1. Melvin.

2. Cary.
3. Samuel
4. Pineda
5. Riber

1) DEFINICIONES

El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la eficiencia y la

eficacia con que una organizacin y sus miembros desempean las actividades necesarias
para alcanzar las metas organizacionales.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o

del rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto
con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, como
determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para
acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin hay casos en
que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un
grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del
proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de
procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier
desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro
de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de
frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen
popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo,
principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el
sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e
inhibicin.

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente
con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente,
el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado

con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las
preguntas de que trabajo necesita hacerse? Cundo y cmo se har? Cules sern los
necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se
formula un plan o un patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto
requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver hacia delante.

Podemos decir que el control en el proceso administrativo es muy importante en la

organizacin porque de modo directo o indirecta interacta con la planeacin en cuatro
formas.

Factores que comprende el control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

A. Cantidad
B. Tiempo.
C. Costo

Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo

indica, es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; a
traves del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es utilizado
como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de el se
determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ultimo la calidad se refiere a
las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones
de la empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar los
cuatro factores, ya que esto depende del rea controlada, verbigracia, el control
de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las
existencias de los artculos o de la materia prima que debe tener almacenada, y el
tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material.
 2) PROPOSITO DEL CONTROL

Principio del propsito de control. La tarea del control es asegurar que los planes tengan
xito mediante la deteccin de sus desviaciones y proporcionar una base para tomar la
accin necesaria para corregir las desviaciones indeseables como posibles reales.

OBJETIVO
Evaluar polticas de orden administrativo.
Evaluar polticas de orden tcnico.
Evaluar polticas sobre seguridad fsica y lgica.
Evaluar polticas sobre recursos informticos.
Asesorar y recomendar a la gerencia y directivas.
El propsito del ejercicio del control, en cualquier organizacin, consiste en disponer de
los medios y acciones oportunas para asegurar que sus miembros internalicen los
objetivos. Es decir, el objetivo ltimo de cualquier sistema de control no es controlar un
determinado comportamiento, sino ms bien influir en las personas para que sus acciones
y decisiones sean coherentes con los objetivos de la organizacin. En general, el sistema
de control persigue el objetivo de eficacia y eficiencia de la organizacin, es decir, se
convive como el instrumento idneo para mantener la organizacin en condiciones
ptimas.

El control es la funcin que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la

retroalimentacin de las acciones que se toman. En tal sentido, se trata de una fase
ntimamente interrelacionada con la de planificacin. En definitiva, proporciona una
informacin valiossima para la planificacin y puede servir de estmulo a los distintos
componentes de la organizacin si lo toman no como una fiscalizacin, sino como un
incentivo. Mediante el proceso de control, los directivos regulan, miden y rectifican, las
actividades de la empresa, para asegurar que se cumplan los objetivos formulados y se
desarrollen correctamente los planes creados para su consecucin. Como sistema,
observa y comprueba, en primer trmino, cmo responde el proceso de funcionamiento
de la empresa a los acuerdos de gestin adoptados; despus, revela los resultados de la
influencia directiva sobre dicho funcionamiento y las desviaciones respecto de las
exigencias de lo planificado y de los principios vigentes de organizacin y regulacin. Al
explicitar las desviaciones y sus causas, determina las maneras para corregir la
organizacin vigente, con el fin de superar las desviaciones y suprimir los obstculos que
entorpezcan el funcionamiento ptimo de la misma.

Como sealaba Fayol (1916), el control en una empresa consiste en verificar si todo se
realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios
admitidos. Tiene la finalidad de sealar las faltas y los errores, a fin de que se puedan
reparar y evitar su repeticin. Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos. En
este contexto, sealar que el output final del proceso de control ,la informacin, admite
distintos destinatarios. Desde los individuos o unidades controladas, hasta los directivos
de tales unidades o los directivos de niveles superiores. El control, inseparable de la
planificacin, requisito previo, precisa tambin de una estructura organizativa para
determinar en qu parte de la empresa yace la responsabilidad de las desviaciones.

El control nunca debe considerarse como negativo en carcter, como un obstculo para alcanzar
los objetivos. El control es una necesidad administrativa y no un impedimento y obstculo.
 3) CONDICIONES PARA QUE EL CONTROL SEA EFICIENTE

REQUISITOS PARA UN BUEN CONTROL

Para poder ser ef enero 31, 2013 orgysis2ectivos, el control demanda una serie de
requisitos y caractersticas:
SIMPLICIDAD: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente
que es lo que se pretende con el.
ADAPTABILIDAD: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de
adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
EFICACIA y EFICIENCIA: Las seales debern generarse en el momento oportuno, lo
ms rpidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idneo
para que generen los efectos esperados.
CONTINUIDAD: El control debe efectuarse con regularidad.
ACEPTACIN: El control debe ser aceptado por todos.
ENFOQUES SOBRE PUNTOS ESTRATGICOS: Deben controlarse reas donde las
desviaciones sean ms relevantes. Los controles son ms efectivos cuando se aplican
selectivamente en puntos crticos.
Si se poseen estos requisitos, es fcil que el control sea entendido por todos los miembros
como una forma de prevenir y corregir problemas.

REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda
abarcar de manera eficaz todo el sistema de organizacin se deben seguir los siguientes requisitos:
1. Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: Todas las tcnicas y sistemas de control deben ser
un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseo. Cada plan, as como cada tipo y fase de
una operacin, tienen caractersticas que les son propias. Lo que los administradores necesitan es
informacin que les seale como progresan los planes de los que son responsable, de igual modo, los
controles deben ajustarse a la medida de los puestos. De igual manera los controles deben reflejar la
estructura organizacional, por lo tanto el principal medio para la aclaracin de las funciones de cada
individuo en una empresa, la estructura organizacional revela quien es responsable de la ejecucin de
los planes y de cualquier desviacin respecto de ellos.

2. Ajuste preciso de los controles a los administradores en lo individual; Los controles tambin deben ser
ajustados a cada administrador en lo individual. El propsito de los sistemas e informacin de control
es, por supuesto, contribuir a que cada administrador ejerza su funcin de control, sino son de un tipo
tal que resulten comprensibles para un buen administrador, no tendr ninguna utilidad.
3. Certeza de que los controles sealan excepciones en puntos crticos: Uno de los medios ms
importantes para ajustar los controles a la medida de las necesidades de eficiencia y efectividad es
cerciorarse de que se ha diseado para sealar excepciones. Los controles que se encuentra en
excepciones del desempeo planeado permiten a los administradores beneficiarse del principio de la
excepcin y detectar las reas que demandan su atencin.

4. Bsqueda de objetividad en los controles: La administracin posee necesariamente muchos

elementos subjetivos, pero lo ideal sera que la determinacin de que si un subordinado es eficaz o no
en su trabajo no dependera de consideraciones subjetivas, si los controles son subjetivos, la
personalidad del administrador o del subordinado pueden influir en los juicios del desempeo y
restarle precisin a estos, pero a los individuos les resulta difcil eludir el control del desempeo.
Particularmente si las normas y medidas se mantienen al da mediante revisiones peridicas.

5. Garanta de flexibilidad de los controles: Los controles deben seguir siendo funcionales ante la
posibilidad de cambios en los planes, circunstancias imprevistas o rotundos fracasos. Para que los
controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes deben ser
flexibles.

6. 6. Ajuste del sistema del control a la cultura organizacional: Para ser ptimamente eficaz , todo
sistema o tcnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional, como por ejemplo; en una
organizacin donde las personas gozan de considerable libertad y participacin.
 4) ETAPAS DEL CONTROL

a)-Establecimiento de estndares.
b) .- Medicin de resultados.
c) .- Correccin.
d) . Retroalimentacin.

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES

Un estndar es una unidad de medida que sirve como modelo patrn sobre el cual se
efecta el control. Los estndares son el parmetro sobre el que fijamos los objetivos de la
empresa.
Ralph C. Davis menciona que los estndares no deben limitarse a establecer niveles
operativos de los trabajadores, sino que, adems, deben abarcar las funciones bsicas y
reas clave de resultados:
Rendimiento de beneficios.- Es la utilidad que obtenemos de comparar sta con la
inversin de capital necesaria para llevar a cabo el proceso productivo.
Posicin en el mercado.- Estndares que se utilizan para determinar la aceptacin de
algn producto lanzado al mercado, en base al proceso de comercializacin para tal
efecto.
Productividad.- Se aplica tanto en el rea de produccin como en todas las reas que
conforman la empresa, se obtiene en base al estndar horas-mquina, horas-hombre.
Calidad del producto.- Se establece para verificar la superioridad referente a la calidad de
nuestro producto en comparacin con la competencia.
Desarrollo del personal.- Estndar enfocado al elemento humano, concerniente a su
desenvolvimiento en la empresa, en base a los programas de desarrollo.
Evaluacin de la actuacin.- Determina los lmites de productividad del elemento humano
en la empresa.

MEDICIN DE RESULTADOS

Como su nombre lo indica, en sta etapa se van a medir los resultados contra lo
ejecutado, aplicando las unidades de medida, las cuales, deben ser definidas
acorde a los estndares. Para llevar a cabo lo anterior, es necesario apoyarnos
de los sistemas de informacin de la empresa, y para que el proceso de control
resulte efectivo la informacin que obtengamos debe ser totalmente confiable,
oportuna, y que fluya por los canales idneos de la comunicacin.
Al realizar la medicin y obtencin de la informacin arriba sealada, es conveniente
comparar los resultados medidos con los estndares previamente fijados, obteniendo as
las posibles desviaciones, mismas que deben reportarse inmediatamente. Las
unidades de medida normalmente aplicables son: tiempo por pieza producida,
porcentaje de material rechazado, horas-mquina utilizada.

CORRECCIN

Los controles tienden a conducir a la accin correctiva, cuando detectamos fallas,

debemos verificar donde est el mal, cmo sucedi, quien es el responsable y
as tomar las medidas de correccin pertinentes.

Cuando en la medicin de resultados encontramos desviaciones en relacin con los

estndares, es conveniente hacer el ajuste correccin correspondiente. Normalmente
las
tendencias correctivas a los controles las asume el ejecutivo de la empresa,
sin embargo, antes de llevar a cabo el proceso conviene conocer si la
desviacin es un sntoma una causa. Podemos ejemplificar lo anterior cuando
un producto en el mercado disminuye su venta, lo cual, es un indicio de que
algo se ha ejecutado mal en base a lo planeado, la primer actitud para
contrarrestar la poca demanda del producto no es precisamente elevar el nmero
vendedores o someterlos a capacitacin, sino analizar detalladamente si esa
baja no se debe a mala calidad del producto o si el proceso de comercializacin
ha sido muy raqutico.

Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la retroalimentacin,

de acuerdo a lo anterior, es en ste proceso donde se entrelaza la planeacin y el
control.

RETROALIMENTACIN

Es el proceso mediante el cual, la informacin que se obtiene en el control se

ajusta al sistema administrativo con el paso del tiempo. Depender mucho de la
calidad de la informacin que se obtenga para que la retroalimentacin.
 5) Mecanismos de Control

La empresa crea mecanismos de control e incentivacin de los gestores con autonoma

directiva que aminora las perdidas por comportamientos inconscientes con sus objetivos.
Entre los elementos que contribuyen a ejercitar el control destacan:

1. El control de resultados y la auditoria interna, esto es, la investigacin peridica de las

actividades desarrolladas por la empresa o sus divisiones con el objetivo de identificar las
desviaciones respecto al comportamiento considerado optimo y, en su caso, penalizarlas.
2. El empleo de sistemas de incentivos, monetarios o de otro, tipo, que estimulen el logro
de los objetivos globales de la empresa.
3. La competencia dentro de la empresa mediante la comparacin de los resultados de las
distintas divisiones.
4. El aprovechamiento de la informacin que, en las empresas privadas, provee el
mercado de capitales a travs de la cotizacin de las acciones.

Los mecanismos de control pueden clasificarse dependiendo del momento que se realice
la accin del control.

1. Control direccional.

2. Control aprobado reprobado.

3. Control pos operacional.

Una vez que ya se determin la alternativa elegida, el paso siguiente es tomar en cuenta
todas las acciones para poder controlar y llevarla a cabo lo mejor posible. Este paso sirve
para determinar cuales son los trabajos que se realizan en la ACCIN, para determinar
cules son los elementos que habrn de intervenir; mano de obra, equipo necesario,
personal tcnico-administrativo, cantidades materiales necesarios, etc. Tomando en
cuenta en las condiciones en las que se llevar a cabo el proyecto que son; ambientales,
climticas, econmicas, tcnicas, sociales o administrativas. Para lograr obtener un anlisis
a detalle de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto en el tiempo estimado o
estipulado se necesita contar con las siguientes acciones:

Los planes y especificaciones La ubicacin de la accin La descripcin del proyecto

Tiempo de ejecucin de los trabajos Documentacin con destino a guiar en detalle la
realizacin de los conceptos por ejecutar Las tcnicas de construccin que se utilizarn
Financiamiento de la obra El suministro eficaz de los materiales, equipos, etc.