Funcin: Conjunto de actividades que en el marco de una normativa concreta son necesarias para

llevar a cabo los fines de una organizacin.

Funcin de archivo: Todas las funciones, actividades y operaciones realizadas por los archiveros.

Gestin documental: Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso de los
documentos a lo largo del tiempo.

Gestin de documentos y administracin de archivos: Expresin que atae a una doble gestin
paralela e interrelacionada que afecta a los documentos de archivo y a los archivos y est
fundamentada en el principio de procedencia y en el ciclo vital de los documentos.

ndice: Lista alfabtica de nombres de personas, de nombres geogrficos y nombres de materia

contenidas en un documento de archivo.

Indexacin: Es una forma especfica de representar mediante descriptores el contenido y el

contexto de un documento.

Institucin archivstica: Son las instituciones que custodian documentos de archivos.

Inventario: Instrumento de descripcin que ofrece la representacin estructurada de las series de

un fondo.

Memoria: Es la retencin del recuerdo de algo pasado, reciente o remoto.

Metadato: Son datos estructurados y controlados que describen el contexto, el contenido y la

estructura de los documentos y se gestin a lo largo del tiempo.

Ordenacin: Consiste en unir elementos de un conjunto relacionndolos unos con otros de acuerdo
a una unidad de orden establecida de antemano.

Organizacin: Adaptacin fsica de un fondo a la estructura que corresponde.

Original: Es el documento fechado, validado, testimonio y prueba del hecho.

Poltica de gestin de documentos: Conjunto de orientaciones y directrices que llevan a la

implantacin y aplicacin de la gestin de documentos en una organizacin.

Prstamo de documentos: Entrega temporal de un documento a su unidad productora o autorizada

Procedimiento administrativo: Es la secuencia de una actividad administrativa integrada por

trmites que concluyen a una resolucin.

Proceso: Es una sucesin de actuaciones pluridisciplinares por etapas o fases que buscan un
resultado.

Produccin de documentos: Permite la produccin de los documentos a partir de su nacimiento en

el momento de iniciarse la tramitacin administrativa hasta su resolucin.

Productor: Agente que produce documentos en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Registro: Responsable de la entrada y salida de documentos, personas y productos.

Registro archivstico: Registro de informacin que afecta a los archivos documentos.

Restauracin: Proceso que permite la reparacin de deterioros fsicos documentales.

Seccin:

Seccin de archivo: Expresin equivoca mantenida en muchos archivos histricos que ha supuesto
una agrupacin de fondos o fracciones de fondo de alguna manera relacionadas.

Serie: Sucesin o conjunto de documentos producidos por uno o ms agentes responsables.

Serie relacionada: Serie que tiene informacin complementaria a la de una serie principal.

Serie subordinada: Conjunto de documentos de un trmite del procedimiento que regula la

actividad.

Sistema de archivos: Estructura administrativa integrada por los archivos sobre los que tiene
competencia, que es responsable del desarrollo y ejecucin de una poltica archivstica.
Soporte: Material fsico o lgico donde se registra la informacin del documento.

Subfondo:

Subseccin: Es una divisin de la seccin, de la divisin de fondo o del subfondo en el cuadro de

clasificacin de un fondo.

Subserie: Conjunto de documentos, dentro de una serie, agrupados en razn de modalidades de la

actividad que testimonia la serie, en razn de destinatarios o de beneficiarios de la actividad o en
razn de criterios geogrficos.

Tabla de valoracin: Instrumento que establece los plazos de conservacin y transferencia de una
serie determinada junto con los requisitos para el acceso.

Tipo documental: Es la estructura y disposicin de los elementos de informacin de un archivo.

Tipo de documento: Modelo de documento aplicado a un conjunto de documentos por sus

caractersticas fsicas que no por la forma o estructura de su informacin.

Tipologa de documentos: Distintos modelos de documentos que resultan de del estudio de

determinadas caractersticas de estos.

Tramite: Cada uno de los estadios y diligencias reconocidos en un procedimiento administrativo

hasta su conclusin.

Transferencia: Traspaso regulado y peridico de documentos y de la responsabilidad de ellos.

Tratamiento archivstico: Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que
componen el proceso documental de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo
vital de los documentos.

Tratamiento documental: Actuacin de los archiveros sobre los documentos centrada en

organizacin y descripcin.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que
est bajo su consideracin.

Unidad archivstica: Unidad documental compuesta.

Unidad de conservacin: Unidad fsica manejable para contener documentos, de utilidad a la hora
del ingreso y salida, de la instalacin, localizacin, de la eliminacin y conservacin documental.

Unidad de descripcin: Conjunto de documentos tratados como sujeto de una descripcin.

Unidad documental: Trmino archivstico que sirve para identificar, denominar y, en el caso en el
caso de la descripcin, representar de forma genrica al documento de archivo como la menor
unidad de descripcin.

Valor administrativo: Valor primario de un documento que va unido a la finalidad inmediata del
documento ligada a su utilidad administrativa, financiera o legal.

Valor archivstico: Conjunto de valores administrativos, legales, probatorios y/o informativos que
justifican la conservacin permanente de los documentos.

Vigencia administrativa: Es el plazo fijado en cada procedimiento administrativos para generar

derechos y obligaciones.