El programa Word de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus caractersticas y rendimiento como el

procesador de palabras ms utilizado en el mercado de la computacin y la informtica con respecto a sus versiones

anteriores, la presentacin en pantalla de los mens, barras de herramientas, botones, etc. y dems elementos que

lo constituyen, s han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeo

y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea est de

trabajo o escolar.

Partes principales del programa

Fichas Grupos de Barra de Cinta de
Barra de
Men Herramientas Ttulo Opciones
Herramientas de
Office Accesos
Rpidos

Regla

Barra de
Pgina de desplazamiento
Trabajo vertical

Seleccin de
Objetos

Desplazamiento de
Pginas

Barra de Control
Vistas Zoom
Estado
NOTAS deslizante
del
Zoom
 El Men Office muestra algunas de las opciones que aparecan anteriormente en el men Archivo de

versiones previas a Office 2007.

La Cinta de opciones puede ser ocultada fcilmente dando doble clic a cualquier ficha y para volver a

mostrarla solo bastar dar 1 solo clic a la ficha deseada, cabe mencionar que la cinta de opciones se

ocultara inmediatamente por si sola despus de hacer clic sobre la herramienta deseada o sobre el

documento.

Al seleccionar cualquier imagen insertada en el documento aparecern fichas adicionales en la que se

muestran diversas herramientas para trabajar con objetos de tipo imagen.

Si deja presionada la tecla ALT

por 2 seg., se activan las

etiquetas inteligentes de acceso

con teclado y sin soltarla solo

restar completar la accin presionando la tecla correspondiente a la letra o nmero deseado.

Si
necesita
 ayuda interactiva sobre alguna herramienta o grupo de comandos, solo tendr que posicionar el puntero

por 2 seg. sobre la herramienta o sobre la flecha inferior derecha de cada grupo de comandos.

Al seleccionar texto y sealarlo con el puntero aparece una mini-barra

de herramientas atenuada, conteniendo los comandos ms utilizados

para dar formato a un documento, dicha barra se va haciendo ms

visible en cuanto el puntero se acerque a ella.

La barra de herramientas de accesos directos inicialmente contiene solo algunos

de las herramientas ms utilizadas para trabajar con los documentos, pero est pude ser

modificada agregndole o quitndole herramientas.

Para agregarle herramientas solo tendr que dar clic

derecho a la herramienta que desee agregar y escoger

la opcin Agregar a la barra de herramientas de

acceso rpido.

Si lo que desea es quitarle herramientas, solo bastar

con dar clic derecho a la herramienta que desea quitar y

seleccionar la opcin Eliminar de la barra de

herramientas de acceso rpido.

Crear documentos
Empezar a trabajar con un documento bsico en Word 2007 es tan sencillo como abrir un documento nuevo o

existente y empezar a escribir. Tanto si empieza a trabajar en el documento desde cero como si realiza

modificaciones en un documento existente, puede seguir algunos pasos bsicos para garantizar resultados de gran

calidad y obtener documentos profesionales y bien diseados en poco tiempo.

Abrir documentos nuevos en blanco

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

7
 2. En el cuadro de dialogo Nuevo documento, haga doble clic en Documento en blanco, o seleccione dicha

opcin y presione el botn Crear.

NOTA Tambin podr crear documentos nuevos en blanco a travs del mtodo abreviado CTRL + U, o presionando

el botn Nuevo de la barra de herramientas de accesos directos.

Abrir documentos ya guardados

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya hasta la ubicacin del documento y seleccinelo, a continuacin

presione el botn Abrir.

NOTA Tambin puede realizar esta tarea desde el botn Abrir de la barra de Accesos directos o con el

mtodo abreviado CTRL + A.

8
Guardar documentos

Guardar un documento por primera vez

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de dilogo Guardar como, vaya hasta la ubicacin donde desea guardar el documento,

escrbale un nombre y a continuacin presione el botn Guardar.

NOTA Tambin podr activar el cuadro de dialogo Guardar como presionando la tecla F12.

Guardar cambios a un documento

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar.

2. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Guardar

3. Presione la combinacin de teclas CTRL+G.

Guardar un documento para utilizarlo en versiones anteriores a Word 2007

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de dilogo Guardar como, en la lista Tipo, haga clic en el tipo de archivo Documento de

Word 97-2003.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.

4. Haga clic en Guardar.

9
NOTA Tambin podr realizar la misma tarea si presiona la flecha al lado de Guardar como del men Office y

seleccionando directamente la opcin Documento de Word 97 - 2003.

Guardar un documento como archivo PDF o XPS

PDF y XPS son formatos electrnicos con diseo fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir

archivos. Ambos formatos garantizan que, cuando el archivo se ve en lnea o se imprime, conserva exactamente el

formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fcilmente, a menos que se tenga un software

adecuado.

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, seleccione la flecha al lado de Guardar

como.

2. Haga clic en PDF o XPS.

3. En el cuadro de dialogo Publicar como PDF o XPS seleccione la lista Nombre de archivo y, escriba un nombre

para el documento.

1
4. En la lista Guardar como tipo, seleccione PDF o Documento XPS, segn desee guardar el documento.

5. Si el documento se va a ver slo en lnea, puede comprimir el tamao de archivo si hace clic en la opcin

Tamao mnimo (publicacin en lnea) situada junto a Optimizar para.

6. Si desea guardar slo parte del documento, incluir marcas de revisin o las propiedades del documento; o bien,

crear automticamente hipervnculos a los encabezados o marcadores del documento, haga clic en Opciones y,

a continuacin, en las opciones que desee usar.

7. Haga clic en Publicar.

NOTA Solo podr guardar como un archivo PDF o XPS nicamente despus de descargar e instalar el

complemento.

Agregar y eliminar pginas al documento

Agregar una pgina

1. Haga clic en la parte del documento en la que desee insertar una nueva pgina, tomando en cuenta que la

pgina insertada aparecer justo delante del cursor.

2. En la ficha Insertar en el grupo Pginas, haga clic en Pgina en blanco.

NOTA Tambin podr insertar pginas nuevas a travs del mtodo abreviado CTRL + ENTER.

Eliminar una pgina

1
Realice uno de los procedimientos siguientes:

Para eliminar una pgina en blanco en el documento, coloque el cursor al principio de sta y presione
RETROCESO.

Para eliminar una pgina en blanco al final del documento, vaya al final del documento y elimine las marcas

de prrafo adicionales. Si sigue viendo un salto de pgina, seleccinelo y, a continuacin, presione

ELIMINAR.

NOTA Si no se ven las marcas de prrafo , haga clic en Mostrar u ocultar en el grupo Prrafo de la ficha Inicio.

Configuracin de pgina

Establecer o cambiar los mrgenes de la pgina

1. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Configurar pgina, haga clic en Mrgenes.

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

Haga clic en el tipo de margen que desee. Para seleccionar el ancho de margen ms comn, haga clic en

Normal.

1
 Haga clic en Mrgenes personalizados y, a continuacin, escriba los nuevos valores para los mrgenes en
los cuadros Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho del cuadro de dialogo Configurar pgina.

NOTA Puede cambiar los mrgenes predeterminados que usa Microsoft Office Word para todos los nuevos

documentos en blanco.

Una vez seleccionado el nuevo margen del documento, vuelva a hacer clic en Mrgenes en el grupo

Configurar pgina, y, a continuacin, haga clic en Mrgenes personalizados.

En el cuadro de dilogo Configurar pgina, haga clic en Predeterminar.

Establecer la orientacin de la pgina
1. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Configurar pgina, haga clic en Orientacin.

2. Seleccione la orientacin adecuada para la pgina de trabajo, tomando en cuenta que si manda a imprimir,

tambin as se reflejar en papel.

1
Establecer el tamao de la pgina
1. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Configurar pgina, haga clic en Tamao.

2. Seleccione el tamao adecuado para la pgina de trabajo, basndose en las dimensiones reales del papel

a utilizar en caso de imprimir.

NOTA En la opcin Ms tamaos de papel, encontrar otros tamaos no tan comunes que podr utilizar segn sus

necesidades.

Vista preliminar e impresin del documento

Vista preliminar
La vista preliminar del documento, permite antes de ser impreso en papel ver el diseo y acomodo de la informacin

que posteriormente ser impresa, para si fuese necesario realizar las modificaciones pertinentes. Para ello deber:

1. Ir al Men Office seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opcin Vista

preliminar.

1
 2. Enseguida la informacin se mostrar en una ventana la cual permitir realizar algunos cambios o ajustes

bsicos desde la cinta de opciones Vista preliminar.

Imprimir (CTRL + P) Abre el cuadro de dialogo Imprimir, para desde ah mandar una impresin.

Opciones Abre el cuadro de dialogo Opciones de Word.

Mrgenes Permite establecer o modificar los mrgenes del documento.

Orientacin Modifica la orientacin de las pginas.

Tamao Permite cambiar el tamao al documento.

Zoom Amplifica o reduce el tamao en pantalla de las pginas.

100% Regresa al tamao normal del documento.

Una pgina Visualiza una sola pgina del documento.

Dos pginas Visualiza dos pginas al mismo tiempo del documento.

Ancho de pgina Amplifica la pgina a todo su ancho.

Mostrar regla Muestra u oculta las reglas.

Aumentar Visualiza un puntero en forma de lupa para alternar niveles de zoom.

Encoger una pgina Intenta reducir el contenido de la pgina de tal forma que quepa en una sola.

Pgina siguiente Avanza a la siguiente pgina.

Pgina anterior Regresa a la pgina anterior.

Cerrar vista preliminar Sale de la ventana de la vista preliminar.

Impresin

Impresin rpida

1. Ir al Men Office seleccione la flecha a la derecha de Imprimir y enseguida la opcin Impresin

rpida.

1
NOTA Use esta forma de impresin cuando este seguro de que lo que se imprimir tenga el acomodo y diseo

adecuados y que no necesita realizar ninguna modificacin.

Imprimir

1. Ir al Men Office seleccione directamente la opcin Imprimir, o tambin podr seleccionar la flecha a
la derecha de Imprimir y enseguida la opcin Imprimir.

2. En el cuadro de dialogo Imprimir, marque o seleccione las opciones adecuadas para obtener la impresin

deseada.

1
 Nombre: Muestra y permite seleccionar la impresora adecuada para imprimir.

Intervalo de pginas Indica cuales pginas se imprimirn.

Imprimir: Permite seleccionar el modo de impresin de las pginas.

Imprimir solo Permite seleccionar el intervalo de pginas a imprimir.

Opciones Abre el cuadro de dialogo Opciones de Word.

Propiedades Permite cambiar caractersticas especficas de la impresora.

Buscar impresora Permite buscar una impresora en red.

Nmero de copias Establece el no. de copias que se imprimirn.

Pginas por hoja Establece el no. de pginas que se imprimirn por cada hoja.

Ajustar al tamao del papel Ajusta el contenido del documento al tamao de hoja seleccionado.

Mover y copiar texto u objetos

Mover texto u objetos

1. Seleccione el texto u objeto que desea trasladar de lugar dentro o fuera del documento (mover).

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

Presione CTRL+X.

Presione el botn Cortar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Presione la opcin Cortar del men emergente que aparece con el clic derecho sobre el texto u objeto
seleccionado.

1
 3. Una vez cortado el elemento, haga clic donde desee que aparezca, puede ser en el mismo documento o

inclusive en otro.

4. Pegue el elemento presionando el mtodo abreviado CTRL+V, el botn Pegar o la opcin Pegar del
men emergente.

Copiar texto u objetos

1. Seleccione el texto u objeto que desea trasladar de lugar dentro o fuera del documento (mover).

2. Realice uno de los procedimientos siguientes:

Presione CTRL+C.

Presione el botn Copiar del grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Presione la opcin Copiar del men emergente que aparece con el clic derecho sobre el texto u objeto
seleccionado.

3. Una vez copiado el elemento, haga clic donde desee que aparezca, puede ser en el mismo documento o

inclusive en otro.

1
 4. Pegue el elemento realizando el paso anterior # 4.

NOTA Para ajustar el formato de los elementos pegados, haga clic en el botn Opciones de pegado que

aparece justo debajo de la seleccin pegada y, a continuacin, haga clic en la opcin que desee.

Deshacer y rehacer errores

Estas herramientas se utilizan la mayor parte del tiempo para corregir errores o simplemente deshacer o volver a

hacer cambios de formato, escritura, etc. al documento.

1. Si desea deshacer los cambios uno a uno entonces, en la barra de herramientas de acceso rpido presione

Deshacer o el mtodo abreviado CTRL + Z.

2. Tambin podr deshacer varios cambios simultneamente s presiona sobre la flecha a la derecha del botn

Deshacer, desplegara en pantalla todas las acciones realizadas hasta el momento de las que podr

seleccionar hasta el punto al que desee regresar.

NOTA S ms tarde decide que no quera deshacer la accin, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas

de acceso rpido o presione CTRL+Y.

Formato a documentos

Formato rpido
Para establecer formato a un documento de una forma rpida y sencilla, puede realizar lo siguiente:

1. Seleccione el texto que desea cambiar y, a continuacin, mueva el puntero a la mini-barra de

herramientas que aparece con la seleccin de texto. En ella se encuentran los siguientes botones:

1
 Fuente (CTRL + Mays + F) Establece el tipo de letra

Tamao de fuente (CTRL + Mays + M) Establece el tamao de letra

Agrandar fuente (CTRL + Mays + >) Va aumentando el tamao de letra

Encoger fuente (CTRL + <) Va disminuyendo el tamao de letra

Estilos (ALT + CTRL + Mays + S) Muestra la lista de estilos ms utilizados

Copiar formato (CTRL + Mays + C) Copia todas las caractersticas de formato de un texto

Negritas (CTRL +N) Resalta el texto seleccionado

Cursiva (CTRL + K) Aplica una ligera inclinacin hacia la derecha al texto

Centrar (CTRL + T) Centra el texto

Resaltar texto Resalta el texto sombrendolo con un color

Color de fuente Aplica un color al texto

Disminuir sangra Modifica en forma inversa el espacio asignado al texto

Aumentar sangra Establece un espacio adicional con respecto al margen

Vietas Aplica smbolos o caracteres a la lista de elementos

1. Tambin puede establecer formatos a un documento directamente con los botones de cada grupo de

herramientas de la ficha Inicio en la Cinta de opciones.

2. si lo prefiere abra cada grupo de herramientas presionando en la flecha inferior derecha de cada grupo.

2
Aplicar un estilo
Los estilos contienen formatos predeterminados o personalizados que pueden ser aplicados al texto de un

documento, para ello deber:

1. Seleccionar el texto al que desea aplicar un estilo.

2. Mueva el puntero a la mini-barra de herramientas que aparece con la seleccin de texto, haga clic para

abrir la galera Estilos rpidos y, a continuacin, haga clic en el estilo que desee.

NOTA Puede ver el aspecto que tendr el texto seleccionado con un estilo concreto colocando el puntero sobre el

estilo para obtener una vista previa.

Cree un nuevo estilo

Los estilos rpidos son conjuntos de estilos que se crean para trabajar con ellos al mismo tiempo. Aunque los

conjuntos de estilos rpidos suelen contener todos los estilos necesarios para crear un documento, puede que desee

agregar un nuevo estilo.

1. Seleccione el texto que desea utilizar para crear un nuevo estilo. Por ejemplo, puede que desee que la

palabra negocio aparezca siempre en negrita y rojo en el documento.

2. En la mini-barra de herramientas que aparece sobre la seleccin, haga clic en Negrita y en Rojo para

aplicar formato al texto.

3. Haga clic en la seleccin con el botn secundario, haga clic en Estilos y, a continuacin, haga clic en

Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido.

2
 4. Escriba un nombre para el estilo (por ejemplo, negocio) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

NOTA El estilo negocio que acaba de crear aparecer en la galera Estilos rpidos con ese nombre, listo para su

uso cada vez que quiera que el texto aparezca en negrita y rojo.

Alinear un texto
La alineacin de un texto dentro de Word se hace de manera horizontal con respecto a los mrgenes y sangras

establecidos previamente, la alineacin puede aplicarse de 4 formas diferentes, a la izquierda, a la derecha, centrado

y justificado. Para realizar esto deber:

1. Seleccione el texto que desea alinear.

2. En la ficha Inicio dentro del grupo Prrafo, haga clic en Alinear texto a la izquierda , Centrar

Alinear texto a la derecha o en Justificar , segn sea el caso.

NOTA Tambin puede aplicar las diferentes alineaciones de texto a travs del teclado, presionando las

combinaciones de teclas:

CTRL + Q Alineacin izquierda

CTRL + T Centrar

CTRL + D Alineacin derecha

CTRL + J Justificar

Bordes y sombreado
Los bordes y sombreado se utilizan para aplicar lneas que rodeen un prrafo, texto, celda o pgina, a su vez podr

aplicarles un relleno de color que resalte, por ejemplo, informacin importante. Para realizar esto deber:

1. Seleccione el texto, prrafo, pgina o celda que desea aplicar o cambiar un borde y sombreado.

2. En la ficha Inicio dentro del grupo Prrafo, haga clic en la flecha del botn Bordes , podr

2
 seleccionar el borde que desee aplicar o si lo prefiere abra el cuadro de dialogo Bordes y sombreado

dando clic en la opcin Bordes y sombreado.

3. Marque las opciones adecuadas en las fichas Bordes, si lo que desea es aplicar o modificar un borde a un

prrafo, texto o tabla(celda), Borde de pgina, si lo va aplicar a la pgina del documento y, Sombreado, si

necesita aplicar o modificar un relleno o trama al prrafo, texto o tabla(celda).

NOTA Tambin puede abrir al cuadro de dialogo anterior desde la ficha Diseo de pgina y en el

grupo Fondo de pgina de clic en el botn Bordes de pgina.

Crear listas
Puede agregar rpidamente vietas o nmeros a prrafos de texto existentes o dejar que Word cree

automticamente listas con vietas y listas numeradas mientras escribe.

2
Escriba una lista con vietas o una lista numerada

1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con vietas o 1. para una lista numerada y, a continuacin,

presione la BARRA ESPACIADORA o la tecla TAB.

2. Escriba el texto que desee.

3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista.

4. Word inserta automticamente el siguiente nmero o vieta.

5. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione RETROCESO para eliminar la ltima vieta o

nmero de la lista.

Cambiar vietas o nmeros a una lista

1. Seleccione los elementos a los que desea agregar vietas o nmeros.

2. En la ficha Inicio en el grupo Prrafo, haga clic en Vietas o en Numeracin.

3. Para obtener ms estilos de vietas y formatos de numeracin, haga clic en la flecha que hay junto a

Vietas o Numeracin.

NOTA Puede mover una lista entera hacia la izquierda o hacia la derecha. Haga clic en la primera vieta o el primer

nmero de la lista y arrstrelo hasta la nueva ubicacin. Toda la lista se mover al arrastrarla.

Crear listas multinivel

Las listas multinivel son lneas de texto escritas en diferentes niveles de los 9 que en total se manejan en Word, para

crear una lista de este tipo deber:

1. En la ficha Inicio en el grupo Prrafo, haga clic en Lista multinivel.

2
 2. Seleccione la lista multinivel que desee:

NOTAS Escriba el primer elemento de la lista y cuando cambie de prrafo para escribir el siguiente elemento, si este

se encuentra en el mismo nivel que el anterior solo escrbalo, sino presione la tecla TABULADOR y notara que el

elemento se enumera con una vieta o numeracin diferente.

En ocasiones necesitar presionar MAYUS + TABULADOR para regresarse a niveles anteriores y continuar

escribiendo los elementos.

Establecer el interlineado
Una vez escrito el documento, si lo desea puede cambiar el interlineado, tomando en cuenta que si la lnea contiene

una frmula, un grfico o un carcter de texto de gran tamao, Word aumenta el espacio para esa lnea. Cabe

mencionar que el interlineado tambin puede ser cambiado al iniciar el documento, es decir, antes de redactarlo,

siempre y cuando todas las lneas del documento lleven el mismo interlineado, para ello deber realizar lo siguiente:

1. Seleccione el prrafo cuyo interlineado desea modificar.

2. En la ficha Inicio en el grupo Prrafo, haga clic en Interlineado.

2
 3. Realice uno de los procedimientos siguientes:

o Para aplicar una nueva configuracin, haga clic en el nmero de espacios de lnea que desee. Por

ejemplo, si hace clic en 1.5, se aplica al texto seleccionado un interlineado de un espacio y medio.

o Para especificar medidas de interlineado ms precisas, haga clic en Opciones de interlineado y, a

continuacin, seleccione las opciones que desee en Interlineado.

Opciones de interlineado

Sencillo Esta opcin consiste en adaptar el interlineado a la fuente de mayor tamao de la lnea dejando

un pequeo espacio adicional. La cantidad de espacio adicional depender de la fuente que se utilice.

1,5 lneas Esta opcin equivale a un interlineado sencillo y medio.

Doble Esta opcin es el doble del interlineado de un espacio.

Mnimo Esta opcin establece el interlineado mnimo necesario para que haya espacio suficiente para el

grfico o la fuente de mayor tamao que hay la lnea.

2
 Exacto Esta opcin establece un interlineado fijo que Word no ajusta.

Mltiple Esta opcin establece un interlineado que es igual al interlineado sencillo con el incremento o la

disminucin que especifique.

Establecer el espaciado a prrafos de texto

El espaciado funciona de la misma manera que el interlineado, con la diferencia que en el espaciado se aplica a

todos los prrafos de un documento, para ello deber:

1. Seleccione los prrafos que desea cambiar.

2. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Prrafo, escriba el espaciado que desee aplicar.

NOTA Si lo desea tambin puede realizar la tarea anterior de la siguiente manera:

1. Seleccione los prrafos que desea cambiar.

2. En la ficha Inicio en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha inferior derecha.

3. En el cuadro de dialogo mostrado, escriba el espaciado anterior o posterior que desee aplicar y presione
aceptar.

2
NOTA Si desea que dicho espaciado no se modifique o aplique a prrafos con el mismo estilo, deje entonces

marcada la casilla de verificacin situada debajo de las ventanillas anterior y posterior.

Aplicar sangras
La sangra establece la distancia del prrafo respecto al margen izquierdo o derecho. Entre los mrgenes, puede

aumentar o disminuir la sangra de un prrafo o un grupo de prrafos. Adems puede crear una sangra negativa

(tambin denominada anulacin de sangra), que empuja el prrafo hacia el margen izquierdo. Las sangras que

Word utiliza para modificar el aspecto del texto son: Sangra izquierda, derecha, de primera lnea y francesa. Para

aplicar o modificar sangras, deber:

Si desea modificar exclusivamente las sangras izquierda y/o derecha de una forma rpida, siga estos pasos:

1. Seleccione los prrafos que desea cambiar.

2. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Prrafo, escriba el espacio que desee aplicar
para la sangra izquierda y/o derecha respectivamente.

NOTA La distancia de la sangra izquierda tambin puede ser modificada a travs de los botones Disminuir

sangra y Aumentar sangra , los cuales se encuentran en el grupo prrafo de la ficha inicio o en la mini-
barra de herramientas.

Si desea aplicar las sangras especiales, siga estos pasos:

2
 1. Seleccione los prrafos que desea cambiar.

2. En la ficha Inicio en el grupo Prrafo, haga clic en la flecha inferior derecha.

3. En el cuadro de dialogo mostrado, escriba la distancia en centmetros para las sangras normales y/o

especiales y presione aceptar.

NOTA Las sangras de un documento pueden ser modificadas directamente sobre la regla, posicionndose en el

prrafo al que se desea cambiar o establecer la sangra, y con el clic sostenido arrastre los siguientes botones

indicadores de sangra a la posicin deseada.

Sangra de primera lnea

Sangra francesa

Sangra izquierda Sangra derecha

Establecer tabulaciones
Las tabulaciones suelen usarse de igual forma que las sangras, aplicando un espacio adicional con respecto a los

mrgenes izquierdo y derecho, con la diferencia que las tabulaciones se controlan a travs del TABULADOR del

teclado de forma independiente y no en forma continua como en el caso de las sangras, las tabulaciones

disponibles en Word son las siguientes:

2
 Tabulacin izquierda establece la posicin inicial del texto que se ir extendiendo hacia la derecha a
medida

que se escribe.

Centrar Tabulacin establece la posicin del centro del texto, que se centra en este punto a medida que se
escribe.

Tabulacin derecha establece el extremo derecho del texto. A medida que se escribe, el texto se desplaza
hacia la izquierda.

Tabulacin decimal alinea los nmeros entorno al punto decimal, independientemente de los dgitos que
tenga el nmero el punto decimal permanece en la misma posicin.

La Barra de tabulaciones no establece la posicin del texto, sino que inserta una barra vertical en la

posicin de la tabulacin.

Las tabulaciones pueden establecerse antes o despus de escribir un texto, si se requiere exactitud en su

colocacin deber recurrir a:

1. Desde la ficha Inicio o la ficha Diseo de pgina , vaya al grupo Prrafo y

presione la flecha inferior derecha para mostrar el siguiente cuadro de dialogo:

2. En el cuadro de dialogo mostrado presione en botn Tabulaciones, y se mostrara el cuadro de dialogo

Tabulaciones.

3
3. Especifique la Posicin en centmetros a la que desee ubicar la tabulacin, seleccione el tipo de Alineacin y

si requiere que el espacio vaco sea rellenado con algn carcter predeterminado, seleccione entonces el

Relleno del 2 al 4, presione el botn Fijar y por ultimo Aceptar.

4. Observara en la regla horizontal la tabulacin ubicada en el lugar indicado, y si en algn momento desea

utilizarla solo bastara presionar la tecla TABULADOR y en ese momento el cursor saltara hasta la ubicacin de

dicha tabulacin.

Crear columnas
En Word toda la informacin que se introduce al documento se recibe en 1 sola columna, pero se tiene la posibilidad

de cambiar la estructura predeterminada del documento de tal forma que se pueda dividir verticalmente en secciones

iguales o diferentes a todo el documento o parte de est, este tipo de formato es observable con frecuencia en libros,

revistas, peridicos, etc.

Para crear 2 o ms columnas a todo el documento de forma rpida, deber realizar lo siguiente:

1. Estando en el documento, vaya a la ficha Diseo de pgina y en el grupo Configurar

pgina, haga clic en Columnas.

3
 2. Seleccione el nmero de columnas en que desea dividir el documento, tomando en cuenta que la divisin

ser apreciada a simple vista en la regla horizontal y, dicha divisin se realizar en partes iguales al

documento completo por lo que si ya tiene texto u objetos introducidos, es posible que los modifique.

NOTA Para crear documentos que contengan columnas con anchos y espacios diferentes, lnea entre columnas,

ms de 3 columnas, que se pueda aplicar a secciones determinadas del documento, empezar columna en nueva

pgina, etc., entonces deber escoger la opcin Ms columnas y en el cuadro de dialogo mostrado especificar los

cambios concretos.

Buscar y reemplazar texto

Estas herramientas permiten la bsqueda rpida de palabras dentro del documento y si lo desea podr

reemplazarlas con otras.

Buscar texto
1. Desde la ficha Inicio vaya al grupo Edicin y seleccione la opcin Buscar o presione CTRL + B.

3
 2. En el cuadro de dialogo mostrado escriba la o las palabras que desee buscar, indique en donde desea

realizar la bsqueda y si desea resaltar el texto encontrado.

Reemplazar texto
1. Desde la ficha Inicio vaya al grupo Edicin y seleccione la opcin Reemplazar o presione CTRL+ L.

3
 2. En el cuadro de dialogo mostrado escriba la o las palabras que desee buscar, escriba tambin con que

desea reemplazarlas y si el reemplazo va a ser palabra por palabra encontrada o a todas en un solo paso.

NOTA En caso necesario, podr especificar criterios de bsqueda y reemplazo ms avanzados basndose en la

escritura, formato, etc., del texto a buscar, para ello deber presionar el botn Ms.

Insertar objetos y otros elementos

Los objetos y otros elementos son complementos que se incluyen en la paquetera de Office 2007 con los que se

pude mostrar la informacin de forma ms variada y sencilla al incluirse diseos coloridos y ms agradables para la

vista, de los objetos y elementos de texto bsicos se encuentran: Saltos de pgina y seccin, Encabezado, pie y

nmeros de pgina, Letra capital, Imgenes, Formas, Cuadros de texto, WordArt, etc.

Insertar saltos de pgina

Los saltos de pgina se utilizan para insertar pginas intermedias a las ya existentes en el documento. Los saltos de
pgina pueden aplicarse al documento de la siguiente manera:

1. Haga clic donde desee empezar la pgina nueva.

2. En la ficha Insertar en el grupo Pginas, haga clic en Salto de pgina.

NOTA Tambin puede insertar paginas presionando la combinacin de teclas CTRL + ENTER.

O tambin puede realizarlo de la siguiente forma:

1. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Configurar pgina, haga clic en Saltos.

2. A continuacin seleccione el tipo de salto de pgina que desee aplicar.

Tipos de saltos de pgina

El comando Pgina inserta la nueva pgina a partir del punto donde se encuentra el cursor delimitando el fin de la

pgina anterior y el inicio de la nueva pgina.

El comando Columna desplaza el cursor al comienzo de la siguiente columna, trasladando junto con l la

informacin que se encuentre a la derecha o debajo del cursor.

El comando Ajuste del texto desplaza el texto a la siguiente lnea en prrafos que contienen objetos como

imgenes, grficos, etc.

Insertar saltos de seccin

Los saltos de seccin se utilizan para realizar cambios de diseo o de formato en una parte de un documento. Se

pueden cambiar los formatos siguientes: mrgenes, tamao u orientacin del papel, origen del papel, bordes de

pgina, alineacin vertical, encabezados y pies de pgina, columnas, numeracin de pginas, numeracin de lneas,

notas al pie y notas al final.

Los saltos de seccin pueden aplicarse al documento de la siguiente manera:

1. En la ficha Diseo de pgina en el grupo Configurar pgina, haga clic en Saltos.

2. A continuacin seleccione el tipo de salto que desee aplicar.

Tipos de saltos de seccin

El comando Pgina siguiente inserta un salto de seccin e inicia la nueva seccin en la pgina siguiente. Este tipo

de salto de seccin es especialmente til para iniciar los nuevos captulos de un documento.

El comando Continua inserta un salto de seccin e inicia la seccin nueva en la misma pgina. Los saltos de seccin

continuos son apropiados para crear un cambio de formato, como un nmero diferente de columnas en una pgina.

Los comandos Pgina par o Pgina impar insertan un salto de seccin e inician la nueva seccin en la siguiente

pgina par o impar, respectivamente. Si desea que los captulos del documento siempre comiencen en una pgina

impar o en una pgina par, utilice las opciones de salto de seccin Pgina impar o Pgina par.
Insertar encabezado, pie o y/o nmeros de pgina
Los encabezados, pies y/o nmeros de pgina son reas de los mrgenes superior e inferior de cada pgina de un

documento, en los que se puede insertar texto o grficos, o bien cambiarlos, pueden ser aplicados en comn para

todas las pginas del documento o diferentes segn la seccin que se trate.

Para establecer un encabezado, pie y/o nmero de pgina igual para todas las pginas del documento, deber:

1. Ir a la ficha Insertar , en el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Encabezado, Pie de
pgina o en Nmero de pgina, segn sea el caso.

2. Haga clic en el diseo que desea usar.

3. Escriba el texto o inserte algn objeto y listo, desde ahora en cada pgina se mostrara el mismo

encabezado, pie de pgina o nmero de pgina.

NOTA En caso necesario, puede dar formato al texto del encabezado, pie y/o nmero de pgina. Tambin podr

establecer encabezados, pies de pgina y/o nmeros de pgina diferentes basndose en secciones del documento,

para ello solo tendr que desactivar la opcin Igual que el anterior, presionando el botn Vincular al anterior

del grupo Exploracin.

NOTA Podr editar cualquier encabezado, pie o nmero de pgina desde los comandos de la cinta de opciones

para encabezados y pies de pgina.

Insertar letra capital

La letra capital se utiliza para resaltar el comienzo de un prrafo, esto se logra al incrementar el tamao de la primera

letra del prrafo seleccionado. La letra capital es muy utilizada en los peridicos, libros, revistas, etc.

Para establecer la letra capital a un prrafo, deber:

1. Seleccionar o estar situado dentro del prrafo, ir a la ficha Insertar , y en el grupo Texto, haga clic
en Letra capital.

2. Seleccionar la opcin deseada segn la ubicacin para la letra capital.

NOTA Si desea modificar algunas propiedades adicionales tales como: fuente, lneas que ocupa, distancia desde el

texto, etc., entonces de clic en Opciones de letra capital.

Insertar imgenes

Insertar imgenes prediseadas

Las imgenes prediseadas son archivos multimedia incluidos en la paquetera de Office 2007 y que pueden ser

insertadas, modificadas o personalizadas en cualquiera de sus programas, tambin pueden buscarse y descargarse

desde internet, para insertar imgenes prediseadas realice lo siguiente:

1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imgenes prediseadas.

2. En la ventana lateral derecha, escriba el tema que desee buscar, seleccione en que coleccin (mis

colecciones, colecciones de office y colecciones web) se buscara dicho tema y por ultimo seleccione que

tipo de archivo multimedia busca (imgenes, fotografas, pelculas y sonidos), presione buscar y si el

tema es encontrado mostrar los archivos multimedia.

3. Solo restara insertar la imagen deseada dando clic directamente sobre ella.

NOTA Tambin puede insertar la imagen desplegando el men contextual que aparece al presionar sobre la flecha

lateral, mostrada cuando se est sobre una imagen, en dicho men escoja Insertar o Copiar para posteriormente

Pegar la imagen.
Insertar imgenes desde archivo

Las imgenes desde archivo son archivos multimedia que se encuentran almacenados en unidades fsicas y

extrables que previamente fueron agregadas, copiadas o descargadas, para insertar imgenes desde archivo realice

lo siguiente:

1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen.

2. En el cuadro de dialogo Insertar imagen, dirjase a la ubicacin donde se encuentran los archivos de

imagen, seleccione la imagen deseada y presione Insertar.

NOTA Podr editar cualquier imagen desde los comandos de la cinta de opciones para imgenes.

Insertar formas
Las formas son archivos multimedia incluidos en la paquetera de Office 2007 y que pueden ser insertadas,

modificadas o personalizadas, para insertar formas realice lo siguiente:

1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen.

 2. Seleccione el tipo de forma y de clic sobre el lugar en el documento en el que desea insertar la forma.

Podr
NOTA editar cualquier forma desde los comandos de la cinta de opciones para formas.

Insertar cuadros de texto

Los cuadros de texto son elementos que permiten la introduccin de texto u objetos y que son fcilmente trasladables

dentro del documento, adems tiene la propiedad de poder vincular su contenido.

1. En la ficha Insertar , y en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto.

2. Seleccione el tipo de cuadro de texto, que desee insertar.

 3. Borre el texto de referencia contenido en el cuadro de texto y escriba el propio.

Vincular cuadros de texto

Podr vincular cuadros de texto con lo que permitir que el contenido que ya no cabe en el cuadro de texto principal sea

movido automticamente a los cuadros de textos secundarios, para realizar esto deber:

1. Repita los pasos anteriores que hizo para obtener el primer cuadro de texto vaco.

2. Repita de nuevo los pasos anteriores para obtener el segundo cuadro de texto vaco, si desea vincular ms

cuadros y crear una cadena vinculada de cuadros de texto repita los pasos anteriores tantas veces como sea

necesario.

3. Realice el vnculo dando clic derecho sobre el borde del primer cuadro de texto y seleccione la opcin Crear

vnculo con cuadro de texto.

4. Aparecer el puntero en forma de taza vertical, el cual deber trasladar sobre el siguiente cuadro de texto (el

puntero de taza vertical se inclinara dando la impresin de estar vaciando algo sobre dicho cuadro) y por ultimo

solo de clic sobre el cuadro de texto. Repita el paso 3 y 4 si desea seguir vinculando otros cuadros.

Podr
NOTA editar cualquier cuadro de texto desde los comandos de la cinta de opciones para cuadros de texto.
Vistas del documento
Podr visualizar un documento de diferentes maneras dependiendo de las necesidades, para ello deber:

1. Ir a la ficha Vista y en el grupo de comandos Vistas de documento, haga clic en la opcin

deseada.

Podr
NOTA cambiar tambin de vista al documento presionando los botones de vistas que se

encuentran en la barra de estado.

Tipos de Vistas
Diseo de impresin Es la vista ms utilizada ya que refleja el documento en pantalla tal y

como se vera impreso en papel.

Lectura de pantalla completa Facilita la lectura de todo el contenido de un documento, incluyendo sus

comentarios al mostrarlo en una estructura similar a cuando se hojea un libro,

revista, etc.

Diseo Web Muestra el documento tal y como se vera una pgina Web en un

navegador de Internet.

Esquema Muestra solo el texto contenido en el documento en una estructura de

elementos de lista y estilos, que puede ser manipulada a travs de niveles.

Borrador Muestra solo el texto contenido en el documento para una fcil

modificacin del contenido.

 Manual de Microsoft Publisher

Definicin:
Es un programa que sirve para crear publicacin impresas y para sitios web, por medio de objetos. (Wordart, autoformas,

cuadros de texto, imgenes, tablas, etc)

Algunas de las publicaciones que podemos crear son: Diplomas, calendarios, pancartas, tarjetas de presentacin, de

invitacin, etc.

Se encuentra en InicioTodos los programasMicrosoft Office.

o InicioEjecutarMSPUB

Ventana inicial de Publisher, aqu se selecciona que tipo de publicacin queremos crear.

Publicacione
Tipos de s Comunes
publicacion
es
Al seleccionar un tipo de publicacin aparecer lo siguiente:

En donde podemos escoger un diseo clsico que podemos personalizar, para hacer la publicacin a nuestro gusto. Una vez
personalizada nuestra publicacin, damos clic en crear.
Cuando damos clic en crear, aparecer un panel del lado izquierdo para seguir personalizando la publicacin.
Cada publicacin tiene diferentes formatos para personalizarse, los ms comunes son:

a) Opciones de la pagina: aqu establecemos regularmente el tamao y la orientacin de la

pagina
b) Combinaciones de colores: Se escogen las combinaciones de color de los objetos como
tablas, lneas, rellenos, fuentes, etc.
c) Combinaciones de fuentes: son diferentes estilos de letras que podemos seleccionar
para la publicacin
d) Opciones de la publicacin: estas dependen del tipo de publicacin que vamos a
realizar

Tambin podemos insertar los objetos de Publisher que a continuacin veremos.

BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

En las barras de herramientas se encuentran botones o iconos que fueron creados para
facilitar el trabajo, se puede profundizar en estas funciones en los mens, ya que todas ellas las
encontraremos dentro de un men.

Para realizar una modificacin de formato es necesario seleccionar el objeto o texto a modificar. Si se va
a escribir por primera vez solo basta con elegir el formato deseado antes de escribir.
 Estilo y Formato.- Aqu encontramos una lista de los estilos sugeridos y modificar as el texto
donde se encuentre el cursor.

Fuente.- Podemos modificar el tipo de letra, es importante mencionar que siempre

que veamos una punta de flecha mirando hacia abajo quiere decir que nos
mostrar una lista de opciones.

Tamao.- Es aqu donde podemos aumentar o reducir el tamao de la letra, si el nmero no lo

encontramos podemos dar un clic en el recuadro blanco, borrar y escribir el nuevo
nmero de tamao.

Estilo Negrita, Cursiva y Subrayado.- Estos son estilos que se pueden aplicar en una
fuente, negrita intensifica el color de una fuente; cursiva, inclina la fuente
seleccionada y subrayado agrega una lnea inferior del texto. Recuerda siempre seleccionar el texto
que vas a modificar.

Alineacin Izquierda, Centrado, Derecha, Justificado.- Las alineaciones se utilizan para

acomodar los prrafos de un texto, esta se puede definir al principio o al final del documento.

Numeracin y Vietas.- La numeracin se utiliza en una lista por ejemplo y esta numeracin se
va actualizando despus de un punto y aparte, a diferencia de la numeracin pone un punto en el
inicio de cada prrafo, esta puntuacin puede modificarse por otro carcter o smbolo incluso el
color y tamao, esto se realiza en el men de formato.

Reducir y aumentar sangras.- Las sangras son esos espacios que se dejan al iniciar un prrafo
con esta opcin podremos aumentarlas o disminuirlas.

Color del Relleno.- Podemos rellenar el fondo de cualquier objeto que este seleccionado o activo,
para poder seleccionar un objeto, basta con dar un clic sobre de el. Si damos un clic en la cubeta
rellenar del color que tiene la marca que se encuentra debajo de ella, si
necesitamos modificar el color es necesario dar clic en la punta de flecha y
muestra la siguiente ventana:

Sin relleno.- Podemos utilizar esta opcin para eliminar el color de relleno que tenga el objeto
seleccionado.
Enseguida muestra algunos colores de relleno o los que este utilizando nuestra publicacin, podemos
elegir de ah alguno.
Si necesitamos otra tonalidad podremos ir a MAS COLORES DE RELLENO.
LOS EFECTOS DE RELLENO.- Son:

DEGRADADO: Difumina uno o varios colores dentro del area del

objeto seleccionado.

TEXTURA: Son colores que simulan alguna textura, algunas se encuentran

 preestablecidas en la galera.

TRAMAS: Las tramas son formas que nos da la galera y se le puede aplicar color
de fondo y otro diferente en la forma.

IMAGEN: Estas son imgenes personales que podemos guardar del Internet,
fotografas o simplemente escaneadas y quedarn como de relleno de un objeto o
figura.
TINTA: Es un color y lo muestra desde su tonalidad mas dbil hasta la ms fuerte.

Color de Lnea.- Un objeto puede o no tener una lnea de contorno, es importante aclarar que
una figura geomtrica tiene su contorno propio, pero un objeto, imagen o cuadro de texto la
lnea sera aquella lnea punteada que enmarca la imagen, la podemos observar mejor cuando damos
un clic en el objeto. Si se da clic sobre el pincel dibuja la lnea como lo muestra la barra que se
encuentra debajo de l, si necesitamos modificarla debemos de dar clic en la punta de flecha, y
aparece la siguiente ventana:

Sin lnea.- Podemos utilizar esta opcin para eliminar la lnea que tenga el
objeto seleccionado.
Enseguida muestra algunos colores de lnea o los que este utilizando nuestra
publicacin, podemos elegir de ah alguno.
Si necesitamos otra tonalidad podremos ir a MAS COLORES DE LINEA.
Lneas de entramado pueden ser de trama o tinta.
Color de fuente.- Para poder modificar el color de la fuente deber de
estar seleccionado el texto, no es lo mismo dar clic dentro del cuadro
de texto es necesario seleccionar arrastrando el mouse sobre el texto. Si se da clic sobre la letra
cambiara al color de la barra que se encuentra debajo, si lo que necesitamos es cambiar el color
debemos de dar clic en la punta de flecha y muestra la siguiente ventana:

Se puede elegir algn color de los que muestra o ir a mas colores para
cambiar, en los efectos de relleno solo tenemos disponible el de tinta.
Estilo de lnea o borde.- Esta lnea o borde es la misma que la de color
de lnea solo que aqu podemos cambiar su estilo, grosor, o los lados
donde la necesitamos, al dar clic en este botn muestra la siguiente ventana:
 Sin lnea: Si existiera una la elimina.
Podemos escoger algn estilo del muestrario de lneas.

Ms lneas: En esta
opcin encontraremos
opciones avanzadas la
ventana que muestra es
la siguiente:
Relleno: Es
exactamente igual que
color de relleno.
Lnea:
Color.- Modifica el color
de la lnea.
Guiones.- Podemos
tener un estilo de lnea y seccionarla con
guiones.
Estilo.- Diferentes tipos de lneas.
Grosor.- Cambia el grosor de las lneas.
Bordes decorativos.- No solo de lneas podemos formar un borde, tambin se pueden agregar
imgenes alrededor del objeto.
Por ltimo el cuadro y los botones con lneas se utilizan para agregar bordes en determinados lados
del objeto, donde se visualiza lnea punteada no dibujar la lnea, si ya existe la borrar.

Estilo de guin.- Aqu nos muestra diferentes tipos de guiones, la ventana es la siguiente:

Estilo de Flecha.- Si se tiene dibujada una lnea podremos agregarles estilos de flecha, es
necesario que la lnea este dibujada y seleccionada, muestra la siguiente ventana:

Se puede dar clic sobre cualquier tipo de flechas, si necesitamos cambiar color,
estilo de lnea, guiones, grosor, estilo inicial de la flecha y el estilo final es
necesario dar clic en ms flechas.

Mas Flechas:
 Estilo de Sombra.- El estilo de sombra es una herramienta que se utiliza para aplicar a una imagen
una sombra y as enfatizarla las opciones que muestra este botn son las siguientes:

Es importante tener seleccionado el objeto, (en caso que sea un cuadro de texto
la sombra se aplicar en el contorno del marco y no en el texto) y dar clic en el
estilo de sombra.
Configuracin de sombra:

Cambia de color
la sombra

Activa y desactiva la Empuja la

sombra sombra
BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR

Si por alguna razn no podemos ver la barra de herramientas estndar vamos al men de ver y
seleccionamos barras de herramientas; despliega un men dar clic en la barra de de herramientas
deseada y se le activar una palomita.
Nuevo.- Crea un nuevo documento de Publisher.
Abrir.- Abre un archivo existente.
Es importante dar
clic en Mi PC
para que nos
muestre las
unidades de
almacenamiento,
y as indicar la
unidad de disco y
carpeta donde se
guardo el archivo.

Guardar.- Se utiliza para almacenar el documento activo. Si se guarda por primera vez, igual que
abrir es importante dar clic en Mi PC para definir la unidad u carpeta donde estar almacenado el
archivo. Si el archivo ya existe al momento de dar clic en el botn de guardar, solo se actuliza el archivo
con las modificaciones realizadas.

Enviar esta pgina como mensaje.-

Imprimir.- Con este botn enva ala impresora que se tenga instalada el documento una sola
vez.
Vista preliminar.- Esta opcin se usa para ver como quedara nuestro documento antes de
imprimirlo. Para regresar a nuestro documento se da clic en el botn de cerrar.
Ortografa.- Recorre todo el escrito del documento y
se detiene en donde encuentra una palabra mal
escrita o no se encuentra en el diccionario.
 Omitir.- Ignora la palabra y continua.
Omitir todas.- ignora todas las palabras que

estn igual escrita.

Cambiar.- Se escoge una palabra de las sugerencias y se
cambia.
Cambiar todas.- Modifica todas la palabras que estn iguales.
Agregar.- Agrega la palabra que reconocio como incorrecta al
diccionario.
Cerrar.- Cierra la pantalla de ortografa.

Referencia.- Con este botn se activa una ventana en la que podemos hacer la bsqueda de un sinnimos,
antnimos o la traduccin de la misma.

Cortar.- Elimina una seleccin y la almacena en el portapapeles, esperando que se aplique la

funcin de pegar.
Copiar.- Duplica una seleccin para realizar un copiado es necesario:
1. Seleccionar el objeto.
2. Dar clic en el botn de copiar.
3. Dar clic en el botn de pegar.
4. Mover el objeto copiado al lugar indicado.

Pegar.- Aparece en el trabajo lo que se haya enviado al portapapeles, ya sea por cortar o copiar.
Copiar formato.- Copia el formato (color , tipo de fuente, tamao, etc.)de un objeto, los
pasos son:
1. Seleccionar el objeto o texto.
2. Dar clic en el botn de copiar formato, el puntero del Mouse toma la forma de una brocha, no
dar clic, hasta llegar al objeto o texto a modificar.
3. Dar clic si es un texto, seleccionar lo que se necesita cambiar.

Deshacer o repetir.- Deshacer, elimina la ltima accin realizada; Repetir realiza lo

contrario que deshacer.
 Traer al frente.- Cuando trabajamos con Publisher utilizamos diferentes objetos, esto quiere
decir que podemos poner una imagen, un fondo, un texto; aqu estamos manejando 3 objetos y puede
estar uno sobre otro, a esto le llamaremos capas; dichas capas las podemos mover una sobre otra, y
para ello se utiliza traer al frente. Si se da clic en este botn traer al frente el objeto seleccionado, si
se da clic en la punta de flecha nos muestra las siguientes opciones:

Traer al frente Enviar al fondo Traer adelante/ Enviar atrs

Insertar hipervnculo.-

Vista previa de la pgina Web.-

Columnas.- Se utiliza para poder dividir un cuadro de texto en columnas, si el documento ya

existe lo acomoda automticamente; los pasos son:
1. Seleccionar o crear cuadro de texto
2. Dar clic en el botn de columnas.
3. Marcar arrastrando el Mouse el nmero de columnas que se necesitan.

Caracteres especiales.- Con este botn podemos visualizar todos aquellos caracteres que
representa a enter, espacio en blanco, tabulador, insertar pgina, etc.
 Zoom, Alejar, Acercar.- El zoom, es el acercamiento que tenemos a la hora de
trabajar este puede ser entre 10 % y 800%, no se relaciona con el tamao de la impresin, cuando
realizamos la impresin es al 100% del zoom. Acercar y alejar es el movimiento del zoom automtico.
Ayuda.- Nos proporciona ayuda sobre cualquier tema.

BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO

Seleccionar objetos.- Este botn cuando est de color naranja esta activo, se utiliza para seleccionar un
objeto, o sea, cada vez que le demos un clic al objeto se activarn unos puntos en sus esquinas, una
vez que esta seleccionado se le podr realizar cualquier modificacin, como, color , tamao,
relleno, borde, etc.

Objeto no seleccionado Objeto seleccionado

Cuando seleccionamos una IMAGEN a diferencia de los dems objetos se activa la Barra de
Herramientas de Imagen esta es la siguiente:

Insertar imagen.- Nos manda a la carpeta de mis imgenes para poder insertar alguna, que este
previamente almacenada en disco.

Insertar imagen desde scanner o cmara.- Deber de existir un scaner o cmara previamente
instalado en la computadora para poder insertar una imagen desde alguno de estos dispositivos.
Color.- En este botn tenemos 4 opciones: Automtico, escala de grises, blanco y negroy marca de agua.
Para utilizar esta opcin es necesario tener el objeto seleccionado y escoger el color.
Automtico Escala de grises Blanco y negro Marca de agua
Ms y menos contraste.- Al aplicar ms contraste hacemos ms fuerte los colores de la imagen y
cuando aplicamos menos contraste disminuye la tonalidad de los colores.

Imagen normal Ms contraste Menos contraste

Ms o Menos brillo.- Ms brillo, agrega tanta luz hasta quedar en blanco y menos brillo elimina
luz hasta quedar en negro.

Imagen normal Ms brillo Menos brillo

Recortar.- Esta opcin funciona igual que reducir el tamao de una imagen, que es tomar una de
las esquinas y arrastrar el Mouse, solo que la imagen no se hace mas pequea o ms grande sino que va
desapareciendo la parte de la imagen que se va reduciendo.

Imagen normal Imagen recortada

Estilo de lnea o borde .- Agrega al contorno del cuadro de la imagen una lnea o borde, recuerda
siempre tener seleccionado el objeto o imagen.
 Sin lnea Borde sencillo Ms Lneas relleno Borde decorativo
Con degradado y
Un borde con lnea
punteada color rosa

Comprimir imagen.- Comprime las imgenes para que el archivo no sea tan grande.

Ajuste de texto.- Este es el ajuste que se le aplica a una imagen dependiendo de cmo queremos
alinear el texto. Debers de traer la imagen al frente, da clic con el botn secundario y elige ordenar, da clic sobre
traer al frente.

Cuadrado Estrecho Transparente Arriba y Abajo Ninguno

Formato de imagen.- Aparecen las mismas opciones de la barra de herramientas en un cuadro de

dialogo.

Definir color transparente.- De los colores de la imagen solo podemos suprimir uno. Para aplicar
esta herramienta es necesario tener la imagen, dar clic en este botn y dar clic sobre el color que se
necesita suprimir con la punta del pincel.

Imagen normal Tono de azul eliminado

Restablece la imagen.- Regresa la imagen a su modo original.

Cuadro de texto.- El cuadro de texto se utiliza para agregar un texto, en el caso particular
de Publisher si se desea agregar un escrito deber de realizarse con esta opcin, los pasos para agregar un
cuadro de texto son:
1. Dar clic en el botn cuadro de texto.
 2. Llevar el cursor del Mouse (sin presionar el botn), al rea de trabajo de Publisher y el
puntero toma una forma de cruz con ella se trazar un rectngulo y dentro de l
quedar el escrito.
3. Inmediatamente visualizaremos el rectngulo con lneas punteadas, estas son solo lneas
gua que no aparecern en nuestro trabajo. Dentro del rectngulo observaremos el cursor
parpadeando listo para escribir, si se desea dar formato al texto podemos utilizar las
opciones de nuestra barra de herramientas de formato. Tambin podremos dar formato al
cuadro de texto (No texto escrito), esto se logra dando doble clic sobre el cuadro.
a. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Recordemos que este cuadro de dilogo de colores y lneas ya lo conocemos es el mismo que vimos en
ms lneas y en relleno, funciona igual, al final del cuadro hace referencia un cuadro de afirmacin donde
nos pregunta si queremos aplicar la configuracin a nuevos cuadros de texto, si aqu le damos un clic
pintar una paloma de color verde y siempre que creemos un nuevo cuadro de texto tendr el mismo
estilo. Ejemplo:

El rbol
Debemos de
cuidar los rboles
porque ellos nos
ayudan a

Este cuadro solo tiene formato en Este cuadro adems de formato del texto Por ltimo a este cuadro le
El texto. Tiene relleno de textura agregamos una lnea

Insertar tabla.- Esta opcin la utilizamos para realizar listas o un escrito dividido y adems
necesitamos nos quede alineado. Ejemplo:

Claudia, Juan Carlos Hombres Mujeres Nios

Luis Daniel, Carlos
Alberto, Alma Carlos Alberto Claudia Juan Carlos
Anglica, Laura
Leticia, Roberto
Carlos
 Roberto Laura Leticia Luis Daniel
Carlos

Este sera un escrito sin tabla. Este es un escrito realizado en una tabla de 3 columnas

Para insertar una tabla es necesario:

1. Dar clic en el botn de insertar tabla.
2. Dibujar el cuadrado dentro del rea de trabajo ( Si se dibujo donde no lo queramos o de un
tamao ms grande, no hay problema se puede cambiar de lugar y de tamao posteriormente.).
3. Nos muestra el siguiente cuadro de dilogo:

Aqu definimos cuantos renglones y columnas necesitamos o bien si nos gustara utilizar algn
formato de tabla.

Columnas

Renglones

Tabla de 3 x 2 Tabla con formato de registro Tabla con formato de nmero

de talonario de 3x3 de 2x9

4. Por ltimo aceptar.

Word Art.- Esta opcin se utiliza para crear textos artsticos.

Ejemplo:

Los pasos para agregar un Word art son:

1. Dar clic en el botn de Word art.
2. Enseguida nos muestra una galera de diseos de Word art, elegir una con un clic y aceptar.
 3. Pasamos a otra ventana en la cual nos
solicita que escribamos el texto. El
diseo que elegimos ya cuenta con el
tipo de letra y tamao, pero si no nos
agrada se puede cambiar en Fuente y
Tamao, incluso se le puede agregar cursiva
y negrita. Y Aceptar para continuar.

4. Una vez que aceptamos visualizamos el texto escrito en modo de Word art en el rea de trabajo,
este se puede cambiar de lugar dando un clic sobre el objeto y arrastrarlo al lugar deseado.
Cambiar de tamao se coloca el puntero del Mouse sobre uno de los puntos
blancos que enmarcan el texto, se da clic y sin soltar se aumenta o reduce el
tamao. Girar se coloca el puntero sobre el punto verde sin soltar el clic se mueve para donde se
necesita girar. Modificar su ngulo de inclinacin, se da clic sobre el rombo amarillo.

Si se desea modificar el texto es necesario dar doble clic sobre el texto escrito en Word art. Cuando el
objeto de Word art esta activado visualizaremos en la pantalla su propia barra de herramientas.

Insertar Word Art.- Crea un nuevo Word Art.

Modificar texto.- Nos enva a la ventana donde escribimos el texto para poderlo
modificar.
 Galera de Word Art.-Nos vuelve a mostrar la galera y respetando el texto cambia el diseo
segn el que hayamos elegido.

Formato de Word Art.- Esta opcin la usamos cuando necesitamos modificar los colores del
relleno del texto o modificar la lneas de contorno del mismo. La ventana que nos mostrar es la
misma que vimos en relleno y lneas.

Despus

Forma de Word Art.- Modifica la forma del letrero son las siguientes:

Para poder utilizar estas opciones es necesario dar clic en el

Word art y posteriormente dar clic en este botn de
forma de Word art, una vez que despliega esta ventana elegir la
forma deseada.

Ejemplos:

Ajuste de texto.- Este es el ajuste que se le aplica a una imagen dependiendo de cmo
queremos alinear el texto, como anterior mente se explico.
Mismo alto de letras de Word art .- Aplica el mismo tamao a las letras minsculas que la de
las maysculas.
 Texto vertical de Word art.- El texto normalmente se escribe horizontalmente con esta opcin se
puede girar y quedar verticalmente.

Horizontal
Vertica

Alineacin de Word Art.- Aplica el tipo de alineacin que se

encuentra en la siguiente ventana:

Espacio entre caracteres.- Es el espacio en blanco entre cada letra, las opciones que tenemos son:

Marco de Imagen.- Este botn sirve para insertar una imagen:

Prediseada: Son las imgenes que tiene el programa.
A partir de un archivo: Son las imgenes que tenemos almacenadas en el disco duro pueden ser
imgenes de bajadas del Internet, dibujos creador por nosotros o fotografas.
De imagen vaco: Solo crea el cuadro de la imagen son la misma, con doble clic nos enva a la
ventana de dialogo para buscar un archivo de imagen.
Desde escner o cmara: Como su nombre lo indica agrega una imagen de cualquiera de estos
dos dispositivos.
Pasos para insertar una imagen:
1. Dar clic en el botn de marco de imagen.
2. Elegir el tipo de imagen.
3. Dibujar el cuadrado en el rea de trabajo, donde ir la imagen.
Si es prediseada: el panel de tareas nos muestra la siguiente pantalla. Donde dice
buscar escribiremos el nombre del tipo de imagen que solicitamos y se
da clic en buscar. Y en la parte inferior nos muestra las imgenes
encontradas, se da un clic sobre la imagen y en ese momento la agrega
al rea de trabajo.

Si es a partir de un archivo: Aparecer el cuadro de dilogo para

buscar nuestra imagen. Debemos seguir la ruta de donde lo guardamos.

Nota.- A una imagen que se inserto a partir de un archivo, si se da doble clic nos lleva nuevamente a la
ventana para abrir una imagen.

Resumiendo: podemos insertar objetos utilizando la barra de objetos de Publisher.

a) Sirve para seleccionar objetos

b) Cuadro de Texto, para escribir textos en un lugar que le indiquemos
c) Tablas: Inserta una cuadricula de filas y columnas para insertar texto o imgenes.
d) WordArt: Para insertar textos artsticos
e) Insertar imagen: desde archivo, prediseadas, desde escner o cmara
f) Lnea: para insertar lneas. Presionando la tecla shift salen perfectas.
g) Flecha: Para insertar flechas
h) Elipse: Para insertar valos o elipses.
i) Rectngulo: Para insertar rectngulos o cuadrados
j) Autoformas: Inserta formas prediseadas
k) Marcador: Sirve para poner un marcador para un hipervnculo en una pagina web.
l) Objeto de la galera de diseo: Muestra objetos que podemos insertar para personalizar o decorar nuestra
publicacin.
m) Elemento de la biblioteca de contenido: Podemos guardar objetos creados o insertados en la biblioteca, si
los utilizamos frecuentemente.
Tablas de Datos
MANEJAR FILTROS EN EXCEL 2003 ES DIFERENTE A EXCEL 2007, LA
SIGUIENTE IMAGEN MUESTRA EL ACCESO EN LA APLICACIN DE ESTA
HERRAMIENTA DE EXTRACCION DE DATOS.

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las
cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como
una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada,
por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten
analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.

Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la los registros.

- Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.

- Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos.

- Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso
encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la
lista.
 - Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras

(recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene
encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a
las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o
bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy
grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informacin de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de
datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que

posicionarnos en la lista para que est activa, y pulsar en
el icono Formulario .

Como esta opcin no est directamente disponible en la

Cinta de opciones, podemos aadirla a la Barra de
acceso rpido, de la forma que ya vimos. Pulsando el
Botn Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn
en la cinta de opciones.

Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo:

Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que est activo. Restaurar:

Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se

desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza

al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de

bsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que
queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no
queremos guardar los cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en un registro vaco, slo nos quedar
rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.

Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez
agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir
directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual
pasamos al formulario para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de
botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botn
Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamao de la tabla, podemos seleccionar un nuevo
rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en
la misma posicin, as que slo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas,

estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos aadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, slo tendremos que
pulsar la tecla TAB desde la ltima celda y aparecera una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que
queremos desplazar y elegiremos la
opcin correspondiente desde el men Insertar, en la pestaa de
Inicio o en el men contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la
tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de
Inicio y en el men contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados,
pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura d ela

tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaa de Diseo de la
tabla.

Estilo de la Tabla
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla,
podemos marcar o desmarcar otros
aspectos, como que las columnas o
filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un
resaltado especial en la primera o ltima columna.

Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.

Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier
celda de la hoja de clculo.

En esta tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.

Ordenar una Tabla de Datos

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un nico campo u ordenar la lista
por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la
columna del primer apellido, despus podemos acceder a la pestaa Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de

ordenacin o bien pulsar sobre uno de los botones de la seccin Ordenar y filtrar para que la ordenacin sea
ascendente o descendente respectivamente. Estos botones tambin estn disponibles al desplegar la lista que aparece
pulsando la pestaa junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido
 ms la fecha de nacimiento, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de
dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar
Nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar
Segn), y el Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el
orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de das de la semana o
meses, la ordenacin alfabtica no sera correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles,
ordenados de la forma que creamos conveniente, y as el criterio de ordenacin seguir el mismo patrn.
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de
ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems

niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro Opciones de
ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.

Filtrar una Tabla

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se
correspondan con algn criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

- Utilizando el Filtro (autofiltro).

- Utilizando filtros avanzados.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u
ocultar el autofiltro en la pestaa Datosmarcando o desmarcando el botn Filtro).
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos

aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de
opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar todos los registros que
tengan Moreno en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista.
Otra opcin, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de
opciones:

En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se
cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar
la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para
indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carcter y no
contenga la letra z.

Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro,

volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo),

reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la
pestaa Datos.
Utilizar Filtros avanzados.
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms
compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente
deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los
criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en
en la seccin Ordenar y filtrar.
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que
queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran
los criterios de filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en
este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores)
desaparecern.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro - Mostrar todo.

Funciones de base de datos

En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada
una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de
seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver figura ms abajo) y queremos
saber cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles, en
este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye la condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de plazas, aos, rentabilidad y beneficio

obtenido.
Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros.
Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos
que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la funcin, un rango de criterios para indicar la
condicin que deben cumplir las filas que sern utilizadas en el clculo de la funcin (el filtro).
Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que
cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el recuento.

Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Aos";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2

Cmo se forman las condiciones?

Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra
hoja de clculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de clculoPara realizar una operacin
en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de
criterios
Funcin BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando
unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo.

Crear un resumen de datos

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear
subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad; podemos obtener
un resumen de la edad media de los nios por localidad.
Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos clasificados por marca y modelo; y
queremos averiguar el coste total de cada marca.
Para agregar los subtotale

s automticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera

de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de
estilo de tabla, en la pestaa Diseo.
Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece
una pestaa con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Criterios de Filtrado

Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra
hoja de clculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condicin, (lo
mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones.
Si conoces Access, es parecido a indicar condiciones en la rejilla QBE de las consultas.
Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de nombre Rosa, en la zona de criterios debajo de la celda Nombre escribimos
Rosa, esto equivale a definir la condicin Nombre="Rosa".
Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos directamente el valor
Rosa, ahora si quisiramos los registros cuyo cdigo sea superior a 3 deberamos escribir en la celda inferior a la cabecera
CODIGO, >3 para formar la condicin Codigo > 3.
Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.
En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en la misma fila, estarn unidas por el
operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las
condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros
cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199.
En un criterio de filtrado, si las condiciones estn escritas en distintas filas,
estarn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado del filtrado si
cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condicin
nombre="Rosa" O nombre="Ana", aparecen los registros cuyo nombre es Rosa o
Ana, aparecern todas las Ana y todas las Rosa.
Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos:
Se filtrarn los registros de nombre Rosa. Si en la

zona de criterios tenemos:

Se filtrarn los registros de nombre Rosa y que adems tengan un cdigo mayor que 3. Si en la zona de
criterios tenemos:

Se filtrarn los registros de nombre Rosa O cdigo mayor que 3, es decir los de nombre Ana y los que tengan un cdigo
mayor que 3 aunque no se llamen Ana.
Con un poco de prctica puedes llegar a formar condiciones realmente complejas

2. Tablas Dinmicas
LAS TABLAS DINAMICAS SON UNA HERRAMIENTA QUE SIMPLIFICA EL
SACAR REPORTES EN EXCEL, A CONTINUACION MUESTRO LA IMAGEN
PARA LA APLICACIN DE ESTA HERRAMIENTA EN EXCEL 2003
DIFERENTE DE EXCEL 2007.

16-36
 Crear una tabla dinmica
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin,
representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc...
Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con
ms interactividad.
Veamos cmo podemos crear una
tabla dinmica a partir de unos datos
que ya tenemos.
Para crear una tabla dinmica, Excel nos
proporciona las tablas y grficos
dinmicos.
Supongamos que tenemos una
coleccin de datos de los artculos del
almacn con el nmero de referencia y
el mes de compra, adems sabemos la
cantidad comprada y el importe del
mismo.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en
la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran
los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja
de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango
debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo
las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
 Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los
resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un
momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de
datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn
acompaados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista
desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos
aparece una lista como vemos en la imagen con
los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los queremos
ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en
cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a
varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por

ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Obtener promedios en una tabla dinmica

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar
esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en
cualquier celda de la zona que queremos
rectificar y hacer clic con el botn derecho del
ratn, nos aparece un men emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la
opcin Configuracin de campo de valor... y
nos aparece un cuadro de dilogo como el
que vemos en la imagen.
En este cuadro de dilogo podemos escoger
cmo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc.
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el
botn

de la
pestaa Opciones.

Grficos con tablas dinmicas

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que
tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos
convenga.
Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.

3. Caractersticas Avanzadas de Excel

LAS MANERAS DE DARLE UN FORMATO A LOS REPORTES DE EXCEL CAMBIA EN SU MODO DE ACCESO EN
EXCEL 2003, A CONTINUACION MUESTRO LA PANTALLA QUE PARA USTEDES ES MUY FAMILIAR YA QUE SE
REFIERE AL FORMATO O PRESENTACION QUE LE PODEMOS DAR A UN FORMATO A DIFERENCIA DE EXCEL 2007
ES DISTINTO EN SU APLICACIN.
 Formas de cambiar un formato
En este tema estudiaremos algunas caractersticas avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad cuando queramos
realizar algn trabajo un poco ms profesional o que se salga un poco de lo corriente.
Diferentes formas de cambiar un formato
Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporciona Excel, es
interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte ms cmoda.
Estas son las diferentes formas que podemos utilizar: Utilizando
la pestaa Inicio.
Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaa Inicio, tenemos varios iconos para asignar de forma rpida un
determinado formato a los nmeros incluidos en las celdas.

Los formatos incluidos en la barra son los ms comunes. Utilizando

las teclas de acceso rpido
Tambin podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rpido que exponemos en la siguiente tabla:

Teclas de Acceso
Rpido Efecto
CTRL+MAYS+$
Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen en rojo).
CTRL+MAYS+%
Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+MAYS+^
Aplicar el formato numrico Exponencial con dos decimales
 CTRL+MAYS+#
Aplicar el formato Fecha con el da mes y ao
CTRL+MAYS+@
Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m
CTRL+MAYS+!
Aplicar el formato Nmero con dos decimales separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos

Esta forma me permite aplicar tambin en un slo paso un formato, incluye formatos que no tenemos en la barra Formato,
pero es tal vez ms complicada de utilizar ya que requiere que memoricemos las combinaciones de teclas.
Utilizando el cuadro de dilogo Formato de celdas
Esta ltima forma es menos rpida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de dilogo, elegir la pestaa adecuada y
luego el formato deseado), pero permite utilizar muchos ms formatos y sobre todo nos permite ver todo el amplio abanico de
formatos que nos ofrece Excel, adems de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado.
Para abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas podemos elegir entre:

- Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la seccin Nmero (en la imagen
ms arriba).
- Hacer clic con el botn derecho sobre la celda y escogiendo del men contextual
la opcin Formato de celdas...
- Presionar la combinacin de teclas Ctrl + 1.
Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen donde
podemos escoger entre los diversos formatos numricos.

Definir Formatos Personalizados

Excel provee una gran cantidad de formatos numricos, pero es posible que en algn momento necesitemos algn formato
que no est disponible en los estndares de Excel.
Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados.
Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de nmero general. Su funcionamiento se basa en que lo que
escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto,

nmeros con decimales, porcentajes, etc.

Para crear un nuevo
formato debemos
acceder al cuadro de
dilogo Formato de
celdas, seleccionar la
Categora:
Personalizada y
seguidamente en el
cuadro de texto Tipo:
debemos escribir el
cdigo del formato que
deseamos crear.

Para crear un
formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos para crear un formato.
El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).
; ; ;
La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el nmero es negativo, la
tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.
0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato se completa con ceros.
# : Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato se deja en blanco.
? : Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes.
. : Punto decimal.
% : Smbolo porcentual.
, : Separador de millares.
E- E+ e- e+ : Notacin cientfica.
$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.
\ : Muestra el siguiente carcter en el formato.
* : Repite el siguiente carcter hasta completar el ancho de la celda.
_ : Deja un espacio

"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.
[color] : Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.
[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre 0 y 56. [valor condicin] :
Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato numrico.
m : Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12). mm : Muestra
el mes como nmero con ceros (01-12).
mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb). mmmm : Muestra
el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del
mes (E, F).
d : Muestra el da como nmero sin ceros (1-31).
dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31).
ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar). dddd : Muestra
el nombre del da por completo (Lunes, Martes).
yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999).
h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23).
m o mm : Muestra los mintos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59). s o ss : Muestra los
segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).
AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la hora en formato 24 horas.
Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado:
#,##[Verde];(0,00)[Rojo];"Cero";""
Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada
seccin.
Con este formato estamos indicando que los nmeros positivos (1seccin) se escriben en verde, llevan el signo del euro
delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los nmeros negativos se escriben
en rojo, entre parntesis con el detrs y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los
textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecer.

El Formato Condicional
LOS FORMATOS PERSONALIZADOS SON DE DEMASIADA UTILIDAD CUANDO MANEJAMOS ALGUNA CONDICION
Y ARROJE EL RESULTADO DE FORMA AUTOMATICA SIN RODEOS, EL ACCESO A ESTA APLICACIN EN EXCEL
2003 ES DISTINTA A EXCEL 2007, LO PRESENTAMOS EN LA SIGUIENTE VENTANA.
 1 Acceso a Formato
Condicional

2 Formato Condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre
esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para
resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc...
Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a

aplicar un formato condicional.
- Accedemos al men Formato condicional de la
pestaa Inicio.
Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de
su relacin con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o
menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto
de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una
regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que
cumplan determinadas condiciones.
Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que
vemos en la imagen.
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las
celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.
En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma
se marcar.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor
entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se
mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde
de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la
celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional. Para practicar estas
operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional.

3.4La Validacin de Datos

La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica tiene una
funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara
el caso.
Para aplicar una validacin a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos

Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios
tipos de validaciones.

En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el datos sea correcto.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y
personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario
intenta escribir un nmero decimal, se producir un error.
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que
los valores estn entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor
de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ;
(punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.
 Excel e Internet
Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y tambin recoger informacin de Internet.
Convertir una hoja en pgina web.
Para poder exponer ("colgar") en Internet nuestro trabajo realizado en Excel, debemos convertirlo a un formato reconocible
por los navegadores (html o xml). Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos:

- Pulsar sobre el Botn Office.

- Seleccionar la opcin Guardar como.

- En el cuadro de dilogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Pgina Web
en Guardar como tipo: .
En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la pgina Web:
Una vez hayamos elegido la opcin que ms nos interesa segn nuestras necesidades podemos pulsar sobre Guardar y
tendremos nuestra hoja Excel guardada como una pgina web con la extensin .htm en lugar del clsico .xls.
Una vez tenemos nuestra hoja convertida a formato html tendremos que subirla a un servidor de Internet para que pueda ser
vista por los internautas.

4. Macros
LAS MACROS EN EXCEL SON UNA HERRAMIENTA QUE AUTOMATIZA PROCESOS, LA MANERA DE ACCESAR EN
EXCEL 2003 ES COMO LO MUESTRA LA SIGUIENTE IMAGEN A COMPARACION ES DIFERENTE CON EXCEL 2007.
En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo crear macros automticamente. Esta
unidad tratar de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programacin utilizado
por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocupara un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Introduccin
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de caractersticas especficas
como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los clculos y caractersticas similares, perdemos
mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en
nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.

Crear una macro automticamente

La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las
cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaa Vista y despliega el
submen Macros y dentro de este submenu seleccionar la opcin Grabar macro...
Adems de esta opcin en el men podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en
ese libro.
 Usar referencias relativas - Con esta opcin utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben
con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opcin Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de dilogo Grabar macro donde podemos dar
un nombre a la macro (no est permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).
Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema
est en encontrar una combinacin que no utilice ya Excel.
En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro
libro.
En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabacin de la macro pulsamos el botn Aceptar y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado,

encontraremos este botn en la barra de estado donde tenemos la opcin de detener la grabacin.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir
de la grabacin, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos puede
ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn Detener de la barra de estado, o
accediendo al men de Macros y haciendo clic en .

Ejecutar una Macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecucin de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, ser necesario seleccionar o no las
celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que automticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que
seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al
men Ver Macros..., que se encuentra en el
men Macros de la pestaa Vista, y nos
aparece el cuadro de dilogo Macro como el
que vemos en la imagen donde tenemos una
lista con las macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar
sobre el botn Ejecutar. Se cerrar el cuadro y
se ejecutar la macro.
En cuanto al resto de botones:
Cancelar - Cierra el cuadro de
dilogo sin realizar ninguna accin.
Paso a paso - Ejecuta la macro
instruccin por instruccin abriendo el
editor de programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la macro. Estos dos
ltimos botones son para los que sapan programar.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo abreviado
(combinacin de teclas que provoca la ejecucin de la macro sin necesidad de utilizar el men) y la
descripcin de la macro.

Crear una Macro Manualmente

Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programacin en general y de Visual
Basic en particular, ya que es el lenguaje de programacin en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base
puedes saltarte este punto del tema.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinacin de teclas Alt + F11.
Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es donde se almacena el cdigo de las
funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un mdulo accedemos al men Insertar Mdulo.
A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso que devuelva algn valor), o si por el
contrario es un procedimiento (si no devuelve ningn valor).
Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar Procedimiento...
Nos aparece un cuadro de dilogo como vemos en la imagen
donde le damos el Nombre: al procedimiento/funcin sin
insertar espacios en su nombre.
Tambin escogemos de qu Tipo es, si es un Procedimiento,
Funcin o es una Propiedad.
Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo
ponemos como Pblico podremos utilizar el
procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese
mdulo.
Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito
presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic
donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la
macro.

Guardar un archivo con macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas
de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como.
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado
para macros (*.xlsm).

.
Dale un nombre y el archivo se almacenar.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio bajo la banda de opciones:
Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn compuestas por cdigo podran realizar
acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo.

Si confas en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado t pulsa el botn Opciones para activarlas.
Aparecer este cuadro de dilogo:

Selecciona la opcin Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.

 Arrancar PowerPoint:
Existen dos formas de arrancar el PowerPoint:
- La primera es ir hasta el icono de inicio, situado generalmente en la esquina
inferior izquierda de la pantalla, al abrir el men de inicio y con este abierto hacer
clic sobre el icono todos los programas, abierto este men buscaremos el icono
de PowerPoint y haremos clic sobre l, de este modo arrancar el programa.

- La otra forma es hacer directamente clic sobre el icono de PowerPoint del

escritorio.

La pantalla inicial:
La pantalla inicial es aquella que se abre al iniciar el PowerPoint, no tiene por que ser igual en todos los
ordenadores ya que se puede modificar los mens y herramientas que contienen. En esta pantalla en la parte
central aparece la diapositiva con la que trabajamos en ese momento.
 Barras:

Existen diferentes tipos de barras, que pasaremos a explicar a continuacin:

- Barra de ttulo: contiene el nombre del documento sobre el que se est
trabajando en ese momento.

- Las Barras de men: contiene todas las posibilidades de Power Point. Las
operaciones suelen estar contenidas en mens desplegables. En esos mens
estn contenidos alguno de los siguientes elementos:
a) Otro men desplegable.
b) Comandos inmediatos
c) Comandos con ventana

- Las barras de herramientas: con los habituales comandos: guardar, copiar, etc.

- Las barras de estado: nos muestra el estado de la presentacin, tipo

de diseo e idioma.

- Barras de desplazamiento: movilidad a derecha e izquierda de la pantalla.

Cerrar PowerPoint:
Para cerrar PowerPoint existen varias opciones: cerrar haciendo clic en la X de la barra de titulo, utilizando
el comando Alt + F4, y por ltimo, haciendo clic en archivo y eligiendo la opcin salir. Para cerrar la
presentacin actual se hace lo mismo que en el paso anterior, sustituyendo el comando por CTRL + W.

Compaginar sesiones:
Para compaginar sesiones, es decir dividir la pantalla en dos, teniendo abiertas las dos sesiones, haremos
clic con el botn derecho sobre cualquier parte vaca en la barra de tareas, en la parte inferior; a
continuacin elegiremos mosaico vertical. Para pasar de una a otra basta con hacer clic encima.

Mens Inteligentes:
Se trata de mens que se adaptan a las necesidades del usuario. Son mens que se abren si hacemos clic
en el ltimo botn de la ventana. Adems estos comandos una vez utilizados se incorporarn a los mens
iniciales.
Crear una presentacin

PowerPoint nos permite crear una presentacin de formas distintas, bien a travs del asistente que es muy
til cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiar en todo el proceso de
creacin de la presentacin, tambin podemos crearlas a travs de algunas de las plantillas que incorpora
el propio PowerPoint o plantillas nuestras. Tambin se puede crear la presentacin desde cero, es decir,
crearla a partir de una presentacin en blanco.

Crear una presentacin con el asistente:

Para crear una presentacin con un asistente debemos seguir los siguientes pasos:

En el panel de Tareas encontrars una seccin llamada Nuevo, selecciona la opcin Del Asistente para
autocontenido. Si no tienes abierto el panel de tareas tambin puedes ir al men Archivo y seleccionar la
opcin Nuevo.
Una vez elegida la opcin Del asistente para contenido aparecer una ventana, en la parte izquierda de la
ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos encontramos en el
primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentacin, pulsar el botn Cancelar
para salir del asistente. Pulsando el botn Siguiente seguimos con el asistente.
La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentacin:

PowerPoint tiene muchas presentaciones estndares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas

presentaciones estndares estn agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte
central de la ventana seleccionamos el tema, a continuacin aparecen en la parte derecha de la ventana
las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organizacin
y la presentacin Reunin de la organizacin. Con esto PowerPoint me va a crear una presentacin para
una reunin con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros slo tendremos que retocar la
presentacin para adaptarla a nuestras necesidades. Despus de seleccionar la presentacin se pulsa
Siguiente.

Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentacin. El estilo de presentacin consiste en cmo
se impartir luego la presentacin:

Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en
pantalla), presentaciones que se vean en una pgina Web, una presentacin para pasar a transparencias

en
blanco y negro o en color, o para diapositivas. Nosotros marcamos la opcin que queramos y pulsamos
Siguiente.

En el ltimo paso (Opciones de presentacin) nos pide que indiquemos el ttulo de nuestra presentacin y
tambin podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentacin,
incluso podemos activar la casilla de nmero de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca
su nmero. Una vez introducida toda la informacin necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos
Finalizar para que el Asistente genere la presentacin.

Crear una presentacin con una plantilla:

Las plantillas son muy tiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar
nuestra presentacin, nosotros nicamente tendremos que introducir el contenido de las diapositivas y de
ese modo ganar tiempo.

Para crear una presentacin con una plantilla debemos seguir los siguientes pasos:

En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opcin Plantillas generales.
Si el panel de Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de Tareas. Una vez
seleccionada la opcin Plantillas generales te aparecer un cuadro de dilogo; selecciona la plantilla de
diseo que ms te gusta, en la parte de la derecha te aparecer una vista previa de la plantilla que has
seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que ms se adapte a tus
gustos pulsa el botn Aceptar.

Crear una presentacin en blanco:

Para crear una presentacin en blanco seguiremos los siguientes pasos:

En el Panel de Tareas de la seccin Nuevo selecciona la opcin Presentacin en Blanco. Si el panel de

Tareas no est visible despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel de Tareas.
Guardar una presentacin

Guardar como presentacin:

Para guardar una presentacin podemos ir al men Archivo y seleccionar la opcin Guardar o tambin
se puede hacer con el botn del disquette.
Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana similar a la siguiente:

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la

presentacin.
Tambin podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se crear dentro de la carpeta

que figure en el campo Guardar en. Despus en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con
el cual queremos guardar la presentacin y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar.

Guardar como pgina web:

Para guardar una presentacin como pgina Web y as poder verla con un navegador, hay que desplegar
el men Archivo y la opcin Guardar como pgina Web.
Al seleccionar esta opcin nos aparecer una ventana similar a la siguiente:
De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la
presentacin, despus en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos
guardarla y por ltimo pulsaremos en el botn Guardar. El guardar una presentacin como pgina Web es
igual que guardarla con la opcin Guardar, nicamente cambia el formato con el cual se guarda la
presentacin.

Guardado automtico:
Ahora veremos cmo podemos configurar PowerPoint para que cada cierto tiempo guarde
automticamente los cambios. Esta opcin es muy til ya que a travs del guardado automtico podemos
recuperar los ltimos cambios que hemos realizado en un documento que por cualquier motivo no hemos
podido guardar.
Los pasos a seguir son los siguientes:

Hay que hacer clic sobre la pestaa Guardar de la ventana Opciones. Posteriormente, habr que activar la
casilla Guardar informacin de Auto recuperar cada... y despus indica cada cuntos minutos quieres que
guarde el archivo. Por ltimo pulsa Aceptar. En esta pestaa tambin ser muy til la ubicacin
predeterminada de los archivos. Ah ponemos el nombre de la carpeta donde guarda por defecto los
archivos, es la carpeta que aparece en el cuadro Guardar en de la ventana Guardar como.

Personalizar una publicacin web:

Para poder personalizar la publicacin de la presentacin despliega el men Archivo y pulsa Guardar como
Pagina Web. En la ventana que aparece pulsa en el botn Publicar.... Aparecer la siguiente ventana:
En esta ventana podemos elegir qu partes de la presentacin queremos publicar (la presentacin completa
o bien un rango de diapositivas, por ejemplo de la 5 a la 10).
Si no queremos que aparezcan en la pgina las notas del orador debemos desmarcar la casilla Mostrar notas
del orador. Tambin podemos indicar qu exploradores admitimos para ver la presentacin.

Por ltimo podemos indicar el nombre y ruta de la pgina Web que contendr la presentacin. Si queremos
utilizar otro nombre para la pgina diferente del de la presentacin en PowerPoint pulsaremos en el botn
Cambiar... y escribiremos el nuevo nombre. Si queremos cambiarla de lugar pulsaremos en Examinar... e
indicaremos la nueva ruta. Una vez indicados todos los parmetros pulsaremos en el botn Publicar.
Podemos tambin refinar la publicacin haciendo clic en el botn Opciones Web..., se abrir la siguiente
ventana:

1) Abrir una presentacin

Para abrir una presentacin podemos elegir entre:
- Ir al men Archivo y seleccionar la opcin Abrir,
- Haz clic en el botn Abrir de la barra de herramientas,
- Desde el Panel de Tareas en la seccin Abrir seleccionar la opcin Ms.... Si el
Panel de Tareas no aparece despliega el men Ver y selecciona la opcin Panel
de tareas.
Tanto si hemos utilizado la barra de mens, el botn Abrir o Ms presentaciones..., se abrir la siguiente
ventana:

2) Tipos de Vistas

Es importante saber cmo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber
manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visin particular de
cada diapositiva como una visin global de todas las diapositivas, incluso nos permitir reproducir la
presentacin para ver cmo queda al final.

Vista Normal:

La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, disear y modificar la
diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y selecciona la
opcin normal. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la parte
izquierda.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el rea de esquema en el cual podemos seleccionar la

diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder
modificarla. En la parte inferior se encuentra el rea de notas en el cual se introducen aclaraciones para el
orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que ms utilizars ya que en ella podemos insertar el texto de
las diapositivas, cambiarles el color y diseo y es adems la que ms se aproxima al tamao real de la
diapositiva.

Vista clasificador de diapositivas:

Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el men Ver de la barra de mens y
seleccionar la opcin Vista Clasificador de diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece
debajo del rea de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y
ordenadas por el orden de aparicin, orden que aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista
tenemos una visin ms global de la presentacin, nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y
es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Vista presentacin con diapositivas:

La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la diapositiva seleccionada, con
este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas
diapositivas que forman la presentacin. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el men Ver y
selecciona la opcin Presentacin con diapositivas. Tambin puedes pulsar en el botn que aparece
debajo del rea de esquema. Para salir de la vista presentacin pulsa la tecla ESC.

Zoom:
El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom
a las diapositivas sitate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el zoom y despus
despliega el men Ver y selecciona la opcin Zoom En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom
que queremos aplicar a las vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista o bien se
puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje. Tambin se puede aplicar

el zoom a travs de la barra estndar de herramientas con el cuadro si pulsamos sobre la

flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar.
Para aplicar el zoom a todas las reas de trabajo, lo nico que hay que hacer es situarse antes en el rea al
cual queramos aplicar el zoom.

3) Trabajar con diapositivas

Cuando creamos una presentacin podemos despus modificarla insertando, eliminando, copiando
diapositivas, etc. A continuacin veremos paso a paso cmo podemos realizar cada una de estas
operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.

Insertar una nueva diapositiva:

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la
pestaa diapositiva del rea de esquema ya que de esta forma es ms fcil apreciar cmo se aade
la nueva diapositiva a la presentacin. Podemos aadir una diapositiva de varias formas:

1. Pulsa en el botn que se encuentra en la barra de

Formato.
2. Se puede hacer a travs de la barra de mens seleccionando el men
Insertar y despus seleccionando la opcin Nueva diapositiva
3. Tambin puedes hacerlo a travs de las teclas Ctrl + M
Una vez realizado esto podrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva
diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva despus de esta.
Para acabar la insercin de la diapositiva tendrs que seleccionar qu diseo quieres que tenga la nueva
diapositiva y para ello tendrs que hacer clic sobre el diseo que quieras del Panel de tareas. Como puedes
apreciar en la imagen puedes elegir una diapositiva para introducir texto y adems con un formato
determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para aadirle lo que quieras o con objetos.

Copiar una diapositiva:

Para copiar una diapositiva en una misma presentacin puedes hacerlo de varias formas:
1. Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botn copiar
que se encuentra en la barra estndar. Despus selecciona la diapositiva
detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar y pulsa el botn pegar

2. Tambin puedes hacerlo desde la barra de mens desplegando el men

Edicin y seleccionando la opcin Copiar. Despus selecciona la diapositiva
detrs de la cual se insertar la diapositiva a copiar y desplegando el men
Edicin, seleccionar la opcin Pegar.

3. Si prefieres utilizar el men contextual, haz clic sobre la diapositiva que

quieres copiar con el botn derecho (sabrs qu diapositiva tienes
seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro). Cuando se
despliegue el men contextual selecciona la opcin copiar. Despus haz clic
con el botn derecho del ratn sobre la diapositiva detrs de la cual se
insertar la diapositiva a copiar. Por ltimo selecciona del men contextual la
opcin pegar.

4. Otra forma de hacerlo es a travs de las teclas, para ello en vez de utilizar el
men contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V
(pegar). Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue
los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar
ms de una diapositiva seleccinalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las
diapositivas estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la
tecla Shift y seleccionando la ltima diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los
mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.
 Duplicar una diapositiva:
Otra forma de copiar una diapositiva es duplicndola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una
diapositiva en la misma presentacin mientras que con copiar puedo copiar la diapositiva en otra
presentacin.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas
de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:

- Hazlo desde la barra de mens desplegando el men Edicin y

seleccionando la opcin Duplicar diapositiva.
- Otra forma es utilizando el men contextual.
- O bien utilizando la combinacin de teclas Ctrl. + Alt + D

Mover diapositivas:

1) Mover arrastrando:

Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentacin tienes que seleccionar la diapositiva
que quieras mover y sin soltar el botn izquierdo del ratn arrstrala hasta la posicin donde quieres situarla.
Al desplazarla vers que el puntero del ratn es una flecha con un rectngulo debajo y aparece una lnea
entre diapositiva, esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva. Una vez te hayas situado en la
posicin donde quieres poner la diapositiva suelta el botn del ratn y automticamente la diapositiva se
desplazar a la posicin e incluso se renumerarn las diapositivas.
Para mover una diapositiva estando en el rea de esquema pulsa con el botn izquierdo del ratn sobre
y sin soltarlo arrstralo hasta la posicin donde quieras moverla, una vez situado suelta el botn y
automticamente la diapositiva se desplazar y se renumerarn todas las diapositivas.

2) Otras formas de mover:

Otra forma de mover una diapositiva es cortndola y despus pegndola en el lugar adecuado,
de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentacin a otra. Para ello deberemos
tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, despus

las cortamos (utilizando el botn cortar de la barra estndar, utilizando la barra de mens, el
men contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva despus de la
cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentacin o en otra), y por ltimo
pegamos de la misma forma que cuando copiamos.

Eliminar diapositivas:
Selecciona las diapositivas a eliminar, si estn consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo
pulsada la tecla Shift y seleccionando la ltima diapositiva, en cambio si no estn unas al lado de
otras mantn pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas
de varias formas, elige la que ms cmoda te resulte:
1. Desde la barra de mens desplegando el men Edicin y
seleccionando la opcin Eliminar diapositiva.
2. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el men contextual que
aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botn derecho y
seleccionando Eliminar diapositiva.
3. La ltima forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.
7) Reglas y guas

Las reglas:

Con la regla podremos saber a qu distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una
marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posicin del puntero del ratn.

La cuadrcula:

La cuadrcula est formada por lneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeos cuadrados,
tales que nos ser ms fcil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. Para visualizarla hay que
pulsar en el boton cuadrcula )
La cuadrcula no aparece al imprimir o al visualizar la presentacin.
 Las guas:
Las guas no son ms que unas lneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales,
de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la informacin mejor. Estas guas son
imaginarias ya que no aparecern al imprimir o visualizar la presentacin.

8) Manejar objetos
Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un grfico, una
imagen, textos, vdeos, sonidos, etc. Sobre ellos se pueden realizar las mismas funciones que hemos visto
con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.

Seleccionar objetos:
Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva nicamente tienes que hacer clic sobre l y el objeto
pasar a estar seleccionado, el marco tomar un aspecto diferente como el siguiente:

Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos
mantn pulsada la tecla Shift (maysculas) y con el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de

seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el
objeto que quieras quitar de la seleccin.

Copiar objetos:
Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre l

- Luego dar la orden de copiar. Esto se puede hacer de varias formas:
- Desplegando el men Edicin y seleccionado la opcin Copiar.
- Con las teclas (Ctrl + C).
- Con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn
derecho del ratn).
- Con el icono de la barra estndar.
- Por ltimo dar la orden de pegar. Esto tambin se puede hacer de varias formas:
- Desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Pegar
- Con las teclas (Ctrl + V).
- Con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho del
ratn).
- Con el icono de la barra estndar.
Vers que en la diapositiva aparecer el nuevo objeto pero lo ms probable es que se site encima del
objeto que has copiado por lo que tendrs que moverlo hasta su posicin definitiva.

Duplicar objetos:

Para copiar el objeto en la misma diapositiva se puede utilizar el mtodo de duplicar objetos que
consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que estn seleccionados.
Hay dos formas de duplicar un objeto, desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Duplicar o utilizar
las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

despus de Ctrl+Alt+D

Mover Objetos:

- Mover arrastrando: Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es
seleccionar el objeto haciendo clic sobre l, aparecer un marco a su alrededor,
al
situarse sobre este marco el cursor toma el siguiente aspecto , si se pulsa el botn izquierdo
del ratn y se mantiene pulsado se podr arrastra el objeto, una vez arrastrado el objeto al lugar que se
desea se suelta el botn del ratn.
- Mover cortando: Si se quiere mover un objeto de una diapositiva a otra hay que
seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el
objeto, despus situarse en la diapositiva a la que se quiere mover el objeto y
finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habr
desaparecido de su posicin original. Para cortar y pegar el objeto se pueden
utilizar tanto Ctrl + X y Ctrl + V, las opciones Cortar y Pegar que poseen tanto el
men Edicin como el men contextual, o
pulsar los iconos de la barra estndar .
 Distancia entre objetos:
PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un objeto hasta
cualquier otro punto, por ejemplo el margen de una diapositiva. Para medir la distancia entre objetos
primero hay que activar las guas. Despus hacer clic en uno de los extremos de la gua que se utilizar
para medir, y arrastrar la gua hasta el primer objeto. A continuacin arrastrar la gua hasta la posicin del
segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, aparecer un pequeo recuadro en el que va indicando
la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la gua.

Modificar el tamao:

Para modificar el tamao de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, hay que visualizar el marco del
objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho crculos o puntos. Estos puntos
sirven para modificar el tamao del objeto, al situar el cursor en una de las esquinas, este se convertir en
una flecha de dos
direcciones que permitirn modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello hay
que hacer clic en el crculo cuando aparece la flecha y arrastrarlo hasta darle el tamao deseado. Los puntos
que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una funcin similar a los situados en las
esquinas pero con la diferencia de que estos nicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando se
posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma . Los puntos que se
encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del

objeto. Cuando se posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

Girar y voltear:

PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos como girarlos o voltearlos, pero no puede hacerlo con
cualquier objeto, las imgenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que s podemos girar y
voltear.

Para girar o voltear un objeto primero hay que seleccionarlo, una vez seleccionado desplegar el men Dibujo
de la barra de Dibujo y seleccionar la opcin Girar y Voltear. A continuacin seleccionar el tipo de giro que se
quiere realizar entre los que propone:

- Al seleccionar la opcin Girar libremente aparecen puntos verdes alrededor del

objeto, en la punta del puntero del ratn aparece una flecha en forma de
circunferencia, si se sita el ratn sobre un punto verde y despus se arrastra el
ratn hacia cualquier posicin la figura girar.
- Al seleccionar la opcin Girar a la izquierda automticamente el objeto
experimenta un giro de 90 grados a la izquierda.
- Al seleccionar la opcin Girar a la derecha automticamente el objeto
experimenta un giro de 90 grados a la derecha.
- Al seleccionar la opcin Voltear horizontalmente automticamente se
obtiene su simtrico cogiendo como eje de simetra la vertical.
- Al seleccionar la opcin Voltear verticalmente automticamente se
obtiene su simtrico cogiendo como eje de simetra la horizontal.
A continuacin hay unos ejemplos de como queda un objeto girado y volteado.

Despus de Girar a la derecha

Despus de Voltear horizontalmente

Alinear y distribuir:

PowerPoint nos permite tambin cambiar la posicin que

ocupan los objetos dentro de la diapositiva e incluso
cambiar la posicin de alguno de ellos en funcin de otro
objeto.
Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en
desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre
ellos bien sea distancia horizontal o vertical.
Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a
una misma lnea imaginaria.
En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos
y despus del men Dibujo de la
barra de Dibujo seleccionar la opcin Alinear o Distribuir.
Despus elegir el tipo de alineacin o distribucin que se desea de la lista siguiente.

La casilla Con relacin a la diapositiva hace que la distribucin se

haga en funcin de la diapositiva para que los objetos de la
diapositiva y los bordes de la diapositiva guarden la misma
 distancia.

A continuacin te mostramos unos ejemplos de cmo quedan los

objetos al alinearlos o al distribuirlos.
- Ejemplo Distribuir Objetos:

Despus de Distribuir Horizontalmente obtenemos esto:

Como podrs observar la distribucin solo se puede hacer en relacin a la diapositiva y ahora tenemos la
misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequea y esta a
su vez con el lateral derecho de la diapositiva.
- Ejemplo Alinear Objetos
En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequea se ha situado en la misma
horizontal que la grande.
 Ordenar objetos:
En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros y que
alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opcin ordenar que permite
mover los objetos a planos distintos para, por ejemplo, traer a primer plano un objeto que estaba detrs de
otro y que por eso no se vea. Para ordenar objetos primero hay que seleccionar el objeto al que se pretende
cambiar su orden. Una vez seleccionado hay que pulsar la opcin Ordenar en el men Dibujo de la barra de
herramientas. A continuacin seleccionar el tipo de orden que se desea:

- Al seleccionar la opcin Traer al frente el objeto que est seleccionado pasar

a ser el primero por lo que si se encuentra encima de otro este objeto tapar a
los que tiene debajo.
- Si se selecciona Enviar al fondo este objeto pasar a ser el ltimo por lo que
cualquier objeto que haya encima de l lo tapar.
- Al seleccionar la opcin Traer adelante el objeto seleccionado pasar una
posicin hacia adelante.
- Si se selecciona Enviar atrs el objeto pasar una posicin atrs.
A continuacin mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.

despus de enviar al
 Eliminar Objetos:
Para borrar un objeto primero se ha de seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo
pulsada la tecla shift.
Despus se pueden borrar de varias formas:
- pulsando la tecla Supr,
- o desplegando el men Edicin y seleccionando la opcin Borrar.
Con esto se eliminar el texto, grficos, imgenes, etc pero la seccin reservada a estos objetos se
mantendr a pesar de que est vaca:

Para eliminar estas secciones hay que pulsar nuevamente Supr.

Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy tiles, sobre todo cuando estamos
eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la ltima
operacin realizada.

Para Deshacer la ltima operacin realizada podemos:

- Seleccionar la opcin Deshacer del men Edicin.
- con las teclas Ctrl + Z
- haciendo clic en el icono de la barra estndar
Haciendo clic en el tringulo del botn se despliega una lista con las ltimas operaciones
realizadas. Slo nos queda marcar las que queremos deshacer.

Para Rehacer la ltima operacin realizada se puede:

- Seleccionar la opcin Deshacer del men Edicin.
- Pulsar las teclas Ctrl + Y
- Hacer clic en el icono de la barra estndar
Del mismo modo que para deshacer, se pueden rehacer varias operaciones marcndolas de la lista
desplegable asociada al botn.

9) Trabajar con textos

A la hora de trabajar con las diapositivas de PowerPoint prcticamente podemos realizar todas las tareas
que se hacen con un procesador de texto es decir escoger el tipo, tamao y color de letra adems de aplicar
sangras, columnas prrafo, etc.
A continuacin explicare con ms detalle las distintas opciones de trabajar con textos.

Insertar texto:

A la hora de insertar texto en una diapositiva es necesario seleccionar un diseo de los que nos ofrece
PowerPoint adecuado al contenido que vayamos a introducir.
Una vez seleccionado el diseo haz lo siguiente para insertar texto:

Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automticamente el texto
que apareca (Haga clic para agregar titulo o subtitulo) desaparecer y aparecer el cursor y
entonces puedes empezar a introducir texto. Cuando termines de introducir el texto haz clic con el
ratn en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.

Aadir texto nuevo:

A veces con los cuadros de texto del diseo no llega para introducir todo lo que deseamos por eso podemos
aadir nuevos cuadros de texto hacindolo de la siguiente forma. Bien podemos seleccionar cuadro de texto
en la barra de dibujo o elegir insertar cuadro de texto. Entonces haciendo clic en el botn izquierdo y
arrastrando sobre la diapositiva dibujaremos el cuadro de texto del tamao que deseemos aunque a la par
que vas introduciendo texto va aumentando su tamao acorde con el texto introducido por lo tanto no
tenemos que preocuparnos mucho del tamao. Una vez escogido el tamao nos aparecer el cursor para
que podamos empezar a introducir texto una vez que termines al igual que antes haz clic en otro sitio de la
diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.

Cambiar el aspecto de los textos:

PowerPoint nos ofrece las mismas posibilidades que un procesador de texto como cambiar la fuente el
color y el tamao etc. Para ello tenemos la barra de formato donde podemos seleccionar el tipo de letra, el
tamao, la alineacin derecha, izquierda, centrada o justificado adems de negrita cursiva etc. La otra
forma es ir una vez que selecciones el texto que quieres vas a formato y fuente entonces nos saldr una
ventana en la que podemos escoger al igual que antes el tipo de letra tamao color y efectos como sombra,
relieve, subrayado, negrita, color etc.
Alineacin de prrafos:

Alinear un prrafo es distribuir las lneas que lo compone con respecto de los mrgenes del cuadro de texto.

Para alinear un prrafo puedes utilizar los iconos de la barra de formato o desplegar el men formato y
seleccionar alineacin, despus eliges la deseada. Existen cuatro tipos de alineacin:
- Izquierda: sita el texto lo ms cerca del margen izquierdo.
- Derecha: sita al texto lo ms cerca del margen derecho.
- Centrado: sita al texto en el centro.
- Justificado: Ajusta el texto al ancho del cuadro de texto.

Las sangras:
La sangra es el desplazamiento hacia la derecha de un prrafo, las sangras son tiles para dar un
formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema, proyecto, etc. Para aplicar la
sangra es mejor escribir el esquema completo despus aplicarla. Para aplicar una sangra haz lo
siguiente:

Una vez introducido el texto seleccinalo y a continuacin pulsa el botn Aumentar Sangra que se
encuentra en la barra de formato, al igual que puedes aumentarla tambin puedes reducirla con el botn

Disminuir .

Numeracin y vietas:

El funcionamiento de la numeracin y las vietas es similar a la sangras, lo nico que cambia es adems de
aplicarle la sangra se la aaden smbolos o nmeros delante del prrafo. Para aplicar numeracin y vietas
a un texto haremos como hasta ahora introduciremos el texto y despus lo seleccionamos para aplicrselo.
Una vez seleccionado el texto despliega el men formato y selecciona la opcin numeracin y vietas. Una
vez hecho esto aparecer una ventana en la que seleccionaremos el tipo de numeracin o vieta que ms se
ajuste a lo que busques y por ultimo pulsa aceptar. Por otro lado tambin podemos personalizar las vietas
eligiendo el smbolo que deseemos que se muestre.

Corrector ortogrfico:
En las presentaciones PowerPoint como insertamos texto tiene un corrector ortogrfico como un procesador
de textos aunque no nos debemos fiar al cien por cien ya que no reconoce todas las faltas que se pueden
producir. Cuando escribes en PowerPoint al igual que un procesador de texto subraya ya con rojo aquellas
palabras que el tiene dudas.
Para mostrar el corrector ortogrfica tienes que desplegar el men herramientas y seleccionar la
opcin Ortografa o bien pulsar la tecla F7. Una vez que lo hayas seleccionado se desplegara un
cuadro en el que aparece:

En el cuadro No se encontr aparecer la palabra que PowerPoint piensa que est mal escrita. Abajo
aparece una lista de sugerencias. Elige la que creas que es la correcta en tu caso haciendo clic sobre ella,
despus pulsa en el botn Cambiar para que remplace la palabra actual por la seleccionada.
- Si pulsas en Cambiar todas hars que remplace la palabra actual por la
seleccionada en toda la diapositiva.
- Pulsar Omitir u Omitir todas equivale a pasar por alto esa palabra en la
revisin ortogrfica. Esto se utiliza por ejemplo para nombres de personas o
nombres que no se encuentran en su diccionario pero que consideramos
correctos.
- Agregar equivale a agregarla al diccionario personal que aparece en la opcin
Agregar palabras a: Esta opcin se utiliza para aadirla a nuestro diccionario de
palabras para que lo reconozca la prxima vez el diccionario.
10) Trabajar con tablas
En PowerPoint adems de insertar texto grficos etc. Tambin puedes insertar tablas para organizar mejor
la informacin las tablas funcionan de la misma manera que en un procesador de texto. A continuacin
explicaremos un poco ms lo que se pueden hacer con las tablas.

Crear una tabla:

Para ello seleccionamos el men insertar y tabla o bien en la barra de herramientas tambin hay un botn
en la barra de herramientas para acceder directamente Una vez que accedamos nos saldr una nueva
ventana en la que elegiremos el numero de filas y columnas que queremos que tenga la tabla pulsamos
aceptar y nos saldr la tabla y una nueva barra para modificar las opciones de la tabla.

Para insertar texto nos colocamos en el recuadro o celda en la que queremos introducir el texto y lo
introducimos.
Tambin puedes cambiarle el formato al texto como hemos visto anteriormente a la hora de trabajar con
textos.

Para cambiar de celda lo puedes hacer con el tabulador o con las flechas del teclado.

Eliminar una tabla, fila o columna:

Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla entonces estar
seleccionada y pulsas el botn Supr. o Del.
Para eliminar una fila sitate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la barra de herramientas Tablas
y Bordes despliega la lista Tabla y selecciona la opcin Eliminar filas

Para eliminar una columna sitate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar
y despus de la barra de herramientas Tablas y bordes despliega la opcin tabla y selecciona la opcin
Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o ms columnas o filas al mismo tiempo solo tienes que
seleccionar varias celdas utilizando la tecla Shift o arrastrando el ratn sobre las celdas y despus elegir
Eliminar filas o Eliminar Columnas.

Insertar filas o columnas:

Al igual que podemos eliminar filas y columnas tambin podemos insertar nuevas filas o columnas en una
tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar.
Para insertar una nueva fila nos tenemos que situar el cursor en la tabla a la altura que queramos insertar
y una vez situado en esa celda vamos a la barra de herramientas Tablas y Bordes y seleccionamos
Insertar fila en la parte inferior (se insertara por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas
en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos)

Para insertar una columna el proceso es similar sitate en la columna que quieras insertar y al igual
que antes desplegamos el men tabla de la barra de herramientas Tablas y Bordes y eliges entre
insertar columna a la izquierda o a la derecha segn donde la quieras insertar.

Bordes de una tabla:

Podemos modificar el formato de una tabla vamos a ver como podemos cambiar los bordes y el color,
etc.

Para poder modificar el formato de una tabla lo primero es seleccionndola haciendo clic en uno de sus
bordes. Despus ir al men Formato selecciona la opcin Tabla, entonces se desplegara una ventana en la
que podemos elegir el tipo de borde, el color del borde y el ancho de este. En la parte derecha de la ventana
aparece un recuadro en el que puedes seleccionar si solo quieres bordes en un lado o quieres ocultarlos etc.
Tambin puedes realizar algunas de estas tares desde la barra de herramientas Tablas y Bordes.

Color de relleno:

Para cambiar el color de relleno de la tabla debes hacer lo siguiente:

Igual que antes selecciona la tabla haciendo clic sobre unos de los bordes, despus del men formato
selecciona la opcin Tabla y en la ventana que aparece haz clic sobre la pestaa Relleno. De la lista
desplegable selecciona el color que desees y si no lo encuentras puedes pulsar en ms colores y despus
lo escoges y pulsas aceptar.
Puedes hacer que el color de relleno se algo transparente, por lo que tendr el color del fondo de la
diapositiva donde se encuentra la tabla. Tambin puedes acceder con el botn derecho pulsando en bordes
y relleno.

Combinar o dividir celdas:

Combinar celdas consiste en convertir 2 o mas celdas en una solo por lo que no tendr separacin entre
una y otra celda ya que pasara a ser una. Esto puede utilizarse para poner un titulo a una tabla uniendo
todas las celdas de la primera fila. Para combinar celdas lo que hacemos es seleccionar la que queremos

combinar y pulsar el botn combinar celdas de la barra de herramientas Tablas y Bordes

Por otro lado dividir celdas en lgicamente consiste en dividir en dos una celda. Para ello selecciona la

celda que quieres dividir y pulsa el botn dividir celdas .

 Efectos del color:

- El degrado del color:

Selecciona la tabla haciendo clic sobre uno de sus bordes, en el men Formato selecciona la
opcin Tabla y en la ventana que aparece haz clic sobre la pestaa Rellenos de la lista
desplegable selecciona Efectos de relleno.
Lo primero que hacemos para aplicar un degrado es seleccionar el color o los colores con los que quieres
trabajar. Si quieres trabajar con uno slo activa la casilla Un Color y despus en Color 1 elige el color que
desees. Si quieres trabajar con dos colores activa la casilla Dos Colores y despus elige el Color 1 y el Color
2. Una vez hecho esto puedes indicar la direccin del degrado a travs de Estilos de Sombreado, y en la
parte derecha puedes ver como va a quedar al aplicarlo en una tabla. Una vez elegido todo pulsas Aceptar.

- Otros efectos:
En esta misma ventana existen otras opciones como Textura, trama e imagen.
Con la pestaa Textura podemos elegir texturas que PowerPoint incluye como puede ser la textura Mrmol,
Pergamino, etc.
Con la pestaa Trama podemos elegir la cenefa que mas nos guste (rombos, cuadros, rayas, puntos,
etc.) y con los colores que desees.
Con la pestaa Imagen podemos elegir una imagen que tengamos guardada.

11) Trabajar con grficos

Un dibujo vale ms que mil palabras, dice un proverbio Chino. Convertir nmeros en un grfico, puede
ayudar a que a la gente a entender qu significan los nmeros.

11.1) Qu es un grfico?
Un grfico es una manera de representar nmeros grficamente, eso es, como un dibujo.

Nos encontraremos diferentes

tipos de grficos muy
diversos.

Los dos tipos ms comnmente usados, son los grficos de columnas y los de tipo circular.
Grfico de Columnas: Es la opcin ms
comn. Es buena para mostrar un
patrn de cambio en los valores, a
travs del tiempo, o para comparar
un conjunto de valores

Grfico Circular: Muestra los nmeros

como parte de un total.

Para crear un grfico:

Para crear un grfico vamos a ver los diferentes pasos a seguir:

1. Pulsaremos sobre el Botn Grfico

Mediante clic en el botn o icono de Grfico, se abre una tabla por defecto llamada hoja de
datos (datasheet) y un grfico 3-D basado en esa hoja.

Cuando ests trabajando con un grfico en la barra de herramientas estndar aparecen nuevos
botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.

Cuando crea un grfico, desde el mismo principio est trabajando en un programa

suplementario, llamado Microsoft Graph Los mens y las barras de herramientas cambian,
mientras se abre a Microsoft Graph.

Esta tabla es donde insertaremos nuestros datos, eliminando los datos por defectos que se
encuentran al crear el grafico, su manejo es similar al de insercin de datos en Microsoft Excel.
Una vez que tenga ingresados sus propios datos, se puede hacer modificaciones sobre el
grafico (tipo de grafico, formato etc..).
 A diferencia de Excel, no se puede seleccionar los datos en una tabla de PowerPoint existente y
usarla para crear automticamente un grfico, pero se puede usar el siguiente mtodo:

2. Pegar datos: Copiar los datos de una tabla u hoja de clculo existente.
Insertar un grfico. Pegar en la hoja de datos.

3. Importar datos: PowerPoint puede importar los datos existentes desde

Excel, Word o Lotus 1-2-3 o de un archivo de datos con texto. Primero
debe insertar un grfico y despus seleccionar desde el men Edicin |
Importar archivo... y navegar hacia el archivo que tiene sus datos. Puede
resultarle necesario elegir la hoja correcta entre las hojas de clculo.
Despus que ha importado o pegado sus datos, suprimir cualquier fila o columna que fue usada por
defecto por los datos y que usted no est utilizando. De lo contrario, ellas se vern en el grfico,
aunque ste se halle en blanco. Cuando importa datos, los mens y barras de herramientas,
pueden cambiar para coincidir con el programa original.

Para crear un grfico paso a

paso: 11.3.1) Crear el grafico por

defecto:

Agregar una diapositiva y nombrarla lluvias.

Aplicar el diseo Ttulo-Grfico desde tarea Diseo en el panel de tareas.

Doble-clic en el icono en la tabla. Por defecto, aparecen el grfico y

la hoja de datos, con sus datos tambin por defecto.
Tras este paso ya tenemos nuestro grafico creado, ahora veremos el tratamiento de datos.

Entrada de datos:
 Debe reemplazar los datos por defecto, por los suyos propios. El grfico cambiar
automticamente para hacer juego con los datos anteriores.

Ahora meteremos los datos de la tabla que se encuentra a

continuacin, en su hoja de datos. Los nmeros son la cantidad de

das de lluvia en cada estacin.

Alternativa para no tener que escribir todo: Copiar toda la tabla de abajo en Word o Excel y
pegarla en su hoja de datos, asi podremos meter los datos sin necesidad de volver a volcarlos
como hicimos cuando los tenamos metidos uno por uno en excel.

Clic en la diapositiva, para cerrar la interfaz de Microsoft Graph. El

grfico se ve en la diapositiva.

Puede hacer algn formateo y cambios en el diseo, que hagan a

este grfico ms atractivo y fcil de leer lo vamos a ver en el
siguiente punto.

Formatear un grfico:
Desde aqu se puede hacer un gran control sobre el aspecto de su grfico. Puede cambiar las
fuentes, color, fondo y diseo.

Por ejemplo algunos problemas como los siguientes:

a. Estn faltando algn elemento nuevo en la fila donde estn las

estaciones.
b. El color de las barras es igual al del fondo.
c. Los colores de las barras del grfico no son atractivos.
d. La leyenda, est ocupando demasiado espacio.
Aclaracin: Mientras se encuentra en Microsoft Graph - Deshacer, funcionar solo para la accin
previa. No hay una lista de acciones para poder deshacer!

Doble-clic en el grfico, para abrirlo nuevamente en Microsoft

Graph. Mtodo Alternativo: Clic derecho y elegir Objeto Grfico |
Modificar.

Ejes-X e -Y: Como formatear los ejes

Clic derecho en las etiquetas del eje X en el grafico (Primavera, Otoo). Aparecer
el siguiente men:

Desde el men que aparece, seleccionar Formato de ejes... Aparece el dilogo

Formato de ejes con varias fichas.

En la ficha Fuente, cambiar todo lo referente al formateado del texto que ya se ha

explicado en otro de los apartados del trabajo.
Si pulsamos sobre la pestaa de alineamiento, podremos hacer cambio en la
direccin del texto.

Clic en Aceptar, para aceptar los cambios al eje X.

El eje Y (los nmeros verticales) y se podrn modificar de la misma forma que el eje
X

Colores de las barras:

Los colores automticos son elegidos de los colores en la combinacin de

colores y despus de los colores estndar.
 Clic derecho sobre una de las barras sern seleccionadas todas las barras del
mismo color y se vern sus puntos de diseo, mediante doble clic en una barra,
quedar seleccionada solamente la misma. Desde el men que aparece, seleccionar
Formato de serie de datos.... Se abre el dilogo Formato de serie de datos.

Todas las barras que se han cambiado aparecern con el color indicado y l a
leyenda se formatea automticamente para hacer referencia a la barra
correspondiente.

Leyenda:

La leyenda a la izquierda, ocupa demasiado espacio y la fuente es muy gruesa para

poder leerla fcilmente. Clic derecho en la leyenda.

Desde el men que aparece, seleccionar Formato de leyenda... Se abre el dilogo de

Formato de leyenda.

La leyenda se expande horizontalmente o se contrae para ajustarse al espacio segn

la posicin que tenga en el grafico.

En definitiva simplemente decir que el grafico se puede modificar como hemos visto y explicado de mil
formas diferentes para que cada usuario lo adapte a su gusto y preferencias.

Se podrn hacer cambios como la insercin de cuadros de texto en el grafico ya que a diferencia de Excel,
Microsoft Graph no incluye una opcin para agregar una etiqueta en el eje, de manera que uno mismo
tendr que agregar un cuadro de texto, y la forma de agregarlo esta ya comentado en apartados anteriores
del trabajo y tambin sobre la alineacin del texto de los cuadros de texto

12) Trabajo con diagramas

12.1) Diseo del diagrama:

De igual forma que se pueden insertar fotos en una presentacin de PowerPoint, tambin podemos
crear e introducir nuestros diagramas.
Para crear un diagrama tienes que seleccionar del men Insertar la opcin Diagrama...

Tras seleccionar la opcin Diagrama, saldr a continuacin la siguiente pantalla, donde elegiremos aquel
diagrama que ms se adapte a lo buscado:

Como de todos los tipos de diagramas existentes el ms comn es el organigrama, pasaremos a explicar
detalladamente cmo insertar un organigrama en Microsoft PowerPoint, siendo casi en su totalidad comunes
los pasos para representar los distintos tipos de diagramas en el programa.

En el momento que hemos insertado el diagrama a nuestra presentacin, se cargar una barra de
herramientas de diagrama con la siguiente forma:

Desde esta barra podremos darle el formato deseado al diagrama, ya sea para aadir nuevos elementos a
nuestro diagrama, modificar su tamao o el texto contenido en cada uno de los nodos, cambiar el tipo de
diagrama, etctera.

- Desde Insertar forma aadiremos nuevos elementos a nuestro

diagrama: segn deseemos nosotros podremos insertarlos al nivel
buscado (insertarlos al mismo nivel que nuestro nodo o a uno inferior).
- Diseo nos permite controlar la mayora de aspectos relacionados
 con los niveles y ramas del diagrama. Estas opciones variarn en
funcin del tipo de diagrama que utilicemos, ya que sus
caractersticas son distintas.
- Seleccionar nos sirve para seleccionar un objeto de nuestro diagrama,
ya sea un nodo determinado, un nivel...
- La opcin de ajustar texto nos adaptar el texto contenido en
el nodo seleccionado para que ocupe todo el fondo del mismo.
- El botn nos abrir la galera de estilos del diagrama, donde
elegiremos el estilo del diagrama que queremos:

12.2) Insercin de texto:

Ahora que hemos escogido el diseo de nuestro diagrama, vamos a insertar texto dentro de los
nodos. Para insertar texto dentro de un nodo del diagrama, simplemente tendremos que hacer clic
con el botn izquierdo del ratn sobre el nodo donde queremos escribir y poner el texto que
queremos que aparezca. Este
texto no tiene por que ser texto plano, sino que puede ser modificado a nuestro gusto (tamao, tipo de
letra, formato)

Agregar nuevos elementos al organigrama:

A la hora de realizar un organigrama, es importante que haya una manera fcil y sencilla de agregar
nuevos niveles al mismo, ya que sobre la marcha ser necesario irlo modificando para incorporar nuevos
elementos. Estos elementos no siempre irn en el mismo nivel, con lo cual en Microsoft Powerpoint
tenemos varias opciones segn donde queramos aadirlos (como subordinados, ayudantes o
compaeros de trabajo).

El primer paso a realizar a la hora de aadir un nuevo elemento a nuestro organigrama es hacer clic
sobre el elemento que tomaremos como referencia a la hora de agregar uno nuevo.
Seleccionamos el tipo de elemento que deseemos agregar (subordinado, compaero de trabajo,
ayudante) y el programa nos lo agregar automticamente al organigrama anterior. A continuacin
pondremos un ejemplo resultante de insertar un elemento de cada clase al siguiente diagrama, tomando
como referencia un organigrama con la organizacin de los estamentos directivos de un club deportivo:

Ahora aadiremos un elemento dependiente del Vicepresidente Deportivo. Para ello utilizaremos la
opcin Subordinado vista en la imagen anterior:

Tras haber aadido un Entrenador, subordinado del Vicepresidente Deportivo del club, pasaremos a
aadir un nuevo estamento al mismo nivel que este ltimo. Para aadir elementos que estn al mismo
nivel dentro de un organigrama utilizaremos la opcin Compaero de Trabajo:
Por ltimo, tras aadir al Secretario Tcnico a nuestro organigrama deportivo, aadiremos un
ayudante a nuestro Vicepresidente Deportivo mediante la opcin Ayudante. Cabe destacar que ste
solo se podr aadir a aquellos elementos que tengan un nivel inferior, ya que es un escalafn entre
ambos niveles:

Organizar los elementos de un organigrama:

En Microsoft PowerPoint podremos modificar la posicin de todas aquellas ramas que dependan de
un elemento determinado, para organizar de una mejor manera el organigrama resultante. Esto se
realiza de una manera muy sencilla: simplemente habr que seleccionar el cuadro a partir del cual
deseamos ordenar los distintos elementos y a partir de ah seleccionar la opcin Diseo de la barra
del organigrama.

En el ejemplo anterior de nuestro club deportivo, hemos ordenado los elementos dependientes a la
derecha, tomando como referencia o raz a nuestro Vicepresidente Deportivo. El resultado obtenido
es el siguiente:

Los elementos Entrenador y Secretario Tcnico son subordinados del Vicepresidente Deportivo, por
tanto se han situado a la derecha del mismo. No es el caso del Director Deportivo, quien por ser
ayudante del Vicepresidente Deportivo no ha visto modificada su posicin dentro del organigrama
tras su ordenacin.

Ejemplos de

diagramas: 12.5.1)

Organigrama:

Diagrama de ciclo:

Diagrama radial:
Diagrama piramidal:

Diagrama de Venn:

Diagrama de crculos concntricos:

13) La barra de dibujo

Dibujar lneas rectas:

Para crear lneas rectas hay que selecciona el botn de la barra de dibujo.
Para que a parezca la barra de dibujo hay que ir a el men Ver, seleccionar la Barra de herramientas
y Dibujo.

Una vez hechas las rectas puedes cambiarles el color haciendo doble clic sobre la que quieras, y a
parece la ventana Formato de autoforma. En el apartado colores y lneas selecciona el color de

lnea que quieras.

Adems de cambiar el color de la lnea puedes cambiar el estilo, grosor y tipo de lnea.
 Dibujar flechas:

Para dibujar flechas hay que seleccionar el botn de la barra de dibujo.

Un ejemplo de flechas sera:

Para cambiar el color o la terminacin de las flechas se hace doble clic sobre la que quieras cambiar y
despus en la ventana Formato de autoforma selecciona el color y la terminacin de la flecha que quieras en
el apartado Estilo Final y Estilo Inicial.

Dibujar Cuadrados y rectngulos:

Para dibujar cuadrados o rectngulos selecciona el botn de la barra de dibujo, despus haz clic
sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo vas arrastrndolo,la figura ir apareciendo y cuando lo
tengas del tamao que quieras suelta el ratn.
Un ejemplo de cuadrados y rectngulos sera:

Haciendo doble clic sobre la figura en la ventana Formato de autoforma puedes cambiarle el color
de relleno, el estilo de los bordes en el apartado lnea o aadir transparencia al fondo

Dibujar Elipses y crculos:

Para dibujar crculos y elipses selecciona el botn de la barra de dibujo, despus haz clic sobre un punto
de la diapositiva y sin soltarlo arrstralo hasta donde quieras.

Un ejemplo de elipses y crculos sera:

Para cambiarles el color se hace doble clic sobre la figura que quieras en la ventana Formato de autoforma
se puede cambiar el color de relleno, el estilo de los bordes en el apartado lnea o aadir transparencia al
fondo.

Dibujar autoformas:
Puedes dibujar formas ya prediseadas, como una estrella, bocadillos de distintas formas, etc.

Para insertar alguna forma prediseada hay que desplegar el men Autoformas de la barra de Dibujo.
Despus eliges el estilo que quieras y por ltimo el dibujo en concreto. Luego slo tienes que hacer clic sobre
la diapositiva con el botn izquierdo del ratn y arrstralo hasta conseguir la forma que queras.

Ejemplos de autoformas seran:

Puedes cambiar las caractersticas de la autoforma haciendo doble clic sobre ella aparecer la ventana
Formato de autoforma aqu seleccionas el color de relleno o color del borde, etc. Dentro de cada categora
hay varias autoformas, por ejemplo:
Tipos de lneas Tipos de conectores
Tipos de botones de accin

Tipos de cintas y estrellas

Tipos de formas bsicas

Tipos de flechas de bloque

Tipos de diagrama de flujo Tipos de llamadas

14) Insertar sonidos y pelculas

Los sonidos y las pelculas son elementos bastante tiles a la hora de realizar una presentacin en
PowerPoint.
 Insercin de Sonidos:
Para insertar un sonido en una presentacin de PowerPoint, debemos comenzar por ir al men de Insertar y
escogeremos la opcin de Pelculas y sonidos

Seleccionada la opcin de pelculas y sonidos, nos aparecer un submen donde escogeremos la pelcula
o sonido a insertar en nuestra presentacin. En este punto nos centraremos en la insercin de sonidos, los
cuales podremos obtener de la Galera multimedia (una serie de sonidos que ya incorpora PowerPoint) a
travs de la opcin Sonido de la Galera multimedia, o bien importndolos desde un archivo determinado a
travs de la opcin Sonido de Archivo. Tambin tendremos la opcin de aadir una pista de audio de un CD,
a travs de la opcin de Reproducir pista de audio de CD e, incluso, grabar un sonido e incluirlo en el
PowerPoint creado (opcin Grabar sonido).

Insertar un sonido desde la galera multimedia:

Para ello hemos accedido a travs del men Insertar a la opcin Pelculas y sonidos y de ah a Sonido de la
Galera multimedia. Se nos abrir el panel de tareas (por defecto en la parte derecha de la pantalla) y desde
all podremos seleccionar que sonido queremos
insertar en nuestra presentacin haciendo doble clic sobre el mismo. El sonido escogido podr reproducirse
automticamente cuando se ejecute la diapositiva correspondiente de nuestra presentacin o cuando
hagamos clic sobre el icono correspondiente al mismo, segn deseemos. Al escoger el sonido aparecer en
la diapositiva un altavoz para indicar que se ha insertado el sonido.
 Insertar sonidos desde un archivo:
Para insertar un sonido desde un archivo de nuestro ordenador, el procedimiento es prcticamente igual a
hacerlo desde la Galera multimedia. Slo cambia el lugar desde donde vamos a seleccionar el sonido,
dentro del men Insertar accederemos a Pelculas y Sonidos y desde all accederemos a la opcin Sonido
de Archivo, donde elegiremos aquel sonido que deseamos incluir en la presentacin.

Insertar una pista de CD:

El proceso es igual a los anteriores, pero cambiando tambin de opcin: en este caso iremos a la opcin
de Reproducir pista de audio de CD.

Nos saldr una ventana desde la que seleccionaremos las pistas de audio a incluir y las opciones de la
reproduccin buscadas.

Cambiar propiedades del sonido:

Una vez seleccionado el archivo de sonido que queremos insertar en nuestra presentacin, podemos
modificar sus propiedades haciendo clic sobre el icono de altavoz que nos ha aparecido tras insertar
el sonido, seleccionando la opcin de Modificar Objeto de Sonido:

Una opcin bastante usada para poner un sonido como fondo de presentaciones es la de Repetir la
reproduccin hasta su interrupcin. De esta forma nos aseguramos que mientras se est mostrando una
diapositiva concreta, el sonido se repetir sin interrupcin alguna. Tambin disponemos de la opcin de
refinar un sonido concreto, accediendo a ello a travs de la opcin Personalizar Animacin, disponible desde
el men de Personalizacin en el men superior del programa. Desde all podremos acceder a Opciones de
Efectos, donde podremos encontrar numerosas opciones tiles para mejorar el sonido de nuestra
presentacin, tales como poner una msica de fondo a la presentacin completa, que se ejecute durante un
numero concreto de diapositivas, etc.

14.2) Insercin de pelculas:

Al igual que los sonidos, en nuestras presentaciones de PowerPoint podremos insertar pelculas o
animaciones para hacer ms vistosa nuestra presentacin. Microsoft PowerPoint tendr, al igual que con los
sonidos, una Galera multimedia donde habr una serie de clips que trae el programa por defecto. Igualmente
tendremos la opcin de incluir nuestras propias animaciones indicando de qu archivo queremos importarlas.
Para insertar una pelcula tendremos que acceder al men Insertar, para posteriormente acceder a la opcin
de Pelculas y Sonidos y desde all seleccionar la opcin de Pelcula de la Galera Multimedia o Pelcula de
Archivo, segn la procedencia del clip a insertar.

15) Animaciones y transiciones

En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto
hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las personas
que la estn viendo.

Animar textos y objetos:

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuacin desplegar el
men Presentacin y seleccionar personalizar animacin.
Despus aparecer en el Panel de tareas algo similar a lo que te mostramos a continuacin.

En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que
queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionndola del men
Trayectorias de desplazamiento.

Podemos utilizar el botn Quitar para eliminar alguna animacin que hayamos aplicado a algn texto.

En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la animacin (al hacer
clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc).

Las dems listas desplegables cambiarn en funcin del tipo de movimiento y el inicio del mismo.

La velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos controlarla en casi todas las
animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los
objetos de la diapositiva, como podrs comprobar aparecen en orden.

El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones que hemos aplicado.
 Ocultar diapositivas:
La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentacin por problema de tiempo pero
sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta pero sin
perder las diapositivas que no visualizamos.

Para ocultar las diapositivas nicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y despus
desplegar el men Presentacin y elegir Ocultar diapositiva.

Transicin de diapositivas:
La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a la
siguiente para producir efectos visuales ms estticos.

Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega el men Presentacin y selecciona la opcin Transicin
de diapositiva.

En el panel de tareas aparece algo similar a esto:

La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: te permite seleccionar el movimiento
de transicin entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos.
En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transicin entre una y otra diapositiva.

Incluso podemos insertar algn sonido de la lista Sonido:

En la seccin Diapositiva avanzada podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de
hacer clic con el ratn o bien le indicas un tiempo de transicin (1 minuto, 00:50 segundos, etc)

Si quieres aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas pulsa en el botn Aplicar a todas las diapositivas.

El botn Reproducir te muestra el resultado.

Ensayar intervalos:
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas.

Para calcular el tiempo que necesitas tienes que desplegar el men Presentacin y elegir la opcin Ensayar
Intervalos, despus vers que la presentacin empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior
izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra
pulsando algn botn del ratn.

En el recuadro blanco te mostrar el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte
derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botn para pausar el ensayo de intervalos y para repetir la
diapositiva (para poner a cero el cronmetro de la diapositiva.
Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada
diapositiva de la presentacin. Si contestas que s vers que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura
las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.