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Guia Tecnica para La Elaboracion de Organigramas en El Sector Publico Panameno PDF
Guia Tecnica para La Elaboracion de Organigramas en El Sector Publico Panameno PDF
ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
E N E L S E CT O R
PBLICO PANAMEO
Julio, 2009
REPBLICA DE PANAM
MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO
ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
EN EL SECTOR
PBLICO PANAMEO
2009
MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DEL ESTADO
DONACIANA ACOSTA
DIRECTORA
SONIA DE TACK
JEFA DE DEPARTAMENTO
PERSONAL TCNICO
RENEIDA DE OTERO
AMINTA IGLESIAS
XIOMARA TEM
MERLIN C. DE ARCHIBOLD
Analista de Sistemas Informticos
Unidad de Cmputo - DDIE
ROSA NAVARRO
Secretaria
INDICE
PGINA
PRESENTACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
INTRODUCCIN ................................................. viii
I. ASPECTOS GENERALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
A. Jerrquica o de Lnea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
B. Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
C. Mixta (Jerrquica-Funcional) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
A. Caractersticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1. Precisin, Claridad, Exactitud, Comprensibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
B. Requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1. Vigencia, Actualidad y Realidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2. Uniformidad, Sencillez y Simplicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
A. Simbologa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1. Rectngulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
a) Distribucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
b) Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
c) Dimensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
d) Distancia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2. Lneas de Conexin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
3. Smbolos Usuales para Representar las Relaciones de Comunicacin . 7
4. Smbolos Usuales para Identificar el Tipo de Unidad Administrativa 8
a) Unidades o Tipos de Asesoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
b) Unidades Deliberantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
b.1 Smbolos a Emplear para Graficar la Condicin de las
Unidades Deliberantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
c) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin . . . . . . . . . . 10
PGINA
d) Unidades o Segmentos Administrativos de Operacin
Desconcentrados y Descentralizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
d.1 Desconcentrados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
d.2 Descentralizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
B. Simbologa para Identificar los Diversos Tipos de Relaciones . . . . . . . . . . 11
1. Relacin Principal de Autoridad (Relacin Lineal) . . . . . . . . . . . . . . . . 11
2. Relacin de Autoridad Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3. Relacin de Asesora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4. Relacin de Coordinacin y/o Colaboracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
5. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades
Desconcentradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6. Relacin con las Unidades Desconcentradas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
7. Separacin entre Unidades Centrales y rganos o Unidades
Descentralizadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
- Modelo A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
- Modelo B (Organizacin del Sector Pblico de la Repblica
de Panam 2006) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
8. Relacin de las Comisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
C. Caractersticas del Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1. Extensin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2. Encabezamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
3. Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas . . . . . . . . . . . . . 19
- Organigrama Jerrquico de las Unidades Administrativas . . . . . . . 20
4. Recuadro de Niveles Estructurales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
- Organigrama Estructural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
D. Criterios para Graficar Figuras dentro de un mismo Nivel Jerrquico . . . 22
A. Segn su Forma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1. Organigrama Circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2. Organigrama Bloque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3. Organigrama Escalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4. Organigrama Horizontal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
5. Organigrama Mixto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
6. Organigrama Semicircular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
7. Organigrama Vertical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
B. Segn su Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1. Organigrama Estructural . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2. Organigrama Funcional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3. Organigrama de Puestos o Personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
C. Segn su mbito de Accin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1. Organigrama General o Sinttico y Especfico o Analtico . . . . . . . . . 30
1.1 Organigrama General o Sinttico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
PGINA
1.2 Organigrama Especfico o Analtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
D. Alcance de los Organigramas Generales y Complementarios . . . . . . . . . . . 32
1. Generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2. Complementarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
E. Extensin del Diagrama de Organizacin u Organigrama . . . . . . . . . . . . . 34
ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
BIBLIOGRAFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Reconocimiento
vii
INTRODUCCIN
viii
I. ASPECTOS GENERALES
B. Finalidad
Para los Expertos en Organizacin y Mtodos: Es el punto inicial para hacer una
apreciacin real de la entidad. Su anlisis permite detectar posibles
duplicaciones, dispersiones o lagunas, multiplicidad de relaciones de
dependencia, insuficiente coordinacin y un grado de supervisin inadecuado.
C. Importancia
1. En su Diseo
2. En su Representacin Grfica
2
D. Ventajas
A. Jerrquica o de Lnea
B. Funcional
C. Mixta (Jerrquica-Funcional)
A. Jerrquica o de Lnea
3
DIRECCIN
B. Funcional
En este tipo de estructura, una unidad administrativa o una persona puede tener dos o
ms jefes, en una materia, especialidad o funcin especfica. El Organigrama que
refleja esta organizacin presenta una multiplicidad de lneas de autoridad y
responsabilidad. Entre las unidades de mando, la jerarqua de cada jefe queda
limitada a una de las funciones o grupos de actividades comunes.
DIRECCIN
Departamento Departamento
de Departamento
Tcnico Administrativo
Operaciones
4
C. Mixta (Jerrquica-Funcional)
Se pueden dibujar otras lneas que reflejen las relaciones de control, coordinacin, etc.
diferencindolas para que puedan distinguirse fcilmente.
DIRECCIN
ASESORA ASESORA
A B
A. Caractersticas
B. Requisitos
5
2. Uniformidad, Sencillez y Simplicidad
A. Simbologa
1. Rectngulos
a) Distribucin
b) Contenido
c) Dimensin
6
d) Distancia
2. Lneas de Conexin
El grueso de las lneas de conexin debe ser igual a travs de todo el organigrama.
Las lneas de conexin se trazan vertical u horizontalmente, de forma tal que al
unirse a otra lnea o rectngulo, forme un ngulo de noventa grados. En los
organigramas verticales, la lnea debe partir del punto medio de la lnea inferior del
rectngulo de mayor jerarqua, y terminar en el punto medio de la lnea superior
del rectngulo que le sigue en jerarqua.
Ejemplo:
A
En cuanto a los organigramas horizontales, la lnea partir del punto medio del lado
derecho del rectngulo de mayor autoridad y se conectar al punto medio izquierdo
del rectngulo siguiente.
Ejemplo:
A B
- Descentralizacin:
Lneas quebradas en forma de Z.
- Desconcentracin:
Lneas quebradas en forma de dos tringulos laterales,
atravesadas por lneas largas de trazo discontinuo con
puntos intermedios.
8
- Asesora externa en un rea especfica, pero de intervencin
peridica.
b) Unidades Deliberantes:
Comisin, Comit.
9
b.1 Smbolos a Emplear para Graficar la Condicin de las Unidades
Deliberantes
Semi-Permanente Transitorio
INTERNA EXTERNA
A B
d.1 Desconcentrados:
10
Las unidades descentralizadas o autnomas, no son todas igualmente
autnomas, por lo que se deber indicar los diferentes grados de autonoma
de la siguiente manera:
SECTOR
Ejemplo:
B C D
El grfico debe disponerse de manera que todas las unidades administrativas que
dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea. (En el ejemplo
anterior, se observa que las unidades administrativas B, C, y D dependen
directamente de A.).
11
es conveniente ensayar diferentes colocaciones hasta hallar la que permita suprimir
los cruces, o reducirlos al mnimo.
Ejemplo:
A
B C
B C
D E F G
D E F G
H I J K
I J K
Puede observarse en este ejemplo, que a pesar de que las unidades administrativas D
y E dependen de B, existe una relacin de mando especializado de la unidad
administrativa C con E; as como tambin la relacin de I con D o viceversa.
3. Relacin de Asesora
Es la relacin existente entre los rganos que tienen por objetivo aconsejar e
informar a los rganos de lnea, en aquellos campos que requieren conocimientos y
12
experiencia tcnica especializada. Se grafica por medio de lneas continuas de trazo
fino, colocadas perpendicularmente a la lnea de autoridad principal del rgano al
que asesoran.
Ejemplo:
ASESORA
ASESORA ADMINIS-
LEGAL
ASESORA TRATIVA
LEGAL
Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la
institucin o entre unidades de un mismo nivel jerrquico o entre unidades del
Gobierno Central y otros organismos pblicos.
Ejemplo:
A
B C
D E F G H
13
Puede observarse en este ejemplo, que existe una relacin directa de coordinacin
y/o colaboracin entre las unidades B y C, como tambin entre D, E y H.
MINISTERIO
M DE SALUD
OFICINAS
CONCENTRADAS
OFICINAS
DESCONCEN-
TRADAS
UNIDADES ENTIDADES
SANITARIAS DESCONCENTRA - HOSPITALES
DAS
Esta relacin se grafica mediante lneas cortas de trazo discontinuo, tal como se
observa en el modelo inmediato.
14
MINISTERIO
DIRECCIN DIRECCIN
RGANO
DESCONCENTRADO
Esta relacin se dibuja mediante una lnea quebrada en forma de Z que contacta a
las unidades descentralizadas con las oficinas centrales, tal como se puede observar
en los modelos A y B que se incluyen a continuacin:
15
MODELO A
MINISTRO
DIRECCIN DIRECCIN
INSTITUTO
AUTONMO
16
MODELO B
17
8. Relacin de las Comisiones
Las relaciones que se dan en las diferentes comisiones existentes dentro del Gobierno
Central, pueden ser clasificadas en:
a) Comisiones Internas.
b) Comisiones Externas (interinstitucionales).
Estas ltimas son las integradas por los representantes de diversas instituciones
gubernamentales que tienen por objeto coordinar determinadas acciones de dos o
ms organismos durante un perodo transitorio.
Ejemplo:
COMISIN
EXTERNA
COMISIN
INTERNA
1. Extensin
2. Encabezamiento
18
Ejemplo:
MINISTERIO
1 2 3
Ejemplo:
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizativa las
unidades administrativas o cargos que las ejercen en forma descendente. Los niveles
jerrquicos son fundamentales para determinar el grado de importancia de las unidades
administrativas y en consecuencia, ubicarlas dentro de la estructura organizativa. Deben
ser producto de las necesidades de la organizacin. Las estructuras organizativas de las
instituciones del sector pblico comprenden tres (3) niveles: Direccin, Departamento y
Seccin.
19
Organigrama Jerrquico de las Unidades Administrativas
MINISTRO
DIRECTOR GENERAL
DIRECCIN DIRECCIN
SECCIN SECCIN
Los organigramas estructurales reflejan los niveles estructurales o sea, los que
identifican de manera general el tipo de funcin que realizan las unidades
administrativas ordenadas jerrquicamente. Es el tipo de organigrama mas utilizado
en nuestra Administracin Pblica.
20
Organigrama Estructural
NIVEL POLTICO
Y DIRECTIVO
UNIDAD
DIRECTIVA
NIVEL COORDINADOR
UNIDAD
COORDINADORA
NIVEL ASESOR
UNIDAD
ASESORA
NIVEL FISCALIZADOR
UNIDAD
UNIDAD FISCALIZADORA
FISCALIZADORA INTERNA
EXTERNA
NIVEL AUXILIAR
DE APOYO
UNIDAD
DE
NIVEL APOYO
TCNICO
UNIDAD
TCNICA
NIVEL
OPERATIVO
UNIDAD UNIDAD
OPERATIVA OPERATIVA
NIVEL
EJECUTOR
UNIDAD
EJECUTORA
UNIDAD
DESCONCENTRADA
21
D. Criterios para Graficar Figuras dentro de un mismo Nivel Jerrquico
Para la ubicacin de las distintas figuras que hayan de aparecer en el organigrama dentro
de un mismo nivel jerrquico, es recomendable atender los siguientes criterios:
3. El orden en que las unidades orgnicas pueden sustituir al rgano del nivel superior.
A. Segn su Forma
1. Organigrama Circular
22
2. Organigrama de Bloque
DIRECCIN GENERAL
23
3. Organigrama Escalar
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento
DIRECCIN
Departamento
Departamento
Departamento
4. Organigrama Horizontal
Esta forma se utiliza para representar estructuras que cuentan con gran nmero de
niveles jerrquicos.
DEPARTAMENTO
DIRECCIN
DIRECCIN
GENERAL DEPARTAMENTO
DIRECCIN
24
Tambin puede representarse ubicando los nombres de las unidades administrativas en el
dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados).
Departamento
DIRECCIN
DIRECCIN
5. Organigrama Mixto
El Organigrama Mixto, combina los modelos vertical y horizontal mientras que los
niveles inferiores en forma vertical, trazando las lneas de autoridad claramente, con el
objeto de detallar los niveles de dependencia de cada una de las unidades
administrativas dentro de la institucin. Esta forma surge con el propsito de lograr
una mejor distribucin de espacio, cuando existe un gran nmero de unidades
administrativas.
DIRECCIN
GENERAL
25
Tambin puede representarse ubicando los nombres de las unidades administrativas en el
dibujo, sin recuadros o figuras geomtricas (rectngulos o cuadrados).
DIRECCIN GENERAL
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
6. Organigrama Semicircular
26
7. Organigrama Vertical
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN DIRECCIN
DIRECCIN GENERAL
DIRECCIN DIRECCIN
27
B. Segn su Contenido
1. Organigrama Estructural
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN DIRECCIN
DIRECCIN DIRECCIN
2. Organigrama Funcional
28
DIRECCIN GENERAL
29
DIRECIN GENERAL 5
DIRECTOR GENERAL 1
SUBDIRECTOR 1
SECRETARIA 2
MENSAJERO 1
30
1. 1 Organigrama General o Sinttico
DIRECIN
GENERAL
DIRECCIN DIRECCIN
A B
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
B-3 B-4
31
1. 2 Organigrama Especfico o Analtico
DIRECCIN
A
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
A-1 A-2
1. Generales
2. Complementarios
32
33
E. Extensin del Diagrama de Organizacin u Organigrama
CODIGO CODIGO
CODIGO
1 2
DIRECCIN
SECCIN
DEPARTAMENTO
SECCIN
34
VI. PROCESO PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
1. La Recopilacin de Informacin
Los datos que se recopilen debern estar en relacin directa con las lneas o
unidades que se desean representar en la estructura. Especificando y aclarando
este aspecto se proceder a la recopilacin correspondiente a:
35
2. Las Fuentes de Informacin
a) La Investigacin Documental
b) La Investigacin de Campo
36
responsabilidad, complejidad de las acciones, toma de decisiones y tipo de
personal.
1. Divulgacin
Para estos efectos, los mismos debern estar disponibles a todo el personal y a los
usuarios, de la institucin de manera que sea de fcil acceso su conocimiento o
consulta.
2. Revisin y Actualizacin
Ver Gua Tcnica para Determinar Niveles Jerrquicos de las Unidades Administrativas de las
Instituciones del rganos Ejecutivo del Ministerio de Economa y Finanzas.
37
Entre los criterios que prevalecen con mayor nfasis para revisar y actualizar los
organigramas encontramos:
38
ANEXOS
39
ANEXO No. 1
Los niveles estructurales son las divisiones que se hacen a la estructura de la organizacin de
una entidad. A travs de ellas se ubican o se identifican las unidades administrativas de
acuerdo al tipo de funcin que de manera general realizan las mismas dentro de la
institucin. Estas divisiones se hacen en concordancia con los niveles jerrquicos, que
aunque los mismos son diferentes, se relacionan. La parte estructural se refiere a la funcin
y la jerrquica a la autoridad. Este tipo de organigrama ayuda a identificar rpidamente las
responsabilidades de determinada unidad administrativa y a ubicarla en el nivel jerrquico
apropiado al momento de elaborar dichos organigramas. Esto permite adems, una mejor
visin del acercamiento de las funciones de las unidades administrativas a las reas de
decisiones o del objetivo de la Institucin. El propsito de utilizar este modelo es el de
uniformar la presentacin de los organigramas para cualquier tipo de anlisis sectorial o
general y tambin, para su presentacin en el Manual de Organizacin del Gobierno de la
Repblica de Panam.
Ejemplo:
Nivel Coordinador
En este nivel se ubican las unidades administrativas que tienen como funciones principales
propiciar y lograr la interrelacin de las labores y actividades que ejecuta la institucin en la
bsqueda y logro de un objetivo comn, procurando que en el desarrollo de esas
actividades el mismo se cumpla en forma armoniosa, ordenada y racional. En este nivel se
ubican las unidades administrativas que desempean acciones de planificacin,
40
organizacin, direccin, y control de forma general en la entidad, as como tambin las
comisiones de trabajo creadas para un fin especfico.
Ejemplo:
Nivel Asesor
Las unidades administrativas que corresponden a este nivel ejercen orientacin, aclaran,
aconsejan, proponen y recomiendan acciones a seguir a cualquier unidad administrativa que
conforman la dependencia, a fin de conseguir los fines adscritos a la institucin, siendo sus
funciones de asesoramiento y asistencia tcnica especficamente.
Ejemplo:
Nivel Fiscalizador
Se incluyen en este nivel todas aquellas unidades administrativas que desarrollan actividades
de fiscalizacin, regulacin y control de todos los actos de manejo de fondos y otros bienes
pblicos a nivel interno de la institucin o instituciones que ejerzan estas funciones para
todo el Sector Pblico.
Ejemplo:
Ejemplo:
1
Esta entidad no es parte de la organizacin, pero por costumbre, se refleja en este nivel.
41
Nivel Tcnico
Nivel Operativo
Agrupa las unidades administrativas que dentro de las instituciones hacen posible alcanzar
los objetivos institucionales y gubernamentales en beneficio de la comunidad en general
(son unidades fines).
Subnivel Ejecutivo
Ejemplo:
Subnivel Ejecutor
Ejemplo:
Departamento, Seccin.
Se seala como recomendacin general al elaborar los organigramas de los organismos del
gobierno, la conveniencia de dar a cada unidad administrativa la nomenclatura y
denominacin completa, de acuerdo a lo establecido en sus respectivas disposiciones legales
(del rgano Ejecutivo o internas de las entidades) que las crearon y/o por la Ley de
Presupuesto de la Nacin.
42
ANEXO No. 2
A. ASPECTOS GENERALES
43
6.2 De otras unidades? ___________; Cules? _____________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cmo? __________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Cundo? ________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
Por qu? ________________________________________________________
_________________________________________________________________
_________________________________________________________________
7. Rinde informes:
7.1. Al superior inmediato? _________; Cmo? ___________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Cundo? _______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Por qu? _______________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
8. Observaciones: _______________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
B. ASPECTOS JURDICOS
9. Anote a continuacin el ttulo, nombre, nmero y fecha de la(s) Ley(es) Decreto(s) o
Reglamento(s), (solamente los vigentes), relativos a las funciones de la unidad
administrativa:
44
Ordenamiento Legal Fecha
Leyes (L/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Decretos (D/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Reglamentos (R/)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Adjunte copia(s) de la(s) ley(es), decreto(s) o reglamento(s)
10. Indicar por orden de importancia o gravedad los problemas provenientes de fallas,
vaguedades u omisiones en los aspectos jurdicos, que regulan las actividades de esta
unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
11. Se establece en la legislacin autoridad necesaria para el desarrollo adecuado de las
funciones, que se le asigna a esta unidad?
45
Especifique la reglamentacin____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
12. Indicar si en el ordenamiento legal de la organizacin se incluyen procedimientos
engorrosos o difciles de cumplir o cuyo cumplimiento origina demoras o problemas
de otra ndole (mencione en qu reglamentacin).
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
13. Qu recomendaciones puede hacer o ha hecho usted o su unidad administrativa para
efectuar enmiendas a la reglamentacin?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
C. POLTICAS, OBJETIVOS Y PLANES
14. Existen polticas que sirvan de lineamientos para establecer los objetivos y planes de
esta unidad? __________;
Explique_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
15. Se establece en algn documento de la institucin los objetivos de la unidad
administrativa?________________________________________________________
____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
16. Enumere los objetivos bsicos de la unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
46
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
17. Son precisos los objetivos?_______; Explique______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
18. Enumere los planes y/o programas de la unidad administrativa.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
19. Contribuyen los planes y los programas a la consecucin de los objetivos de la
unidad administrativa?
Explique_____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
20. Participa usted en la formulacin de los planes de la unidad administrativa donde
labora?___________; Explique___________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
21. Obervaciones_________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
D. ORGANIZACIN
22. Enumere las funciones de esta unidad (orden de importancia).
47
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
23. Enumerar las funciones que por reglamentacin han sido asignadas a esta unidad y
no se cumplen. Explique brevemente por qu?______________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
24. Las funciones reflejan y contribuyen eficazmente a la consecucin de los
objetivos?________; Especifique_________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
25. Se necesitan otras funciones para un mejor logro de los objetivos?______________
Enumrelas___________________________________________________________
_____________________________________________________________________
__________________________________________________________________
48
26. Esta unidad efecta funciones que no le corresponden y que tambin realizan otras
unidades? Si_________, No__________ Cules son esas funciones?____________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu? _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
27. Realizan otras unidades funciones que deberan ejecutarse en esta unidad?_______
Cules son esas funciones?_____________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Qu unidades las realizan?______________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu? ____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
28. Se presentan cargas de trabajo durante alguna poca del ao?
____________________________________________________________________
Perodo______________________________________________________________
____________________________________________________________________
Causas______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
49
29. Est bien ubicada la unidad dentro de la estructura administrativa de la
entidad?______; En caso negativo, Cul sera la ubicacin apropiada?
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Por qu?____________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
30. Observaciones________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
E. COORDINACIN
31. Detalle a continuacin las unidades administrativas internas de la entidad con las
cuales esta unidad mantiene estrecha coordinacin y cooperacin._______________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Mencione en qu programa o actividades __________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
50
31.1 En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?
Escrita?____ Oral?____.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
31.2 Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior?
Explique_______________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
31.3 Se han tomado medidas para corregirlas?_______; en caso afirmativo qu
medidas? Si es negativo sugiera____________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
_____________________________________________________________
32. Detalle a continuacin las entidades gubernamentales con las cuales esta unidad
mantiene estrecha coordinacin y cooperacin.
Institucin Actividad
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
32.1 En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
51
32.2 Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior?____________________
Explique_______________________________________________________
______________________________________________________________
32.3 Se han tomado las medidas para corregirlas? ________; en caso afirmativo,
qu medidas? Si es negativo sugiera________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
33. Detalle a continuacin las entidades del sector privado con las cuales mantiene
estrecha coordinacin o cooperacin.
Institucin Actividad
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
33.1 En qu forma se lleva a cabo la coordinacin y cooperacin anterior?
______________________________________________________________
______________________________________________________________
33.2 Es efectiva la coordinacin y cooperacin anterior? ________ Explique ___
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
33.3 Se han tomado las medidas para mejorarlas?_______; En caso afirmativo,
qu medidas, si es negativo, sugiera.
______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
34. Qu problemas administrativos requieren soluciones inmediatas? Anotarlos en
orden de importancia.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
52
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
35. Observaciones Generales________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________ ____________________________
Nombre del Analista Nombre del Entrevistado
______________________________ __________________________
Fecha Cargo que Ocupa
53
INSTRUCTIVO
2. Ser recomendable realizar una reunin previa con los jefes de las unidades
administrativas, para darles a conocer los objetivos y procedimientos a seguir en el
desarrollo de la actividad; as como tambin comunicarles cual va a ser la informacin
que se va a requerir al llenar el formulario.
3. Deber leerse con cuidado cada pregunta siguiendo el orden en que estn presentadas las
mismas.
7. En cada una de las preguntas en las que el entrevistado responda no, se procurar
llenar el espacio correspondiente indicando o explicando el por qu del mismo.
54
GLOSARIO
ANLISIS
Revisin, estudio, diagnstico y recomendacin que se hace a un documento. Separacin de
cualquier cosa en sus partes o elementos integrantes, para un estudio y para tomar
decisiones.
AUTONOMA
Condicin de ciertas instituciones del Estado que se rigen por sus propias disposiciones,
poseyendo capacidad para elegir sus autoridades, siendo adems, autrquicas.
AUTORIDAD
AUTORIDAD FUNCIONAL
AUTORIDAD LINEAL
CENTRALIZACIN
55
CONCENTRACIN
CONEXIN
COORDINACIN
Es una funcin individual del gerente. Esencia de la habilidad gerencial, ya que armoniza
los esfuerzos individuales en la consecucin de las metas de grupo que es el propsito de la
organizacin.
DESCENTRALIZACIN
DESCENTRALIZACIN DE AUTORIDAD
DESCONCENTRACIN ADMINISTRATIVA
Proceso jurdico-administrativo que permite al titular de una institucin, por una parte,
delegar en sus funcionarios u rganos subalternos la responsabilidad del ejercicio de una o
varias funciones que le son legalmente encomendadas, y por otra, transferir los recursos
presupuestales y apoyos administrativos necesarios para el desempeo de tales
responsabilidades.
56
ESTRATO JERRQUICO (Vase Nivel Jerrquico)
Jerarquas en que se divide horizontalmente una institucin y en cada una de las cuales hay
funciones especficas que cumplir.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
ESTRUCTURA JERRQUICA
ESTRUCTURA ORGNICA
FORMULAR
FUNCIN
Grupo de actividades afines, ejecutadas con base a un plan o esquema general para la
consecucin de l o los objetivos trazados.
GRAFICAR
Accin y efecto de dibujar, graficar o trazar, alguna representacin para que sea ms fcil su
interpretacin.
Dispositivo que describe grficamente la representacin de datos, de manera que los mismos
se puedan interpretar ms fcilmente.
JERARQUA
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NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Jerarquas en que se divide horizontalmente una organizacin y en cada una de las cuales
hay funciones especficas que desarrollar.
NIVEL DE COORDINACIN
NIVELES ESTRUCTURALES
NIVELES JERRQUICOS
Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizativa las
unidades administrativas o cargos que las ejercen en forma descendente, con lo que se
delimita la responsabilidad de los mismos ante el funcionario o unidad administrativa
inmediatamente superior y su autoridad en relacin con el funcionario o unidad
administrativa inmediatamente inferior.
Grado de autoridad en orden descendente, a travs de los diversos niveles existentes en una
organizacin, con lo que se delimita la responsabilidad de cada funcionario ante el superior
inmediato y su autoridad en relacin en relacin con los que le reportan.
NOMENCLATURA
Trmino con que se identifican las unidades administrativas en forma rpida y consistente
por medio del ttulo de la unidad, para conocer el nivel estructural en que se localiza un
elemento dado en la organizacin (direccin, departamento, Seccin y otras).
OBJETIVO
ORGANIGRAMA
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ORGANIGRAMA ANALTICO
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Son los que representan la estructura formal de la entidad, es decir, ser rganos o servicios
ordenados jerrquicamente y, eventualmente, las conexiones o enlaces de coordinacin,
control, etc. entre dichos servicios.
ORGANIGRAMA JERRQUICO
ORGANIGRAMA SINTTICO
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
PATRN O MODELO
Forma que se propone y sigue la ejecucin de alguna cosa. Muestra que se utiliza para
dibujar otra igual.
PIRMIDE DE CARGOS
59
PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE MANDO
Principio que postula que slo debe existir una autoridad formal en cada unidad
administrativa, de manera que se reciban instrucciones de un solo jefe y ante l se informe
de los deberes asignados y cumplidos.
REGIONALIZACIN
RELACIN DE DEPENDENCIA
Interaccin existente entre una unidad superior y aquellas que le son directamente
dependientes.
RELACIN INTRASECTORIAL
Relacin ms directa que guarda una institucin con otra dentro de un sector.
RELACIN INTERSECTORIAL
Relacin existente entre instituciones que no pertenecen al mismo sector, pero que sus
programaciones involucran una accin de coordinacin con instituciones vinculadas a estos
programas.
RESPONSAB ILIDAD
Obligacin que tiene todo miembro de un rgano administrativo de cumplir sus deberes
como tal.
SECTOR
mbito poltico funcional y operativo interinstitucional que puede utilizar el Gobierno para
coordinar y racionalizar el uso de sus recursos.
Grupo de entidades pblicas que responden a determinada actividad econmica, social y/o
productiva. En cada sector las atribuciones o responsabilidades polticas del gobierno las
ejerce un ministro de estado.
60
SEGMENTO
Cualquiera de las partes en que se divide una estructura administrativa o porcin de un todo,
que al ser colocados en forma continuada hacen un conjunto.
SMBOLO
Letra, cifra, signo grfico, emblema, seal, prenda o marca utilizados para representar algo,
por ser considerados como representativos, sustantivos o distintos.
SUPERVISIN
Gua y direccin prestada a uno, o ms, individuos que lleva a cabo tareas u operaciones que
se les han asignado.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Trmino geogrfico que se utiliza para identificar todos los segmentos estructurales que
componen una institucin, ejemplo: direccin, departamento, seccin, etc.
UNIDAD DE MANDO
Principios que determina que debe existir una sola autoridad formal que da las rdenes, toma
decisiones y recibe los informes sobre el cumplimiento de los deberes de otra u otras
unidades de menor jerarqua. Se refiere a la ejecucin de una actividad cualquiera para la
cual el agente que la ejecuta recibe rdenes de un solo jefe.
61
BIBLIOGRAFA
12. Reyes Ponce, Agustn. Administracin de Empresas: Teora y Prctica. 2da. parte.
Mxico: Editorial LIMUSA, 1976.
62
13. Riccardi, Ricardo. El Manual del Director: Organizacin y Organigramas. Madrid,
Espaa: Ediciones Interciencia, 1965.
16. Tejera P., E. Organogramas. 4a. Reimpresin. San Jos, Costa Rica: Instituto
Centroamericano de Administracin Pblica (ICAP), 1969.
63
Primera Edicin 1982
Segunda Edicin 1984
Tercera Edicin 2009
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