Planificacin de proyectos basada en tcnicas predictivas

An hay muchos sectores de actividad que necesitan ejecutar sus proyectos en base a
tcnicas predictivas. La construccin de un puente requiere de una mayor previsin a largo
plazo, por lo que la etapa de planificacin de proyectos, es clave para el resultado final. Es
el momento en el que se toman las decisiones ms importantes, cuando se pueden modificar
las actividades, aadir los recursos o valorar presupuestos.

Durante esta fase inicial, se analiza el proyecto que nos presentan o presentamos nosotros
mismos. Estudiamos el grado de viabilidad despus de realizar un diagnstico de proyecto
detallado. As como se realizan planes de empresa para describir las estrategias y los
recursos para objetivos futuros, el diagnstico de proyecto en la etapa de planeamiento de
proyectos, es la base para empezar a planificar.

Despus de estudiar la viabilidad del proyecto, definir unos objetivos e identificar los
recursos necesarios, pasamos a disear un plan de trabajo. En l, se determinan las fechas,
los plazos de ejecucin y el reparto de responsabilidades. Es lo que propiamente se conoce
como planificacin de proyectos. Se trata de la hoja de ruta de un proyecto.

Las tcnicas predictivas se convierten en nuestro gran aliado, siempre que las dotemos de
flexibilidad. Gracias a ella, calcularemos automticamente la ruta ptima, adecuada a cada
momento del proyecto. Al mismo tiempo, podemos hacer tantas modificaciones como
necesitemos para valorar los distintos escenarios y el impacto que estos cambios tienen en la
planificacin. Que el resultado de aplicar el cambio es bueno? Se implementa la nueva
planificacin y listo. De esta manera, no tenemos que tener miedo a los cambios que
pueden suponer modificar el presupuesto, reajustar las especificaciones o modificar los
tiempos que van asociados a tcnicas giles de gestin.

Planificacin de proyectos predictiva y gil, al mismo tiempo

Al planificar, debemos respetar los mrgenes que permitan un trabajo posterior flexible y
ms en sectores no tolerantes a los imprevistos de ltima hora.
Debemos tener en cuenta, que cuando planificamos no estamos sentenciando
necesariamente lo que va a suceder. Recuerda que un proyecto siempre tiene vida, sino
vara durante su ejecucin es que est muerto. Adems, descubre cmo se comporta tu
proyecto cuando t no ests.
Afortunadamente, existe en el mercado una amplia variedad de herramientas para planificar
proyectos. Sin embargo, debemos hacer la distincin entre planificar y gestionar tareas, y
planificar y gestin proyectos. Porque hay aplicaciones para los dos tipos de planificacin:
trabajos sencillos, del da a da y proyectos ms complejos que no slo te ayudan a
gestionar costes sino que te asesoran para priorizar mejor y tomar decisiones eficaces. En
este ltimo caso, se enmarca la aplicacin Sinnaps, con la que todo tu equipo puede trabajar
gratis. En concreto, esta herramienta propone rutas de trabajo ptimas, acordes con las
necesidades de tus proyectos.
Y es que al final, planificar proyectos es fijar prioridades. Saber lo que hacer, cundo hacer
y con qu recursos mnimos llevar a la prctica un objetivo principal. Todo ello,
representado en grficas actuales basadas en el clsico diagrama de Gantt.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ORGANIZACIN DE PROYECTOS

La Agencia Vasca de Desarrollo Empresarial SPRI ha elaborado un declogo con

los factores que influyen en el xito de un proyecto empresarial que incluye en
su Manual Prctico para Emprender:

1. Tener claros los objetivos: humildes o ambiciosos, tienes que ponerlos por escrito
desde el principio y no perderlos de vista. No tomars las mismas decisiones si quieres
tener un negocio que heredarn tus hijos, que si aspiras a hacer crecer tu idea para venderla
a 3-5 aos vista. Tu negocio necesita foco.

2. Conocer la actividad: sin duda es de gran ayuda conocer la actividad de cerca antes de
plantear un nuevo negocio relacionado.

3. Invertir tiempo antes de invertir dinero: inevitablemente hay que conocer el mercado,
centrar los objetivos, estudiar las claves antes de plantearse invertir dinero. Estos son los
puntos bsicos para definir tu modelo de negocio.
4. Estar atentos a las necesidades cambiantes del mercado: una de las frmulas que
permiten acertar con un negocio es dar con necesidades no satisfechas. Aqu tienes
algunas ideas bsicas para analizar tu mercado.

5. Diferenciarse de la competencia: sin duda es una clave obligatoria. Estas son las claves
para analizar a tu competencia.

6. Rpido reconocimiento de las oportunidades: buscar la oportunidad hasta encontrarla.

Estas son las tcnicas ms eficaces para detectar nuevas ideas de negocio.

7. Olvidarse de la improvisacin: hay que tener rigor y tomar decisiones meditadas y

contrastadas. Aqu tienes 9 estrategias para reducir los riesgos en tu negocio.

8. Darse ms de una oportunidad: quizs nuestra primera idea no es la ms acertada,

quizs ideas sucesivas lo puedan ser.

9. Creer en el producto y saber cmo hacerlo: es importante no olvi darse de lo bsico:

Cmo se hace? Dominamos los procesos de transformacin?

10. Rasgos del emprendedor innovador: apertura a nuevas ideas y una clara voluntad de
aprender, confianza en s mismo, coraje para luchar, absoluta certeza sobre la validez de la
idea, visin a largo plazo, ser consciente de las implicaciones que conlleva ser emprendedor
y disfrutar sindolo.

Teniendo en cuenta que los tres factores ms importantes a controlar en un proyecto son: plazo,
presupuesto y calidad; existen 4 factores que toda gestin de proyectos debe contemplar por ser los
de mayor influencia en los resultados alcanzados. Estos factores no son excluyentes, han de tenerse en
cuenta a la vez, y no son los nicos, ya que existen otros que tambin pueden afectar al balance de un
proyecto. Sin embargo, s son los ms decisivos y por ello merecen una atencin especial. Se trata de:

Claridad en la definicin de objetivos.

Utilizacin de una metodologa.
Precisin en la planificacin.
Compromiso de los participantes.

Los tres primeros tienen en comn que la responsabilidad sobre ellos recae en la Direccin de
Proyecto, sin embargo, el ltimo no depende exclusivamente de los roles ejecutivos, sino que la
responsabilidad se extiende a todos los niveles del organigrama. Si bien, para conseguir alcanzar ese
compromiso es tarea de la Direccin el lograr implicar a todos los integrantes del proyecto.

Claridad en la definicin de objetivos: el paso

n1 para una gestin de proyectos de xito
La falta de claridad en la definicin de objetivos tiene varias implicaciones que afectan de
manera negativa al proyecto, a sus participantes y a la Direccin misma. En concreto:

Al proyecto: pueden producirse retrasos causados por malentendidos, es posible

que se produzca la convergencia de intereses, ser necesario invertir ms tiempo en
negociaciones, puede hacer falta terminar empelando ms recursos y, por tanto,
acabar haciendo falta un presupuesto mayor del estimado.
A la Direccin: su imagen se ve deteriorada, puede perder la confianza, es posible
que se vea abocado a una inadecuada gestin de recursos o a una asignacin de
cargas de trabajo desequilibrada.
A los participantes: puede haber malos entendidos, se empobrece la
comunicacin, pueden provocarse situaciones de insatisfaccin o prdida de
motivacin.

Gestin de proyectos y utilizacin de una

metodologa
Hoy da todo se mide, la tecnologa avanza sin tregua y la inmediatez es una exigencia.
Aplicado a la gestin de proyectos esto supone la necesidad de:

Conocer en todo momento en qu punto se est y hacia dnde se va.

Permanecer continuamente actualizado.
Priorizar la automatizacin cuando sea posible.
Mejorar las comunicaciones siempre que se pueda.

Alcanzar estos estndares no es posible sin la ayuda de instrumentos que permitan

visualizar el estado, plantear unas directrices que guen hacia las metas y establecer los
medios necesarios para compartir informacin de calidad. Las metodologas para la
gestin de proyectos renen los datos ms relevantes que se han de conocer para dirigir el
proyecto y ayudan a discernir lo esencial de lo secundario, al mismo tiempo que pueden
emplearse en s mismas como herramienta de comunicacin.

Precisin en la planificacin. Un aspecto

incuestionable en la gestin de proyectos
Muy relacionado con el punto anterior, y estrechamente vinculado a las necesidades que en
l se exponan, se encuentra el requisito de precisin en la planificacin, sin el cual el
riesgo aumenta y las posibilidades de entregar con xito el proyecto disminuyen.
La planificacin es crucial para evitar fallos que, en estadios ms tardos, en pleno
desarrollo de proyecto, pueden escapar al control. Por ejemplo:

Un error de clculo en cuanto a la duracin estimada de una actividad puede

provocar el retraso de todas las siguientes, si existan dependencias.
Un planning excesivo en cuanto a la necesidad de recursos puede hacer incurrir en
costes extra sin justificacin.
Una mala planificacin relacionada con la distribucin de recursos puede llevar a
tener que "compartir" recursos entre varias actividades, causando retrasos.

El tiempo invertido en la fase de planning es tiempo ganado en la recta final del proyecto y
el mejor ejemplo de ello es la eficiencia del mtodo de la cadena crtica, que se basa
precisamente en este principio y es la metodologa con mayores resultados de xito.

xito en la gestin de proyectos = compromiso de los participantes

Al igual que en el funcionamiento de cualquier empresa, en el transcurso de un proyecto las

personas son el activo estratgico ms importante. Cada individuo alberga un elevado
potencial y es necesario saber extraer todo el valor que puede aportar. En concreto, si se
cuenta con personas motivadas, que se identifican con las metas de proyecto, trabajan a
gusto y conocen la importancia de su aportacin personal para el objetivo global se evita:

La procrastinacin.
La aparicin del Sndrome del Estudiante.
La puesta en prctica de la Ley de Parkinson.
La proliferacin de errores humanos debidos a prdidas de atencin o falta de
concentracin.

2.Caractersticas de los proyectos de ingeniera

Los proyectos de ingeniera no son actividades de rutina y, sus parmetros

de definicin y control (objeto de proyecto; presupuesto; programacin, etc) exigen
la participacin de las ms diversas reas de la organizacin e institucionales para
minimizar los riesgos que los proyectos envuelven (financieros, econmicos,
imagen de la empresa, expansiones / adecuaciones futuras, impacto ambiental,
entre otros). De modo que, en la toma de decisiones son consideradas las
opiniones de sectores tan diversos como: Marketing, Ingeniera del producto,
Ingeniera de procesos, Operacin y Mantenimiento. Un plan concebido y
aprobado por todas las partes implicadas tiene ms posibilidades de alcanzar el
xito.
 Puede realizar programas estratgicos de largo plazo, ser un monoproyecto
de duracin generalmente menor de 3 aos o subproyectos caracterizados por
esfuerzos menores a corto plazo.

Su ciclo de vida se compone de varias fases caractersticas no siempre

bien diferenciadas, pero que deben ser analizadas individualmente para prever las
necesidades bsicas de cada una (organizacin, personal en cantidad y
calificacin, instalaciones, sistemas, etc).

Estas fases son las siguientes:

-Concepcin

-Viabilizacin

-Implantacin

-Operacin

Durante el desarrollo de las diversas fases del ciclo de vida, los requisitos
de la organizacin y las funciones que participan varan, pero si el proyecto es
muy importante para la empresa, la estructura transitoria necesaria ser en todo
momento vinculada a la Direccin y/o Presidencia de la empresa. Esta estructura
constituye la Gerencia del Proyecto que veremos en la prxima unidad didctica.

Organizacin y funciones de la gerencia del

proyecto
La organizacin de la Gerencia del Proyecto debe ser flexible pero
definiendo las responsabilidades principales y subordinadas, lo cual deja claro las
jerarquas. La autoridad efectiva del equipo se fundamenta en el conocimiento
sobre la materia, en las habilidades personales y en la capacidad de resolver los
conflictos que se presentan.

Las funciones bsicas de la Gerencia del Proyecto son las siguientes:

-Direccin del Proyecto

-Planificacin

-Programacin
 -Controles

-Organizacin de las actividades (coordinacin, inclusive de la emisin de

los documentos).

-Informes y comunicacin

-Administracin de las Licitaciones y contratos

-Fiscalizacin y auditoria de servicios

-Revisiones del Proyecto

-Reprogramacin y acciones correctivas

-Start-up o entrada en operacin

Qu es el Estudio Tcnico?

Es un estudio que se realiza una vez finalizado el estudio de mercado, que permite obtener la
base para el clculo financiero y la evaluacin econmica de un proyecto a realizar. El proyecto de
inversin debe mostrar en su estudio tcnico todas las maneras que se puedan elaborar un
producto o servicio, que para esto se necesita precisar su proceso de elaboracin. Determinado su
proceso se puede determinar la cantidad necesaria de maquinaria, equipo de produccin y mano
de obra calificada. Tambin identifica los proveedores y acreedores de materias primas y
herramientas que ayuden a lograr el desarrollo del producto o servicio, adems de crear un plan
estratgico que permita pavimentar el camino a seguir y la capacidad del proceso para lograr
satisfacer la demanda estimada en la planeacin. Con lo anterior determinado, podemos realizar
una estructura de costos de los activos mencionados.

En qu consiste el estudio tcnico?

En pocas palabras, el estudio tcnico consiste simplemente en hacer un anlisis del proceso de
produccin de un producto o servicio para la realizacin de un proyecto de inversin.

Consiste en resolver las preguntas referente a dnde, cundo, cuanto, cmo y con qu producir
lo que se desea, por lo que el aspecto tcnico operativo de un proyecto comprende todo aquello
que tenga relacin con el funcionamiento y la operatividad del propio proyecto (Baca, 2001).
 ESTUDIO ORGANIZACIONAL:

El estudio organizacional busca determinar la capacidad operativa de la organizacin duea del proyecto

con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura de la organizacin para

el manejo de las etapas de inversin, operacin y mantenimiento. Es decir, para cada proyecto se deber

determinar la estructura organizacional acorde con los requerimientos que exija la ejecucin del proyecto

y la futura operacin.

Son varias las teoras en las cuales se basa el diseo organizacional:

La teora clsica de la organizacin, por ejemplo, se basa en los principios de la organizacin propuestos

por Henri Fayol, los cuales se refieren a:

El principio de la divisin del trabajo para lograr la especializacin.
El principio de la unidad de direccin que postula la agrupacin de actividades que tengan el mismo objetivo
bajo la direccin de un solo administrador.
El principio de la centralizacin, que establece el equilibrio entre centralizacin y descentralizacin.
El principio de la autoridad y responsabilidad.

Por otra parte, la teora de la organizacin burocrtica de Max Weber, seala que la organizacin debe adoptar

ciertas estrategias de diseo para racionalizar las actividades colectivas. Entre estas se destacan la divisin del

trabajo, la coordinacin de las tareas y la delegacin de autoridad y el manejo impersonal y formalista del

funcionario La tendencia actual, sin embargo, es que el diseo organizacional se haga de acuerdo con las

circunstancias.
ESTUDIO ADMINISTRATIVO

El estudio administrativo proporciona, en un proyecto de inversin, las herramientas

que gua para los que deban administrar dicho proyecto; muestra los elementos
administrativos como la planeacin de estrategia que defina rumbo y acciones a seguir
para alcanzar las metas empresariales.

Qu es?
El estudio administrativo consistir en determinar la organizacin que la empresa deber considerar para
su
establecimiento. As tendr presente la planificacin estratgica, estructura organizacional, legalidad,
fiscalidad, aspectos laborales, fuentes y mtodos de reclutamiento, etc. Se trata de realizar un anlisis
para la obtencin de la informacin pertinente para determinar los aspectos
organizacionales del proyecto, procedimientos administrativos, laborales, aspectos legales, ecolgicos,
fiscales.

Elementos
Los elementos que encontramos en un estudio administrativo para el desarrollo en un proyecto de
inversin sern: - Planeacin estratgica. Debe identificar hacia dnde va la empresa, su crecimiento,
segn las tendencias
del mercado, economa y sociedad. Debe tener una misin que identifique propsitos organizacionales
con la exigencia social y que sirva de fundamento para tomar decisiones. La visin de la empresa debe
identificar las metas, con lo que le dar certidumbre al negocio y por tanto sus lderes podrn establecer
nuevos retos. El empresario debe establecer objetivos, guas cualitativas que lo lleven a lograr los
resultados. Las polticas definirn el rea de trabajo para la toma de decisiones, aunque no dan la
decisin en s, sino lineamientos. La poltica la establece el dueo de la empresa y pueden ser, segn
Anzola, 2002: originadas, internas, externas y jerrquicas. Las estrategias, segn Rodrguez, 2000, dan
el programa general de accin, definicin de la meta, los esfuerzos y recursos encaminados hacia el
logro de unos objetivos generales y ejecutar as la misin de la organizacin. Los valores, segn
Rodrguez, 2000, van a representar las convicciones filosficas de los gestores administradores que
llevan a la empresa hacia los objetivos para el xito. El anlisis es una herramienta para ver pasos y
acciones en un futuro. Se logra mediante el estudio del trabajo desempeado en el presente, interior de la
empresa, marcando posibles evoluciones para el xito y permite que la gerencia reflexione y tenga mejor
conocimiento de la organizacin. - Organigramas. Son recuadros que representan los puestos de la
organizacin y sus niveles jerrquicos, lneas, autoridad y responsabilidad. Deben tener claridad y
procurar no anotar nombre de quienes ocupan los puestos, no deben ser extensos ni complicados. -
Planificacin de los recursos humanos. Una vez realizado el organigrama se deben definir los puestos,
lo que dar claridad a la administracin del proyecto, son las personas quienes ejecutarn el trabajo para
lograr lo que la empresa tenga marcado como objetivos empresariales. -Marco legal y fiscal. Atiende a
la personalidad jurdica de la empresa segn lo cual articular su legislacin y fiscalidad, en base al
Cdigo Mercantil y la Ley General de Sociedades Mercantiles, adems de la legislacin tributaria
competente. -Aspecto laboral. Atiende al contrato de trabajo y al reglamento de rgimen interior. -
Aspecto ecolgico. Considerar el compromiso ecolgico que las empresa deben adquirir en su actividad.