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Proceso de Compra - Ciclo de pasos y documentos
El proceso de Compras es un componente de la Gestin de Materiales y el encargado de la adquisicin de bienes y
servicios externos mediante la planificacin de necesidades, eleccin de la mejor fuente de aprovisionamiento,
seguimiento de la entrega y facturacin del proveedor. Se encuentra ntimamente relacionado con Ventas (SD) para
abastecer los Pedidos de venta, con Contabilidad (FI) a travs de los registros contables, con Produccin (PP) y
Mantenimiento (PM) proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios
Control de la Liberacin
Factura Solic. de Pedido
Proceso de
Entrada de Compra Determ. Fuente
Mercadera de Adquisicin
Determinacin de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificacin y el control de
necesidades o la demanda para control de stocks. La verificacin regular de los niveles de
stock de materiales definidos por registros maestros, la utilizacin del mtodo del punto de
pedido, y los pronsticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la
definicin El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de
planificacin y control de necesidades puede generarlas automticamente
Entrada de Mercadera
El registro en el sistema de la entrada de mercancas confirma su ingreso mediante el
pedido asociado. La parametrizacin previa en cuanto a tolerancias, cantidades mnimas,
mximas, entre otras, permiten validar la aceptacin del envo del proveedor
Facturacin Automtica
Puede configurarse la creacin automtica de facturas por parametrizacin
Aviso de Entrega
Pueden indicarse avisos de entrega de la mercadera al proveedor
Pedido Automtico
El Pedido puede crearse automticamente basado en una Sol. Ped. al
definir el proveedor y configurar los maestros de Materiales y Proveedor
Planificacin de necesidades
Permite crear Sol. Ped. en forma automtica
El libro de Pedidos permite asignar el proveedor automticamente
Proceso de Compra Ciclo de Seleccin y Pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior seleccin del pro-veedor
mas conveniente.Basado en propuestas de cotizacin efecta su comparacin.Este ltimo proceso res-ponde a una
parametrizacin previa con criterios de evaluacin (precio, calidad, cumplimiento, garanta, etc.)
Entrada de Recepcin
Mercanca de Factura
Solicitud de Pedido
Peticin de Oferta
Comparac. Ofertas
Pedido Rechazo
Proceso de Compra Detalles
Solicitud de Pedido
Ante un requerimiento de un usuario, sector o proceso de SAP (Ventas, Mantenimiento,
Produccin) el Departamento de Compras recibe una Solicitud - Requerimiento de Pedido.
Hasta aqu es slo una intencin de compra que luego ser concretada mediante los
pasos posteriores. De acuerdo al proceso de negocio, modalidad de la empresa u origen
de la requisicin este documento puede ser o no obviado.
Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser
indicado en la pantalla final.
Proceso de Compra Detalles
Cantidades ofertadas
Precios ofertados
Unidades de precio
Fechas de entrega previstas
Condiciones generales
Comentarios sugeridos por el proveedor
Los datos ingresados quedarn registrados dentro del mismo documento de la solicitud de
cotizacin. La informacin de las cotizaciones pueden ser guardadas en el sistema como
Registro de Informacin de Compras y generar, si se desea, un Pedido con referencia a la
Oferta aceptada.
Proceso de Compra Detalles
Comparacin de Ofertas
La herramienta de comparacin de cotizaciones permite obtener un listado ordenado de
menor a mayor precio en las ofertas registradas para una misma Orden de Pedido. Slo
en el caso de que todas las cotizaciones presenten valores en todos los tems podr haber
una comparacin correcta en los totales. Si una oferta fuera en moneda extranjera, el sis-
tema har la conversin automticamente.
Los datos ingresados sern registrados dentro del documento de solicitud de cotizacin.
El sistema provee herramientas para generar mensajes de salida (impresin, e-mail, fax)
como confirmacin del pedido, rechazo de cotizacin, listas para preparacin de pedido y
embalaje, carga, etc.
Proceso de Compra Detalles
Pedido de Compra
Una vez completado el proceso de seleccin del proveedor se generar el Pedido a enviar
al mismo. Este documento podr ser utilizado para la adquisicin de materiales para
consumo o stock, servicios o condiciones especiales (subcontratacin, consignacin,
terceras partes) o traslados entre centros de la Compaa.
Finalizado el ingreso, el documento ser guardado en el sistema bajo un nmero que ser
indicado en la pantalla final.
Proceso de Compra Detalles
Entrada de Mercadera
Mediante este proceso se dar ingreso de la mercadera al almacn, pudiendo calificar lo
recibido como stock disponible, en proceso de control de calidad o bloqueado.
Entrada de Recepcin
Mercanca de Factura
Entregas
Contratos
programad