Adquisicion de Materiales e Insumos 1 PDF

Universidad Peruana Los Andes
INTRODUCCIÓN
Los materiales e insumos son los elementos básicos y esenciales de todo

proceso productivo y no contar con ellos es una de las principales razones por
las cuales una industria se puede ver parada. Los insumos siguen un proceso
y se transforman en productos terminados a través del uso de la mano de obra
y de los costos indirectos de fabricación en el proceso de producción.
El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que

deben observarse y tener en cuenta sobre la adquisición y el manejo de los
materiales e insumos dentro de una empresa y saber el arte de comprar, que
es saber negociar, valiéndose de todas las herramientas adquiridas en base a
experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "cómodos"
para la organización de los mejores materiales y servicios en
el mercado (calidad), con facilidades crediticias (créditos, tiempos y montos),
con la mejor atención (servicio), y finalmente con ese plus
de competencia (desarrollo, capacitación, infraestructura, negocios y alianzas,
entre otros).
También describimos el proceso de compras que está compuesto por una serie
de actividades y procedimientos bien definidos, comienza por una requisición y
termina con la entrega de materiales para su aplicación en el proceso
productivo o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto
técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al
proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del área, ya
que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisión de
la aplicación real de lo comprado, cuestión de políticas y procesos de
cada organización.
Adquisicion de Materiales e Insumos Página 1

ADQUISICIÓN DE MATERIALES E INSUMOS
Concepto de Compra
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de

proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de
negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la
recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el
suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen
características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a
continuación:
Función de Compras
Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes
proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de
Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con
sus proveedores.
Importancia de Compras
Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las

necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración
en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es
decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayores
economía y ganancias para la Empresa.
Organización de Compras
Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a
ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica.
Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre

ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o
descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.
Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización.
1. Organización Centralizada:
Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el

departamento, sección o encargado de compras.
Ventajas Desventajas
• Obtención de mayores ventajas • Poca flexibilidad.

y descuentos de los
proveedores por compras en • No siempre atiende a las
grandes cantidades. necesidades locales, cuando
los diferentes organismos de la
• Calidad uniforme de los empresa se encuentran
materiales adquiridos. geográficamente dispersos.
• Mayor especialización de los

compradores.
• Organización de los
procedimientos de compras.
2. Organización Descentralizada:
Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios

encargados de compras para atender sus necesidades especificas y locales.
Ventajas Desventajas

• Mayor conocimiento de los • Permite un menor volumen de

proveedores locales. compra.
• Mejor atención de las • No permite aprovechar las

necesidades específicas de ventajas y descuentos de los
cada unidad de la Empresa. proveedores.
• Agilidad en las compras. • Falta de esquematización en

los procedimientos de compra.
• Poca uniformidad en la calidad

de los materiales comprados.
• Ausencia de compradores
especializados.
EMPRESAS PRIVADAS
EL CICLO DE COMPRAS
A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de

compras:

1. Análisis de la Solicitud de Compras.
2. Investigación y Selección de Proveedores.
3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).
4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).
5. Control de la Recepción del Material Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:
A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes

nombradas.
1. Análisis de la solicitud de compra
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza

cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de
compras, emitida por el área de punto o sección que requiera un determinado
producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los

antecedentes

del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades

requeridas, época adecuada para su recepción entre otros.
Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de

compras, se hacen llegar al organismo encargado a través de un listado
que además de contener los antecedentes del material requerido,
también lleva otros datos como son: Ficha de última compra, Nombre del
proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta.
En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus

actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras
recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea,
éste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los
materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de
proveedores para cada tipo de material.
Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de

materiales para compra y ficha de historia de cada material.
2. Investigción y Elección de Proveedores
Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en

dos partes: La Investigación y La Selección de los Proveedores.
La Investigación

Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los

materiales requeridos. Esta investigación la realiza el organismo
encargado de compras y parte con la verificación de los proveedores ya
registrados. Debes tener claro que muchos proveedores buscan las
empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la
actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser
calificados para posibles consultas, envían datos para su registro, como
nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos,
referencias de los clientes, etc.
Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen

las materias primas e insumos necesarios y que los venden.
Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra

debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados,
que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las
condiciones en que se negocio. Este registro facilita enormemente los
trabajos de investigación y selección de proveedores ya que además de
los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo
texto posible como listas telefónica, revistas técnicas, catálogos, folletos,
prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer información
sobre los posibles proveedores.
En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como:

Proveedor Real, que es aquel que ya efectuó ventas de materiales o
insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser
candidato para futuros abastecimientos.

La Selección
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los

proveedores y elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de
la empresa. Para una buena selección del proveedor se deben
considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material,
condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el
cumplimiento de plazos, etc.
Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios,

generalmente el "precio" es la referencia más importante en la selección
de los proveedores.
La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del

mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de
suministro de un material requerido. La tarea de selección y elección de
proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la
comparación entre los posibles proveedores.
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite

una comparación de los diversos proveedores calificados, mientras que
la selección es una decisión sobre cuál será el escogido para proveer el
material requerido.
El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y

cotizaciones de materiales.

3. Negociación con el proveedor
Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo

de compras empieza a negociar con él la adquisición del material
requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago.
La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material
y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la
negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para
definir cómo se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.
La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el

Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realizó la
negociación, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptación implica
cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una
parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida
en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar
plenamente informado de todas las cláusulas, pre-requisitos y criterios
exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepción del material,
los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la
compra sea legalmente valido.
¿Qué es la Negociación?

Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el

proveedor para reducir las diferencias y llegar a un término medio; cada
parte cede un poco para que ambos se beneficien.
Te presentamos un esquema de una orden de compra.

4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up)
Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita

asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos
establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un
seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o
telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras
no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de
compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante
supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el

seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aquí la
denominación Follow-Up, término en ingles que significa seguir,
acompañar, fechar.
La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los

problemas y éxitos, sorpresas desagradables; a través de él, el
organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los
plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros
proveedores.
5. Control de la Recepción del Material Comprado
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de

compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de
compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica
si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de

calidad, realiza la inspección para comparar el material con las
especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es
la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras

autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al
Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el
pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y
plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran

volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una
agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en
empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de producción que
impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.
EMPRESA PÚBLICA : ESTADO PERUANO
1. ENTIDADES EN MATERIA DE CONTRATACIONES DEL ESTADO
a) OSCE : Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado

Supervisa los procesos de contratación de bienes, servicios y

obras que realizan las entidades estatales.
Antes CONSUCODE (Consejo Superior De Contrataciones Y

Adquisiciones Del Estado).
b) SEACE : Sistema Electrónico De Contratación Del Estado
Sistema electrónico que permite el intercambio de información y

difusión sobre las contrataciones del Estado, así como la
realización de transacciones electrónicas Es un sistema integral,
compuesto por políticas, procedimientos, normas y software
basado en el uso del Internet, con el fin de dar transparencia,
optimizar, modernizar y generar ahorros en las contrataciones
públicas del Perú.
c) RNP : Registro Nacional de Proveedores
Es el registro donde se inscriben los proveedores del estado.

Está conformado por lo siguiente:
_ Registro de Proveedores de Bienes.
_ Registro de Proveedores de Servicios.
_ Registro de Consultores de Obras.
_ Registro de Ejecutores de Obras.
_ Registro de Inhabilitaciones para Contratar con el
Estado.
2. ¿QUÉ ADQUIERE EL ESTADO?
Bienes
• Arrendamiento de Bienes
• Adquisición de toda clase de Bienes tales como Utiles de Oficina,
• Prendas de Vestir y Calzados (uniformes), etc.
Servicios
• Seguros
• Servicio de Consultoría

• Servicios en General
• Suministros
• Servicios de Seguridad
OBRAS
• Consultoría de Obras (expedientes técnicos)
• Ejecución de Obras (infraestructura vial como carreteras,

autopistas, edificios, obras de irrigación, etc).
3. ¿CÓMO ADQUIERE EL ESTADO MATERIALES E INSUMOS?
El estado (poder ejecutivo, legislativo y judicial,Ministerio Público,

organismosconstitucionalmente autónomos, etc),sólamente puede
adquirir bienes y/o serviciosmediante los Procesos de Selección
previstosen la Ley de Contrataciones y Adquisicionesdel Estado Decreto
legislativo Nº 1017.
4. REQUISITOS PARA SER PROVEEDOR DEL ESTADO
 Contar con R.U.C Activo y Habido.

 Estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores
(RNP).
 Tener conocimiento acceso a Internet.
 No estar impedido a contratar con el Estado.
5. PROCESO DE SELECCIÓN
¿Qué es un Proceso de Selección?

Es el mecanismo que emplea el Estado paraseleccionar a un

proveedor, a fin de atender sus requerimientos de bienes y servicios.
Es un Proceso Administrativo Especial, cuyo objetoes seleccionar a la

Persona Natural o Jurídica con lacual las entidades del Estado van a
celebrar un contrato para la contratación de bienes, servicios o ejecución
de obras.
El Proceso de Selección se determina de acuerdo alObjeto de la

Contratación y el monto del ValorReferencial.
Está prohibido el Fraccionamiento, es decir dividiruna contratación para

cambiar el tipo de proceso.
Tipos de procesos de Selección
*Licitacion Publica: Para comprar bienes o ejecutar obrar.

*Concurso Publico: Es aquel que se convoca para la contratación de

servicios en general. Puede ser Concurso Público Nacional o
Internacional.
* Adjudicación Directa, que se convoca para la adquisición, suministro o

arrendamiento de bienes; para la contratación de servicios en general,
de servicios de consultoría y de ejecución de obras, conforme a los
márgenes establecidos en la Ley Anual de Presupuesto. La Adjudicación
Directa puede ser pública o selectiva.
*La Adjudicación Directa Pública: se convoca cuando el monto

de la adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%)
del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa en la Ley
Anual de Presupuesto. Requiere de publicación para la convocatoria del
proceso y para el otorgamiento de la Buena Pro.
*La Adjudicación Directa Selectiva: se convoca cuando El

monto de la adquisición o contratación es igual o menor al cincuenta por
ciento (50%) del límite máximo establecido para la Adjudicación Directa
en la Ley Anual de Presupuesto; y
La Adjudicación Directa Selectiva no requiere de publicación. Se efectúa

por invitación, debiéndose convocar a por lo menos tres (3) proveedores.
*Adjudicación de Menor Cuantìa: se aplica para las adquisiciones y

contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la
décima parte del límite mínimo establecido por la Ley Anual de
Presupuesto para la Licitación o Concurso Público, según corresponda.
Este tipo de proceso se convoca para:
Una Licitación Pública o Concurso Público ha sido declarado desierto en

dos (2) oportunidades.

La adquisición, suministro o arrendamiento de bienes; así como para la

contratación de servicios en general, servicios de consultoría y de
ejecución de obras, cuyos montos sean inferiores a la décima parte del
límite mínimo establecido por la Ley Anual de Presupuesto para las
licitaciones públicas o concursos públicos, según corresponda;
Las adquisiciones y contrataciones que se efectúen como consecuencia

de las exoneraciones señaladas en el Artículo 19 de la Ley;
Los supuestos a que se refieren los literales b) de los incisos 1) y 2) del

Artículo 32 de la Ley; y
Las adjudicaciones de menor cuantía, destinadas a la adquisición de

bienes y servicios así como para la contratación de obras, serán
notificadas a PROMPYME, según lo dispuesto en los Artículos 93 y 100.
Etapas del Proceso de Selección
Para seleccionar al proveedor más apropiado, se realiza un
conjunto de actos administrativos, agrupados en las siguientes
etapas (Proceso Clásico):
a) Convocatoria
La convocatoria de todo proceso de selección deberá

contener obligatoriamente lo siguiente:
• La identificación, domicilio y RUC de la Entidad que

convoca
• La identificación del proceso de selección;
• La indicación de la modalidad de selección, de ser el

caso
• La descripción básica del objeto del proceso;
• El valor referencial;
• El lugar y la forma en que se realizará la inscripción o
registro de participantes;
• El costo del derecho de participación;
• El calendario del proceso de selección.
b) Registro de participantes.
El registro de participantes se efectuará desde el día

siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día después de
haber quedado integradas las Bases. En el caso de
propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se
registre uno de sus integrantes.
En el caso de adjudicaciones de menor cuantía para bienes

y servicios no es de aplicación este artículo.
Para registrarse, la persona natural o jurídica que solicite

participar en un proceso de selección y solicite ser
notificado electrónicamente, deberá consignar una
dirección de correo electrónico y mantenerla activa, a
efecto de las notificaciones que, conforme a lo previsto en
el Reglamento, deban realizarse.
c) Presentación de observaciones y consultas.
A través de las consultas, los participantes podrán solicitar

la aclaración de cualquiera de los extremos de las Bases o
plantear solicitudes respecto de ellas.
d) Absolución de observaciones y consultas a las Bases e
Integración de Bases
El Comité Especial publicará a través del SEACE la

absolución de las consultas, mediante un pliego
absolutorio, debidamente fundamentado.

Las respuestas a las consultas se consideran como parte

integrante de las Bases y del
contrato.
d) Presentación y entrega de propuestas.
Todos los documentos que contengan, información

esencial de las propuestas en un proceso de selección se
presentarán en idioma castellano o, en su defecto,
acompañados de traducción oficial, salvo el caso de la
información técnica complementaria contenida en folletos,
instructivos, catálogos o similares, que podrá ser
presentada en el idioma original. El postor será
responsable de la exactitud y veracidad de dichos
documentos.
Cuando se exija la presentación de documentos que sean

emitidos por autoridad pública en el extranjero, el postor
podrá presentar copia simple de los mismos sin perjuicio de
su ulterior presentación, la cual necesariamente deberá ser
previa a la firma del contrato. Dichos documentos deberán
estar debidamente legalizados por el Consulado respectivo
y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, en caso sea
favorecido con la Buena Pro.
e) Evaluación y calificación de propuestas
Tratándose de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos,

Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor
Cuantía en las que se haya invitado a más de un
proveedor, las Bases pueden disponer que la evaluación y
la calificación de propuestas, así como el otorgamiento de
la Buena Pro, se realicen en actos separados.
Tratándose de Adjudicaciones de Menor Cuantía para la

adquisición de bienes y la contratación de servicios, en las
que solamente se ha invitado a un proveedor, es suficiente
la evaluación favorable de la propuesta presentada que
satisfaga las características previstas en las Bases.

f) Otorgamiento de la Buena Pro.
El otorgamiento de la buena pro se realizará en acto
público, cuando se trate de licitaciones públicas, concursos

públicos y adjudicaciones directas públicas, o en acto
privado, tratándose de adjudicaciones directas selectivas y
adjudicaciones de menor cuantía.
En la fecha señalada en las Bases el Comité Especial

procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora,
dando a conocer los resultados del proceso de selección, a
través de un cuadro comparativo, en el que se consignará
el orden de prelación y el puntaje técnico,
económico y total obtenidos por cada uno de los postores.
El otorgamiento de la buena pro realizado en acto público

se presumirá notificado a todos los
postores en la misma fecha, oportunidad en la que se

entregará a los postores copia del acta y el cuadro
comparativo detallando los resultados en cada factor de
evaluación, sin perjuicio de que se publiquen en el SEACE.
Dicha presunción no admite prueba en contrario.
En acto privado el otorgamiento de la buena pro se

notificará a través de su publicación en el SEACE, en la
Sede de la Entidad y a los correos electrónicos de los
postores, de ser el caso, el mismo día de su realización,
bajo responsabilidad del Comité Especial u órgano
encargado de conducir el proceso, e incluirá el acta y el
cuadro comparativo detallado con los resultados del
otorgamiento de la buena pro.
h) Citación para la celebración del contrato.

Una vez que la buena pro ha quedado consentida o

administrativamente firme, tanto la Entidad como el o los
postores ganadores, están obligados a suscribir el o los
contratos respectivos.
La Entidad no puede negarse a suscribir el contrato, salvo

por razones de recorte presupuestal correspondiente al
objeto materia del proceso de selección debidamente
acreditadas. La negativa a hacerlo basada en otros
motivos, genera responsabilidad funcional en su Titular o
máxima autoridad administrativa, así como en el
responsable de Administración o de Logística o el que haga
sus veces.
En caso que el o los postores ganadores de la buena pro

se nieguen a suscribir el contrato, serán posibles de
sanción, salvo imposibilidad física o jurídica sobrevenida al
otorgamiento del la
buena pro que no le es atribuible, declarada por el Tribunal.
El contrato se perfecciona con la suscripción del

documento que lo contiene. Tratándose de adjudicaciones
de menor cuantía, distintas a las convocadas para la
ejecución y consultoría de obras, el contrato se podrá
perfeccionar con la recepción de la orden de compra o de
servicio.
En las órdenes de compra o de servicios que se remitan a

los postores ganadores de la Buena Pro, figurará como
condición que el contratista se obliga a cumplir las
obligaciones que le corresponden, bajo sanción de quedar
inhabilitado para contratar con el Estado en caso de
incumplimiento.

i) Celebración del Contrato
El contrato será suscrito por la Entidad, a través del

funcionario competente o debidamente autorizado, y por el
contratista, ya sea directamente o por medio de su
apoderado, tratándose de persona natural, y tratándose de
persona jurídica, a través de su representante legal.
El contrato está conformado por el documento que lo

contiene, las Bases integradas y la oferta ganadora, así
como los documentos derivados del proceso de selección
que establezcan obligaciones para las partes y que hayan
sido expresamente señalados en el contrato.
CONCLUSIONES
Del presente trabajo el grupo concluye en decir que hoy en día la adquisición
de materiales y insumos es sumamente esencial ya que sin estos y sin la mano
de obra sería capaz de llevar a cabo un buen proceso productivo.
Saber establecer los lineamientos que deben observarse y tener en cuenta

sobre la adquisición y el manejo de los materiales e insumos dentro de una
empresa y saber el arte de comprar, que es saber negociar, valiéndose de
todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para
lograr los objetivos trazados por la organización.
Cumplir con los estándares de requerimiento de materiales e insumos de cada

uno de las áreas para que así se llegue a finalizar un eficiente y eficaz proceso
productivo en la organizaciones privadas como publicas.
Y no olvidar que “sin materiales e insumos no hay producción”, “sin mano

de obra no hay producción” y “sin producción no hay empresa”.

ANEXOS
ANEXO 1


ANEXO 2

ANEXO 3

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Los materiales e insumos son los elementos básicos y esenciales de todo

El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que

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ADQUISICIÓN DE MATERIALES E INSUMOS

La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de

Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las

Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre

Para tu mayor comprensión te explicamos ambos tipos de organización.

Es aquella en que todas las compras de la empresa se concentran en el

• Obtención de mayores ventajas • Poca flexibilidad.

• Mayor especialización de los

Es aquélla en que cada unidad dispersa de la empresa tiene sus propios

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• Mayor conocimiento de los • Permite un menor volumen de

• Mejor atención de las • No permite aprovechar las

• Agilidad en las compras. • Falta de esquematización en

• Poca uniformidad en la calidad

A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de

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1. Análisis de la Solicitud de Compras.

2. Investigación y Selección de Proveedores.

3. Negociación con el Proveedor (seleccionado).

4. Acompañamiento de Pedido (Follow-Up).

5. Control de la Recepción del Material Comprado.

Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:

A continuación te invitamos al análisis de cada una de las etapas antes

1. Análisis de la solicitud de compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza

El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los

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del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades

Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de

En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus

Los siguientes esquemas te muestran ejemplos de programación de

2. Investigción y Elección de Proveedores

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en

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Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los

Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen

Como ya viste en la etapa anterior, el organismo encargado de compra

En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como:

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Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los

Debes tener presente que a pesar de los diversos criterios,

La investigación de los proveedores básicamente es una estadística del

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite

El esquema que observarás corresponde a la comparación de precios y

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3. Negociación con el proveedor

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo

La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el

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Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el

Te presentamos un esquema de una orden de compra.

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4. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up)

Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita

Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el

La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los

5. Control de la Recepción del Material Comprado

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de

si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de