REUNIONES PRODUCTIVAS

Quin no ha tenido el sentimiento de perder el tiempo en reuniones improductivas?

En Espaa normalmente se organizan muchas reuniones. Para averiguar si en tu organizacin

sabis organizar reuniones eficaces deberas preguntarte:

Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?

Empiezan y acaban a la hora planeada?
Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversacin a otra sin
ningn orden?
Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecucin?

Si puedes contestar positivamente a muy pocas de estas preguntas es que no optimizis las
reuniones, por lo que deberais implementar un proceso para mejorar este problema.

Primero, y antes de convocar cualquier reunin, tienes que hacerte una pregunta fundamental:
Es imprescindible organizar esta reunin? Plantate si no hay otro modo ms eficaz de
solucionar el tema a tratar (email, vdeo conferencia etc.).

Si no lo hay, entonces te recomendamos seguir los siguientes pasos que te ayudarn a organizar
reuniones productivas en tu organizacin:

Primero de todo, piensa que tambin existen herramientas que permiten hacer reuniones online
a travs de videoconferencias entre los miembros. Si optas por esta forma podrs evitar
desplazamientos y ahorrar gastos.

Algunas herramientas interesantes para hacer reuniones online a travs de videoconferencia

son:

Join Me
Go to Meeting
Team Viewer
Mikogo

La preparacin para tener reuniones eficaces

1. Definir el objetivo de la reunin y los temas a tratar.

2. A quien convocar. Slo debes convocar a las personas directamente involucradas en uno
de los temas a tratar. De hecho, cada uno de los asistentes debera ser responsable de
intervenir en un punto de la reunin. Nadie debera ir de "oyente".
3. Calcular la duracin de la reunin. Para que una reunin sea eficaz, no debera exceder
de una hora y media. Ms all de este tiempo, la atencin y participacin de los asistentes
ir decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervencin de cada asistente para
calcular bien el tiempo necesario de reunin y respetarlo.
4. Reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
5. Redactar el acta y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los
responsables de cada uno de ellos.
6. Adjuntar la documentacin necesaria a la convocatoria. Para evitar enviar documentos y
acabar teniendo varias versiones de un mismo documento, asegrate de que el material
necesario est siempre a disposicin de quien lo necesite. Puedes ayudarte de
herramientas en la nube (cloud) como, por ejemplo: Google Docs, Dropbox, Google Drive,
SkyDrive, Evernote o iCloud.
7. Elegir una hora y un da. A veces, es complicado conseguir alinear las agendas de todos
los asistentes y por ello recomendamos que te ayudes de herramientas de planificacin
 que te permitan ver la disponibilidad de los asistentes y enviarles la convocatoria
como: Doodle, Google Calendar, Microsoft Outlook, Scheduleone, TimeBridge o Pleft.
8. Enviar la convocatoria una semana antes de la reunin.
9. Preparar el espacio. Asegrate de pedir todo el material necesario (can, wifi etc.) para
que los asistentes puedan llevar a cabo su intervencin.
10. El desarrollo. Para que una reunin sea eficaz, es fundamental que haya un moderador
que vele por su buen desarrollo. Tiene que empezar por leer el orden del da (el acta).
Tal vez, alguno de los asistentes quiera cambiar algo y es el momento de saberlo. El
moderador debe asegurase que durante la reunin se siga el orden da y se respete el
tiempo asignado a cada intervencin, as como la duracin acordada.
11. El cierre. Es la fase ms importante. Es el momento de definir acciones, los responsables
de cada una de ellas y los plazos de ejecucin (todo ello deber constar claramente en
el acta).
12. El acta. Se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo,
todos los asistentes deberan tomar nota durante una reunin, apuntar las tareas que
tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecucin de las
mismas.

En relacin al ltimo punto, algunas herramientas de gestin de tareas pueden ser muy tiles:

Remember the Milk

Wunderkit
Any.do
Flow
Teambox
Backpack