ESCUDO DE LA EPIAI

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO VERSION VIGENCIA
PRO-001- 01 De de de 2017

INDICE:

Pg

HISTORIAL DE MODIFICACIONES 1

INDICE 2

1. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 3

2 OBJETIVOS 3

3 REFERENCIAS 3

4 ALCANCE 3

5 RESPONSABILIDADES 3

6 DEFINICIONES 3

7 CONSIDERACIONES GENERALES 5

8 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 6

9 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS 8

10 ANEXOS 10

10.1. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTACION DEL Sistema de gestin de calidad 10

10.2. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS 10

10.3. LISTADO DE DISTRIBUCION D DOCUMENTOS 11

10.4. ft 01. SOLICITUD DE ELABORACION O MODIFICACION DE UN DOCUMENTO 12

10.5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION 13

10.6. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS 16

10.7. SIMBOLOGIA A UTILIZAR EN EL DIAGRAMA DE FLUJO 17

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TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y ONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVOS

Establecer los lineamientos a seguir para controlar la elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, archivo
y modificacin de los documentos del sistema de gestin de calidad de la EPIAI-FCA-UNA-P, indicados en el
alcance, as como asegurar su disponibilidad en los lugares adecuados y en la edicin vigente.

2. REFERENCIAS

Para la elaboracin de este procedimiento documentado se ha utilizado como referencia:

N Norma Referencia aplicada
1 La Norma UNE-EN-ISO-9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos. Punto 4.2.3..
2 Manual de Calidad

3. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin a los siguientes documentos del Sistema de Gestin de Calidad:
. Manual de Calidad
. Procedimientos
. Instructivos
. Anexos a procedimientos e instructivos

4. RESPONSABILIDAD

Elaboracin de la documentacin. El Director de la Unidad de Calidad y Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P

Revisin de la documentacin. Docentes en pleno del Departamento Acadmico de Agroindustrias.

Aprobacin de la documentacin. Es el Consejo de Facultad de Ciencias Agrarias a travs de una Resolucin

de Decano y ratificado mediante una Resolucin Rectoral de la UNA-P.

Distribucin de la documentacin. Director de Calidad y Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P.

5. DEFINICIONES

Anexo. Seccin de informacin adicional que ampla la informacin de un documento. Puede presentar forma-
tos particulares como grficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

Aprobacin. Aceptacin de un documento que garantiza su aplicacin desde el punto de vista de recursos y
coherencia con el Sistema de Gestin de Calidad

Caracterizacin de procesos. Documento usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo
entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA.

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Cliente. Organizacin, entidad, proceso o persona que recibe un producto y/o servicio.

Cdigo. Conjunto de letras, nmeros y smbolos que permiten identificar un documento en forma particular.

Copia Controlada. Es la reproduccin autorizada de un documento por parte de la Direccin de la EPIAI-FCA-

UNA-P, cuya circulacin es verificada por medio de registros para de este modo recogerla, corregirla y actuali-
zarla cuando haya lugar a cambios o modificaciones. Cabe aclarar que no puede reproducirse parcial ni total-
mente sin autorizacin del Director de la EPIAI-FCA-UNA-P.

Copia No Controlada. Copia del documento original en medio fsico o magntico entregado a un tercero con
fines de informacin. Se consideran no oficiales y no requieren de firmas.

Documento. Es cualquier informacin escrita acerca de cmo realizar una actividad, describiendo el proceso
asignando responsabilidades y especificando los registros asociados. Se incluyen aquellos documentos que con-
tienen datos: especificaciones tcnicas, normas nacionales, planos, planes de calidad, normas de clientes, orga-
nigrama, normas internas, documentos de origen externo.

Documento interno. Documento que describe el quehacer de los procesos del Sistema de Gestin de Calidad;
son elaborados y generados al interior de la organizacin con el fin de mejorar la funcionalidad de sus procesos,
dentro de ellos se contemplan los manuales de calidad, los procedimientos, instructivos, protocolos, guas, fi-
chas de caracterizacin, formatos, planes de calidad y otros.

Documento externo. Documento que describe y regula actividades relacionadas con el Sistema de Gestin de
Calidad, generados al exterior del SGC. Estos documentos corresponden a Normas Obligatorias, Leyes, Decretos,
Resoluciones, Acuerdos, Manuales de Proveedores y dems relacionados con los procesos del Sistema de Ges-
tin de Calidad. Los nombres utilizados en las publicaciones originales de estos documentos se conservan en el
Sistema de Gestin de Calidad.

Documento obsoleto. Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Interaccin. Relacin que existe entre dos o ms procesos o procedimientos, la cual se da a travs de las entra-
das (proveedores) y las salidas (clientes).

Instruccin. Documento en el que se describe con detalle la realizacin de una tarea.

Manual de Calidad. Documento que incluye la poltica de la calidad, la estructura de la organizacin y la estruc-
tura y composicin del sistema de gestin de la calidad. Est dividido en captulos que responden a los requisi-
tos de la norma empleada como modelo.

Modificacin. Mecanismo a travs del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de
forma o de fondo.

Procedimiento. Documento en el que se describe la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.

Proceso. Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.

Programa. Son documentos que definen con claridad los objetivos de una organizacin y describe los mtodos
que se van a emplear para alcanzar dichos propsitos.

Publicacin. Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

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Revisin. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del
tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Versin. Seala el nmero de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versin
corresponde al nmero uno (1.0), para la segunda versin correspondera al nmero dos (2.0).

Vigencia del documento. Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento.

6. CONSIDERACIONES GENERALES

a) La aplicacin de este procedimiento trata de conseguir que todas las personas que realizan una tarea o
actividad la hagan siempre en la misma forma (se entiende, tambin, que la forma escogida es la mejor de las
formas posibles y que adems, se ha acordado as). La normalizacin de los procesos es un requisito para la
gestin de la calidad en la organizacin y la documentacin es la forma de unificar y de dejar constancia de la
sistemtica de trabajo.

b) Las nuevas versiones de los documentos sern oficiales al da siguiente de la aprobacin mediante Reso-
lucin Rectoral.

c) Todos los documentos que corresponden a procedimientos del SGC debern ceirse al punto 10.5. Estruc-
tura del documento, que se encuentra en el anexo del presente documento.

d) Los documentos que se descargan del sitio Web de la EPIAI-FCA-UNA-P son considerados NO CONTROLA-
DOS y la responsabilidad del uso de versiones desactualizados ser responsabilidad del respectivo servidor p-
blico.

Los responsables de las dependencias donde se utilizan pre impresos deben asegurar la eliminacin de todas
las copias del formato desactualizado cuando se actualicen o den de baja.

6.1. Contenido de los documentos

a) Manual de Calidad. El contenido del Manual de Calidad de la EPIAI-FCA-UNA-P ser como sigue:
1. Presentacin de la Escuela Profesional
2. Objetivo y campo de Aplicacin.
3. Sistema de gestin de calidad.
4. Responsabilidad de la Direccin
5. Gestin de los recursos.
6. Realizacin del Producto
7. Medicin, anlisis y mejora

b) Procedimientos y Protocolos. Como mnimo tendr la siguiente informacin:

1. TITULO Y CODIGO: Que permite identificar el documento
2. OBJETIVO. Donde se indica el propsito del procedimiento.
3. REFERENCIAS. Comprende los procedimientos, instrucciones, formatos y/o documentos relacionados
con el procedimiento. En caso que el procedimiento no tenga relacin con otro documento, se indica NO
APLICABLE. En caso se requiera un formato este se inserta en anexos al procedimiento.
4. ALCANCE. Donde se indica la amplitud de las actividades desarrolladas, involucrando las reas fun-
cionales. Especifica las actividades que marcan el inicio y trmino del proceso.
5. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Persona de la Unidad o Comisin que tiene la responsabilidad
de planificar, ejecutar y reportar el informe correspondiente de la realizacin del plan del proceso
6. TERMINOS Y DEFINICIONES. Se especifican y definen los diversos trminos y/o definiciones utilizados
en el procedimiento. Tambin en esta seccin se coloca el significado de abreviaturas o siglas que se vayan a
utilizar. En caso que el procedimiento no requiera alguna definicin de trminos, se coloca NO APLICABLE.

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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO. Donde se detallan las actividades o acciones desarrolladas por el
personal de las pareas indicadas o las actividades en que se encuentran involucradas. Esta seccin debe
identificar, cuando sea posible, quin hace qu, cmo y cundo.
.

c) Instructivos. Como mnimo tendr la siguiente informacin:

1. OBJETIVO. Donde se indica el propsito de la instruccin
2. ALCANCE, donde se indica los aspectos a tratar y el responsable de su ejecucin.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES. Donde se especifican y definen los diversos trminos y/o definiciones
utilizados en la Instruccin. En caso que la Instruccin no requiera indicar alguna definicin de trminos, se
coloca NO APLICABLE.
4. INSTRUCCIN. Donde se indican secuencialmente las actividades a desarrollar por el personal ejecu-
to.

7. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

(Insertar Diagrama de Flujo)

N ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE CREAR MODIFICAR O RETIRAR DOCUMENTO. Personal en general
La necesidad de crear, modificar o retirar un documento del Sistema de Ges-
tin de Calidad puede ser detectada por cualquier miembro de la Institucin y
transmitida a la Unidad de Calidad de la EPIAI, quien define su pertinencia
para realizar su elaboracin, modificacin o retiro.
2 EVALUAR LAS NECESIDADES PRESENTADAS. Unidad de Calidad y
El Responsable de la Unidad de Calidad y Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P Acreditacin
analiza la viabilidad de creacin, modificacin o retiro de documentos del
SGC. Si el anlisis avala el requerimiento, se elabora un informe en el que se
detalla la justificacin del requerimiento y se alcanza al Director de la EPIAI-
FCA-UNA-P para su conocimiento y decisin. Se usa el Formato FT-01: Solici-
tud de elaboracin o modificacin de un documento en Anexo 1.
3 AUTORIZAR LA ELABORACION, MODIFICACION O RETIRO DE DOCUMENTOS. Director de la EPIAI-
El Director de la EPIAI-FCA-UNA-P toma conocimiento del contenido del in- FCA-UNA-P
forme, evala la pertinencia del requerimiento a la luz del cumplimiento de
los requisitos legales, y decide acerca de la elaboracin, modificacin o retiro
del documento.
Si es avalado: Nomina una Comisin de tres docentes o encarga al Responsa-
ble de la Unidad Orgnica para que elaboren o modifiquen el documento.
Contina actividad 4.
Si no es avalado: Devuelve el informe a la Unidad de Calidad y Acreditacin,
comunicando que no hay necesidad.
Fin del procedimiento
Si es una anulacin o retiro de documento obsoleto contina en la actividad
18
4 NOMINAR LOS RESPONSABLES DE ELABORACION O MODIFICACION DEL DO- Director de la EPIAI-
CUMENTO FCA-UNA-P
El Director de la EPIAI-FCA-UNA-P solicita a la Decanatura de la Facultad de
Ciencias Agrarias la ratificacin de la Comisin mediante Resolucin de De-
cano.
5 El Decano de la Facultad de Ciencias Agrarias elabora la Resolucin de nomi- Decano de la FCA-
nacin de la Comisin de elaboracin o modificacin del documento. UNA-P
6 ELABORAR O MODIFICAR LOS DOCUMENTOS. Presidente de la Comi-
La Comisin elabora o modifica el documento segn corresponda teniendo sin de elaboracin o

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en cuenta la estructura y formato de presentacin de los documentos del SIG modificacin del do-
cumento
El responsable o la Comisin que realiza la modificacin de un documento
deben evidenciar los cambios introducidos en el documento. Para ello proce-
de como sigue:

1. Aquellas palabras, frases o prrafos que requieren eliminacin sern ta-

chadas con la ayuda del Word.

2. Aquellas palabras, frases o prrafos que requieren ser incluidas en el

nuevo documento ser insertadas en el sitio correspondiente, con letras en
negrita.

Ejemplo: Las Normas Internacionales son editadas se redactan de acuerdo

con las Reglas establecidas en la Parte 3 Parte 2 de las Directivas ISO/IEC.

El documento as modificado ser enviado al Responsable de la Revisin a fin

de que lo identifique y opine si los cambios realizados son conformes al mar-
co legal y normativo de la UNA-P

La comisin de elaboracin o modificacin de documentos evala si hay otras

dependencias involucradas con la actividad si afecta otros procesos, a fin de
garantizar la participacin de sus representantes en la elaboracin y/o ajuste
del documento.

Si es una modificacin se registran en la seccin Control de cambios, las

modificaciones significativas.

Una vez elaborado y/o ajustado el documento, se enva al responsable de la

Revisin del documento
7 REVISAR EL DOCUMENTO. Responsable de la
Los docentes del Departamento Acadmico de Agroindustrias en pleno, re- Revisin
presentantes de estudiantes, representante del personal administrativo y
Representante del Comit Consultivo revisan si el documento est acorde con
las directivas establecidas a nivel de la Universidad y otras normas legales
externas, y deciden si el documento as redactado es conforme.

Si no es conforme se devuelve a la Comisin para que realice los ajustes re-

queridos.
Contina Actividad 6.
Si es conforme,, contina Actividad 8
8 CODIFICAR EL DOCUMENTO. Unidad de Calidad y
El responsable de la Unidad de Calidad y Acreditacin actualiza la nueva ver- Acreditacin
sin del documento, quitando todas las evidencias de las correcciones reali-
zadas, pone la cartula, coloca el cdigo correspondiente y entrega al Director
de la EPIAI-FCA-UNA-P.
9 GESTIONAR ACTO ADMINISTRATIVO. Director de la EPIAI-
El Director de la EPIAI-FCA-UNA-P eleva el documento al Decanato de la Fa- FCA-UNA-P
cultad de Ciencias Agrarias, adjuntando una copia del acta de aprobacin,
para la aprobacin del documento mediante Resolucin de Decano.
10. APROBAR EL DOCUMENTO. Decano de la FCA-
El Decano de la FCA-UNA-P elabora la Resolucin de aprobacin del nuevo UNA-P
documento y eleva al Rectorado para su ratificacin mediante Resolucin
Rectoral.

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11. El Rector de la UNA-P ratifica la aprobacin del nuevo documento mediante Rector de la UNA-P
Resolucin Rectoral, el cual es entregado al Decano de la Facultad y al Direc-
tor de la EPIAI-FCA-UNA-P.
12 ACTUALIZAR EL DOCUMENTO. Unidad de Calidad y
El Responsable de la Unidad de Calidad y Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P Acreditacin
toma conocimiento del documento, y realiza las siguientes acciones:
a) Completa la Tabla de Cierre de la Cartula
b) Completa los datos del encabezado y pie de pgina
c) Revisa la diagramacin del documento que debe estar conforme con los
aspectos formales establecidos en el presente documento.
13 ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. Unidad de Calidad y
Se actualiza el Listado Maestro de Documentos con el nuevo documento o Acreditacin
con la informacin del Documento modificado.
14 ARCHIVAR EL DOCUMENTO. Unidad de Calidad y
El documento original con las firmas de los responsables de su elaboracin, Acreditacin
revisin y aprobacin se mantendr bajo custodia en el archivo de la Unidad
de Calidad y Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P. De igual manera se archivan
en medio electrnico los archivos fuentes del documento, y el archivo original
escaneado.
Se enviar una copia del documento y el archivo virtual escaneado a la Unidad
de Calidad y Acreditacin para fines de mostrar la evidencia a la evaluacin
Externa de Acreditacin.
15 PUBLICAR EL DOCUMENTO. Unidad de Calidad y
El documento virtual escaneado se publicar en la pgina Web de la EPIAI- Acreditacin
FCA-UNA-P
16 DISTRIBUIR EL DOCUMENTO Unidad de Calidad y
La Unidad de Calidad y Acreditacin distribuye la documentacin a las perso- Acreditacin
nas que intervienen en la actividad regulada por el documento, con el fin de
que stas desarrollen correctamente sus tareas y de forma normalizada.
Para un determinado documento, se editarn tantas copias como sea necesa-
rio, identificadas del nmero 1 en adelante.
Los documentos se distribuyen con una lista donde queda constancia de las
personas, funciones o departamentos que utilizan dichos datos o documenta-
cin. (Listado de Distribucin de Documentacin), es decir, sistema de copias
controladas con sustitucin obligada por cada nueva edicin.
17 DIVULGAR EL DOCUMENTO. Unidad de Calidad y
En caso de que el documento genere gran impacto en el SGC, se puede hacer Acreditacin
una campaa de divulgacin que se soporta en el procedimiento de Comuni-
cacin Interna.
18 RETIRAR LOS DOCUMENTOS OBSOLETOS Unidad de Calidad y
En Caso de que un documento del proceso haya perdido su vigencia debido a Acreditacin
que se modific, actualiz o elimin, el Responsable de la Unidad de Calidad y
Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P garantiza la recoleccin de los documen-
tos anulados u obsoletos de los puntos de uso, y los archiva colocando el sello
de DOCUMENTO OBSOLETO. Se conserva el documento por tres meses por si
surge alguna consulta, al trmino de los cuales se incinera.
19 FIN

8. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Procedimiento establecido con el fin de establecer controles para la identificacin y control de los documen-
tos externos que afectan al SGC de la EPIAI-FCA-UNA-P, con el fin de disponer de la informacin de manera

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adecuada, evitando el uso de documentos obsoletos, contribuyendo al mejoramiento continuo de los Procesos
y Procedimientos.

Los documentos externos a los cuales se recurren en la toma de decisiones son:

Documentos Legales, entre ellos: Constitucin Poltica del Per, Leyes, Decretos Supremos y otros
de diferente naturaleza.
Documentos que aplican a varias dependencias de la UNA-P, entre ellos, El Estatuto de la UNA-P,
Reglamentos, Directivas, Manual de Organizacin y Funciones, Reglamento de Organizacin y Fun-
ciones, Acuerdos de Consejo Universitario y Consejo de Facultad.
Especificaciones tcnicas, bases tcnicas, catlogos, etc.

Los documentos externos se identifican con el sello de Registro controlado del SGC y se incluyen en el Lista-
do Maestro de Documentos Externos. Estos documentos no pueden ser modificados.

9. ANEXOS

10.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD.

Se refiere al registro que contiene la informacin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad ge-
nerados en cada uno de los mbitos acadmicos o administrativos. Esta lista es de responsabilidad de la
Unidad de Calidad y Acreditacin de la EPIAI-FCA-UNA-P.

Cada pgina tendr el siguiente contenido:

1. Encabezado
2. Cuerpo de la pgina. Tendr la siguiente informacin:

AO____________
CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO (Aprobacin) VERSION FECHA DE VIGENCIA
PRO 001- Procedimiento para el control de documentos aproba- 1 Da-mes-ao
do mediante Resolucin Rectoral N
PRO 002

_____________________________ __________________________
Director EPIAI-FCA-UNA P Director DCA-EPIAI-FCA-UNA-P

3. Es un Libro de Registro que contiene: cartula, no tiene control de cambios, no tiene pie de pgina

10.2. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Se refiere al registro que contiene la informacin de los documentos externos del Sistema de Gestin de Ca-
lidad que son de uso en cada uno de los mbitos acadmicos o administrativos. Esta lista es de responsabili-
dad de la Unidad de Calidad y Acreditacin.

Cada pgina tendr el siguiente contenido:

1. Encabezado
2. Cuerpo de la pgina. Tendr la siguiente informacin:

AO: ____________
CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO Aprobado por Fecha vigencia
LEY 001- Ley Universitaria N 30220 Publicado en EL 9 de julio de
PERUANO 2016
DIR 001 Directiva Acadmica 2017 Resolucin Recto-

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ral N
SIGLAS: Ley = ley, Directiva = DIR, Reglamento= REG, Resolucin Rectoral=RR

_____________________________ __________________________
Director EPIAI-FCA-UNA P Director CA-EPIAI-FCA-UNA-P

3. Es un Libro de Registro que contiene: cartula, no tiene control de cambios, no tiene pie de pgina

10.3. LISTADO DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

El formato que se utilizar para registrar la distribucin de los documentos es el siguiente:

Documento entregado:
Cdigo Denominacin Versin

Recepcin del documento

Fecha Copia N Destinatario Firma
01 Decano de la Facultad de Ciencias Agrarias
M.Sc. Rosario
02 Direccin de la EPIAI-FCA-UNA-P
Dr. Alejandro .
03

Puno, C.U. ___ de __________________ de ________

__________________________
Director CA-EPIAI-FCA-UNA-P

3. Es un Libro de Registro que contiene: cartula, no tiene control de cambios, no tiene pie de pgina

10.4. FT 01. SOLICITUD DE ELABORACION O MODIFICACION DE UN DOCUMENTO

INFORME N-01-DCA/EPIAI-FC-UNA-P
AL: Nombres y Apellidos
Cargo
ASUNTO: ( ) Elaboracin de un documento del SGC ( ) Modificacin de un documento del SGC
Fecha
1. Procedencia de la necesidad de elaborar y/o modificar un documento del SGC

2. Anlisis de la viabilidad

3. Conclusiones

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4. Recomendaciones

Firma:

Nombre y Firma (Director de Calidad y Acreditacin EPIAI-FCA-UNA-P)

10.5. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION

La estructura de un documento ser como sigue:

1. Cartula del procedimiento documentado

2. Tabla de Historial de Modificaciones
3. Indice
4. Desarrollo del procedimiento documentado
5. Anexo (Opcional)

El contenido de cada una de las partes es como sigue:

10.5.1. Cartula

Configuracin de Pgina
Mrgenes: Normal Superior: 2.54 cm Inferior: 2.54 cm
Izquierdo.: 2.54 cm Derecho: 2.54 cm
Papel A4 ( Alto: 29.7 cm, Ancho: 21 cm)
Diseo Empezar seccin: Pgina nueva
Encabezado y pie de pgina: 1.25 cm

Formato y tipo de letra

TITULO FORMATO TIPO DE LETRA

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO Negrita, Mayscula sostenida, centrado Calibri 14
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Negrita, Mayscula sostenida, centrado Calibri 14
Escuela Profesional de Ingeniera Agroindustrial Mayscula inicial, normal Calibri 12
4 interlineaciones Calibri 12
Escudo de la UNA-P Blanco y negro, centrado(Alto absolu-
to: 4.26 cm, Ancho absoluto: 3.89 cm)
4 interlineaciones Calibri 12
UNIDAD ORGANICA QUE GENERA EL DOCU- Negrita, Mayscula sostenida Calibri 16
MENTO
3 INTERLINEACIONES Calibri 12
PROCEDIMIENTO DE (Ttulo de procedimiento) Negrita, Mayscula sostenida Calibri 16
3 Interlineaciones Calibri 12
VERSION N Mayscula sostenida Calibri 12
2 Interlineaciones Calibri 12
CODIGO Mayscula sostenida Calibri 12
2 interlineaciones Calibri 12
VIGENTE DE Mayscula sostenida Calibri 12
3 interlineaciones Calibri 12
Control de elaboracin, revisin y aprobacin

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Fila ELABORADO Mayscula sostenida Calibri 9

Cargo Mayscula inicial, normal Calibri 9
Nombres y apellidos Mayscula inicial Calibri 9
Firma Tres interlineaciones Calibri 9
Fecha Mayscula inicial Calibri 9

Tabla de control de elaboracin, revisin y aprobacin

Esta tabla va en todos los documentos nuevos y/o modificados:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Cargo Responsable del procedimiento Representante del Proceso Resolucin de Decanato
Nombre N de fecha
Firma Resolucin Rectoral N
Fecha de fecha

Donde:
. Elaborado por: En esta casilla se registra el responsable de la elaboracin o creacin del documento, o au-
tor del mismo, Presidente de la Comisin de Elaboracin.

Revisado por: En esta casilla se registra el Responsable del Proceso que lo revis el documento. Generalmen-
te son los Representantes de los Vicerrectorados Acadmico y de Investigacin. A veces se revisa en un plenario
de docentes del Departamento de Agroindustrias, en cuyo caso firma el Director del Departamento de Agroin-
dustrias.

Aprobado por: En esta Casilla se registrar el nmero de la Resolucin de Decanato que lo aprueba seguido
de la Resolucin Rectoral que lo ratifica. A veces es suficiente con la Resolucin de Decanato.

10.5.2. Tabla de Historial de Modificaciones

El Control de Cambios consiste en una tabla que permite llevar el control sobre las solicitudes de modifica-
cin del documento, cuantas veces se ha llevado a cabo las modificaciones y por qu se realiz. El tipo de fuente
que se usa es el Calibri 10. Esta Tabla va en todos los documentos.

Su estructura es:
VERSIN FECHA DESCRIPCIN DE CAMBIO

Donde:
Versin. Corresponde al nmero de versiones existentes del mismo documento. Cabe resaltar que la ltima
versin es la que se toma en cuenta para la difusin.

Fecha de aprobacin. Corresponde a la fecha de aprobacin de la versin que se encuentra.

Descripcin del cambio. Referencia de la razn por la cual fue modificado el documento.

10.5.3. Desarrollo del procedimiento

Cada una de las pginas del desarrollo del procedimiento contiene tres partes

1. Encabezado,

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2. Cuerpo
3. Pie de pgina

Los contenidos y formatos de cada una de las partes son como sigue

a) Tabla del encabezado

El encabezado de un documento corresponde a los datos bsicos para su identificacin, y deber ir en todas
las pginas, como lo seala en la siguiente figura.

NOMBRE DEL DOCUMENTO ESCUDO DE LA EPIAI

CODIGO VERSION VIGENCIA

PRO-001- 01 AO-MES-DIA

Donde:

Extremo izquierdo. El logo smbolo a usar en los documentos del Sistema de Gestin de Calidad es el Escudo
de la Universidad Nacional del Altiplano de 1.34 cm de alto absoluto y 1.27 cm de ancho absoluto, en blanco
y negro.

Centro Se registra el Nombre del documento que se va a referenciar. Se debe escribir en Calibri 10, mays-
cula sostenida, normal, mientras que la fecha de vigencia en minscula

Cdigo. Formulado segn el punto 10.6 del presente documento

Versin. Las versiones van de acuerdo con los cambios realizados en el documento y se identifican con un
consecutivo iniciando en 0.0 cuando se emite por primera vez un documento, las modificaciones y/o ac-
tualizaciones de los mismos, se registrarn de manera ascendente. (1.0, 2.0, 3.0, etc.). Letra mayscula
sostenida, normal, Calibri 9.

Vigencia Se refiere a la fecha de aceptacin de la versin del documento, la cual se registra de acuerdo al
Sistema Internacional: ao, mes, da, separados por un guin (xxxx-xx-xx). Ttulo en letra mayscula soste-
nida, normal, calibri 9, seguido de fecha en Mayscula inicial, normal, Calibri 9. Todos los documentos en-
trarn en vigencia al da siguiente de aprobados por Consejo de Facultad y/o Consejo Universitario.

Extremo derecho. Logo de la Escuela Profesional de Ingeniera Agroindustrial de la Facultad de Ciencias Agra-
rias de la UNA-P de 1.34 cm de alto y 1.27 cm de ancho, en blanco y negro.

b). Pie de pgina

Documento que aprueba el procedimiento Pgina xx de YY

Donde xx: nmero de pgina actual,

Yy: Total de pginas que tiene el documento

Documento que aprueba el procedimiento. Resolucin de Decanato o Resolucin Rectoral, indicando fecha
en letra Calibri 10, negrita, mayscula sostenida.

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Pgina X de Y. Debe evidenciar el nmero de pgina actual frente al nmero total de pginas. Para incluir la
paginacin en el encabezado del documento, se debe insertar autotexto/encabezado con el formato Pgina X
de Y. Letra Mayscula inicial, normal, Calibri 9, alineada a la derecha.

c) Formato del cuerpo

La edicin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, es flexible en cuanto a la utilizacin de dia-
gramas de flujo, texto, imgenes o una combinacin de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el
entendimiento por parte de los usuarios de la documentacin, sin embargo se debe tener en cuenta las si-
guientes consideraciones:

Mrgenes y espacios.
Margen: Normal Superior: 2.54 cm Inferior: 2.543 cm
Izquierdo: 2.54 cm Derecho: 2.54 cm
Tamao de papel A4 (Ancho 21 cm, Alto 29.7 cm)
Diseo Encabezado: 1.25 cm Pie de pgina: 1.25 cm
Pgina nueva
Fuente del texto Calibri 10, justificados a la izquierda y a la dere-
cha y los ttulos justificados hacia la izquierda.

Formato de Ttulos:
NIVEL TITULO FORMATO TIPO DE LETRA
Nivel 1 1. TITULO 1 Negrita, mayscula sostenida Calibri 12
Nivel 2 1.1.TITULO 2 Negrita, mayscula sostenida Calibri 11
Nivel 3 1.1.1. Ttulo 3 Negrita, mayscula inicial Calibri 10
Nivel 4 1.1.1.1. Ttulo 4 Normal, mayscula inicial Calibri 10
Nivel 4 Vieta Normal, mayscula inicial Calibri 10

c) Impresin del documento.

La cartula en una sola cara. No tiene numeracin de pgina

A partir de la segunda hoja que contiene Historial de cambios se inicia con la numeracin de pgina y se im-
prime a ambas.

10.6. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se realizar de la siguiente manera.

TIPO DE DOCUMENTO CORRELATIVO AO DEPENDENCIA GENERADORA COBERTURA

Donde:
TIPO DE DOCUMENTO. Puede ser:

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO

Manual de Calidad MC
Procedimientos PRO
Protocolo PTC
Formato FT
Instructivo INS
Planes PLN
Registros RGT

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CORRELATIVO: Nmero correlativo del documento en el proceso. Se registrarn con tres dgitos numricos.
La numeracin se har en orden ascendente iniciando en OO1

AO: el ao en que se genera el documento

DEPENDENCIA GENERADORA: puede ser:

DEPENDENCIA CODIGO
1. Direccin de la Escuela Profesional DE
2. Direccin del Departamento Acadmico DD
3. Coordinacin de Investigacin CIN
4. Coordinacin de Extensin Cultural, Proyeccin Social CRS
y Responsabilidad Social
4. Unidad de Calidad y Acreditacin DCA
5. Coordinador de Tutora CTU
6.Coordinador del Centro de Aplicaciones de Tecnolo- CLG
gas, Laboratorios y Gabinetes
7.Coordinador de Centro de Prcticas Pre profesionales CPP
8. Comisiones de trabajo C-ZZ
ZZ: Sigla del trabajo que realiza con dos letras

COBERTURA: EPIAI-FCA/UNA-P
Donde:
EPIAI : Escuela Profesional de Ingeniera Agroindustrial
FCA : Facultad de Ciencias Agrarias
UNA-P : Universidad Nacional del Altiplano-Puno

Ejemplo: PRO-001-2017-DCA-EPIAI-FCA/UNA-P: Corresponde al procedimiento Nmero uno (001), generado

en el ao 2017 por la Unidad de Calidad y Acreditacin de la Escuela Profesional de Ingeniera Agroindustrial
de la Facultad de Ciencias Agrarias de la UNA-P.

10.7. SIMBOLOGIA A UTILIZAR EN EL DIAGRAMA DE FLUJO

Para la elaboracin de los diagramas de flujo se emplearn los siguientes smbolos:

SIMBOLO SIGNIFICADO DEFINICION

Inicio-Fin Se utiliza para marcar el inicio y fin de las actividades que conforma el
procedimiento
Actividad En el recuadro superior se escribe el nombre del cargo responsable por la
actividad y en el recuadro inferior se menciona la actividad o la tarea que
se desarrolla de acuerdo con la secuencia del procedimiento que se est
documentando.
Decisin Forma utilizada para determinar qu hacer cuando se presenta una toma
de decisiones dentro de la actividad planteada, en ella se realiza la pre-
gunta que genera las opciones o alternativas de la actividad dentro del
desarrollo del procedimiento.
Conector Representa la unin entre smbolos, y marca al mismo tiempo el orden en
que se deben desarrollar las actividades
Documento Se utiliza este smbolo cuando la actividad genera un documento.

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Conector de Cuando el diagrama de flujo del procedimiento es ms extenso que una

pgina pgina, es necesario utilizar este smbolo para indicar la conexin a la
pgina siguiente.

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