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Manual Normalizacion
Manual Normalizacion
PRESENTACIN..................................................................................................5
CAPTULO
ESTRUCTURACIN Y DISEO DE DOCUMENTOS.........................................7
1. Criterios para la elaboracin de documentos impresos........................9
1.1. Aspectos generales de configuracin.............................................9
1.2. Criterios de paginacin.................................................................11
2. Contenido bsico de los documentos administrativos.........................11
2.1. Estructura......................................................................................11
a) Encabezamiento........................................................................11
b) Cuerpo.......................................................................................12
c) Formalizacin............................................................................12
d) Pie.............................................................................................15
2.2. Peculiaridades de algunos documentos administrativos.............15
a) Motivacin.................................................................................15
b) Requisitos concretos de las notificaciones..............................16
CAPTULO
RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA EXPOSICIN Y REDACCIN
DE LOS TEXTOS................................................................................................19
CAPTULO III
CATLOGO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS......................................37
- Acta de calificaciones............................................................................40
- Acta de reunin de rganos colegiados................................................43
- Acuerdo..................................................................................................50
- Carta......................................................................................................53
- Certificado..............................................................................................55
- Certificado acreditativo de silencio administrativo................................59
2 Manual de documentos administrativos
- Circular...................................................................................................63
- Contrato.................................................................................................67
- Convenio................................................................................................71
- Convocatoria de reunin de rganos colegiados.................................79
- Declaracin jurada.................................................................................82
- Diligencia...............................................................................................84
- Informe...................................................................................................87
- Memoria explicativa...............................................................................96
- Nota interior...........................................................................................99
- Notificacin..........................................................................................101
- Oficio....................................................................................................105
- Portada de fax......................................................................................108
- Requerimiento de subsanacin de defectos en la solicitud................111
- Resolucin...........................................................................................114
- Solicitud (modelo normalizado)...........................................................118
- Solicitud (modelo genrico).................................................................123
Pero la labor que queda por hacer en esta direccin es tanta que con este
manual damos tan slo el primer paso de los muchos que hemos de recorrer de
forma inmediata. En primer lugar, todava tiene la consideracin de manual
provisional, sometido a revisin en fase de prueba, de tal manera que su utilizacin
continuada durante los prximos meses permitir hacer el manual definitivo,
El espacio en blanco previo al inicio del texto deber ser suficiente para dar
cabida a los sellos de registro de entrada y salida. Para ello, el texto se iniciar
entre 1 y 3 cm. contados a partir de la parte inferior del membrete.
5. Se establecer una sangra de entrada (de 1 cm.) para los ttulos de los
subapartados con dos dgitos y dems subdivisiones.
2.1. Estructura
a) Encabezamiento
Segn establece el Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por
el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la
produccin documental y material impreso de la Administracin General del
Estado, en todos los documentos que recojan actos administrativos,
incluidos los de mero trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos,
debe figurar un encabezamiento en el que consten al menos los siguientes
datos:
b) Cuerpo
c) Formalizacin
Todo documento que recoja actos administrativos, incluidos los de
mero trmite, debe estar formalizado.
Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio 1; la fecha es la del da en que se
formaliza el documento. Para el da y el ao (sin punto) se usarn los
nmeros; para el mes, la letra minscula.
La lnea del lugar y fecha llevar justificacin total, con una tabulacin
al comienzo y punto al final.
Antefirma
Expresar el cargo o puesto al que corresponda emitir el documento.
1
Municipio: conjunto de habitantes de un mismo trmino jurisdiccional, regido por un ayuntamiento.
Manual de documentos administrativos 11
Identificacin nominativa del firmante
Contendr el nombre y los apellidos de la persona que firma, sin
anteponer la abreviatura Fdo..
EL GERENTE
(P.D. del Rector, Resolucin de 17 de
noviembre de 1998, BOC de 25-01-99)
EL DIRECTOR DE LA U.G. DE
ORGANIZACIN Y RR.HH.
P.S., LA SUBDIRECTORA DE INSPECCIN
DE SERVICIOS
d) Pie
Segn el Real Decreto 1465/1999, contendr la identificacin del
destinatario del documento, expresndose el nombre y los apellidos si se
trata de una persona fsica, la denominacin social en los casos de
personas jurdicas privadas o la denominacin completa del rgano o
entidad a la que se dirige.
a) Motivacin
Algunos documentos administrativos tienen como elemento esencial
de su contenido la motivacin, esto es, la exposicin de los hechos y
fundamentos de derecho en que se basa una decisin administrativa.
d) En vez de las frases hechas tomadas directamente del latn, como ab initio,
ad absurdum, ad infinitum, ad pdem ltterae, apud acta, bona fide, pro indiviso, Deo
volente..., se recomienda usar sus correspondientes traducciones (desde el principio,
por reduccin al absurdo, sin fin, literalmente, segn consta en el acta, de buena fe,
[bien] que se posee en comunidad, Dios mediante...), especialmente en aquellos
escritos dirigidos a un pblico amplio.
o de forma ms sencilla:
1.5. En este mismo apartado hay que tener en cuenta el empleo abusivo de
locuciones preposicionales que pueden ser sustituidas por una sola palabra. Con ello
se beneficiara la diafanidad comunicativa. Damos algunos ejemplos en los que
algunas locuciones pueden ser reemplazadas por preposiciones simples:
en solicitud de por
en aras de
al objeto de para
en orden a
de cara a
en materia de sobre
en torno a
Instancia a rellenar
2.2. Se observa asimismo un uso abundante de la frase "es por ello que":
Por otro lado, nuestra lengua ofrece otras posibilidades de expresar lo mismo
con ms sencillez:
de inicio en principio
se puede escribir:
puede aparecer:
No obstante, si, por las caractersticas de este lenguaje, se hace difcil alguna
de las soluciones propuestas y hay que usar las llamadas oraciones pasivas reflejas,
es conveniente tener en cuenta un error muy frecuente que ha de evitarse. Nos
referimos a que es necesario poner en el mismo nmero gramatical el sujeto y el
verbo. De esta manera, las frases que siguen se corregirn en el sentido que se
expone a continuacin:
*... por lo que se analiza prioritariamente aquellos casos que ingresan por
urgencias ...
... por lo que se analizan prioritariamente aquellos casos que ingresan por
urgencias ...
*Los asistentes a aquel curso deben estar seguros que al final se les dar
un certificado.
sino:
Los asistentes a aquel curso deben estar seguros de que al final se les
dar un certificado.
*El hecho que nadie se hubiera dado cuenta que se haba infringido la ley...
El hecho de que nadie se hubiera dado cuenta de que se haba infringido
la ley...
Las actas, los certificados y las circulares deben ser presentados en...
b) Ante sustantivos femeninos que comienzan por a (ha) tnica (acta, aula,
rea...) debe ponerse el artculo en masculino: el acta, un aula.
el acta firmada
el aula asignada para el examen
f) Hay que prestar atencin al gnero de currcula. Al ser un neutro latino han
de concordar con el artculo plural masculino (los currcula), si bien es aconsejable
utilizar en ese caso la forma castellanizada: los currculos.
Lo que decimos se aplica tambin a las formas compuestas del verbo haber
(ha habido, haba habido...) y a los casos en que este verbo se conjuga con un auxiliar
para formar una perfrasis (puede haber, debe haber, suele haber...).
Las formas de tercera persona plural (haban, habrn, han habido, etc.) son
mucho ms frecuentes que otras personas de haber, como las de primera del plural
(habemos, habamos, habremos), que se sienten como claros vulgarismos:
5. Ortografa
- Concepto.
- Normativa aplicable.
- Estructura.
- Ejemplo.
ACTA DE CALIFICACIONES
Concepto
Documento que recoge las calificaciones correspondientes a la evaluacin
de conocimientos de uno o varios alumnos sobre determinada materia.
Normativa aplicable
Aparte de la legislacin de carcter general, hay que tener en cuenta:
Estructura
1. Encabezamiento:
En el encabezamiento del acta deben figurar los siguientes datos:
- Curso acadmico
- Grupo
- N: nmero de orden
- DNI
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicada la unidad que
elabora el acta; la fecha es la del da en que se emite.
4. Firmas
Las actas de examen estarn firmadas en todas sus hojas.
ACTA DE CALIFICACIONES
CURSO ACADMICO 1999/2000
(firma)
ACTA DE REUNIN DE RGANOS COLEGIADOS
Concepto
Es un documento administrativo cuya finalidad es dejar constancia de
hechos sucedidos, circunstancias valoradas y acuerdos alcanzados en el seno de
un rgano colegiado. Se levantar acta de cada sesin.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculos 22 a 27.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Contendr el carcter de la reunin (ordinaria o extraordinaria) y la
denominacin del rgano colegiado.
4. Orden del da
Manual de documentos administrativos 41
Contendr, tras el punto referido a la aprobacin del acta anterior, la
enumeracin de los asuntos que se abordarn en la reunin.
5. Deliberaciones y acuerdos
Se especificarn los puntos principales de las deliberaciones, as como el
contenido de los acuerdos adoptados y el nmero de votos con los que se
aprobaron. Se identificar a los intervinientes cuando sea procedente para la
correcta interpretacin del contenido del acta.
6. Pie
Figurar la siguiente frmula: Sin ms asuntos que tratar, el presidente
levanta la sesin a las X horas.
7. Firma y sello
El acta deber ser firmada en todas las pginas por el secretario del rgano
y en la ltima deber constar, adems, la firma del presidente como visto bueno.
ASISTENTES:
b) Otros asistentes:
AUSENTES:
1
Ejemplo de acta de reunin de
rganos colegiados
5. Ruegos y preguntas.
DELIBERACIONES Y ACUERDOS:
2
Ejemplo de acta de reunin de
rganos colegiados
- Julio Domnguez pregunta por los escritos de quejas que los trabajadores
han dirigido al Comit de Seguridad y Salud, sin concretar ninguno de
ellos en especial. La secretaria del comit contesta que todos y cada uno
de ellos han sido remitidos a las unidades encargadas de solucionar los
problemas (Unidad Tcnica, Unidad de Gestin de Patrimonio y
Contratacin, Servicio de Prevencin, etc.).
3
Ejemplo de acta de reunin de
rganos colegiados
Sin ms asuntos que tratar, el presidente levanta la sesin a las 10.30 horas.
(firma) (firma)
4
ACUERDO
Concepto
El acuerdo refleja la determinacin de un rgano competente (unipersonal o
colegiado) para iniciar un procedimiento y resolver los aspectos relacionados con el
mismo antes de su resolucin (por ejemplo, el acuerdo de un decano de nombrar la
comisin de seleccin que adjudique una beca convocada por el centro).
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Expresar de una forma clara y lo ms breve posible la decisin contenida
en el documento.
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que
acuerda; la fecha es la del da en que se adopta el acuerdo.
5. Firma y sello
5.1 Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
5.2. Firma.
ACUERDA:
EL RECTOR
(firma y sello)
Concepto
Documento que utilizan los rganos y unidades de la ULPGC para
comunicaciones externas no oficiales, es decir, que no se insertan en un
procedimiento administrativo.
Normativa aplicable
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y
el material impreso de la Administracin General del Estado.
Estructura
1. Lugar y fecha
El lugar y la fecha, con el mes en letra, figurarn en la esquina superior del
documento, justificados a la derecha y sin punto final.
3. Frmula introductoria
Por ejemplo: Estimado/a Sr./Sra..
4. Cuerpo
Se adoptarn las directrices expuestas en el apartado 1 del captulo primero
de este manual.
5. Frmula de despedida
Por ejemplo: Atentamente, Saludos, Sin otro particular, se despide
atentamente.
6. Firma y sello
Debajo del nombre y apellidos se sealar el cargo correspondiente, todo
ello en minsculas. El sello se estampar a la izquierda de la firma.
Ejemplo de carta
Estimado seor:
(firma y sello)
Concepto
Es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un
hecho, circunstancia o situacin de los que existe constancia documental en los
expedientes que se encuentran en la ULPGC, con el fin de que produzca
determinados efectos jurdicos.
Normativa aplicable
Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculo 37.8.
Caractersticas
En general corresponde al responsable de la unidad correspondiente
certificar los expedientes que tramita o cuyos antecedentes custodia, siempre que
est autorizado para ello por la normativa vigente.
Estructura
1. Ttulo
Expresar de forma clara y precisa el contenido esencial del certificado (por
ejemplo, certificado acadmico personal, certificado de inventario,etc.).
4. Pie
Se incluirn los siguientes datos, por este orden: frmula de certificacin,
efectos, datos del solicitante y lugar y fecha de emisin (en letra).
En definitiva, la redaccin del pie del certificado podra ser como la del
siguiente ejemplo: Para que as conste a los efectos oportunos y a solicitud de D.
Pedro Prez Prez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran
Canaria, a uno de febrero de dos mil.
5. Firma y sello
Como en el apartado de identificacin del emisor ya constan los datos
relativos a su cargo, nombre y apellidos, stos no se repetirn y slo figurarn la
firma y el sello; no obstante, aquellos certificados que deban ser conformados
contendrn la antefirma y la identificacin nominativa del rgano que da el visto
bueno.
El certificado deber ser firmado en todas las pginas por el rgano emisor
y, en su caso, en la ltima pgina constar la firma del rgano que lo conforma.
El sello de la unidad correspondiente se estampar a la izquierda de la
firma.
Se firmarn y sellarn todas las pginas en el margen lateral izquierdo,
excepto la ltima, en la que las firmas figurarn al final del texto.
CERTIFICA:
Para que as conste a los efectos oportunos y a solicitud de doa Ana Vlez
Rodrguez, se emite el presente certificado en Las Palmas de Gran Canaria, a
quince de febrero de dos mil.
(firma y sello)
V. B.
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA POLITCNICA
1
Segn el plan de estudios de la titulacin de Ingeniera Tcnica en Obras Pblicas impartido en esta
Escuela, la carga lectiva de cada asignatura se especifica por horas. Se debe tener en cuenta que
diez horas constituyen un crdito y un curso acadmico se compone de treinta semanas.
Concepto
Es un documento que acredita de forma oficial la estimacin o
desestimacin de lo solicitado ante la ausencia de resolucin expresa por parte de
la administracin. Se encuadra en los procedimientos iniciados a solicitud del
interesado.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn,
modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero: artculos 42 y 43.
Caractersticas
1) Segn la Ley 30/1992, corresponde expedirlo al rgano competente para
resolver.
Estructura
1. Ttulo
Figurar la frase Certificado acreditativo de silencio administrativo.
4. Pie
Al igual que en las resoluciones expresas, el certificado acreditativo de
silencio administrativo deber sealar si la resolucin presunta que se certifica
agota o no la va administrativa, los recursos que proceden contra la misma, el
rgano ante el que pueden interponerse y el plazo para hacerlo. Se sealar
adems, que se puede formular cualquier otro recurso que el interesado considere
oportuno.
5. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que certifica; la fecha es la del da en que se emite el certificado.
6. Firma y sello
Como en el apartado de identificacin del emisor ya constan los datos
relativos a su cargo, nombre y apellidos, stos no se repetirn y slo figurarn la
firma y el sello.
CERTIFICA:
2
CIRCULAR
Concepto
Es un documento administrativo mediante el cual se establecen unas
normas o instrucciones de carcter organizativo o de gestin aplicables en la
ULPGC y en materias que son competencia del rgano que las dicta
Normativa aplicable
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y
el material impreso de la Administracin General del Estado.
Estructura
1. Numeracin de la circular
Se situar en la parte superior derecha de cada una de las pginas, en letra
cursiva arial tamao 10, con el siguiente formato:
Circular (n cardinal/ao)
Denominacin de la unidad administrariva que la elabora
2. Ttulo
Se especificar el nmero de la circular seguido de la denominacin del
rgano o unidad que la dicta y a continuacin se expresar de una forma clara y
breve la materia que regula.
3. Cuerpo
Contendr los siguientes datos, en este orden:
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que elabora la circular; la fecha es la del da en que se emite.
5. Firma y sello
5.2. Firma.
Circular 9/1999
U.G. de Organizacin y Recursos Humanos
1
Ejemplo de circular
Circular 9/1999
4.- TRAMITACIN
Las solicitudes de los permisos de Navidad se debern remitir a la Unidad
de Gestin de Organizacin y Recursos Humanos antes del da 1 de diciembre en
una nica relacin por unidad administrativa (segn modelo adjunto). No se
tramitarn aqullas que se remitan de forma individual.
EL GERENTE
(P.D. del Rector, Resolucin de 17 de
noviembre de 1998, BOC de 25-01-99)
2
CONTRATO
Concepto
Documento que recoge un acuerdo entre la ULPGC y otra persona fsica o
jurdica mediante el cual las partes consienten en obligarse a dar alguna cosa o
prestar algn servicio.
Normativa aplicable
Ley Orgnica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria:
artculos 11 y 45.1.
Requisitos
A continuacin se enumeran los principales requisitos de los contratos:
1. Sujetos
El sujeto contratante ser el rector de la ULPGC u rgano en el que
delegue. La otra parte puede ser tanto una persona fsica como jurdica (pblica o
privada).
3. Precio
Los contratos tendrn siempre un precio cierto, que se expresar en
moneda nacional. Los rganos de contratacin cuidarn de que el precio sea el
adecuado al mercado.
Estructura
1. Ttulo
Especificar las partes intervinientes y una breve descripcin del objeto del
contrato.
2. Lugar y fecha
Se sealar la localidad en la que tenga lugar la firma del contrato y, a
continuacin, la fecha consignada en letra.
4. Antecedentes administrativos
Se indicar la resolucin mediante la cual se aprueba el objeto del contrato
y el concepto presupuestario al que se imputa el gasto.
5. Cuerpo
Descripcin de los fines y contenido del contrato, bajo el epgrafe de
CLUSULAS DEL CONTRATO, que se numerarn correlativamente.
6. Consentimiento
El texto del contrato finalizar con la siguiente frmula: Para la debida
constancia de todo lo convenido se firma el presente contrato por duplicado, en el
lugar y la fecha al principio mencionados.
REUNIDOS
ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS
1
Ejemplo de contrato
2
CONVENIO
Concepto
Documento en el que se recoge el contenido de un pacto o acuerdo entre
dos o ms partes sobre asuntos de inters comn.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculo 6 (modificado por Ley 4/1999, de 13 de enero).
Estructura
1. Ttulo
Especificar las partes intervinientes y una breve descripcin del objeto del
convenio.
2. Lugar y fecha
Se sealar la localidad en la que tenga lugar la firma del convenio, y a
continuacin la fecha consignada en letra.
4. Cuerpo
Manual de documentos administrativos 67
Se estructurar en dos bloques:
5. Consentimiento
Para finalizar se emplear la siguiente frmula: Y para que as conste, a
los efectos oportunos, en prueba de conformidad, las partes firman el presente
convenio, por (duplicado, triplicado, etc.), en el lugar y la fecha indicados en el
encabezamiento.
6. Firma
Se firmarn y sellarn todas las pginas y se identificarn tanto la persona
que firma como su cargo y parte a la que representa. Excepto la ltima pgina, las
dems se firmarn en los mrgenes laterales, preferiblemente en el izquierdo.
Ejemplo de convenio
REUNIDOS
De una parte, D. Francisco Daz - Casanova Surez, en calidad de presidente
de la Asociacin Sndrome de Down de Las Palmas, con CIF G35131515 y domicilio
en la calle Eusebio Navarro nmero 69 de esta ciudad, que acta en nombre y
representacin de esta entidad, para lo cual manifiesta estar debidamente facultado.
MANIFIESTAN
1. Que la Asociacin Sndrome de Down de Las Palmas es una entidad
1
Ejemplo de convenio
2
Ejemplo de convenio
CLUSULAS
Primera.- Del objeto del convenio
El presente convenio tiene por objeto regular el marco de la colaboracin
entre la Asociacin Sndrome de Down de Las Palmas, la ULPGC y la Fundacin
Universitaria de Las Palmas para el cumplimiento de los objetivos siguientes:
3
Ejemplo de convenio
4
Ejemplo de convenio
5
Ejemplo de convenio
(firma y sello)
6
CONVOCATORIA DE REUNIN DE RGANOS COLEGIADOS
Concepto
Documento mediante el cual se convoca a los miembros de un rgano
colegiado a una reunin del mismo, en un lugar y una hora determinados.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculos 25.3.b y 26.
Caractersticas
Hay que tener en cuenta que, segn dispone el artculo 25.3 b) de la Ley
30/92, corresponde al secretario del rgano colegiado efectuar la convocatoria de
las reuniones del rgano por orden de su presidente.
Estructura
1. Ttulo
Se expresar de la siguiente forma: Convocatoria de reunin de
(denominacin del rgano colegiado).
2. Cuerpo
Contendr necesariamente la siguiente informacin:
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que
convoca; la fecha es la del da en que se emite la convocatoria.
4. Firma y sello
4.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
4.2. Firma.
5. Pie: destinatario
Se utilizar la frmula genrica: SRES. MIEMBROS DE (denominacin del
rgano colegiado), o bien, el nombre y apellidos de cada uno de los miembros; si
tiene tratamiento debido al cargo, ste se expresar tambin con el nombre.
Asimismo, se especificar el cargo del miembro cuando sea relevante en la
composicin del rgano colegiado.
Ejemplo de convocatoria de reunin
de rgano colegiado
4. Asuntos de trmite.
5. Ruegos y preguntas.
EL SECRETARIO DE LA COMISIN
DE DOCTORADO
(firma)
Concepto
Documento en el que una persona, por propia voluntad o por exigencia de la
administracin, manifiesta bajo su responsabilidad, hechos o circunstancias que en
ese momento no puede o no es necesario acreditar de otra forma.
Normativa aplicable
No hay normativa especfica que regule este tipo de documento; se aplicar,
en su caso, la que corresponda segn el procedimiento administrativo al que se
vincule.
Estructura
1. Datos del declarante
- Nombre y apellidos, precedidos de la palabra YO.
2. Encabezamiento
Figurar la frmula siguiente: DECLARO BAJO JURAMENTO.
3. Cuerpo
Se procurar disponer el texto de la declaracin de forma clara y concisa,
en prrafos breves y sin utilizar apartados cuya extensin o complejidad dificulte
innecesariamente la interpretacin de su contenido.
Yo, Pedro Garca Garca, con DNI 42888999, profesor titular de escuela
universitaria adscrito al Departamento de Fsica de la Universidad de Las Palmas de
Gran Canaria,
Esta declaracin se realiza a los efectos de formar parte del tribunal de las
pruebas de aptitud para el acceso a la Universidad en la convocatoria de junio de
2000.
(firma)
Concepto
Documento en el que se hace constar la realizacin efectiva de un trmite
administrativo o mediante el cual se verifica un acto o resolucin. Por ejemplo,
diligencias acadmicas o administrativas para modificar actas de calificacin.
Estructura
1. Encabezamiento
Solamente llevarn encabezamiento aquellas diligencias que tengan un
modelo normalizado debido a la frecuencia de su uso; por ejemplo, diligencias
acadmicas o administrativas de modificacin en las actas de examen.
2. Cuerpo
En el caso de que la diligencia lleve ttulo, el cuerpo del documento
comenzar con la frmula: SE HACE CONSTAR QUE ....; en caso contrario,
comenzar con la frmula: DILIGENCIA para hacer constar que . A continuacin
se detallar, de forma concisa, el trmite o acto administrativo en cuestin.
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
la diligencia; la fecha es la del da en que se elabora.
4. Firma y sello
4.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
4.2. Firma.
DILIGENCIA para hacer constar que el alumno don Juan Antonio Castel
Umpirrez, con DNI 43786652, tiene actualmente superadas ms del 85% de las
asignaturas que conforman el plan de estudios de la Diplomatura en Informtica
(plan de 1987), faltndole nicamente la asignatura Informtica de la gestin
empresarial y el proyecto de fin de carrera para terminar sus estudios.
(firma y sello)
CENTRO: ______________________________________________________
TITULACIN: ___________________________________________________
ASIGNATURA: __________________________________________________
CONVOCATORIA: __________________________
V. B.
EL SECRETARIO EL PROFESOR
(firma) (firma)
INFORME
Concepto
Documento emitido por una autoridad, rgano o experto, a iniciativa propia o
a solicitud de otra autoridad u rgano, que contiene informacin consistente en
datos y opiniones relativos a un asunto sometido a su consideracin.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculos 82 y 83.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Especificar el autor, autores o unidad de origen ,si se emite a iniciativa
propia o por encargo de alguna autoridad u rgano de la ULPGC, as como el
asunto del informe.
2. Cuerpo
- Introduccin: establecer brevemente el motivo, el alcance y los
objetivos del informe.
3. Conclusiones
Si los informes surgen por propia voluntad irn acompaados por las
propuestas que se consideren adecuadas. Igualmente, se incluirn propuestas o
conclusiones cuando as lo haya requerido el rgano o autoridad solicitante o
cuando lo considere de inters quien emite el informe.
Cuando el objeto del informe sea concretar la postura favorable o
desfavorable del rgano emisor respecto al asunto en cuestin se usar la siguiente
frmula: INFORMA: Favorablemente (o desfavorablemente).
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
el informe; la fecha es la del da en que se elabora.
Manual de documentos administrativos 83
5. Firma y sello
5.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
5.2. Firma.
El informe tiene por objeto exponer los requisitos tcnicos que se necesitan
para la puesta en marcha del archivo siguiendo las Recomendaciones para
archivos universitarios aprobadas en las III Jornadas de Archiveros de
Universidades, Barcelona, octubre de 1996.
2. - FONDOS
El archivo debe organizar y custodiar los fondos de la propia ULPGC, que
son la consecuencia directa de sus actividades administrativas, docentes e
investigadoras. Todos los fondos de los rganos colegiados y unipersonales de
1
Ejemplo 1 de informe
Una gua que proporcione informacin sobre los fondos y servicios del
archivo.
2
Ejemplo 1 de informe
4.1. Prstamo
Tanto a los organismos productores como a los investigadores.
4.2. Acceso
El acceso a la documentacin se atendr, adems de a las regulaciones
especficas que puedan establecerse reglamentariamente, a la legislacin estatal y
autonmica que en su caso les afecte.
5.- RECURSOS
5.1. Recursos humanos
La plantilla de un archivo universitario se establecer de la siguiente
forma: 1 responsable del archivo (director), 2 o 3 tcnicos de archivo
3
Ejemplo 1 de informe
6. -INSTALACIONES
6.1. Edificio
Debe cumplir con los requisitos siguientes:
4
Ejemplo 1 de informe
6.2. Mobiliario
Las estanteras sern metlicas, incombustibles, slidas y con
5
Ejemplo 1 de informe
capacidad para desplazarse en altura cada 25 mm., con los laterales cerrados y las
divisiones interiores abiertas. La altura ser de 1.90m. El ancho de cada mdulo
ser de 1 m. y el fondo de las baldas de 40 cm. Los bloques de estanteras tendrn
una separacin de 1.20 m., y entre cuerpos de 0.80 m. Si las estanteras son
mviles se ahorrar el espacio de los pasillos. El mayor volumen de la
documentacin ser papel, pero hay que prever la existencia de otro tipo de
material como pelculas o material magntico, que requerirn almacenaje especial.
Los envases y cajas que se utilicen sern de cartn no cido y resistentes, slidos y
de dimensiones normalizadas.
6
Ejemplo 2 de informe
INFORMA:
EL DECANO DE LA FACULTAD
DE INFORMTICA
Concepto
Documento en el que se exponen hechos, datos o circunstancias referentes a
determinado asunto y que habitualmente se adjunta, como complemento aclaratorio,
a otros documentos (como, por ejemplo, facturas justificativas de gastos,
documentos presupuestarios, etc.).
Normativa aplicable
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y
el material impreso de la Administracin General del Estado.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Comenzar con la expresin: MEMORIA EXPLICATIVA seguida de un
breve resumen del objeto de la memoria (por ejemplo: LIQUIDACIN DE
ANTICIPO DE CAJA DE LA ESCUELA UNIVERSITARIA DE INFORMTICA).
2. Cuerpo
En l se detallarn, de forma ordenada y concisa, los hechos, datos y
circunstancias relacionados con el asunto que se pretende fundamentar.
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
la memoria explicativa; la fecha es la del da en que se elabora.
4. Firma y sello
4.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
4.2. Firma.
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA DE INFORMTICA
(firma y sello)
Concepto
Es un documento que hace referencia a cuestiones de funcionamiento o a
asuntos que no se insertan en un procedimiento administrativo y que se utiliza para
la comunicacin interna en la propia Universidad.
Normativa aplicable
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y
el material impreso de la Administracin General del Estado.
Estructura
1. Cuerpo del documento
Su contenido se expondr de forma ordenada y coherente. Se iniciar con
la exposicin de las circunstancias o los hechos correspondientes y al final del texto
se incluirn la peticin, conclusin o el motivo principal de la nota.
2. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano que emite
la nota interior; la fecha es la del da que se elabora.
3. Firma y sello
3.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
3.2. Firma.
EL GERENTE
(firma y sello)
Concepto
Documento mediante el cual se comunica al interesado una resolucin o
acuerdo.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculos 58, 59, 60 y 61 (requisitos y modo); artculos 109, 114 al 116,
118, 119. Modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero.
Ley de Reforma Universitaria: artculo 22.
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y
el material impreso de la Administracin General del Estado.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Constar el trmino: NOTIFICACIN:.
2. Frmula introductoria
El documento se inicia con una frmula en la que se especifican la fecha y
la autoridad u rgano que dict la resolucin o adopt el acuerdo:
3. Cuerpo de la notificacin
Contiene el texto ntegro de la resolucin o acuerdo que se notifica escrito
en letra arial 12, cursiva, entre comillas y con un sangrado de 1 cm.
4. Frmula de cierre
A continuacin se indicar: Lo que le notifico en cumplimiento del artculo
58 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (BOE de 27 de
noviembre ), modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero (BOE de 14 de enero).
5. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
administrativa que emite la notificacin; la fecha es la del da que se elabora.
6. Firma y sello
Manual de documentos administrativos 97
6.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
6.2. Firma.
7. Pie: destinatario
En las notificaciones dirigidas a particulares se especificarn el nombre y
los apellidos; en aqullas dirigidas a otras instituciones (pblicas o privadas) se
detallarn el cargo u rgano, as como la denominacin de la unidad y del
organismo.
NOTIFICACIN
RESUELVE:
1
Ejemplo de notificacin
(firma y sello)
2
OFICIO
Concepto
Documento mediante el cual un rgano o unidad de la ULPGC comunica
con carcter oficial hechos o actos que estn integrados en un procedimiento
administrativo.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculo 19.
Estructura
1. Cuerpo del oficio
Se estructurar de forma ordenada y coherente. Se iniciar con la
exposicin de las circunstancias o los hechos correspondientes y se incluir al final
del texto el contenido esencial que se pretende comunicar.
2. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que elabora el oficio; la fecha es la del da en que se emite.
3. Firma y sello
3.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
3.2. Firma.
LA DIRECTORA DE LA UNIDAD DE
GESTIN DE ALUMNOS
P.S., LA SUBDIRECTORA DE EXTENSIN
UNIVERSITARIA
(firma y sello)
Concepto
Es el impreso que ha de preceder o acompaar a cualquier comunicacin
que se realice por telefax.
Normativa aplicable
Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen
criterios de imagen institucional y se regula la produccin documental y
el material impreso de la Administracin General del Estado.
Estructura
1. Ttulo
Figurar la palabra FAX, en letra Arial Black, tamao 48.
2. Remitente
Tras la preposicin De: se detallarn la persona y la denominacin de la
unidad administrativa que enva la comunicacin y, en caso de que resulte
procedente, los nmeros de fax, telfono y correo electrnico.
3. Destinatario
Tras la preposicin Para se especificarn los datos identificativos del
destinatario de la comunicacin: nombre y apellidos si es un particular y, si es un
ente administrativo, la denominacin de la unidad administrativa, cargo y organismo.
5. Asunto
Se incluir una breve descripcin del contenido de la comunicacin.
6. Fecha
7. Nmero de pginas
Se emplear la siguiente frmula: Nmero de pginas, incluida sta:
_______.
10. Pie
Se incluir la siguiente frmula: Por favor, en caso de problemas en la
recepcin avise al siguiente telfono: ____________.
Fax
De: Lola Morales Sosa Unidad: Unidad de Tercer Ciclo
Texto:
(firma y sello)
Concepto
Las solicitudes que presentan los ciudadanos ante la Administracin Pblica
han de reunir una serie de requisitos. Cuando estas solicitudes no cumplan alguno
de dichos requisitos, la Administracin ha de requerir al interesado para que
subsane las faltas o aporte la documentacin preceptiva.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculos 70 y 71; modificada por la Ley 4/1999, de 13 de enero.
Estructura
1. Ttulo
Se iniciar con la frmula: REQUERIMIENTO DE SUBSANACIN DE
DEFECTOS EN LA SOLICITUD y a continuacin se detallar brevemente el asunto
de la solicitud.
2. Cuerpo
Contendr los siguientes datos:
Fecha de la solicitud.
3. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que realiza el requerimiento; la fecha es la del da en que se emite.
4. Firma y sello
4.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
4.2. Firma.
5. Pie: destinatario
En los requerimientos dirigidos a particulares se especificarn el nombre y
los apellidos; en aqullos dirigidos a otras instituciones (pblicas o privadas) se
detallarn el cargo u rgano, as como la denominacin de la unidad y del
organismo.
1) Firmar la solicitud.
LA ADMINISTRADORA DEL
EDIFICIO DE INGENIERAS
(firma y sello)
Concepto
Documento que refleja la determinacin tomada por el rgano competente
sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas otras
derivadas del procedimiento, al cual le pone fin.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculos 89 y 42 (obligacin de resolver), 54 (motivacin de
resoluciones), 58, 59, 60 y 61 (notificacin y publicacin de
resoluciones). Modificada por Ley 4/1999, de 13 de enero.
Caractersticas
La Administracin est obligada a dictar resolucin expresa en todos los
procedimientos y a notificarla cualquiera que sea su forma de iniciacin. En los
casos de prescripcin, renuncia al derecho, caducidad del procedimiento o
desistimiento de la solicitud, as como de la desaparicin sobrevenida del objeto del
procedimiento, la resolucin consistir en la declaracin de la circunstancia que
concurra en cada caso, con indicacin de los hechos producidos y las normas
aplicables.
Estructura
1. Encabezamiento o ttulo
Expresar de forma clara y lo ms breve posible la fecha, el rgano que
dicta la resolucin y el asunto de la misma.
2.1. Antecedentes.
2.2. Enumeracin cronolgica y objetiva de los hechos.
3. Pie
Se indicar si la resolucin pone fin o no a la va administrativa, expresando
los recursos que proceden contra la misma, rgano ante el que pueden interponerse
y plazo para hacerlo. Se sealar adems, que se puede formular cualquier otro
recurso que el interesado considere oportuno.
4. Lugar y fecha
Por lugar se entiende el municipio donde est ubicado el rgano o unidad
que resuelve; la fecha es la del da en que se emite la resolucin.
5. Firma y sello
5.1. Antefirma con expresin del cargo al que corresponda emitir el
documento.
5.2. Firma.
RESUELVE:
1
Ejemplo de resolucin
de un mes contado a partir del da siguiente al de la notificacin de la misma, sin
perjuicio de cualquier otro recurso que el interesado considere procedente.
EL DIRECTOR DE LA ESCUELA
UNIVERSITARIA DE INFORMTICA
(firma y sello)
Concepto
Documento mediante el cual una persona fsica o jurdica formula una
peticin a la Administracin Pblica.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculo 70.4.
Estructura
1. Ttulo
Expresar de forma clara y resumida el objeto de la solicitud.
- DNI.
- Domicilio y telfono.
3. Exposicin de motivos
Se inicia con la palabra EXPONE: y a continuacin figurarn impresos los
hechos y las razones en que se fundamenta la solicitud. Cuando proceda, se
establecern los apartados necesarios para que el ciudadano seale los datos
relativos a la solicitud que sean requeridos por la correspondiente normativa o
resulten imprescindibles para la tramitacin del procedimiento.
4. Peticin
Se inicia con la palabra SOLICITA: y, a continuacin, figurar impresa la
peticin en que se concreta la solicitud. Si el modelo puede utilizarse para diversas
solicitudes alternativas o acumulables, stas figurarn claramente expresadas con
las correspondientes casillas para que el ciudadano realice su opcin.
5. Relacin de documentos
Se inicia con la frmula: A cuyos efectos aporta la siguiente
documentacin y, a continuacin, figurar impresa la relacin de los documentos
preceptivos que el ciudadano debe acompaar al modelo de acuerdo con la
normativa correspondiente, as como apartados para que aqul exprese los
documentos que, sin ser requeridos normativamente, desea voluntariamente aportar
en apoyo de la solicitud.
6. Fecha y firma
- Lugar y fecha, separados por una coma.
7. Destinatario
Centro, rgano o dependencia al que se dirige la instancia. Generalmente
se expresa en maysculas.
E X P O N E :(3)
S O L I C I T A:
DATOS BANCARIOS:
Entidad Sucursal DC N cuenta
(Firma)
3- Si desea realizar una exposicin ms extensa, puede aadir a este impreso las
hojas que considere pertinentes; en este caso, su firma debe figurar en todas ellas.
Concepto
Documento mediante el cual una persona fsica o jurdica formula una
peticin a la Administracin Pblica.
Normativa aplicable
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn:
artculo 70.4.
Estructura
1. Datos del solicitante y, en su caso, del representante
- Nombre y apellidos.
- DNI.
- Domicilio y telfono.
2. Exposicin de motivos
Se inicia con la palabra EXPONE: . En el espacio inferior se expresarn
de forma concisa y, si es necesario, en prrafos separados (y eventualmente
numerados), las circunstancias y causas que motiven la solicitud.
3. Peticin
Se inicia con la palabra SOLICITA: y, al igual que en la exposicin de
los motivos, se expresa la peticin de forma resumida y esquemtica.
4. Relacin de documentos
Se inicia con la frmula A cuyos efectos aporta la siguiente documentacin
(en su caso) y, a continuacin, se dejar espacio suficiente para que el solicitante
relacione los documentos que presenta junto a la solicitud.
5. Fecha y firma
- Lugar y fecha, separados por una coma.
6. Destinatario
Centro, rgano o dependencia al que se dirige la instancia. Generalmente
se expresa en maysculas.
SOLICITUD
D./Da. ______________________________________________, con DNI
nmero ___________________ y domicilio en_____________________________
__________________________________________,localidad_______________________
________________________________, C.P. _________________, telfono
_________________________, que prefiere como medio de notificacin(1)(2):
E X P O N E :(3)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________________________________________________________
S O L I C I T A : (3)
________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________
_________________________________ _________________________________
_________________________________ _________________________________
_________________________________ _________________________________
___ ___
(firma)
3- Si desea realizar una exposicin ms extensa, puede aadir a este impreso las
hojas que considere pertinentes; en este caso, su firma debe figurar en todas ellas.
En aquellos casos en que hace falta utilizar el plural de las siglas es el artculo
el encargado de sealarlo: los DNI, los NIF, los PIC. La normativa acadmica no
admite la adicin de s al final del nombre; por eso no debemos escribir *los PICs.
Por esta razn no conviene usar estas abreviaciones en los ttulos de los
documentos. Si esto fuera imprescindible tendra que expresarse en el cuerpo del
texto el nombre completo de la realidad a la que se refiere.
Para formar el plural de las abreviaturas se aade s o es: Sres., fols., avdas.
Cuando la abreviatura conste de una sola letra, la reduplicacin de sta sirve para
indicar la pluralidad, como ocurre en pp. (plural de p., pgina), ss. (de s, siguiente).
Manual de documentos administrativos 123
Una excepcin de las reglas anteriores es la que afecta a la palabra peseta: el
plural de pta. es, segn la RAE, pts.
Ejemplos:
2.1. Universidades
Magnfico y Excelentsimo Seor
(Magfco. y Excmo. Sr.)
- Rector
GMEZ TORREGO, L.: El buen uso de las palabras, Madrid: Arco/Libros, 1992
GRIJELMO, A.: Defensa apasionada del idioma espaol, Madrid: Taurus, 1998.
LORENZO, E.: El espaol de hoy, lengua en ebullicin, 4 ed., Madrid: Gredos, 1994.
MORENO DE ALBA, J.: Minucias del lenguaje, Mxico: Fondo de Cultura Econmica,
1992.
NEZ LADVEZE, L.: Teora y prctica de la construccin del texto, Madrid: Ariel
1993.
DICCIONARIOS
-- Diccionario de usos y dudas del espaol actual, 2 ed., Barcelona: Biblograf, 1998.
MOLINER, M.: Diccionario de uso del espaol, 2 vols., 2 ed., Madrid: Gredos, 1998.
(Edicin abreviada, 2000)
--, O. Andrs y G. Ramos: Diccionario del espaol actual, 2 vols., Madrid: Aguilar, 1999.