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Manual de Preparacin para Entrevistadores
Tipos de Entrevistas
Desarrollo de la Estructura
Entrevistando
Escuchando Activamente
Cerrando la Entrevista
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Manual de Preparacin para Entrevistadores
Aunque los juicios que hacen los entrevistadores son altamente subjetivos y no siempre predicen
el desempeo del candidato en el trabajo, los estudios muestran que existen dos maneras de
mejorar la precisin de las entrevistas:
Crear un formato de una estructura estndar para todos los candidatos
Preparar a los entrevistadores para ser consistentes en la forma en que entrevistan y
evalan a los candidatos
VENTAJAS DESVENTAJAS
til para determinar si el candidato tiene Evaluaciones subjetivas
las habilidades sociales y de Las decisiones suelen hacerse en los
comunicacin requeridas primeros minutos de la entrevista
El entrevistador puede obtener Las entrevistas suelen resultar en
informacin suplementaria y hacer evaluaciones menos favorables para
preguntas adicionales cuando sea mujeres y minoras
apropiado Se le da mayor peso a la informacin
Puede evaluar el conocimiento del negativa
candidato sobre su trabajo No es tan confiable ni vlida como los
Puede ser utilizado para seleccionar a exmenes
candidatos igualmente calificados Poco consenso y confiabilidad entre
Crea un foro interactivo para la entrevistadores:
evaluacin de habilidades o Estilos nicos
interpersonales, conocimiento relevante o Tratan a los candidatos de forma
al trabajo, motivacin y posible ajuste inconsistente
Permite al entrevistador vender la o Varan en la cantidad de criterios
organizacin a los candidatos calificados de evaluacin
Permite al entrevistador dar una o Varan en que criterios evaluar
descripcin realista y detallada de la o Varan en estndares de medicin
posicin Poca capacidad de predecir desempeo
Oportunidad de dar impresiones en el trabajo
favorables a los candidatos a quien no se o Validez para las no-estructuradas:
hacen ofertas de trabajo o quienes optan 20%
no entrar a la organizacin o Validez para las estructuradas:
50%
Cmo puede una organizacin maximizar los beneficios y minimizar los riesgos de las
entrevistas?
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Fase Pre-Entrevista
Fase de Entrevista
Evaluacin Antes de la
Entrevista del Nivel de Como el Entrevistador
Conocimiento, Habilidades y Conduce la Entrevista
Destrezas del Candidato
Fase Post-Entrevista
Evaluacin Final del Nivel
de Conocimiento,
Comportamiento del
Habilidades y Destrezas del
Candidato
Candidato
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TIPOS DE ENTREVISTAS
Entrevistas Contextuales
Se entrevistan los candidatos sobre las acciones que tomaran en varias situaciones relacionadas al
trabajo. Las situaciones relacionadas al trabajo se identifican usualmente por medio de la tcnica de
incidentes crticos de anlisis de trabajo. Luego se calculan los puntajes usando una gua de
puntajes diseada por expertos en el trabajo.
Comits de Entrevistas
El candidato para el puesto da respuestas orales a un panel de entrevistadores en cuanto a asuntos
relacionados con el trabajo. Despus, cada miembro del panel califica a cada candidato en
dimensiones como: historia de trabajo, motivacin, pensamiento creativo y presentacin. Esta tcnica
puede que no sea posible para los trabajos donde haya un gran nmero de candidatos por entrevistar.
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Al identificar el tipo de informacin que puede ser reunida en la entrevista, ser evidente hay
preguntas ms tiles que otras.
Dado que usualmente los entrevistadores obtienen exactamente lo que quieren de los
candidatos, deben tener cuidado sobre la forma de estructurar las preguntas para obtener la
informacin ms til.
LAS PREGUNTAS SOBRE CREDENCIALES son una oportunidad importante para obtener informacin
de la educacin de la persona as como su historia laboral, logros pasados, etc, que se puede verificar
por otras fuentes.
Por Ejemplo:
1. Qu ttulos tiene?
2. Qu estudi?
3. Tiene licencia de conducir?
4. Qu tan grande era el presupuesto que manejaba?
5. Cunto tiempo estuvo en su trabajo anterior?
Ventajas
Estas preguntas pueden dar buenas claves sobre lo que la persona sabe y puede hacer y son tiles en
el proceso de preseleccin.
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Desventajas
No proveen informacin sobre lo que la persona hara en una situacin determinada.
NOTA: Muchas preguntas relacionadas a informacin biogrfica son ilegales. (e.j.: En dnde naci?
Cul es su estado civil?)
LAS PREGUNTAS TCNICAS determinan si un candidato tiene el conocimiento tcnico necesario para
el trabajo.
Por ejemplo:
1. Cmo se escribe una pregunta en Microsoft Access?
2. Cmo se hace un anlisis del puesto?
3. Qu costos se consideran cuando se calcula el retorno en la inversin?
Ventajas
Las preguntas tcnicas pueden dar claves para ver si el candidato en realidad tiene los conocimientos
que el/ella ha indicado en sus credenciales.
Desventajas
Aunque esta informacin es valiosa, puede ser ms econmico recolectarla en una prueba de
ejemplos de trabajo. El resultado de hacer preguntas tcnicas es que tenemos relativamente una buena
idea de si la persona puede hacer el trabajo o no. Nuestra meta es poder predecir si la persona lo har
en el trabajo en realidad.
Tome nota de las preguntas sobre credenciales o tcnicas que usted hace a menudo en entrevistas.
Existe una manera ms efectiva de reunir esta informacin del candidato? Si s, cul?
LAS PREGUNTAS SOBRE LA EXPERIENCIA nos dan informacin sobre lo que ha hecho el candidato en
el pasado. Es la pregunta general que ms se hace en las entrevistas.
Por ejemplo:
1. Cules eran sus deberes en su trabajo previo?
2. Cunteme sobre sus responsabilidades en su trabajo previo.
3. Describa un da tpico en su compaa.
4. Qu hace cuando un cliente se queja de una forma hostil?
Ventajas
La experiencia en el trabajo es importante y estas preguntas dan una visin de lo que el candidato ha
hecho en el pasado. Estas preguntas pueden ser tiles cuando se busca informacin especfica sobre
el desempeo.
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Desventajas
Por s solas, estas preguntas no dan ninguna informacin sobre la calidad de desempeo que el
candidato tuvo en la actividad o tarea descrita. Aun si el candidato ha demostrado un buen
desempeo en la situacin previa, pudo haber involucrado comportamientos diferentes a los que se
requieren para el nuevo trabajo.
PREGUNTAS DE OPININ
LAS PREGUNTAS DE OPININ dan informacin sobre lo que piensa el candidato sobre un tema dado.
Las preguntas de opinin generan auto-evaluacin, debilidades/fortalezas, gustos/disgustos, ideas de
comportamientos futuros, metas y filosofas.
Por ejemplo:
1. Describa sus fortalezas y debilidades.
2. Por qu esta aplicando a un trabajo aqu?
3. Qu es lo que mas le gusta de su trabajo?
4. Qu piensa que es la parte ms importante de su trabajo?
5. Cmo se siente sobre trabajar horas extras?
Ventajas
Las preguntas de opinin revelan reas en donde el entrevistador puede hacer preguntas ms
especficas sobre la conducta. Dan informacin sobre lo que el candidato piensa que es importante y
permite ms indagacin relacionada con la posicin disponible.
Desventajas
Los entrevistadores pueden terminar asumiendo cosas sobre el comportamiento del candidato como
resultado de las respuestas a las preguntas de opinin. No proveen evidencia real sobre lo que hace el
candidato en verdad, especialmente en relacin a la posicin para la cual est aplicando. Las personas
que piensan rpido y hablan con fluidez parecen muy competentes cuando se les hacen preguntas de
opinin, lo cual puede ser engaoso.
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Por ejemplo:
1. Por favor describa un reto especficamente tcnico que le permiti demostrar sus mejores
habilidades tcnicas.
2. Cunteme sobre la entrevista ms difcil que tuvo con un cliente el ao pasado. Cmo se
prepar? Cmo respondi a las preocupaciones del cliente?
3. Piense en un momento dnde not los primeros indicios de un problema que pudo haber sido
costoso si no hubiera sido detectado. Cundo not el problema por primera vez? Qu fue lo
primero que hizo para corregir el problema?
Ventajas
La informacin que se obtiene en estas preguntas permite al entrevistador evaluar las calificaciones
del candidato de una manera ms objetiva, resultando en mejores decisiones de contratacin. Es casi
como si el entrevistador estuviera observando al candidato desempearse en su lugar de trabajo. A las
personas les gusta contar lo que han hecho. Esto es especialmente cierto en aquellos de alto
desempeo quienes estn agradecidos por la oportunidad de describir sus logros.
Desventajas
Las preguntas de descripcin de conducta requieren mucho tiempo. Los entrevistadores tambin
requieren de ms habilidades y esfuerzo para preguntar y calificar este tipo de preguntas
correctamente.
Tome nota de la preguntas de descripcin de conducta que suele hacer en una entrevista.
Existe una manera ms efectiva de reunir esta informacin del candidato? Si s, cul?
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Mejores Prcticas:
Escuchando Activamente
Cerrando la Entrevista
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UNA PREPARACIN PREVIA es crucial para cualquier proceso de entrevista. Sin esto, su entrevista
puede estar desordenada y desenfocada. Se sugiere que siga los siguientes pasos:
Defina claramente la posicin y las competencias necesarias para un desempeo exitoso en el.
Prepare una estrategia de entrevista.
Decida con anterioridad cmo va a mantener un rcord de la entrevista; tomando nota o
grabando las respuestas.
Tome notas sobre la conducta en las respuestas del candidato.
LA DESCRIPCIN DEL ROL Y EL CRITERIO DE SELECCIN deben darse en las primeras etapas del
proceso de entrevista:
Nivel de rendimiento esperado
Conocimientos y habilidades
Actitudes y sentimientos
Calificaciones especiales particulares a la posicin
Los anteriores son criterios diseados para asegurar que las entrevistas sean vlidas y justas para
todos los candidatos. Si se usa de manera consistente, los criterios proveen a la organizacin con un
instrumento de medicin uniforme con el que puede evaluar objetiva y justamente a cada candidato.
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Una manera de establecer los criterios es estudiando las especificaciones del cargo para
determinar las habilidades, destrezas, competencias y atributos personales necesarios para
cumplir todas las funciones especificas del cargo.
Otra manera es hablar con los empleados que saben lo que se necesita para hacer un buen
trabajo.
LOS REPORTES PRECISOS de las respuestas de un candidato son un aporte crtico cuando los
entrevistadores sintetizan los datos para tomar una decisin sobre contratacin. Existen dos
alternativas efectivas:
Mejores Prcticas:
Djele saber al candidato que va a ser grabado y obtenga su consentimiento para grabar la
sesin.
Informe al candidato de cmo van a ser usadas las grabaciones y destruya los cassettes cuando
termine.
Tomar Nota
Pros:
Enfoca la evaluacin de las respuestas del candidato sobre puntos crticos de una forma
efectiva.
Provee un testimonio de las preguntas hechas y respondidas durante la entrevista.
Cons:
Incrementa la posibilidad de perder detalles claves
Tomar buenas notas es un proceso difcil y puede distraer al entrevistador inexperto.
Mejores Prcticas:
Tome notas a lo largo de la entrevista o no tome en absoluto para prevenir que el candidato
reforme sus respuestas.
Asegrese de no tomar notas slo en cosas que usted vea como positivas o negativas.
Tome notas que sean descriptivas y no evaluativas para prevenir saltar a conclusiones.
Titule las historias y escriba las palabras claves para facilitar el recuento futuro.
Note la frecuencia y recurrencia de comportamientos cuando sea posible.
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DESARROLLO DE LA ESTRUCTURA
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El entrevistador lder debe mandar una nota recordando al equipo de entrevista varios das
antes de la entrevista
o Adjunte una lista de reas para preguntar
o Adjunte un formato de evaluacin de la entrevista
Revise la descripcin del cargo, competencias y hoja de vida del candidato
Desarrolle una lista de preguntes relacionadas a las reas de su compaa
o Asegrese de que las preguntas no violen ninguna regla del EEO.
Rena los materiales que necesitara en la entrevista, incluyendo:
o Formato de tomar notas
o Formato de evaluacin de la entrevista
o Tarjeta profesional
NOTA: Es importante no ahogar al candidato con entrevistadores mltiples hacindole preguntas sin
un sentido de secuencia o coordinacin entre panelistas.
ENTREVISTANDO
LA CONDUCTA en los primeros momentos de una entrevista es vital. Esto es cuando se forman las
primeras impresiones (del entrevistador y del candidato).
Contacto Inicial
Las personas juzgan muy rpido sobre los dems cuando apenas se conocen. Idealmente, usted
debera darle a todos los candidatos la misma experiencia de ser saludado y llevado un cuarto para la
entrevista. Esto le dar una comparacin ms precisa que la que sera posible si distintas entrevistas
comenzaran de manera distinta. Unas pocas palabras sobre, por ejemplo, la ubicacin del lugar de la
entrevista y cmo llegar relajar a los candidatos.
Por favor describa como planea saludar a los candidatos de manera consistente y empezar las
entrevistas.
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De un ejemplo de una declaracin estructurada que usted usa cuando entrevista candidatos.
LOS PLANES DE TIEMPO Y LOGSTICA requieren preparacin y pone el tono para la entrevista
siguiente.
Los siguientes diagramas ilustran algunos arreglos de los asientos para el proceso de entrevista.
Entrevista de Panel
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Mejores Prcticas:
De fechas y horas alternativas para hacer entrevistas en caso de que los candidatos no puedan
asistir en los das sugeridos.
Planee entrevistas con suficiente tiempo entre ellas.
Las entrevistas se deben llevar a cabo en sitios silenciosos, libres de interrupciones.
Evite sentarse detrs de un escritorio.
Abiertas
Solicita respuestas amplias, basadas en opinin y directas
Permite al que contesta tomar iniciativa en responder de la forma que le parezca apropiada
Provee ideas valiosas con respecto a las prioridades del candidato, su estilo, su proceso de
pensamiento, etc.
Ejemplo: Cmo lo han preparado sus cargos previos para asumir ms responsabilidad?
Cerradas
Busca verificacin al dar menos opciones de respuestas a simplemente si o no.
Usted puede reconocer las preguntas cerradas por las primeras palabras de la frase:
o Usted es/ Usted fue?
o Hace usted/ Sola usted hacer?
o Puede usted/ Podra usted?
Ejemplo: Ha hecho este tipo de trabajo anteriormente?
Use una pregunta cerrada cuando ha definido un punto de informacin: Usted pretenda
cumplir los requisitos para el programa de Magster? A cuntos empleados supervisaba?
Indagando
Busca ms informacin sobre declaraciones previas
Considera si el candidato ha contestado una pregunta satisfactoriamente. Si no, contine
indagando
Ejemplo: Puede decir ms sobre su rol como lder de equipo?
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Directo:
Busca informacin especfica sobre un tema definido.
Dirige las respuestas del candidato hacia un enfoque ms estrecho para evaluar sus
conocimientos, habilidades y destrezas.
Ejemplo: Qu encuentra usted que es un reto al supervisar un equipo de trabajo?
De solucin de problemas:
Describe un caso hipottico o real para checar que haya un entendimiento y conocimiento
comn de los candidatos.
Busca explicacin de cmo puede ser manejada una situacin.
Ejemplo: Cmo manejara usted a un cliente molesto?
ESCUCHANDO ACTIVAMENTE
Resuma lo que el candidato est diciendo para mostrar que est escuchando.
Cheque con el candidato que usted ha entendido todo lo que le ha dicho.
Usted tiene dos orejas y una boca! Escuche el doble de lo que habla.
Sea curioso. Ayuda a escuchar apropiadamente.
Asegrese de entender las preguntas del candidato antes de responder.
Anote preguntas cuando se le ocurran.
Escuche las emociones detrs de las palabras.
Corrija cualquier hbito malo de escucha que tenga.
Revise su lenguaje corporal.
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Comentar: una declaracin extra de su parte de lo que acaba de decir el candidato. Mantenga el
comentario corto y relevante al tema discutido
Felicite slo cuando sea apropiado. Si lo usa demasiado puede parecer falto de sinceridad y mecnico
y sin querer, dar forma a las respuestas. Usar esta tcnica demuestra que usted est escuchando y
aumenta la confianza del candidato.
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Repetir: una tcnica de escuchar-dialogar en la que usted repite exactamente una palabra clave o una
frase que el candidato ha dicho.
Al repetir algunas palabras o frases seleccionadas, usted motiva al candidato a contribuir informacin
adicional. Esto sirve como una indagacin muy sutil y tambin muestra que esta escuchando
activamente.
Dicindolo en otras palabras: repetir los pensamientos del candidato usando diferentes palabras.
Al capturar los pensamientos del candidato en otras palabras, el entrevistador demuestra que el/ella
no solo ha atendido a la respuesta, pero que tambin la entendi.
No mirando al candidato
Mirando el reloj constantemente
Mirando a la gente pasar
Una expresin facial de aburrimiento
Encorvndose o mecindose repetidamente en su asiento
De todas maneras, los entrevistadores deben estar vigilando que no estn dando demasiadas seales
no-verbales positivas, que pueden afectar las respuestas de los candidatos.
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Debe usar claves no-verbales para indicar atencin general e inters, pero no para castigar o premiar
cualquier cosa especfica que diga el candidato.
Finalmente, distintas culturas tienen diferentes normas de lenguaje corporal y espacio personal.
Donde algunas personas son abiertas y tctiles hasta con los extraos, otros se sienten incmodos si
uno se sienta demasiado cerca.
Trate cada rea de inters en una entrevista independientemente y no asuma nada sobre el
rendimiento.
Revise los estndares de evaluacin objetivos para cada pregunta antes de la entrevista
Revise los perfiles de evaluacin finales de un candidato; si ve un gran nmero de
evaluaciones altas o bajas, o muchas evaluaciones en la mitad (por ejemplo, demasiados 3s)
y variedad limitada, debe preguntarse si ha malinterpretado cualquiera de estas respuestas.
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Consideraciones Legales
LA LEY describe el protocolo de entrevista apropiado e inapropiado. En general, uno slo debe hacer
preguntas relacionadas al trabajo y preguntas que no indaguen sobre informacin irrelevante sobre la
vida personal, la historia personal o la pertenencia a cualquier grupo demogrfico o clase protegida
del candidato.
Las preguntas legales e ilegales segun el Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
y el Americans with Disabilities Act (ADA):
Edad
o Ilegal: Cuntos aos tiene? Cundo se gradu del colegio?
o Legal: Ninguna
Ciudadana
o Ilegal: Es usted un ciudadano Americano?
o Legal: Puede probar con documentos su derecho a trabajar en los Estados Unidos?
Religin
o Ilegal: Cul es su religin? Usted frecuenta la iglesia/sinagoga/mezquita?
o Legal: Ninguna
Estado civil
o Ilegal: Es usted casado? Ha estado casado? Cul es su nombre de soltera/o? Qu
tipo de trabajo hace su esposo/a?
o Legal: Ninguna
Estado de Familia
o Ilegal: Dnde vive usted? Con quin vive usted? Usted tiene hijos? Cuntos?
Qu edades tienen? Quin cuida de ellos? Est usted embarazada? Planea usted
tener hijos?
o Legal: Existen factores que le hagan imposible cumplir con las obligaciones del
trabajo o llegar al trabajo a tiempo?
Record de Arresto
o Ilegal: Lo han arrestado?
o Legal: Ha sido usted acusado de un crimen (relevante)?
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CERRANDO LA ENTREVISTA
CIERRE la entrevista con una declaracin clara al candidato sobre los siguientes pasos. Su
declaracin de cierre debe incluir:
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Contacto:
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