FACULTAD DE INGENIERA DE INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

LENGUAJE DE PROGRAMACIN ORIENTADO A

OBJETOS
TEMA:
PROCESO DE COMPRAS

PROFESOR:
ING. MAYHUASCA GUERRA JORGE

INTEGRANTES:
ALVINO CAMPOS KEVIN
CABRERA RODRIGUEZ DIEGO
CUEVA ALARCON GIAN PIERRE
SANDOVAL EDGAR

CICLO:
IV

TURNO:
MAANA
 PROCESO DE COMPRAS
SOLICITUD DE PEDIDO
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el encargado de
los Pedidos realiza una Solicitud de Pedido en la que especifica la descripcin de los bienes
o servicios, las cantidades solicitadas, la unidad de medida, el nombre del rea de costos de
destino, tiempo adecuado para su recepcin y el nombre del responsable del bien o servicio.
Esta solicitud debe ser evaluada, avalada y firmada por el Jefe de rea para poder
presentarlo al Encargado de Compras con el fin de elegir un proveedor potencial y la
disponibilidad presupuestal para la compra.

CONTROL PRESUPUESTAL
Con la Solicitud de pedido, el encargado de compras se dirige a la oficina de presupuestos,
para verificar la existencia de apropiacin presupuestal disponible segn el rea donde se
solicita el pedido, para poder realizar la compra. El auxiliar de presupuesto diligencia el
formato y el jefe de presupuestos y costos firma la solicitud en seal revisin. Cuando no
haya disponibilidad presupuestal, el jefe de presupuestos y costos solicita al Director de
Planeacin institucional, autorizacin para realizar un traslado presupuestal.
Una vez verificada la disponibilidad presupuestal, el encargado de compras se enfoca en
buscar proveedores mediante sus cotizaciones para realizar la compra.
SELECCIN DEL PROVEEDOR

Con la Solicitud de pedido, el Jefe de Compras verifica si el producto se encuentra en el

almacn ya que sino comprara productos existentes para la empresa causando prdidas
econmicas. Si en caso el producto no se encuentra en el almacn de la empresa, se efecta
el anlisis para conocer antecedentes del material requerido, mediante el ingreso a la Base
de Datos para buscar informacin de los proveedores registrados que tengan antecedentes
de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoci. Este registro facilita
los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del
proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas
telefnicas, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo
que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores.
Tener en cuenta que los proveedores buscan las empresas mediante sus ejecutivos de
ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos
para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre,
direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.
Despus de obtener nuestro Listado de Proveedores vamos a realizar una evaluacin para
poder elegir a los Proveedores ms Potenciales y procederemos a solicitar va fax o e-mail,
las cotizaciones correspondientes, entre los proveedores. Siempre que sea posible se
solicitar al proveedor, muestra del bien a adquirir, fotografas, planos y dems elementos
que faciliten la tomar la decisin de seleccin del proveedor.
ORDEN DE COMPRA
La orden de compra lo solicita el encargado de compras con el permiso del Jefe de
compras, viene a ser el Documento oficial que acredita una relacin entre el proveedor
y el cliente. En dicho documento consta la compra de un producto o servicio y
compromete al cliente a abonar el importe correspondiente, es decir, el comprador est
obligado a pagar una vez que el producto o servicio se ha entregado. En la orden de
compra se suele especificar el precio, trminos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre
otros campos.

APROBACIN DE COMPRA
Una vez realizado el Documento Oficial por el Sistema y el Encargado de Compra, ste ltimo se
dirige al Jefe de Compras para solicitar una orden de compra, este a su vez recurre al sistema para
verificar el documento (verificar si es el sello de la empresa, si se dieron esos pedidos en la empresa),
con esta verificacin, ya sea aceptada o rechazada el Jefe de Compras realiza la ejecucin o el
rechazo de esta Orden de Compra (segn sea el caso), se har una ejecucin si el Documento est
sellado por ambas reas o un rechazo si el Documento no es vlido.
ENTREGA DE PRODUCTOS
En este proceso de vital importancia referido a las entradas de productos, descarga y
verificacin; del mismo depende en buena parte la Calidad del producto final.
Est estrechamente ligado con las compras, ya que almacn debe coordinar con el rea de
compras aspectos tales como el tipo de embalaje para la conservacin de la mercadera en
el almacn, el rotulado o bultos requeridos, fecha y horario de recepcin, etc. El material
recibido debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de ser introducido en el rea
de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales de
calidad inferior o en malas condiciones se debe rechazar.

Entrega de Productos

Gestor de Almacn

PAGO

El documento de pago pasara a Tesorera para la comprobacin de las firmas de aprobacin

del suministro/prestacin del servicio as como de la disponibilidad de saldo del medio de
pago indicado por Contabilidad. Tesorera firmar en el reverso la aceptacin pasando el
documento a Contabilidad para la preparacin de la orden de pago.

Pago

Tesorero
Mantenimiento de Registros
MANTENIMIENTO DE REGISTROS

Es cuando el tesorero ingresa la compra del producto a la base de datos de la empresa, con
el fin de actualizar su sistema.
Mantener siempre actualizado el registro de materiales fsicos con el material registrado en
tarjetas o en sistemas electrnicos como el krdex.
Llevar un mal control de los registros significara una prdida de dinero.

Pago

Tesorero
Mantenimiento de Registros

ALMACENAMIENTO
En este proceso es donde el gestor de almacn, despus de tener la cantidad de productos
requeridos en la empresa tiene la funcin de almacenar, que se basa en preservar la calidad
de los productos desde que ingresan al almacn hasta que salen para ser usados como
materias primas en produccin o para ser vendidos como productos terminados.

Gestor de Almacn

Almacenamiento
 DESCRIPCIN DEL PROCESO DE COMPRAS
1. El proceso comienza con la percepcin de una necesidad de compra de
algn material o servicio por parte de alguna de las reas de la Empresa y a
causa de esto es que el Encargado de los Pedidos es el responsable de
solicitar esta informacin que describe las cantidades, fecha de pedido,
fecha de entrega, rea al que pertenezca la solicitud entre otros puntos y
que deben estar llenados en un formato de Solicitud de Pedido.
2. Una vez rellenado la Solicitud de Pedido es llevado al Jefe de su respectiva
rea para el anlisis de los materiales o servicios que solicita, con el fin de
comprobar que la solicitud es necesario para el correcto y continuo
funcionamiento y la obtencin de la firma que avala la solicitud de pedido.
3. Una vez aceptada y aprobada la Solicitud de Pedido es enviado al rea de
Compras o Abastecimiento con el fin de que el Encargado de Compras pueda
buscar al proveedor adecuado para su respetiva compra. Despus el
Encargado de Compras se dirige a la Oficina de Presupuesto para verificar la
disponibilidad presupuestal para la compra, tener en cuenta que existe una
distribucin del presupuesto para cada rea de la Empresa.
Cuando no haya disponibilidad presupuestal, el jefe de presupuestos y
costos solicita al Director de Planeacin, la autorizacin para realizar un
traslado presupuestal.
4. Despus de comprobar la Disponibilidad Presupuestal el encargado de
compras analiza el pedido y verifica primero el stock de los materiales para
verificar e iniciar con la bsqueda y seleccin de proveedores.
5. El encargado de compras ingresa al sistema de la empresa para buscar a
todos los proveedores que hayan realizado compras anteriores y los nuevos
proveedores que se hayan registrado al sistema y buscar los mejores
precios, descuentos, formas de pago, ventas anteriores, certificados de
calidad entre otras, las mejores propuestas de los proveedores se alistan en
el Listado de Proveedores.
6. Despus de obtener el Listado de Proveedores se solicitan y se imprimen las
cotizaciones de los proveedores seleccionados para ser presentados al Jefe
de Compras para la Eleccin del Proveedor con la mejor propuesta en base
a su cotizacin.
PROCESOS DE COMPRAS