Temas de Biblioteconoma

Descripcin archivstica:
guas, inventarios, catlogos
e ndices
La norma ISAD(G)

Autor: Csar Martn Gaviln

Fecha: 11/03/09
 Introduccin
La necesidad de la descripcin archivstica se ha basado siempre,
sencillamente, en la imposibilidad de que el usuario de archivo pueda examinar
fsicamente todos los documentos custodiados en el mismo, hasta encontrar
aquellos que sean de su inters. Por su naturaleza no es posible el libre acceso
a fondos archivsticos, a diferencia de lo que ocurre, por ejemplo, en las
bibliotecas. Por ello siempre ha sido necesario crear representaciones o
descripciones de esas entidades archivsticas, es decir, sustitutos en que se
registra la informacin sobre sus atributos y sus relaciones.

Tradicionalmente han existido dos grandes clases de representaciones

archivsticas:

De una parte, las descripciones de las unidades documentales simples o

compuestas, en que se recoga informacin sobre sus atributos (por ejemplo,
la signatura topogrfica, las fecha/s, el contenido, etc): son los tradicionales
asientos descriptivos, realizados en fichas manuscritas o mecanografiadas.
Estas fichas descriptivas se clasificaban y ordenaban, empleando para la
clasificacin otras fichas con pestaa en las que se pona la denominacin
de la serie, seccin de fondo, fondo, etc. Es decir, se registraba la relacin
de jerarqua y la posicin que ocupaba cada unidad de descripcin en la
jerarqua.

De otra parte, las representaciones de las instituciones, personas,

familias, lugares, temas, etc: son los ndices (puntos de acceso de muy
diverso tipo), realizados tambin en fichas manuscritas o mecanografiadas,
que remitan a los asientos descriptivos concretos. A travs de ellos se
consignaba, fundamentalmente, la relacin de materia entre esas entidades
y las unidades documentales simples y compuestas.

La suma de los instrumentos de descripcin de cualquier archivo ha

conformado una parte esencial del conocimiento de ese depsito de la
memoria, en la medida en que integra un conjunto organizado de informacin
destinado a resolver un determinado problema: la bsqueda y localizacin por
parte del usuario o del archivero de los recursos archivsticos concretos de su
inters, para poder posteriormente acceder a ellos.

Sin embargo, tradicionalmente no todo el conocimiento se ha registrado en

estos instrumentos. Una parte importante del mismo se ha almacenado, y
contina almacenado, en la memoria de los archiveros, especialmente en la de
aquellos encargados de la identificacin y descripcin de fondos, en la de los
responsables del los departamentos de descripcin y de los departamentos de
referencia. Por ello, la solucin del problema de bsqueda y localizacin de
recursos archivsticos por parte del usuario se ha basado tradicionalmente en la
explotacin del conocimiento grabado no slo en los instrumentos de

1
descripcin, sino tambin en la memoria de los archiveros. El archivero ha sido
esencial, y lo sigue siendo, en la medida en que proporciona valiosa
informacin a los usuarios sobre los fondos/colecciones/series concretas del
archivo a consultar y sobre los instrumentos de descripcin especficos a
utilizar, al tiempo que, en otras ocasiones, les remite, cuando es necesario, a
otros especialistas o a otros archivos. Es verdad que, en ocasiones, parte de
este conocimiento se ha registrado bajo la forma de guas de archivo y de
catlogos, de instrumentos de descripcin, pero esto no ha ocurrido en todos
los casos y los resultados han sido muy variables.

Esto no significa que este conocimiento no se haya difundido fuera de los

lmites fsicos de los propios centros de archivo. La difusin de parte de este
conocimiento se ha realizado tradicionalmente a travs de la explotacin de la
tecnologa de la impresin y edicin, bajo la forma de instrumentos de
descripcin publicados: guas, inventarios y catlogos. Con ello, se ha facilitado
el acceso a los recursos archivsticos: hace tiempo que el usuario no necesita,
en muchas ocasiones, desplazarse fsicamente al centro del archivo a consultar
los instrumentos de descripcin, dado que muchos estn publicados; slo tiene
que solicitar, por carta o correo electrnico, reproducciones de los documentos
concretos de su inters. Otra cuestin muy diferente es que todos los usuarios
tengan las mismas facilidades para acceder a estos instrumentos publicados
dado que, por lo general, se encuentran en bibliotecas especializadas.

Hoy nos encontramos en pleno proceso de cambio a una nueva situacin que
pasa por la transferencia a la Red de todo el conocimiento grabado, tanto en
los instrumentos de descripcin como en la memoria de los archiveros, de tal
forma que pueda ser explotado por parte el usuario sin la intermediacin del
archivero.

La informatizacin en el mbito de la descripcin archivstica ha llevado

aparejado un esfuerzo de normalizacin del esquema conceptual descriptivo
para poder desarrollar sistemas de informacin archivstica. Normas
internacionales como la Norma Internacional General de Descripcin
Archivstica ISAD(G) o la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad
de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias ISAAR(CPF), que
regulan a nivel muy bsico la estructura de dos tipos de descripciones (las de
los documentos de archivo y las de las instituciones, personas y familias) y
determinadas relaciones, han ayudado mucho en esa conceptualizacin, pero
se trata slo de principios bsicos que se deben desarrollar. A este reto
precisamente est dedicado el Programa NEDA (Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica), iniciado formalmente en mayo de 2007 con la
creacin de la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica
(CNEDA), rgano colegiado adscrito al Ministerio de Cultura a travs de la
Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas que pretende dotar a la

2
comunidad archivstica espaola de un conjunto de estndares nacionales en
el mbito de la descripcin archivstica.

Por otra parte, hay que tener en cuenta el desarrollo de las TICs que ha
posibilitado un intercambio de informacin cada vez ms rpido y barato. Ello
se ha traducido en otras ventajas para el usuario: ahora puede acceder a
travs de la Web, sin limitaciones espaciales o temporales, a un creciente
nmero de sistemas de informacin archivstica. Sin embargo, ahora no cuenta
con la ayuda de los archiveros, por lo que es importante incorporar al sistema
el conocimiento grabado en la memoria de los archiveros que no se registra en
los instrumentos de descripcin tradicionales.

Tampoco el usuario puede acceder de forma global a mltiples sistemas

aunque estn accesibles a travs de la Web porque la informacin que
almacenan es difcil de compartir. Esta situacin choca con las tendencias y
posibilidades que ofrecen las TICs de integracin de las descripciones
procedentes de mltiples sistemas de informacin locales en sistemas
unificados de informacin superiores, consultables a travs de la Web, y que
proporcionan valores aadidos para el usuario, sean de escala regional,
nacional o internacional, bien de modelo centralizado o descentralizado. Esta
integracin implica la conversin de los archivos y de los sistemas de
informacin locales en proveedores de datos destinados a la construccin de
bases de datos y ficheros de autoridades colectivos (reales o virtuales)
integrados en sistemas de informacin superiores gestionados por proveedores
de servicios. Pero para ello es necesario que los sistemas de informacin sean
capaces de proveer datos adecuadamente estructurados y codificados en
formatos de intercambio/comunicacin normalizados, de tal forma que puedan
ser ledos y procesados no slo por los usuarios sino tambin por las mquinas
y el software.

Todo parece indicar que es importante trabajar en la bsqueda de un consenso

del modelo conceptual de la descripcin archivstica, en el que se pueda
identificar de manera clara las entidades, atributos y relaciones. Recordemos
que en el mbito de las bibliotecas, dos estudios fundamentales de la IFLA (los
FRBR de 1997 y el borrador de los FRAD de 2007) ya han abordado:

las funciones del catlogo bibliogrfico, es decir, las tareas que puede el
usuario realizar en estos catlogos;
un modelo conceptual bibliogrfico de entidades, atributos y relaciones;
unas recomendaciones bsicas sobre los requisitos de datos bsicos de
los registros bibliogrficos nacionales.

Estos estudios han tenido un gran xito y un profundo impacto en el mundo de

las bibliotecas, dado que constituyen los cimientos de un nuevo desarrollo
normativo, internacional y nacional, de la descripcin de los recursos

3
bibliogrficos para el siglo XXI, es decir, para un entorno caracterizado por la
informatizacin, el trabajo en red y la consulta a distancia. Esos estudios son
adems el corazn de la nueva Declaracin de Principios Internacionales de
Catalogacin de la IFLA (el primer borrador fue el de Frankfurt de 2003,
revisado en Buenos Aires en 2004) que actualizan los ahora obsoletos
Principios de Pars de 1961, redactados en su da para los catlogos en fichas.

En la IFLA existe un grupo destinado a la elaboracin del Cdigo de

Catalogacin Internacional, basado en estos principios y que deber servir de
modelo para los nuevos cdigos de catalogacin nacionales. Recordemos
adems que, probablemente, ese cdigo de catalogacin internacional de
referencia ser de facto la tercera edicin de las ACCR, dado que la revisin de
las ACCR2 por parte del JSC est prcticamente acabada, y se espera que se
publiquen en los prximos meses. Este nuevo cdigo no oculta sus
aspiraciones internacionales y multidisciplinares: tiene el nuevo nombre de
RDA (Resource Description and Access); est adaptado a los nuevos
Principios Internacionales de Catalogacin y a los estudios FRBR y FRAR;
incluye reglas para la descripcin y acceso de todo tipo de recursos digitales y
analgicos; est adaptado al nuevo entorno digital y a las estructuras de bases
de datos. Incluso se estn manteniendo consultas con otras comunidades
(incluido archivos y museos) para conseguir una alineacin entre RDA y las
normas de metadatos de estas comunidades (es decir, EAD y EAC).

Instrumentos de descripcin
El resultado del proceso de descripcin se materializa en los denominados
instrumentos de descripcin. La norma de descripcin ISAD(G), como veremos
despus, no contempla la forma de presentar los elementos de descripcin, por
lo que los instrumentos de descripcin suelen ser muy variados. Su finalidad en
general es dar informacin sobre la documentacin de un archivo (total o
parcial) para localizar y recuperar dicha documentacin.

Al igual que cualquier otro tipo de documento de archivo, los documentos

electrnicos tambin deben ser objeto de descripcin y tratamiento archivstico,
con la nica particularidad de requerir metadatos especficos, y su descripcin
debe estar relacionada con los instrumentos descriptivos disponibles para la
documentacin cuyo soporte siga siendo el papel. Las caractersticas que
debera tener un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo
(SGDEA), aplicable adicionalmente a la gestin de documentos de archivos
tradicionales, en el entorno de los pases de la Unin Europea debera ser
conforme necesariamente con la nueva especificacin Modelo de Requisitos
para la Gestin de Documentos Electrnicos de Achivo (MoReq2, 2008),
preparada por la consultora britnica Serco para la Comisin Europea y bajo

4
los auspicios de su Forum DLM (acrnimo de Donnes Lisibles par Machine).
Se trata del punto de partida adecuado para establecer las bases de la
licitacin de un SGDEA, para evaluar sistemas existentes, o como directriz para
los proveedores de servicios y desarrolladores de SGDEA.

Atendiendo al nivel de detalle, los instrumentos tradicionales de descripcin

son:

Censo: Instrumento de informacin general para los usuarios y para los

profesionales. Identifica los archivos pertenecientes a un mbito determinado
(territorial, titularidad, tipo,...). Su objetivo es dar a conocer los fondos de
archivo, con datos bsicos: titularidad, direccin, personal, fondos de cada
archivo, horarios y servicios, etc. Como ejemplo podemos citar el Censo-
gua de archivos de Espaa e Iberoamrica, elaborado por el Ministerio de
Cultura

Gua: Instrumento que proporciona informacin general, exacta y concisa

sobre todos o parte de los fondos de uno o varios archivos. Describe
globalmente las grandes agrupaciones documentales (fondos), esboza la
historia de los organismos productores y facilita informacin auxiliar bsica
acerca del archivo y los servicios disponibles: horarios, instrumentos de
descripcin, publicaciones sobre los fondos, etc. Puede editarse en forma de
trptico, como un volumen de numerosas pginas, o en la pgina web del
archivo. Es el primer instrumento que necesita el usuario para acceder a un
archivo. Se trata, por lo tanto, de una herramienta genrica y aproximativa
til para ofrecer al exterior una imagen panormica de los fondos del archivo.
Ejemplo: Gua del Archivo de la Corona de Aragn (1986) o Gua del Archivo
General de Andaluca y catlogo de sus fondos y colecciones (2000)

Inventario: Instrumento de consulta que describe las series documentales

que componen las unidades archivsticas (libros, expedientes, etc.),
dispuestas segn el orden que tienen en el cuadro de clasificacin y
reproduciendo su estructura. Existen diferentes tipos de inventarios (somero,
analtico, etc.) segn la informacin que ofrezcan, pero el objetivo comn de
cualquier inventario es la descripcin de las series que conforman un fondo
para que el usuario pueda conocer el contenido de un fondo y su rpida
localizacin, al tiempo que tambin permite al personal del archivo controlar
la documentacin. Los inventarios someros son instrumentos de baja calidad
desde el punto de vista descriptivo, pero suficientes como primera medida de
acceso sobre documentos de conservacin parcial y/o temporal, y para la
gestin de grandes volmenes documentales. Los inventarios analticos, por
el contrario, logran la mejor relacin costes/beneficios porque permiten
describir uniformemente y proporcionan unos niveles de informacin
satisfactorios para los usuarios. Para facilitar su consulta y operatividad, los
inventarios suelen estar informatizados, en bases de datos (generalmente es

5
 lo primero que se informatiza en un archivo). Ahora bien, pocos se
encuentran accesibles a travs de Internet (la mayora son de consulta en el
propio archivo). En algunos casos, como por ejemplo series histricas, los
inventarios se editan como libro. Aunque depende de las necesidades
propias de cada archivo, los campos ms comunes que forman la base de
datos de inventario son:

o fondo
o cdigo de clasificacin-nivel de clasificacin
o fechas extremas, nombre de la serie
o tipo documental
o descripcin
o signatura.

Catlogo: Instrumento de consulta que describe las unidades

documentales (documentos o expedientes) de una serie, o parte de ella, que
traten de un mismo asunto. Se trata por tanto de un instrumento de
descripcin que requiere mucho tiempo para su elaboracin, pues implica el
anlisis exhaustivo de los documentos, y por ello slo se aplica para
describir determinadas agrupaciones o categoras de documentos que por
su valor estratgico en las actividades de la organizacin o patrimonial as lo
requieran (por ejemplo, series histricas o de gran demanda por parte de los
investigadores).

ndice: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabtica o

numricamente, trminos onomsticos (listados de nombres de personas
naturales o jurdicas), toponmicos (listados de nombres de sitios o lugares),
cronolgicos (listados consecutivo de fechas) y temticos (listas de materias
o tesauros), acompaados de referencias para su localizacin. Actualmente
informatizados, los ndices son instrumentos de consulta que completan la
informacin de otros instrumentos; no sustituyen en ningn caso a los
instrumentos descriptivos: en todo caso, los mejoran y complementan,
incrementando y mejorando puntos de acceso. Contienen datos concretos
de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a
la informacin. Los lenguajes de indicizacin ms empleados para reflejar el
contenidos de los documentos son los lenguajes libres (construidos a partir
de la lectura de los documentos, cuyo contenido es reflejado mediante
palabras clave o descriptores libres) y los lenguajes controlados (elaborados
a priori segn la temtica de los fondos y las peticiones de los usuarios: son
las listas de materia y tesauros).

En cualquier caso, la eleccin del instrumento que se elabora estar en funcin

de:

las necesidades de la organizacin

6
 los tipos de usuarios
el nivel de descripcin: esto es, si se quiere describir un conjunto de
archivos, todo un archivo o una seccin (recordemos que las principales
subdivisiones de un archivo son: fondo, seccin, serie, unidad documental).

El instrumento de descripcin ms generalizado en los archivos universitarios

contina siendo el inventario, ya que permite conocer las series documentales
existentes en el fondo y a partir de l, establecer el plan de organizacin del
archivo. Ya son prcticamente la mitad de las universidades espaolas las que
han elaborado este instrumento bsico. Tambin hay un creciente inters por
difundir el archivo dentro y fuera de la universidad, con la elaboracin de guas,
que muestran de forma general los fondos y los servicios del archivo. De todos
modos, todava hace falta mejorar ms en cuanto a la descripcin de los fondos
para poder acercar ms la documentacin al usuario, ya que el porcentaje de
archivos universitarios que elaboran catlogos, en tanto que suponen una
descripcin mucho ms detallada del contenido de las series documentales, es
todava mnimo. Un ejemplo a seguir es el del Archivo General de la
Universidad Complutense de Madrid, que a travs de su pgina web ofrece a
cualquier interesado la posibilidad de consultar su base de datos
permanentemente actualizada y proporciona una visin de conjunto de las
series mediante el cuadro de clasificacin.

Normas de descripcin archivstica: ISAD(G)

Antecedentes

En EEUU la llegada de las nuevas TICs y los esfuerzos de normalizacin

bibliotecarios de los aos 60 y 70 (formato MARC, AACR2 y ficheros de
autoridades) mejoraron sustancialmente el acceso universal a los recursos
bibliogrficos a travs de los catlogos colectivos en lnea que podan estar
disponibles sin limitaciones geogrficas y temporales. Esto hizo posible que en
las dcadas de los 80 y 90 tanto OCLC como la RLIN del RLG, se pusieran a la
cabeza como los catlogos colectivos de facto para las colecciones
bibliogrficas de EEUU y buena parte del mundo.

A comienzos de los 80, la comunidad archivstica se haba quedado, frente a

sus colegas bibliotecarios, muy retrasada: su enorme volumen de informacin
descriptiva no formaba parte de ninguna base de datos nacional, ni tampoco de
las redes y sistemas bibliogrficos. La explotacin de las nuevas TICs
implicaba abordar un esfuerzo de normalizacin que no se haba realizado: se
necesitaban normas que regularan la estructura, el contenido y el intercambio
de los datos.

7
Por lo que respecta a las normas de estructura e intercambio de datos, la
situacin slo cambi tras los trabajos realizados entre los aos 1980-1984 por
el National Information System Task Force (NISTF), materializados en la
creacin de un nuevo formato comn de intercambio de datos, el formato
USMARC AMC aprobado en 1983: una adaptacin del formato USMARC que
posibilitara la inclusin de las descripciones archivsticas en los sistemas y
redes bibliogrficos basados en este formato.

Por lo que respecta a las normas de contenido de datos para la elaboracin de

los registros ajustados al nuevo formato, Steven L. Hensen elabor un manual
general que intentaba conciliar los principios archivsticos con las AACR2:
Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM), cuya primera edicin
apareci en 1983 (2 ed. de 1989).

Por tanto, desde 1984 fue principalmente el tndem normativo integrado por el
formato USMARC AMC y APPM el que permitira a la comunidad archivstica
explotar las nuevas TICs para la difusin universal de sus descripciones de
fondos y colecciones, a travs de las redes y sistemas bibliogrficos (RLIN,
OCLC, NUCMC). Los resultados fueron revolucionarios, y por primera vez
dejaron muy claro en la Comunidad Archivstica de EEUU el valor de las
normas.

Sin embargo esos registros USMARC AMC slo constituan, por lo general,
descripciones a nivel de fondo, coleccin o serie. La voluminosa informacin
descriptiva archivstica de los niveles inferiores (expedientes, unidades
documentales) no haba entrado en las redes y sistemas bibliogrficos, sino
que permaneca en los depsitos. El usuario estaba obligado a consultar la
informacin descriptiva en los depsitos mismos, a pesar de que la llegada de
Internet ya haba hecho saltar por los aires los obstculos geogrficos y
temporales.

Se necesitaban normas especficas que regularan, de manera detallada, la

estructura y la codificacin de datos para el intercambio/comunicacin entre
sistemas de las descripciones archivsticas de cualquier nivel y de los registros
de autoridad. Basndose en estos antecedentes, el ICA/AIC (Consejo
Internacional de Archivos) empez a trabajar en la elaboracin de una
normativa internacional que marcara las directrices para la descripcin de los
documentos de archivo: la ISAD(G), cuya 2 versin se present en el ao
2000, y la ISAAR(CPF), cuya 2 versin se present en el ao 2003.

La norma ISAD(G)

La norma ISAD(G) se concibe como una gua general para la elaboracin de

descripciones archivsticas: contiene reglas generales para la descripcin que
se pueden aplicar a cualquier tipo documental y soporte fsico de la
documentacin, excepto para materiales especiales. No se concibe como una

8
 ISAD(G)
1988: Ottawa. La CIA organiza un
encuentro internacional de expertos en
estndares descriptivos. Como
resultado, se forma un grupo de trabajo
para concretar el proyecto de
normalizacin internacional de la
decripcin archivstica.
1992: Madrid. Segunda reunin
plenaria de la comisin CIA sobre
normas. Se discute y modifica el primer
borrador. Se difunde el borrador.
1993: Estocolmo. Se examina y revisa
nuevamente el texto de la norma. Se
aprueba la primera versin definitiva de
las ISAD(G), tambin conocido como
primera edicin.
1995: Madrid. El MCU publica la
versin espaola de la 1 ed. de las
ISAD(G)
1998: Acaba el plazo de aceptacin de
enmiendas al texto de la primera
versin definitiva de la norma ISAD(G).
Se abre as el proyecto de la 2
2000: Ottawa. Se publica la 2 ed.
2000: Madrid. La versin espaola ve
la luz, patrocinada por el Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte.
1990: Hrn-Grenzhausen (Alemania).
Primera reunin plenaria de la
comisin CIA sobre normas. Como
resultado, se elabora un plan de
trabajo y se acuerda tomar en
consideracin estndares ya
existentes. Se comparan las normas de
EEUU, CA y GB.
1992: Montreal. Asamblea General CIA
aprueba los principios relativos a la
descripcin archivstica.
1994: Ottawa. Se publica con apoyo
financiero de la Unesco. En el propio
prefacio se propone un ciclo de
revisin de cinco aos.
1996: Pequn. La comisin pasa a ser
comit permanente: Comit de Normas
de Descripcin.
1999: Estocolmo. El Comit sobre
normas de descripcin aprueba la 2
ed. de las ISAD(G), tras cinco aos de
prueba y recogida de propuestas y
sugerencias.
2000: Sevilla. Se presenta en sociedad
la 2 ed., en el contexto del XIV
Congreso Internacional de Archivos.
norma exclusiva sino que ha de ser utilizada conjuntamente con las respectivas
normas nacionales.

En general, ISAD(G) se caracteriza por ser una norma, con una

macroestructura muy definida pero muy flexible en cuanto a nivel de
descripcin, profundidad de descripcin, detalle de descripcin de los
diferentes elementos, etc.

El nmero de niveles de descripcin depende del volumen, complejidad del

fondo, demandas de informacin de los usuarios, valor histrico de los
documentos, etc. Las 5 unidades de descripcin (documento o conjunto de
documentos objeto de descripcin) bsicas segn la norma ISAD(G) son:

Fondo
Subfondo
Serie
Expediente
Unidad documental

El nivel de descripcin fundamental, a partir del cual se establece el plan de

descripcin de un archivo, es el fondo.

En cuanto a la profundidad en la descripcin, la ISAD(G) establece 26

elementos descriptivos, de los cuales seala 6 como esenciales: cdigo de
referencia, ttulo, productor, fechas, volumen de la unidad de descripcin y nivel
de descripcin. El resto depender de la naturaleza de la unidad de
descripcin.

Otra caracterstica bsica de la ISAD(G) es la descripcin multinivel: esto es,

debe describirse el fondo y todas sus partes (lo que conocemos como
agrupaciones documentales) con los elementos adecuados a su nivel y de
forma independiente, pero todo debe estar relacionado de manera jerrquica.

Las reglas para la descripcin multinivel son las siguientes:

Descripcin de lo general a lo particular

Informacin pertinente para cada nivel de descripcin
Vinculacin de las descripciones
No repeticin de la informacin

Est orientada principalmente a los fondos histricos pero puede adaptarse a

los fondos administrativos.

Los 26 elementos que componen las ISAD(G) se estructuran en 7 reas de

informacin descriptiva, de los cuales se utilizarn los que ms interesa al
objeto de descripcin. Son los siguientes:

10
1. rea de mencin de identidad
(contiene la informacin esencial para identificar la unidad de descripcin)

a. Cdigo(s) de referencia
b. Ttulo
c. Fecha(s) extremas de produccin
d. Nivel de descripcin
e. Extensin y soporte de la unidad de descripcin (cantidad, volumen o
tamao)

2. rea de contexto
(contiene informacin relativa al origen y custodia de la unidad de
descripcin)

a. Nombre(s) del productor (es)

b. Historia Institucional/Resea biogrfica
c. Historia Archivstica
d. Forma de ingreso

3. rea de contenido y estructura

(contiene informacin relativa al objeto y organizacin de la unidad de
descripcin)

a. Alcance y contenido
b. Informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin
c. Nuevos ingresos
d. Sistema de organizacin

4. rea de condiciones de acceso y utilizacin

(contiene informacin relativa a la accesibilidad de la unidad de descripcin)

a. Condiciones de acceso
b. Condiciones de reproduccin
c. Lengua/escritura del material
d. Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
e. Instrumentos de descripcin

5. rea de documentacin asociada

(contiene informacin relativa a aquellos documentos que tienen una
relacin significativa con la unidad de descripcin)

a. Existencia y localizacin de los documentos originales

b. Existencia y localizacin de copias
c. Unidades de descripcin relacionadas
d. Nota de publicaciones

11
 6. rea de notas
(contiene informacin especial y aquella otra que no ha podido incluirse en
ninguna de las dems reas)

a. Notas

7. rea de control de la descripcin

(contiene informacin relativa al cmo, cuando y quin ha elaborado la
descripcin archivstica)

a. Nota del archivero

b. Reglas o normas
c. Fecha(s) de la(s) descripcin(es)

Otras normas: ISAAR(CPF)

Relacionada con la ISAD(G), el CIA/ICA ha elaborado otra norma internacional

con el objetivo de normalizar la forma y el contenido de los puntos de acceso
en la descripcin archivstica: la Norma Internacional sobre Encabezamientos
Autorizados Archivsticos para Entidades, Personas y Familias: ISAAR(CPF).
En esta norma se especifica el tipo de informacin que debe incluirse en un
encabezamiento autorizado archivstico. Se describen las entidades, personas
o familias que aparezcan como productores en las descripciones archivsticas.

Se estructura en 3 reas:

1. rea de control de autoridades

a. Cdigo de identificacin
b. Tipo de registro de autoridad archivstico
c. Entrada de autoridad
d. Entradas paralelas
e. Trminos no aceptados
f. Entradas de autoridad relacionadas

2. rea de informacin

a. Organismos
b. Personas
c. Familias

3. rea de notas

a. Notas del archivero/a

b. Reglas o normas
c. Fecha

12
 ISAAR(CPF)
1993: Ottawa. Una subcomisin de la
Comisin de la CIA elabora un
documento de trabajo.
1994: La Haya. Se presenta un
borrador, que fue debatido, corregido y
completado. Se difunde el borrador.
1996: Ottawa. Se publica con apoyo
financiero de la Unesco.
1996: Barcelona. Se publica la versin
catalana con apoyo de la Associaci
d'Arxivers de Catalunya y el
Departament de Cultura de la
Generalitat de Catalunya.
2000: Ottawa. El Comit inicia un
proceso de revisin de las
ISAAR(CPF).
2001: Bruselas. Se toma en
consideracin comentarios y se inicia
el proceso de redaccin de un borrador
de la revisin de la norma.
2002: Ro de Janeiro. El Comit
depura el borrador
2003: Canberra. Se toman en
consideracin los comentarios y se
aprueba la versin final de norma
revisada.
2004: Viena. Se presenta en forma de
publicacin en el Congreso de la CIA
1993: Liverpool. La subcomisin se
reune para estudiar cuestiones
relativas a los puntos de acceso en las
descripciones archivsticas. Propone
elaborar una norma sobre esta
cuestin. Toman en consideracin el
control de autoridades en EEUU y CA,
y tambin trabajo realizado en este
sentido por la IFLA.
1995: Paris. La Comisin se rene y
aprueba la primera versin
1996: Pequn. La comisin pasa a ser
comit permanente: Comit de Normas
de Descripcin.
1997: Madrid. La Direccin General del
Libro, Archivos y Bibliotecas (MCU)
publica la versin espaola de la 1 ed.
de las ISAAR(CPF)
2001: Acaba el plazo de aceptacin de
enmiendas al texto de la primera
versin definitiva de las ISAAR(CPF).
2002: Madrid. El Comit depura el
borrador
2003: Ottawa. Se publica el borrador
en la web. Se abre un plazo para
recibir comentarios.
2004: Paris. Se publica la 2 ed.
2004: Madrid. La versin espaola ve
la luz, patrocinada por el Ministerio de
Cultura
Otras normas: EAD

Siguiendo con los esfuerzos de normalizacin en la descripcin e intercambio

de informacin de documentacin entre profesionales, a lo largo de la ltima
dcada del siglo pasado se desarroll en EEUU la norma EAD (Encoded
Archival Description), que est mantenida por la NDMSO de la LC en
asociacin con la Society of American Archivists (SAA). Aunque su uso es
todava muy minoritario en Espaa, se est extendiendo rpidamente fuera de
nuestras fronteras. En 2002 apareci la 2 versin de EAD (la primera es de
1998), que se define como una XML DTD (definicin de tipo de documento
XML) diseada especficamente para marcar informacin contenida en
instrumentos de descripcin archivsticos. Es importante entender que EAD
codifica instrumentos de descripcin, y no los documentos de archivo. EAD es
un lenguaje de codificacin mediante etiquetas compatible con la ISAD(G).
Muchos de los elementos EAD han sido o pueden ser relacionados con otras
normas como MARC 21 o Dublin Core, aumentado as la flexibilidad e
interoperabilidad de los datos.

Ms de la mitad de los archivos universitarios espaoles utilizan normas

internacionales para describir parte o toda la documentacin, conscientes de
las ventajas que comporta la normalizacin de los procedimientos e
instrumentos para una gestin eficaz y de calidad. Normalmente, los archivos
empiezan utilizando las normas a nivel general, para las guas, y
progresivamente, adaptan todos los instrumentos a estas normas. Durante los
ltimos aos el Grupo de Trabajo de Descripcin de la CAU ha realizado un
gran esfuerzo para difundir las normas ISAD(G), las ms usadas entre los
archivos universitarios. En ningn caso se trabaja con las EAD.

BIBLIOGRAFA

Jos Ramn Cruz Mundet. La gestin de documentos en las organizaciones.

Madrid: Pirmide, 2006, p. 211-228

Abelardo Santamara Gallo. La Norma Espaola de Descripcin Archivstica

(NEDA): anlisis y propuesta de desarrollo. Madrid : Subdireccin General de
los Archivos Estatales, 2006.

Alfonso Daz Rodrguez. "Descripcin normalizada: norma ISAD(G)". En:

AABADOM, n. XI (1/2) 2000, p. 4-13

Kristi L. R. Kiesling. Descripcin Archivstica Codificada (EAD): desarrollo y

potencial internacional. En: Lligall: revista catalana d'Arxivstica, N. 17, 2001,
p. 73-88

14