El objetivo de este documento es proveer información adicional a la que ya

recibida en el módulo, a la vez de contener temas y recursos muy prácticos

que serán de sumo interés y utilidad en la futura actividad con SAP.

Con la idea de enriquecer la formación, se propone aplicar los recursos

trasmitidos en el presente documento.

Proceso de Compra – Tipos de organización
En el caso de Compras centralizadas, una misma Organización de Compra es responsable de la provisión para varias
Compañías, en las Compras distribuídas cada Organización de Compra provee a una Compañía. En una última opción
la Org. de Compras suministra materiales a cada Centro

Tipo Org. Grupo de empresas Específ. de la empresa

Org.Compra 0001 0001 0002

Sociedad 100 200 100 200

Centro 1000 1100 1200 1300 1400 1000 1100 1200 1300 1400

Compras Centrales Compras Distrib.


Proceso de Compra – Grupos de Compradores
En el caso de Compras centralizadas un Grupo de Compradores es responsable de la provisión para todos los Centros;
en las Compras distribuídas existen varios Grupos de Compradores que proveen a distintos Centros. Puede también
haber un Grupo de Compras para cada Centro

Tipo Org. Compras Distrib. Compras Centrales

Sociedad 100 100

Grupo Comp. 100 110 100

Centro 1000 1100 1200 1300 1400 1000 1100 1200 1300 1400

Proceso de Compra - Ciclo de pasos y documentos
El proceso de Compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y
servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento,
seguimiento de la entrega y facturación del proveedor. Se encuentra íntimamente relacionado con Ventas (SD) para
abastecer los Pedidos de venta, con Contabilidad (FI) a través de los registros contables, con Producción (PP) y
Mantenimiento (PM) proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios

Determinación Creación Solic.

Gestión de Pago
de necesidades de Pedido

Control de la Liberación
Factura Solic. de Pedido
Proceso de
Entrada de Compra Determ. Fuente
Mercadería de Adquisición

Liberación Gestión del Selección del

del Pedido Pedido Proveedor

Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra

Determinación de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de
necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de
stock de materiales definidos por registros maestros, la utilización del método del punto de
pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la
definición El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de
planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente

Creación de la Solicitud de Pedido

La SolPed es un documento generado a propuesta de un sector para la adquisición de
bienes o servicios que comienza el proceso de compra. La creación puede ser manual o
generada automáticamente por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, etc.)

Liberación de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberación, esto es,
el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha
estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra

Determinación de la fuente de adquisición - Cotización

El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales
basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto
acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los provee-
dores por fax, e-mail o EDI

Selección del proveedor – Comparación de ofertas

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o
simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias
ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad,
precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

Gestión del Pedido

El sistema toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del
pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar
pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de
otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos

Proceso de Compra – Componentes del ciclo de Compra

Liberación del Pedido

El Pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso
de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia
es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema

Entrada de Mercadería
El registro en el sistema de la entrada de mercancías confirma su ingreso mediante el
pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas,
máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor

Recepción y Control de Factura

El sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las
desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de
pedidos y entrada de mercancías, además de la parametrización del documento. Esto
acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago

Proceso de Compra – Ciclo de Aprovisionamiento
El esquema presenta el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con una Sol. Ped.
como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadería o servi-cio se
recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos

Solicitud Entrada de Recepción

Pedido
de Pedido Mercancía de Factura

Facturación Automática

Puede configurarse la creación automática de facturas por parametrización

Aviso de Entrega

Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadería al proveedor

Pedido Automático

El Pedido puede crearse automáticamente basado en una Sol. Ped. al
definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor

Planificación de necesidades

Permite crear Sol. Ped. en forma automática

El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automáticamente

Proceso de Compra – Ciclo de Selección y Pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del pro-veedor
mas conveniente.Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación.Este último proceso res-ponde a una
parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.)

Determ. de Petición de Comparac.

Pedido
necesidad Ofertas de Ofertas

El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido

y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones

Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de

comparación y elección de la propuesta mas conveniente (configurable)

Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las

cotizaciones son registradas en el sistema

Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las

herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto
involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción)

Proceso de Compra – Recepción Mercancías - Facturación
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o
servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el debido
registro de la deuda en Cuentas a pagar

Entrada de Recepción
Mercancía de Factura

El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con

el pedido o ingreso de la mercadería, validando desvíos de acuerdo a la
parametrización correspondiente. El sistema solicita una cantidad de datos
adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al
movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas
de mayor, apertura del período, división, cambio de moneda, retenciones,
condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)

Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido,

el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos
basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos
por parametrización

Proceso de Compra – Determinación del proveedor

Proceso de requerimiento y selección del proveedor

Solicitud de Pedido

Petición de Oferta

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Comparac. Ofertas

Pedido Rechazo

Proceso de Compra – Detalles

Solicitud de Pedido
Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso de SAP (Ventas, Mantenimiento,
Producción) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido.
Hasta aquí es sólo una intención de compra que luego será concretada mediante los
pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen
de la requisición este documento puede ser o no obviado.

El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :

Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio)

Centro

Tipo de imputación

Grupo Comprador

Requirente

Fecha entrega solicitada

Textos descriptivos

Cuenta de Mayor / Centro de Costo o Lucro / Activo Fijo (según corresponda)

A esta información se adicionarán datos propuestos por el sistema (Sociedad, Dirección

de entrega, Estrategia de Liberación, Contactos, Entrada de Mercadería y/ Factura, entre
otras)

Proceso de Compra – Detalles

Solicitud de Cotización (RFQ)

Este proceso es ingresado manualmente o con referencia a una Solicitud de Pedido, una
RFQ anterior o un documento de Entrega programada (tiene la ventaja de heredar gran
parte de los datos del documento previo). Se indican los datos de los proveedores a quie-
nes será enviada.

El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :

Proveedor/es (código, razón social, dirección)

Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría)

Fecha del documento y de vencimiento

Centro y Almacén

Organización de Compra

Grupo Comprador

Número Colectivo

Código del proveedor

Fecha entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)

Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.
etc.)

Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que será
indicado en la pantalla final.

Proceso de Compra – Detalles

Cotización – Ingreso (con referencia a una RFQ)

Este proceso permite el ingreso de cotizaciones recibidas de el/los proveedor/es basados
en la solicitud enviada con anterioridad (asociada al número correspondiente). La finalidad
es registrar en el sistema las condiciones generales y particulares ofrecidas por los
proveedores.

Los datos mas comunes a registrar son :

Cantidades ofertadas

Precios ofertados

Unidades de precio

Fechas de entrega previstas

Condiciones generales

Comentarios sugeridos por el proveedor

Los datos ingresados quedarán registrados dentro del mismo documento de la solicitud de
cotización. La información de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como
Registro de Información de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la
Oferta aceptada.

Proceso de Compra – Detalles

Comparación de Ofertas
La herramienta de comparación de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de
menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Sólo
en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los ítems podrá haber
una comparación correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sis-
tema hará la conversión automáticamente.

Para ampliar la información suministrada dispondrá de las siguientes opciones :

Visualizar los datos del maestro de materiales

Visualizar información adicional de las cotizaciones

Visualizar por separado cada cotización

Visualizar los datos maestros del proveedor

Visualizar las características de evaluación del proveedor

Pueden generarse mensajes de aviso a proveedores por aceptación o rechazo

Los datos ingresados serán registrados dentro del documento de solicitud de cotización.
El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresión, e-mail, fax)
como confirmación del pedido, rechazo de cotización, listas para preparación de pedido y
embalaje, carga, etc.

Proceso de Compra – Detalles

Pedido de Compra
Una vez completado el proceso de selección del proveedor se generará el Pedido a enviar
al mismo. Este documento podrá ser utilizado para la adquisición de materiales para
consumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratación, consignación,
terceras partes) o traslados entre centros de la Compañía.

El documento creado tiene asociado una cantidad de información básica :

Proveedor/es (código, razón social, dirección)

Sociedad, Organización de Compra y Grupo Comprador

Fecha del documento y entrega solicitada (puede indicar un plan de entregas)

Solicitud de pedido asociado (si lo hubiera)

Tipo de Imputación (centro de costo/beneficio, activo fijo, proyecto, etc
etc..)

Material o servicio solicitado (código, descripción, cantidad, precio, categoría)

Categoría del ítem

Moneda del documento

Centro y Almacén

Definición de documentos asociados (Entrada de Mercadería y Factura)

Datos de Contacto y textos aclaratorios

Mensajes de salida (impresión, e-mail, etc.
etc.)

Finalizado el ingreso, el documento será guardado en el sistema bajo un número que será
indicado en la pantalla final.

Proceso de Compra – Detalles

Entrada de Mercadería
Mediante este proceso se dará ingreso de la mercadería al almacén, pudiendo calificar lo
recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado.

Los datos mas comunes a registrar son :

Documento de referencia (Pedido, Reserva, Doc.

Doc. de material, Transporte, etc
etc..)

Clase de Movimiento

Fecha del documento y de registro contable

Número de remito

Textos aclaratorios (cabecera o ítems)

Cantidad ingresada

Número de Lote y Categoría de Valoración (si correspondiere)

El registro del documento generará automáticamente un asiento contable del movimiento

del material que impacta en la Contabilidad y llevará asociadas cuentas definidas en la
parametrización (cuenta EM/RF), actualizará la cantidad y valoración del stock y los datos
del pedido asociado. El documento creado será la referencia para la verificación de la
factura del proveedor.

Proceso de Compra – Detalles

Verificación de Factura del proveedor

Este procedimiento permite ingresar al sistema y validar los datos de la factura recibida
del proveedor. Debido al impacto del documento en diversos ámbitos del sistema se
requerirá una correcta configuración en MM y FI (períodos abiertos, cuentas de mayor,
indicadores de impuestos, entre otros)

Los datos mas comunes a registrar son :

Documento de referencia (Pedido, Plan de entrega, Nota de entrega, etcetc..)

Fecha de la factura y de registro contable

Moneda e Importe total y de impuestos

Condiciones de Pago y autorización o bloqueo para el pago

Tipo de cambio y Emisor de la Factura (si fuera diferente al del pedido)

Textos aclaratorios

El registro del documento generará automáticamente un documento de materiales (MM) y

uno contable que impacta en la Contabilidad y tendrá asociada cuentas definidas en la
parametrización (cancelando la cuenta EM/RF y acreditando el importe al proveedor),
registrándose este movimiento en Cuentas a Pagar.
En el caso que la factura fuera registrada con anterioridad a la Entrada de la Mercancía,
los valores adoptados y validados corresponderán a la información del Pedido.

Conclusión y análisis general del proceso

Análisis del proceso de compras de SAP y uno standard

Se propone analizar el proceso de adquisición de bienes y servicios propuestos por SAP y un proceso
standard utilizado por la Compañía.

Determ. de Petición de Comparac.

Pedido
necesidad Ofertas de Ofertas

Entrada de Recepción
Mercancía de Factura

Entregas
Contratos
programad