MEJORA CONTINUA

Mejora Continua 25 de Mayo 2017 2

EL PROBLEMA
Qu no estamos haciendo bien? Dnde est
ocurriendo? Dnde inicia el problema? Cual es la
magnitud del problema?

La unidad de finanzas de la oficina de Guatemala no ha logrado registrar

sus operaciones financieras a tiempo, de acuerdo a los parmetros
establecidos en los KPIs (70% al final del mes, 95% al cierre prelimilar).
Esto afecta el uso de informacin actualizada para la generacin de
reportes.

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TIPOS DE CIERRE

Cierre Preliminar
Corresponde al posteo de informacin los das 30 o 31 de cada mes, segn
corresponda, en el cual Londres solicita que debemos postear al menos el 70%
de las transacciones contables.

Cierre Suave
Corresponde al posteo de informacin, 5 das hbiles posteriores al cierre
preliminar, en donde el porcentaje a postear debe ser el 95%, de todas las
transacciones contables.

Cierre Duro
Corresponde al posteo de informacin, 3 das hbiles posteriores al cierre suave,
en donde el porcentaje a postear debe ser nicamente del 5% de las
transacciones globales del mes.

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LNEAS DE TIEMPO SCI

Los das establecidos para el envo de cierres, se encuentran en el Manual Financiero

Global, estas fechas son manejadas por Londres.

Agresso automticamente cierra, en ocasiones lo hace a las 10:00 AM o bien a las 12:00
PM., esto hace disminuir un da a cada proceso para no incumplir con el posteo de la
informacion.

1. Cierre Preliminar: 2. Cierre Suave: 3. Cierre Duro:

30 o 31 de cada Mes 05 das hbiles despus 08 das hbiles despus
de finalizado el mes de finalizado el mes

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OBJETIVO DEL PROYECTO

Incrementar el % de transacciones registradas a fin de mes de 10% a

70% y al cierre suave de 65% a 95%.

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COMO INICIAMOS Y DONDE ESTAMOS

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IMPACTO
Por qu debemos hacer este Proyecto? Que objetivo
estratgico se apoyar con este Proyecto?

Generar reportes financieros peridicos para los budget holder que

faciliten la toma de decisiones.
Facilitar la implementacin de la metodologa de distribucin de
costos compartidos.
Minimizar el riesgo de costos cuestionables por inadecuada
distribucin de costos compartidos.

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IMPACTO
Por qu debemos hacer este Proyecto? Que objetivo
estratgico se apoyar con este Proyecto?

Esto contribuir a que la oficina de Guatemala implemente

satisfactoriamente uno de los proyectos de HPO.
El Proyecto afectar de forma directa al rea de contabilidad y
finanzas en la oficina de Guatemala as como en las oficinas
Regionales con un total de 16 personas.

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ENTREGABLES - RESULTADOS
Cules son las rea de mejora - Resultados

Mejorar el KPI de registro a tiempo de las operaciones financieras

Cumplir con los prerrequisitos del Proyecto de Effort report y CAM.
Mejorar la forma de trabajo del rea de contabilidad y finanzas tanto
en la oficina de Guatemala como en las oficinas regionales.

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MTRICAS
Cules sern nuestras unidades de medida? Cules
mtricas cambiaremos con este proyecto?

El xito de este proyecto se medir a travs de alcanzar durante tres

meses consecutivos las metas relacionadas con los indicadores que
se listan:
% de transacciones financieras registradas a fin de mes
% de transacciones financieras registradas al cierre suave

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ANLISIS REALIZADO
No se segua la instruccin del manual de finanzas de posteos
semanales (se hacen 2 acumulando 3 semanas y 1 final)
El posteo de planilla no se estaba haciendo consistentemente antes
del cierre suave
Posteo de la informacin se ha posteado en perodos no correctos
SC
Falta de involucramiento de los AF en los procesos retraso en
revisin de informacin no hay informacin oportuna.
Definicin de fechas en procesos
Procesos siguen siendo a travs de cheques lo que demora su
procesamiento
Firmas de autorizacin ausencia de firmantes
Agregar nuevas firmas en oficinas regionales
Apoyo entre los BH para firmas de cheques

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CUL ES LA MEJOR SOLUCIN?

Algunos quick wins: posteo de planilla

Capacitaciones al personal: Agresso, codificaciones contables
Definicin de proceso estandarizado para las tres oficinas (pago de
procesos, posteo de glacos)
Descentralizacin de informacin financiera
Definicin de fecha de cierre de contable mensual: 25 de cada mes

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 NUEVO PROCEDIMIENTO
1. Recepcin De Documentos 2. Revisin de Documentos 3. Tesorera
Lunes (8:30 AM a 4:30 PM) Lunes/Martes (1/2 da AM) Martes (1/2 da PM) Mircoles (1/2 da AM)
Responsable: Auxiliar Financiero (OC/OR) Responsable: Auxiliar Financiero (O/R) y Responsable: Asistente Financiero (OC/OR)
Supervisor Financiero (O/C) Ingreso de datos en sistema
Factura Vigente/ NIT
Documentacin de soporte Impresin de cheques
Exenciones de IVA-ISR
Codificacin contable
Aprobaciones
Presupuesto
Elaboracin de reporte de documentos
recibidos Check List segn tipo de pago

INICIO Incorrecto/Regresa al Inicio

6. Firma de Cheques 5. Aprobacin - Autorizacin 4. Revisin de Cheques

Jueves (1/2 da PM)/ Viernes (1/2 da AM)
Responsables: Budget Holders segn SoD)
Primera firma Budget Holders jueves pm,
Segunda firma Direccin Pas/Programas
viernes am
Revisin general (segn criterio)
Jueves (1/2 da AM)
Responsables: Director Financiero (OC) y
Coord. Administrativo Financiero (OR)
Revisin general de toda la documentacin al
azar principalmente con montos relevantes
Mircoles (1/2 da PM)
Responsable: Coord. Contabilidad (OC) y
Coord. Administrativo Financiero (OR)
Revisin general de la documentacin

7. Vaciado GyT 8. Traslado a Recepcin/ Envo a

Viernes (1/2 da PM) Oficinas de Campo
Responsables: Asistente Financiero (OC/OR) Lunes ( AM)
Responsables: Asistente Financiero (OC/OR) FIN

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NUEVO PROCEDIMIENTO
6.1. Elaboracin de
Glacos
Viernes
Responsables: Asistentes
Financieros (OC/OR)
6.4. Posteo
Martes (1/2 da AM)
Responsables: Coord.
Contabilidad (OC) y Coord.
Administrativo Financiero
(OR)
Mejora Continua
6.2. Revisin de Glacos
Lunes (1/2 da AM)
Responsables: Analistas
Financieros
6.3. Correccin de
Glacos
Lunes (1/2 da PM)
Responsables: Asistentes
Financieros (OC/OR)
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NUESTRO SLOGAN

Todo proceso tiene oportunidad de

Mejora, No porque est mal
Sino porque puede ser mejor

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LO LOGRAMOS

PREGUNTAS????
Hora Londres

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