo estándar de control interno
MECI. Una vez verificado el informe del cumplimiento de la ejecución del
adicional Nº01, se evidencia que dicha actualización en el Municipio de Neiva
en la vigencia 2014, tan solo alcanzó el 86%.
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ACCIÓN DE MEJORAMIENTO: La estrategia de implementación del MECI, como

herramienta gubernamental de control interno será implementada e cada
cronograma de trabajo establecido anualmente para el desarrollo de los objetivos
de la oficina de calidad. Esto con el fin de realizar la actualización anual dictada
por norma y buscar alcanzar el 100% de su implementación.
En evaluación y seguimiento al presente hallazgo, fue expresado por el equipo de
trabajo de la Oficina de Calidad, que existe un error al evaluar la gestión del
cumplimiento contractual, con el porcentaje de avance de implementación MECI,
toda vez que los contratistas, cumplen con el objeto contractual, mientras que para
la implementación del MECI se requiere del compromiso de cada funcionario
público incluyendo a la Alta Dirección.
De igual manera, se facilitó el Informe del Modelo Estándar de Control Interno de
fecha 15 de noviembre de 2016, en donde se observó que resultado de la
actividad de seguimiento efectuada por la Oficina de Gestión de Calidad, fue
determinado un avance general del 97%, en la implementación del MECI en el
Ente Territorial, encontrándose en proceso de reforzar los componentes de
Direccionamiento estratégico y Administración del riesgo, a fin de continuar con el
sostenimiento del MECI y de llegar al 100% de su cumplimiento.
Conclusión:
Con lo expuesto anteriormente y la fecha de ejecución de la acción de mejora
convenida, se deduce que el nivel de riesgo del hallazgo identificado por el órgano
externo de control, es medio, toda vez que el porcentaje de avance general
determinado por la Oficina de Calidad, es del 97%, para la vigencia 2016,
encontrándose a la fecha trabajando en la implementación del MECI durante la
presente vigencia.
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CONSOLIDACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

N° ZONA ALTA DE 0 A ZONA MEDIA DE 60 ZONA BAJA
DEBILIDADES 59% A 79% DE 80 A 100%
1 
2 
3 
7.2. PLAN DE MEJORAMIENTORESULTADO DE LA EVALUACION Y

SEGUIMIENTO EFECTUADA AL PROCESO DE GESTION DE
CALIDAD.
DEBILIDADA NO 1. “Falta de organización en la adecuación, preservación y

control de los documentos que hacen parte del acervo documental, toda vez que
no existen los espacios para mantener el archivo de cada área del proceso de
movilidad, siendo este un proceso misional. (Incumplimiento de la ley general de
archivo – ley 594 de 2000".
Fue informado por el coordinador del sistema de gestión de calidad que, desde la
vigencia anterior se ha venido trabajando coordinadamente con el Comité de
Archivo Municipal, en lo referente a la debida custodia del acervo documental de
cada uno de los procesos de gestión del ente territorial, sin embargo en desarrollo
de la auditoria, no se obtuvo soporte de las mesas de trabajo adelantadas, como
tampoco se evidenció avance en la mitigación de la debilidad, toda vez que el
proceso de movilidad, continua presentando falencias en la organización,
preservación y control del archivo documental que allí se maneja, situación similar
a la que se encuentra presentando en los procesos de gestión: jurídica, en
educación, de vías e infraestructura, deportes y recreación, y contratación, según
lo evidenciado en visitas efectuadas.
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Conclusión: Con lo anterior, el nivel de riesgo es alto, toda vez que no se

evidenció avance, con respecto a la implementación de las acciones que de
manera efectiva generaran el impacto esperado.
DEBILIDAD NO 2 “Falta mayor sensibilización por parte del proceso de Gestión

de Calidad a nivel de todos los procesos, a fin de lograr la efectividad en la
implementación del sistema de Gestión de calidad en cuanto a la actualización,
distribución de la documentación de cada proceso y cultura pro parte de los
servidores públicos”.
DESCRIPCION AL SEGUIMIENTO:
Según lo informado y soportado mediante Circular N°004 del 2016, se programó
de abril a julio de 2016, reunión de socialización del sistema integrado de gestión
de calidad, con cada uno de las dependencias de la entidad, en donde se expuso
las necesidades, fortalezas y debilidades del sistema, se sensibilizó sobre el
componente axiológico a los miembros de cada dependencia (misión, visión y
objetivos), se trabajó el fortalecimiento de la cultura del servicio al cliente, y el uso
de la página web institucional.
Sin embargo, a corte de las visitas efectuadas a los procesos, se evidenció que en
los procesos de gestión de prevención de riesgos y desastres, Gobierno y
Convivencia Ciudadana, Vías e infraestructura, Deportes y recreación, Jurídica,
Movilidad, Turismo, TIC, y Desarrollo económico, se requiere de un mayor
acompañamiento y sensibilización, en pro de la oportuna actualización de los
procedimientos y/o formatos adoptados.
Conclusión: Con lo anterior, el nivel de riesgo es media, toda vez que el
porcentaje de avance es del 75%1 con respecto a la efectividad esperada a nivel
de toda la organización.
1
De 12 procesos inspeccionados, 9 requieren de la revisión, ajuste y/o actualización de los procedimientos
y/o formatos.
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DEBILIDAD NO 3. “Es evidente la falta de una matriz (cuadro de mando) donde

se observe el comportamiento de la totalidad de los procesos incluyendo los
indicadores del plan de desarrollo, los cuales hacen parte del componente
estratégico; igualmente, alinearlos a los objetivos de calidad, con el propósito de
concebir en su integridad el SGC; y medición, análisis y mejora de los indicadores
de los procesos y objeticos de calidad (Numeral 8. Medición, análisis y mejora,
8.2.3. Seguimiento Y Medición a los procesos de la NTC GP 1000:2009)".
 Fue informado que en la presente vigencia, la Secretaria General, ha
suscrito un contrato con el Doctor Humberto Quintero, para la construcción
de indicadores a través de la elaboración del Plan Institucional,
manifestándose que a la fecha no se cuenta con tales indicadores de
calidad.
 La Oficina de Gestión de Calidad, informa que en lo referente al
seguimiento de los indicadores del Plan de Desarrollo Municipal - PDM,
durante la vigencia 2016, mediante oficios del 11 de julio, 28 de septiembre
y 02 de noviembre, se reiteró al Director de Prospectiva, copia de la Matriz
de seguimiento del PDM 2016-2019, para la respectiva publicación en el
link de transparencia en cumplimiento de la normatividad que rige la
publicación de esta información, obteniendo respuesta el 03 de noviembre
de 2016, mediante oficio DAP - N°157, que una vez se valide y apruebe la
matriz de seguimiento al plan de desarrollo, se le allegará dicha
información.
 Adicionalmente, se facilitó un acta de reunión suscrita el 25/10/2016, como
mesa de trabajo para revisar indicadores del Plan de Desarrollo Municipal
“Neiva la razón de todos 2016-2019”, en donde el doctor Humberto
Quintero contratista de la Alcaldía de Neiva, manifiesta que los indicadores
del plan de desarrollo a la fecha ya se habían establecido y que solo faltaba
la aprobación de los mismos en Concejo de Gobierno Municipal y Concejo
Territorial de Planeación, y que por tal motivo no se habían publicado en
página web institucional, ni se les había podido realizar el respectivo
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seguimiento, quedando estas actividades como un compromiso a cumplirse

en el mes de noviembre.
Conclusión: Con lo anterior, el nivel de riesgo es alto, toda vez que no se
evidenció avance, con respecto a la implementación de las acciones que de
manera efectiva generaran el impacto esperado.
DEBILIDAD NO 4. “Es reincidente la falta de claridad sobre la identificación y

controles existentes para una valoración adecuada en los riesgos de gestión, los
cuales deben guardar coherencia y congruencia frente a las políticas establecidas
en la metodología DAFP, y sus decretos reglamentarios".
 Se informó y soportó mediante circular Nº10 del 14 de julio de 2016, se
programó la realización de un segundo seguimiento al mapa de riesgos de
gestión y mapa de riesgos anticorrupción, y como resultado de ello se
realizó la respectiva actualización y publicación en la página web
institucional, de los mapas según lo coordinado con cada una de los
procesos responsables de su administración2.
 Adicionalmente, una vez revisado el mapa de riesgos de los procesos, se
evidenció que los procesos de gestión: gobierno y convivencia ciudadano,
vías e infraestructura, Jurídica, y Desarrollo económico, requieren de
ajustes y/o actualización en la identificación de los riesgos identificados
junto a sus respectivos controles.
Conclusión: La acción de mejora se cumplió parcialmente, no alcanzando la
efectividad esperada, según descripción de la meta en un 67%3, ubicándose en un
nivel de riesgo medio.
2
Acta de informe mapa de riesgos de gestión y corrupción 2016.
3
De los 12 procesos inspeccionados, 4 requieren de revisión.
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CONSOLIDACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

El criterio aplicado al plan de mejoramiento, corresponde a los siguientes
estándares de medición del estado y nivel de riesgo, medido en términos de
porcentaje. De 0 a 59% corresponde a la zona baja (color rojo). De 60 a 79% zona
media (color amarillo). De 80 a 100% zona alta (color verde).
N° ZONA ALTA DE 0 A ZONA MEDIA DE 60 ZONA BAJA
DEBILIDADES 59% A 79% DE 80 A 100%
1 
2 
3 
4 
Conforme a lo evidenciado en el desarrollo del presente informe y en el cuadro
“consolidado plan de mejoramiento”, las cuatro falencias identificadas por la
Oficina de Control Interno en evaluación y seguimiento efectuado al proceso de
gestión de calidad en la vigencia 2016, cuyo plazo de implementación venció
30/12/2017, continúan persistente, ubicándose el 50% en un nivel de riesgo alto y
el 50% restante en un nivel de riesgo medio, por cuanto la Oficina de Control
Interno, recomienda la reformulación del plan de mejoramiento evaluado, con el fin
de que se establezcan acciones de mejora efectivas, medibles y alcanzables.
7.3. PLAN DE MEJORAMIENTO CONTINUO PROPUESTO - RESULTADO

DE LA AUDITORIA EFECTUADA AL PROCESO DE GESTION DE
CALIDAD-2017
En consecución a la presente auditoria al Proceso de Gestión de Calidad, se

evidenció debilidades que persisten, por tal razón se propone el plan de
mejoramiento continuo en el formato EV-FOR-EG-08 (adjunto a este informe), a fin
de que el proceso de Calidad, reformule las acciones de mejora, las cuales
permitan moderación de las debilidades evidenciadas, durante la presente
vigencia.
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8. OBSERVACIONES GENERALES
8.1. Fortalezas:
 El proceso de Gestión de Calidad cuenta con un equipo de trabajo, el cual

permite apoyar las actividades a desarrollar al interior de toda la
organización en lo correspondiente al SIG durante las vigencias 2016 y
2017
 Compromiso del Coordinador de Calidad en atender de manera oportuna la
visita de la auditoria y acoger las sugerencias realizadas, en pro del
mejoramiento continuo.
 Compromiso de la Alta Dirección en asignar los recursos para la
continuidad del proceso de implementación del SIG.
 El proceso de Gestión de Calidad, se encuentra presto a brindar apoyo y
acompañamiento a los demás procesos de Gestión de la entidad, con el fin
de realizar los ajustes y actualizaciones pertinentes a los procedimientos y
formatos adoptados, además de la identificación y control de sus riesgos.
 El ente territorial, está en proceso de implementar el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo los lineamientos de los Decretos
1072 de 2015 y resolución 1111 de 2017.
8.2. Debilidades:
 Falta de organización en la adecuación, preservación y control del acervo

documental, toda vez que no existen los espacios para mantener el archivo
de cada área de los procesos responsables.
 Falta mayor sensibilización por parte del proceso de Gestión de Calidad a
nivel de todos los procesos, a fin de lograr la efectividad en la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto a la
actualización y distribución de la documentación de cada proceso.
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 Se evidencia la implementación de formatos no aprobados y adoptados

por el Sistema de Gestión de Calidad, según muestra inspeccionada en los
procesos de: Gobierno y Convivencia Ciudadana, Deportes y Recreación,
Movilidad, y Turismo, Tic.
 Falta mayor control frente a la implementación de los registros que hacen
parte de los procesos de Planeacion estratégica, Deportes y Recreación,
Seguridad y Convivencia, Talento Humano, Desarrollo Rural DRI,
Movilidad, Gestión del Riesgo.
 Es reincidente la falta de una matriz (Cuadro de mando) donde se observe
el comportamiento de la totalidad de todos los procesos, incluyendo los
indicadores del Plan de Desarrollo, los cuales hacen parte del componente
estratégico; igualmente, alinearlos a los objetivos de Calidad, Con el
propósito de concebir en su integridad el SGC.
 La ausencia de este instrumento es el desconocimiento de la
operacionalidad del SGC; y Medición, Análisis y Mejora de los indicadores
de los procesos y objetivos de calidad. (Numeral 8, MEDICION, ANALISIS
Y MEJORA, 8.2.3 Seguimiento y Medición a los procesos de la
NTCGP1000:2009).
 Es reincidente la falta de claridad sobre las acciones y controles existentes
en la valoración del riesgo, frente a la identificación de los riesgos, teniendo
en cuenta la metodología del DAFP y decreto 943 de 2014 en los procesos
de (Seguridad y Convivencia, Vías e Infraestructura, Educación, Jurídica,
Desarrollo Económico, Salud, Vivienda).
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9. RECOMENDACIONES
 Mantener un equipo de apoyo interno o externo, a fin de cumplir con los
objetivos propuestos en el marco del plan de acción del SGC, inmerso en el
plan de desarrollo 2016-2020.
 Mantener actualizados y publicados conforme la nueva estructura
organizacional para su debida aplicabilidad, los procedimientos documentos
y registros de los Sistemas de Gestión de Calidad , teniendo en cuenta su
versión, vigencia y normatividad.
 Implantar los parámetros para identificar y controlar claramente el producto/
servicio no conforme no solo a los procesos Misionales, si no a nivel de
todos los procesos, con el fin de corregir los extravíos que se presentan
durante el tratamiento previniendo su uso o entrega no intencional al cliente
externo.
 De acuerdo al procedimiento “PR-TH-02 Inducción, reinducción, formación
y capacitación” el cual permite establecer un programa de Inducción y
Reinducción, y con el apoyo del proceso de Talento Humano, se podrá
articular jornadas de sensibilización que impacten en todos los niveles de la
organización con el propósito que haya un empoderamiento del Sistema de
Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo.
 Cumplir con la normatividad vigente en materia del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo según fases a desarrollar en la resolución
1111 de 2017 y Decreto 1072 de 2015.
 Socializar y sensibilizar al interior de todos los procesos, la documentación
entre ellos (Documentación, políticas de calidad, políticas de seguridad y
salud en el trabajo, entre otras, y que hacen parte de Los Sistemas de
Gestión de Calidad y Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo (SIG-SG
SST), logrando con ello establecer efectividad y cultura en los Servidores
Públicos del Municipio.
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FOR-EG-07
Vigente desde:
Julio 18 de 2014
 Se recomienda actualizar y/o reformular los riesgos de gestión frente a los

controles existentes en cada proceso Institucional, toda vez que se requiere
que haya integralidad al momento de identificar, Analizar y valoración cada
riesgo.
 Se recomienda al interior de cada proceso de gestión institucional, continuar
socializando los documentos aprobados y adoptados para la respectiva
implementación en ejecución del proceso, a fin de que los funcionarios
públicos y contratistas, tengan claridad de su funcionamiento y la eficiencia
esperada con los mismos.
10. CONCLUSIONES
 La Administración Municipal, se ha esforzado por la organización y
documentación de todos los procesos y procedimientos existentes al interior
de la Alcaldía de Neiva, en pro de ejercer un mayor control y seguimiento
de la calidad en la prestación de todos los servicios ofrecidos a la
comunidad en general, sin embargo es necesario que tanto los líderes de
procesos como sus equipos de trabajo, designen responsables que
cumplan funciones de socialización, control, ejecución y mantenimiento del
sistema de gestión de la calidad en cada proceso, en pro de mantener
dentro y fuera de la institución, credibilidad, confianza y reconocimiento.
 Teniendo en cuenta los resultados obtenidos, durante el desarrollo de la
presente auditoría, se establece el nivel de sostenibilidad en la
implementación del sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los
objetivos organizacionales inmersos en el plan de desarrollo “La razón es
la gente” 2016-2020.
 El Municipio debe velar por cumplir con cada uno de los debes contenidos
en el Decreto 1072 de 2015 y Resolución 1111 de 2017.
 Falta mayor nivel de empoderamiento por parte de los líderes de los
procesos y servidores públicos en general frente a la implementación del
Sistema de Gestión de calidad.
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Vigente desde:
Julio 18 de 2014
Elaboró:
_______________________________ _______________________________
RUTH ERICA BUSTAMANTE BONILLA JULIETH XIMENA ALMARIO ÑAÑEZ
Contratista OCI Contratista OCI
Reviso:
_______________________________
MARION XIMENA SERRANO TAFUR
Jefe Oficina de Control Interno
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Informe Auditoria Proceso de Calidad 2017

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INFORME DE AUDITORIA

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORIA A LOS SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD Y

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 Teniendo en cuenta los resultados de la auditoria, y seguimiento al plan de

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4.2 GESTION DOCUMENTAL

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

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4.2.4 CONTROL DE REGITROS

desarrollo de los procesos en cada actividad conforme se encuentra documentado

Evaluación por Proceso

producto/servicio no conforme corregido se someta a una nueva verificación para

demás tramites de ejecución del procedimiento evaluado “Construcción y

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