PROCEDIMIENTOS

DEL DELEGADO
C5.1.F39
Versin 9.

Prohibida la reproduccin total o parcial sin previa autorizacin escrita del ICFES
 ESTRUCTURA APLICACIN

COORDINADOR NACIONAL

COORDINADOR DE NODO

DACTILOSCOPISTA COORDINADOR DE MUNICIPIO

( Registradura DELEGADO 1 por cada 6 sitios
Escuelas de Criminalstica) REGIONAL de aplicacin

COORDINADOR DE SITIO

COORDINADOR DE SEGURIDAD
SITIOS CON MAS DE 800 EXAMINANDOS
COORDINADORES DE SALONES

123456
JEFE DE SALN

1234
AUXILIAR DE ASEO
 COMPROMISO
Al aceptar su participacin como examinador, usted representa al ICFES ante los
examinandos que presentarn las pruebas y ante la institucin educativa donde se
desarrollar la aplicacin, por ello debe tener en cuenta lo siguiente:

La oportunidad, confiabilidad y validez de los resultados que obtienen los

examinandos depende de la rigurosidad, seriedad e imparcialidad con que se
implementen los procedimientos de aplicacin.

El cumplimiento exacto de todos los procedimientos previstos asegurar que la

aplicacin se desarrolle homogneamente en todos los sitios dispuesto para el efecto. Por
lo anterior, todo examinador tiene la obligacin de seguir las instrucciones contenidas en
los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificacin alguna a las mismas,
de forma que se brinden idnticas condiciones de aplicacin a todos los examinandos a
nivel nacional.

Los examinadores son directamente responsables por el control, vigilancia y

seguridad de la aplicacin y, particularmente, del material de examen en el sitio
asignado. Por lo tanto, deben estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo
intento de copia o fraude, sustraccin o mutilacin de materiales, as como a no permitir
que ste sea fotocopiado o transmitido por medio alguno o ledo por personas diferentes
a quienes presentan las pruebas
 PROCEDIMIENTOS ANTES DE
LA APLICACIN

Una vez comprometido formalmente para su participacin en la aplicacin:

Asista a la reunin previa convocada por el Operador de aplicacin, en la cual

se revisa conjuntamente y en forma detallada todo lo concerniente a la
aplicacin de los exmenes, y se entrega el material de trabajo. Recuerde
llevar el documento de identidad.

Presntese treinta minutos antes de la hora acordada para la reunin previa

con examinadores en el sitio de aplicacin que le fue asignado, con el fin de
conocer la planta fsica y realizar la actualizacin del Formato Reporte de
visita al sitio.
1. REUNIN CON COORDINADORES Y JEFES DE SALN

De esta reunin depende la organizacin y el xito de la aplicacin. Siga las

siguientes instrucciones.

Situado en la puerta y con la ayuda del listado de examinadores, suministrado por

el encargado del Operador de aplicacin, inicie el ingreso de los examinadores;
solicteles el documento de identidad, verifique los nombres y apellidos, y confirme
con la foto que se trata de la misma persona.

Entregue a cada examinador la credencial con su escarapela (ANEXO 1), el manual

de procedimientos y las instrucciones especficas.

Agradezca la asistencia, realice una presentacin personal y permita que los

examinadores se presenten.

Informe las generalidades de la aplicacin.

1. REUNIN CON COORDINADORES Y JEFES DE SALN
Recalque que los examinadores y los examinandos no podrn utilizar dentro del sitio
de aplicacin (salones, baos, pasillos, escaleras, patios, parqueaderos, etc.)
elementos no autorizados como: celulares, aparato electrnicos como relojes
inteligentes, calculadoras, ipads, computadores, mp3 o de comunicaciones, impresos
o escritos, armas, etc. Quienes sean sorprendidos utilizando cualquiera de estos
elementos en el sitio de aplicacin sern sancionados con la anulacin del examen,
sin perjuicio de las sanciones penales a que haya lugar. Slo podrn ingresar al sitio
de aplicacin: documento de identidad vlido, lpiz de mina negra N 2, borrador y
tajalpiz.

Revise en forma conjunta, con la ayuda del manual, los procedimientos de jefes de
saln.

Lea las instrucciones especficas de la aplicacin e informe lo correspondiente al

proceso dactilar.

Haga nfasis en que todo examinando que no presente documento de identidad

vlido debe ser remitido a la oficina del Delegado.

Explique para qu sirve el Formato de preguntas dudosas y el Formato de correccin

de datos
1. REUNIN CON COORDINADORES Y JEFES DE SALN
Solicite que cualquier situacin especial que se presente le sea informada de
inmediato al Delegado.

Insista que por ningn motivo los examinandos pueden llevarse el material de
examen; si esto llega a suceder, el hecho se denunciar ante las autoridades
competentes.

Informe la hora en la cual se deben presentar el da de la aplicacin.

Asigne los salones correspondientes a coordinadores de salones y jefes de saln.

Solicite a los jefes de saln que se retiren.

Revise en forma conjunta, con la ayuda de los manuales, los procedimientos de los
coordinadores de salones y/o Coordinador de sitio

Tenga presente lo siguiente:

En los sitios de aplicacin donde no hay Coordinador de salones, las funciones sern
asumidas por el Delegado o por el Coordinador de sitio.

En los sitios con un solo saln el Delegado asume las funciones de Jefe de saln.
 PROCEDIMIENTOS DURANTE
LA APLICACIN

El da del examen:

Tenga en cuenta su presentacin personal, la cual debe ser acorde con el

trabajo que va a realizar.

Presntese en el sitio de aplicacin a las 6:00 a.m., Recuerde que de su

puntualidad depende que se cumpla el principio de simultaneidad en la
aplicacin de los exmenes en todo el Pas.

Porte la credencial que lo identifica como Delegado (ANEXO 1).

2. Recibo del material de examen a la compaa contratada.

Reciba en su oficina al encargado del Operador de distribucin con el material de examen, en

primera sesin de 6.00 a 6:30 a.m. y en segunda sesin de 12:30 a 1:00 p.m. Verifique el
nombre del sitio en el rtulo que identifica las cajas.

Cuando est seguro que la planta fsica se encuentra lista para la aplicacin, solicite al
encargado del Operador de distribucin el material de examen y verifique la siguiente
informacin:

Sesin de examen.
Ciudad.
Nombre del sitio de aplicacin.
Prueba
Cantidad de tulas recibidas.
Nmero de sello de cada tula.
Cantidad de paquetes por tula.
Hora de entrega.
2. Recibo del material de examen a la compaa contratada.

Luego organice las tulas por orden de saln, rompa los sellos y:

Verifique que las Bolsas de seguridad, donde vienen

empacados los cuadernillos de examen para cada saln, se
encuentran debidamente selladas con la cinta de seguridad.

Garantice que el nmero que viene impreso en la cinta de

seguridad corresponda al que viene impreso en la bolsa de
seguridad y que este nmero se encuentra en la relacin que
el encargado del Operador de distribucin le entreg.

Si encuentra alguna alteracin en la cinta o en los nmeros

que identifican cada paquete de cuadernillos, informe de
inmediato al Coordinador de Nodo y deje constancia en el
Recibo de entrega y recoleccin de material que el encargado
del Operador de distribucin le entreg.

Organice los paquetes de cuadernillos en orden de saln para

cada Coordinador de salones.

Slo hasta que los coordinadores de salones hayan contado el

material de examen usted firma el recibido.
3. Entrega del material de aplicacin a los coordinadores de
salones o al Coordinador de sitio

Entregue a cada uno de los coordinadores de salones, en una

bolsa plstica, el siguiente material:

Rtulos (previamente diligenciados) y listados de puerta de

saln (ANEXOS 2 y 3).

Listados de registro de asistencia e identificacin de los salones

asignados (ANEXO 4).

Listados de identificacin de ausentes.

Formatos de ubicacin.

Afiches de tiempos, de instrucciones de aplicacin y de

elementos no permitidos.

Marcadores, bolgrafo negro, bolgrafos rojos y lpices de mina

negra.
Cinta pegante.

Bolsas plsticas pequeas para las hojas de respuestas.

4. Entrega del material de examen a los coordinadores de salones

Entregue el material de examen de acuerdo con las siguientes

instrucciones:

Indique a los coordinadores de salones que: retiren la cinta de

seguridad de las bolsas que contienen los cuadernillos de examen
y que verifiquen y cuenten el material, teniendo en cuenta los
salones asignados a cada uno de ellos. Recuerde que usted y el
encargado del Operador de distribucin deben estar presentes
en el conteo del material de examen.

Comunqueles que finalizada la sesin de examen, deben

devolver los cuadernillos en las bolsas de seguridad en que
vienen empacados.

Solicteles firmar la Planilla de entrega y recepcin de material

de examen, en constancia de la entrega del material.

Infrmeles que los cuadernillos deben permanecer en su

oficina, hasta tanto los examinandos se encuentren
ubicados dentro de los salones.
4. Entrega del material de examen a los coordinadores de salones

Cuando todos los coordinadores de salones hayan contado

el material de examen, diligencie los siguientes espacios
en el Recibo de entrega y recoleccin de material:

Cantidad de tulas recibidas.

Cantidad de cuadernillos recibidos.
Nombre del Delegado que recibe.
Firma del Delegado que recibe.

Guarde una copia del Recibo de entrega y recoleccin de material.

5. Entrada de los examinandos al sitio de aplicacin
Tenga en cuenta lo siguiente:

El sitio debe estar en ptimas condiciones y con el personal listo para recibir a los
examinandos. Cualquier inconveniente relacionado con los examinandos o con la planta
fsica debe resolverlos con anticipacin.

Autorice la entrada de los examinandos para que se

ubiquen frente al saln correspondiente, en la primera
sesin a las 7:00 a.m. y en la segunda sesin a la 1:30
p.m. Est atento a solucionar los problemas de
identificacin y citacin que se presenten.

Recuerde resaltar en el listado alfabtico del sitio los

usuarios que presenten denuncio por prdida de
documento para que posteriormente en el saln se tome la
impresin decadactilar.

Los horarios mencionados fueron informados en la citacin

del examen a todos los examinandos; por lo anterior, NO
pueden ser modificados.
6. Rondas
Pase constantemente por los salones, con el fin de controlar el ptimo
desarrollo de la aplicacin. Efecte las siguientes tareas:

Supervise que los jefes de saln estn ingresando a los

examinandos, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Verifique que los coordinadores de saln, estn realizando las

labores asignadas.

Controle que no se est haciendo uso de elementos no permitidos

en la aplicacin de los exmenes, como celulares, audfonos, tablas,
radios, beepers, calculadoras, libros o cualquier otro elemento
diferente a los permitidos.

Observe que los coordinadores de salones realicen la recoleccin de

cuadernillos de ausentes, de acuerdo con los procedimientos
establecidos.

Revise que los coordinadores de salones diligencien el Formato de

correccin de datos (ANEXO 6), y el formato de ubicacin de
acuerdo con los procedimientos establecidos.

Vele por la seguridad y el buen el manejo del material de examen.

7. Organizacin de cuadernillos de ausentes y entrega al
Operador de distribucin.

Recuerde que la seguridad de las pruebas es una prioridad durante el desarrollo de la

aplicacin. Por esta razn, los cuadernillos de ausentes no deben permanecer en los salones
de examen, los coordinadores de salones deben recogerlos 30 minutos despus de iniciada
cada sesin.
En su oficina y en presencia del encargado del Operador de distribucin:

Reciba de los coordinadores de salones los cuadernillos de ausentes; cuntelos y

relacione la cantidad por saln en el Formato recoleccin de cuadernillos de ausentes.

Verifique que la cantidad de cuadernillos de ausentes por saln coincida con la cantidad
reportada en el Listado de identificacin de ausentes.

Ordene los paquetes de cuadernillos de ausentes, de acuerdo a la nomenclatura de los

salones, y consrvelos por saln.

Abra la bolsa de cada cuadernillo y retire la Hoja de respuestas.

Cuente el nmero de hojas de respuestas desempacadas y la cantidad de cuadernillos; si

los totales no coinciden, revise nuevamente los cuadernillos y localice la Hoja de
respuestas faltante.

Solicite al encargado del Operador de distribucin contar el material.

7. Organizacin de cuadernillos de ausentes y entrega al Operador
de distribucin.
A continuacin:

Coloque, encima y debajo del paquete de hojas de respuestas, los cartones entregados por el
encargado del Operador de distribucin; gurdelas en una bolsa plstica. Asegure este
paquete con bandas de caucho si el paquete es grande.

Entregue los cuadernillos y las hojas de respuestas al encargado del Operador de distribucin,
para que guarde este material en la tula de seguridad y la selle.

Relacione el nmero del sello en el Formato de recoleccin de cuadernillos de ausentes y

solicite al encargado del Operador de distribucin que le entregue una copia.

A partir de este momento, los cuadernillos de ausentes quedan en custodia del encargado del
Operador de distribucin.

+
8. Reporte de ausentes

Reporte al representante del Operador de aplicacin el total de examinandos

ausentes, Esta informacin debe consolidarla y suministrarla a la hora que le fue
informada en la reunin previa.
 9. Formato de ubicacin
Diseado para consignar informacin bsica para los controles que realiza el ICFES durante y
despus de la aplicacin, su diligenciamiento est a cargo del Coordinador de salones. En los sitios
donde no hay Coordinador de salones esta actividad la realiza el Coordinador de sitio.

En cada sesin de examen, usted debe revisar que este

correctamente diligenciado y consignada la siguiente informacin:

Ubicacin de la puerta con la letra P.

Ubicacin del tablero con la letra T.

Ubicacin de los examinandos en los recuadros de acuerdo con el

nmero de orden del Listado de registro de asistencia e
identificacin (ANEXO 4).

Identificacin de los examinandos ausentes con la letra A .

Hora de inicio y de terminacin de cada sesin.

Cantidad de ausentes por saln.

Hora en que termin el ltimo examinando.

10. Correccin de nombres y/o documentos de identidad

Tenga en cuenta que:

La correccin de nombres y/o apellidos obedece a los errores cometidos por

los usuarios en el proceso de inscripcin y que el cambio se refiere a la
modificacin o adicin de nombres y/o apellidos, mediante escritura pblica
o sentencia de juzgado.

Slo debe reportar las correcciones o cambios de quienes se registraron de

manera INDIVIDUAL. Los ESTUDIANTES informan estas novedades a
travs de las instituciones educativas donde estn matriculados.

Con el fin de garantizar que los usuarios puedan hacer uso de sus resultados con los datos
personales correctos, los jefes de saln deben realizar la verificacin de nombres y
documento de identidad cuando realizan el proceso de identificacin. Posteriormente, los
coordinadores de salones o el Coordinador de sitio recogen esta informacin.
 10. Correccin de nombres y/o documentos de identidad
Tenga en cuenta lo siguiente:

Una hora despus de iniciada la aplicacin, entregue el

Formato de correccin de datos (ANEXO 6) a los
coordinadores de salones, en el orden en que les
asign los salones.

Solicite su diligenciamiento de acuerdo con las

instrucciones que aparecen en este formato.
Recomiende su elaboracin con letra clara, lo cual
facilitar posteriormente su digitacin.

Cuando un coordinador de salones finalice esta tarea,

entregue el formato al siguiente coordinador de
salones para continuar relacionando las novedades.

Solicite el formato diligenciado al finalizar la primera

sesin o comenzando la segunda, con el fin de revisar
la informacin que consignaron los coordinadores de
saones y corregir, si es del caso.

Recuerde que esta informacin debe ingresarla posteriormente, junto con su informe, en el sitio
web www.icfesinteractivo.gov.co/aplicacion,por el icono de correccin de datos e imprimir su
registro a travs de icono de verificacin de correccin de datos a examinandos.
11. Control de copia

Como Delegado usted debe ejercer estrecha

vigilancia para eliminar, desalentar, y/o detectar
posibles fraudes, suplantaciones o intentos de
copia.

Si detecta alguna situacin de las mencionadas,

avise de inmediato al Coordinador de Nodo.
12. Recibo del material de examen a los coordinadores de salones
Tenga en cuenta lo siguiente:

Solicite al encargado del Operador de distribucin la tula que

contiene los cuadernillos y las hojas de respuestas de ausentes.
Confronte el nmero del sello de la tula con el que aparece en el
Formato recoleccin de cuadernillos de ausentes (recuerde que el
encargado del Operador de distribucin tiene una copia y usted
otra), regstrelo nuevamente en las dos copias y frmelas. Conserve
su copia para ser entregada con su informe.

Retire el paquete que contiene las hojas de respuestas y los

cuadernillos de ausentes, ubquelos en el sitio donde recibir y
contar el material de examen.

Reciba de los coordinadores de salones el material de examen de los

salones que van finalizando la sesin. Lleve el control de los salones
que va recibiendo en la Planilla de entrega y recoleccin der material
de examen.

Verifique con el Acta de sesin si el saln que est recibiendo tiene

cuadernillos de ausentes; si los tiene, colquelos encima de los
presentes y asegure nuevamente el paquete con las bandas de
caucho.
12. Recibo del material de examen a los coordinadores de salones
Cuente el paquete de cuadernillos y confirme esta informacin
con lo consignado en el Acta de sesin. (Anexo 5 - parte
superior).

Entregue el paquete de cuadernillos al encargado del Operador

de distribucin para que los cuente y empaque en las tulas de
seguridad.

Cuente las hojas de respuestas de cada saln, la cantidad debe

corresponder a los presentes consignados en el Acta de sesin.
(Anexo 5 parte intermedia).

Verifique que el encargado del Operador de distribucin cuente

las hojas de respuestas de cada saln.

Deje las hojas de respuestas en las bolsas plsticas,

acompaadas del acta de sesin. (ANEXO 5 - parte intermedia).

Revise la Planilla de entrega y recoleccin del material de

examen donde registr lo recibido. Confirme que recibi la
totalidad de cuadernillos y de hojas de respuestas
correspondientes a los salones asignados a cada Coordinador de
salones.
12. Recibo del material de examen a los coordinadores de salones

Recuerde que en la ltima sesin los

coordinadores de salones deben entregar: x

Listados de registro de asistencia e

identificacin (ANEXO 4) debidamente
organizados.

Listados de Identificacin de Ausentes.

Informe del Coordinador de salones y

Formatos de ubicacin.

Formatos de evaluacin de los jefes de

saln.

Tenga en cuenta que por ningn motivo debe quedar en el sitio o en las manos de
un examinando material de examen. Si esto llega a suceder, usted como
representante del ICFES ser el directo responsable de las consecuencias que tal
situacin pueda acarrearle al ICFES y, por ende, al examinando.
 PROCEDIMIENTOS DESPUS DE
LA APLICACIN

Tenga en cuenta que:

El ICFES no autoriza recibir Hojas de respuestas que hayan salido del saln y por ningn
motivo repetir el examen.

El ICFES no autoriza empacar hojas de respuestas en sesin de examen diferente a la

que se est realizando.

Por ningn motivo el material de examen (cuadernillo, Hoja de respuestas u Hoja e

operaciones) puede extraviarse, si esto llega a suceder, esta situacin debe ponerse en
conocimiento del Coordinador de nodo quien le indicar el procedimiento a seguir y el
hecho se denunciar ante las autoridades competentes.
13. Organizacin de las hojas de respuestas
Las hojas de respuestas son la razn de ser del examen, de ellas depende el
procesamiento de los resultados de cada uno de los usuarios. Por esto, todas deben ir
empacadas en la tula identificada para hojas de respuestas, organizadas de acuerdo con
las siguientes instrucciones:
Ordene los paquetes de hojas de respuestas, segn la nomenclatura
de los salones.

Saque las hojas de respuestas de cada paquete.

Organice en un solo paquete las hojas de respuestas de presentes.

Organice otro paquete con las actas de sesin.

Ubique encima de las hojas de respuestas de presentes el paquete de

hojas de respuestas de ausentes.

Coloque encima de las hojas de respuestas de presentes y ausentes, el

paquete que contiene las hojas de respuestas correspondientes a casos
especiales.

Coloque encima y debajo del paquete de hojas de respuestas de

presentes, ausentes y casos especiales, los cartones entregados por el
encargado del operador de distribucin y asegure el paquete con bandas
de caucho.
13. Organizacin de las hojas de respuestas

Proteja el paquete de hojas de respuestas con la bolsa plstica que el ICFES le entreg.

Coloque las actas de sesin en una bolsa plstica, y djela encima del paquete de hojas
de respuestas.

Incluya este material en la tula identificada para hojas de respuestas y solicite al

encargado del Operador de distribucin que la selle.

En la ltima sesin incluya, adems, los listados de registro de asistencia e

identificacin debidamente organizados.

ACTAS DE SESIN
Bolsa plstica

EN LA ULTIMA SESIN SE INCLUYEN LAS ACTAS DE

TORRE DE HOJAS DE SESIN Y LISTADOS DE REGISTRO DE ASISTENCIA E
RESPUESTAS DENTRO DE IDENTIFICACIN
TULA VACIA PARA EL RETORNO DE
UNA BOLSA PLSTICA
LAS HOJAS DE RESPUESTAS
14. Entrega del material de examen al Operador de distribucin

Tenga en cuenta lo siguiente:

Verifique que el encargado del Operador de distribucin

haya empacado los cuadernillos en las tulas de seguridad
(Recuerde que previamente l los cont).

Revise que los sellos de seguridad puestos en cada tula

queden correctamente cerrados.

Supervise que la tula que contiene las hojas de respuestas

de presentes, ausentes y de casos especiales , y las Actas
de sesin est debidamente sellada. En la ltima sesin
revise que estn incluidos los listados registro de asistencia
e identificacin. (ANEXO 4).
14. Entrega del material de examen al Operador de distribucin

Relacione en el Recibo de entrega y recoleccin de material, la

informacin correspondiente a la devolucin de este material, as:

-Cantidad de cuadernillos devueltos.

-Cantidad de hojas de respuestas devueltas.

-Nmero del sello de la tula de hojas de respuestas.

-Nmero de los sellos de las tulas de los cuadernillos.

-Nombre del Delegado que devuelve.

-Firma del Delegado que devuelve.

-Nombre de quien recibe por parte del Operador de Distribucin.

-Firma de quien recibe por parte del Operador de Distribucin.

15. Informe sobre la organizacin y desarrollo de la aplicacin

Al finalizar todas las actividades, solicite

al Coordinador de sitio el informe sobre
la organizacin y desarrollo de la
aplicacin, debidamente diligenciado y
firmado
16. Informe del Delegado
Tenga en cuenta que debe ingresar por internet y
entregar en fsico los siguientes informes:

Informe del Delegado con el registro de las

novedades presentadas durante la aplicacin,
elaborado de manera clara y precisa.

Recuerde que el sistema le genera un resumen

de su informe (PDF) el cual debe imprimir y
entregar junto con los documentos soporte de
la aplicacin (remtase al numeral 17 del
presente manual).

Correcciones de datos de las personas que se

registraron individualmente.

La direccin dispuesta para el ingreso de

estos informes es:
www.icfesinteractivo.gov.co/aplicacion
17. Entrega de los documentos soportes

Es fundamental que usted entregue al Coordinador de nodo, junto con su informe, los
siguientes documentos en fsico:

Formatos:
Preguntas dudosas.
Listado de correccin de datos.
Reporte de visita al sitio.
De ubicacin.
Listados de identificacin de ausentes.

Recibos del operador de distribucin :

Entrega y recoleccin de material. Recuerde que son dos copias por sesin.
Recoleccin de cuadernillos de ausentes.
Control de horario de entrega y recepcin de material de examen.
Entrega de los kits tiflolgicos. Recuerde que finalizada la ltima sesin del
examen usted debe entregarle al encargado del Operador de distribucin los kit
tiflolgicos y al operador de aplicacin el kit de dactiloscopista.
Control de recoleccin de documentos.
17. Entrega de los documentos soportes

Material para dactiloscopista:

Actas para examinandos que no presentan documento de identidad vlido

Actas de anulacin con los soportes (Informe escrito de Jefe de sal,
Coordinador de salones y Delegado) y evidencias si las hay. .

Informes de:
Coordinadores de salones
Delegado
Organizacin y desarrollo de la aplicacin.

Tenga presente que el material de consumo (bolgrafos, borradores, lpices,

marcadores) se queda en el lugar de aplicacin.
MANEJO DE CASOS
ESPECIALES
18 . Manejo de hojas de respuestas cuando no corresponden al
examinando:

Este caso se puede presentar por:

Error en la entrega del material de examen. Cando el Jefe de saln entrega al

examinando el cuadernillo de otra persona, tenga en cuenta lo siguiente:

Confirme que se trata de una mala entrega del material de examen.

Si el error se detecta al inicio de la sesin, entregue al examinando el material
que le corresponde.
Si el error se detecta avanzada la sesin, el examinando puede continuar
contestando el examen en la hoja de respuestas que no le corresponde teniendo
en cuenta la letra del cuadernillo.
D el tratamiento especial a la hoja de respuestas, el cual se detalla ms
adelante.

En el Acta de sesin (ANEXO 5 parte posterior), en el informe del Coordinador

de salones y en su informe, reporte los siguientes datos:

Nombre completo, nmero del documento de identidad y nmero de registro

del usuario a quien perteneca la hoja de respuestas.

Nombre completo, nmero del documento de identidad, nmero de registro

y nmero del cuadernillo del usuario que utiliz la hoja de respuestas
18. MANEJO DE CASOS ESPECIALES
Error de empaque. Cuando no hay coincidencia entre el nmero y letra del cuadernillo y el
nmero y letra impreso en la hoja de respuestas y, por consiguiente, tampoco en los
apellidos y nombres correspondientes a ese examinando. Proceda as:

Busque, en el listado alfabtico de citados por sitio, el nombre del examinando que
aparece en la hoja de respuestas mal empacada.

Si lo encuentra, haga el intercambio de hojas de respuestas. Registre las anotaciones

respectivas en el Acta de sesin (ANEXO 5 parte posterior), en el Informe del
Coordinador de salones y en el informe del Delegado.

Si en su sitio no aparece citado el examinando cuyo nombre figura en la hoja de

respuestas mal empacada, el examinando puede contestar en la hoja que no le
corresponde, teniendo en cuenta la letra del cuadernillo.

D el tratamiento especial a la hoja de respuestas, el cual se detalla ms adelante.

En el Acta de sesin (ANEXO 5 parte posterior) y en el Informe del Coordinador de

salones y en su informe, reporte los siguientes datos:
Nombre completo, nmero del documento de identidad, nmero de registro del
usuario a quien perteneca la hoja de respuestas.
Nombre completo, nmero del documento de identidad, nmero de registro y
nmero del cuadernillo del usuario que utiliz la hoja de respuestas.

Mantenga informado al Coordinador de nodo cuando se le presenten este tipo de

novedades.
Tratamiento especial para hojas de respuestas cuando no
corresponden al examinando

Proceda as:

Trace dos lneas horizontales con lpiz

negro sobre la codificacin binaria de la
hoja de respuestas y en las marcas negras
que aparecen en el borde de la hoja
(timming-marks). Jacob Mateus Prieto AC10123456 FAA 001655

Trace una lnea con bolgrafo rojo en los

apellidos y nombres, nmero de registro y
nmero de cuadernillo de la hoja de
respuestas y escriba los del examinando
que la va a utilizar, sin olvidar anotar el
nmero del cuadernillo.

En la parte superior de la Hoja de

respuestas, con bolgrafo rojo, codifique la
novedad por la cual est efectuando el
tratamiento a la Hoja de respuestas.
19. Motivos de anulacin del examen.

La anulacin de un examen tiene graves consecuencias para el examinando, por lo cual esta debe ser debe
ser autorizada nica y exclusivamente por la Subdireccin de Aplicacin de Instrumentos del ICFES, a travs
del Coordinador de nodo

Los exmenes pueden ser anulados en lo siguientes casos:

Durante el examen por:

Intento de fraude o fraude

Intento de copia o copia
Sustraccin del material de examen
Suplantacin de persona
Desacato a las normas
Cuando se presente una ANULACION DURANTE EL EXAMEN, usted debe
proceder as:
En la hoja de respuestas utilizada por el examinando a
quien se le anul el examen, escriba en la parte superior
la palabra ANULADO con bolgrafo de tinta roja.

Trace dos lneas horizontales con lpiz negro sobre la

codificacin binaria de la hoja de respuestas (parte
superior) y en las marcas negras que aparecen en el
borde de la hoja (timming-marks)

Diligencie el Acta de anulacin, verificando que el hecho

haya quedado registrado de manera clara. Anexe los
documentos soporte y hgala firmar por el examinando,
el Dactiloscopista (solo en caso de suplantacin), el
Coordinador de salones y el Jefe de saln, como
constancia del hecho.
Informe al Coordinador de salones y al Jefe de saln, correspondiente al saln donde se anul el
examen, que el hecho debe quedar registrado en sus respectivos informes, de manera clara y
precisa.

En una hoja en blanco, deben ampliar la informacin del hecho que ocasiona la anulacin del
examen del usuario: el Jefe de saln, el Coordinador de salones, el Coordinador de sitio, y el
Delegado.

Cada examinador una vez consigna su informe, debe relacionar su nombre completo, firma,
documento de identidad y nmero de contacto, preferiblemente celular.

Haga las anotaciones en el Listado registro de asistencia e identificacin (ANEXO 4) y en el Informe

del Delegado.
19. Motivos de anulacin del examen.
Despus del examen por:

Multimarca, si mediante los controles de calificacin se comprueba que el

examinando intent hacer fraude.

Suplantacin, si en la confrontacin dactilar realizada por la Registradura

Nacional del Estado Civil, se informa que hubo suplantacin en algn caso
pendiente de identificacin.

El ICFES realizar el proceso posterior de anulacin del examen e informar al

examinando

ADVERTENCIA: Si se comprueba suplantacin de un inscrito en la aplicacin de los

exmenes que realiza el ICFES, el examen ser anulado y el hecho se denunciar ante las
autoridades competentes.

Al respecto, conviene tener presente la Ley 599 de 2000, que en su Artculo 296 establece
Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para s o para otro, o
causar dao, o sustituya o suplante una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil,
o calidad que pueda tener efectos jurdicos incurrir en multa, siempre que la conducta no
constituya otro delito.

En las anulaciones por otros motivos, segn la naturaleza del fraude, se denunciar
tambin, ante las autoridades competentes
20. Manejo de prdida de cuadernillos
No se puede establecer un procedimiento nico, debido a que
cada caso se presenta en condiciones diferentes. Por tanto, aqu
encuentra algunas sugerencias que le pueden ayudar en un
momento dado:

Asuma una actitud serena y tranquila, as podr obrar con

ms exactitud y rapidez; no pierda el control.

Informe inmediatamente a la portera para que nadie

salga del sitio de aplicacin.

Compruebe que efectivamente el cuadernillo se extravi.

Informe al Coordinador de Nodo sobre la prdida del

cuadernillo.

Hable en privado con el Jefe de saln del aula en que se

perdi el cuadernillo.

Hable en privado con el Coordinador de salones a cargo

del saln donde se perdi el cuadernillo.

Si las versiones no coinciden, hable con los dos al mismo

tiempo y trate de clarificar la situacin
20. Manejo de prdida de cuadernillos

Si detecta que el cuadernillo se lo llev el usuario que lo estaba utilizando:

Llame al ICFES para que ubique la direccin del usuario. Se le recomienda no

llamar al examinando por telfono, pues lo puede poner en aviso.
Solicite ayuda al Coordinador de Nodo, con el fin de que se desplacen para
recuperar el cuadernillo.

Cuando hable con el usuario que se llev el cuadernillo:

Averige qu hizo desde que sali del sitio de aplicacin; indague si hubo
posibilidad de haberlo fotocopiado.

Averige por qu no lo entreg, con el fin de establecer la responsabilidad y

tomar una decisin de anulacin del examen.

Infrmele que el cuadernillo se considera un documento confidencial, de uso

exclusivo del Estado, por lo cual el hecho se denunciar ante la autoridad
competente.

Consulte con el Coordinador de nodo, la determinacin de anular el examen.

20. Manejo de prdida de cuadernillos

Si detecta que el cuadernillo no se lo llev el usuario que lo utiliz, proceda as:

Llame de manera individual a los examinando que presentaron el examen

en el saln donde se perdi el cuadernillo.

Explique a cada uno la importancia de colaborar para que el cuadernillo

aparezca y la gravedad y consecuencias de la perdida definitiva

Infrmele que el cuadernillo se considera documento confidencial de

uso exclusivo del Estado, por lo cual el hecho se denunciar ante las
autoridades competentes.

De acuerdo con la investigacin que se adelante, consulte con el Coordinador de Nodo la

determinacin de anular el examen.
 21. Examinandos con condiciones de discapacidad

CUADERNILLO PRUEBA DE
DISCAPACIDAD ESPECIAL
CONDICIONES ESPECIALES PARA LA PRESENTACIN DEL EXAMEN
INGLS

SORDOS QUE NO El jefe de saln debe hablar pausadamente para que ellos puedan
REQUIEREN DE INTERPRETE NO leer los labios y entender las instrucciones del examen. Cada
S DE SEAS examinando contesta su examen individualmente.
O Estn
SABER 11: presentan prueba electrnica posteriormente, con
R exonerados
calendario A.
D de
PRESABER Y VALIDACIN GENERAL: presentan la prueba en presentarla
O SORDOS QUE REQUIEREN
DE INTRPRETE DE SEAS.
NO papel y se asignan intrpretes de lengua de seas. Para que los
S intrpretes puedan realizar su labor, el ICFES enva cuadernillos de
examen sin hojas de respuestas, estos cuadernillos deben
devolverlos al Jefe de saln cuando finalice cada sesin de examen.

El Operador de aplicacin nombra un lector a cada invidente o

INVIDENTES
PROBLEMAS MOTRICES
COGNITIVOS (AUTISMO- SINDROME DE
DOWN), CONDICIN ESPECIAL CON
APOYO
SORDO - CEGUERA
examinando de baja visin que requiera apoyo. Se proporciona un Deben
SI
Kit tiflolgico por lector, el cual se debe devolver al Operador de presentarla
distribucin finalizada la aplicacin.
De acuerdo con la discapacidad motriz, se les brindan las
condiciones especiales de examen, Ej: A las personas que se
desplazan en silla de ruedas, con muletas o caminadores, se les
Deben
NO debe ubicar en un primer piso del sitio de aplicacin. Dependiendo presentarla
de la discapacidad, se debe consultar con el Coordinador de Nodo
si se les suministra o no, apoyo en manipulacin del material de
examen.
De acuerdo con la discapacidad, se les brindan las condiciones Deben
SI
especiales de examen. presentarla
Estn
El Operador de aplicacin nombra una persona gua-interprete que exonerados
SI
les brinda apoyo el da del examen. de
presentarla
 El ICFES agradece su
compromiso, dedicacin y apoyo
en la aplicacin de las pruebas