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Manual Tecnico MECI 2014 PDF
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MANUAL TCNICO DEL MODELO ESTNDAR DE
CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN 5
INTRODUCCIN 7
MARCO CONCEPTUAL DEL CONTROL INTERNO 9
ESTRUCTURA DE CONTROL 16
INSTANCIAS DE PARTICIPACIN DENTRO DEL MECI 19
ROLES Y RESPONSABILIDADES 20
TRANSICIN PARA LA ACTUALIZACIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL
INTERNO 25
ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO 28
1. Mdulo de Control de Planeacin y Gestin 28
1.1 Componente Talento Humano 28
1.2 Componente Direccionamiento Estratgico 37
1.3 Componente Administracin del Riesgo 58
2. Mdulo Control de Evaluacin y Seguimiento. 72
2.1 Componente Autoevaluacin Institucional 72
2.2 Componente de Auditora Interna 78
2.3 Componente Planes de Mejoramiento 87
3. Eje Transversal Informacin y Comunicacin 90
TRMINOS Y DEFINICIONES 95
ANEXO 1 99
Roles y Responsabilidades dentro del MECI
ANEXO 2 104
Cuadro comparativo entre la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
y el Modelo Estndar de Control Interno Actualizado
ANEXO 3 109
Cuadro de Cambios Generales
ANEXO 4 118
Formato - Fase de Diagnstico
ANEXO 5 127
Formato - Fase de planeacin de la actualizacin
BIBLIOGRAFA 130
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PRESENTACIN
Desde la entrada en vigencia del Decreto 1599 de 2005, por medio del cual se
dispone la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI en
todas las entidades que hacen parte del mbito de aplicacin de la Ley 87 de
1993, las organizaciones del Estado han involucrado en su cultura organizacional
los aspectos bsicos para operacionalizar de manera prctica el Sistema de
Control Interno.
Los esfuerzos de las entidades pblicas del orden Nacional y Territorial para
lograr la implementacin del MECI han sido evidentes, y se puede considerar de
manera general que el Modelo ha permitido realizar un control razonable a la
gestin de las entidades.
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Esta herramienta brinda elementos de control estndar para todas las entidades
permitiendo su adaptacin para cada una de ellas y el desarrollo de actividades
para su implementacin y fortalecimiento continuo de manera particular segn
sus caractersticas, complejidad y dimensiones.
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INTRODUCCIN
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As mismo, se han incluido consejos para la prctica, que buscan servir como
referentes para tomar acciones en pro del fortalecimiento del Modelo al interior
de las entidades; estos se encuentran en cada uno de los elementos y son
universales en su aplicacin.
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Interna o quien haga sus veces. As mismo, Los siguientes principios del MECI se
para las organizaciones pertenecientes a la constituyen en el fundamento y pilar bsico
Rama Ejecutiva del Orden Nacional, el que garantizan la efectividad del Sistema de
Modelo Estndar de Control Interno MECI en Control Interno y deben ser aplicados en cada
su actualizacin, ser el medio a travs del uno de los aspectos que enmarcan el modelo.
cual se realizar seguimiento y evaluacin a En consecuencia, las organizaciones en la
lo dispuesto en el Decreto 2482 de 2012 en implementacin o revisin o fortalecimiento
cuanto al Modelo Integrado de Planeacin y continuo del Sistema de Control Interno
Gestin. deben incluir estos principios de manera
permanente en su actuar:
Se debe tener en cuenta que la concepcin
filosfica de los Modelos de Control en 3.1 Autocontrol
general, y de este Modelo en particular, lo
circunscribe al mbito de los Sistemas de Capacidad que deben desarrollar todos y
Control, y si bien tiene una relacin directa cada uno de los servidores pblicos de la
con la gestin de las organizaciones, no organizacin, independientemente de su nivel
puede ser visto como un Sistema de Gestin, jerrquico, para evaluar y controlar su
aunque su aplicacin como se ver ms trabajo, detectar desviaciones y efectuar
adelante pueda ser desarrollada de manera correctivos de manera oportuna para el
compatible con este tipo de Sistemas. adecuado cumplimiento de los resultados que
se esperan en el ejercicio de su funcin, de tal
2. mbito de Aplicacin manera que la ejecucin de los procesos,
actividades y/o tareas bajo su responsabilidad,
De acuerdo con el artculo 5 de la Ley 87 de se desarrollen con fundamento en los
1993, El Modelo Estndar de Control Interno principios establecidos en la Constitucin
debe ser aplicado por todos los organismos y Poltica.
organizaciones de las Ramas del Poder
Pblico en sus diferentes rdenes y niveles, 3.2 Autorregulacin
por la organizacin electoral, los organismos
de control, los establecimientos pblicos, las Capacidad de cada una de las organizaciones
empresas industriales y comerciales del para desarrollar y aplicar en su interior
Estado, las sociedades de economa mixta en mtodos, normas y procedimientos que
las cuales el Estado posea el 90% o ms de permitan el desarrollo, implementacin y
capital social, el Banco de la Repblica y los fortalecimiento continuo del Sistema de
fondos de origen presupuestal. En Control Interno, en concordancia con la
consecuencia, dichas organizaciones debern normatividad vigente.
adaptar este modelo acorde con el tamao y
la naturaleza de las actividades segn su 3.3 Autogestin
objeto legal.
Capacidad de toda organizacin pblica para
3. Principios del Modelo Estndar de Control interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de
Interno manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin
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la gestin de los recursos humanos, materiales PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar)2
y financieros de la entidad. lo que facilita la identificacin de esos
elementos comunes.
En este orden de ideas, el Sistema de
Desarrollo Administrativo centra su propsito De otra parte, es importante sealar que a
en el mejoramiento permanente y planeado partir de la expedicin del Decreto 2482 de
para la buena gestin y uso de los recursos y 2012, que regula entre otros, el captulo IV de
del talento humano en las entidades de la la Ley 489 de 1998, se estableci que el
Administracin Pblica; el Sistema de Gestin Sistema de Desarrollo Administrativo fuera
de la Calidad se enfoca a dirigir y evaluar el implementado a travs del Modelo Integrado
desempeo institucional, en trminos de de Planeacin y Gestin, el cual establece las
satisfaccin social con el suministro de bases para la planeacin sectorial e
productos y/o con la prestacin de servicios a institucional de las entidades de la Rama
cargo de las entidades, a la administracin y Ejecutiva del Orden Nacional, convirtindose
definicin de acciones para la satisfaccin del en el esquema de planeacin articulado que
cliente y otras partes interesadas, y el facilita la implementacin de las polticas de
mejoramiento de las entidades, y el Sistema desarrollo administrativo e iniciativas
de Control Interno se orienta a la gubernamentales que estn orientadas a
configuracin de estructuras de control de la fortalecer el desempeo institucional, en
planeacin, de la gestin, de la evaluacin y procura del cumplimiento de las metas
seguimiento para lograr que las entidades institucionales y de Gobierno para la
cumplan los objetivos institucionales prestacin de un mejor servicio al ciudadano.
propuestos y que se contribuya a la De otra parte, este Modelo concibe el MECI
consecucin de los fines esenciales del como su herramienta de seguimiento y
Estado. evaluacin, aprovechando que ste
proporciona la estructura bsica para evaluar
De esta manera, el sistema de control interno la estrategia, la gestin y los propios
debe entenderse como una herramienta que mecanismos de evaluacin del proceso
comparte algunos elementos con estos administrativo.
sistemas y por lo tanto, es posible que su
implementacin permita el cumplimiento As, el papel del MECI frente a este Modelo se
total o parcial de requisitos exigidos en dichos debe centrar en la revisin de cada uno de los
sistemas. requerimientos, determinando que la
planeacin y gestin de los mismos se
Es necesario resaltar que la articulacin entre encuentren alineados a lo que las polticas y
estos tres sistemas est caracterizada por la metodologa hayan establecido para cada uno
adopcin de un modelo basado en la gestin de ellos. Esto se deber realizar a travs de la
por procesos y la mejora continua de los comparacin y recopilacin de evidencias,
mismos mediante la aplicacin del ciclo por medio de los procesos y/o procedimientos
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Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTGP
1000:2009 Numeral 1.3
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Para tal fin, a travs del MECI, - aplicando el c) Disear los procedimientos de verificacin
ciclo Planear, Hacer, Verificar y Actuar-, se y evaluacin que garanticen razonablemente
establecern los correctivos que se presenten el cumplimiento del marco legal aplicable
en el ejercicio de formulacin e (principio de autogestin).
implementacin de los planes de accin, de
manera tal que sirva de sustento para las Objetivos de Control de Planeacin y
decisiones de los directivos y promueva el Gestin
fortalecimiento continuo del Control Interno,
como elemento transversal para que las Velar porque la entidad disponga de:
entidades puedan cumplir sus objetivos y
lograr sus resultados, aplicando los tres a) Objetivos, metas y planes de accin de
pilares: el Autocontrol, la Autogestin y la acuerdo con la normatividad vigente.
Autorregulacin.
b) Procesos y procedimientos necesarios para
5. Objetivo General del MECI el cumplimiento de los objetivos
institucionales, de acuerdo con su naturaleza,
Proporcionar una estructura que especifique caractersticas y propsitos, procurando su
los elementos necesarios para construir y simplificacin y actualizacin de manera
fortalecer el Sistema de Control Interno en las permanente.
organizaciones obligadas por la Ley 87 de
1993, a travs de un modelo que determine
los parmetros de control necesarios para que
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El propsito del Modelo Estndar de Control Interno MECI es proporcionar una serie de pautas o
directrices dirigidas a controlar la planeacin, gestin, evaluacin y seguimiento en las entidades
de la administracin pblica, facilitando el desarrollo del Sistema de Control Interno. Estructura,
que permite ser adaptada de acuerdo con la naturaleza de las mismas, organizacin, tamao y
particularidades, con el fin de identificar claramente los roles y responsabilidades de quienes
liderarn y participarn activamente en el proceso.
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ROLES Y RESPONSABILIDADES
Compromiso de la Alta Direccin
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Dirigir y coordinar las actividades del Equipo Roles y responsabilidades del Equipo MECI
MECI.
El equipo MECI cumplir los siguientes roles y
Coordinar con los directivos o responsables responsabilidades:
de cada rea o proceso las actividades que
requiere realizar el Equipo MECI, en armona Apoyar el proceso de implementacin y
y colaboracin con los servidores de dichas fortalecimiento continuo del Modelo bajo las
reas. orientaciones del representante de la
direccin.
Someter a consideracin del Comit de
Coordinacin de Control Interno o quien Capacitar a los servidores de la entidad en el
haga sus veces, la aprobacin y seguimiento Modelo e informar los avances en la
de las actividades planeadas para el implementacin y fortalecimiento continuo
fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo del mismo.
correctivos donde se requiera.
Asesorar a las reas de la entidad en la
Su funcin principal es la de administrar y implementacin y fortalecimiento continuo
dirigir el proceso de diseo, implementacin, del Modelo.
fortalecimiento continuo y actualizacin
permanente del Modelo Estndar de Control Trabajar en coordinacin con los servidores
Interno de la respectiva entidad, y actuar designados por las otras reas en aquellas
bajo las directrices establecidas por el Comit actividades requeridas para la
de Coordinacin de Control Interno o quien implementacin y fortalecimiento continuo
haga sus veces y el representante legal. del Modelo.
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Gua Rol de la Oficina de Control Interno, pg. 27 Los servidores pblicos y/o particulares que
ejercen funciones pblicas, son responsables
por la operatividad eficiente de los procesos,
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Las entidades que han realizado un correcto 1. Fase de Conocimiento: en esta fase, las
proceso de implementacin del Modelo entidades debern realizar una lectura a
Estndar de Control Interno, no debern fondo del presente documento, con el fin de
realizar mayores cambios para actualizar el comprender la dimensin de los cambios que
Modelo al interior de la organizacin; se realizan, y efectuar las sensibilizaciones
teniendo en cuenta que los cambios necesarias al interior de las entidades, para
propuestos no afectan la labor realizada en la que los servidores pblicos conozcan de
implementacin y desarrollo del sistema. manera general la actualizacin del Modelo
Por otro lado, aquellas entidades que no han 2. Fase de Diagnstico: en esta fase, las
terminado su proceso de implementacin o entidades debern identificar los principales
han detectado falencias en el mismo, podrn cambios surtidos en el proceso de
tener la oportunidad a travs de la actualizacin (ver anexo 4) y realizar una
actualizacin, de realizar acciones que autoevaluacin con respecto al estado del
permitan dar cumplimiento a cada uno de los Sistema en la actualidad, esto con el fin de
aspectos que enmarcan el control interno establecer lo que se ha adelantado en la
institucional. implementacin, y lo que debe ser creado,
modificado o eliminado segn sea el caso.
De esta manera, y para tener mayor claridad Para tal efecto, se propone el formato de
sobre la transicin hacia la actualizacin del autoevaluacin anexo a este documento, en
Modelo, se plantean las siguientes fases de el que se identifican los productos mnimos
fortalecimiento que contienen las acciones de cada uno de los elementos de control que
mnimas a adelantar y que debern ser resultan de la actualizacin del Modelo, y se
realizadas con el fin de evidenciar la podr valorar el estado en que se encuentra.
transicin de la versin anterior del Modelo, a Las entidades podrn adaptar el formato a sus
esta versin actualizada. Estas fases no son necesidades y a las particularidades de las
necesariamente secuenciales, y podrn ser organizaciones. Esta actividad deber ser
realizadas segn la priorizacin que efecten ejecutada por el responsable del proceso
las entidades, de esta manera se podrn llevar involucrado con cada uno de los aspectos
a cabo diferentes actividades de distintas fases referenciados en el modelo. La evaluacin y
al mismo tiempo, con el fin de optimizar los revisin al cumplimiento de esta fase, le
recursos de los que disponen las entidades. corresponde a las Oficinas de control
interno o quien haga sus veces.
Frente a lo anterior, las mismas entidades son
las llamadas a identificar y determinar las 3. Fase de planeacin de la actualizacin: en
brechas que se presentan al comparar la esta fase las entidades debern realizar un
implementacin inicial del MECI frente a la listado de actividades, producto del
actualizacin del mismo. diagnstico realizado. Para tal efecto, se
propone un formato de plan de trabajo que se
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Uno de sus objetivos principales de este Los componentes y elementos de este Mdulo
mdulo es introducir en la cultura brindan los controles necesarios para que la
organizacional el control a la gestin en los planeacin y ejecucin de la misma se
procesos de direccionamiento estratgico, realicen de manera eficiente, eficaz, efectiva
misionales, de apoyo y de evaluacin. y transparente, logrando una adecuada
prestacin de los servicios o produccin de
Este Mdulo se estructura en tres bienes que le son inherentes.
Componentes: Talento Humano,
Direccionamiento Estratgico y 1.1 Componente Talento Humano
Administracin del Riesgo, orientados a
Este componente tiene como propsito
5
Los productos citados en la mencionada circular son establecer los elementos que le permiten a la
aquellos considerados por el Consejo Asesor como los
entidad crear una conciencia de control y un
mnimos necesarios para que el Sistema de control interno
se encuentre en un nivel satisfactorio, no obstante cabe adecuado control a los lineamientos y
sealar que estos no son los nicos, sino que las entidades actividades tendientes al desarrollo del talento
tendrn que tener presente los lineamientos dados por las
humano, influyendo de manera profunda en
diferentes polticas que se encuentran enmarcados en cada
uno de los elementos. su planificacin, gestin de operaciones y en
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. Rendicin de Cuentas en Colombia. Bogot. Abril de
2006
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Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional USAID. Programa Eficiencia y
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ELEMENTO
PRODUCTOS MNIMOS OBSERVACIONES
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1. Para la construccin y mejora del documento que contenga los principios ticos
de la entidad, se pueden realizar actividades que involucren la creatividad y
compromiso de los servidores pblicos, de tal manera que todos los integrantes de
la organizacin se sientan parte de la identificacin y definicin de los lineamientos
de carcter tico.
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1.1.2 Desarrollo del Talento Humano definen las acciones a realizar para el
desarrollo de los tres procesos que configuran
Elemento que permite controlar el dicha gestin:
compromiso de la entidad pblica con el
desarrollo de las competencias, habilidades, (i) Ingreso, el cual comprende los procesos
aptitudes e idoneidad del servidor pblico, a de vinculacin e induccin; (ii) permanencia,
travs de las polticas y prcticas de gestin en el que se inscriben los procesos de
humana que debe aplicar, las cuales deben capacitacin, evaluacin del desempeo y
incorporar los principios de justicia, equidad estmulos; (iii) retiro, situacin generada por
y transparencia al realizar los procesos de necesidades del servicio o por pensin de los
seleccin, induccin, formacin, capacitacin servidores pblicos.
y evaluacin del desempeo de los servidores
pblicos del Estado. De igual manera, la gestin del talento
humano incluye el desarrollo de prcticas
Los procesos y prcticas de talento humano se orientadas a hacer viable el Sistema de
deben adelantar de manera articulada a los Gerencia Pblica, establecido en la Ley 909
dems procesos de gestin de la entidad, de de 2004 y configurado por esquemas de
tal forma que haya coherencia entre el seleccin meritocrtica, capacitacin y
desempeo de las personas y las estrategias evaluacin de los servidores pblicos
de la entidad, al tiempo que se fomente el calificados como Gerentes Pblicos.
desarrollo permanente de los servidores
pblicos durante su vida laboral en la As mismo, dentro de las Polticas de
entidad. Desarrollo Administrativo se incluyen las de
Talento Humano, y a travs de ellas se
La gestin del talento humano parte del brindan los lineamientos necesarios para su
proceso de planeacin de recursos humanos, implementacin y evaluacin.
a travs del cual se identifican y cubren las
necesidades cualitativas y cuantitativas de
personal; se organiza (y en lo posible
sistematiza) la informacin en la materia; y se
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6. El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces podr
realizar acciones de evaluacin y seguimiento, que le permitan tener una visin
sobre:
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estas actividades e instancias de contacto con , y plantea el
los ciudadanos permiten mejorar la confianza siguiente esquema para una mayor
en las instituciones y encontrar los puntos de comprensin de las etapas e insumos que al
mejora para la gestin y la planeacin en proceso de planificacin es necesario
general. incorporar:
Indicadores MISIN
Estudios Diagnstico
VISIN
Evaluacin Plan de Desarrollo anterior
Autoevaluacin
Evaluacin por otras entidades y rganos de Ejes y objetivos estratgicos para el
control de la gestin periodo de Gobierno
Trabajo con la comunidad
Objetivos especficos o Sectoriales
(Estrategias)
Marco Fiscal de
Mediano plazo
8
procesos ms transversales y que por su Departamento Nacional de Planeacin DNP/ USAID.
carcter estratgico en la gestin pblica Instrumentos para la ejecucin, seguimiento y evaluacin
del Plan de Desarrollo Municipal. Bogot. 2007. p. 8
atae a todos los niveles de gobierno, es el
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1. Las normas constitucionales y legales que le son aplicables, al igual que las
polticas a nivel gobierno que estn estipuladas en el Plan Nacional de Desarrollo o
en las polticas a nivel departamental o municipal, o aquellas que hacen responsable
a la entidad en su cumplimiento. Se tendrn en cuenta las Polticas de Desarrollo
Administrativo definidas por el Gobierno Nacional cuya aplicacin es de resorte de
todas las entidades de la Administracin Pblica.
2. La entidad debe asegurar que los servidores pblicos conozcan su Misin, Visin
y objetivos institucionales, de tal manera que se conozca adecuadamente hacia
donde se dirige la entidad, esto se pude realizar mediante los programas de
induccin y reinduccin, o cualquier otro mecanismo con el que cuente la entidad.
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7. El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces podr
determinar a travs de la evaluacin y seguimiento:
a. Que los planes de la Entidad estn alineados con las Polticas de Desarrollo
Administrativo.
d. Que exista una programacin detallada de las actividades acorde con la Misin,
Visin y objetivos definidos por la entidad.
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4. Una vez caracterizados los procesos es necesario darlos a conocer a todos los
servidores pblicos de la entidad, esto con el fin de que se conozca la forma en la
que la entidad funciona.
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8. Los servidores pblicos deberan contar con mecanismos que les permitan
realizar sugerencias de mejora a los procesos y procedimientos. La alta direccin
tomar en cuenta las sugerencias y de considerarlo pertinente realizar los ajustes
necesarios.
9. El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces podr incluir
dentro de su programa de auditora la evaluacin a los aspectos que sean relevantes
en los procesos establecidos por la entidad; para ellos deber verificar:
a. El correcto desarrollo de los mismos, acorde con las normas que le son aplicables
a la entidad en cada una de las actividades (Ej.: Cumplimiento de las actividades
financieras acorde a las normas contables vigentes).
d. Que exista una interrelacin de los procesos misionales dirigidos a satisfacer las
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2. La comunicacin entre los niveles jerrquicos debe ser fluida y contar con
canales directos entre todos los funcionarios conservando siempre el conducto
regular y respetando los niveles de autoridad y responsabilidad.
5. El Jefe de Control interno, Auditora Interna o quien haga sus veces dentro de su
seguimiento y evaluacin, puede determinar, si la entidad tiene una estructura
flexible que le permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de
responsabilidad y autoridad.
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Son el conjunto de mecanismos necesarios para toman acciones correctivas o preventivas segn
la evaluacin de la gestin de toda entidad el caso.
pblica. Se definen como un conjunto de
variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a Para trabajar con los indicadores debe
la medicin, que permiten observar la situacin establecerse todo un sistema que vaya desde la
y las tendencias de cambio generadas en la correcta comprensin del hecho o de las
entidad, en relacin con el logro de los objetivos caractersticas hasta la toma de decisiones
y metas previstos. acertadas para fortalecer, mejorar e innovar los
planes, programas, proyectos y procesos de los
Los Indicadores son mecanismos que permiten cuales dan cuenta.
controlar el comportamiento de factores crticos
en la ejecucin de los planes, programas, Emplendolos en forma oportuna y actualizada,
proyectos y de los procesos de la entidad. los indicadores permiten tener control adecuado
sobre una situacin dada; la principal razn de
A partir del Direccionamiento Estratgico y de su importancia radica en que es posible predecir
los objetivos y resultados (productos/servicios) y actuar con base en las tendencias positivas o
de los procesos y con la ayuda de la negativas observadas en su desempeo global.
caracterizacin de los mismos, se disean los
Indicadores, cuya medicin peridica permite Los indicadores son una forma clave de
establecer el grado de avance o logro de los realimentar un proceso, de monitorear el avance
objetivos trazados y de los resultados esperados o la ejecucin de un proyecto y de los planes
del proceso, en relacin con los productos y estratgicos, entre otros. Y son ms importantes
servicios que ste genera para la ciudadana o todava si su tiempo de respuesta es inmediato, o
para las partes interesadas de la entidad. muy corto, ya que de esta manera las acciones
correctivas son realizadas sin demora y en forma
Todas las actividades relacionadas con los oportuna.
planes, programas y proyectos pueden medirse
con parmetros que enfocados a la toma de Los indicadores que engloben fcilmente el
decisiones son seales para monitorear la desempeo total de la entidad deben recibir la
gestin, as se asegura que las actividades vayan mxima prioridad. El nmero de indicadores
en el sentido correcto y permiten evaluar los depende del tipo de entidad, de sus necesidades
resultados de una gestin frente a sus objetivos, y caractersticas especficas de control, de tal
metas y responsabilidades. Estas seales son manera que no es necesario establecer un gran
conocidas como indicadores de gestin. nmero de indicadores, lo importante es
construirlos de tal manera que generen
Un indicador de gestin es la expresin informacin suficiente para la toma de
cuantitativa del comportamiento y desempeo decisiones.
de una entidad, cuya magnitud, al ser
comparada con algn nivel de referencia, puede Para su aplicacin deben definirse las variables,
estar sealando una desviacin sobre la cual se las unidades de medida y los parmetros o metas
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frente a los cuales se medir la gestin de los informacin clara y complementarse con otras
procesos, el desempeo de los servidores, los herramientas de gestin que ayuden a analizar
riesgos que afectan las operaciones, la gestin de causas y a establecer puntos de mejora para
la entidad y el impacto de los resultados sustentar as la decisin a tomar. Si es posible,
entregados a la ciudadana y a las partes debe mostrarse la relacin que presenta con
interesadas. Igualmente, se sugiere establecer otros indicadores.
rangos de gestin, donde se definan los valores
mximos o mnimos que permitan mantener al El Departamento Administrativo de la Funcin
indicador en condiciones de control y faciliten el Pblica DAFP, pone a disposicin de las
uso de alertas. entidades una metodologa para la
Cualquier metodologa que permita implementar puede ser examinada con el fin de
un sistema de indicadores de gestin debe tener complementar la informacin respecto a este
en cuenta los elementos asociados con un elemento.
indicador, para permitir una adecuada
retroalimentacin, y adems presentar
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Teniendo en cuenta que los indicadores institucionales deben contener los aspectos
que son susceptibles de evaluar por la importancia que radica en la gestin
institucional, es relevante contemplar en este elemento:
4. Es recomendable que los lderes de los procesos y sus equipos de trabajo revisen
peridicamente la pertinencia de los indicadores, teniendo en cuenta que la entidad
y su entorno sufren cambios constantes, que pueden afectar la forma en la que
fueron concebidos inicialmente.
5. Los lderes de los procesos podrn definir al interior de los mismos, los servidores
pblicos responsables de hacer seguimiento a los indicadores, y verificarn que se
cumpla con la periodicidad establecida para la medicin de cada uno de ellos.
6. El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces determinar
en su ejercicio de auditora, si los indicadores planteados son eficientes y efectivos
para la toma de decisiones.
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PRODUCTOS
OBSERVACIONES
ELEMENTO MNIMOS
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1. La alta direccin debe considerar que estas Polticas se establezcan a nivel del
Direccionamiento Estratgico, la Administracin del Riesgo y lo relacionado con la
Informacin y Comunicacin como mnimo; sin embargo, segn la particularidad de
cada entidad podrn adoptar las que sean necesarias para el desarrollo de los
procesos.
4. El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces puede
evaluar peridicamente que los funcionarios hayan conocido y estn aplicando en su
quehacer institucional, dichas polticas.
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AS/NZS 4360:1999
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Las entidades para dar cumplimiento a este los riesgos de corrupcin de las entidades,
componente cuentan con algunas herramientas, permitiendo a su vez la generacin de alarmas y
entre ellas se pueden destacar las siguientes: la elaboracin de mecanismos orientados a
evitarlos; previnindolos o mitigndolos. La base
1. La Cartilla "Gua para la Administracin del metodolgica para la construccin de esta gua,
Riesgo" propuesta por el DAFP11 0la constituye la Gua del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, por lo que
2. La norma NTC ISO 31000, la cual establece no se desconoce para su construccin los
un nmero de principios que es necesario elementos bsicos iniciales.
satisfacer para hacer que la gestin del riesgo sea
eficaz. Esta norma recomienda que las Nota: Los Mapas de Riesgos de las entidades
organizaciones desarrollen, implementen y deben contener los Riesgos de Corrupcin que
mejoren continuamente un marco de referencia se trabajan a travs de esta metodologa. Por tal
cuyo propsito sea integrar el proceso para la razn, en todas las etapas de la Administracin
gestin del riesgo en los procesos globales del del Riesgo (Poltica de Administracin del
gobierno, estrategia y planificacin, gestin, Riesgo, Contexto Estratgico, Identificacin del
proceso de presentacin de informes, polticas, Riesgos, Anlisis del Riesgo y Valoracin del
valores y cultura de la organizacin12 . Riesgo) debe tenerse los parmetros y
lineamientos establecidos por la Secretara de
Por otro lado, es importante tener en cuenta Transparencia de la Presidencia de la Repblica.
dentro de la administracin del riesgo el
cumplimiento del artculo 73 de la Ley 1474 de Finalmente, es recomendable que la
2011. En este sentido, la Secretara de administracin de riesgos sea vista con un
Transparencia de la Presidencia de la Repblica, enfoque de gestin de riesgos, entendido como
dise una metodologa para elaborar la
estrategia de Lucha contra la Corrupcin y de administracin de una entidad, su direccin, y
Atencin al Ciudadano, que debe ser restante personal, aplicado en la definicin de la
implementada por todas las entidades del orden estrategia y en toda la entidad y diseado para
nacional, departamental y municipal. Dentro de identificar eventos potenciales que puedan
los temas que contiene esta estrategia, se afectar a la organizacin y gestionar sus riesgos
encuentra el mapa de riesgos de corrupcin. dentro del riesgo aceptado, proporcionando una
seguridad razonable sobre el logro de los
13
Este componente debe establecer los criterios .
generales para la identificacin y prevencin de
Este concepto permite establecer que la
administracin del riesgo se convierte en un
11
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
proceso transversal a todas las acciones de la
DAFP- Gua para la Administracin del Riesgo. Bogot.
2011.
entidad, que inicia desde la planeacin
12 13
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS
Certificacin ICONTEC-. Norma Tcnica Colombiana OF THE TRADEMAY COMISSION (COSO) Gestin de
NTC-ISO31000. Abril 2011. Riesgos Corporativos. Marco Integrado. 2009
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institucional incluyendo a todas las personas que Coordinacin de Control Interno o quien haga
hacen parte de la organizacin, proporcionando sus veces y se basan en lo que la entidad espera
una seguridad razonable de la consecucin de de la administracin de los riesgos; la poltica
los objetivos de los procesos e institucionales. seala qu debe hacerse para efectuar el control
y su seguimiento, basndose en los planes y los
1.3.1 Polticas de Administracin del Riesgo objetivos institucionales o por procesos.
Las polticas identifican las opciones para tratar y Debe contener los siguientes aspectos:
manejar los riesgos basadas en la valoracin de
los mismos, permiten tomar decisiones Los objetivos que se esperan lograr.
adecuadas y fijar los lineamientos, que van a
transmitir la posicin de la direccin y Las estrategias para establecer cmo se van a
establecen las guas de accin necesarias a todos desarrollar a largo, mediano y corto plazo.
los servidores de la entidad.
Los riesgos que se van a controlar.
Es importante que las Polticas de
Administracin del Riesgo se fijen desde el inicio
Las acciones a desarrollar contemplando el
del proceso, dado que estos, debern someterse
tiempo, los recursos, los responsables y el talento
a los lineamientos y directrices que en esta etapa
humano requerido.
se determinen.
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PRODUCTOS
OBSERVACIONES
ELEMENTO MNIMOS
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3. La entidad debe asegurar que los servidores pblicos conozcan las polticas de
administracin del riesgo, para tal efecto puede valerse de la induccin y reinduccin
o cualquier mecanismo de comunicacin por medio del cual se logre presentar lo que
la direccin espera que se realice para mitigar los riesgos.
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5. As como los riesgos cambian con las situaciones que ocurren al interior de las
entidades y en su entorno, las polticas de administracin de riesgos tambin varan
segn estas condiciones, en este orden de ideas, se sugiere que las entidades revisen
por lo menos una vez al ao las polticas, para que se actualicen con respecto a los
cambios surtidos.
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6. Es pertinente que los servidores pblicos de la entidad conozcan los riesgos a los
que estn expuestos los procesos de la entidad, as no participen en algunos de ellos;
esto con el fin de que desde su punto de vista puedan realizar aportes para la
identificacin de riesgos no previstos por los lderes de los procesos.
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2. Al momento de
4. La revisin peridica
de los controles permite
evaluar los controles se
realizar una valoracin
debe mantener la
del riesgo ms acertada;
objetividad que se
por lo tanto, se
requiere para el proceso,
recomienda que se
en tanto son stos los que
realicen evaluaciones a
mitigan el riesgo
los mismos segn lo
identificado. Es posible
disponga la realidad de
que en el ejercicio de
cada entidad, pero
evaluacin de los
teniendo en cuenta que
controles se encuentre que
como mximo debera
algunos de los
realizarse de manera
establecidos no mitigan el
trimestral.
riesgo, o que lo hacen de
manera parcial; esto se
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17
Ibd. p.13
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PRODUCTOS
ELEMENTO OBERVACIONES
MNIMOS
Herramientas de
autoevaluacin La entidad debe estar en capacidad de
alimentar el proceso de autoevaluacin a
partir de otros sistemas que le permitan
ejercer el proceso de manera correcta. El
Aplicativo MECI (Informe Ejecutivo Anual
de Control Interno), el Formulario nico
de Reporte de Avance a la Gestin puede
ser, entre otros, parte de esos sistemas.
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CONSEJO PARA LA PRCTICA
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19
Gua de Auditora para Entidades Pblicas del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica-
DAFP
20
Definicin de Auditora Interna Instituto de
Auditores Internos.
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Para ello, los aspectos que se deben entrar a conocer por parte del auditor
interno como insumo para planear sus auditoras (programa de auditora)
son los siguientes:
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21
INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE
COLOMBIA. Marco Internacional para la prctica
profesional de la auditora Interna.
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Concentrar la atencin en la
23
identificacin y evaluacin de los
aspectos importantes del proceso
objeto de la auditora.
Facilitar la distribucin y
organizacin de los recursos
humanos, tcnicos y financieros.
82
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25 26
INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE
COLOMBIA. Marco Internacional para la prctica COLOMBIA. Marco Internacional para la prctica
profesional de la auditora Interna. profesional de la auditora Interna.
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5. El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces y sus
grupos de trabajo, son responsables de continuar su formacin a fin de mejorar
y mantener su competencia profesional. Los auditores internos deben
mantenerse informados de las mejoras y de la evolucin de las normas,
procedimientos y tcnicas de auditora interna (Ej. Marco Internacional para la
prctica profesional).
6. El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, ser el
responsable de establecer una actividad de auditora interna cuyo alcance de
trabajo incluya todas las actividades establecidas en las normas, el
cumplimiento de los proyectos relevantes en la gestin institucional.
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3. Eje Transversal Informacin y Comunicacin est en contacto directo con la ciudadana, los
proveedores, los contratistas, las entidades
Este eje es transversal a los Mdulos de Control reguladoras, las fuentes de financiacin y otros
del Modelo, dado que en la prctica las organismos; o en contacto indirecto pero que
organizaciones y entidades lo utilizan durante afecta su desempeo, como el ambiente
toda la ejecucin del ciclo PHVA; de tal poltico, las tendencias sociales, las variables
manera, que complementa y hace parte econmicas, el avance tecnolgico, entre
esencial de la implementacin y otros.
fortalecimiento de los Mdulos en su
integridad. Es a travs de este mecanismo que se garantiza
la difusin de informacin de la entidad
La Informacin y Comunicacin tiene una pblica sobre su funcionamiento, gestin y
dimensin estratgica fundamental por cuanto resultados en forma amplia y transparente
vincula a la entidad con su entorno y facilita la hacia los diferentes grupos de inters.
ejecucin de sus operaciones internas, dndole
al usuario una participacin directa en el logro ste elemento debe garantizar que
de los objetivos. Es un factor determinante, efectivamente la interaccin de la entidad con
siempre y cuando se involucre a todos los las partes interesadas y la ciudadana estn
niveles y procesos de la organizacin. enfocadas a la construccin de lo pblico y a
la generacin de confianza, mediante la
Para su desarrollo se deben disear polticas, definicin de polticas de comunicacin,
directrices y mecanismos de consecucin, participacin ciudadana, de comunicacin de
captura, procesamiento y generacin de datos gestin y resultados y la formulacin de
al interior y en el entorno de cada entidad, parmetros que orienten el manejo de la
que satisfagan la necesidad de divulgar los informacin.
resultados, de mostrar mejoras en la gestin
administrativa y procurar que la informacin y La principal fuente de Informacin Externa es
la comunicacin de la entidad y de cada la ciudadana y las partes interesadas, por
proceso, sea adecuada a las necesidades consiguiente, debe ser observada de manera
especficas de la ciudadana y de las partes permanente con el fin de reducir los riesgos y
interesadas. optimizar la efectividad de las operaciones.
Para ello se recurre al anlisis de las
A travs de este eje se espera mejorar la comunidades desde todo aspecto relevante
transparencia frente a la ciudadana por medio para cada entidad.
de la rendicin de cuentas a la comunidad y el
cumplimiento de las obligaciones frente a las Frente a este ltimo aspecto es necesario
necesidades de los usuarios. resaltar que la administracin de las quejas y
reclamos constituye un medio de informacin
Para obtener los beneficios proporcionados por directo de la entidad con la ciudadana y las
la Informacin y la Comunicacin, es partes interesadas, permitiendo registrar,
necesario conocer las necesidades de la clasificar y realizar seguimiento al grado de
ciudadana, de las partes interesadas y las de la cumplimiento de los intereses de los
entidad, identificar sus fuentes y definir una beneficiarios; estas son fuente de informacin
estructura para su procesamiento y sobre los incumplimientos institucionales y a
socializacin. Para lo cual es necesario travs de stos se puede conocer su origen,
identificar: alcance, gravedad, impacto y frecuencia.
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El Jefe de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces podr
realizar evaluaciones y seguimientos que le permitan evaluar la existencia de
canales de comunicacin efectivos, y que existan mecanismos de
procesamiento de informacin en la entidad.
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TRMINOS Y DEFINICIONES
Alta direccin. Persona o grupo de personas del mximo nivel jerrquico que
dirigen y controlan una entidad.
Control. Cualquier medida que tome la direccin y otras partes para gestionar los
riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos.
La direccin planifica, organiza y dirige la realizacin de las acciones suficientes
para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarn los objetivos y
metas.
Control interno eficaz. El control interno puede considerarse eficaz en cada una de
las tres categoras, respectivamente, si la direccin tiene seguridad razonable de
que:
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Poltica. Directriz emitida por la direccin sobre lo que hay que hacer para efectuar
el control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la
implantacin del control.
NOTA 4: Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, tpicamente
pueden existir, segn sea aplicable, los siguientes:
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Seguridad Razonable. Concepto segn el cual el control interno, por muy bien
diseado y ejecutado que est, no puede garantizar que los objetivos de una
entidad se consigan, debido a las limitaciones inherentes de todo Sistema de
Control Interno.
97
ANEXO 1
98
MDULO COMPONENTE ELEMENTO RESPONSABLE NORMATIVIDAD
Constitucin Poltica de
Colombia, artculo 339
Decreto 841 de 1990
(Reglamentario de la Ley 38 de
1989), art
Comit de Coordinacin de 2,5,7,22,26,28,32,34.
Control Interno Ley 87 de 1993, artculo 4
Equipo MECI Ley 152 de 1994, artculos
Planes, Programas y Proyectos Representante de la Direccin 3,4,5,6,27,31 y 49
Ley 190 de 1995, art 48
Decreto 111 de 1996, art 8,9 y
68
Ley 489 de 1998
Decreto 2145 de 1999, art 12
Plan Nacional y Planes
Territoriales de Desarrollo
Decreto 2482 de 2012
Direccionamiento
Equipo MECI y servidores
Estratgico Decreto 1537 de 2001
asignados al proceso de
Ley 872 de 2003
acuerdo con el Modelo de
Modelo Operacin por procesos Decreto 4485 de 2009
Operacin
Norma Tcnica de Calidad
Equipo MECI y servidores
NTCGP 1000:2009
involucrados en el desarrollo de
cada proceso
Ley 87 de 1993
Ley 489 de 1998. Captulo XI
Ley 909 de 2004
Comit de Coordinacin de Decreto 770 de 2005
Control Interno Decreto 785 de 2005
Estructura Organizacional
Equipo MECI Decreto 1227 de 2005
Representante de la Direccin Decreto 2772 de 2005
Decreto 2539 de 2005
Decreto 2482 de 2012
Actos administrativos expedidos
en la entidad
99
MDULO COMPONENTE ELEMENTO RESPONSABLE NORMATIVIDAD
Comit de Coordinacin de
Control Interno
Equipo MECI y Servidores
Indicadores de Gestin asignados al proceso de
acuerdo con el Modelo de
Operacin
Directivo responsable del
proceso
Equipo MECI
Servidores asignados al proceso Ley 87 de 1993, artculo 4.
Polticas de Operacin de acuerdo con el Modelo de Normas de Control Interno
Operacin Contable
Comit de Coordinacin de
Control Interno
100
MDULO COMPONENTE ELEMENTO RESPONSABLE NORMATIVIDAD
Equipo MECI
Autoevaluacin Autoevaluacin de control y Representante de la Direccin Ley 87 de 1993
Institucional Gestin Comit de Coordinacin de Ley 489 de 1998
Control Interno
101
MDULO COMPONENTE ELEMENTO RESPONSABLE NORMATIVIDAD
Ingreso (Recepcin de Ley 87 de 1993, art 1 y 2
informacin) Comit de Coordinacin de Ley 134 de 1994
Control Interno Ley 190 de 1995
Equipo MECI Ley 594 de 2000
Eje transversal de Informacin Salida (Emisin de Representante de la Direccin Ley 489 de 1998
informacin y comunicacin Comunicacin Servidores asignados al proceso Ley 850 de 2003
informacin)
de acuerdo con el Modelo de Decreto 2482 de 2012
Operacin Actos Administrativos expedidos
en la entidad
102
ANEXO 2
Informacin y Comunicacin
103
NTCGP 1000:2009 MECI
Mdulo de Control o
Ttulo Numeral Componente Elemento(s)
Aspecto Transversal
- Planes, programas
y proyectos.
-Modelo de
Control de Planeacin y Direccionamiento
Operacin por
Gestin Estratgico
procesos.
- Polticas de
Poltica de la calidad 5.3 Operacin
Informacin y Comunicacin
Planificacin 5.4
Objetivos de la calidad 5.4.1 Control de Planeacin y Direccionamiento Planes, programas y
Planificacin del Sistema Gestin Estratgico proyectos
5.4.2
de Gestin de la Calidad
Responsabilidad,
5.5
autoridad y comunicacin Control de Planeacin y Direccionamiento Estructura
Responsabilidad y Gestin Estratgico organizacional
5.5.1
autoridad
Representante de la
5.5.2
direccin
Comunicacin interna 5.5.3 Informacin y Comunicacin
- Planes, programas
y proyectos.
-Modelo de
Control de Planeacin y Direccionamiento
Operacin por
Revisin por la direccin 5.6 Gestin Estratgico
procesos.
- Polticas de
Operacin
Control de Evaluacin y
Planes de Mejoramiento
Generalidades 5.6.1 Seguimiento.
104
NTCGP 1000:2009 MECI
Mdulo de Control o
Ttulo Numeral Componente Elemento(s)
Aspecto Transversal
Proceso de adquisicin de
7.4.1
bienes y servicios
Informacin de la
adquisicin de bienes y 7.4.2
servicios
Verificacin de los
productos y/o servicios 7.4.3
contratados
105
NTCGP 1000:2009 MECI
Mdulo de Control o
Ttulo Numeral Componente Elemento(s)
Aspecto Transversal
- Direccionamiento
Estratgico
Produccin y prestacin Control de Planeacin y
7.5
del servicio Gestin
- Administracin de
riesgos de los procesos
106
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
Estructura del Modelo Estndar S Estructura del Modelo Estndar Se suprime la forma
de Control Interno de Control Interno grfica anterior (De los
tres (3) Subsistemas, los
nueve (9) Componentes y
los veintinueve (29)
elementos) a un modelo
ms sensible a la gestin
institucional de dos (2)
mdulos de control
(mdulo de control de
planeacin y gestin y
mdulo de Control de
evaluacin y seguimiento)
seis (6) componentes y
trece (13) elementos. Por
otra parte se crea dentro
de esta nueva estructura
un eje transversal al
modelo como es el de
"informacin y
comunicacin".
107
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
108
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
Elementos de control
1.1.2 Desarrollo del Talento A 1.1.2 Desarrollo del Talento Se modifica la redaccin
Humano Humano de su texto
109
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
1.2.2 Modelo de Operacin por A 1.2.2 Modelo de Operacin por Se modifica la redaccin
Procesos Procesos de su texto.
110
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
del riesgo
1.3.2 Identificacin del Riesgo A 1.3.2 Identificacin del Riesgo Se modifica la redaccin
de su texto y se fortalece
este elemento
incluyndole el contexto
estratgico.
1.3.3 Anlisis del Riesgo A 1.3.3 Anlisis y Valoracin del Se fusiona tanto el
Riesgo anlisis como la
valoracin del riesgo en
1.3.4 Valoracin del Riesgo A
un solo elemento con el
propsito de fortalecer el
esquema de
administracin del riesgo.
111
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
112
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
Estratgico
La Informacin y
113
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
3.1.1 Autoevaluacin del S 2.1.1 Autoevaluacin del control Se convierte como parte
Control y gestin del Componente
Autoevaluacin
Institucional y se integra
los elementos de
autoevaluacin del
control y la
114
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
autoevaluacin de la
gestin en uno solo. Lo
que permite un mayor
entendimiento del mismo.
3.1.2 Autoevaluacin de Gestin S 2.1.1 Autoevaluacin del control Se convierte como parte
y gestin del Componente
Autoevaluacin
Institucional y se integra
los elementos de
autoevaluacin del
control y la
autoevaluacin de la
gestin en uno solo. Lo
que permite un mayor
entendimiento del mismo.
115
Estructura Anterior Adicin (A) Estructura Actual Observaciones frente
y Supresin a la actualizacin
(S)
116
ANEXO 4
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Acto
administrativo que
adopta el
Acuerdos,
documento con los
Compromisos y
principios y
Protocolos
valores de la
ticos
entidad.
Socializacin de
los principios y
valores de la
organizacin a
todos los
servidores.
Otro
Manual de
funciones y
competencias
Desarrollo del
laborales
Talento
Humano
Plan Institucional
de Formacin y
Capacitacin
117
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Programa de
Induccin y re-
induccin
realizado a los
servidores
vinculados a la
entidad.
Programa de re-
induccin en
respuesta a
cambios
organizacionales,
tcnicos o
normativos.
Programa de
Bienestar
Plan de incentivos
Procesos
meritocrticos de
cargos directivos
(en las entidades
donde aplique)
Mecanismos de
evaluacin del
desempeo acorde
a la normatividad
que aplique a la
entidad.
Otro
Misin, Visin y
Planes, Objetivos
Programas y Institucionales
Proyectos adoptados y
divulgados.
118
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Documentos que
soporten la
revisin sobre
necesidades de los
usuarios, legales y
de presupuesto.
Planes operativos
con cronogramas
y responsables.
Fichas de
indicadores para
medir el avance en
la planeacin.
Procesos de
seguimiento y
evaluacin que
incluya la
satisfaccin del
cliente y partes
interesadas.
Otro
Caracterizaciones
de proceso
elaboradas y
divulgadas a todos
los funcionarios de
la entidad.
Modelo de
Operacin por Mapa de
Procesos procesos.
Indicadores por
proceso para
realizar la
medicin
correspondiente.
119
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Actas de reuniones
u otro soporte
para revisiones o
ajustes a los
procesos.
Procedimientos
diseados de
acuerdo a las
actividades que
desarrollan los
procesos.
Actas u otro
documento que
soporte la
divulgacin de los
procedimientos a
todos los
funcionarios.
Documentos u
otros soportes que
evidencian el
seguimiento a los
controles
Otro
Evidencias que
soporten la
comunicacin a
todo el personal
para sensibilizar
Estructura
la relacin entre la
Organizacional
estructura y los
procesos de la
entidad.
Otro
120
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Fichas de
indicadores donde
se registra y hace
seguimiento a la
gestin.
Indicadores de
Cuadros de control
Gestin
para seguimiento
a los indicadores
clave de los
procesos.
Otro
Documento que
contiene las
polticas de
operacin
Actas u otro
Polticas de documento que
Operacin soporte la
divulgacin de las
polticas de
operacin a todos
los funcionarios.
Otro
Definicin desde la
Alta Direccin de
la poltica de
Administracin del
Riesgo, donde se
Administracin incluya la
de Riesgos metodologa a
utilizar para su
desarrollo.
Mapas de riesgos
por proceso
121
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Mapa Institucional
de Riesgos
Actas u otro
documento que
soporte la
divulgacin de los
mapas de riesgos
a todos los
funcionarios de la
entidad.
Documentos u
otros soportes que
evidencian el
seguimiento a los
controles
establecidos para
los riesgos.
Otro
Documentos
soporte sobre
aplicacin de
encuestas de
autoevaluacin de
los procesos.
Documentos
Autoevaluacin soporte sobre
Institucional realizacin de
talleres de
autoevaluacin.
Informes u otros
soportes de
informes de
autoevaluacin
realizados.
122
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Informes sobre
anlisis de los
indicadores por
proceso
Informes de
gestin por
procesos.
Otro
Informes
pormenorizados
de la vigencia
Resultados Informe
Ejecutivo Anual
realizado ante el
DAFP.
Procedimiento
Auditora para auditora
Interna interna.
Programa Anual
de Auditoras
aprobado.
Informes de
auditoras
realizadas
Otro
Herramienta
definida para la
Plan de
construccin del
Mejoramiento
plan de
mejoramiento.
123
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Documentos que
evidencien el
seguimiento a los
planes de
mejoramiento
Otro
Mecanismos para
recepcin, registro
y atencin de
sugerencias,
recomendaciones,
peticiones, quejas
o reclamos por
parte de la
ciudadana.
Mecanismos de
consulta para la
obtencin de
informacin
requerida para la
Informacin y
gestin de la
Comunicacin
entidad.
Externa
Publicacin en
pgina web de la
informacin
relacionada con la
planeacin
institucional.
Publicacin en
pgina web de los
formularios
oficiales
relacionados con
trmites de los
ciudadanos.
124
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Mecanismos para
recepcin, registro
y atencin de
sugerencias,
recomendaciones,
peticiones, quejas
o reclamos por
parte de la
ciudadana.
Lineamientos de
planeacin
establecidos para
llevar a cabo el
proceso de
rendicin de
cuentas.
Actas u otros
documentos que
soporten la
realizacin de
procesos de
rendicin de
cuentas.
Publicacin en
pgina web de los
resultados de la
ltima rendicin
de cuentas
realizada.
125
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Actas u otros
documentos que
evidencien la
realizacin de otro
tipo de contacto
con la ciudadana
(diferente a la
rendicin de
cuentas).
Otro
Mecanismo para
recibir sugerencias
o solicitudes de los
funcionarios.
Tablas de
Retencin
Documental
Fuentes internas de
informacin:
Manuales, actas,
actos
Informacin y administrativos u
Comunicacin otros documentos
Interna necesarios para la
gestin de los
procesos, de fcil
acceso y
sistematizados.
Poltica y Plan de
Comunicaciones
establecido y
divulgado a todos
los funcionarios.
Matriz de
responsabilidades.
126
ESTADO
Elemento de Productos Se
Control Mnimos No encuentra Est Evaluado/ Evidencia
existe en Documentado Revisado encontrada
proceso
Otro
Sistema de
informacin para
el proceso
documental
institucional.
Sistema de
informacin para
la atencin de las
peticiones, quejas,
reclamaciones o
recursos de los
ciudadanos.
Sistemas de
Sistemas de informacin para
Informacin y el manejo de los
Comunicacin recursos humanos,
fsicos,
tecnolgicos y
financieros.
Pgina web
Punto de atencin
al usuario.
Otros medios de
comunicacin
virtual (chat, foro,
redes sociales).
Otro
127
ANEXO 5
Fecha de inicio:
Responsables:
Representante Legal
Representante de la Direccin:
Equipo MECI:
128
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN
Lectura del
documento
Apropiacin de
Conocimiento los conocimientos
Sensibilizacin a
los servidores
pblicos
Identificacin de
los cambios en el
Modelo
Diseo del
Diagnstico27
Aplicacin del
Diagnstico
Diagnstico
Anlisis del
Diagnstico
Identificacin de
puntos crticos
Identificacin de
victorias
tempranas
Identificacin de
actividades a
realizar
Identificacin de
los responsables
Planeacin de la
de ejecucin de
actualizacin
las actividades
Definicin de
fechas de inicio y
finales de las
actividades
27
El DAFP propone un formato de diagnstico, que podr ser estudiado por las entidades y reformado segn las
necesidades de cada una de ellas.
129
FASE ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO FECHA FIN
Seguimiento de las
actividades
Ejecucin y
Seguimiento
Realizacin de
correcciones
Cierre Compilacin de
los resultados
Presentacin de
los resultados
finales
Realizacin de
jornadas de
actualizacin
Realizacin del
nuevo Diagnstico
Anlisis de los
resultados del
Diagnstico
130
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Serie Documentos de Consulta:
Plan Nacional de Control Social. Bogot, D.C., 2003.
131
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Audiencias Pblicas en la Ruta de
la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana de la Administracin Pblica Nacional Bogot, D.C.,
Septiembre 2009.
NTC ISO 31000, Gestin del Riesgo dentro del proceso de Auditora Interna
132