Gestin de Tecnologa de la Informacin

Ernesto Karlo Celi Arvalo

Objetivos y caractersticas del sistema de informacin.

Los objetivos bsicos de todo sistema de informacin no son otros que:

- Suministrar a los distintos niveles de la direccin la informacin necesaria para la

planificacin, el control y la toma de decisiones.

- Colaborar en la consecucin de los objetivos de la empresa, apoyando la

realizacin y coordinacin de las tareas operativas.

- Extraer ventajas competitivas de su entorno.

Para asegurar que el sistema de informacin realmente d soporte a l a consecucin de

los objetivos bsicos, la empresa debe realizar una adecuada definicin y planificacin
del mismo antes de su implantacin, teniendo en cuenta que: el sistema de informacin
debe basarse en los objetivos definidos por la empresa y, por tan to, en las estrategias
definidas para alcanzar dichos objetivos; y que su diseo debe adaptarse a las
circunstancias especficas, necesidades y recursos de la empresa.

Para cumplir eficientemente con los objetivos sealados, todo sistema de informacin
deber contar con ciertas caractersticas principales, entre las que se destacan:

- Fiable: Que proporcione informacin de calida, sin errores.

- Selectivo: Que suministre slo la informacin necesaria para el objetivo que se le

haya asignado, obviando la informacin no necesaria.

- Relevante: Que la informacin suministrada sea de una importancia tal que

interese al destinatario.

- Oportuno: Que el sistema proporcione la informacin en el momento en que se

necesita. Casi siempre es ms til una informacin a tiempo, aunque posea ciertas
deficiencias (sea incompleta), que una informacin a destiempo por mucha calidad
que tenga.

- Flexible: El diseo del sistema debe permitir su fcil modificacin para adaptarlo a
las necesidades cambiantes de la organizacin y a las variaciones del entorno.

Tambin hay que ser consciente de que los sistemas de informacin slo sern de
utilidad mientras no supere su alcance. Alcance que se define en funcin de los datos

1
Gestin de Tecnologa de la Informacin
Ernesto Karlo Celi Arvalo

que se puedan obtener; del costo de obtenerlos, depurarlos, almacenarlos, procesarlos y

recuperarlos; y del valor que tenga para el usuario de la informacin de salida generada.
Es decir, el sistema de informacin ser de utilidad mientras el valor de la informacin
de salida proporcionada por el sistema supere al costo de obtenerla.

Alcance de un sistema de
informacin.
informacin
Valor de la

Valor
Costo

Costo de la informacin

Tecnologas de la informacin en el sistema de informacin .

Conceptualmente, los sistemas de informacin pueden existir sin el soporte de la

tecnologa de la informacin; sin embargo, la potencia de clculo, y la capacidad de
anlisis de datos proporcionada por los ordenadores, y la facilidad y rapidez en la
distribucin de la informacin proporcionada por las redes de comunicacin, hacen que
estas tecnologas se hayan convertido en muy poco tiempo en relevantes para la gestin
empresarial.

Bajo estas consideraciones se define entonces al sistema de informacin como un

sistema usuario-mquina para proveer informacin que apoye las operaciones, la
administracin, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El concepto
usuario-mquina refleja que los usuarios y las tecnologas de la informacin forman un
sistema combinado donde se obtienen resultados por la interaccin de ambos. El usuario
se encarga de la entrad de datos al sistema, de especificar las instrucciones de o peracin
y de hacer uso de la informacin de salida.

2
Gestin de Tecnologa de la Informacin
Ernesto Karlo Celi Arvalo

Sistemas de informacin y niveles de decisin.

El primer objetivo de todo sistema de informacin consiste en suministrar a los distintos
niveles de direccin la informacin necesaria para la planificac in, el control y la toma
de decisiones. De esto se extrae que el sistema de informacin debe desempear un
importante papel en todos y cada uno de los niveles de decisin de la empresa. Estos
niveles de decisin se relacionan con los niveles jerrquicos d e la empresa (alta
direccin o nivel estratgico, nivel medio o tctico y nivel operativo).

Nivel Decisiones

Alta Direccin Estratgicas

Estrategi
cos

Nivel Medio Tcticas

Nivel Operativo Operativas

En cuanto a la naturaleza de las decisiones en cada uno de los niveles de decisin, se

puede decir que en el nivel estratgico las decisiones suelen involucrar el largo plazo,
presentan alto riesgo, e implican un proceso complejo de toma de decisiones, ya que se
manejan datos, intuiciones y percepciones subjetivas del entorno. En el nivel operativo
se trabaja a corto plazo, con un riesgo bajo y reducida complejidad en los probl emas a
resolver. Se manejan decisiones repetitivas, rutinarias y de elevada estructuracin. Las
decisiones del nivel tctico presentan caractersticas que se sitan entre las del nivel
estratgico y las del nivel operativo.

3
Gestin de Tecnologa de la Informacin
Ernesto Karlo Celi Arvalo

Caracterstica de las
Nivel Plazo Riesgo Complejidad
decisiones.
No estructuradas, creativas,
Estratgico Largo Alto Alta innovadoras, no rutinarias, no
programables.
Tctico Medio Medio Media Semiestructuradas
Estructuradas, repetitivas,
Operativo Corto Bajo Baja
rutinaria, programables

Estructura conceptual del sistema de informacin.

La estructura conceptual visualiza al sistema de informacin como una federacin de
subsistemas de informacin que proveen soporte a los requerimientos de informacin
del nivel operativo, tctico y estratgicos para cada una de las funciones organizativas
de la empresa. Para ello, la estructura conceptual cuenta con datos y aplicaciones
particulares para cada subsistema funcional y nivel de decisin, por un lado, y con datos
y aplicaciones compartidos que actan como elementos de integracin facilitando el
intercambio de informacin a travs de los diferentes niveles de decisin y de las
distintas funciones organizativas, por el otro lado.

Datos y
aplicaciones
particulares del
<---- Niveles de decisin ---->

nivel estratgico

Aplicaciones comunes
Datos y
Alta direccin
Operaciones

Financiero
Comercial

aplicaciones
Personal

<-->
particulares del
nivel tctico

Datos y
aplicaciones
particulares del
nivel operativo

Datos y aplicaciones funcionales

<---------->

<--------- Subsistemas funcionales -------->

Datos Compartidos

4
Gestin de Tecnologa de la Informacin
Ernesto Karlo Celi Arvalo

Componentes del sistema de informacin

La estructura conceptual del sistema de informacin es el esquema de lo que se quiere
construir, mientras que los componentes son los elementos con los que se hace realidad.
Aunque los sistemas de informacin de las distintas organizaciones suelen ser muy
diferentes, sus componentes son siempre los mismos. Dichos elementos son:

- El subsistema fsico o hardware: Es el lugar fsico donde el subsistema lgico

realiza el tratamiento de los datos. El subsistema fsico proporciona las siguientes
funciones bsicas: entrada, salida, almacenamiento y procesamiento de datos y
programas; y comunicacin entre dispositivos.

- El subsistema lgico o software: Son las instrucciones, estructuradas en programas,

que se dictan al subsistema fsico qu tratamiento realizar sobre los datos.

- El subsistema de datos: Es el conjunto de datos a partir de los cuales el sistema

obtendr, tras un tratamiento adecuado, informacin de salida til. Estos datos se
encontrarn almacenados en archivos, ficheros y bases de datos.

- Elementos humanos: Se incluye en este subsistema al personal tcnico, ya sean del

departamento de sistemas de informacin, ya sean externos a la empresa y a los
usuarios del sistema de informacin, tanto internos como externos.

- Subsistema de procedimientos: Es el formado por las rutinas organizativas.

5
Gestin de Tecnologa de la Informacin
Ernesto Karlo Celi Arvalo

Elementos humanos

Procedimientos.

Sistema informtico.

Datos
Informacin

Datos
Hardware Software

Procedimientos para determinar las necesidades de informacin

- Encuesta: Permite conocer las necesidades de informacin preguntando

directamente a los utilizadores de la informacin. Implica que el utilizador sea
capaz de definir que datos necesita y como desea que le sea proporcionada la
informacin.

- Sistema de informacin existente: Es el resultado de la evolucin de la empresa y

recoge las necesidades de informacin que hasta ahora se han producido; puede
servir de base para definir un nuevo sistema de informacin, al que se le
incorporan los datos necesarios.

- Sistema operativo: Compuesto por las personas, equipos, procedimientos, etc. Ha

de permitir detectar qu informacin se emplea y por qu.

- Experimentacin con un prototipo de sistema de informacin: Es til cuando las

personas no son capaces de indicar qu informacin necesitan. Como la
identificacin y diseo de un sistema de informacin concreto pasa por el
conocimiento de la informacin necesaria, se puede disear un prototipo y tras
una serie de ensayos elegir el sistema de informacin a aplicar.