TABLA DE CONTENIDO

Introduccin Pg.

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 DEDICATORIA

A mis ngeles que con su amor llenan mi vida de felicidad

Jess y Sebastin

LUZ ANGLICA PATIO

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 TABLA DE CONTENIDO

1. Origen de los trminos de etiqueta y protocolo 7

2. La cultura como base de la Etiqueta el Protocolo 10
3. Principios que rigen la Etiqueta en la empresa 13
3.1. Organizacin
3.2. Paciencia
3.3. Prudencia
3.4. Buen gusto
3.5. Puntualidad
3.6. Respeto
3.7. Humildad
3.8. Sencillez
3.9. Humanismo
4. Momentos de verdad de la imagen empresarial 18
5. Imagen empresarial a travs de las entrevistas 20
6. Imagen empresarial en la correspondencia 21
7. La imagen a travs de la etiqueta telefnica 23
8. Etiqueta en la organizacin de su trabajo 26
9. Su imagen personal, es la imagen de su empresa 28
9.1. El cabello
9.2. La sonrisa
9.3. La imagen en sus manos
9.4. Uso de perfumes y desodorantes
9.5. El maquillaje
9.6. El vestuario
10. Cmo relacionarse efectivamente 33
10.1. Las presentaciones- Auto presentaciones
10.2. Los saludos y despedidas

3
11. La Etiqueta en eventos empresariales 37
12. El Protocolo en los eventos 39
12.1. Perfil del trabajador encargado de organizar los eventos
empresariales
12.2. Cmo realizar un evento proyectando una adecuada imagen
Empresarial
12.2.1. Preevento
12.2.2. Realizacin del evento
12.2.3. Postevento
12.3. Tipos de eventos importantes en la empresa que ameritan
Celebracin y proyectan imagen empresarial
12.4. Simbologia del protocolo empresarial
12.5. Importancia de los montajes en la organizacin de un
Evento empresarial
12.5.1. Montaje auditorio en V
12.5.2. Montaje tipo teatro o auditorio
12.5.3. Montaje con mesa en O
12.5.4. Montaje mesa imperial
12.5.5. Montaje mesa en T
12.5.6. Montaje mesa en herradura o mesa en U
12.5.7. Montaje mesa en E o estilo peine
12.5.8. Montaje en forma de H
13. Precedencias en eventos empresariales 62
14. Protocolo en la presentacin de un evento 64
14.1. Bienvenida
14.2. Desarrollo de la ceremonia
14.3. Despedida del evento
15. Protocolo en la entrega de las invitaciones a un evento social
O empresarial 66
15.1. Datos necesarios para el diseo de una invitacin

4
15.2. Repartir adecuadamente las invitaciones
16. Imagen profesional y empresarial a travs de la asistencia
A eventos empresariales 69
16.1. Imagen que se emite mediante la ingesta de alimentos en
Un evento empresarial
16.2. Estilos para comer
16.3. Uso de la servilleta
17. Imagen que se proyecta en la entrega de regalos empresariales 78
17.1. Aspectos a tener en cuenta en la entrega de regalos a los
asistentes a un evento
17.2. Recomendaciones al recibir un regalo empresarial
17.3. Posibles regalos
18. Bibliografa 81

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 INTRODUCCION

En el mundo empresarial, diariamente se viven situaciones que muestran

claramente la imagen que pretende emitir la empresa por medio de sus clientes
internos. Sin embargo, esta imagen viene determinada muchas veces no solo por
el conocimiento del producto que los trabajadores pretenden ofrecer, sino tambin
por la educacin, cultura general, capacitacin en aspectos tan importantes de la
etiqueta y el protocolo que los trabajadores deben poseer, para emitir una correcta
imagen de la empresa para la cual laboran.

Por lo tanto, es importante que cualquier tipo de organizacin tenga en cuenta

incluir dentro de su plan de capacitacin, el tema de la etiqueta y el protocolo,
buscando optimizar el comportamiento de sus trabajadores, y ste se refleje en el
trato con todos sus clientes beneficiando la imagen de la empresa.

De tal manera que las recomendaciones que han sido consignadas en este libro
se convierten en una herramienta adicional, que cada persona debe tener consigo,
para asegurarse de que su comportamiento corresponda adecuadamente a lo que
se espera de l y de la organizacin para la cual labora.

LUZ ANGELICA PATIO DAZGRANADOS

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 1. ORIGEN DE LOS TRMINOS DE ETIQUETA Y PROTOCOLO

Donde fueres, haz lo que vieres. Protocolo (2010).

La Etiqueta y el Protocolo, son dos trminos muy antiguos y actualmente son dos
trminos relacionados entre si, mas aun en el mundo globalizado que hoy se vive
fortaleciendo el mundo de las relaciones en las empresas.

El origen de etiqueta tiene sus races en el siglo XVIII, y se le relacionaba con

comportamientos propios de la sociedad de esa poca donde fcilmente se le
poda asociar con la cultura de la lite, aunque la cultura como es hoy entendida
difiere en este sentido ya que se ha comprobado que sta no es universal.

Actualmente es comprendida como un sinnmero de reglas que deben ser

aplicadas en cualquier mbito en el cual toda persona se desenvuelva, desde el
mismo momento de levantarse y al dirigirse a los dems, y durante todos los roles
que esta persona desempee durante el resto del da como ejecutiva(o), ama de
casa, desde el punto de vista social y/o familiar.

Es decir, la etiqueta es el comportamiento adecuado que toda persona debe

manejar para salir airosa (o) de cualquier situacin que se le presente de la menor
manera, sin perder su imagen manteniendo una correcta actitud y comunicacin
adecuadas.

Para tratar de asociar el trmino de Etiqueta con el protocolo, se puede definir

entonces que sta es la herramienta fundamental del protocolo que gua las
normas del comportamiento humano.

7
El trmino protocolo, procede del latn "protocollum", que a su
vez procede del griego (en griego deviene de protos, primero y
kollom, pegar, y refiere a la primera hoja pegada con engrudo). En su
significado original, vena a decir que "protocollum" era la primera
hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas
determi nadas instrucciones. Esta definicin marca el ini cio de lo que
ms tarde ser el verdadero significado del trmi no protocolo.

Pero otros autores, como Escriche, indican como origen vocablo

que viene del griego, protos viene de primero en su lnea y de
origen l atino collium o collatio que significara cotejo.

Segn el diccionario de la Real Academi a Espaola, entre otros

significados, protocolo es: La regla ceremonial diplomtica o
palatina establecida por decreto o por costumbre.

Algunos historiadores indican que existan trminos y expresi ones

protocolarias en documentos tan i mportantes como el Cdigo de
Hammurabi, en los geroglficos del antiguo Egipto y en otras muchas
referencias escritas. Protocolo (2010)

Llevado este trmino al da de hoy, el protocolo se refiere a la forma bajo las

cuales desarrolla la persona las actividades humanas importantes. Es el proceso,
el orden y/o conjunto de actividades que se siguen a diario en la vida personal y
profesional.Dentro del trmino protocolo es imposible olvidar mencionar el trmino
ceremonial que se refiere bsicamente a formalidades que dependiendo de la
cultura tengan a lugar en un evento oficial en determinado evento o lugar.

En consecuencia, los dos trminos estn relacionados intrnsecamente y su

conocimiento y aplicacin determinan definitivamente el comportamiento que toda
persona asume en unas determinadas circunstancias y la forma como las realiza,
afectando positiva o negativamente la imagen de la empresa para la cual labora.

8
Por lo tanto, debe existir una armona y/o equilibrio en el comportamiento de una
persona para lograr que esta logre ser una persona, con valores, reconocida,
tenida en cuenta en el medio laboral. Adicionalmente sepa comportarse en
cualquier lugar o circunstancia y finalmente logre relacionarse efectivamente con
todos los clientes de una empresa volvindola ms productiva.

9
 2. LA CULTURA COMO BASE DE LA ETIQUETA Y EL PROTOCOLO

En cada tierra, su uso; en cada casa, su costumbre . Protocolo

(2010)

A travs de los tiempos, mas aun en los momentos que se viven actualmente con
tanta influencia externa de costumbres, expresiones, que permean la cultura de
los diferentes pases o lugares y la vuelven ms irregular.

Sin embargo existen conjuntos de costumbres, tradiciones que definen la esencia

de las culturas y se mantienen a travs de los tiempos inamovibles.

Refirindonos a la aplicacin de la etiqueta y el protocolo, se puede afirmar

entonces que la aplicacin de estas se mantiene a travs del tiempo y es
totalmente cultural, y que definitivamente el conjuntos de reglas y costumbres
propias de un lugar deben ser respetables por los extranjeros al viajar a cualquier
pas o regin.

Es as como comportamientos relacionados con los protocolos diplomticos o de

estado, el protocolo social y la etiqueta de mesa son bastantes dismiles en todos
los casos.

En Europa por ejemplo, es costumbre besar en ambas mejillas, mientras que en

nuestro caso, basta con un apretn de manos, y con una simple palmada en la
espalda para mostrar seas de afecto o simple saludo. Sin embargo en casos ms

10
informales el beso en las mejillas es bastante comn el cual denota mucho cario
y familiaridad entre las personas.

En Colombia, la multiculturalidad es predominante, y vemos como en la zona norte

del pas, en algunas etnias de la cultura guajira es aceptable la convivencia de un
hombre con diferentes mujeres, mientras en el resto de las regiones del pas este
comportamiento solo es sinnimo de problemas, infidelidad y sufrimiento en
muchas familias.

As mismo sucede en el polo norte, donde los esquimales tienen por costumbre
ser poligmicos, y entre ms mujeres tengan, ms ricos se sienten y son vistos por
los dems miembros de su cultura.

De igual manera la etiqueta es dismil en cuanto a los tratamientos y otros

aspectos del protocolo diplomtico que se utilizan en cada pas.

En Colombia, existe como parte de su constitucin, normas acerca de como

aplicar los tratamientos de acuerdo al cargo que se ostenta. Un ejemplo claro de
esto seria si el rey de Espaa visitara al presidente colombiano, su tratamiento no
podra ser Su Majestad, tratndolo como es aceptado este tratamiento en el
protocolo espaol, sino tendra que acogerse a lo reglamentado en nuestra
constitucin refirindose al presidente colombiano como Seor Presidente como
lo indica el tratamiento autorizado para el presidente y dems funcionarios del
gobierno.

Por esta razn las normas inmersas en el protocolo y la etiqueta, tales como los
saludos, los tratamientos, las precedencias (entindase precedencia como un
orden de colocacin de las personas importantes en un evento privado o pblico),
y todos los aspectos relacionados con el protocolo que se deben seguir en los
eventos empresariales, deben ser de conocimiento de todos los que integran una
empresa, ya que stos son aspectos fundamentales que definen la cultura

11
organizacional, puesto que los comportamientos que se asumen en cada uno de
los roles o cargos que se desempean afectan de manera positiva o negativa la
imagen corporativa.

Tenga en cuenta que la empresa es un conjunto de rganos que deben trabajar

sincronizadamente para emitir una correcta imagen, sin embargo el
desconocimiento de normas tan elementales de la etiqueta y el protocolo no
permitirn que la prestacin de un servicio final, se preste de la manera ms
idnea posible.

As mismo, es necesario destacar el papel tan importante que tiene gestin

humana dentro de la empresa. Durante todo el proceso de reclutamiento,
seleccin, y posterior vinculacin de un nuevo trabajador, la persona encargada de
realizar el primer contacto con un aspirante debe guardar la mejor actitud, ser
corts, establecer empata, y ser solcito ante cualquier necesidad que se le
presente al aspirante. Si se practica lo anterior, cualquier persona se sentir por
dems satisfecha y se marchar con la mejor imagen de la empresa as sea que
como resultado final del proceso no lo contraten.

Vuelva todo este proceso parte de su cultura organizacional, y otorgue toda la

informacin que le soliciten. Una vez terminado el proceso, no olvide aplicar la
norma de cortesa al avisar al postulado, si fue seleccionado o no. Todo esto
favorece la imagen empresarial.

12
 3. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ETIQUETA EN LA EMPRESA

Buenos modales juntan caudales y abren puertas principales. Protocolo

(2010)

Muchos son los comportamientos que se asumen en las diferentes culturas, sin
embargo no todas buscan el bien comn y el aprender a estar en comunidad.

Esto es precisamente lo que busca la etiqueta, y entre ellos podemos mencionar

algunos principios que la rigen y que se consideran a continuacin, como
verdaderas herramientas al aprender a relacionarnos efectivamente con las dems
personas. Entre estos se encuentran los siguientes:

3.1. ORGANIZACIN: Demostrar que se es una persona organizada, muy

seguramente beneficiar su quehacer diario y le permitir entregar
cumplidamente las labores que se le hayan asignado.

Muchas personas piensan que el dejar para despus las labores encomendadas y
cumplir en la fecha estipulada ya es muestra de una persona organizada. Sin
embargo no es as, si usted inicia inmediatamente la gestin, podr darse cuenta
en el transcurso del camino de errores que se pueden evitar y entregar un trabajo
pulcro, oportuno y que corresponda a las exigencias del mismo. No ser el mismo
resultado si todo lo deja para ltima hora.

13
Una persona que es organizada tambin demuestra que lo es en su lugar de
trabajo, mantiene todas sus cosas en orden, que denote limpieza e higiene.
Una persona organizada ofrece un excelente servicio al cliente y entrega lo
acordado en el tiempo establecido.

3.2. PACIENCIA: Este principio tan fundamental trae consigo algunas

dificultades si no se le sabe manejar adecuadamente. Comportarse
impulsivamente en algunas ocasiones, en vez de guardar la paciencia
necesaria, emite una imagen incorrecta de usted y de su departamento ya
que como jefe o subalterno, lo que se espera de usted es que tenga ms
mesura y compostura y no precisamente dejarse llevar por las
circunstancias.

Las cosas llegan cuando tienen que llegar, y la paciencia es una de las virtudes
que por esa razn debe manejar cualquier ejecutivo ms aun en el trato con los
diferentes clientes de su empresa.

3.3. PRUDENCIA; Llamada tambin la madre de todas las virtudes, es la ms

importante de todos los principios que rigen tanto la etiqueta como el
protocolo.

Y esta es muy fcil de aplicar, en el comportamiento que usted asume en todos los
roles que desempea durante el da, en sus actitudes no verbales, en su
comunicacin, y siempre tener en cuenta que dependiendo en qu circunstancias
la aplique, se convertir en una persona ms confiable para la empresa y para los
otros.

Este atento delante de quien habla, delante de quien manifiesta una opinin, en
qu circunstancias la emite y piense antes de hablar de que manera afecta a las
personas que le rodean su comentario. Mantenga una actitud conciliadora y una
comunicacin asertiva en todo momento.

14
3.4. BUEN GUSTO: Como dice el refrn: Entre gusto y gusto no hay disgusto,
sin embargo, aunado al principio de la prudencia, se encuentra este
principio que denota cultura, tacto para decir las cosas, gusto por elegir las
cosas para el lugar y el momento adecuado.

Evite caer en la ridiculez asumiendo actitudes modernas que no se le ven bien, y

acepte que este principio puede ser evaluable en su forma de vestir, en su forma
de sentarse, en su forma de comunicarse. Refnese y simplifique, entre ms
sencilla(o) sea usted, mejor imagen emitir.

3.5. PUNTUALIDAD: Aunque es importante para medir el compromiso del

trabajador con la empresa, en realizacin de negocios y todo tipo de
eventos personales y profesionales, este aspecto es totalmente cultural.

No se desespere si llegan tarde a una cita en Colombia, porque son comunes los
retardos as sean involuntarios. Sin embargo, la puntualidad que usted tena en
cualquier evento, denotara su compromiso y su imagen y la de su empresa estar
respaldada por este principio tan fundamental.

3.6. RESPETO: Un principio elemental, que denota consideracin por cualquier

persona sin distingo de credo, raza, religin, edad, sexo. Recuerde que el
respeto se gana, y viene definido por el respeto que usted as mismo
entregue a los dems en su comportamiento, en lo asertivo que sea al
comunicarse, en lo humilde y sencillo que puede ser al tomar decisiones.

3.7. HUMILDAD: Con frecuencia, la humildad es confundida equvocamente

con pobreza. Y no es precisamente a lo que se refiere este principio de la
etiqueta precisamente, ya que se refiere a la actitud que asume cualquier

15
 trabajador en caso de cometer un error, y acepta su error y expresa su
voluntad de corregirlo.

Con frecuencia se cometen errores al interior de la empresa, que obstaculiza el

desempeo de los funcionarios. Irnicamente, no se piensa en un gana-gana sino
en quien tiene la razn, y trabajadores hacen alarde de tener la razn y no
corrigen su error, por no sentirse menos que los dems compaeros y
subalternos.

3.8. SENCILLEZ: Una palabra muy corta pero que denota tantas cosas que
emiten de inmediato una imagen negativa o positiva de usted. En el mbito
empresarial, es comn encontrarse con el enemigo de la sencillez llamado
soberbia. Este defecto se encuentra con mucha ms regularidad de la que
usted piensa y afecta negativamente su imagen.

Por lo tanto sea sencillo al hablar, no busque palabras rebuscadas tratando

de aparentar una educacin y una cultura que no posee. Sea sencillo al
vestir, no ostente las ltimas modas creyendo que todo lo que se coloque
le queda bien solo por el afn de aparentar una imagen que no tiene.

Sea sencillo en su trato, no crea que por ms ttulos que usted posee tiene
derecho a pasar por encima de los derechos de los dems y a irrespetarlos.

3.9. HUMANISMO: En los tiempos tan agitados que se viven actualmente, no se

puede dejar de lado la relacin entre los seres humanos. Se entiende esta
relacin en que no es necesario comprometerse en la resolucin de
problemas que usted mismo tiene, pero sea humano y pngase en el lugar
del otro, no es del todo indiferente, trate de entender lo que le sucede,
como esto puede afectar su imagen y la de la empresa y ayude a su
compaero o subalterno a salir adelante. A veces con solo unas palabras
de aliento es suficiente para motivar a las personas y no dejarlas decaer.

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 4. MOMENTOS DE VERDAD DE LA IMAGEN EMPRESARIAL

Quien hace lo quiere, no hace lo que debe. Protocolo (2010)

Los momentos de verdad, son aquellas situaciones por medio de las cuales el
cliente externo se formar una imagen de la empresa, a travs del primer contacto
que ste tenga con un trabajador de la misma. La imagen la determinar por lo
tanto el tipo de comunicacin verbal y no verbal que asuma el trabajador, y ante la
capacidad de resolucin que tenga ste ante para resolver cualquier situacin que
se le presente el cliente.

Basndonos en los principios de la etiqueta consignados en este libro en el

captulo anterior, existen algunos comportamientos que pueden desencadenar
situaciones o momentos de verdad y que denotan falta de etiqueta empresarial y
afectando negativamente el servicio prestado. A continuacin se presentan
algunas actitudes o comportamientos que se deben evitar al hacer un primer
contacto con los clientes:

No realice presentaciones personales o hable por telfono asuntos

personales cuando atiende a un cliente. Antes por el contrario, concentre su
atencin en l.

No sea agresivo al estrechar la mano de la persona que se le presente. De

simplemente un apretn firme y suelte enseguida.

Es importante la forma como usted se exprese ante un cliente. Evite los

tuteos y las malas respuestas.

17

Evite los vestidos o blusas muy cortas o escotadas para desempear su
trabajo diario. De esta forma solo emitir una imagen equivocada y puede
ser que algn cliente se propase con usted.

El envo de correspondencia con errores ortogrficos.

No realice delante de los clientes o delante de cualquier trabajador

llamados de atencin verbales.

No tome medicamentos delante de los clientes.

No ofrezca cosas al cliente que no pueda cumplir. Sea honesto.

No ingiera alimentos delante de los clientes.

No hable de sus problemas personales con los clientes.

No se comporte discriminativamente durante el proceso de entrevistas.

La educacin no pelea con nadie. Aplique las normas bsicas de la cortesa

en todo momento.

18
 4. IMAGEN EMPRESARIAL A TRAVS DE LAS ENTREVISTAS

Donde no hubo despedi da, no hay bienvenida. Protocolo (2010)

Uno de los momentos ms importantes para una persona que inicia su vida
laboral, es el primer contacto que establece con una empresa para aspirar a un
determinado cargo.

Por tal razn, todos los funcionarios que laboran en una determinada empresa,
deben brindar la mejor imagen y las mejores relaciones pblicas al ofrecerle al
nuevo aspirante, el mejor de los tratos una vez se establezcan los primeros pasos
para su ingreso a la empresa. Es decir, deben poseer unas excelentes relaciones
humanas para que la persona en cuestin se lleve la mejor opinin de ellos y por
ende de la empresa.

Pero no siempre es as. Incluso, se olvidan de normas tan elementales de la

etiqueta como la puntualidad, hasta el punto que le han hecho esperar una hora
sin excusa alguna de retraso. Sumado a esto, no existe un adecuado saludo,
unas adecuadas presentaciones que denoten una excelente cultura personal del
trabajador y una cultura organizacional basada en unos excelentes valores de la
empresa en cuestin.

Muchas veces se encontrar usted con un trato tan displicente, que ni un caf le
ser ofrecido, no respondern a sus preguntas y solamente se limitarn a aplicarle
los famosos test que muchas veces subestiman las capacidades innatas de los
aspirantes. Todo esto es fatal para la imagen empresarial.

19
Por lo tanto, es conveniente para usted y de igual manera para la empresa para la
empresa que usted labora, mantener una actitud cordial, respetuosa, amable, y
formal en el trato.

No es conveniente utilizar el tuteo, a menos que usted as lo disponga para

sentirse en ms confianza con el aspirante. Siempre los tratamientos de doctor,
seor, seorita son ms elegantes al entablar un primer contacto.

Si es usted el entrevistado, y la entrevista se lleva a cabo en otro pas, aplique el

principio de la prudencia y consulte la etiqueta del pas que visita.

Es recomendable llevar consigo material de primera mano para que no le falte

nada como sus tarjetas personales, su maletn, un bolgrafo apropiado por no decir
un poco elegante no de los baratos que venden en el mercado, y una agenda para
tomar cualquier anotacin de importancia. Si el idioma que se habla no es el
mismo que usted maneja, es recomendable mandar a imprimir por el lado reverso
de las tarjetas los datos en el idioma del pas que visita y ofrecer su tarjeta
personal por el lado del idioma nativo.

Verifique la etiqueta en las presentaciones de ese pas. No trate de adoptar

posturas que crea usted pueden permitir caerles en gracia. Sea completamente
natural, y sea inteligente para saber sortear cualquier situacin que se le presente.

20
 5. IMAGEN EMPRESARIAL EN LA CORRESPONDENCIA

"Una frmula para alcanzar la celebridad puede ser sta: expresar

ideas sencillas con claridad, i ngenio y cortesa." Citas y frases
clebres (2011)

Existen en la actualidad, varios tipos de cartas empresariales que denotan el

formalismo, la direccin y el buen nombre de la misma.

Entre estos tipos de carta se pueden encontrar algunas como las de solicitud, las
de cobranzas, las de reclamacin, las de remisin, las de propaganda e incluso las
de relaciones pblicas que se pueden extender hasta las cartas que interna y
externamente se envan a clientes por motivos de felicitaciones, de ascensos, de
recomendacin, de agradecimiento, de psame, de invitacin entre otras.

Todas y cada una de estas cartas son indispensables para emitir imagen
empresarial. Y aunque existan algunas normas en cuanto a espacio y distribucin
del texto, lo ms importante es que la imagen que proyecte est en su contenido
sea la mejor y deje el nombre de la empresa en alto.

Una de las formas para lograr esto, es redactando el texto de una forma coherente
desde la forma de referirnos al destinatario, y mantener en todo el texto una
excelente ortografa. Una carta con errores ortogrficos deterioran de inmediato la
imagen empresarial, y deja en entredicho la imagen de la persona que la firma.

21
Aparte de esto, debe mantener el respeto en sus diversas formas de expresin, y
deber cuidar tambin del tono empleado en las frases utilizadas.

No es adecuado manejar asuntos personales en cartas empresariales que lleven

el logo de la empresa, pues se considera un comportamiento de mal gusto.

Sea lo ms elegante posible, utilice frases completas, indique datos muy puntuales
como fechas, nmeros de facturas, nombres, etc. que le den ms claridad, revise
la puntuacin, y vaya directamente al grano.

El usar demasiadas frases que no denoten la claridad de lo que se desea expresar

la resta elegancia a la carta y el resultado es contrario que lo que se pretende
alcanzar con ella.

Recuerde: lo que se dice verbalmente se lo lleva el viento, lo escrito es lo nico

que tiene validez, por lo tanto no olvide que lo que usted escriba tendr incluso
efectos jurdicos que pueden comprometer seriamente a su empresa.

Como recomendacin final nunca olvide que si no tiene evidencia de entrega de

las cartas jams podr comprobar que usted efectivamente la envo, por lo tanto,
siempre mantenga una copia donde conste la fecha, hora, sello de la empresa y
firma de la persona que la recibi.

22
 6. LA IMAGEN A TRAVS DE LA ETIQUETA TELEFNICA

La cortesa es de quien la da, y no de quien la recibe. Protocolo (2010)

Uno de los aspectos ms importantes que denotan la imagen de la empresa y su

imagen personal es la etiqueta telefnica.

O cuntas veces no ha sentido usted terriblemente mal cuando desea solucionar

una situacin y la hacen un rebote burocrtico por numerosas extensiones y no le
solucionan su problema? Seguramente muchas personas han pasado por esta
situacin y se han llevado una deteriorada imagen de su empresa.

Y es que definitivamente el telfono se convierte en una especie tambin de

traductor de estados de nimo, porque el interlocutor o cliente puede evidenciar
rpidamente tambin lo que hace el trabajador , interpreta las seales del
compromiso que tiene para solucionar su situacin simplemente a travs del tono
que emplea y la forma como responde.

Por lo tanto, si usted trabaja para una empresa demuestre calidez en su tono de
voz personal, y distngase mediante su nombre, el de su empresa, y su
departamento a la hora de responder, y evite algunas acciones como comer,
fumar, y hablar al mismo tiempo con otra persona.

Concentre toda su atencin en la persona que llama, y hgala sentir importante.

Evite decir las siguientes expresiones que solo denotan falta de compromiso y
deterioran la imagen empresarial:

23
 No le puedo
prometer nada
Se encuentra
No se, no en el bao
tengo ni idea

Eso no es
problema No me grite, no
mo sea grosero
Yo no tengo
que ver con
Usted est eso
equivocad
o Para qu
lo llama?
Bsquese otra persona
que le resuelva el
problema Al?

Fuente: es.123rf.com

24
En el caso de que usted sea la persona que va a llamar, recuerde que debe tener
a la mano informacin detallada de la persona a quien dirigir su llamada,
mencione el motivo de su llamada, y escriba las preguntas que vaya a desarrollar
durante la misma y sonra, siempre sonra. Recuerde que al llamar muchas
personas pueden estar pendientes del comportamiento durante su llamada. Evite
fruncir el ceo o hacer otros gestos grotescos.

Asimismo es importante que tenga en cuenta para evitar ser imprudente, llamar en
horas en que usted sabe que la persona se encuentra ocupada o descansando,
sea en horarios intermedios o en su casa. As mismo es de mal gusto llamar unos
pocos minutos antes de terminar la jornada laboral, a menos que la persona en
cuestin as se lo indique.

Tome nota de los comentarios que se hacen recprocamente, y otorgue pausas

para que la persona se exprese. Es de muy mal gusto, que la persona se sienta
dueo (a) de la conversacin y no de oportunidad a la otra personas para
expresarse.

25
 7. ETIQUETA EN LA ORGANIZACIN DE SU TRABAJO

El trabajo bien hecho da alegra en el pecho. Frases y pensamientos (2008)

La organizacin, es uno de los principios fundamentales de la etiqueta y habla

muy bien de la persona que logra serlo.

En muchas ocasiones usted seguramente ha asistido por diversos motivos a

diferentes empresas, y ha podido detectar fcilmente la forma como un trabajador
muestra su organizacin a travs del estado en que se encuentre su lugar de
trabajo.

Sin embargo, el estado en que estas oficinas se encuentran, es muchas veces el

resultado de la gestin de muchas cosas que se han venido sumando con el
tiempo y que no han sido atendidas en el tiempo prudencial.

Para evitar esto, es necesario que se tenga en cuenta que para que todo marche
bien:

1. Disponga de un cronograma de trabajo, no esbozando solamente el concepto

de las actividades por realizar, sino que tambin es necesario establecer tiempos
para la entrega o realizacin de la misma.

26
2. Aprenda a priorizar. Es muy probable que la presin que maneja en su trabajo
no le permita hacer esto, sin embargo puede contribuir a darle un orden a las
actividades que tiene por realizar en un orden cronolgico.

3. Por cada actividad establezca que recursos, que personas necesita contactar,
ya que muchas veces se dejan las cosas que se piensan en la cabeza, pero no se
anotan y cuando se dispone a realizarla no recuerda por donde debe empezar.

4. Anote todos los pendientes que quedaron del da anterior, en su agenda o en un

planeador para mayor control.

5. Mantenga organizado su lugar de trabajo, las imgenes familiares en demasa

formando prcticamente lbumes familiares no est bien visto en su oficina.

6. Evite recargar de papeles su cesta de basura, y su escritorio con papeles en

desorden. A la vista de cualquier persona esto denota falta de aseo y
desorganizacin.

Es muy probable que la relacin con los compaeros de trabajo puede distraerla
del camino, las llamadas que no esperaba, las atenciones especiales que requiere
un cliente, sin embargo nada de esto puede alejarlo (a) a usted de lograr ser una
persona organizada y cumplidora de sus obligaciones para que contribuya con su
buen desempeo a mantener una excelente imagen empresarial.

27
 8. SU IMAGEN PERSONAL, ES LA IMAGEN DE SU EMPRESA

Al que de ajeno se viste, en la calle lo desnudan . Protocolo

(2010)

Como aspecto fundamental, sumado a la comunicacin empleada por el

trabajador, al seguimiento de las polticas de la empresa, a la efectividad en la
gestin que adelante cualquier funcionario, se encuentra el cuidado de la imagen
personal como base fundamental de la imagen empresarial.

Es muy comn encontrar en el medio empresarial, personas que se esmeran por

brindarnos una excelente atencin personalizada. Sin embargo, en el momento de
establecer un primer contacto directo, percibe usted algunas situaciones que
deterioran la imagen personal del trabajador y por ende de la empresa.

Los aspectos que determinan esta imagen es la forma como se viste, los
accesorios que emplea, la forma como se maquilla, el corte del cabello, la forma
como lleva el mantenimiento de las uas, el color de los zapatos y la correa que
utiliza, cmo lleva el uniforme, como se viste para eventos empresariales, etc.

9.1. EL CABELLO

Para comenzar, la forma como se lleve el cabello es un principal complemento

tanto de la belleza masculina como femenina. Es importante resaltar que el caso
de las mujeres, no todos los largos o los cabellos cortos quedan bien. Es
necesario tener una asesora en este sentido para que pueda usted determinar de

28
acuerdo a su edad, su trabajo o cualquier rol que desempee, cual es el corte mas
indicado.

Adicionalmente, el uso de tintes puede realzar su belleza pero tambin

deteriorarla. Encontrar en una empleada tintes ya viejos y que se noten ya dos
colores en su cabello, definitivamente no da una buena impresin, as sea que se
desempee de forma excelente y este vestida acordemente. De igual manera ver
el cabello recogido, pegado, sin brillo, denota suciedad y falta de higiene. Lo es
tambin el no saber controlar enfermedades del cuero cabelludo como la caspa y
otros que son visibles al cliente.

Es tambin importante el uso de los accesorios. No es bien visto el uso de muchos

accesorios que en vez de darle un toque de elegancia y/o complemento a la
vestimenta, lo que hacen es perder por completo la elegancia que debe
caracterizarla.

9.2. LA SONRISA

Es agradable ver como un trabajador sonre a todos sus clientes pues denota
alegra, positivismo, buen ambiente laboral, seguridad. No obstante, al sonrer los
dientes deben ir acompaando esa imagen por la buena limpieza oral que se
tenga.

Por lo tanto, la higiene oral no debe descuidarse, y es importante mantener en el

lugar de trabajo, los elementos necesarios para mantener un buen aliento en todo
momento, especialmente en das donde el trabajo es extenuante y muchas veces
no hay tiempo para realizar esta tarea en su hogar.

Recuerde: la halitosis es una enfermedad mas comn de lo que parece, pero es

controlable con una adecuada medicacin y una correcta higiene oral.

29
No se exponga a que sus clientes salgan espantados por este problema, consulte
a su mdico cotidianamente.

9.3. LA IMAGEN EN SUS MANOS

Las uas es otro elemento de nuestro cuerpo que debe mantenerse

adecuadamente mas cuando tenemos contacto directo con nuestros clientes.

El llevarlas sin limar, sucias, denota un gran descuido y una total falta de higiene.
Mantngalas limpias, si no puede ir al manicurista al menos lmelas y pntelas con
un brillo solamente.

No se le ocurra arreglrselas en pblico. Evite las decoraciones recargadas.

Recuerde: Los colores claros, le dan a usted mayor elegancia y sobriedad en sus
manos.

9.4. USO DE LOS PERFUMES Y LOS DESODORANTES

Muchas personas utilizan perfumes que son fastidiosos para el olfato de los
dems. Tanto para hombres como mujeres, es recomendable utilizar durante el
da olores discretos, que denoten su elegancia pero no la obstaculice hasta tal
punto que las personas no deseen estar cerca de usted.

En el caso de los desodorantes, tambin el mal olor denota una falta de higiene y
el uso de estos con la continuidad adecuada.

Busque una marca que le permita transpirar normalmente y de acuerdo a su piel,

no todas las personas tienen una misma sudoracin por lo tanto requieren de
desodorantes que les sienten bien.

30
Si el desodorante que ha escogido no le sirve, reemplcelo inmediatamente por
otro.

9.5. EL MAQUILLAJE

Existen maquillajes apropiados para cada ocasin, para cada tipo de rostro. En el
ambiente laboral se requiere de un maquillaje discreto, duradero, con colores
suaves que combinen con el tipo de vestimenta que se tiene puesta.

Contribuye a su presentacin personal asistir a su trabajo bien maquillada, pero

evitando usar tonos muy brillantes de da, por lo que se recomiendan tonos
mates y aplicados de manera apropiada. Recuerde que una cara lavada no atrae
ni da mejor impresin de usted, mientras que una persona que se vea bien
maquillada y sumada a esto tenga una vestimenta adecuada a la ocasin proyecta
una imagen de aseo, buena presentacin y contribuye a la imagen empresarial.

Aunque la naturalidad en el rostro es respetable segn creencias de muchos, no

es apropiada para la proyeccin de la imagen de la empresa.

9.6. EL VESTUARIO

Muchas personas ascienden seguramente por algunos atributos personales que

exhiben al desempear su labor, posicin de la cual difiere la autora
completamente, sin embargo no se puede considerar indecoroso mostrar lo que
cada uno tiene, pero con cierto lmite ms aun en el lugar donde se labora.

Por esta razn, hay que tener en cuenta que el largo del pantaln no debe ser
demasiado largo ni muy corto, puesto que debe depender del tipo de zapatos que
se van a utilizar. De igual manera no es recomendable usar ningn tipo de
pescadores para trabajar donde usted se desempee como ejecutiva de una
empresa puesto que denota mucha informalidad a la hora de presentarse a

31
trabajar. Son recomendadas entonces las faldas, los pantalones clsicos y los
vestidos.

En el caso de las faldas, su largo no debe sobrepasar los 6 centmetros por

encima de la rodilla, no llevarlas tampoco demasiado ceidas y no debe la tela que
tengan al igual que los pantalones y vestidos, transparentar la ropa interior pues
es de mal gusto.

As mismo las blusas, no deben ser transparentes, siempre es recomendable

buscar alguna ropa interior tipo camisilla para ser usada por debajo, que le
permita ser ms discreto con la transparencia, adems de tener en cuenta que las
blusas no deben ser muy escotadas y sin mangas.

En su defecto, la ropa del hombre debe tener igual cuidado que la de la mujer en
el planchado, ya que una camisa o pantaln arrugado denota una mala
presentacin y cuidado personal. As mismo deben cuidar el largo de los
pantalones con el estilo de zapato, cuidar que las medias combinen con el color
del pantaln, el color de la correa o cinturn combine con los zapatos, y
finalmente cuidar de que los puos y cuello de la camisa estn siempre limpios.

Finalmente, si usted utiliza uniformes asignados por la empresa, llvelos con

decoro. Es desagradable observar a funcionarios de diferentes empresas llevando
uniformes que por el diseo son elegantes a lo lejos, pero cuando usted se acerca,
puede observar con detenimiento como el descuido afecta inmediatamente su
presentacin. Ejemplo: hilos colgando, botones medio sueltos, medias pantaln
rotas, la tela manchada y sucia, etc.

Recuerde que la primera impresin es lo primero que captan los sentidos al

entablar una primera relacin personal o empresarial.

32
 10. CMO RELACIONARSE EFECTIVAMENTE

El hombre bien nacido, no niega saludos ni a sus enemigos .

Protocolo (2010)

10.1. LAS PRESENTACIONES - AUTOPRESENTACIONES

Las presentaciones y auto presentaciones, en el contexto de las relaciones

humanas, se convierte en una forma de socializacin que puede conducir al xito
o al fracaso profesional.

Por lo general, realizar una excelente presentacin, puede conducir al

fortalecimiento de nuevas relaciones muy importantes para negocios o
intercambios, que favorecen positivamente el desarrollo de la empresa. De ah su
gran importancia.

Como principio fundamental, las presentaciones se deben llevar a cabo cuando el

momento sea el oportuno o el prudente. Existen situaciones que no ameritan
realizar este vnculo en ese momento, y se peca por imprudente y la atencin que
se buscaba obtener se pierde.

Es importante adems tener en cuenta, que las presentaciones pueden ser

formales o informales, y dependiendo de la clase que sea, as mismo es
importante utilizar los trminos adecuados.

33
Es decir, utilizar siempre el usted, a menos que ya exista la suficiente confianza, y
as mismo emplear expresiones como: me permito presentarle a- es un honor
presentarle a.es un gusto presentarle a..as mismo las respuestas sern:
Es un placer conocerlo Me place conocerle, etc.

Existen situaciones que muchas personas viven alrededor de las presentaciones.

Una de estas es olvidar el nombre de la persona que se va a presentar o a la que
vamos a presentar a esta. En este caso, una estrategia para poder salir airoso de
la situacin, es nombrar el nombre de la persona que recuerde, y decir Jess, me
permito presentarte a un amigo...o Me permito presentarte al nuevo gerente
comercial de la empresa...De esta manera la otra persona esbozara su nombre
nuevamente, y podremos recordarlo rpidamente teniendo en cuenta de no
olvidarlo. Es la misma estrategia que usted puede emplear cuando la presentacin
se d con personas familiares o amigas.

En caso de que se presente una situacin especial como presentar a una persona
discapacitada, usted debe esperar que sta le de una seal de cmo relacionarse
con ella, y seguir con la mayor normalidad el curso normal de la presentacin.
Nunca piense que son personas desvalidas o sordas, o ciegas sin serlo. Analice
bien la situacin particular de cada uno y acte en consecuencia.

10.2. LOS SALUDOS Y DESPEDIDAS

Los saludos al igual que las despedidas, son expresiones de cordialidad, afecto,
fraternidad entre amigos, familiares y expresiones de relaciones publicas en el
entorno laboral.

Algunos ms efusivos que otros, todos denotan un contacto que pretende

preservarse a travs del tiempo y que proyecta una imagen correcta o incorrecta
de la persona que lo realiza.

34
Muchos libros de etiqueta grafican la forma como debe uno saludar y despedirse
correctamente, sin embargo, es definitivo que para hacerlo de una manera
agradable, prudente y correcta, se tenga en cuenta el entorno en que se
encuentre.

Es muy comn observar que familiarmente, el prodigar besos en la mejilla es

totalmente normal, y que en otras culturas tal como lo trata el primer captulo de
este libro, en el entorno empresarial esto se ve bien visto.

Sin embargo en culturas como la nuestra existen ciertas recomendaciones para

hacer de este acto algo bueno y no criticable dependiendo de la forma como se
realice. Algunas de las recomendaciones son:

No bese a los jefes delante de personas ajenas a la empresa aun cuando

exista suficiente confianza.

No bese en la mejilla a nios menores especialmente a los bebes por

prudencia, tenga en cuenta que usted tiene millones de grmenes en su
boca y los nios por lo general son fcilmente contagiados de virus.

No rechace un beso que no esperaba para evitar hacerle un desaire a la

persona

Cuando llegue a donde este una persona mayor a saludar, sea hombre o
mujer, levntese. No espere que esta se incline hacia usted para saludarlo.

Levntese cuando llegue al lugar donde se encuentra la persona de mayor

jerarqua dentro de su empresa.

35
 Mantenga siempre limpias sus manos, y evite la sudoracin excesiva, para
esto existen tratamientos que pueden combatir esta enfermedad.

Si usted es mujer, extienda su mano para saludar o presentarse a otra

mujer. Esta recomendacin da una correcta imagen de profesionalismo en
donde labore.

No apriete demasiado la mano de la persona a la que saluda. Incomoda y

afecta su imagen personal.

Salude con la mano dando un apretn franco, equitativo, firme, sin tratar de
daar con su actitud este momento tan importante.

Los apretones flojos, sueltos, no emiten una correcta imagen y por el

contrario da a entender usted falta de compromiso y de contacto con la
persona a la que saluda.

36
 11. LA ETIQUETA EN EVENTOS EMPRESARIALES

Uno de los aspectos que se consideran de mayor importancia para proyectar

una correcta imagen empresarial son los eventos empresariales.

Y se consideran de mucha importancia, ya que en estas ocasiones se permite

poner en prctica, o mostrar de manera abierta, la cultura organizacional y la
cultura, la tica, la moral que cada persona o trabajador posee.

Sin embargo, muchas personas olvidan normas tan elementales de la etiqueta,

que se muestran de una forma equvoca ante los dems asumiendo actitudes
indebidas, ms aun cuando se rebosan los lmites normales del alcohol.

Y este es uno de los aspectos que se deben cuidar: la ingesta de bebidas y de

alimentos que bien pueden afectar su normal desenvoltura en cualquier tipo de
eventos hasta el punto de que algunos olvidan donde se encuentran y se
suben a mesas, imitan a personas del sexo opuesto, confiesan sus
sentimientos a compaeros y asumen dems actitudes inadecuadas a los que
los puede llevar los excesos.

Es recomendable por lo tanto que en eventos empresariales como las

despedidas a alguna persona en particular, en celebraciones de aniversarios,
en eventos promocionales, en fiestas de fin de ao, su etiqueta debe ser
impecable evitando exponerse a comentarios que usted mismo logra de los
dems con su comportamiento.

De igual manera el normal desarrollo de cenas y almuerzos, debe cuidarse

mucho el ingerir el alcohol, ya que estos eventos donde normalmente se
cierran contratos o acuerdos, es de mal gusto que se aprovechen para

37
extralimitarse en su consumo porque afecta de inmediato la imagen de su
empresa y su imagen personal.

As mismo, no debe olvidarse la etiqueta al vestir, puesto que el hecho que se

encuentre en un evento empresarial pero tambin es considerado social, usted
emita una imagen inadecuada y afecte ms aun su imagen empresarial.

RECUERDE: TE RECIBEN SEGN TE PRESENTAS, Y TE DESPIDEN

SEGN TE COMPORTAS Protocolo (2010)

38
 12. EL PROTOCOLO EN LOS EVENTOS EMPRESARIALES

Como indicbamos anteriormente, el protocolo es el proceso, las reglas, las

pautas, las normas mediante las cuales se debe regir las personas o empresas.

Es tambin una muestra de respeto hacia los dems, una forma de hacer las
cosas para que la sociedad funcione mejor, teniendo en cuenta lo apropiado para
la hora convenida, y finalmente es un elemento que une al hombre y a las
instituciones.

Por lo tanto, en la empresa el protocolo debe ser el estndar con que se miden los
actos o eventos empresariales para proyectar una correcta imagen.

Partiendo de lo anterior, un evento empresarial ser la medida con que los

asistentes a un evento podrn obtener mayor informacin sobre la forma como se
encuentra organizada la empresa, la preparacin de su personal, y la forma de
manejar sus relaciones pblicas.

12.1. Perfil del trabajador encargado de organizar los eventos empresariales

Cuando se realiza un evento, se debe estar atento a todos los detalles que se
hayan anotado en la lista de chequeo, de manera que nos quede perfecto para
que los invitados sientan la organizacin y se cumplan con los objetivos del
mismo.

Por esta razn es importante destacar, que la persona que se encuentre a cargo
de los eventos empresariales debe estar altamente comprometida con el
posicionamiento de la imagen de la empresa, y debe contar con un perfil que le
permita tener iniciativa, capacidad de resolucin, dinamismo, manejar unas
excelentes relaciones pblicas e incluso creatividad, que le permita salir airoso(a)
de cualquier situacin.

39
12.2. Cmo realizar un evento proyectando una adecuada imagen
empresarial

Para iniciar la programacin de un evento, la persona encargada debe comenzar

por detallar el mnimo aspecto relacionado con el mismo, evitando en lo posible
que ningn elemento quede por fuera, para no tener que recurrir a
improvisaciones que a la postre, solo daaran la imagen empresarial, ya que no
siempre se contar con la suerte de tener las soluciones a la mano.

Por lo tanto, debe tener en cuenta que los eventos tienen tres etapas:

12.2.1. Pre evento, es la etapa donde se definen todos los aspectos relacionados
con el mismo en cuanto a su organizacin. Es importante definir en sta, qu tipo
de evento se va a realizar ya que existen varios tipos: evento oficial, evento
privado, evento pblico, lo cual viene determinado por el motivo de su realizacin,
por las personas a las cuales va dirigido, y por la entidad que lo organiza.

A continuacin se relacionan algunos detalles elementales y otros de

consideracin para definir en esta etapa:

 Tipo de evento
 Pblico a quien va dirigido
 Objetivos que se persiguen
 Lugar y fecha de realizacin (Estar determinado por costos, eventos que
se vayan a realizar en la ciudad, intereses de los asistentes, ubicacin del
evento que se llevar a cabo).
 Elaboracin de lista de invitados especiales de acuerdo a los intereses que
maneje la empresa. La asistencia de algunas personas es clave para tratar
asuntos empresariales o establecer relaciones y convenios.
 Nmero de participantes que aspira a asistir (Esto determinar ayudar
tambin a determinar el lugar de realizacin, tipo de montaje, tipo de
msica si la hay, tipo de servicio, etc.)

40
  Definicin sobre cmo se harn las tarjetas de invitacin (escoger color, tipo
de letra, texto, textura del papel, etc.)
 Medios de comunicacin necesarios para su divulgacin
 Logo y diseo de la presentacin del evento
 Programacin
 Papelera y memorias necesarias
 Material publicitario

Hay muchos detalles que se necesitan planificar, por lo tanto es importante que se
cuente con un presupuesto para el evento que ayude a determinar que gastos fijos
y variables se manejaran como: los alimentos, bebidas, muebles, vajilla,
hospedaje de ser necesario, arreglos florales y otros con relacin al presupuesto.

Los aspectos que se mencionan se consideran bsicos, porque bien podran

aumentarse de acuerdo a las necesidades de cada evento. Es importante para
esto hacer una lista de chequeo, y controlar cada uno de los detalles para que no
quede nada olvidado y afecte su realizacin.

Es importante anotar tambin que todos estos aspectos deben estar enmarcados
dentro de comits, donde los responsables informen en reuniones programadas
por el Comit organizador, de las necesidades correspondientes a cada uno,
para que este se encargue de su organizacin y delegar las diferentes funciones.
Es parte tambin del comit organizador, definir el programa que se realizar, los
textos a entregar, expositores, materiales que se exhibirn como parte del evento
o como parte de los stands de diferentes empresas, los temas que se tratarn, los
talleres necesarios para su realizacin, los refrigerios para todo el personal
invitado y de los comits, disponer de una caja menor para imprevistos que por lo
general deber ser el 10%, etc.

Se encuentra adems el Comit de relaciones pblicas, al que podremos

asignar la imagen del evento en su totalidad, la escogencia del tipo de papel y

41
tarjetas, afiches, divulgacin, promocin, fotografa, y toda la comunicacin verbal
y escrita con todos los pblicos que sean necesarios para lograr los objetivos del
evento. Cabe resaltar que para posicionar la imagen del evento y de la empresa
como tal, en todos los impresos debe manejarse el logo empresarial ya sea en los
regalos institucionales que se le entregan a los invitados especiales, en Artculos
de artesana donde hay que tener en cuenta el volumen, el peso para que no
ocasione ningn impedimento en el transporte, lapiceros, agendas, cortadores de
papel, publicaciones institucionales, etc.

El Comit de recursos humanos, que establecer el nmero de personas

necesarias para su realizacin, a las cuales se les asignar funciones especficas.
Por lo tanto, es necesario tener en cuenta tambin las necesidades en cuanto a
diseador grfico, periodistas, redactores, publicistas, personal para promocin,
personal de protocolo, y maestro de ceremonias.

En el Comit de registro se detallarn las listas de los destinatarios para elaborar

toda la informacin, verificacin de nmeros telefnicos, direcciones, pues por lo
general a la fecha del evento han surgido algunos cambios.

As mismo es el comit encargado de elaborar la lista de invitados especiales,

recibir las inscripciones, y se encargar de suministrar toda la informacin que se
requiera para la asistencia, se encargara adems de solicitar una mesa de
recepcin, sillas necesarias, material para entregar dispuesto por el comit
organizador, escarapelas, lapiceros, hojas en blanco, carpetas, bolgrafos, material
de inscripcin, material promocional como folletos, programas, tiles de escritorio,
hojas de inscripcin adicionales, etc.

Para tal efecto podr crearse un Comit de apoyo, podrn involucrarse grupos, o
personas que voluntariamente deseen apoyar el evento, ya sea para entregar
cualquier tipo de informacin como para realizar apoyo precisamente al comit de

42
registro en caso tambin de ser necesarias las cotizaciones de alojamiento,
transporte, alimentacin de los conferencistas.

Es as como es necesario tambin crear el Comit de logstica, encargado de

seleccionar las mejores opciones de saln, montaje, decoracin, equipos,
transporte, alojamiento y alimentacin de los invitados especiales en caso de
haber conferencistas que vengan de fuera de la ciudad o el pas. Especficamente,
estos aspectos de importancia son:

Micrfonos con cable e inalmbricos

Parlantes
Amplificadores y equipos conexos
Grabadoras
Equipo de video. Cmaras. Cintas, bateras
DVD
Porttiles
Equipos para teleconferencias
Impresoras
Fotocopiadora
Definicin del programa de inauguracin
Tiquetes
Recepcin en Aeropuerto
Alojamientos
Itinerario de llegadas
Relacin de invitados
Lista de confirmaciones de asistencia
Orden de precedencia para mesa de honor
Guin protocolar de ceremonia
Tarjetas de reserva de asientos
Hablador para aeropuerto
Tarjetas de invitacin

43
 Transporte para organizadores
Transporte para participantes
Transporte para recursos fsicos y tcnicos
Transporte para materiales a exhibir
Mesa principal
Mantel
Sillas
Jarra con agua
Vasos
Servilletas
Tarjetas de mesa
Banderas de mesa
Placas
Telas para cubrir placas
Botella de champagne / vino
Cintas, tijeras, etc. Para inauguraciones

El Comit de finanzas, que se encargar del manejo del dinero, es decir, deber
realizar un presupuesto inicial y bajo el consenso de todos los dems comits
anotando las necesidades de todos, realizara uno definitivo. Tendr a su cargo
adems la apertura de cuentas especiales para las inscripciones, caja menor con
su respectiva reposicin para gastos menores, llevar el balance detallado de los
gastos efectuados, etc.

Finalmente es importante contar con un Comit de Seguridad, que se encargara

de velar por la seguridad de los asistentes, especialmente si son invitados
especiales que lo ameriten por el cargo y situacin social. En este caso la
seguridad debe ser desplegada desde el mismo momento y lugar en donde
lleguen los invitados, hasta su permanencia y abandono del evento.

44
Para ilustrar ms ampliamente un evento y las funciones de sus diferentes
comits, se cita a continuacin la organizacin del PREMIO HOTUR, evento que
ha sido creado por la Universidad Autnoma del Caribe en Barranquilla, Colombia,
para exaltar los aportes de personas naturales y jurdicas al desarrollo del turismo
colombiano.

Este Premio abre su convocatoria todos los aos y pueden postularse las
personas naturales y jurdicas a las siguientes categoras:

Innovacin y Creatividad, Investigacin en Turismo, Sostenibilidad Turstica,

Excelencia profesional, y la gran distincin Vida y Obra a una persona del sector
que haya dedicado su vida al engrandecimiento del sector.

Los siguientes son los comits creados:

Comit de registro

Definir listado de establecimientos a los cuales se les enviaran los folletos

con la informacin del evento
Definir listado de los directivos de la universidad a quien se le enviara
tarjeta de invitacin
Definir listado de invitados especiales del personaje de la categora Vida y
Obra
Recibir la inscripcin y documentacin de los postulados
Realizar la lista de los postulados por cada categora y entregarla al comit
organizador as como tambin toda la documentacin enviada
Enviar informacin que soliciten los diferentes aspirantes y/o postulados

Comit de apoyo

Realizar solicitud de programacin de eventos institucionales

45
 Realizar solicitud de servicios Canal 23
Definir con el Departamento de comunicaciones visita al personaje
seleccionado por rectora para recibir el premio en la categora Vida y Obra
y realizar entrevista

Definir conjuntamente con la directora del programa la presentacin

personal (uniforme u otro) de los estudiantes para el evento para proyectar
una imagen institucional adecuada.

Coordinar durante el evento, todas las actividades de los estudiantes de

dcimo semestre encargados de la atencin de los asistentes (se deben
distribuir en comits de recepcin, alimentacin, transporte).

Comit de relaciones pblicas

Solicitar a litografa el nmero de folletos informativos del evento y

coordinar su envo con el comit de registro.
Solicitar a litografa afiches con breve informacin de los jurados y ubicarlos
en la institucin.
Solicitar a litografa las tarjetas de invitacin al evento y coordinar su envo
con el comit de registro.
Revisar conjuntamente con el departamento de comunicaciones el
programa que se seguir durante el evento.
Preparar informe de los jurados y postulados de las diferentes categoras
que participarn y entregarlos al departamento de comunicaciones.
Solicitar fotografa reciente de los jurados y enviarlo al Dpto. de
comunicaciones
Solicitar a los postulados fotografas recientes y enviarlo al Dpto. de
comunicaciones.
Definir el nmero de estatuillas del premio y mandarlas a elaborar.

46
 Coordinacin con el Dpto. de Comunicaciones sobre las diferentes ruedas
de prensa con la directora del programa.

Comit de transporte y alojamiento

Solicitar a los jurados de las horas disponibles para viajar

Realizar solicitud de transporte areo para los jurados en formato
establecido
Solicitar transporte terrestre para el recibo en el aeropuerto y traslados de
los jurados en la ciudad.
Solicitar el alojamiento de los jurados y enviar a estos la informacin
pertinente
Definir estudiantes que conformaran el comit de transporte
Coordinar conjuntamente con el comit de apoyo, el envo oportuno de
estudiantes para el recibo de los mismos al aeropuerto y los respectivos
traslados en la ciudad.
Realizar hablador para el recibo de los jurados en el aeropuerto

12.2.2.Realizacin del evento donde se ejecutarn todos los aspectos, detalles

como la ubicacin de todos los asistentes, incluyendo los que integrarn la mesa
principal, los fotgrafos contratados para tal fin, el maestro de ceremonias,
arreglos florares, transporte para todos los participantes, obsequios, certificados,
alimentacin convenida, diplomas, iluminacin y efectos especiales, etc. Durante
esta etapa es importante el control que se siga a la ejecucin, pues un solo
inconveniente que se presente, puede alterar el normal desarrollo del evento.

Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando, vaya de acuerdo a

lo planeado en su calendarizacin. Se aconseja, realizar un ensayo de todo el
evento al menos con 24 horas de anticipacin, para asegurar que todo est en

47
orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo. Es tambin importante que al
momento de entregar la papelera, se entregue una evaluacin a los asistentes,
para que califiquen todos estos aspectos.

12.2.3. Post evento o tercera etapa, que realiza una vez realizado el evento, un
balance para identificar las debilidades que deben ser corregidas en prximos
encuentros.

12.3. Tipos de eventos importantes en la empresa que ameritan celebracin y

que proyectan imagen empresarial

 Fiestas de navidad o de integracin familiar

 Presentacin de un nuevo producto
 Inauguracin de una nueva oficina
 Convenciones
 Eventos formativos
 Eventos comunitarios
 Celebraciones personales de un cliente, empleado o proveedor ya sean
cumpleaos, bodas, nacimiento de un hijo etc.
 Conmemoraciones como ascensos, jubilaciones, homenajes etc.

Para todos los anteriores, existen algunas recomendaciones que sugieren un

excelente comportamiento para proyectar una adecuada imagen empresarial y
que sugiere Ana Elosa Ziga en su libro Moderno Manual de Etiqueta y
Protocolo:

Desayunos: tienen una duracin aproximada de una (1) hora y su ventaja sobre
los almuerzos y cenas radica en que son ms rpidos y cuestan menos.

48
Almuerzos: Tienen una duracin aproximada de dos (2) horas deben ser ligeros,
para poder seguir trabajando a continuacin, deben llevar pocas bebidas
alcohlicas

Cocteles y recepciones: Tienen una duracin aproximada de dos (2) horas y su

fin primordial es integrar un grupo de personas interesadas en concretar negocios.

Cenas de trabajo: Su duracin es de unas tres (3) horas, comenzando

generalmente a las 8:00 de la noche. Se dedica primero un tiempo a la parte
social del evento y al final de la cena se habla de negocios. (Ziga, 1996)

12.4 Simbologa del protocolo empresarial

Para realizar cualquier evento de la empresa, la simbologa es importante porque

ratifica nuestra procedencia, le da imagen, evidencia nuestro sentido de
pertenencia y le da sentido y elegancia al evento.

Para tal efecto en la realizacin de cualquier evento de la empresa privada, es

importante contar con la presencia de la bandera nacional, ubicada siempre en el
centro en caso de existir otras banderas que puede ser la institucional, la de la
ciudad y del departamento del pas que corresponda.

De acuerdo al escenario, estas se ubicarn en lugar estratgico, preferiblemente

a un lado un atril que se utilizar y que deber contar con el logo de la empresa
dispuesto para colocar el micrfono que se dirigir a los asistentes al evento. Este
atril deber contar tambin con un espacio para colocar el agua que necesite el
conferencista y facilite su recambio.

Es importante anotar que la bandera una vez haya sido daada, nunca se bota, se
recomienda siempre incinerarla, y esta jams una vez sea erigida, nunca deber
tocar el piso. Es de muy mal gusto que se ubique la bandera nacional al lado de

49
otras banderas, y estas no cuenten con la misma altura ni con la misma calidad en
su realizacin, ya que esto podra ofender a los asistentes a un evento.

Al igual que la bandera, existe otra simbologa llamados himnos. Al comenzar un

evento, es importante que se tenga en cuenta que al colocar los himnos en el
protocolo de presentacin del evento, se tenga en cuenta si existe un pas invitado
al mismo para sonar primero el himno del pas invitado y luego el himno del pas
anfitrin.

As mismo son importantes los siguientes aspectos:

 Color del mantel que se va a colocar en la mesa principal. Aunque existen

colores fuertes, es ms elegante el blanco impecable sin ningn asomo de
suciedad.

 La utilizacin de habladores para la mesa principal, con el fin de no

confundir con la ubicacin a los asistentes a la misma. No est bien visto
que un asistente se coloque en el puesto del otro estando los habladores,
pues se entiende que por precedencia, captulo que se tratara
posteriormente, as fue asignado. Es importante resaltar que el puesto del
centro que ocupa la mxima autoridad del evento, empresa o institucin no
se le coloca hablador porque se sobreentiende que es para esta persona en
especial.

 Los arreglos florales tienen su cuidado de igual manera, se sugiere que

para la mesa principal se utilice un arreglo alargado que no obstaculice la
visibilidad de los asistentes desde la mesa principal. Hay casos en que los
organizadores solicitan arreglos altos, en este caso, es preferible colocarlos
en el piso al centro y en la parte frontal de la mesa principal.

 En todo evento hay siempre invitados especiales, como no se pueden

colocar todos en la mesa principal, es importantes otorgarles un lugar

50
 destacado dentro del saln, por lo tanto se recomienda ubicarlos en la
primera fila de los asistentes.

 El maestro de ceremonia es la persona encargada de anunciar el

protocolo del evento y hacer una presentacin de la mesa directiva, y es
importante que los asistentes a la mesa principal tengan una gua de los
asistentes, para que en un momento determinado que quieran referirse a
estos lo puedan hacer sin ningn problema.

 Puntualidad para comenzar los actos: un acto protocolario espera 15

minutos un acto social espera 20 minutos.

 Cuando el alcalde o el gobernador no pueden asistir y mandan a alguien

en su lugar, si ese alguien lleva palabras para leer ocupa un lugar en la
mesa principal, no el mismo que ocupara el alcalde a menos que sea
encargado por decreto. si no lleva discurso lo podemos sentar en la
primera fila en los puestos reservados.

 Se debe tener dos micrfonos el de mesa y el de pedestal; desde la mesa

habla solamente el personaje ms importante.

 Cuando el presidente de la republica asiste a una reunin en la empresa

debe haber dos atriles, el que est ubicado a mano derecha lo utilizar
solo el presidente, en el atril ubicado al lado izquierdo hablaran los
dems.

 El atril se maneja a nivel de imagen o sea que no debe taparle la cara a

quien est hablando, y en lo posible colocarle el logo o el nombre de la
empresa en el frente.

51
 Las banderas van a la derecha y despus del atril, no deben tocar el piso y
todas deben ser del mismo tamao. La bandera de Colombia se ubicar
en la mitad.

 Debemos tener presente que el alcalde entrega las condecoraciones de la

ciudad, as mismo el presidente entrega las de la presidencia de la
republica. las de nuestra empresa las debe entregar el presidente de ella o
el gerente.

 Las condecoraciones a las empresas o instituciones se les puede colocar a

las banderas (cuando es un reconocimiento a la institucin) cuando es un
reconocimiento al presidente o al gerente se le da a la persona que ocupa
ese lugar.

 Los regalos que se dan en pblico se deben dar sin papel de regalo o con
papel transparente para que se pueda ver.

 El himno se interpreta despus de presentar a las personas de la mesa

directiva. se debe escuchar de pie con los brazos sueltos, se canta, no se
aplaude. los himnos van de mayor a menor .al principio el himno nacional
le sigue en precedencia el departamental y luego el de la empresa)
mximo tres himnos.

 Si tiene varios pases solo interpreta el de Colombia pero si tiene solo un

invitado primero se interpreta el himno del pas visitante inmediatamente el
de Colombia. Se debe tener los himnos escritos para el que no los sepa los
pueda cantar.

52
12.5. Importancia de los montajes en la organizacin de un evento
empresarial

Para organizar a las personas que asisten a un evento empresarial, es importante

tener en cuenta el tamao del saln, el motivo del evento, el tipo de servicio
solicitado.
Para esto, existen diferentes tipos de montajes que se pueden sugerir, unos ms
convenientes que otros, que permiten una mayor integracin de los asistentes.

12.5.1. MONTAJE AUDITORIO EN V

Al igual que el estilo auditorio, se tiene que lograr una precisin en este tipo de
montaje ya que de no tenerse esttica al momento de montarlo, crea una imagen
de desorden visual y puede confundir a los asistentes.

53
12.5.2. MONTAJE TIPO TEATRO O AUDITORIO

Este tipo de montaje siempre deber tener en cuenta la mesa principal donde se
ubicarn los invitados ms importantes.

As mismo deber incluirse un atril con el logo empresarial que le dar imagen al
evento imagen empresarial.

Si es el caso de un congreso, donde los asistentes son bastantes numerosos,

deber cuidarse la disposicin de varias salidas para no importunar a los
asistentes y tambin utilizables en caso de algn percance.

54
12.5.3. MONTAJE CON MESA EN O

Este montaje utilizado para mesas redondas o mesas de trabajo. En este tipo de
montaje se prefiere no colocar nada al centro, para evitar incomodidades a los
asistentes.

De igual manera se debe tener en cuenta que visualmente el mantel utilizado se

vea elegantemente colocado, que no difiera el color, ni la limpieza tanto en la parte
interna como externa.

55
12.5.4. MONTAJE CON MESA IMPERIAL

Esta mesa no debe de ser de ms de 1.20 - 1.50 m de ancho con el fin de que los
comensales puedan platicar sin dificultad.
Utilizada tambin para reuniones de comits, se coloca el persona principal a la
cabecera.
Este tipo de montaje favorece el servicio que se preste a la mesa.

56
12.5.5. MONTAJE CON MESA EN T

Este tipo de montaje no debe exceder los lugares para 50 personas. No es

favorable para el servicio por la ubicacin ni facilita la conversacin entre los
asistentes. Se recomienda montar la mesa en T con tablones de 90 cm de ancho
como mximo.

No se debe colocar sillas en las puntas de la mesa.

57
12.5.6. MONTAJE CON MESA EN HERRADURA O MESA EN U

Utilizado tambin para reuniones, facilita la interaccin de los asistentes y del

servicio.

Se recomienda no colocar sillas al interior de la misma porque de esa forma los

asistentes no podran comunicarse adecuadamente.

58
12.5.7. MONTAJE CON MESA E o PEINE

Es un montaje que no es muy recomendable, por la incomodidad que representa

tanto para los asistentes al tratar de moverse como para el servicio que se
prestar. Sin embargo algunas empresas lo utilizan para el desarrollo de
reuniones de comits.

59
12.5.8. MONTAJE EN FORMA DE H

Este montaje es utilizado para los desfiles, y deben tener una altura mxima de 1
metro. Sin embargo son recomendables 50 cms para evitar accidentes.

El largo depender de las necesidades del evento y de la capacidad del saln

donde se vaya a realizar el evento.

60
Cabe resaltar que el espacio entre cada silla en cualquier tipo de montajes es de
es de 10 a 15 cms

61
 13. PRECEDENCIAS EN EVENTOS EMPRESARIALES

Para definir el trmino precedencia, podemos referirnos al lugar destacado que se

le otorga a un invitado importante a un evento, as como tambin la ubicacin que
se le da a la simbologa empresarial tratada en un capitulo anterior.

La precedencia del asistente la establece el comit organizador, el anfitrin, el tipo

de evento y lo que representa el asistente para el mismo.

Para no incurrir en errores, en eventos oficiales o de estado, es importante

conocer qu tipo de precedencia se rige en nuestro pas, porque de igual manera
es cultural y esto lo hace diferente en cada lugar.

Sin embargo, para el sector privado, para las empresas, estas vienen
determinadas por la forma como vienen jerrquicamente organizadas las
empresas o instituciones.

Es por esto que la persona que preside un evento privado, debe ubicarse al centro
de la mesa principal, y guardando la ley de la derecha o principio de la
derecha, se acomodarn los asistentes a su derecha e izquierda en la mesa
principal. (Disponible en protocolo.org).

Criterios al ubicar a los asistentes al evento:

La antigedad en el desempeo del cargo

Los ttulos acadmicos que se tengan
La edad
Quien preside el certamen.
El anfitrin

62
 El sexo algunas veces
El orden alfabtico de las empresas
La fecha de creacin de las instituciones (gremios, asociaciones)

63
 14. PROTOCOLO EN LA PRESENTACIN DEL EVENTO

Para dar un ejemplo del protocolo de presentacin que se sigue en la

programacin, se cita a continuacin el protocolo de un evento formativo
organizado por una empresa privada.

14.1. BIENVENIDA

Buenos das...a nombre de la empresa de les damos la mas

clida bienvenida a nuestro seminario- taller . que se
desarrollara a partir de este momento hasta las 5pm.

Nos honran con su asistencia:

Agradecemos igualmente la presencia de los estudiantes de las siguientes universidades:

14.2. DESARROLLO DE LA CEREMONIA

a. Inmediatamente iniciamos nuestro seminario taller con la presencia de la

doctora..,quien tendr a su cargo el primero mdulo de este
encuentro llamado .. donde se tratarn los temas:
La doctora . es
egresadaespeciali
sta en con maestra en
.
b. A continuacin, los invitamos a disfrutar de un refrigerio.
c. Damos paso a nuestro segundo mdulo a cargo del doctor
quien tendr a su cargo el segundo mdulo de este encuentro llamado
.. donde se tratarn los temas:
El Dr es
egresado

64
d. A continuacin damos por terminada la primera sesin de este da, y los invito a
continuar a partir de las 2pm, donde iniciaremos con los
conferencistas.. y
Gracias.
e. Les damos nuevamente la bienvenida para cerrar con broche de oro nuestro seminario
de hoy. A continuacin estar con ustedes el doctor ., quien
tendr su cargo nuestro tercer modulo denominado . y en donde
tratara los temas

El doctor es
egresado

f. A continuacin, los invitamos a disfrutar de un refrigerio.

Continuamos con el doctor quien tendr a su cargo el cuarto
mdulo de este seminario llamado .. donde se tratarn los
temas:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------
El Dr... es
egresado

14.3. DESPEDIDA DEL EVENTO

g. Hemos concluido la presentacin de este seminario taller. Les damos las gracias a
nombre de. por su asistencia.
Agradecemos devuelvan a las personas encargadas, el formato de evaluacin del evento
que fue entregado a su llegada. Podrn acercarse para la entrega de los certificados de
asistencia a las mesas que se encuentran a la salida del saln donde diligenciaron su
registro.
Muchsimas gracias por su asistencia y una feliz noche para todos.

65
 15. PROTOCOLO EN LA ENTREGA DE LAS INVITACIONES A UN EVENTO
SOCIAL O EMPRESARIAL

Para dirigir las invitaciones, hay que tener en cuenta varios aspectos:

Tipo de tinta que se va a emplear y color que vaya de acuerdo con el

evento.

Tratamientos indicados al momento de dirigir la invitacin, ya que se puede

incurrir en el desperdicio de tarjetas porque los invitados tiene por lo
general parejas o acompaantes que no es necesario entregar otra
invitacin. Sin embargo, para evitar los contratiempos de ltima hora, se
recomienda aumentar en un 20% la cantidad de tarjetas a imprimir.

Cabe resaltar que para invitar a una persona en particular o a una empresa, esta
invitacin debe empezar a enviarse 20 das o 15 das como mnimo, sobre todo las
invitaciones que son enviadas fuera de la ciudad, para evitar que lleguen a
destiempo a su destinatario y se afecte la imagen empresarial si este es el caso.

Las siguientes son las formas como debe anotarse el nombre de un invitado en el
sobre de la invitacin:

Persona Soltera: Se debe dirigir a la personas que desea invitarse, en caso de

que se sepa que esta persona tiene una relacin, lo ms lgico es que querr
llevar a su acompaante, por lo tanto es recomendable incluir los pases
correspondientes dentro de la invitacin, pero no alterar el nombre del destinatario.

Persona Casada: Si se conoce el nombre de las dos personas, es vlido

anotarlos, sin embargo es preferible hacer el mismo procedimiento de la persona
soltera e incluir los pases correspondientes.

66
Para toda la Familia: debe dirigirse al cabeza de familia, e incluir pases para cada
uno de los miembros. Otra opcin sera poner en la carta, por ejemplo Sr.
Armenta y Familia, o Seor Jess Armenta, Sra y familia, o Jess Armenta, Sra e
hijos.

Persona de una entidad o empresa: En este caso, es importante tener claro a

quin va dirigida la invitacin, pues si se coloca solo el nombre de la empresa, se
considera que el gerente o cualquier cargo directivo podran asistir. As que es
mejor personalizarla y colocar el destinatario que usted verdaderamente desea
que acuda al evento, incluyendo claro est la cantidad de pases que usted
considere prudentes y sealarlo dentro de la invitacin.

15.1. Datos necesarios para el diseo de la invitacin:

Nombre de la entidad o persona que invita

Motivo de la invitacin
Fecha concreta en la que tendr lugar el acto
Hora del evento
Direccin exacta donde se llevar a cabo el evento (si se cree necesario,
aadir un plano o explicacin sobre cmo llegar al lugar)
Si se requiere confirmacin de asistencia. Para esto es importante estar
atento a las siglas RSVP, trmino francs que significa srvase responder
por favor. En este caso usted como invitado est en la obligacin de llamar
a confirmar o no su asistencia.
La duracin aproximada del evento e indicar si es necesario presentar la
invitacin.
Tipo de vestido para hombres y mujeres
Nmero de cupos que indican el nmero de asistentes permitidos.

67
15.2. Repartir adecuadamente las invitaciones

Es conveniente repartirlas personalmente y directamente a cada invitado. Pero si

ste vive en otra ciudad, la invitacin se enva por correo. Evite que el sobre sea
sellado porque le resta presentacin, elegancia.

Es preferible que lo ingrese en un sobre de manila, para poder enviarlo.

Evite las entregas de invitaciones unos cuantos das antes del evento, porque
estar expuesto a que declinen su invitacin por sentirse ofendidos, Para esto se
recomienda entregar con mnimo 15 das de anticipacin la invitacin.

68
16. IMAGEN PROFESIONAL Y EMPRESARIAL A TRAVS DE LA ASISTENCIA
A EVENTOS EMPRESARIALES.

Representar bien la imagen de una empresa no es nada fcil. Ante todo, porque
depende de la etiqueta que maneje usted durante cualquier parte del evento.

Por lo tanto, a continuacin se sugiere algunas recomendaciones que son de gran

importancia para emitir una correcta imagen de usted y de su empresa cuando va
a asistir a eventos empresariales:

Si usted ha recibido una invitacin a un evento empresarial, est en la

obligacin de confirmar su asistencia.

Usted como invitado, debe llegar a la hora indicada para el evento, no es de

buen gusto llegar mucho tiempo despus o mucho tiempo antes que ponga
en aprietos a los organizadores del mismo, ya que para ese fin existe un
horario definido.

Si por cualquier motivo usted se encuentra retrasado, informe a los

organizadores, as su impuntualidad no ser tan notoria.

Antes de salir, revise su presentacin personal. Es importante que tenga

presente que asiste a un evento empresarial donde las miradas estarn
sobre usted y todos los asistentes, recuerde que no asiste a una discoteca,
por lo tanto su vestimenta debe ser ejecutiva y muy bien presentada.

Socialice cada vez que pueda, y realice la auto presentacin si considera

que es oportuna.

69
 Evite ingerir demasiado licor, que pudiera afectar su normal
desenvolvimiento durante el evento.

Evite los chistes de mal gusto, sobre todo los subidos de tono, ya que no a
todas las personas los comentarios caen bien.

Sea mesurado al hacer comentarios personales, no es prudente hacerlos

ms aun si se encuentra delante de personas que apenas conoce.

Sea mesurado al comer, no demuestre deseo desmesurado al pasar los

canaps, o al ir a la mesa del buffet solicitndole a los meseros repetir si el
anfitrin no ha dado la orden.

Si usted es el anfitrin no olvide los nombres de las personas invitadas, es

de mal gusto invitar y luego no recordar los nombres de las personas que
convocamos, porque al momento de presentarlas con los dems asistentes
podemos pasar un mal momento. Por lo tanto revise la lista, y memorice
nombres si es necesario.

Sea sutil al dirigirse al personal de servicio, no importa si su rol es de

invitado o de anfitrin. Proyecta una imagen inadecuada si desluce al
personal de servicio delante de sus invitados as sea que estos tengan la
culpa de algn percance como el rompimiento de vajilla, cristalera, etc. Es
preferible llamar aparte a los involucrados pero no realizar el llamado de
atencin delante de extraos.

Respete el deseo de retirarse de los invitados, es de mal gusto insistir en

quedarse cuando no sabe usted si se ha sentido incomodo por algo.

70
 Evite ofrecer mucho licor sobre todo si tiene invitados que acostumbran a
excederse en las copas. Si ya ha tenido estas experiencias, cudese mucho
al invitar de nuevo a estar personas pues todo su esfuerzo puede irse al
traste si se llegara a presentar por este motivo un conflicto de ndole
personal.

16.1. Imagen que se emite mediante la ingesta de alimentos en un evento

empresarial.

Cuando nos referimos a la imagen profesional de destacados funcionarios de

diferentes empresas u organizaciones, hay que resaltar que no es slo importante
la presentacin personal, la habilidad de relacionarse y de organizar eventos, sino
tambin tener en cuenta la etiqueta empleada por cada persona al momento de
sentarse a la mesa a ingerir alimentos.

La regla bsica para aplicar es la utilizacin de los cubiertos desde el exterior

hacia el interior. Los cubiertos ms alejados del plato son los que primero se
utilizan (obviando el caso de que el plato acompae su propio cubierto; por
ejemplo una pieza de marisco, que viene acompaado de su tenaza, un plato de
caracoles que viene acompaado de su pinza etc.).

Para la utilizacin de los cubiertos, hay que tener en cuenta que el nmero de
stos depender del nmero de platos contratado con el establecimiento. Los
cubiertos bsicos como el cuchillo, la cuchara y el tenedor se colocaran de la
siguiente manera: El cuchillo y la cuchara se ponen a la derecha del plato y el
tenedor a la izquierda siempre con el mango hacia abajo y el filo del cuchillo
mirando al plato. En el caso de disponer de ms cubiertos (los de pescado, por
ejemplo), la disposicin sigue la misma regla anterior.

71
Teniendo en cuenta el orden de servicio de los platos. Es decir, si hay un pescado
antes de la carne, estos cubiertos deben estar ms hacia el exterior que los
cubiertos de la carne. Y lo mismo nos ocurre si tenemos ms de una cuchara.

En el caso de los cubiertos de postre estos se encontrarn en la mesa frente al

plato, en la parte superior. Bien puede encontrar una cucharilla o un tenedor y un
cuchillo de postre. La cucharilla y el cuchillo con el mango hacia la derecha como
si estuviera en sentido contrario a las manecillas del reloj, y el tenedor con el
mango hacia la izquierda.

El orden de las copas suele ser: copa de agua, de vino tinto, de vino blanco y de
champagne, aunque no hay una regla fija y esta colocacin puede variar incluso
puede llegar a confundir al comensal, porque en ocasiones estas copas varan en
cada establecimiento gastronmico en cuanto a su tamao. Estas copas debern
colocarse en frente de los cubiertos ubicados en la parte derecha del plato y en
forma perpendicular.

Las siguientes son algunas recomendaciones sugeridas:

Es importante que por precedencia, se le otorgue un lugar importante al

anfitrin de la noche colocndolo en un lugar privilegiado, y estar pendiente
de que sea la primera persona en sentarse y en terminar la comida.

Una vez sentados todos los comensales, se debe mantener una postura
adecuada, que denote integracin, agrado al haber asistido al evento.

Una vez levantados los cubiertos de la mesa, jams volvern a tocar el

mantel, razn por la cual deber jugarse con el espacio que quede dentro
del plato para la ubicacin de los cubiertos.

72
 La postura continuara siendo erguida de manera que los cubiertos busquen
la boca del comensal y no al contrario.

Se tiene que evitar en todo momento sorber los alimentos, masticar hielo,
jugar con los alimentos en el plato.

En ningn caso se apoyan los codos sobre la mesa.

Los cubiertos todos, tienen un mango por donde deben agarrarse, este
mango es el que le da fuerza a cada al momento de afirmar cada uno de
ellos especialmente el cuchillo.

Al momento de ingerir sopas o cremas, debe tenerse en cuenta que la

cuchara por lo que contenga no se ve bien ingerirla siempre de frente. Este
caso es solo para cuando se venga con el lquido parte de los alimentos
slidos que contengan las mismas.

Evite comer con la boca llena, esta es una regla bsica de urbanidad que
se le ensea a todas las personas desde la poca escolar.

Al terminar de utilizar la cuchara, esta debe colocarse dentro del recipiente

donde vino la crema o la sopa pues al dejarle dentro puede ocasionar un
accidente con los residuos que en ella queden si se llega a tropezar esta.

No sople los alimentos, espere que se enfren lentamente. En el caso de las

sopas o cremas mueva el lquido de la taza con la cuchara, que esta le
ayudara a bajar la temperatura del alimento.

Con el cuchillo evite pinchar ningn alimento y menos llevrselo a la boca,

Para el pescado se debe utilizar exclusivamente un cuchillo especial en

forma de pala, que se encarga de separar las espinas centrales y todas las

73
 que se lleguen a encontrar. Si ha ingerido alguna espina, retrela de la boca
y colquela delicadamente en el borde del plato.

Al terminar de comer, se dejan los cubiertos en forma paralela.

No se gesticula con los cubiertos en la mano.

No dude en preguntar a un mesero la utilizacin de algn cubierto que

usted desconozca.

Al tomar una determinada comida la forma como se ingiera depender del

lugar donde se encuentre. La etiqueta dice que el pescado, el pollo y el
cerdo de comen con la mano pero depende del establecimiento y la
preparacin.

Se debe comer pausadamente. Adems de demostrar educacin y

elegancia, esto contribuye a una buena digestin.

No hable con la boca llena de alimentos, esta es una norma bsica de

educacin.

No seale a ninguna persona con los cubiertos que tenga en la mano.

No pasar por encima de las personas para alcanzar cualquier objeto de la

mesa, para eso es preciso que se pida el favor a la persona mas proxima a
usted.

El pan que se sirve como acompaamiento de algunas comidas no se mete

a la boca directamente, es preferible que se parta un pedazo cada vez que
se vaya a ingerir.

74
 No se moja el pan en la salsa y mucho menos se limpia el plato con l.

Cualquier alimento servido en una taza con asas, como el consom, debe
tomarse directamente del recipiente despus de revolverlo suavemente con
la cuchara.

Evite cortar al inicio de la comida, toda la carne o alimentos duros para

ingerirlos rpidamente, esto aplica solamente al caso de los nios que
requieren de la ayuda de un adulto.

Al momento de tener invitados que guarden una dieta especial por motivos
de salud, no es de mal gusto sugerir para l un plato diferente al de los
dems. De esta manera se sentir satisfecho el invitado y quedar la
imagen de la empresa muy bien al cuidar de todos los pequeos detalles.

Durante la comida, evite estornudar o toser, si esto imprevistamente,

aydese de la servilleta para no importunar a los otros asistentes. Si es
recurrente dirjase al bao ms cercano y solucione el problema.

Evite rascarse, peinarse, limpiarse las uas, eructar, retocarse maquillaje,

pues son actitudes que incomodan a los dems por lo tanto tambin acuda
a un bao cercano y solucinelo de igual manera.

Cuando un invitado permanece demasiado tiempo fuera del comedor, los

anfitriones deben ir personalmente a ver qu sucede.

Los salseros de tarro y palillos solo se utilizaran si el restaurante es

informal. Si se encuentra en un restaurante formal olvdese de solicitarlos.
Es recomendable cargar siempre con seda dental que pueda utilizar cuando
lo requiera y en el bao ms cercano.

75
 No se debe fumar durante la comida, entre un plato y otro. El momento
oportuno para hacerlo es al final, cuando se sirve el caf, y es preferible
encenderlo fuera del lugar para no incomodar a los no fumadores.

16.2. Estilos para comer

Hay dos estilos para el uso de los cubiertos: el europeo y el americano.

Estilo europeo: El tenedor se sostiene con la mano izquierda todo el

tiempo, con las pas hacia abajo. En la mano derecha se sostiene el
cuchillo, con el filo hacia abajo. Adems de servir para cortar la carne, ste
ayuda a colocar los alimentos sobre el tenedor. Algunos alimentos, como el
arroz, pueden apilarse en el tenedor o bien darse la vuelta a ste
momentneamente y, usndolo como cuchara, recogerlos con ayuda del
cuchillo. En ambos casos, los cubiertos deben colocarse en forma angular,
no paralela, porque al levantar los codos se molesta a los vecinos de mesa.

Estilo americano: El tenedor se maneja con la mano izquierda al cortar los

alimentos y el cuchillo con la derecha, pero al llevar la comida a la boca, el
tenedor pasa a la mano derecha (volteando las puntas hacia arriba),
mientras el cuchillo descansa en el borde del plato y la mano izquierda en el
regazo. Cuando se necesita cortar de nuevo, el tenedor regresa a la mano
izquierda. Aunque el tenedor puede cambiar de mano, este cambio se limita
a lo imprescindible. En

16.3. Uso de la servilleta

El uso de la servilleta tambin es un aspecto cultural, por lo tanto conviene

analizar las costumbres del lugar que se visita para caer en detalles de mal gusto.

76
La servilleta se desdobla en dos y se coloca sobre las rodillas, cuidando de que
el doblez quede para el torso de la persona. En nuestra cultura, no es de buen
gusto meterse una punta de la servilleta en el chaleco, la blusa o el cinturn, ni
anudarla alrededor del cuello.

Hay que tener en cuenta que la servilleta no es para limpiarse como con una
servilleta de papel la boca, ya que se requiere solamente se den unos ligeros
toques para quitar algn resto de comida de la boca cuidando de no mancharla
tanto con pintalabios.

Una vez de haya terminado de utilizar, se puede dejar con toda la naturalidad en la
mesa, en el lugar derecho o izquierdo de acuerdo como se encuentre la
distribucin del menaje, ya que muchas veces por espacio no se puede establecer
un lugar determinado. Es indispensable que comprenda que al ser utilizada la
servilleta no es necesario volverla a doblar.

77
 17. IMAGEN QUE SE PROYECTA EN LA ENTREGA DE REGALOS
EMPRESARIALES

El regalo es una manifestacin sincera del cario y del aprecio hacia otra persona
por lo que exige dedicacin en su eleccin. La persona que regala debe tener
presente:

 El regalo nunca debe llevar el precio.

 Al regalar se deben tener en cuenta diferentes aspectos: si es para un rifar
en un evento, si es para entregrselo a una persona distinguida en un
evento, si son regalos promocionales. En cualquiera de los casos deben ser
cosas prcticas y agradables a la vista de quien lo recibe.
 El valor del regalo debe ser ni demasiado discreto ni demasiado costoso, ya
que podramos poner a la persona que lo recibe en una posicin incmoda.
 Hay que cuidar la presentacin del regalo, su envoltorio (no se puede
entregar un regalo en una bolsa de plstico cualquiera).

17.1. Aspectos a tener en cuenta en la entrega de regalos a los asistentes

de un evento

Los regalos, son importantes para emitir una correcta imagen empresarial. Si su
empresa es organizadora de un evento, deber tener en cuenta regalar objetos
que vayan de acuerdo a la cultura de la regin. Sin embargo, hay que observar
que el tamao, el volumen puede convertirse en un impedimento u obstculo para
la persona que se lo va a llevar. Adicionalmente hay que tener en cuenta la cultura
del visitante pues el regalo puede resultar ofensivo y no recibirlo.

Adicionalmente es importante tener claro el evento en el cual se enmarca este tipo

de regalo y a quien se le va a entregar. Es decir, si se ha tenido un conferencista
internacional importante durante un evento, no sera apropiado regalarle un llavero

78
promocional de la empresa, all la imagen de la empresa debe destacarse
comprando para la ocasin un regalo de una artesana propia de la regin donde
se realiza el evento.

17.2. Recomendaciones al recibir un regalo empresarial:

 Deben agradecerse sinceramente
 El regalo se abrir en presencia de la persona que nos regala.
 El regalo se mostrar al resto de los invitados y luego se guardar
cuidadosamente, mostrando inters por su cuidado.
 Los regalos no deben cambiarse, a menos que exista suficiente
confianza de decrselo a la persona que lo regala.

17.3. Posibles regalos

Los siguientes son los regalos que bien podra ofrecer una empresa, para siempre
ser recordados en un evento empresarial u otro:

Chocolates o bombones de infinitas formas, con el logo de la empresa o del

evento.
Bolgrafos econmicos y de alta gama
Calculadoras
Calendarios
Estuches
Bolsos
Maletines
Herramientas de viaje
Neveras
Mugs
Radios
Relojes
Manos libres

79
Agendas
Tarjeteros
USB
Linternas
Paraguas
Cuidado personal
Pastilleros
Abrecartas
Costureros
Porta tarjetas
Juegos
Velas de aromaterapia
Productos cosmticos
Peines
Portavasos
Imanes de nevera
Camisetas
Bolsos
Gafas de sol
Mantas de viaje

80
 18. BIBLIOGRAFA

Ana Elosa Ziga. Moderno manual de etiqueta y protocolo. Crculo de

Lectores, 1996

Ann Marie Sabath. Etiqueta en el trabajo. Editorial El Drac,2001

Protocolo y Etiqueta (2010). Disponible en www.protocolo.org. Consultado

en Marzo 14 de 2011.

Frases y pensamientos clebres (2008). Disponible en

www.frasesypensamientos.com.ar. Consultado en marzo 17 de 2011

Citas y frases clebres (2011). Disponible en www.sabidurias.com.

Consultado 17 de marzo de 2011.

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