Que es la estrategia?

Lo primero de todo es interiorizar un principio bsico de la gestin de proyectos: el tiempo

dedicado a la planificacin ser determinante en el xito de los resultados finales. Durante este
periodo previo, el Project Management detecta las amenazas ms probables para el proyecto.
Su atencin se centra en aquellos riesgos transparentes que tienen un alto impacto y que son
ms probables que ocurran.

TODO PROJECT MANAGER DEBE CONTAR CON UN AMPLIO PLAN DE CONTINGENCIA. Y PARA
SU ELABORACIN ES INDISPENSABLE CONOCER CMO LLEVAR A CABO UNA ADECUADA
EVALUACIN DE RIESGOS, Y ESTABLECER ESTRATEGIAS PARA MINIMIZAR LOS RIESGOS EN TU
PROYECTO.

Damos respuesta a cinco preguntas claves, que podran suponer el salvavidas del proyecto. Nos
planteamos as cinco cuestiones que afectan directamente al control de las predicciones
futuras.

Qu puede ocurrir que afecte al proyecto? En esta primera pregunta, es fundamental

disear y desarrollar un anlisis DAFO. Con l, detectaremos amenazas y oportunidades
externas, as como debilidades y fortalezas internas. No hay que tener miedo a una
planificacin flexible, despus de todo tal y como afirma PMI en su estudio, tan solo el 51% de
los proyectos se terminan a tiempo y otros estudios de la UE nos confimran que tan sol el 14%
lo hace con su planificacin inicial. Esto nos demuestra que la planificacin en un proyecto ha
de contemplarse como algo flexible y que debe adaptarse a los cambios e imprevistos que
pueden surgir, siendo estos casi inebitables.

Qu probabilidades hay de que ocurra? Para dar una respuesta adecuada a posibles
amenazas, el Project Management debe seguir analizando y distribuyendo sus recursos
disponibles totales, por proyectos, por periodos, etc. Es gracias a la elaboracin automtica de
informes, y de grficas de consumo que el profesional puede detectar los momentos del
proyecto con mayor probabilidad de riesgo. Son precismanete estos grficos de consumo, los
que mejor nos pueden indicar de un vistazo los cuellos de botella para localizar fcilmente los
momentos con mayor volumen de trabajo, con menores recursos, mayores costes, etc. Por
ejemplo, si se produce un desbordamiento de actividades con escasos recursos humanos,
existir una mayor probabilidad de no completar los objetivos planificados, dejando
actividades sin hacer. Si detectamos esto a tiempo, podremos tomar las medidas necesarias en
el momento.

En el caso de que ocurriera, qu efecto tendra sobre el proyecto? A lo largo del desarrollo
de nuestro proyecto, es inevitable eliminar ciertas acciones que suponen un riesgo para el
trabajo del equipo. Por este motivo es necesario elaborar simulaciones que nos ayuden a
afrontar los imprevistos del da a da. Se trata de un recurso muy eficaz, ya que a priori no es
fcil prever ciertos aspectos. Con las simulaciones podremos averiguar gracias a tcnicas PERT
y CPM de antemano cmo afectar cada improvisto en todos los componentes del proyecto.

Puedes poner medios para impedir que ocurra? Una vez estudiadas las distintas
posibilidades, podremos guardar las simulaciones que creamos convenientes, o que tengan
una mayor probabilidad de que terminen siendo utilizadas. De este modo, y sin perder tiempo,
aplicamos la alternativa que tenamos diseada. Una solucin que habremos estudiado
anteriormente con la tranquilidad que exige la etapa de planificacin previa. Por eso, es muy
importante contemplar las simulaciones con la misma flexibilidad que nuestra planificacin
inicial y no dejarse detalle sin contemplar: costes, periodos temporales, recursos necesarios,
flujo de trabajo, etc. Todo lo necesario para rehacer por completo el proyecto si fuera
necesario y con un impacto mnimo en el resultado final y en las limitaciones temporales y
materiales que tengamos.

Si no puedes impedirlo, sabes qu medidas deberas tomar para minimizar su impacto?

Puede suceder que no hayamos previsto algn que otro contratiempo que pueda poner en
riesgo nuestro proyecto. Esta es precisamente una razn de peso para que trabajemos con
gestores que permitan la mayor flexibilidad posible: cambio de fechas, modificacin de
recursos, extensin del periodo temporal de la actividad, etc. Esto hace imprescindible que los
gestores de proyectos como Sinnaps otorguen la posibilidad de realizar cambios rpida y
fcilmente.
El plan de respuesta para hacer frente a los riesgos de un proyecto persigue al desarrollo de
distintas alternativas de actuacin que permitan multiplicar las oportunidades y minimizar las
amenazas que hacen que la consecucin de objetivos de proyectos se aleje.

En la practica, existen cuatro formas de hacerlos.

1.- estrategias para amenazas

Evitar Riesgo: busca eliminar la amenaza e implica cambios en el planning de

proyecto.
Transferir el riesgo: traslada tanto el impacto de un riesfo, como la propiedad de
responderle a un tercero, que, tras dar su consentimiento se responsabiliza de su
gestin a cambio de un beneficio.
mitigar el riesgo: las acciones a toamr se encaminan a reducir bien el impacto de un
riesgo, bien su probabilidad de aparicin.

2.- estrategias para oportunidades

explorar los riesgos positivos: su objetivo es asegurarse de que las oportunidades se

hacen realidad de forma efectiva. Normalmente se lleva a cabo eliminando la
incertidumbre, aunque tambin existen otras acciones aplicables como una mayor
asignacin de recursos.
mejorar las oportunidades: en este caso, se ha de trabajar para aumentar el impacto
positivo de la oportunidad y/o sus probabilidades de ocurrencia.

3.- estrategia comn ante amenazas y oportunidades

consiste en la aceptacin, pasiva o activa, de las circunstancias, no tomando acciones

especificas, en el primero de los casos; o estableciendo una reserva para contingencias
en el segundo.

4.- Estrategias de respuesta para contingencias

sern de aplicacin exclusivamente en el caso de darse determinados supuestos

definidos previamente. Es importante garantizar la comunicacin con el equipo de
proyecto para asegurar que los resultados de la aplicacin de esta estrategia son los
deseados.

Una vez implementada la estrategia o estrategias necesarias para gestionar los riesgos es el
momento de ejercer el control. El seguimiento, monitorizacin y supervicion de los riesgos
previamente identificados se debe complementar con tres acciones:

1. La bsqueda de nuevos riesgos

2. La supervicion de riesgos residuales
3. La ejecucin de planes de respuesta, cuya efectividad deber ser evaluada de forma
continua durante todo el desarrollo del proyecto