Manual Compras

1.
MODULO DE COMPRAS
El mdulo de compras le permite crear, consultar y modificar todas las

operaciones relacionadas con las compras de la empresa, como generacin de
pedidos, ordenes de compra, remisiones, facturas de compra, cotizaciones.
Para ingresar al mdulo de compras entre al programa y seleccione la compaa

en la que desea trabajar; haga clic sobre el botn compras del men principal de
S&S Plus o presione SHIFT + F4 en el teclado, en ese momento ver la pantalla
principal del mdulo de Compras como se muestra en la figura.
Figura. Aspecto de la ventana principal del mdulo compras
Esta pantalla se divide en tres secciones, la primera en la parte superior que

incluye el men de acceso tradicional a las opciones y los datos de la compaa
de trabajo y el usuario actual. La segunda parte ubicada en el costado izquierdo
de la pantalla muestra los botones de acceso rpido a las principales opciones del
programa, para seleccionar una de estas opciones basta con hacer clic sobre el
botn respectivo, as por ejemplo para consultar o realizar una bsqueda de
artculos solo debe hacer clic sobre el primer botn que dice Artculos. La tercera
parte corresponde a la parte central de la pantalla que es el rea de trabajo en
donde se desplegarn las ventanas del programa y en donde inicialmente aparece
una ventana con las compras por artculo en el periodo seleccionado.
1.1.1. CONSULTA DE CONSOLIDADO DE COMPRAS

Una vez se abre el mdulo de compras el sistema despliega automticamente una
ventana llamada compras por artculo donde aparece detallado el cdigo, la
descripcin y los detalles de las compras por cada artculo. Este consolidado se
puede visualizar por proveedor o por artculo. Usted puede conocer los valores
actualizados de la ventana de proveedores a medida que estos valores van
cambiando con la opcin de actualizar.
Figura. Consolidado de Compras por proveedor
Usted puede seleccionar el perodo de consulta de compras por artculo sobre la

ventana de consolidados usando los botones con las flechas adelante y atrs
ubicadas en la parte superior de la ventana, de esta manera si se hace clic sobre
el botn hacia adelante o hacia atrs el sistema cambia el perodo de consulta
mostrando el nuevo ao y mes.
1.1.2. Opciones de consulta desde la ventana Compras por proveedor
Sobre esta ventana de consolidado de compras por proveedor usted puede

rpidamente consultar todos los detalles de la informacin de compras; a
continuacin se explican las opciones disponibles desde esta ventana.
Ubicar un proveedor: Para ubicar rpidamente un proveedor ubquese sobre la

columna de NIT o nombre dependiendo de cmo quiere buscarla y luego digite la
parte inicial del NIT o el nombre del proveedor hasta ubicarlo.
Consultar el detalle de compras por proveedor: Una vez seleccionado el

proveedor, usted puede consultar las compras detalladas para ese proveedor en el
perodo indicado; simplemente haciendo doble clic sobre cualquier columna de
dicho proveedor o dando clic sobre el botn Ver detalles o presionando la tecla F8.
2
En ese momento el sistema desplegar una nueva ventana con la consulta del
movimiento detallado del proveedor seleccionado.
Detalle de compras por proveedor: En esta ventana aparece en la parte superior

el NIT, nombre del proveedor y perodo del cual se est consultado el movimiento;
en la parte central de la ventana se puede visualizar el tipo, el nmero de
documento generado para el proveedor seleccionado, la fecha y detalles del
documento; para que pueda visualizar en detalle los documentos, simplemente
debe dar doble clic sobre cualquier columna del documento que se desea
consultar o dar clic sobre el botn Consultar o presionar la tecla F4. En ese
momento el sistema mostrar una ventana con el detalle del documento generado
para el proveedor, donde puede consultarlo o imprimirlo si desea.
Figura: Consulta de compras por proveedor
Actualizacin de compras por proveedor: Usted puede actualizar la ventana de

compras por proveedor para que pueda visualizar las ltimas compras realizadas
al proveedor seleccionado simplemente dando clic en el botn Actualizar o
presionando la tecla F2.
Ver compras por artculo: Si desea ver las compras realizadas para cada artculo
de clic sobre la opcin Por artculo en la parte superior izquierda de la ventana.
Mostrar Consolidado de compras: Si se est trabajando en otra ventana o por

alguna razn usted cerr la ventana de compras consolidadas, la cual no es
necesario cerrar para trabajar en el programa, usted puede volver a mostrarla
haciendo clic sobre el botn Por proveedor o Por artculo dependiendo de la
opcin que desee.
1.2. ARTICULOS
Desde esta opcin podr consultar, modificar, eliminar o crear artculos,

adicionalmente podr consultar las existencias y los movimientos del artculo en
un perodo de trabajo.
3
Esta opcin esta disponible desde la pantalla principal del mdulo en la parte
izquierda de la ventana a travs del botn Artculos. Tambin puede tener
acceso desde cualquier opcin del programa que pregunte un cdigo de artculo
haciendo doble clic sobre la columna Artculo de una grilla de datos.
Las opciones disponibles son las mismas sin importar desde donde se llama la
opcin excepto por el botn seleccionar el cual solamente aparece cuando se
llama desde otra opcin del programa en cuyo caso este botn cierra la consulta
de artculos y retorna el cdigo del artculo seleccionado sobre la grilla de datos al
momento de presionar F10 o hacer clic sobre el botn Seleccionar
Otra diferencia entre llamar la opcin seleccionar desde el mdulo de inventario
o desde otra ventana radica en el significado de hacer doble clic sobre un artculo,
ya que en caso de haber sido llamada desde el mdulo de inventario se activar
la opcin Consultar/Modificar artculo del artculo actualmente seleccionado,
mientras que cuando se ha llamado la bsqueda de artculos desde otra opcin la
accin equivale a seleccionar el artculo.
La pantalla de bsqueda de artculos se muestra en la figura siguiente.
Figura. Bsqueda de artculos
La pantalla de bsqueda de artculos se divide en tres partes, la parte superior,

donde puede seleccionar las opciones de bsqueda, la parte central en donde se
muestra el resultado de la consulta de acuerdo con los parmetros indicados en la
parte superior, y la parte inferior en donde se encuentran los botones de acceso a
las opciones disponibles para el mantenimiento del artculo; como son crear un
nuevo artculo, consultar/modificar un artculo existente, borrar un artculo,
consultar movimientos, existencias y precios de los artculos y actualizar los
cambios efectuados a los artculos.
La bsqueda de artculos muestra el cdigo, descripcin, la unidad, IVA,
existencia y precio de los artculos; esta informacin es exclusivamente de
4
consulta, usted no podr modificar ninguno de los datos directamente sobre la
grilla, para ello deber emplear la opcin Modificar presionando F4 o haciendo
clic sobre el botn del mismo nombre, tambin podr llamar esta opcin dando
enter sobre el cdigo consultado.
1.2.1 FILTRADO Y BUSQUEDA DE ARTICULOS.
Inicialmente cuando usted abre esta opcin se muestra un listado con todos los
artculos que componen el catlogo de la compaa ordenados alfabticamente,
sin embargo usted puede limitar la consulta ya sea por cdigo o descripcin.
1.2.1.1 FILTRADO DE ARTICULOS
Para filtrar la informacin de un cdigo especfico puede seleccionar la opcin
buscar por cdigo haciendo clic sobre la opcin cdigo y digitando luego en la
casilla buscar el cdigo que desea consultar y por ltimo hacer clic sobre el botn
Buscar. En ese momento el sistema mostrar los artculos cuyo cdigo es mayor o
igual al cdigo indicado, de esta manera usted podr trabajar sobre ese segmento
del catlogo. Si un artculo no aparece en la consulta no podr borrarlo, mirar sus
existencias y movimientos, en tal caso deber repetir la bsqueda con un criterio
que incluya el artculo deseado o dejar vaca la casilla buscar y presionar
nuevamente el botn de bsqueda. El hecho de que uno o ms artculos no
aparezca en la consulta no siempre quiere decir que no est creado, simplemente
significa que no est incluido en el criterio de bsqueda especificado. Otra causa
de que no aparezca puede ser que en los datos generales est como un artculo
inactivo.
Figura: Filtrado de Artculos Por Cdigo
Otro ejemplo de filtrado de la consulta puede ser la consulta de todos los artculos
que incluyan un cierto nombre, o por ejemplo para ubicar un artculo del cual no
sabemos su cdigo o descripcin completa pero conocemos que incluye una parte
especifica como por ejemplo CHOCOLAT en este caso usted debe escribir la
5
palabra chocolat en la casilla Texto a buscar y seleccionar la opcin buscar en
cualquier Posicin y luego hacer clic sobre el botn buscar, en ese momento el
sistema mostrar cualquier artculo que tenga la descripcin chocolat sin importar
si dicha palabra esta al principio o final del nombre del artculo.
Figura: Filtrado de artculos por descripcin
1.2.1.2 BUSQUEDA DE ARTCULOS

La bsqueda de artculos la puede hacer por cdigo o descripcin:
a. Por cdigo: Si usted conoce el cdigo que desea buscar, ubquese en la
columna cdigo y digtelo, a partir de ese momento lo que escriba se
resaltar lo cual nos indica que est buscando sobre la columna de la grilla
actualmente seleccionada.
Figura: Bsqueda de artculo por cdigo
6
b. Por descripcin: Para buscar un artculo por descripcin deber seleccionar
la columna descripcin y escribir la parte inicial de la descripcin hasta
ubicar el artculo deseado, luego podr usar las flechas de desplazamiento
del cursor para ubicar especficamente el artculo deseado.
Figura: Bsqueda de artculo por descripcin
c. Otra forma de realizar la bsqueda de artculos es por medio del filtro de

artculos, como se explic en el numeral anterior.
Una vez ubicado un artculo, usted podr consultar/modificar el artculo, borrarlo,
consultar sus existencias, movimientos y precios, haciendo clic sobre la opcin
deseada o presionando la tecla que aparece en el botn asociado. A continuacin
se explican las opciones disponibles.
1.2.2. CREAR UN NUEVO ARTCULO
Haciendo clic sobre el botn Nuevo o presionando la tecla F5 usted acceder a la
opcin de crear un nuevo artculo y el sistema mostrar la pantalla que se
muestra en la figura.
7
Figura . Nuevo artculo
En la creacin de un artculo se debe tener en cuenta dos procesos que son:

a. Los datos bsicos del artculo como son: cdigo, descripcin, unidad del
artculo; opciones de descripcin variable; grupo, subgrupo, marca; fecha de
actualizacin, tarifas de IVA y estampilla, estado del artculo (Activo, No vender o
Inactivo), control de existencias (Ninguno, Por Bodega o por lotes), y as mismo
indicar los niveles de stock de acuerdo con el significado que se explica adelante.
b. Datos adicionales del artculo como son: unidades adicionales, cdigo de
barras, precios, caractersticas especficas (peso, altura, etc), la contabilidad y los
ensambles en caso de ser un producto de varios componentes.
Parmetros de un nuevo artculo.
A continuacin se explica el significado y consecuencias que tiene cada uno de los
parmetros de la creacin de un nuevo artculo:
8
2.2. CREAR UN NUEVO ARTCULO
Haciendo clic sobre el botn Nuevo o presionando la tecla F5 usted acceder a la
opcin de crear un nuevo artculo y el sistema mostrar la pantalla que se
muestra en la figura.
FIGURA . Nuevo artculo
En la creacin de un artculo se debe tener en cuenta dos procesos que son:

a. Los datos bsicos del artculo como son: cdigo, descripcin, unidad del
artculo; opciones de descripcin variable; grupo, subgrupo, marca; fecha de
actualizacin, tarifas de IVA y estampilla, estado del artculo (Activo, No vender o
9
Inactivo), control de existencias (Ninguno, Por Bodega o por lotes), y as mismo
indicar los niveles de stock de acuerdo con el significado que se explica adelante.
b. Datos adicionales del artculo como son: unidades adicionales, cdigo de
barras, precios, caractersticas especficas (peso, altura, etc), la contabilidad y los
ensambles en caso de ser un producto de varios componentes.
Parmetros de un nuevo artculo.
A continuacin se explica el significado y consecuencias que tiene cada uno de los
parmetros de la creacin de un nuevo artculo:
2.2.1. DATOS BASICOS
a. Cdigo del artculo: EL cdigo del artculo puede tener hasta 15 caracteres
alfanumricos definidos por el usuario, (Recuerde que si en la configuracin inicial
del programa en la opcin de inventario-artculos-codificar con numeracin
consecutiva se le dijo que SI, no permitir crear cdigos alfanumricos, slo
permitir crear cdigos numricos) este cdigo es el que identificar el artculo
para todos los procesos realizados por el sistema, es nico y una vez creado no
puede ser modificado.
b. Descripcin del artculo: En este espacio puede describir plenamente el
artculo, esta descripcin puede variar dependiendo si la opcin descripcin
variable se selecciona o no, de ser as puede modificarse posteriormente en un
documento de lo contrario no.
c. Unidad Principal: Aqu se define la mnima unidad del producto a partir de la
cual se llevar el inventario de mercanca.
d. Grupo: Los artculos se pueden agrupar dependiendo de caractersticas
comunes de los productos, por ejemplo se pueden crear grupos de aceites, aseo,
dulces, etc. estos grupos se crean previamente en el sistema; para seleccionar un
grupo simplemente despliegue el listado presionando la flecha que aparece en la
casilla grupo, hecho esto aparecer los grupos creados, para seleccionar un grupo
puede utilizar las flechas de desplazamiento para ubicar el grupo requerido, o
presionar la barra de desplazamiento con el Mouse para un desplazamiento ms
rpido, si al momento de crear un nuevo artculo no esta creado el grupo
correspondiente al producto se puede crear este dando clic en la flecha amarilla
que se encuentra al lado de la casilla, este desplegar una ventana donde puede
crear el grupo. Seleccionar un grupo es indispensable para crear un nuevo
artculo, si no se selecciona ningn artculo el sistema le pedir que ingrese uno,
de lo contrario no permitir crear el nuevo artculo.
10
FIGURA: Asignacin de grupo a articulo
e. Marca: La marca corresponde al proveedor o al fabricante del artculo, este

listado se puede generar previamente en el sistema. Para seleccionar una marca,
de clic con el Mouse sobre las flechas de desplazamiento arriba o abajo, o digite
directamente el nombre de la marca sobre la cajilla, a medida que va escribiendo
va apareciendo los nombres que coincidan con el nombre digitado. Si no existe la
marca del producto que va a ser creado se puede utilizar la flecha amarilla que se
encuentra al lado de la cajilla que desplegar la ventana de creacin de marcas
que le permitir ingresar la marca deseada. La marca creada aparecer
automticamente en el listado de marcas. Un artculo puede ser creado sin que se
haya seleccionado una marca.
f. Subgrupo: Es una divisin de los grupos para delimitar ms los productos con
caractersticas comunes; por ejemplo, un grupo podra ser Aceites, y subgrupos
Aceites de cocina y Aceites cosmticos. Los subgrupos se crean en el momento
de crear el grupo. Al igual que los grupos puede crearse directamente desde la
ventana de nuevo artculo presionando el asterisco al lado de la casilla de
subgrupo. Para ubicarse en un respectivo grupo puede utilizar las flechas de
desplazamiento o la barra de desplazamiento presionando con el Mouse. La
opcin de subgrupo no es obligatoria para la creacin del artculo.
11
Nuevo Subgrupo
Nueva Marca
FIGURA: Creacin de producto Marca - Subgrupo
g. IVA: En este espacio se definen las tarifas de IVA para el artculo, usted puede
crear una tarifa desde la flecha amarilla que se encuentra al lado derecho del
campo de IVA, donde puede indicar las cuentas contables que sern afectadas
mediante la tarifa.
Nueva tarifa de IVA
FIGURA: Tarifas de IVA
h. Estampilla: Este campo es para algunos productos que lo requieren como por
ejm para los licores.
i. Arancel: Este campo esta pensado en almacenar el arancel por artculo
j. Merma: Este campo esta pensado para almacenar en %, o en Valor el factor de
Merma de un artculo cuando se maneja produccin.
k. Ingresos Recibidos para Terceros: Este campo permite el registro de un
artculo en particular a una cuenta contable de pasivo y no de Ingreso en el
momento de la venta.
12
Estado del artculo: El estado del artculo puede ser Activo, No vender, e
Inactivo.
Estado Activo: Los artculos en este estado estn disponibles para realizar
cualquier operacin o movimiento con ellos. Por ejemplo Salidas, Entradas, etc.
Estado No vender: Esta opcin se utiliza cuando el artculo no esta disponible
para la venta, por alguna razn.
Estado Inactivo: Un artculo en este estado indica que no esta disponible para
realizar ninguna operacin con l.
f. Control de existencias: Define la forma como se realizar el control de
existencias. Puede ser ninguna, en caso de no llevarse ningn control de
existencia del artculo, bodega o lotes.
g: Niveles de Stock: En los niveles de stock se define la mxima cantidad de
mercanca que puede estar disponible y la mnima cantidad que debe quedar en
bodega, igualmente se define un nmero de das de disponibilidad de la
mercanca. Los das de disponibilidad definidos permiten al sistema sugerir la
cantidad de mercanca que debe ser solicitada dependiendo de la rotacin de la
misma.
Habiendo cumplido con los datos anteriores se podr continuar con la segunda
parte de la creacin del producto que se explica a continuacin:
2.2.2. DATOS ADICIONALES

a. F6 Unidades: Esta opcin hace referencia a los diferentes tipos de
presentacin que tiene un artculo como por ejemplo docena, caja, etc. Para
ingresar a esta opcin de clic sobre el botn unidades o presione la tecla F6,
inmediatamente se activar la pantalla de presentaciones que se muestra a
continuacin:
13
FIGURA: Ingreso de Unidades Adicionales
Esta pantalla nos presenta tres columnas en las cuales se define la Unidad que es
el nombre de la presentacin que se va a crear; el Factor Cantidad que es la
cantidad de unidades principales de que consta esta presentacin y la columna de
Factor Precio que es la cantidad por la que se multiplicar el precio unitario para
determinar el precio de esta presentacin.
Si desea crear una nueva presentacin de clic sobre el signo ms (+) en la barra
de smbolos o de ENTER al final de la grilla de datos, le agregar una nueva lnea
para que pueda digitar la nueva presentacin, tenga en cuenta que despus de
insertada una lnea no podr dejarla en blanco pues no le permitir grabar y le
sacar error, por lo tanto debe ubicarse en esa lnea y eliminarla tal como se
explica a continuacin: Para borrar una presentacin existente o una lnea en
blanco ubquese sobre ella y de clic sobre el menos (-) en la barra, el sistema le
pedir confirmacin de la eliminacin si esta seguro presione el botn Aceptar,
si desea ubicarse en las diferentes presentaciones utilice los smbolos de flecha
hacia atrs y flecha hacia delante, para grabar el registro creado d clic sobre el
botn grabar o presione la tecla F2, para deshacer los cambios realizados y salir
de la ventana presione la tecla ESC o d clic sobre el botn cancelar.
Nota: Antes de crear una presentacin cerciorese de que las cantidades sean las
correctas, pues recuerde que un artculo despus de haber tenido algn tipo de
movimiento no podr ser modificado en sus presentaciones.
b. F7. Cdigo de barras: Esta opcin le permite ingresar el cdigo de barras del
artculo, igualmente eliminarlo y editarlo. En esta ventana aparece inicialmente un
espacio para el cdigo de barras, aparece la descripcin del artculo, y la unidad
en una lista desplegable para que usted seleccione cada presentacin del artculo
y defina un cdigo de barras para cada una. Para ingresar un nuevo cdigo de
barras presione el smbolo ms (+) en la barra de smbolos en la parte inferior de
la ventana, esto colocar una nueva lnea para digitar el cdigo, para eliminar un
cdigo de barras existente presione el menos (-) en la barra, el sistema le pedir
confirmacin para borrar el cdigo si est seguro presione la tecla Aceptar; para
desplazarse por los cdigos de barras creados para el artculo utilice los botones
con las flechas hacia delante y hacia atrs. Para grabar de clic sobre el botn
Grabar o presione la tecla F2, si desea cancelar los cambios realizados y salir de
la ventana de clic sobre el botn Cancelar o presione la tecla ESC.
14
FIGURA: Cdigos de Barras
F8. Existencias: Para consultar las existencias del artculo, puede utilizar esta
opcin, en esta ventana aparece la cantidad de mercanca existente del artculo
en las diferentes bodegas, igualmente se puede determinar la cantidad de
mercanca que esta reservada y la cantidad ordenada. Puede consultar la
cantidad de mercanca por lotes, para ello presione la tecla f10 o de clic sobre el
botn Lotes. Si desea observar con ms detalle la reserva de mercanca presione
la tecla F11 o de clic sobre el botn Reservas, se desplegar una ventana con
detalles de las reservas de mercanca, igualmente si desea consultar las ordenes
de mercanca puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre el botn Ordenes, se
muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el artculo
seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado dando clic sobre
cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez seleccionada la
orden, presione la tecla F4 o de clic sobre el botn Consultar.
FIGURA: Consulta de existencias
15
c. F9 Precios: En esta opcin aparecen los precios definidos para el artculo
dependiendo de la forma como se realizar el pago, Contado o crdito, igualmente
se puede definir la comisin para el artculo de acuerdo a la forma de pago, entre
otros detalles
F10. Adicionales: Usted puede ingresar datos adicionales del artculo a travs de
esta opcin, tales como peso, largo, ancho, alto, descripcin adicional y puede
seleccionar una fotografa del mismo, para ello de clic sobre el espacio en blanco
correspondiente a fotografa, esta operacin le desplegar una ventana de abrir
donde podr ubicar el archivo de imagen correspondiente a la fotografa del
artculo. Para grabar estos datos adicionales de clic sobre el botn Grabar o
presionar la tecla F2.
FIGURA. Ventana Datos Adicionales artculo.
F11. Contabilizacin del artculo: En esta opcin aparecen datos referentes a la

contabilizacin del artculo como son las cuentas afectadas por el inventario para
cada artculo como son:
Inventario/compras: Es la cuenta que afecta contabilidad al momento de hacerse
una entrada o salida de inventario como por ejemplo una compra o una venta.
Ventas: es la cuenta de ingreso al momento de realizarse una venta de mercanca.
Costo ventas: es la cuenta del costo de venta cuando se hace una venta.
IVA en compra: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas descontable que nos
afecta al momento de hacer una compra.
IVA en ventas: Es la cuenta del impuesto sobre las ventas generado que nos
afecta al momento de hacer una venta.
Estampilla/Consumo: es la cuenta para algunos productos que as lo requieren
como por Ej. los licores.
16
Compras:.Es la cuenta de compras, cuando se lleva un sistema de inventario
peridico.
Nota: Estas cuentas deben estar previamente creadas en el mdulo de

contabilidad
F12. Ensambles: Un artculo puede combinarse o unirse con otros y formar un
producto, a travs de esta opcin usted puede realizar la composicin de un
producto.
En la ventana tiene tres columnas que son las siguientes:
Componente: donde puede digitar el cdigo del artculo o si lo prefiere puede dar
doble clic para abrir la ventana de bsqueda de artculo, una vez lo haya
seleccionado lo traer a la ventana de composicin, en la casilla descripcin
aparecer el nombre del artculo seleccionado.
Cantidad: ingrese la cantidad del artculo que compone el producto.
Unidad: aparece automticamente cuando se ingresa el cdigo del artculo, puede
seleccionar la presentacin del artculo desplegando la lista en la columna unidad
presionando la flecha hacia abajo.
Para ingresar un nuevo componente de clic sobre el smbolo ms (+), para
eliminar un artculo creado, de clic sobre el smbolo menos (-), puede utilizar las
flechas adelante y hacia atrs para ubicarse en el anterior o siguiente registro,
igualmente se puede ubicar en el primer registro utilizando la flecha hacia atrs
con la lnea vertical, o al final del registro mediante la flecha hacia delante seguida
de una lnea vertical.
17
FIGURA: composicin de productos
Nota: Recuerde que no debe dejar ninguna lnea en blanco pues el sistema no le
permitir grabar la composicin del producto hasta que no haya sido eliminado la
lnea en blanco.
1.2.3 Modificar/Consultar un artculo
Esta opcin le permite consultar o modificar los detalles del artculo, como son la
descripcin, el grupo, la marca, el tipo de artculo, estado, etc.. (Vea el significado
de cada una de las opciones en la seccin Crear un nuevo artculo).
Si el artculo ya posee movimientos registrados usted no podr modificar la unidad
principal ni tampoco las presentaciones, el tipo de artculo ni el control de
existencias, ya que ste cambio afectara los movimientos previamente registrados
que fueron capturados con o sin detalles adicionales.
18
Figura: Modificar / Consultar artculo
Los botones que aparecen en la parte inferior de la consulta de artculos es la

misma que aparece en la creacin de artculos a excepcin del botn de
existencias o F8 el cual solo aparece en la consulta de artculos la cual se
describe a continuacin:
F8. Existencias: Para consultar las existencias del artculo, puede utilizar esta
opcin, en esta ventana aparece la cantidad de mercanca existente del artculo
en las diferentes bodegas, igualmente se puede determinar la cantidad de
mercanca que esta reservada y la cantidad ordenada. Puede consultar la
cantidad de mercanca por lotes, para ello presione la tecla F10 o de clic sobre el
botn Lotes. Si desea observar con ms detalle la reserva de mercanca presione
la tecla F11 o de clic sobre el botn Reservas, se desplegar una ventana con
detalles de las reservas de mercanca, igualmente si desea consultar las ordenes
de mercanca puede presionar la tecla F12 o dar clic sobre el botn Ordenes, se
muestra una ventana con las diferentes ordenes o pedidos para el artculo
seleccionado, puede ver en detalle el documento registrado dando clic sobre
cualquiera de las columnas de la orden especifica, o una vez seleccionada la
orden, presione la tecla f4 o de clic sobre el botn Consultar.
Usted puede observar de igual manera en la casilla Fecha de actualizacin la
ltima fecha en que se realizaron cambios en el artculo seleccionado.
Adicional a las opciones de grabar que puede usar presionando la tecla F2 o
haciendo clic sobre el botn del mismo nombre, de la opcin de cancelar que
deshace las modificaciones efectuadas previamente sin salir de la opcin la cual
puede utilizar presionando la tecla ESC o haciendo clic sobre el botn del mismo
nombre, podr consultar el anterior artculo usando el botn con la flecha hacia
atrs (a la izquierda) o presionando F4, o ubicarse en el artculo siguiente usando
19
el botn con la flecha a la derecha o presionando F5, puede tambin utilizar las
opciones que se describen a continuacin.
Figura. Ventana de Existencias.
1.2.4 Eliminar un artculo

Si usted presiona F3 o hace clic sobre el botn Eliminar el sistema pedir una
confirmacin para borrar definitivamente un artculo. Obviamente si el sistema ya
encuentra registrados movimientos del artculo no le permitir eliminar el artculo.
Una vez borrado el artculo el sistema volver a la ventana de bsqueda de
artculos.
Figura: Eliminar artculo
1.2.5 Movimientos por artculo

Si usted presiona la tecla F7 o hace clic sobre el botn Movimientos podr
consultar en pantalla el detalle de los movimientos del artculo actualmente
20
seleccionado en la grilla de bsqueda de artculo en el perodo actual de trabajo.
Desde esta nueva ventana usted podr hacer doble clic o presionar F4 para
consultar el documento de los movimientos realizados para el artculo, ubicndose
sobre el documento que se quiere consultar.
1.2.6 Consulta de Existencias.

Al presionar F8 sobre la ventana de bsqueda de artculo o hacer clic sobre el
botn Existencias, usted podr consultar las existencias del artculo actualmente
seleccionado en la grilla en el perodo de trabajo actual. (para ver detalles de esta
ventana dirjase a F8. Existencias de artculo, descrita anteriormente).
1.2.7 Precios
Usted puede consultar los precios de un artculo desde la ventana de bsqueda de
artculos ubicndose sobre el artculo que desee y dar la tecla F9 o dando clic
sobre el botn Precios
1.2.8 Actualizar
Esta funcin como su nombre lo indica, actualiza los datos de la ventana de
bsqueda de artculos para cuando se crea o modifica un artculo. Esta funcin se
activa dando la tecla F2 o simplemente dando clic sobre el botn Actualizar.
1.3 Buscar proveedor
Acceda a esta opcin a travs del men Principal del mdulo Compras
seleccionando Proveedores.
El sistema desplegar una ventana como la que se muestra a continuacin.
21
Figura. Bsqueda de proveedores
Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar
los criterios de bsqueda de los terceros que son: NIT, nombre, cdigo y contacto,
de acuerdo con los datos que usted especifique el sistema retornar en la grilla de
datos de la parte intermedia los proveedores que cumplen con el criterio de
bsqueda especificado. Si no aparece ningn proveedor reintente especificando
menos datos o verifique que los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de
datos usted puede hacer doble clic para consultar y modificar el tercero o
presionar la tecla F4 o hacer clic sobre el botn modificar.
Por ltimo la parte inferior que posee los botones que se explican a continuacin.
F5. Nuevo: Esta opcin permite desplegar la ventana de creacin de un nuevo

proveedor, esta ventana se divide en cinco partes:
22
Figura: Nuevo proveedor
a. Identificacin: Usted puede definir los datos concernientes a la

identificacin del proveedor como son; NIT, tipo de identificacin y nombre
del proveedor.
b. Ubicacin: Puede ingresar aqu detalles de la ubicacin del proveedor,

como la direccin, ciudad, telfonos, fax, celular, mail y contacto.
c. Clasificacin: En esta seccin puede indicar el cdigo del proveedor, el

grupo, el contacto de ventas, el nmero de das de pago y el contacto para
cartera.
d. Retenciones: Usted puede ingresar aqu los valores de base mnima,

porcentaje de retencin, porcentaje ReteIVA y porcentaje Rete ICA;
adems indicar si el proveedor pertenece al rgimen simplificado.
e. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales

del proveedor registrado.
F5 Contabilidad: Presionando la tecla F5 o dando clic sobre el botn Contabilidad

el sistema desplegar una pequea ventana llamada contabilizacin, donde usted
deber indicar las cuentas contables que afectan al proveedor cuando se realiza
un documento en su nombre, como son Cuenta por pagar, la cuenta de gasto si lo
requiere, la cuenta de retencin en la fuente y la cuenta de retencin de iva. Para
finalizar la creacin del proveedor de clic en el botn continuar o presione la tecla
F5.
23
Utilice la tecla F2 o presione el botn grabar para salvar el registro, si desea
cancelar el registro actual sin salir de la ventana utilice la opcin ESC o de clic
sobre el botn Cancelar.
F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un proveedor existente a travs

de esta opcin presionando la tecla F4 o dando clic sobre el botn Modificar. Si
desea cancelar los cambios realizados en el registro actual de clic en el botn
cancelar o presione ESC, una vez haya realizado los cambios puede grabar
mediante el botn del mismo nombre o presionar F2.
F3. Eliminar: Si desea eliminar un proveedor ubquese inicialmente en el

proveedor a eliminar y seleccione la opcin eliminar o use la tecla F3, el sistema le
pedir verificacin de la eliminacin del tercero, si esta seguro de hacerlo
responda Yes cuando el sistema le pregunte. Si el proveedor ya tiene
movimientos el sistema no permitir eliminarlo.
F8. Cartera: En esta ventana se indica las cuentas por pagar por proveedor, para
consultar cada proveedor, simplemente ubquese en el proveedor que desee
consultar, luego presione el botn F8 o de clic sobre el botn Cartera. Se
desplegar una ventana como la que se muestra a continuacin.
Figura. Cartera por proveedor.
En esta ventana puede consultar en detalle la cartera del proveedor seleccionado

actualmente, para ello ubquese en cualquiera de las columnas y desplegar la
ventana particular seleccionada o puede utilizar tambin F4 o dar clic sobre el
botn Consultar.
F9. Movimiento: Al presionar la tecla F9 o dar clic en el botn consultar, se

despliega la ventana de Movimientos en la que se detalla el movimiento del
proveedor que este seleccionado en ese momento y a la vez en esta ventana
puede consultar el detalle de los documentos que all aparecen, presionando la
24
tecla F5 o dando clic en el botn Consultar que aparece en la parte inferior de la
ventana.
Figura: Consulta de Movimiento Proveedor
F10. Selecciona: Cuando usted ingresa a la ventana de registro de terceros a

travs de la opcin Mantenimiento, esta opcin no tiene ninguna funcin asignada,
pero si ingresa a travs de la casilla terceros en las diferentes opciones del
programa donde aparezca, F10 selecciona el tercero en el que este ubicado
actualmente.
1.4 Registro de documentos
En el registro de documentos como facturas, remisiones, devoluciones,

cotizaciones y ordenes de compra hay ciertos criterios que son comunes los
cuales se explican a continuacin de manera general.
Elementos del Documento
La ventana de registro de documentos se divide en cuatro partes:
Encabezado: La parte superior que sirve de encabezado al documento y permite

ingresar datos como el prefijo y nmero del documento, la fecha entre otros
dependiendo del documento a generar.
Detalle del documento: El detalle del documento es donde se registran los valores
relacionados con el tipo de comprobante generado. La informacin se ingresa
sobre una grilla de datos en donde se captura el detalle de los artculos,
cantidades, unidades y valores que afectan el comprobante. El cdigo del artculo
es un elemento comn en los documentos.
Cdigo: Cdigo del artculo. Usted puede digitar manualmente el cdigo completo
del artculo o hacer doble clic sobre la casilla del cdigo o presionar F9 con lo que
se traer la opcin de bsqueda de artculos sobre la cual podr seleccionar el
25
artculo deseado por cualquiera de los mtodos indicados en la seccin Artculos
y luego presionar F10 o hacer clic sobre el botn Seleccionar. Si el artculo no
existe puede usar el botn Nuevo de la ventana bsqueda de artculos para
crearlo sin cerrar su documento.
Detalles adicionales: La tercera parte corresponde a la informacin adicional

derivada del documento como por ejemplo los totales.
Botones: Por ltimo la parte inferior que posee los botones para efectuar las
diversas operaciones del documento como grabar o cancelar los cambios del
comprobante.
1.4.1.1 Encabezado de los documentos
El encabezado del documento contiene los siguientes datos:
Cada documento posee asociados unos prefijos y una numeracin, cuando usted
selecciona la opcin del documento correspondiente el sistema automticamente
traer el listado de los prefijos definidos para ese tipo de documento para que
usted seleccione el prefijo deseado y de esta manera indirectamente la
numeracin del comprobante. Si usted no ha definido los tipos de comprobante o
los prefijos recibirn el mensaje Debe registrar antes los prefijos. En este caso
cierre la opcin y defina los prefijos por la opcin Mantenimiento, Numeracin,
del men principal.
Nmero: El nmero del comprobante se divide en dos, el prefijo que debe estar
previamente definido y el nmero propiamente dicho que identifica de manera
exclusiva al comprobante. Cuando usted ha definido ms de un prefijo el sistema
le permitir seleccionarlo presionando la inicial del prefijo o usando la pequea
flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla del prefijo. Una vez
seleccionado el prefijo el sistema traer automticamente el nmero actual de
dicho prefijo y le permitir cambiarlo o no dependiendo de si lo defini como
automtico o no en la opcin de mantenimiento.
Cada documento tiene asociados otros elementos dependiendo del tipo de

comprobante que se este generando.
1.4.1.2 Opciones del registro de detalle del documento
La grilla de detalle del documento es un completo sistema que le permite a usted

insertar un nuevo detalle o eliminar un detalle existente adems de desplazarse
rpidamente entre los detalles previamente registrados.
A continuacin se detallan las opciones que usted puede tomar desde la grilla de
detalle.
Insertar un detalle: Para insertar un nuevo detalle simplemente utilice el botn +

de la barra de navegacin.
26
Barra de navegacin: en la parte inferior de la grilla usted cuenta con los
siguientes botones:
Opciones de bsqueda: Desde la grilla de detalle del documento usted puede

llamar las opciones de bsqueda de artculo haciendo doble clic sobre la columna
artculo o presionando la tecla F9; consultar existencias haciendo clic sobre la
columna cantidad o unidad ; igualmente puede consultar o crear un proveedor en
bsqueda de proveedores, presionando la flecha en el extremo derecho de la
casilla proveedor o presionando la tecla F6; puede consultar o crear una bodega
simplemente presionando la flecha en el lado derecho de la casilla respectiva.
Para grabar el comprobante definitivamente usted puede presionar F2 o hacer clic

sobre el botn grabar. En ese momento el sistema enviar los cambios a la base
de datos y en ese mismo instante validar todos los parmetros informando de
cualquier inconsistencia, si todo es correcto proceder a guardar el documento,
luego abrir la ventana de contabilizacin del comprobante que pasa a
contabilidad si as se requiere y por ltimo aparece la opcin de impresin del
comprobante.
Si usted desea salir del comprobante sin grabar los cambios puede presionar el
botn Salir o utilizar el botn X en la esquina superior derecha de la ventana.
Adems si quiere descartar los cambios pero no cerrar la ventana puede presionar
la tecla ESC y validar la confirmacin solicitada por el sistema.
1.4.1.3 Consulta de documentos previamente registrados
Mediante el botn identificado con la ? ubicado en el extremo derecho de la

casilla nmero del documento usted puede acceder a la ventana de bsqueda de
documento, desde la cual puede hacer una consulta de los documentos
previamente registrados.
27
Figura . Consulta de documentos registrados
Esta ventana se divide en tres partes, la parte superior en donde puede especificar
los criterios de bsqueda de los comprobantes dependiendo del documento a
buscar, en el ejemplo se esta consultando los comprobantes de facturas de
compra, en este caso los parmetros de bsqueda son: Nmero de documento,
Fecha, proveedor y nmero proveedor, de acuerdo con los datos que usted
especifique el sistema retornar en la grilla de datos de la parte intermedia los
comprobantes que cumplen con el criterio de bsqueda especificado. Si no
aparece ningn documento reintente especificando menos datos o verifique que
los datos indicados sean correctos. Sobre la grilla de datos usted puede hacer
doble clic para consultar el comprobante o presionar la tecla F4 o hacer clic sobre
el botn consultar. Adicionalmente puede presionar F3 o hacer clic sobre el botn
eliminar para anular el documento.
1.5 FACTURAS
Esta opcin esta disponible en la ventana principal del mdulo, ingrese a ella
presionando el botn Facturas en el men en la parte izquierda de la ventana. En
esta opcin se registran todas las facturas de compra de la empresa.
28
Figura. Factura de compra
1.5.1. Encabezado de la Factura
Impuestos incluidos: Esta casilla de verificacin le permite determinar si los

valores que se ingresarn en el detalle del documento tienen o no los impuestos
incluidos.
Simplificado: Seala si el proveedor al cual le haremos el comprobante es del

rgimen simplificado, cuando este se marca como simplificado, los valores del
detalle de comprobante los toma sin Iva.
No. Proveedor: Hace referencia al nmero de factura del proveedor, este campo
es opcional siempre y cuando en la configuracin general COMRPAS
FACTURAS NUMERO DE FACTURAS DEL PROVEEDOR OBLIGATORIO se
le haya dicho que NO.
Fecha: El sistema trae automticamente el ao y el mes del perodo actualmente

seleccionado. Para cambiar la fecha puede seleccionar la flecha hacia abajo,
basta usar las flechas adelante o atrs del calendario que se despliega.
Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrar en la

factura.
Das Vence: Ingrese en este campo los das de vencimiento que tiene la factura
de compra.
29
Vence: Indica la fecha de vencimiento de la factura de acuerdo a los das de
vencimiento que se indic.
Bodega: Puede especificar la bodega en la cual entrar la mercanca de la factura

de compra.
Cotizacin: Indique el nmero de cotizacin referido para la factura seleccionada.
Orden: Si la factura de compra que va a registrar es en base de una orden de

compra previamente registrada, en esta casilla usted puede indicar el nmero de
orden y el sistema la traer automticamente para su respectivo registro.
Si en la configuracin del mdulo en la opcin de mantenimiento general en

COMPRAS FACTURAS VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN se indic Si,
no traer automticamente los datos de la orden especificada, sino que usted
tendr que digitar uno por uno.
Remisin: Ingrese el nmero de remisin referido para la factura seleccionada si

lo tiene.
1.5.2. Detalle de la factura
1.5.2.1. Columnas del detalle
Cantidad: Cantidad del artculo seleccionado. Usted puede verificar desde esta
columna las existencias del artculo presionando F8 o con doble clic directamente
sobre la columna, de esta manera puede determinar la cantidad de mercanca
existente.
Unidad: En esta columna se especifica la presentacin del artculo, ejemplo (tarro,

lata, caja, etc.), una vez se ha seleccionado el artculo el sistema traer
automticamente la unidad; usted puede seleccionar la unidad correspondiente,
para ello de clic sobre la columna Unidad, y elija de la lista que se despliega la
unidad requerida.
Costo Unitario: Esta valor corresponde al costo unitario del artculo. Al momento
de ingresar el costo unitario o de que el sistema lo traiga automticamente, se
afectaran las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del porcentaje del IVA
definido para el artculo seleccionado) y total.
Dto%.: Ingrese en esta columna el porcentaje de descuento requerido.
Consumo: En este espacio aparece indicado el valor del impuesto al consumo

registrado para el artculo seleccionado, este valor no se puede modificar desde la
grilla de datos del documento.
El sistema ir automticamente calculando la suma de los totales individuales por

artculos para que usted vaya verificando el total del documento.
30
1.5.2.2 Detalles adicionales
En este espacio puede indicar detalles adicionales de la factura como se indica a

continuacin:
Observaciones: Ingrese observaciones generales de la factura.
Si paga antes de: Indique la fecha hasta la cul recibir el descuento.
Descuente: Ingrese en este campo el porcentaje de descuento si paga antes de la

fecha definida. El sistema le traer el valor correspondiente de este descuento.
RetFuente: Defina el porcentaje de Retencin en la fuente, el sistema calcular el

valor correspondiente.
Igualmente puede indicar el porcentaje de RetIva y RetIca al que haya lugar.
Adicionalmente se pueden observar el resumen de los totales de la factura en

extremo derecho de la misma.
1.6 REMISIONES
Puede ingresar a esta opcin seleccionando el botn Remisiones en la ventana

principal del mdulo. En esta opcin se generan y consultan las remisiones de
compra de mercanca.
Figura. Remisiones de mercanca.
1.6.1. Encabezado del documento de Remisiones
31
incluidos.

detalle de comprobante los toma sin Iva.
No. Proveedor: Hace referencia al nmero de remisin del proveedor, este campo
es opcional.


factura.
Bodega: Puede especificar la bodega en la cual entrar la mercanca de la

remisin de compra.
Cotizacin: Indique el nmero de cotizacin referido para la remisin

seleccionada.
Orden: Si la remisin que va a registrar es en base de una orden de compra

previamente registrada, en esta casilla usted puede indicar el nmero de orden y
el sistema la traer automticamente para su respectivo registro.
Si en la configuracin del mdulo en la opcin de mantenimiento general

COMPRAS REMISIONES VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN se indic
Si, no traer automticamente los datos de la orden especificada, sino que usted
tendr que digitar uno por uno.
1.6.2. Detalle del documento
existente.

unidad requerida.
32
Costo Unitario: Este valor corresponde al costo unitario del artculo, el sistema
calcular automticamente las dos columnas siguientes IVA (dependiendo del
porcentaje del IVA definido para el artculo seleccionado) y total, teniendo en
cuenta este valor y la cantidad indicada.
Consumo: El sistema indica en este espacio el valor del impuesto al consumo

definido para el artculo.

1.7. DEVOLUCIONES DE MERCANCIA
Esta opcin esta disponible en la ventana principal del mdulo, ingrese a ella
presionando el botn Devoluciones en el men en la parte izquierda de la
ventana. En esta opcin se registran los movimientos de Devoluciones de
mercanca que se hace a los proveedores.
Figura. Devolucin de mercanca.
1.7.1. Encabezado del documento de Devolucin

incluidos.
33
detalle de comprobante los toma sin Iva


devolucin.
Factura: Indique el nmero de factura sobre la cual se har la devolucin de

mercanca.
Bodega: Puede especificar la bodega desde la cul se realiz la devolucin de

mercanca.
existente.

unidad requerida.
Lote: Si cuando el artculo fue creado fue seleccionada la opcin control de

existencia por lotes, estas opcin le permitir ingresar el lote al cual corresponde
el artculo, de lo contrario el sistema no le permitir ingresar nada en esta casilla.
Consumo: Aparece el valor del impuesto al consumo indicado para el artculo

seleccionado actualmente.

34
1.8. COTIZACIONES
Ingrese a cotizaciones de mercanca a travs de la opcin del mismo nombre en el

men principal en la ventana general del mdulo. En esta opcin se registran las
cotizaciones recibidas por los proveedores de la empresa.
Figura. Cotizacin de mercanca.
1.8.1. Encabezado del documento de Cotizacin

incluidos.

Das Validez: Ingrese en este campo el nmero de das que tendr vigencia la
cotizacin realizada.

cotizacin.
Bodega: Puede especificar el punto desde el cul se realiz la cotizacin de

mercanca.
35
existente.

unidad requerida.
Consumo: Aparece indicado en este espacio el valor del impuesto al consumo.

1.9. ORDENES DE COMPRA
Usted puede ingresar a esta opcin usando el botn llamado del mismo nombre
en la ventana principal del mdulo. A travs de esta opcin usted puede crear y
consultar pedidos de mercanca.
Figura. Ordenes de compra
36
1.9.1. Encabezado del documento Ordenes de Compra

incluidos.

Proveedor: Se refiere al NIT y nombre del proveedor que se registrar en la orden

de compra.
Das Validez: Ingrese en este campo el nmero de das que tendr vigencia la
orden de compra.
Das Pago: Ingrese en este campo los das de pago que se pactaron con el
proveedor
Bodega: Puede especificar la bodega desde la cul se realiz la orden de compra.
Cotizacin: Ingrese en este campo el nmero de cotizacin referido para la orden

de compra a realizar.
existente.

unidad requerida.
Costo Unitario: Esta valor corresponde al costo unitario del artculo, el sistema
Consumo: En este campo se muestra el valor del impuesto al consumo.
37
1.10. MANTENIMIENTO
Este mdulo le permite realizar mantenimiento a las diferentes opciones del

mdulo de Compras.
1.10.1 Ingreso de datos
El ingreso de datos en las diferentes opciones de Mantenimiento es similar, este

proceso se realiza como se explica a continuacin.
Para crear un nuevo elemento en las ventanas de mantenimiento usted podr

ingresar directamente los datos sobre la grilla empleando las teclas de movimiento
del cursor o la tecla TAB o ENTER, cada vez que usted baja un rengln sobre la
grilla est agregando un nuevo tem, adicionalmente usted cuenta con una barra
de navegacin en la cual puede realizar las siguientes opciones:
Para grabar todos los registros ingresados en la grilla usted puede presionar F2 o
hacer clic sobre el botn Grabar. Si desea deshacer los cambios realizados a las
categoras presione ESC o haga clic sobre el botn Cancelar.
1.10.2. GRUPOS
La finalidad de esta opcin es poder clasificar los diferentes productos por su

categora y a su vez esa categora clasificarla de acuerdo a su composicin, para
facilitar la identificacin de los mismos.
Por medio de esta opcin puede definir el cdigo, nombre, el porcentaje y monto
de la comisin para el grupo correspondiente y otros detalles del grupo y subgrupo
como las cuentas que se afectan en la contabilizacin del artculo, usted puede
definir estas cuentas aqu, y el sistema las llevar automticamente en la
contabilizacin del artculo, esto con el fin de simplificar esta operacin. Las
cuentas que puede ingresar a travs de la ventana de Grupos son: cuenta de
inventario, cuenta de ventas, cuenta de costo de ventas, cuenta IVA compras,
cuenta IVA ventas.
38
Figura Grupo de inventarios
1.10.3 MARCAS
Su objetivo principal es lograr una mayor identificacin de los diferentes productos,
lo cual nos facilita adquirir la informacin de un rango de productos en un
momento determinado.
Mediante esta opcin usted puede definir un cdigo y un nombre de las diferentes
marcas asociadas a los artculos del inventario.
Esta ventana tiene dos columnas correspondientes al cdigo y nombre de la
marca.
Figura. Definicin de Marcas
1.10.4 BODEGAS
39
Su objetivo es identificar que productos y cantidades hay en las diferentes
bodegas que tiene la compaa.
Con esta opcin puede definir el cdigo y nombre de las bodegas que se utilizarn
para los diferentes procesos de inventario de mercanca., Adems indicar a que
centro y subcentro corresponde cada bodega.
Figura. Bodegas
1.10.5. GRUPOS ACREEDORES
Su objetivo es clasificar los diferentes tipos de acreedores de que tiene la empresa

ya sean proveedores o acreedores varios, o si se manejan diferentes tipos de
proveedores.
Figura: Grupo Acreedores
1.10.6. NUMERACION
Mediante esta opcin se definen los parmetros de numeracin de los diferentes

documentos generados por el sistema, como son el prefijo y el Nmero del
comprobante.
40
Figura. Registro de consecutivos
Inicialmente debe seleccionar en la parte superior de la ventana el documento al

que le asignar los parmetros de numeracin, para ello despliegue la lista
presionando la flecha hacia abajo en el extremo derecho de la casilla documento,
una vez haya seleccionado el documento requerido puede ingresar los datos
requeridos como son los que se muestran en la siguiente figura:
Figura: Asignacin de Numeracin
1.10.7 INTERFAZ CONTABLE
Mediante esta opcin usted puede generar una interfaz contable para cada uno de
los documentos de compras. La ventana de interfaces esta dividida en dos
secciones; la primera es una grilla de datos donde aparecen los datos del
41
documento, nombre de la interfaz, operacin (el tipo de comprobante contable
generado), prefijo, el tipo de comprobante en contabilidad, el prefijo contable, y la
opcin de confirmar. Usted puede consultar o modificar la interfaz dando doble
clic sobre la interfaz que desea consultar.
Figura. Interfaz contable.
En la segunda seccin aparecen los botones que se describen a continuacin.
F5. Nuevo: Mediante esta opcin usted puede crear una nueva interfaz contable.
En la parte derecha de la ventana aparece un ejemplo ilustrativo de cmo quedar
la interfaz contable dependiendo de los parmetros asignados.
Figura. Creacin de nueva interfaz contable.
En la seccin izquierda se definen dichos parmetros como son:
42
Documento: Utilice la flecha hacia abajo para desplegar el listado de documentos
y luego seleccione de esta lista desplegable el documento al cul le va a generar
la interfaz.
Prefijo: Indique aqu el prefijo del documento seleccionado, el sistema trae el

prefijo asociado al documento, si hay ms de un prefijo, escoja del listado que se
despliega con la flecha hacia abajo el que utilizar.
Nombre: En este espacio defina el nombre que le dar a la interfaz que esta
creando.
Comprobante: Corresponde al nombre del comprobante utilizado para la creacin

de la interfaz contable, el cual pasar a contabilidad, para ello despliegue la lista y
seleccione el comprobante requerido, este comprobante deber haber sido
definido previamente en el mdulo de contabilidad.
Prefijo contable: Se refiere al prefijo del comprobante contable, igualmente se

define en el mdulo contable previo a la creacin de la interfaz.
Cuentas de artculo: Aqu aparece un listado de las cuentas contables que sern
afectadas al momento de elaborar el documento, las cuales nos da tres opciones
para aplicarlas en la contabilizacin como son: A: Artculo, cuando la
contabilizacin del comprobante requiere cuentas de inventario, en este caso se
deber dar esta opcin para que aplique las cuentas propias de cada artculo. P:
Proveedor, cuando las cuentas que se deben utilizar en la contabilizacin del
comprobante tienen que ver directamente con el proveedor como son las de
retenciones y la de cuentas por pagar, estas cuentas fueron asignadas a cada
proveedor en el momento de su creacin. K: Constante: Cuando la cuenta que se
utilizar en la contabilizacin siempre ser la misma, en este caso es necesario
colocar el cdigo de la cuenta la cual ser constante siempre que se elabore este
tipo de comprobante.
Ver comprobante en pantalla antes de grabar: Al seleccionar esta casilla,

siempre que se grabe un documento el sistema muestra una ventana con el
comprobante contable que se gener, el cual usted podr revisar y hacerle los
cambios a los que haya lugar antes de que pase a contabilidad.
A medida que se van completando los parmetros se observa en el ejemplo como

quedara la interfaz contable. Para grabar utilice la opcin con el mismo nombre o
presione la tecla F2, si desea deshacer los cambios realizados sin salir de la
ventana presione ESC o de clic sobre el botn Cancelar.
F4. Modificar: Esta opcin permite consultar o realizar cambios a la interfaz

seleccionada. De clic sobre el botn modificar o teclee F4 o simplemente desde la
grilla de datos de doble clic sobre la interfaz a consultar.
43
F3. Borrar: Para eliminar una interfaz existente seleccione de la grilla de datos la
interfaz a borrar, presione F3 o clic sobre el botn Borrar, el sistema le pedir
verificacin antes de borrar definitivamente la interfaz.
1.10.8. FORMATOS
Cada documento tiene asociado un formato de impresin, este formato se refiere a

los parmetros que cada empresa define para la impresin de sus documentos.
Esta ventana aparece como se muestra en la figura. Una grilla de datos con el tipo
de documento y el prefijo asociado al documento, para consultar puede dar doble
clic sobre cualquiera de las columnas o simplemente clic en Modificar o F4.
Figura. Formatos de impresin.
En esta ventana puede realizar operaciones como crear un nuevo formato,

modificarlo y borrarlo. Cada opcin se explica a continuacin.
F5. Nuevo: Seleccione esta opcin para crear un nuevo formato de impresin,
para ello de clic sobre el botn Nuevo o presione F5.
Figura. Nuevo formato de impresin.
44
Esta ventana se divide en 4 secciones:
Encabezado: En la primera seccin se definen caractersticas generales del

documento al cual se le definir el formato de impresin, inicialmente debe
seleccionar el tipo de documento, para ello despliegue la lista de documentos
presionando la flecha hacia abajo en la casilla documento. Igualmente debe
seleccionar el prefijo del documento, la impresora que va a utilizar, el tipo de letra,
el espacio entre las lneas en el detalle del documento, el nmero de repeticiones
de tems en el detalle y por ltimo puede definir si desea permitir varias pginas
para el documento, de ser as debe seleccionar la casilla de verificacin mediante
la barra espaciadora o dando clic en el cuadro correspondiente.
Datos a imprimir: En la segunda seccin de la ventana se definen los parmetros

de los datos que se desea aparezcan en el documento, esta ventana esta dividida
en columnas, en cada columna debe ingresar los datos correspondientes, tal como
se explica.
Dato: Indique en este espacio el dato especifico de la base de datos que quiere
que aparezca en el documento.
Imprimir: Establezca mediante la casilla de verificacin si desea que el dato se

imprima o no.
Posicin X: Indique en esta columna el valor de la posicin en X donde quiere que

aparezca el dato seleccionado.
Posicin Y: Debe indicar igualmente el valor de la posicin en Y.
Long.: Debe ingresar en este campo la longitud del dato seleccionado.
Formato: Ingrese el formato, es decir la forma como quiere aparezca el dato a

imprimir.
Rep: Establezca mediante la casilla de verificacin si el dato seleccionado se

repite en el documento a imprimir.
Font: Seleccione de la lista desplegable el tipo de letra que desea utilizar para el
dato a imprimir.
Tamao: Indique el tamao de la letra del dato seleccionado.
Lneas y cuadros: En esta tercera seccin se definen parmetros para imprimir

lneas, cuadros y textos diferentes a los datos que aparecen en la base de datos.
Debe ingresar la informacin que se solicita en las casillas tal como se indica.
Tipo: Seleccione en esta casilla si lo que va imprimir es texto, lnea, o cuadro, para
hacerlo debe desplegar la lista mediante la flecha y escoger la opcin requerida.
45
Posicin X y Posicin Y: Indique los valores de la posicin en X y Y donde quiere
que aparezca el texto.
Longitud X: Ingrese la longitud del texto en X.
Longitud Y: Indique la longitud del texto en Y.
Cadena: Si lo que va a imprimir es texto, indique en esta columna la cadena de

texto que desea aparezca en el documento.
Tipo de letra: Seleccione el tipo de letra que desea utilizar para el texto.
Tamao: Ingrese el tamao de la letra seleccionada para el texto.
Por ltimo puede grabar el formato del documento mediante el botn grabar o
presionando F2 o puede cancelar los cambios hechos presionando ESC o con clic
en el botn Cancelar.
F4: Modificar: Usted puede cambiar los parmetros definidos para el formato,
para hacerlo seleccione de la lista el documento a modificar y de clic sobre el
botn del mismo nombre o presione F4, esto desplegar la ventana de formatos
del documento, realice los cambios requeridos y guarde los cambios mediante la
opcin guardar.
F3: Borrar: si desea eliminar un formato definido, seleccione el formato a borrar y

de clic sobre el botn Borrar o presione F3, el sistema le pedir verificacin de la
eliminacin del formato seleccionado.
1.11 GENERACION DE INFORMES
Por medio de la opcin de informes de la pgina principal usted puede generar

cualquiera de los reportes del programa los cuales se agrupan por categoras en el
orden explicado. Para todos los informes es comn el uso de ciertos criterios los
cuales se explican a continuacin de manera general.
46
Figura. Ventana de especificaciones del reporte.
Ordenamiento: Algunos reportes del programa preguntan el ordenamiento que se

le debe dar a la informacin en el informe, por ejemplo un catlogo de artculos
puede imprimirse por orden de cdigo de forma ascendente o alfabticamente por
la descripcin. En los reportes que cuentan con dicha opcin usted deber elegir
el ordenamiento haciendo clic sobre el orden deseado de forma que el punto
negro aparezca al lado del ordenamiento deseado.
Rangos: La casi totalidad de los informes pregunta un rango de datos a incluir en

el informe mediante una casilla desde y una hasta, usted debe especificar los
rangos inicial y final de acuerdo con el tipo de rango indicado teniendo cuidado de
especificar un rango consistente y que incluya la informacin deseada, por
ejemplo si desea sacar un listado de la A a la C incluyendo los extremos deber
especificar rango inicial A y final CZZ.
Agrupacin: En algunos informes usted puede determinar en que forma se

agrupar los artculos para generar el reporte. Se puede agrupar los artculos por
marca, por subgrupo, por grupo o no realizar ninguna agrupacin.
Casillas de verificacin: Algunos informes dan la posibilidad de restringir la

informacin a incluir con base en algn criterio mediante las casillas de
verificacin. En estos casos usted deber marcar o desmarcar la casilla segn su
eleccin haciendo clic sobre la misma.
Ttulo del informe: Si usted desea especificar un ttulo que aparezcan en el

encabezado de la primera hoja de un informe puede escribirlo en la casilla ttulo de
la ventana de especificaciones del reporte. Si usted no escribe un ttulo el sistema
compondr uno con base en el ordenamiento y los rangos especificados al
generar el informe.
47
Para proceder a generar el informe presione F2 o haga clic sobre el botn
Imprimir, para cancelar la generacin del informe presione ESC o haga clic sobre
el botn Cancelar
Una vez presionada la tecla F2 el sistema invocar la rutina de clculo del reporte
la cual le preguntar el destino del reporte sobre una pequea ventana similar a la
mostrada en la figura que incluye la siguiente informacin:
Figura. Ventana de impresin.
Impresora seleccionada (selected printer): Mostrar el nombre de la impresora

actualmente configurada como predeterminada.
Destino del reporte (Report Destination): Usted puede escoger entre tres
diferentes opciones: Impresora (printer), vista preliminar (Preview) o archivo (File).
Si selecciona vista preliminar el sistema mostrar en pantalla el reporte generado
pgina por pgina y le dar la posibilidad de imprimirlo o guardarlo en un archivo
con diferentes formatos estndar. Si selecciona archivo podr almacenar el
reporte en un archivo dentro del disco duro para luego abrirlo desde la opcin abrir
(icono de la carpeta abierta) de la opcin de vista preliminar del reporte.
48
Figura. Vista preliminar de un reporte.
Cuando el sistema muestra la vista preliminar de un reporte es por que dicho

reporte ya fue generado y almacenado temporalmente en el disco por lo cual usted
ya sabe cuantas hojas componen el reporte y puede ver cualquiera de dichas
pginas con solo digitar el nmero o desplazarse entre las pginas usando los
botones de la barra de navegacin. Adems desde esta barra de herramientas
usted puede acceder a cualquiera de las opciones del men de la vista preliminar
que se explican a continuacin:
Archivo (file): Desde esta opcin del men puede abrir (open) un archivo
previamente almacenado en el disco, guardar (Save as) el reporte actual para
consultarlo ms adelante o imprimir el reporte a cualquiera de las impresoras
instaladas en Windows.
Pgina (page): Ir a la primera pgina, a la anterior pgina, a la siguiente pgina, a

la ltima pgina o ir directamente a una pgina especfica indicando el nmero.
Zoom: Permite ampliar o reducir la vista del reporte, adems de ajustar al tamao
de la ventana a lo largo o a lo ancho.
1.11.1. ARTCULOS
1.11.1.1. Catlogo artculos
Ordenamiento: Cdigo o descripcin.
Agrupacin: Ninguna, grupo, subgrupo, y Marca.
Rangos: Artculos, lista de precios y fecha de corte.
49
Casilla de verificacin: Incluir Inactivos, una hoja por artculo.
Columnas: Cdigo, Descripcin, Grupo, subgrupo, Marca, Unidad, Estado (Activo,

Inactivo, no vender), Existencia (Indica la inicial de la bodega en donde se
encuentra la existencia) y IVA% (muestra el % de cada producto). Este informe se
muestra como se ve en la siguiente figura:
1.11.1.2 Artculo proveedor
Este informe muestra por cada artculo la lista de proveedores con los cuales se
ha tenido un vnculo por medio de ese artculo.
Tiene las mismas opciones de impresin que el informe anterior.
El informe muestra los siguientes datos: cdigo, descripcin, grupo, subgrupo,

marca, unidad y estado del artculo, y en cuanto al proveedor muestra los
siguientes datos: cdigo, nombre, fecha y costo del artculo. Este informe se
muestra en la siguiente figura:
Figura: Proveedores por Artculo
1.11.1.3 Compras por artculo
Este informe como su nombre lo indica muestra las compras por artculo que se
han realizado durante un perodo determinado.
Las opciones de impresin de este informe son las siguientes:
50
Figura: Opciones de impresin compras por artculo
Comprobantes: Son los documentos de los cuales se va ha obtener el informe

(Facturas, Remisiones, Devoluciones, Pedidos y cotizaciones).
Ordenamiento: Es el orden en que deseamos se muestre el informe (Cdigo o

Descripcin).
Agrupacin: Es la forma en que se desea se agrupen los datos (Ninguna, Grupo,

Subgrupo o Marca).
Rango de artculos: Se debe especificar el cdigo o nombre desde y hasta el cual

se desea el informe.
Rango de fechas: Fecha desde y hasta la cual se desea el informe.
Casillas de verificacin: Detalle de comprobantes, Incluir artculos en cero.
El informe final cuando se da la opcin sin detalle de comprobantes (Consolidado)

muestra los siguientes datos: cdigo, descripcin, grupo, subgrupo, marca,
cantidad, unidad, base, IVA.
51
Figura: Compras por artculo consolidado
El informe final cuando se da la opcin detalle de comprobantes muestra los

siguientes datos: cdigo, descripcin, grupo, subgrupo y marca del artculo, y en
cuanto al comprobante muestra el prefijo, el nmero, la fecha, la cantidad, la
unidad, la base, el descuento si lo tiene, el total y el IVA.
Figura: Compras por artculo detalladas
1.11.1.4 Faltante Artculo
Este informe muestra los faltantes de artculos que se han tenido dentro de un
documento.
52
Las opciones de impresin que muestra este informe son las siguientes:
Comprobantes: Son los documentos de los cuales se va ha obtener el informe

(Ordenes, remisiones y cotizaciones.).
Ordenamiento: Es el orden en que deseamos se muestre el informe (Cdigo o

Descripcin).
Agrupacin: Es la forma en que se desea se agrupen los datos (Ninguna, Grupo,

Subgrupo o Marca).
Rango de artculos: Se debe especificar el cdigo o nombre desde y hasta el cual

se desea el informe.
Casillas de verificacin: Detalle de comprobantes, Incluir artculos en cero.
El informe final cuando se da la opcin sin detalle de comprobantes (Consolidado)

muestra los siguientes datos: cdigo, descripcin, grupo, subgrupo, marca,
cantidad, unidad, facturar (cantidad pendiente por facturar del documento
seleccionado), remisionar (cantidad pendiente por remisionar del documento
seleccionado), ordenar.
1.11.2. Informacin Proveedor
1.11.2.1. Directorio de proveedores
Este informe muestra el directorio de todos o un rango de los proveedores que

tiene la compaa ordenados por el Nit o nombre del proveedor.
Este informe puede mostrarse de dos formas el cual lo determina la casilla de

verificacin denominada Mostrar como libreta de contactos, la cual al ser marcada
para sacar el informe este nos muestra todos y cada uno de los datos del
proveedor que se dieron en la creacin, mientras que cuando no se marca esta
53
casilla muestra nicamente los datos bsicos como son el Nit, Nombre, Direccin,
Telfonos y ciudad.
1.11.2.2. Artculos por proveedor
Este informe nos muestra los artculos comprados a cada proveedor, la ultima
fecha de compra y el costo unitario.
Las opciones del informe son las siguientes:
Ordenamiento: Cmo se quiere que salga el informe en orden de Nit o en orden de

nombre
Rango de terceros: Se debe especificar el Nit o nombre del tercero desde y hasta
el cual se desea el informe.
Figura: Opciones informe artculos por proveedor
El informe final muestra los siguientes datos:
Del proveedor: Nit, nombre, telfono y ciudad
Del artculo: Cdigo, descripcin, grupo, subgrupo, marca, fecha de ultima compra
y costo.
1.11.2.3 Compras por proveedor
Este informe muestra el nmero de compras realizadas a cada proveedor de una

forma detallada o consolidada.
Opciones del informe:
Comprobantes: Son los comprobantes en base de los cuales podemos generar el

informe tales como: Facturas, remisiones, devoluciones, pedidos, cotizaciones.
Ordenamiento: Es el orden en que se generar el informe (Nit o Nombre).
54
Agrupacin: Ninguna o por Zona.
Rango de proveedores: Se debe especificar el cdigo o nombre del proveedor

desde y hasta el cual se desea el informe.
Casillas de verificacin: Estas casillas le dan caractersticas especficas al informe

como son las siguientes:
Mostrar detalle: Muestra el detalle de los comprobantes generados en cada

informe como son la fecha, el prefijo, el nmero, el subtotal, los descuentos y
valores adicionales, el Iva, el total y dems valores que se le hayan aplicado, tales
como las retenciones.
Incluir proveedores en cero: Incluye en el informe todos los proveedores que

tengan o no movimiento.
Figura: Opciones Informe Compras Por Proveedor
El informe final muestra los siguientes datos: Cdigo y nombre del proveedor,
nmero de compras realizadas, subtotal de las compras, descuentos y valores
adicionales, Iva, valor total por proveedor y retenciones efectuadas a cada uno.
1.11.2.4 Artculos comprados por proveedor
Este informe muestra en detalle los artculos comprados a cada proveedor en una
fecha determinada.
55
Comprobantes: Son los comprobantes en base de los cuales podemos generar el

informe tales como: Facturas, remisiones, rdenes, devoluciones y cotizaciones.
Ordenamiento: Es el orden en que se generar el informe (Cdigo o descripcin).
Agrupacin: Ninguna, grupo, subgrupo o marca.

Rango de artculos: Se debe especificar el cdigo o descripcin del artculo desde

y hasta el cual se desea el informe
Casillas de verificacin: Estas casillas le dan caractersticas especficas al informe

como son las siguientes:
Mostrar detalle: Muestra el detalle de los comprobantes generados en cada

informe como son la fecha, el prefijo, el nmero, el subtotal, los descuentos y
valores adicionales, el Iva, el total y dems valores que se le hayan aplicado, tales
como las retenciones.
Incluir artculos en cero: Incluye en el informe todos los artculos que tengan o no
movimiento.
Figura: Opciones Informe Artculos Comprados por Proveedor
56
El informe final muestra los siguientes datos:
Nit, nombre, ciudad y telfono del proveedor. Cdigo, descripcin, grupo,

subgrupo, marca, cantidad, unidad, base y el Iva del producto.
El total del reporte nos muestra la sumatoria de cantidades, base e Iva.
Figura: Informe Artculos Comprados Por Proveedor
1.11.2.5 Faltantes por proveedor
Este informe muestra los faltantes de mercanca que cada proveedor tiene con la
empresa de acuerdo a una orden de mercanca hecha previamente.
Documento origen: Es el documento del cual se genera otro documento y del cual
deseamos saber que faltantes quedaron al momento del registro del documento
en el que se us. Para este informe los documentos origen son las Ordenes,
Remisiones y Cotizaciones.
Documento usos: Es el documento en el cual se us el documento origen como

son Facturas, Remisiones y Ordenes.
Ordenamiento: Es el orden en que se generar el informe (Cdigo o descripcin).
Agrupacin: Forma en que se agruparan los datos del informe: Ninguno, grupo,
subgrupo y marca.

57
Rango de artculos: Se debe especificar el cdigo o descripcin del artculo desde
y hasta el cual se desea el informe
Detalle de comprobantes: Muestra el detalle de los comprobantes generados en

cada informe como son el prefijo, el nmero, la fecha.
Incluir artculos en cero: Incluye en el informe todos los artculos que tengan o no
movimiento.
Figura: Informe faltantes por proveedor
El informe final nos muestra las siguientes columnas:
Del Proveedor: Nit, nombre, ciudad y telfono
Del artculo: Cdigo, Descripcin, Grupo, subgrupo, Marca, Cantidad (cantidad

total del documento origen), Unidad, Facturar (cantidad pendiente por facturar o
legalizar con el documento uso) y costo.
1.11.3 DOCUMENTOS
1.11.3.1 Cronolgico
Muestra los documentos en orden cronolgico dentro de un perodo determinado.
58
Comprobantes: Es el comprobante del cual se va a generar el informe. Facturas,
remisiones, rdenes, devoluciones y cotizaciones; si quiere el informe de ms de
un documento, este procedimiento se debe hacer por separado.
Rango de fechas: Se debe especificar desde y hasta cuando deseo generar el

informe.
Casillas de verificacin
Detalle de comprobantes: Muestra el detalle de los comprobantes generados en

cada informe como son el cdigo, la descripcin del producto, la cantidad, la
unidad, el precio unitario, descuento, subtotal, iva, consumo y total item.
Anulados: Si se quiere que muestre los documentos anulados o no.
El informe final muestra los siguientes datos: fecha, nmero y fecha de

vencimiento del documento, tercero, subtotal, descuento, Iva y total.
1.11.3.2 Consecutivo
Este informe muestra en orden consecutivo los documentos dentro de un rango

determinado.
59
Comprobantes: Es el documento del cual se desea sacar el consecutivo como
son: Facturas, Remisiones, Ordenes, Devoluciones y Cotizaciones.
Rango de Prefijos: desde y hasta cual prefijo se desea sacar el informe.
Rango de nmeros: Es el nmero de acuerdo al prefijo desde y hasta el cual se va

a sacar el informe.
Detalle de comprobantes: Si desea incluir en el informe el detalle de cada

documento generado. En este caso el informe adems de mostrar los datos
bsicos del documento, muestra tambin los datos de cada uno los artculos que
se movieron en cada documento.
Anulados: Si desea que el informe tambin incluya los documentos anulados.
El informe final muestra los siguientes datos: fecha, nmero y fecha de

vencimiento del documento, tercero, subtotal, descuento, Iva y total.
1.11.3.3 Faltantes
Este informe muestra los faltantes de mercanca que cada documento tiene
pendientes por legalizar.
60
Documento origen: Es el documento del cual se genera otro documento y del cual
deseamos saber que faltantes quedaron al momento del registro del documento
en el que se us. Para este informe los documentos origen son las Ordenes,
Remisiones y Cotizaciones.
Documento usos: Es el documento en el cual se us el documento origen como

son Facturas, Remisiones y Ordenes.
Incluir artculos sin faltante: Incluye en el informe todos los artculos as no tengan
faltantes.
1.11.3.4 Impuestos en Compras
Muestra los impuestos a las ventas generados en cada documento de compras.
Rango de Fechas: fecha desde y hasta la cual se desea generar el informe.
61
Prefijo: Se debe indicar un prefijo de documento si se desea el informe de uno
especfico.
Detalle del informe: El informe final muestra los siguientes datos: fecha y nmero
de la factura de compra, Nit del proveedor, una columna por cada base de iva, el
subtotal, el valor del iva, y el total del documento. Al final del informe hace la
sumatoria de cada una de las columnas.
62
6. MANTENIMIENTO GENERAL
El mdulo de mantenimiento general del sistema permite configurar los usuarios,

las impresoras y las opciones de configuracin que se aplican a todos los mdulos
del sistema.
6.1. MANTENIMIENTO DE USUARIOS
Una vez creada la compaa usted debe crear los usuarios que tendrn acceso a
ella. No es recomendable que usted le de su nombre de usuario y clave a todas
las personas que usarn el sistema ya que de esta manera no podr identificar
responsabilidades en el registro, modificacin o eliminacin de informacin, por
tanto es deseable que cada persona tenga su nombre y clave de acceso al
sistema. Para crearlos use el mdulo de mantenimiento y la opcin mantenimiento
de usuarios.
El sistema mostrar una grilla con los datos de los usuarios registrados y desde
all podr crear, modificar, eliminar o asignar compaas a los usuarios. Para
crear un nuevo usuario presione F5 o haga clic sobre le botn Nuevo, para
consultar o modificar los datos del usuario presione F4 o haga clic sobre el botn
Consultar, Para eliminar un usuario presione el botn Eliminar o la tecla F3, para
asignar compaas use la tecla F8 o haga clic sobre el botn compaas.
6.1.1. Crear usuarios.
Para crear un nuevo usuario presione F5, ver una ventana similar a sta:
Figura: crear usuario
Cdigo: Ingrese el nombre corto de hasta 12 caracteres que identificar al usuario

en el sistema. Este nombre debe ser nico y puede aparecer impreso en el pie de
algunos informes y documentos.
Nombre: Nombre completo de la persona que ingresar al sistema.
Clave: Clave de acceso de dicha persona al sistema puede ser de hasta 10

caracteres (nmeros o letras) y distingue entre maysculas y minsculas.
63
Administrador: Marque esta casilla si desea que dicho usuario pueda realizar
cualquier tarea en el sistema incluyendo la creacin de nuevas compaas y
usuarios. Para marcarla o desmarcarla haga clic sobre la casilla o ubique el cursor
sobre ella y presione la barra espaciadora.
Para grabar presione F2 o haga clic sobre el botn grabar, para salir sin grabar
presione ESC. Al grabar el programa insertar el usuario a la base de datos pero
an no le dar acceso a ninguna empresa, usted debe manualmente asignar las
empresas como se indica adelante.
6.1.2. Consultar o modificar los datos del usuario.
Figura: consultar o modificar los daros del usuario
Una vez creado un usuario usted puede consultar o modificar sus datos excepto el
cdigo, presionando el botn Consultar o presionando F4. Los cambios realizados
afectarn al usuario la prxima vez que ingrese al sistema o inmediatamente si el
mismo es el que est realizando el cambio. Para grabar los cambios presione F2 o
haga clic sobre el botn grabar, para salir sin grabar presione ESC.
6.1.3. Eliminar usuarios.
Si desea remover completamente del programa al usuario puede usar el botn

eliminar o presionar F3 estando seleccionada. El sistema pedir una confirmacin
de la eliminacin, si usted contesta si el usuario ser borrado de la base de datos
y no podr volver a ingresar al sistema. Si el usuario estuviera trabajando en ese
momento en el sistema en ese mismo equipo u otro podr obtener como resultado
el bloqueo o el reporte de errores del sistema cuando intente grabar informacin o
generar reportes.
Asignacin de compaas.
Antes que un usuario pueda entrar a una compaa en el sistema el administrador

deber asignarle acceso a la misma presionando F8 o haciendo clic sobre el botn
Compaas. Sobre la nueva ventana deber registrar el acceso a la compaa
usando F4 y seleccionando la compaa deseada y presionando luego Grabar
(F2). Este paso debe repetirse por cada compaa a la que se quiera dar acceso.
64
Para definir los permisos dentro de cada compaa deber usar el botn acceso o
presionar la tecla F8. Sobre la grilla de accesos deber indicar si o no en la
columna de acceso para indicar si desea permitir o no el acceso a la opcin. Una
vez contestadas todas las opciones deber presionar F2 o hacer clic sobre el
botn grabar.
6.2. CONFIGURACION DE IMPRESORAS
Desde esta opcin usted puede, sin salir del sistema, consultar y cambiar las
propiedades de cualquiera de las impresoras instaladas para Windows en su
computador, estas opciones incluyen la determinacin de la impresora
predeterminada, del tamao y orientacin del papel as como acceder a las
propiedades especficas de la impresora seleccionada de manera idntica a como
lo hara desde el panel de control de Windows.
6.3. OPCIONES DE CONFIGURACION
Todo sistema requiere de unas reglas de trabajo que varan de una empresa a
otra y que van desde el nombre y NIT de la empresa hasta la posibilidad de
permitir o no modificar un precio de venta desde la factura o prohibir la venta a un
proveedor con cartera vencida. Tales opciones son solo una pequesima muestra
de las posibilidades de configuracin con que debe contar cualquier sistema que
pretenda ser funcional. En este mdulo usted encontrar ms de 100 preguntas
que determinan las reglas que aplicar el sistema al registro, consulta y
eliminacin de la informacin y que determinarn el grado de exactitud y control
que se desee aplicar a dicha informacin.
Sobre la ventana de configuracin aparecern estas preguntas agrupadas por

mdulo y dentro de cada mdulo por categoras. Cada pregunta deber ser
respondida de acuerdo a las necesidades de la empresa dentro del marco de
respuestas posibles indicado y de acuerdo a la descripcin de cmo afectan las
diferentes respuestas el comportamiento del programa.
Asegrese de entender las implicaciones que tiene su respuesta sobre el

comportamiento del programa y si tiene dudas consulte a su asesor antes de
cambiarla para evitar inconsistencias en la informacin previamente almacenada.
6.3.1. Configuracin del mdulo Compras
Las siguientes son las opciones de configuracin que se aplican al mdulo de

Compras:
COMPRAS COTIZACIONES DESCUENTO PIE COTIZACION IGUAL A

SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la
suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercanca. NO:
El descuento final es adicional a los descuentos por item.
65
COMPRAS COTIZACIONES PERMITIR MODIFICAR COTIZACIONES
PREVIAMENTE REGISTRADAS SI SI,NO SI: Permite hacer cambios en las
cotizaciones de proveedores desde la opcin de consultar
COMPRAS DEVOLUCIONES AFECTAR CUENTAS POR PAGAR CON LA

DEVOLUCION AL PROVEEDOR SI SI,NO SI: Al hacer la devolucin se afecta
la cuenta por pagar al proveedor automticamente. NO: Se debe hacer
manualmente una nota de descuento al proveedor ya que la devolucin solo
reversa el inventario
COMPRAS DEVOLUCIONES DESCUENTO PIE DEVOLUCION IGUAL A

SUMA DE DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la
suma de descuentos por item ya previamente descontados de la mercanca. NO:
El descuento final es adicional a los descuentos por item.
COMPRAS DEVOLUCIONES HACER DEVOLUCIONES SOBRE

REMISIONES NO SI,NO SI: Permite hacer devoluciones de mercanca
remisionada sin afectar las cuentas por pagar y controlando la cantidad neta por
facturar.
COMPRAS DEVOLUCIONES PERMITIR DEVOLVER ARTICULOS NO

FACTURADOS NO SI,NO SI: Permite devolver un producto que no
pertenece en el sistema a la factura indicada, NO: El indispensable que el artculo
haya sido previamente facturado en el sistema
COMPRAS DOCUMENTOS CALCULAR RETENCIONES POR ARTICULO

NO SI,NO SI: Calcula la retencin en la fuente con base en los artculos
sin usar el porcentaje del pie del documento ni la tarifa y base del cliente. NO:
Calcula las retencin de acuerdo a las tarifas y bases del cliente
COMPRAS DOCUMENTOS CODIGO DE LISTA DE PRECIOS A IMPRIMIR

EN DOCUMENTOS 1 Inidique el cdigo de la lista de precios que puede
imprimirse en los documentos de compras_articulo (inicialmente facturas)
COMPRAS DOCUMENTOS DEJAR PENDIENTES LOS ARTICULOS NO

INCLUIDOS AL TRAER DOCUMENTOS RELACIONADOS SI SI,NO SI:
Permite entregas parciales y el programa controla qu articulos quedaron
pendientes. NO: Se descarga el documento relacionado completo sin importar
cuales artculos no se entregaron
COMPRAS DOCUMENTOS INCLUIR NOTAS DE CXPAGAR EN REPORTE

DE IMPUESTOS EN COMPRAS NO SI,NO SI: Incluye las notas dbito y
crdito de proveedores en el reporte de impuestos en compras
COMPRAS DOCUMENTOS INHABILITAR FECHA EN DOCUMENTOS NO

SI,NO SI: La fecha del documento ser siempre la fecha del sistema. NO: Se
suguiere la fecha del sistema pero el usuario podr modificarla
66
COMPRAS DOCUMENTOS MODIFICAR DIAS DE VENCIMIENTO EN
DOCUMENTOS SI SI,NO NO:El usuario no prodra modificar los dias o
fecha de vencimiento de pago del documentos siempre y cuando el cliente tenga
dias definidos.SI:Sin importar que los dias sean los sugeridos para el cliente el
usuario podra modificar estos dias.
COMPRAS DOCUMENTOS MOSTRAR COLUMNA DE LOTE POR ITEM NO

SI,NO SI:La columna del lote aparece en la grilla de los documentos de
compras.NO: Es necesario indicar el lote usando la tecla F5
COMPRAS DOCUMENTOS NUMERO DE DIAS MAXIMO PARA CRUZAR

DOCUMENTO 30 5,15,30,60,90,180,365 Indique el nmero de das
que el sistema verificar para traer el listado de faltantes
COMPRAS DOCUMENTOS ORDENAR ITEMS POR BODEGA AL IMPRIMIR

DOCUMENTOS NO SI,NO SI: Imprime los items ordenados por la bodega
en caso que se haga un solo documento para varias bodegas. NO: Imprime los
items en el orden que se entraron al documento.
COMPRAS DOCUMENTOS PERMITIR CAMBIAR BODEGA POR ITEM NO

SI,NO SI: El usuario podr especificar una bodega para los items diferente de la
del documento. NO: La columna bodega por item estar inhabilitada
COMPRAS DOCUMENTOS PERMITIR CANTIDADES MAYORES A LAS

ORDENADAS NO SI,NO NO: Impide que se digiten cantidades mayores a las
unidades perviamente ordenadas.
COMPRAS DOCUMENTOS PERMITIR LLAMAR DOCUMENTOS

PREVIAMENTE USADOS EN OTRO TIPO DE DOCUMENTO NO SI,NO SI:Se
podr usar una orden de compra o cotizacin para hacer una remisin y luego la
misma orden para hacer una factura. NO:Si se uso un documento para hacer otro
desaparece del listado
COMPRAS DOCUMENTOS RECALCULAR COSTOS UNITARIOS AL

CAMBIAR IMPUESTOS INCLUIDOS NO SI,NO SI: Al cambiar la condicin
de impuestos incluidos en el encabezado se recalculan todos los precios unitarios
y los impuestos. NO: Se conserva el mismo precio unitario originalmente digitado y
se recalculan los impuestos
COMPRAS DOCUMENTOS REDONDEO AL MULTIPLO DE DIEZ EN

TOTALES 0 -2,-1,0,1,2 Indique 0: redondeo pesos, 1:redondeo a 10, 2:
redondeo a 100, -1:Redondeo a decimal, -2:redondeo a centavo.
COMPRAS DOCUMENTOS SUGERIR ULTIMO COSTO POR PROVEEDOR

O GENERAL PARA EL ARTICULO PROVEEDOR PROVEEDOR,GENERAL
PROVEEDOR:Suguiere el ltimo costo para el proveedor especfico del
documento, GENERAL: Suguiere el ultimo costo del artculo
67
COMPRAS DOCUMENTOS SUMAR CANTIDADES PENDIENTES AL
CONSOLIDAR DOCUMENTOS NO SI,NO SI: Al consolidar varios
documentos pendientes se suman las cantidades de artculos comunes. NO: Cada
nuevo artculo se agrega al final sin importar si ya existia en el documento destino
COMPRAS FACTURAS ACCION A TOMAR SI SE REPITE EL NUMERO DE

FACTURA DEL PROVEEDOR IGNORAR AVISAR,PROHIBIR,IGNORAR
AVISAR:Advierte que hay otra factura con el mismo nmero. PROHIBIR: No
permite registrar dos facturas con igual nmero del proveedor
COMPRAS FACTURAS ACTUALIZAR CANTIDADES DE LA REMISION

RELACIONADA AL GRABAR LA FACTURA NO SI,NO SI:Al grabar la factura
se modifican los costos de la remisin previamente registrada asociada a la
factura
COMPRAS FACTURAS ACTUALIZAR COSTOS DE LA REMISION

RELACIONADA AL GRABAR LA FACTURA NO SI,NO SI:Al grabar la factura
se modifican los costos de la remisin previamente registrada asociada a la
factura
COMPRAS FACTURAS AFECTAR INVENTARIO CON LA FACTURA SI

SI,NO SI: Se registra un movimiento del artculo por cada factura siempre y
cuando no se haga con base en una remisin de proveedor. NO: Nunca se mueve
el inventario con una factura
COMPRAS FACTURAS CUENTA DE IVA PARA EL REGIMEN SIMPLIFICADO

Indique la cuenta contable donde se llevar el IVA generado en las compras al
rgimen simplificado
COMPRAS FACTURAS DESCUENTO PIE FACTURA IGUAL A SUMA DE

DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma
de descuentos por item ya previamente descontados de la mercanca. NO: El
descuento final es adicional a los descuentos por item.
COMPRAS FACTURAS DESCUENTO Y VALOR ADICIONAL DEL

DOCUMENTO COMO MENOR VALOR DEL COSTO SI SI,NO SI: El
descuento del pie de factura afecta el costo unitario de los artculos. NO: El costo
unitario y la contabilizacin de las compras no incluye el desceunto en el inventario
COMPRAS FACTURAS HACER APLICACION AUTOMATICA DE ANTICIPOS

DEL PROVEEDOR AL GRABAR LA FACTURA DE COMPRA NO SI,NO
SI: Si el proveedor tiene un anticipo pendiente de aplcr se descuenta
automticmente del monto por pagar de la factura de compra hasta el valor de la
misma.
COMPRAS FACTURAS NUMERO DE EGRESO IGUAL AL DE FACTURA

PARA COMPRAS DE CONTADO NO SI,NO SI: El nmero del egreso ser
idntico al de la factura sin importar la numeracin actual de egresos (el prefijo de
68
egresos no puede ser automtico). NO:El nmero de egreso se controla por el
consecutivo
COMPRAS FACTURAS NUMERO DE FACTURA DEL PROVEEDOR

OBLIGATORIO NO SI,NO SI: No permite grabar la factura hasta que no se
indique el nmero del documento del proveedor.
COMPRAS FACTURAS NUMERO DE REMISION OBLIGATORIO NO SI,NO SI:

Se debe indicar el nmero de la remisin para poder grabar la factura de compra.
NO: El nmero de remisin es opcional.
COMPRAS FACTURAS PORCENTAJE DE RETENCION DE IVA PARA

REGIMEN SIMPLIFICADO 50 50,75 Indique el porcentaje de retencin
de IVA a aplicar en las facturas de proveedores pretenecientes al rgimen
simplificado.
COMPRAS FACTURAS PREFIJO DEL EGRESO PARA COMPRAS DE

CONTADO 0000 Indique el prefijo del egrso de caja que se usar para
cancelar las compras de contado
COMPRAS FACTURAS USAR IMPOCONSUMO COMO PORCENTAJE DE

FOMENTO SI SI,NO SI: El valor indicado por artculo como estampilla o
impocunsumo se usa como porcetaje de fomento en facturas de compras. NO: Se
usa como monto de impuesto al consumo unitario.
COMPRAS FACTURAS VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN NO SI,NO SI:

Al hacer la factura con base en una orden no se copian automticamente los
cdigos pero si se verifica que corresponda a la orden. NO: Trae automticamente
el contenido de la orden a la factura
COMPRAS GENERAL COLOR VENTANA PRINCIPAL $00FF0080 0x00000-

0xFFFFFF Indique el color en formato RGB que quiere de fondo en la ventana
principal del mdulo
COMPRAS GENERAL MOSTRAR LA CONSULTA DE ARTICULOS BAJO

MINIMO AL ENTRAR AL MODULO NO SI,NO SI:Muestra automticamente
la consulta de artculos bajo mnimo al entrar al mdulo de compras
COMPRAS GENERAL MOSTRAR LA CONSULTA DE COMPRAS X

ARTICULO AL ENTRAR AL MODULO NO SI,NO SI:Muestra automticamente
la consulta de compras por articulo al entrar al mdulo de compras
COMPRAS GENERAL PREVISUALIZAR IMPRESION DE DOCUMENTOS SI

SI,NO SI:Al imprimir cualquier documento aparece la opcin preguntando el
destino. NO:Imprime directamente a la impresora predeterminada.
COMPRAS ORDENES DESCUENTO PIE ORDEN IGUAL A SUMA DE

DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de
69
descuentos por item ya previamente descontados de la mercanca. NO: El
COMPRAS ORDENES DIAS DE VALIDEZ PARA LAS ORDENES DE

COMPRA 15 15,30,60,90,180 Indique el nmero de das de validez para
las ordenes de compra
COMPRAS ORDENES TERCERO PARA REPLICAR ORDEN DE COMPRA

COMO PEDIDO EN COMPAA RELACIONADA Indique el NIT del tercero para
replicar la orden de compra como pedido en una compaa relacionada
COMPRAS ORDENES TRAER A LAS ORDENES ARTICULOS CON

CANTIDAD EN CERO NO SI,NO NO: Slo si el promedio de ventas y la
existencia ameritan la compra se trae el artculo. SI: Se traen todos los artculos
que se le han comprado al proveedor sin importar si la cantidad sugerida es cero
COMPRAS REMISIONES DESCUENTO PIE REMISION IGUAL A SUMA DE

DESCUENTOS POR ITEM NO SI,NO SI: El descuento final es la suma de
descuentos por item ya previamente descontados de la mercanca. NO: El
COMPRAS REMISIONES PERMITIR CEROS EN COSTOS DE MERCANCIA SI

SI,NO NO: si el parmetro 'COMPRAS', 'FACTURAS', 'ACTUALIZAR COSTOS
DE LA REMISION RELACIONADA AL GRABAR LA FACTURA' es activo y se deje
en cero el costo para registrar entradas provisionales se graban con costo
promedio
COMPRAS REMISIONES VERIFICAR CODIGOS DE LA ORDEN SI SI,NO

SI: Al hacer la remisin con base en una orden no se copian automticamente los
cdigos pero si se verifica que corresponda a la orden. NO: Trae automticamente
el contenido de la orden a la remisin
70

Manual Compras

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Compras

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

1.

El mdulo de compras le permite crear, consultar y modificar todas las

Para ingresar al mdulo de compras entre al programa y seleccione la compaa

Figura. Aspecto de la ventana principal del mdulo compras

Esta pantalla se divide en tres secciones, la primera en la parte superior que

1.1.1. CONSULTA DE CONSOLIDADO DE COMPRAS

Figura. Consolidado de Compras por proveedor

Usted puede seleccionar el perodo de consulta de compras por artculo sobre la

1.1.2. Opciones de consulta desde la ventana Compras por proveedor

Sobre esta ventana de consolidado de compras por proveedor usted puede

Ubicar un proveedor: Para ubicar rpidamente un proveedor ubquese sobre la

Consultar el detalle de compras por proveedor: Una vez seleccionado el

Detalle de compras por proveedor: En esta ventana aparece en la parte superior

Figura: Consulta de compras por proveedor

Actualizacin de compras por proveedor: Usted puede actualizar la ventana de

Mostrar Consolidado de compras: Si se est trabajando en otra ventana o por

Desde esta opcin podr consultar, modificar, eliminar o crear artculos,

La pantalla de bsqueda de artculos se muestra en la figura siguiente.

Figura. Bsqueda de artculos

La pantalla de bsqueda de artculos se divide en tres partes, la parte superior,

Figura: Filtrado de Artculos Por Cdigo

Figura: Filtrado de artculos por descripcin

1.2.1.2 BUSQUEDA DE ARTCULOS

Figura: Bsqueda de artculo por cdigo

Figura: Bsqueda de artculo por descripcin

c. Otra forma de realizar la bsqueda de artculos es por medio del filtro de

En la creacin de un artculo se debe tener en cuenta dos procesos que son:

FIGURA . Nuevo artculo

En la creacin de un artculo se debe tener en cuenta dos procesos que son:

e. Marca: La marca corresponde al proveedor o al fabricante del artculo, este

FIGURA: Creacin de producto Marca - Subgrupo

FIGURA: Tarifas de IVA

2.2.2. DATOS ADICIONALES

FIGURA: Consulta de existencias

FIGURA. Ventana Datos Adicionales artculo.

F11. Contabilizacin del artculo: En esta opcin aparecen datos referentes a la

Nota: Estas cuentas deben estar previamente creadas en el mdulo de

Los botones que aparecen en la parte inferior de la consulta de artculos es la

Figura. Ventana de Existencias.

1.2.4 Eliminar un artculo

Figura: Eliminar artculo

1.2.5 Movimientos por artculo

1.2.6 Consulta de Existencias.

1.3 Buscar proveedor

El sistema desplegar una ventana como la que se muestra a continuacin.

F5. Nuevo: Esta opcin permite desplegar la ventana de creacin de un nuevo

a. Identificacin: Usted puede definir los datos concernientes a la

b. Ubicacin: Puede ingresar aqu detalles de la ubicacin del proveedor,

c. Clasificacin: En esta seccin puede indicar el cdigo del proveedor, el

d. Retenciones: Usted puede ingresar aqu los valores de base mnima,

e. Observaciones: Puede digitar en este espacio observaciones generales

F5 Contabilidad: Presionando la tecla F5 o dando clic sobre el botn Contabilidad

F4. Modificar: Usted puede modificar o consultar un proveedor existente a travs

F3. Eliminar: Si desea eliminar un proveedor ubquese inicialmente en el

Figura. Cartera por proveedor.

En esta ventana puede consultar en detalle la cartera del proveedor seleccionado

F9. Movimiento: Al presionar la tecla F9 o dar clic en el botn consultar, se

Figura: Consulta de Movimiento Proveedor

F10. Selecciona: Cuando usted ingresa a la ventana de registro de terceros a

1.4 Registro de documentos

En el registro de documentos como facturas, remisiones, devoluciones,

Elementos del Documento

La ventana de registro de documentos se divide en cuatro partes:

Encabezado: La parte superior que sirve de encabezado al documento y permite