Plan de Gestin del Proyecto 2

1.1. PLAN DE GESTIN DE ALCANCE

Sigla del Proyecto
PREPARADO POR
1. Describir cmo ser administrado el alcance del proyecto
La ejecucin, control y direccin de alcances sern canalizados a travs del organizador
(Gerente de Proyecto) conjuntamente con los proveedores y aprobados por el patrocinador.

2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (como manejar los cambios, la
frecuencia y el impacto de los mismos)
Los cambios del proyecto deben ser evaluados y aprobados a travs del acta de solicitud de
cambios. El gerente de proyecto debe cuantificar el impacto y plantear alternativas de
solucin informando al patrocinador para la aprobacin de dichos cambios.

3. Cmo los cambios al alcance sern identificados y clasificados?

Se identificarn los cambios a travs de la Solicitud de cambios y su evaluacin respectiva
adems de su aprobacin por el Gerente del Proyecto y el Patrocinador.
4. Describir como los cambios del alcance sern integrados al proyecto
Si el impacto del cambio no modifica la base del proyecto ser aprobado por el Gerente del
Proyecto, en caso contrario cuando tenga una afectacin econmica o de tiempo la solicitud
de cambio deber ser necesariamente aprobado por el Patrocinador y se actualizarn los
planes del proyecto as como el presupuesto.

1.2. PLAN DE GESTIN DE REQUISITOS

RECOPILACIN DE REQUISITOS
1. Entrevistas con los Proveedores
2. Entrevistas con los Clientes

PRIORIZACIN DE REQUISITOS
ITEM INTERESADO REQUISITO PODER IMPACTO CLASIFICACIN OBSERVACIONES
1 Organizador
2 Organizador
3 Proveedor
4 Proveedor

GESTIN DE LA CONFIGURACIN
El proveedor podr solicitar algn cambio a los requerimientos,
El requerimiento pasar en primera instancia al organizador quien har un anlisis del
impacto el cual ser presentado al Patrocinador.
El Patrocinador es quin podr aprobar o rechazar la solicitud de cambio. Siempre y
cuando ste tenga efecto en tiempo y costo.

VERIFICACIN DE REQUISITOS
La revisin de cada requerimiento ser responsabilidad del encargado mismo.
Nmero de entregables entregados dentro de plazo
Nmero de entregables entregados fuera de plazo
 1.3. PLAN DE GESTIN DE TIEMPO
NOMBRE DEL PROYECTO

RAZONES ACEPTABLES PARA CAMBIOS EN CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Solicitud de cambio de alcance por parte del Patrocinador (Cliente)

Atrasos ocasionados por los proveedores.
Problemas climticos para el decorado exterior.
Desabastecimiento en el mercado de cotillones.
Otros Inherentes.

DESCRIBIR CMO CALCULAR Y REPORTAR EL IMPACTO EN EL PROYECTO POR EL CAMBIO EN

CRONOGRAMA
Los cambios en el cronograma que puedan representar algn impacto en el proyecto sern
calculados mediante el Cronograma de GANT.
1. Indicar en el informe a la persona responsable del mismo y fecha de ocurrencia del
problema
2. Descripcin del problema indicando el grado de urgencia.
3. Impacto sobre el proyecto referente a costo, calidad, tiempo y alcance.
4. Descripcin de las alternativas de solucin detallando el impacto en las diferentes
reas (costo, calidad, tiempo, alcance).

DESCRIBIR CMO LOS CAMBIOS AL CRONOGRAMA SERN ADMINISTRADOS

1. DESIGNACIN DE RESPONSABILIDADES
De acuerdo a la solicitud de cambios aprobada se reasignara personal para la fase o
actividad.

2. MODALIDAD DE CAMBIOS

Cuando la solicitud sea realizada por los proveedores o el patrocinador debe

presentarse a ms tardar con 1 da de anticipacin de que se produzca el
inconveniente que genera el retraso en la entrega del entregable. Las solicitudes de
cambio sern revisadas inmediatamente sean planteadas debido a que se trata de un
proyecto a corto plazo.
Cuando la solicitud es realizada por el equipo del proyecto despus de evaluar la
causa de alguna demora informar inmediatamente al Gerente del Proyecto la
necesidad de realizar algn cambio en el cronograma para que est en consideracin
del mismo.

1.4. PLAN DE GESTIN DE COSTOS

RAZONES ACEPTABLES PARA CAMBIOS EN EL COSTO DEL PROYECTO
Aprobacin de cambios en el alcance.
Incremento de costos de los proveedores
Ampliaciones en el alcance del proyecto.
Restriccin presupuestal.
DESCRIBIR COMO CALCULAR E INFORMAR EL IMPACTO EN EL PROYECTO POR EL CAMBIO EN
EL COSTO
Para reportar los impactos que pueden suscitarse se utilizar la siguiente informacin:
1. Persona que solicita el cambio.
2. Explicacin de la solicitud de cambios en el costo.
3. Impactos en el proyecto.
4. Descripcin de las alternativas de solucin detallando el impacto en las diferentes
reas.
5. Propuestas.

DESCRIBIR COMO SERN ADMINISTRADOS LOS CAMBIOS EN EL COSTO

Cuando la solicitud sea realizada por los proveedores o el patrocinador debe
presentarse a ms tardar con 1 da de anticipacin de que se produzca el
inconveniente que genera el incremento, en caso del proveedor su solicitud ser
presentada documentada, adjuntando detalles de cotizacin y estas sern puestas en
consideracin slo si se ve afectado el alcance del proyectoo si fue causado por una
formulacin errnea que no se encuentre dentro de los mrgenes de precios de
mercado.
Las solicitudes de cambio sern revisadas inmediatamente sean planteadas debido a
que se trata de un proyecto a corto plazo.
Cuando la solicitud es realizada por el equipo del proyecto despus de evaluar la
causa de algn incremento informar inmediatamente al Gerente del Proyecto la
necesidad de realizar algn cambio en el presupuesto para que est en consideracin
del mismo.

1.5. PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

DESCRIPCIN DE LA METODOLOGA DE RIESGO A SER UTILIZADA
ALCANCES
La identificacin, priorizacin y seguimiento de riesgos ms crticos ser realizado por
el Gerente de Proyecto (Organizador).
Las acciones a tomar sern aprobadas por el patrocinador.

HERRAMIENTAS
Lista de riesgos potenciales.
Anlisis de los supuestos identificados.
Lluvia de ideas de parte del equipo de proyecto.

FUENTES DE DATOS
Se revis datos pasados de proyectos (eventos) anteriores.
La identificacin de todos los riesgos fue por parte del Gerente de Proyecto
(Organizador) y el equipo del proyecto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES
Gerente de Proyecto (Organizador).- Es el encargado de la identificacin, priorizacin
y seguimiento de riesgos, para proponer acciones para afrontar los riesgos
identificados.
 Patrocinador.- Aprobar acciones necesarias a tomar para mitigar los riesgos y aprobar
el presupuesto para los riesgos de gestin.

Riesgo 1: xxxx.
Soporte: forma de controlar.

Riesgo n: xxxx
Soporte: xxxx

PRESUPUESTO
Se dar a conocer al patrocinador la necesidad de contar con un presupuesto de contingencia
asignado para riesgos de gestin.

SINCRONIZACIN
El gerente de proyectos est encargado de identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo
largo del mismo, esto implica que su supervisin ser continua para detectar nuevos riesgos.

1.6. PLAN DE GESTIN DE CALIDAD

PLANIFICAR LA CALIDAD
El plan de gestin de calidad implementar la poltica de calidad del Este plan aborda el
control de calidad, el aseguramiento de la calidad y mtodos de mejora continua de los
procesos del proyecto.
En vista que existe la terciarizacin de servicios proveedores se realizarn controles de calidad
de manera que la empresa se asegure que los productos adquiridos sean calidad.

REALIZAR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

El responsable es el Organizador en el aseguramiento de calidad en todo el proyecto, revisa
la planificacin de los procesos del proyecto contra lo ejecutado y plantea acciones
preventivas o correctivas segn sea necesario.

REALIZAR CONTROL DE CALIDAD

El equipo de proyecto revisa los entregables del proyecto conforme se vayan presentando y
se dan a conocer inmediatamente las observaciones o conformidades.

REALIZAR MEJORAMIENTO CONTINUO

Se proponen mejoras a los procesos para futuros proyectos (eventos) conforme se van
desarrollando los diferentes proyectos.
Es responsabilidad del organizador proponer mejoras de calidad para prestar un mejor
servicio en prximos eventos.
EJECUCIN DEL PLAN DE GESTIN DE CALIDAD
PROCESOS PROCEDIMIENTOS RECURSOS
Cada hito del cronograma

DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DEL PROYECTO

Se regir bajo los siguientes procedimientos:
Normativas GAMLP
Previo control de calidad del proveedor hacia su producto
Reglamentacin de Defensa al Consumidor
Funcionamiento total de todos los servicios ofertados por las instalaciones
Encuestas de satisfaccin a los beneficiarios del proyecto (Invitados)

1.7. PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES

GESTIN DE COMUNICACIN DEL PROYECTO

El Gerente de Proyecto (Organizador) es el responsable de comunicar a los interesados las

distintas necesidades y andamiaje del proyecto.
Se realizarn reuniones presenciales con el Patrocinador y con los proveedores as mismo
llamadas telefnicas y correos electrnicos

PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN

Definir las necesidades y comunicacin de los interesados: quien, como y cuando se necesita
la informacin.
Los requisitos de comunicacin incluyen:
Lista de proveedores.
Logstica de personas involucradas en el proyecto.
Informacin externa.
Informacin interna.
Reuniones.
Servicios de telefona.

NECESIDADES DE INFORMACIN

La informacin se manejar a travs de la plantilla del plan de comunicaciones.

 Para que el proceso de comunicacin cuente con alcances bien definidos que establezcan las
responsabilidades de cada uno de los involucrados internos y externos se detalla lo siguiente:

Patrocinador
Planificacin del Director de Proyecto
Contrato
Solicitudes de cambio

Equipo de Proyecto
Planificacin del Director de Proyecto
Contratacin de proveedores
Solicitudes de cambio
Respaldos de compras de servicios, cotilln, comida y bebida.
Contratos

1.8. PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES

RECURSOS PARA LA ADQUISICIN

Los responsables de realizar las labores de compra y adquisiciones son:

El Gerente del Proyecto (Organizador) es el que aprueba las sub-contrataciones con
el VB del Patrocinador.
El Patrocinador selecciona a los proveedores de alimentos.
El Gerente de Proyecto selecciona a los proveedores de servicios y cotilln.
El Gerente de Proyecto se encarga del cierre de los contratos.

PRODUCTOS Y SERVICIOS A CONTRATAR

Detalle
..

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE ADQUISICIONES

El proceso de adquisiciones ser centralizado y se procedern a rdenes de compra

solamente bajo autorizacin del Gerente de Proyecto y segn contrato con el
patrocinador de acuerdo a los requerimientos.
Se registrar en forma ordenada cada adquisicin con el respectivo comprobante de
compra (Factura o Recibo) el cual indique el detalle y el monto de compra.
Se realizarn cotizaciones para las adquisiciones segn requerimientos del proyecto

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