Correspondencia

La correspondencia:
Es el trato recproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos,
etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicacin usado por el hombre desde hace muchos aos para comunicarse entre dos personas o individuos
que estn a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos,
hasta llegar a nuestros das que existe el e-mail, que es la forma ms rpida de enviar y asegurarse que la informacin llegue al
destinatario.

Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicacin escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que
une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el xito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a
que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

Clasificacin de la correspondencia:
La correspondencia presenta una variedad de formas con caractersticas propias; por tanto, dados su importancia, es necesario
realizar una clasificacin que permita conocer la finalidad de cada uno.
Por el destino: Pblicas y Privadas

Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

Primera clase: es toda correspondencia de carcter actual y personal su contenido es solo de informacin: cartas,
tarjetas, postales, documentos de negocios, peridicos, etc.

Tipos de correspondencia (cartas)

El trmino correspondencia tiene varios significados, uno de ellos alude a la comunicacin escrita que
se establece entre por lo menos dos personas por medio de una carta. Quien la recibe se conoce
bajo el nombre de destinatario mientras que al que la enva se le llama remitente.

Algunos de los tipos de correspondencia ms utilizados, de acuerdo al objeto del mensaje de la carta son:

Carta de reclamo y protesta: estas pueden utilizarse por ejemplo para manifestar que un servicio o
producto adquirido no coincide con las caractersticas que se publicitan o bien, que no cumple con las
expectativas del consumidor.

Carta de agradecimiento: por medio de esta carta el remitente le agradece algo en particular al
destinatario, ya sea una hospitalidad, ayuda o favor que le haya hecho. Actualmente, la existencia del
telfono y el e-mail la reemplazan en gran medida.

Carta de solicitud: por medio de esta comunicacin escrita el remitente solicita datos, postularse a algn
empleo o cierta informacin que precise recibir. Para esto debe aclararse con concisin cul es su pedido.

Carta de felicitaciones: estas circulan dentro del mbito social al que pertenece el remitente y tienen que
ver con felicitar a alguien por su cumpleaos, haber tenido un hijo, haber obtenido un nuevo puesto o
trabajo, etctera. Generalmente, estas cartas son informales y con tono coloquial, por supuesto que esto
depende de quin sea su destinatario.
Cartas de condolencia: por medio de ellas el remitente busca expresar sus condolencias o psame sobre
una muerte reciente que afecta a quien la recibe.

Carta de invitacin: si bien actualmente si se quiere invitar a alguien a la asistencia de una fiesta,
celebracin o acto se lo hace telefnicamente, esta clase de cartas son muy tiles cuando el nmero de
invitados es muy elevado.

Carta de recomendacin: por medio de esta comunicacin escrita el remitente intenta resaltar la calidad
tanto personal como profesional del portador de la carta. Esta recomendacin es una manera de ayudarlo
a que consiga un nuevo puesto de trabajo o bien, para que logre ingresar en un determinado mbito social
al que aspira.

Carta de disculpa: a travs de estas cartas el remitente busca disculparse por algn error, actitud, falta,
ausencia o incorreccin que haya cometido y por la que el destinatario pudo haberse visto afectado. En el
cuerpo de esta carta, se suele incluir el motivo por el cual no asisti al evento citado o porqu cometi
dicho error.

Cartas comerciales
Las cartas comerciales son redactadas y presentadas de las ms variadas formas, de acuerdo a las
necesidades de las empresas y el sentido esttico de quien las redacta.
Sin embargo, todas en su disposicin, presentan elementos comunes, que nos permiten sealar que las
cartas comerciales constan de tres partes principales:

ENCABEZAMIENTO

Es la parte preparatoria de la clase, y la componen los siguientes elementos:

1.- Membrete: Es la identificacin de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta.

Seala la razn social, el giro comercial, el domicilio, el telfono, el fax y correo electrnico. Se utiliza
adems, con fines publicitarios.

2.- Lugar y Fecha: La anotacin de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronolgico y
geogrfico para la clasificacin y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.

3.- Referencia: Es la sntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto
que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.

4.- Direccin interior: Es la sealizacin del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el
margen superior, a continuacin de la referencia.

5.- Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atencin del receptor, que vara
segn el tono en qu est redactada la carta. Se escribe ms abajo de la direccin interior y a continuacin
dos puntos :.

TEXTO O CUERPO

Es la parte medular de la carta; se inicia escribiendo dos lneas ms abajo del vocativo.

6.- El mensaje: Es la idea o argumentacin que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al
receptor entender una sola interpretacin. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos
antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fcilmente.
 FINAL O CIERRE

Es la conclusin de la carta y sus elementos son:

7.- Salutacin: Es la expresin breve de despedida.

8.- Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la
correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del
remitente la letra "p" o "pp" (por poder).

9.- Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en maysculas del redactor y en minsculas de la
persona que digit la carta.

10.- Inclusos: Es la indicacin de los documentos que se adjuntan a la carta.

11.- Con copia: Es la informacin de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.