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LOS COSTOS Y LOS GASTOS

1. QU SON LOS COSTOS Y LOS GASTOS?

Son todos los desembolsos y deducciones necesarios para producir y vender los
productos o mercancas de la empresa o para prestar sus servicios

1.2 LA SEPARACIN DE LOS COSTOS Y GASTOS

LOS COSTOS: LOS GASTOS:

Son los desembolsos y deducciones
causados por el proceso de
fabricacin o por la prestacin del
servicio.
- mano de obra
- sueldos y salarios del personal
de planta
- materias primas
- materiales de consumo o
insumos
- mercancas
- fletes
- arrendamiento del local de
planta
- servicios pblicos
- depreciacin de maquinas y
equipos
- daos y reclamos
- otros
NOTA: los costos son siempre de produccin y los gastos de administracin y/o ventas.
Son los desembolsos y deducciones causados por
la administracin de la empresa.
- sueldos y salarios del personal
administrativo (gerente, secretaria,
mensajero, aseadora)
- vendedores
- arrendamiento de oficina
- papelera
- correo y telfono
- gastos de publicidad
- transporte
- mantenimiento del vehiculo
- depreciacin de muebles y enseres de
oficina
- capacitacin

1.3 LA CLASIFICACION DE LOS COSTOS

Hay dos clases:

LOS COSTOS VARIABLES LOS COSTOS FIJOS

Se llaman variables porque su valor Se llaman fijos porque su valor no depende del
aumenta y disminuye cada vez que la volumen de produccin.
produccin aumenta o disminuye. - sueldos y salarios fijos y sus respectivas
- materias primas prestaciones
- insumos - alquiler del local de planta
- mano de obra al destajo - mantenimiento de mquinas y equipos de
- comisiones sobre las ventas produccin
- empaques - otros
- fletes
- otros
NOTA: un costo fijo se diferencia de un gasto en que el costo hace parte del producto y el
gasto no.

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2. LOS COSTOS VARIABLES

2.1 QUE SON LAS MATERIAS PRIMAS?

Son los materiales que se transforman en el producto terminado y quedan incorporados
en l.
Las materias primas siempre son un costo variable.

2.2 QUE SON LOS INSUMOS

Son los materiales que se gastan en el proceso de fabricacin y no quedan incorporados
en el producto. Ejemplo: pegantes, disolventes.

2.3 COSTOS VARIABLES DE LA INDUSTRIA

CONFECCIONES PANADERIA EBANISTERIA CERRAJERIA CALZADO

lmina de
tela harina madera hierro Cuero
encaje azcar bisagras varillas badana
tela de
MATERIAS PRIMAS

resorte huevos pintura capuchinas forro

hilos sal tornillos chapas argollas
botones aceite clavos manijas Grupones
ganchos levadura herrajes pintura Tapas
marquillas almidn otros bisagras Tacones
empaques maz platinas Suelas
otros mantequilla tornillos Betn
leche otros Tinta
queso Recuo
otros Hilo
Otros
OBRAMANO DE

corte,
soldadura
y
corte, confeccin salario por salario por salario por guarnecida
al destajo arroba obra obra al destajo
COMISIONES SOBRE LAS VENTAS

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COSTOS VARIABLES EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS

TALLER
FOTOCO LABORATORI LAVANDERI
DE SERVICIOS
PIA- O DE AY
MECANIC PROFESIONA-LES
DORA FOTOGRAFIA TINTORERIA
A
MATERIALES Y
REPUESTOS

papel papel detergentes repuestos por lo general no hay

tinta reveladores tintes

MANO DE

no hay,
no hay,
OBRA

generalm salarios por salarios no hay, generalmente es

generalmente
ente es kilo o prenda por obra fija
es fija
fija

LAS EMPRESAS DE COMERCIO SOLAMENTE TIENEN DOS COSTOS:

- El costo de la mercanca
- Las comisiones sobre las ventas

2.4 CMO CALCULAR EL COSTO VARIABLE DEL PRODUCTO

a) Identifico el producto: nombre y referencia

b) Determino la unidad de costeo: establezco una unidad para la cual sea fcil
calcular la cantidad y el costo de las materias primas utilizadas y el costo de la
mano de obra al destajo. Por ejemplo la docena de camisas, el moje de pan, el par
de zapatos
c) Averiguo el precio de venta: es el dinero que recibo por la venta de la unidad de
costeo. Por ejemplo la venta de la docena de camisas, la venta del moje de pan, la
venta del par de zapatos.
d) Averiguo cuantas unidades del producto vendo cada mes.
e) Lleno la siguiente hoja de costos.

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EMPRESA XXXX

Nombre del
producto Unidad de costeo
Referencia
Unidades vendidas en
Precio de venta $ el mes

costo
materias unidad de
por unidades utilizadas costo total
primas compra
unidad
B:
C:
la unidad
el
A: con la cual D:
precio E:
lista de las compro el numero de unidades
por multiplico el precio
materias primas cada de cada materia
unidad por unidad por el
utilizadas en la materia utilizadas en la
de numero de unidades
fabricacin del prima: fabricacin de la unidad
cada utilizadas
producto unidad, de costeo
materia
metro, kilo,
prima
cono

F: sumo la
Costo Total Materias Primas: columna E
Otros
Variables: mano de obra al destajo
empaque
comisiones por ventas

Total Otros Variables: G: sumo

otros variables
H: sumo
COSTO VARIABLE TOTAL
G+F

Trabaje siempre con precios actualizados

3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION

3.1 QUE ES EL MARGEN DE CONTRIBUCION?

Es la diferencia entre el valor de la venta y el costo variable de lo vendido. En otras
palabras es lo que queda de las ventas para pagar los costos y gastos fijos, y para
generar la utilidad.

3.2 COMO CALCULO EL MARGEN DE CONTRIBUCION DEL PRODUCTO?

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a) Calculo el margen de contribucin en pesos:

Precio de Costo Margen de

venta del variable contribucin
producto del en pesos
producto

b) Calculo el margen de contribucin en porcentaje:

Para calcularlo, divido el margen de contribucin en pesos, por el precio de venta
del producto y multiplico el resultado por cien.

Margen de
contribucin
en pesos
Margen de
100 contribucin
en
porcentaje
Precio de (%)
venta del
producto

3.3 COMO CALCULAR EL MARGEN DE CONTRIBUCION DE LA EMPRESA:

1. Calculo el margen de contribucin en pesos de todos sus productos y/o servicios.
2. Calculo el margen de contribucin de la empresa en pesos y en porcentaje.
3. Calculo el margen de contribucin en las empresas mixtas.

3.3.1 EL MARGEN DE CONTRIBUCIN DE TODOS LOS PRODUCTOS Y/O

SERVICIOS
Hago la lista de los productos y/o servicios de la empresa y anoto el margen de
contribucin de cada uno en pesos.

3.3.2 EL MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL DE LA EMPRESA

Para calcularlo, utilizo el siguiente formato

PRODUCTOS Unidades Precio Costo Margen de Ventas Margen de

Vendidas de Venta Variable Contribucin del Contribucin
en el Mes del del del Producto Producto Total en
Producto Producto en Pesos en el Pesos

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Mes

B: anoto
el numero
D: anoto
de C: anoto
el costo
A: lista de los unidades el precio F:
variable E: resto C G: multiplico
productos de de cada de venta multiplico
unitario menos D B por E
la empresa producto de cada B por C
del
vendidas producto
producto
durante el
mes
sumo toda la
TOTALES
columna G
divido el
margen de
contribucin
total en pesos
MARGEN DE CONTRIBUCION TOTAL % por el total de
ventas, y el
resultado lo
multiplico por
100

3.3.3. EL MARGEN DE CONTRIBUCION EN EMPRESAS MIXTAS

Las empresas mixtas son aquellas que tienen ms de un tipo de actividad. Por ejemplo:
industria y comercio; comercio y servicios.
Para calcular el margen de contribucin doy los siguientes pasos:

a) Calculo el margen de contribucin en porcentaje para cada tipo de actividad por

separado, como si cada actividad fuera una empresa aparte.
b) Averiguo la participacin que tiene cada tipo de actividad en las ventas totales de la
empresa. Para averiguarlo, divido las ventas de cada actividad por las ventas
totales y multiplico el resultado por cien.
c) Multiplico el margen de contribucin de cada tipo de actividad por su porcentaje de
participacin en las ventas en las ventas totales.
d) Sumo los dos mrgenes de contribucin total de la empresa.

4. COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION

4.1 LO COSTOS FIJOS DE PRODUCCION EN TODAS LAS EMPRESAS.

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INDUSTRIA SERVICIOS COMERCIO

sueldos y sueldos y salarios fijos
salarios fijos del personal que
de personal trabaja en la prestacin
de planta del servicio
mantenimiento las empresas de comercio no elaboran ningn
mantenimiento de
de maquinas y producto; por eso no tienen costos fijos de
maquinas y equipos
equipos produccin
Alquiler alquiler
materiales de
otros
consumo
Otros

4.2 LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS EN TODAS LAS EMPRESAS

Son los causados por el funcionamiento de la oficina y el manejo del negocio:

INDUSTRIA SERVICIOS COMERCIO

sueldos y salarios
fijos del personal de sueldos y salarios fijos
oficina (gerente, del personal de oficina sueldos y salarios fijos del personal de
secretaria, (gerente, secretaria, oficina (gerente, secretaria, vendedores,
vendedores, vendedores, mensajero, mensajero, aseadora, otros)
mensajero, aseadora)
aseadora, otros)
transporte transporte alquiler
telfono y correo telfono y correo servicios pblicos
mantenimiento de mantenimiento de
transporte
equipos de oficina equipos de oficina
papelera papelera telfono y correo
elementos de aseo elementos de aseo mantenimiento de equipos de oficina
Seguros seguros papelera
Otros otros elementos de aseo
otros

4.3 LA DEPRECIACION

El dinero se gasta, y las cosas tambin se van gastando con el tiempo hasta que llega el
da en que ya no sirven ms.

4.3.1 QUE ES LA DEPRECIACION?

La depreciacin es el valor que van perdiendo los activos finos de la empresa como
consecuencia del desgaste por el uso.
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Recuerde que activos fijos son los bienes de la empresa que no estn para la venta. Por
ejemplo: el local, la maquinaria.
Este valor hay que tenerlo en cuenta en la contabilidad aunque no haya salida de dinero,
pues el desgaste de los ACTIVOS FIJOS es un gasto real y algn da hay que
reemplazarlos.

4.3.2 ACTIVOS FIJOS QUE SE DEPRECIAN

Los vehculos, se deprecian a 60 meses (5 aos)
Las mquinas y equipos, se deprecian a 120 meses (10 aos)
Los muebles y enseres, se deprecian a 120 meses (10 aos)
Las casas y edificios terminados, se deprecian a 240 meses (20 aos)

NOTA: LOS TERRENOS Y LAS EDIFICACIONES NO SE DEPRECIAN

4.3.3 COMO CALCULAR LA DEPRECIACION

La ley estipula que los bienes de la empresa duran un determinado nmero de meses; sin
embargo las empresas pueden depreciar sus bienes en mas o menos tiempo, de acuerdo
con las caractersticas y la duracin de cada uno de ellos

4.3.4 PARA CALCULARLO DOY LOS SIGUIENTES PASOS

A) Clasifico los bienes de la empresa:

bicicleta camionetas
vehculos motocarros Camiones
carros
calculadoras Mesas
muebles y enseres telfonos Sillas
registradoras
cortadora maquinas de coser
maquinaria y equipo
guarnecedoras Hornos
(produccin)
sierras etc.
casas y edificios construcciones terminadas
terrenos y construcciones
sin terminar no se deprecian

B) AVERIGUO EL VALOR DE CADA CATEGORIA DE BIENES

A vehculos maquinaria y equipos

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hago la
lista de los
muebles y
bienes que casas y edificios terminados
enseres
conforman
la categora
averiguo el
valor de
su valor es igual al precio de compra; si no lo recuerdo, calculo
B cada uno
lo que me pagaran por ellos si fuera a venderlos ahora.
de los
bienes
sumo el
valor de
C el resultado es el valor total de la categora de bienes
todos los
bienes

C) CALCULO EL VALOR DE LA DEPRECIACION PARA CADA CATEGORIA DE

BIENES

Divido el valor total de cada categora de bienes por el nmero de meses que se pueda
usar. El resultado es igual al valor de la depreciacin mensual.
Ejemplo:
Valor de las mquinas y equipos: $ 450.500
Duracin: 120 meses
450.50
3.75
0 =
4
120

Es muy importante sumar el valor mensual de la depreciacin a los gastos de la empresa

o a los costos fijos segn si el activo est para la produccin o para el manejo
administrativo.

4.4 LAS OBLIGACIONES LABORALES

Son una serie de obligaciones que el empleador tiene con sus trabajadores y que han
sido establecidas por la legislacin laboral colombiana.

4..4.1 Cules son las obligaciones laborales?

El pago de las prestaciones sociales
La afiliacin a la seguridad social

4.4.2 Qu son las prestaciones sociales?

Unos pagos y beneficios que los trabajadores tienen derecho a recibir en determinadas
fechas de acuerdo con el mandato de la ley

4.4.3 Cules son las prestaciones sociales?

Las cesantas
Los intereses a las cesantas
Las vacaciones
Las primas
La dotacin

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NOTA: las prestaciones se liquidan teniendo como base el sueldo mas el subsidio de
transporte; menos las vacaciones que son nicamente el sueldo, sin el subsidio.

4.4.4 Qu es la afiliacin a la seguridad social?

Es la vinculacin de los trabajadores a una serie de instituciones creadas para su
beneficio, las cuales son:
El instituto de seguros sociales (ISS)
Las cajas de compensacin familiar
El servicio social de aprendizaje (SENA) APORTES PARAFISCALES
El instituto de bienestar familiar (ICBF)

NOTA: la dotacin se debe dar en especie. Es necesario hacer firmar al empleado que
recibe la dotacin. Esta se debe dar cada cuatro meses en unos meses fijos previstos por
la ley.

4.4.5 Cmo calcular las provisiones para las obligaciones laborales?

1. determino el salario de los trabajadores
Trabajadores con remuneracin fija sumo el sueldo mensual o salario bsico mas el
subsidio de transporte.
Ejemplo:
El trabajador recibe $60.000 mensuales de salario bsico y $5.000 de subsidio de
transporte.
60.000 + 5.000 = 65.000 (salario)

2. multiplico el salario por el valor de las obligaciones laborales

CONCEPTO BASE PORCENTAJE TOTAL OBLIGACION LABORAL

Cesantas 65.000 8,33% 5.415

Intereses a la cesanta 5.415 1% 54

vacaciones 60.000 4,17% 2.502

primas 65.000 8,33% 5.415

I.S.S 65.000 13% 8.450

Cajas de compensacin
familiar 65.000 4% 2.600

SENA 65.000 2% 1.300

I.C.B.F 65.000 3% 1.950

TOTAL 27.685

4.4.6 Relacin de los costos fijos y los gastos de administracin de la empresa.

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GASTOS DE ADMINISTRACION
CONCEPTO VALOR COSTOS FIJOS DE PRODUCCION
sueldos admn. y ventas $ CONCEPTO VALOR
prestaciones sociales $ mano de obra $
transportes y fletes $ prestaciones sociales $
publicidad $ servicios pblicos $
depreciacin $ depreciacin $
mantenimiento $ arrendamiento $
arrendamiento oficina $ mantenimiento $
gastos financieros $ transportes y fletes $
servicios pblicos $ otros $
TOTAL COSTOS
otros $ FIJOS $
TOTAL GASTOS DE
ADMON $

TOTAL COSTOS FIJOS Y GASTOS DE ADMINISTRACION = $

5. EL PUNTO DE EQUILIBRIO

5.1 Qu es el punto de equilibrio?

Es el volumen de ventas necesario para sostener el negocio sin ganar ni perder dinero.
Total ventas = total costos y gastos.

5.2 Cmo calculara el punto de equilibrio?

1. calculo el margen de contribucin de cada producto
2. calculo el margen de contribucin total de la empresa
3. sumos los costos fijos mensuales mas los gastos administrativos de la empresa
4. calculo el punto de equilibrio

Para calcularlo, divido el total de costos y gastos fijos mensuales por el porcentaje de
margen de contribucin de la empresa.

COSTOS Y GASTOS FIJOS

PUNTO DE
MENSUALES =
EQUILIBRIO
% MARGEN DE CONTRIBUCION

6. LOS INVENTARIOS

El inventario es el recuento y la valorizacin de los bienes que la empresa tiene para

consumir, para procesar, o para vender.
En otras palabras quiere decir: clasificar, contar, medir o pesar y averiguar el costo
variable de un determinado conjunto de bienes.

6.1 Cmo se hace el inventario?

A. cuento, mido o peso lo que tengo de cada producto
- nmero de unidades

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- nmero de metros
- nmero de libras, kilos o arrobas
- nmero de litros galones
- etc.

B. Determino el costo variable de cada unidad de producto con base en la hoja de costos
o en las ltimas facturas
- costo variable por unidad
- costo variable por metro
- costo variable por libra, o por kilo o por arroba
- etc.

C. Determino el costo variable total de cada producto

- multiplico el nmero de unidades por el costo por unidad

D. Averiguo el costo variable total de todos los productos.

- sumo los resultados de todas las multiplicaciones.

6.2 Hay varias clases de inventarios

- inventario de mercancas
- inventario de materias primas
- inventario de repuestos y suministros
- inventario de productos terminados
- inventario de productos en proceso

LOS INVENTARIOS SE HACEN CON BASE EN EL PRECIO DE COMPRA, DE LA

ULTIMA FACTURA. NUNCA SE UTILIZA EL PRECIO DE VENTA.

6.3 El inventario de productos en proceso

1. Reno y cuento los productos comenzados que estn en la misma etapa del proceso
de fabricacin.
Ejemplo:
- camisas cortadas
- camisas cosidas sin mangas, puos, cuellos ni bolsillo
En el caso de las empresas de servicios, se puede hablar de servicios en proceso,
cuantificando el porcentaje del trabajo realizado.

2. Determino el costo variable por unidad de los productos terminados, de acuerdo con la
hoja de costos
Ejemplo: el costo variable de cada camisa es de $6.950

3. Calculo en cuanto por ciento estn terminados los productos en proceso

Ejemplo: una camisa cosida con mangas y puos, pero sin cuello ni bolsillo esta
terminada en un 90% y si se trata de la reparacin de un motor puedo calcular tambin
que tanto por ciento del trabajo se ha hecho.

4. Multiplico las unidades que tengo de los productos en una misma etapa del proceso de
fabricacin por el costo variable del producto terminado y multiplico el resultado por el
porcentaje de terminacin.
Ejemplo: 10 camisas cosidas, sin cuello ni bolsillo

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10 X $6.950 X 90% = $62.550

5. Lleno el formato

INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO

COSTO PORCENTAJE
PRODUCTOS COSTO VARIABLE
CANTIDAD VARIABLE DE
EN PROCESO TOTAL
POR UNIDAD TERMINACION

camisa talla 16 12 6.950 60% 50.040

camisa talla 16 8 6.950 80% 44.480

pantalones
talla 32 12 5.200 80% 49.920

blusas talla s 20 4.780 50% 47.800

VALOR TOTAL DEL INVENTARIO EN PROCESO 192.240

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