Manual de Procedimientos Administrativo-Dpto Secretaria

TECNICATURA SUPERIOR EN GESTIN UNIVERSITARIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
de la
DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION
Departamento Secretara
ALUMNA: CRDOBA NORMA ADRIANA COMISIN N 02

Las funciones del Departamento Secretara de la DGA,

comprenden PRODECIMIENTOS GENERALES de
atencin al pblico, envo de documentacin a la
Representacin de la UNT en BsAs, por el Servicio Puerta a
Puerta, consulta de reglamentaciones vigentes por Leyes y
Decretos Nacionales, como as tambin el control de la
documentacin que ingresa al despacho del Director Gral de
Administracin, para su conocimiento u autorizacin.
En lo referente a los PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS, que implican registros en la Mesa
de Entradas, Salidas y Archivo de la DGA, en el Control de
Ausentismo, Licencias y Franquicias del personal de esta
Direccin, y en la elaboracin de Misiones Oficiales para
autorizacin de la Superioridad, por la Reserva de Pasajes
de Aerolneas y de Lnea, y las Liquidaciones de Viticos
segn reglamentaciones vigentes, se detallan puntualmente a
continuacin.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

ATENCIN AL PUBLICO
La atencin al pblico, implica disponer de conocimientos generales de la Direccin y
particulares del Departamento.
La atencin puede ser personal e implica celeridad en la consulta o trmite que se gestiona.
Tambin telefnicamente, siguiendo igual procedimiento de disponer de los recursos
necesarios o en su defecto, el registro del trmite, indicando: hora, concepto y nombre del
solicitante.
BOLSIN de la UNT Servicio puerta a puerta

La Universidad, dispone de este servicio para la remisin de documentacin a BsAs y
viceversa. El proceso de recibo y envo de bolsines lo ejecutan los responsables del Dpto
Secretara de la DGA y de la Representacin de la UNT en BsAs.
Es necesario registrar en el libro-remito BOLSIN a BsAs, la fecha y la documentacin que
se remite, transcribiendo destinatario y remitente del sobre o paquete que se enva.
Posteriormente y debidamente cerrada la bolsa, se deposita en la Intendencia del Rectorado
para que desde all, la retire el servicio autorizado; y por servicio de aerolneas ingrese a la
provincia de destino. Desde all, el procedimiento es similar, hasta llegar a la
Representacin, y viceversa. Se prev dependiendo de la aerolnea-, que el arribo del
Bolsn a la Intendencia del Rectorado, ocurre despus de media maana. Como as tambin,
el retiro del mismo desde la misma oficina, es a media tarde.
Asimismo el trmite conlleva, la entrega de los sobres o paquete al remitente que en stos
se indica. Para ello, telefnicamente se comunicar a las Facultades y Dependencias de la
existencia de los bultos a retirar. Y deber quedar registrada la firma del que retira el
paquete en el remito que manda la Representacin.
BOLETINES OFICIALES y ANALES DE LEGISLACIN

Por autorizacin de la Superioridad se dispondr para su consulta en la DGA Dpto
Secretara-, de los Boletines que se remiten de la Representacin en BsAs y en los que se
transcriben todas los Decretos, Leyes, Resoluciones y Disposiciones del Poder Legislativo
y Organismos Nacionales. Igualmente aunque parcialmente y desde aos anteriores,-, se
puede acceder a los mismos mediante Internet o por suscripcin directa para este rubro- en
LA LEY (por disposicin de la superioridad y previo trmite en el Dpto Compras de la
DGA). El papel impreso (Boletn Oficial de la Nacin) se archivar en el Dpto y con
posterioridad (teniendo en cuenta el plazo estipulado por ley para la preservacin del
archivo de la documentacin) se remitir por intermedio del Dpto Bienes Patrimoniales al
Archivo de la DGA.
Los Anales de Legislacin que por suscripcin mediante procedimiento administrativo del
Dpto Compras-, ingresarn a la DGA por la Intendencia Servicio de Correo- y se
archivarn en la Bibliteca de la DGA. Estos libros transcriben algunos Decretos, Leyes,
Resoluciones y Disposiciones del Poder Legislativo y Organismos Nacionales.
DESPACHO DEL DIRECTOR
La documentacin que ingresa a la DGA, en algunos casos, es necesario para la

prosecucin del trmite, su visado o autorizacin por la Direccin General. Se detallan a
continuacin, los casos a tener en cuenta.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EXPEDIENTES
Los exptes que llegan a la DGA por trmite de pago, INGRESAN pero no egresan puesto
que corresponde su archivo (Dpto Bienes), junto con la documentacin de pago
Los exptes que llegan para informe o toma de razn de disposiciones mediante resolucin
rectoral-, INGRESAN y EGRESAN de la DGA
Los exptes que llegan para toma de razn de autorizacin por apertura de ctas
bancarias,rgimen de compras, etc., INGRESAN y se ARCHIVAN en el Dpto Secretara
Ingreso de Expedientes
Previa recepcin de los exptes de la Direccin Gral de Mesa de Entradas, se proceder a

controlar los datos que figuran en el parte (que se debe firmar e indicar la fecha)
Nota
Los exptes que por peticin de la autoridad (y por celeridad del trmite) se reciban
directamente (sin previo registro en la Direccin Gral de Mesa de Entradas), se proceder
de igual forma que de aqul que ingresa en forma ordinaria
Registro y Trmite de Expedientes
Clasificar los expedientes por tema

Colocar el sello de recepcin de exptes, indicando la fecha de ingreso y el dpto de destino
Mediante el sistema informtico de Mesa de Entradas, dar el Alta al expte
Registrar en el formulario de remito de exptes : fecha de ingreso, ao y nro del expte,
concepto (resumiendo la gestin que se tramita) y entregarlo previa firma del destinatario
Nota
Los expedientes por Deuda Consolidada-Accidentes de Trabajo-Sunsidios por
Fallecimiento-Juicios-Refrigerio :
Clasificar los expedientes por tema
Colocar el sello de recepcin de exptes, indicando la fecha de ingreso y el dpto de destino
Mediante el sistema informtico de Mesa de Entradas, dar el Alta al expte
Registrar en Ficha rosa, el ao y el nro del expte, el nombre del casusante, asunto (breve
resumen) y en el rea de Trmite: la fecha de ingreso del expte y el dpto de destino,
entregndolo previa firma del destinatario
Egreso de Expedientes
Previa remisin de los exptes a la Direccin Gral de Mesa de Entradas, se proceder a

registrar en el formulario de remito de exptes (en la columna posterior al nro de expte), el
destino (siendo la letra M la que indica Mesa de Entradas) y la fecha de salida de la DGA
Mediante el sistema informtico de Mesa de Entradas, dar la Baja del expte

Registrar en el Libro-Remito de egreso de Exptes, la fecha de salida de la DGA juntamente

con el ao y nro de expte, entregndolo en Direccin Gral de Mesa de Entradas, previa
firma del que recepciona
Nota
Los exptes que por peticin de la autoridad (y por celeridad del trmite) se remitan
directamente (sin previo registro en la Direccin Gral de Mesa de Entradas), se proceder
de igual forma que de aqul que egresa en forma ordinaria
Observaciones
Los expedientes por Deuda Consolidada-Accidentes de Trabajo-Sunsidios por
Fallecimiento-Juicios-Refrigerio :
Registrar en Ficha rosa, en el rea de Trmite: la fecha de egreso del expte indicando con la
letra M que su destino es Direccin Gral de Mesa de Entradas y la firma del que efecta el
registro ( un integrante del Dpto Secretara)
Mediante el sistema informtico de Mesa de Entradas, dar la Baja del expte
Registrar en el Libro-Remito de egreso de Exptes, la fecha de salida de la DGA juntamente
con el ao y nro de expte, entregndolo en Direccin Gral de Mesa de Entradas, previa
firma del que recepciona
Observaciones
Algunos exptes requieren del trmite interno (circuito administrativo dentro de la DGA),
entonces deber quedar registrado cada uno de los pasos indicndose en el formulario de
remito de exptes, la fecha de ingreso al dpto, ao y nro de expte, concepto y firma del
destinatario. Asimismo, la salida del expte de ese dpto, para continuar el trmite en otro, se
registrar en la columna posterior al nro de expte, la fecha y el destino del dpto. Esto
conlleva un nuevo ingreso del mismo expte a otro dpto.
Foliado y Protocolizacin
Los exptes que egresarn de la DGA, previa confeccin del informe por el Dpto inherente
al tema tramitado, se reservarn en la biblioteca de la DGA para la firma de la Direccin.
Previamente se tendr en cuenta los folios del mismo (nro de hojas del expte),
correspondiendo el foliadp en caso de que el informe se elabore en nueva hoja. Asimismo,
se colocarn los sellos de fecha del da y del director, finalizndose de esta manera la
protocolizacin
Confeccin de Expedientes
Para algunas notas de la DGA (debidamente protocolizadas) es necesario por el trmite
que implican- hacerlas exptes. Para ello, la nota de la DGA protocolizada, se enviar a la
Direccin Gral de Mesa de Entradas para el origen del Expte (confeccin de cartula y alta
de nro de expte). La copia e la nota con el sello de Mesa de Entradas indicando el nro de
expte, se archivar en el bibliorato correspondiente al tema

CLASIFICACION DE EXPEDIENTES
Es necesario clasificar los expedientes que ingresan, por trmite que implique la gestin
que se solicita. De esta manera, se discriminarn y luego registrarn en el departamento de
la DGA que corresponda.
Temas o trmites que incluyen un circuito administrativo en esta Direccin :
JUICIOS.- Por pago de honorarios o reclamos por Deuda Consolidada o Refrigerio, se

remitirn directamente al Dpto Administrativo.
OFICIOS por EMBARGOS.- Previa vista de la Direccin y su registro en Bibliorato
Dptos DGA Ao en curso-Director se remitirn a la Tesorera Gral con su correspondiente
descargada del remito Director, y nuevo registro y archivo en Bibliorato-Dptos DGA Ao
en curso-Tesorera.
ACCIDENTES DE TRABAJO.- Por este concepto, y si se autoriza el reintegro de los
gastos, se remite directamente al Dpto Administrativo, recibindose en PC el Expte y
registrndose su ingreso en el remito para exptes Dpto Administrativo
SUBSIDIO por FALLECIMIENTO.- Este trmite implica el ingreso de dos veces a esta
DGA. La primera, para que con el informe de Haberes y Personal, el Dpto Administrativo
proceda a hacer la reserva preventiva del importe a pagarse. Posteriormente, con la
Resolucin del Rectorado autorizndose el pago por el importe calculado, se remite
nuevamente al Dpto Administrativo, a sus efectos. En todo esto, se observar el
procedimiento del registro de los pasos del expte.
PASANTIAS con cargo a Rectorado.- El ingreso del expte a la DGA, incluye la
Resolucin Rectoral por la cual se autoriza el pago de una pasanta, por un importe fijo y
mensual. Entonces se procede a remitir el expte al Dpto Administrativo. El expediente se
reservar en ese Dpto hasta la culminacin de los pagos mensuales, siendo en el ltimo en
el que se agrega al Lto y la Orden de Pago que va a la Tesorera y posteriormente a Bienes
Patrimoniales (para archivo definitivo de la documentacin) por intermedio de Rendiciones
de Ctas.
BECAS ESTUDIANTILES.- Por disposicin Rectoral mediante Resolucin, y listado
adjunto con la nmina de estudiantes supervisada por la Secretara de Asuntos
Estudiantiles, se proceder a liquidar el importe mensual, procedindose a realizar cargos a
las Facultades y Dependencias por el total de las becas que incluye la nmina de
estudiantes del sector. Cumplimemtado el plazo otorgado po resolucin, se reserva el expte
en el dpto Administrativo, hasta la prxima autorizacin de la superioridad.
PEDIDO DE FONDOS.- Previa vista por la Direccin y su consiguiente registro en remito
de expedientes, luego de autorizado su trmite por la Direccin, se proceder a dar de baja
al expte en el remito de Direccin para ingresarlo al Dpto Administrativo con su
consiguiente registro en ese dpto.
AYUDAS ECONOMICAS.- Mediante Resolucin Rectoral se otorga ayudan econmicas
para asistencias a congresos, para realizar doctorados en el extranjero o en su defecto por
disposicin de la superioridad en otros casos puntuales. Ingresar el expte y concluido el
registro en el dpto, se remite directamente al Dpto Administrativo para la liquidacin de la
Ayuda Econmica.

PERSONAL DE SEGURIDAD.- Por Resolucin Rectoral se autoriza la contratacin de

personal de seguridad para desarrolar tareas afines en la UNT. El Expte con la resolucin
ingresar por nica vez a la DGA y se envira al Dpto Administrativo, donde se reserva
hasta la culminacin del contrato. Asimismo el detalle del personal al que se le abonar la
suma fijada, puede incluirse en la resolucin o en su defecto, mensualmente y haciendo
referencia al Expte y la resolucin, ingresarn notas, las que debidamente autorizadas por la
Secretara responsable, previo visado de la Direccin se remiten al Dpto Administrativo.
COMPRAS VARIAS.- Se puede iniciar un expte para la provisin de insumos, materiales
varios, etc. Siendo autorizado el gasto por la Superioridad y visado por la Direccin y
con la conformidad de sta (previamente se registr su ingreso en remito de expte a
Direccin), se enviar al Dpto Compras, registrndose en remito Direccin el pase a
Compras e iniciando en ste el reegistro del expte.
SEGURO AUTOMOTOR.- Con la autorizacin del Rector e informes de la Direccin de
Automotores, se puede iniciar por expte, la autorizacin para la contratacin del
seguro de la flota de vehculos de la UNT. Ingresado a la DGA y visado por la
Direccin y con la conformidad de sta (previamente se registr su ingreso en remito
de expte a Direccin), se enviar al Dpto Compras, registrndose en remito Direccin
el pase a Compras e iniciando en ste el registro del expte.
PEDIDO DE FONDOS.- Por gastos de funcionamiento o pagos detallados, se puede
solicitar por expte, debiendo venir autorizado el gasto. Visado por la Direccin se
remitir al Dpto Administrativo para su trmite de elaboracin de cargos para el pago
por la Dependencia solicitante o con la elaboracin de ltos y su inclusin en rdenes
de pago en la Tesorera Gral.Esto implica un primer registro del expte en Direccin y
luego en Dpto Administrativo.
RESOLUCIONES DE CREDITOS PRESUPUESTARIOS.- Ingresan para la toma de
razn y se remitirn directamente al Dpto Registraciones con su consiguiente registro en
ese Dpto. Con la firma del jefe del Dpto, la Direccin de Contabilidad y la Direccin Gral
egresar el expte de la DGA, indicndose en el remito del Dpto Registraciones su salida a
Mesa Gral de Entradas.
RESOLUCIONES GENERALES.- Vienen para toma de razn de la Direccin,
Resoluciones del Rectorado por designaciones, traslados, recategorizaciones, temas de
inters universitario, etc. Esto incluye el registro del expte en remito Direccin, la
colocacin del sello SE TOMO RAZON y la reserva del expte en la Biblioteca, para su
firma.
VITICOS Y PASAJES.- Tambin pueden ingresar pedido de liquidacin de viticos o
reserva de pasajes, mediante u expediente. Registrndose en el remito
DONANCION DE BIENES.- Normalmente las donanciones que reciben la UNT, ingresan
a la DGA para su conocimiento y trmite correspondiente en el Dpto Bienes Patrimoniales,
quien efecta la matrcula de cargo correspondiente al bien.
Igualmente la compra de bienes, incluyen este procedimiento.
TRANSFERENCIA DE BIENES.- Los bienes de la Universidad distribudos en distintas
dependencias, deben ser perfectamente localizados por el Dpto Bienes, por lo que es
necesario, informar -mediante expte-, el traslado de un bien para el correcto inventario de la
dependencia.
PAGO A DOCENTES-COLONIA H MOLLE.- Por resolucin se designarn docentes
para tareas de recreacin en la Colonia de Horco Molle-durante la poca de verano, por lo
que ingresar el expte a la Dga y se remitir directamente al Dpto Administrativo.

RESOLUCIONES
Resoluciones del Rectorado

Ingresan por la Direccin Gral de Mesa de Entradas
Se deber controlar los datos que figuran en el Libro remito de Resoluciones de Mesa de
Entradas, con las resoluciones que ingresan, firmando e indicando la fecha de recepcin
Se clasificarn las resoluciones por tema, para luego distribuirlas
En el margen superior derecho, se colocar el sello de ENTRADA a la DGA, indicndose
la fecha y el dpto de destino
Las de inters de la direccin, se entregarn para su conocimiento y posterior
archivo en el Bibliorato Resoluciones Rectorado-tema-
Las correspondientes al dpto administrativo, previo registro en el libro de remito de
resoluciones, indicndose la fecha de ingreso, nro de resolucin, concepto (breve
resumen) y se entregarn debiendo quedar registrado la firma del que recepciona
Las correspondientes al dpto registraciones, se fotocopiarn debiendo constar en la
fotocopia, la firma del que la recepciona. Posteriormente se archivar en el
Bibliorato Resoluciones Rectorado-tema
Se archivarn en el Bibliorato LEGAJOS, las Resoluciones cuyo tema implican a la
Direccin de la DGA y a su personal
Resoluciones del Ministerio

Ingresan por la Bolsa, ya que se remiten desde la Respresentacin de la UNT en BsAs
En el margen superior derecho, se colocar el sello de ENTRADA a la DGA, indicndose
la fecha de ingreso
Sern visadas por la Direccin
Se fotocopiar y entregar una copia a Tesorera Gral, Dpto Registraciones y Direccin de
Contabilidad
Asimismo se entregar dos copias a Direccin de Presupuesto
Es necesario que la firma de los destinatarios figure en la Resolucin que se archivar en el
Bibliorato Resoluciones del Ministerio-tema
Resoluciones de la DGA
Se confeccionan en el Dpto Compras por trmite inherente al mismo, o en el Dpto
Secretara por disposicin de la Direccin.
Previa firma de la Direccin, se protocolizarn colocndose Nro y fecha
Se archivar una copia en el Bibliorato correspondiente
Nota
Es necesario observar que el nro de las resoluciones sea consecutivo por ao calendario.
Por ello, habr que tomar recaudos para reservar nros acorde a la fecha que debe tener la
misma. En caso de finalizar el ao y quedaren nros pendientes de uso, se colocar en hoja
con membrete de la DGA, y en el margen superior derecho, la leyenda RESOLUCIN
ANULADA

NOTAS
Las Notas se confeccionarn con logo de la DGA y debidamente protocolizadas (sellos de

fecha, firmas y nro de nota), se remitirn al destinatario.
El formato segn reglamentaciones vigentes, indica tener en cuenta los mrgenes (siendo
mayor el izquierdo y el superior). Se colocar el nro de nota en el margen superior derecho;
filas siguientes (y centrado) lugar y fecha. Se indicar el destinatario en el margen
izquierdo (resaltado y con maysculas). Luego se procede, a la redaccin del texto,
observando dejar un espacio de dos renglones entre prrafos. Es procedente que en el
prrafo inicial, -brevemente- se exponga el sentido de la nota, el que se explayar en
prrafos siguientes.
Las notas de trmite ordinario, se encuentran en archivos con respaldo informtico -con
nombre orientativo del tema- y en el directorio ADRIANA-Word-NOTAS de la DGA
Remitiendo el original al destinatario, es necesario, archivar una en el Bibliorato
correspondiente al trmite en cuestin, adems de colocar una copia en el Bibliorato Notas
de la DGA (ya que en ste se encuentran las notas ordenadas consecutivamente y sin
anexarse el antecedente, porque se adjunta a la nota que se archivar en el Bibliorato
Departamentos de acuerdo al tema que incluya-)
ARQUEO UAI : Ingresando a la DGA un Arqueo de la UAI a una Dependencia, se
registra en remito de expte el arqueo y se remite a Rendiciones de Cuentas en donde
se elabora el informe solicitado. Esto se adjuntar a la nota impresa de la referencia,
a fin de remitir a la UAI con la debida firma de la Direccin. Archivar con el acuse
de recibo en Bibliorato UAI.-
BLOQUEO DE CAJAS DE AHORRO-Nota al Bco : Ingresar a la DGA una nota
de la Direccin de Haberes, o de alguna Facultad (con la firma del Decano)
solicitando un pedido de bloqueo de dinero, de la Caja de Ahorros perteneciente a
un empleado de la UNT. Previo a la impresin y con el pedido de bloqueo que llega
a la DGA es conveniente informarse telefnicamente con el Tesorero del Banco,
para saber si, a la fecha, el importe bloqueado se encuentra an acreditado. Es
posible que el importe que informe el Banco sea superior al pedido bloqueado, pero
slo se deber bloquear el importe indicado. En su defecto, si el importe disponible
en la Caja de Ahorro fuera menor, se bloquear ste informndose al solicitante del
bloqueo : Direccin de Haberes o Dependencia-. Los antecedentes se archivarn
juntamente con una copia de la nota de referenciaprotocolizada-y con el acuse de
recibo del Bco, en el Bibliorato Departamento Tesorera- c/c a la Tesorera Gral.
CERTIFICACIN DE CAJAS DE AHORRO : Suele ser un pedido personal de
un empleado de la UNT, para ser presentada normalmente en instituciones
bancarias. Imprimir una copia para entregrsela protocolizada y firmada al
solicitante.
APERTURA DE CAJAS DE AHORRO-Nota al Bco : Al ingresar de la Direccin
de Informtica una nota que detalla la nmina de personas que solicitan la apertura
de Cajas en el Bco de Galicia acompaada de un diskette-, se remitir al Banco
juntamente con el original de la nota de la referencia protocolizada- y la copia que
volver con el acuse de recibo junto con fotocopia del listado de personas que
solicitan cajas de Ahorro-, se archiva en Bibliorato Informtica.-

CAMBIO DE BANCO-Nota a Informtica : Por solicitud personal (ya que por

decreto nacional los empleados estatales pueden elegir la institucin bancaria para el
cobro de sus haberes) y mediante nota que ingresa a la DGA, se adjuntar una
impresin de la nota de referencia, para remitirla a Informtica protocolizada- y
copia de esto con el acuse de recibo de Informtica- se archivar en Bibliorato
Informtica.-
PERSONAL INGRESANTE-Comunicado por Direccin de Personal : Ingresa la
nota de Direccin de Personal detallando la nmina de personas que solicitan
apertura de Cajas en el Bco de Galicia, juntamente con los formularios de solicitud
de apertura manuscritos por ellos. Se adjuntar un impresin de la nota de la
referencia que protocolizada, se remite a Informtica. La copia con el acuse de
recibo, se archivar en el Bibliorato Informtica, junto con una fotocopia del listado
de personas que desean Caja de Ahorro en el Bco de Galicia.-
CHEQUE EN EFECTIVO PARA EXTRANJEROS-Nota al Bco Nacin:
Ingresar una Nota de C y T por la que se solicita el cambio en efectivo del cheque
que se presentar en ventanilla, por tratarse de un extranjero y por lo tanto no posee
cta cte para depositarlo, como lo establecen las disposiciones vigentes). Entonces, se
imprime una copia de la nota de referencia para entregrsela protocolizada y
firmada por la Direccin y la Tesorera Gral, al profesional extranjero (que adems
viene a retirar el cheque que se emite de la Tesorera por pago de estipendios) y la
copia con el antecedente (nota de CyT) se archivar en el Bibliorato Notas DGA.
DEVOLUCIN TICKETS CANASTA: Imprimir dos copias por Dependencia
(segn listado emitido por la Tesorera Gral) y una vez protocolizadas se reservan en
la Biblioteca para la firma de la Direccin. Posteriormente, se remitir una copia al
destinatario, y la otra con el acuse de recibo se archivar en el Bibliorato Nota de la
DGA. Como es factible que haya demora en distribuir la totalidad de las notas, es
necesario indicar los nros de notas afectados y colocarlos en el bibliorato Notas de
la DGA (de reserva), hasta tanto se archiven las notas mismas.
HOTEL : Ingresar a la DGA Nota que autorizada por un funcionario del
Rectorado, solicita la reserva de alojamiento para invitados de esta Casa disertantes
en Conferencias o Eventos de ndole universitario. Es necesario que se indique la
fecha de ingreso y egreso del Hotel y si adems del alojamiento, se incluir la
comida, para indicar estos datos en la Nota que se enva al Hotel. Una vez visada
por la Direccin, se gestionar la reserva telefnicamente- y luego se imprimirn
copias de la nota de la referencia que una vez protocolizada, se enviar el original al
Hotel adelantndosela por fax-, y la copia con el acuse de recibo y la nota que
ingres a la DGA, se archivarn en el Bibliorato Departamentos Secretara- a
efectos de adjuntarlas luego cuando ingrese la Factura que del Hotel que vendr con
posterioridad.
LA GACETA : Ingresar a la DGA una nota de una Dependencia o Escuela,
solicitando la publicacin de un aviso que adjuntan. Observar, que es necesario que
se indique la fecha de publicacin o los das de sta. Visado por la Direccin el
pedido, se imprimir una copia de la nota de la referencia, la que protocolizada y
acompaada por el aviso a publicar que tambin se puede transcribir- se remite al
diario. La copia con el acuse de recibo se adjunta al aviso y la nota de la
Depoendencia o Escuela, y se archiva en el Bibliorato Departamentos Secretara-,
a efectos de acompaar luego a la Factura que remitir con osterioridad el diario.

LACTANCIA : Por reglamentaciones en vigencia, el empleado estatal de la DGA,

en este caso-, puede solicitar, le permitan acceder al derecho otorgado una hora de
su jornada- para amamantar a su hijo. Por ello, es necesario presentar una nota a la
Direccin, para que una vez autorizada, se adjunte a una impresin de la nota de
referencia y se eleven a la Superioridad, por intermedio de la Direccin Gral de
Mesa de Entradas. Copia de esto con el acuse de recibo de Mesa de Entradas y el
Nro de Expte que origin-, se archivar en el Bibliorato Legajos Personal de la
DGA-
LICENCIA ANUAL : El objeto de esta nota es comunicar a la Direccin de
Personal la nmina del personal de esta DGA que usufructuar la licencia ordinaria
o extraordinaria de invierno., teniendo en cuenta disposiciones vigentes.
El pedido de usufructuo de la licencia, lo solicitar cada agente de la DGA, para
autorizacin de la Direccin, mediante nota visada por el Jefe del Departamento.
Autorizado por la Direccin el pedido, se imprimirn copias de la nota de referencia
para remitir original y sin los antecedentes, a Direccin de Personal, y la copia con
el acuse de recibo de Dir de Personal- con la nota de pedido del agente, se archivar
en Bibliorato Ausentismo Lic Anual- como antecdente.-
Asimismo se dejar asentado en archivo Exel Licencia Anual ao que
corresponda-, el perodo de usufructuo de cada agente y por consiguiente el saldo
actual una vez descontados los das solicitados-. Este saldo se transcribe en la nota
de referencia, juntamente con el perodo de usufructuo. Igualmente, es conveniente
actualizar en el archivo Exel Lic Anual das pendientes- el saldo a la fecha.
LICENCIA POR ESTUDIO : De acuerdo a reglamentaciones vigentes, los
empleados estatales, tienen derecho a solicitar licencia por estudio, para actividades
deportivas, para perfeccionar conocimientos acadmicos, etc.
En case de tratarse de un pedido de Licencia por Estudios, es necesario que el
agente la solicite, indicando el perodo como as tambin la materia y la carrera que
cursa. La nota se presentar en el Dpto Secretara, visada por el Jefe del Dpto y
autorizada por la Direccin. Entonces, se proceder a imprimir copia de la nota de
referencia, para elevarla protocolizada- a la Superioridad por intermedio de la
Direccin Gral de Mesa de Entrada, lo que dar origen a un Expte y Referentes-ante
pedidos posteriores-. Copia de esta nota (con el acuse de recibo) se archivar en el
Bibliorato Ausentismo Lic Estudio-

FORMULARIOS
Los formularios que se detallan debern estar a disposicin del solicitante. Se

dispondr de los formularios que se detallan, por la impresin de los mismos del
archivo que a continuacin se indica.
PLANILLA DE ASISTENCIA : A efectos de indicar la presencia diaria del

empleado en su lugar de trabajo, es necesario la impresin de este archivo y la
consiguiente firma del agente. Se imprimir mensualmente del archivo Adriana-
Formularios-Word para que diariamente se distribuya por Departamentos, debiendo
ingresar a la Direccin para su visado y posterior remisin a Direccin de Personal.
Se observarn las reglamentaciones de ausentismo que nos rigen.
VALES DE CAJA CHICA : Se otorgarn vales de caja chica ante la solicitud de

las DEPENDENCIAS DEL RECTORADO. A modo informativo se conocern las
disposiciones que por este rgimen nos rigen. El formulario del archivo Adriana-
Formularios-Exel, se imprimir con nro correlativo y por ao calendario.
Se otorgarn los formularios que se detallan, disponindose de los mismos por la

remisin de stos desde la Direccin de Imprenta de la UNT :
PEDIDO DE OBRAS : Se fotocopiar el formulario que obra en poder de este

Dpto, -tres copias-, en las que se detallar el pedido de obra. Con la autorizacin de
la Direccin, se entregar al personal de la Direccin Gral de Construcciones
(Rancho) a sus efectos. Se archivar copia c/acuse de recibo en Bibliorato Pedidos a
la Imprenta y Construcciones.
PEDIDOS A LA IMPRENTA : En original y copia del formulario ya impreso, se

detallar y adjuntar modelo de la solicitud efectuada. Con la autorizacin del Jefe
del Dpto, se remitir a la Direccin de la Imprenta de la UNT, a sus efectos. Se
archivar copia c/acuse de recibo en Bibliorato Pedidos a la Imprenta y
Construcciones.

CIRCULARES
Previa autorizacin de la Direccin, se notificar a las Facultades y Dependencias

de reglamentaciones vigentes, emanadas de Decretos o Leyes Nacionales. Asimismo
el CIERRE DE EJERCICIO se comunicar mediante Circular a las Dependencias y
Facultades. Se proceder a transcribir el texto, otorgndose Nro a la Circular
(mediante su registro en el cuaderno de Circulares) con formato similar al de las
Notas de esta Direccin, y archivo en PC Adriana-Circulares-Word. Se imprimirn
un juego de la Circular producida, reservndose una copia para archivar en el
Bibliorato CIRCULARES DGA y el acuse de recibo de las dependencias se
registrar en el cuaderno de remisin de Circulares.
El nro que se otorgar a las CIRCULARES, es correlativo (sin considerar el
ejercicio vigente).
NOTAS CIRCULARES
Por disposicin de la Direccin, se comunicar y notificar a las Facultades y

Dependencias de normativas o instrucciones emanadas de los Dptos de la DGA, de
la Asesora Impositiva de la UNT e incluso de la Direccin de Haberes. El
procedimiento es similar al de las Circulares, tanto en la elaboracin como en la
entrega de las mismas.
El nro que se otorgar a las NOTAS CIRCULARES, es correlativo por ao
calendario.

NOTAS PARA TRAMITE EN LA DGA
RECURSOS PROPIOS : Las Dependencias y Escuelas con Recursos

Propios suelen presentar en la DGA, debidamente autorizado por el
Secretario del Area, una nota indicando el importe que solicitan se debite de
la Cta Recursos Propios. Colocando la fecha en el sello ENTRO A LA DGA
se remitir para informe de la Tesorera Gral, archivando una copia con
acuse de recibo de la Tesorera-, en el Bibliorato Departamentos-Tesorera-.
Volver a la Secretara con el informe producido y con la autorizacin de la
Direccin, se remite al Dpto. Administrativo, archivando la copia de esta
autorizacin en el Bibliorato Administrativo.
El procedimiento a seguir por la Secretara Estudiantil es el siguiente:
ingresar nota solicitando Recursos Propios y adjuntarn un vale de Caja
Chica por el mismo importe que el citado en la nota. Colocndose en la nota
el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se remitir a informe de la Tesorera
Gral c/c para archivar en el Bibliorato Departamento-Tesorera. Con el
informe elaborado se har visar por la Direccin y se remitir (nota, informe
y vale) al Dpto Administrativo c/copia para archivar en Bibliorato
Administrativo.
FUNDACIN FAVALORO : La Facultad de Medicina puede solicitar
fondos que se encuentran disponibles y otorgados por la Fundacin.
Colocando el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se remite a Tesorera Gral
para confeccionar informe, archivndose copia con acuse de recibo en
Bibliorato Departamentos_Tesorera-. Volver con el informe de Tesorera
para la autorizacin de la Direccin y posterior pase al Dpto Administrativo,
debindose archivar copia con acuse de recibo del Dpto Administrativo en
Bibliorato Administrativo.-
PAGO DE PROCAP-REFORMA LABORAL : El agente de la UNT,
mediante nota que ingresa a la DGA, puede solicitar el pago del PROCAP o
concepto similar, por no haberlo percibido oportunamente, por razones que
expondr. Colocndose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se remite a
Tesorera c/c que se arvivar en Bibliorato Departamento-Tesorera-.
Producido el informe y la autorizacin de la Direccin, se enva al Dpto
Administrativo c/c para archivar en el Bibliorato Administrativo.-
PAGO DE SUELDO Caja de Ahorro CERRADA- : El empleado de la
UNT puede solicitar el pago de sus haberes, habiendo constatado por la
Institucin Bancaria la posibilidad de hacerlo, ya que su Caja de Ahorro se
encuentra cerrada. Ingresando la nota a la DGA y colocndose el sello
ENTRO A LA DGA y la fecha, se remite a Tesorera -c/c para archivar en el
Bibliorato Departamento-Tesorera-.. Con el informe producido por la
Tesorera (que consiste en adjuntar el listado enviado por el Banco de las
cuentas de pago de haberes que se encuentran cerradas, y en el que figurar
el nombre del solicitante) y la autorizacin de la Direccin, se remite para la
prosecucin del trmite al Dpto Administrativo c/c y acuse de recibo para
archivar en el Bibliorato Administrativo.

NOMINA DE RESPONSABLE DEL RETIRO DE FONDOS : Las

dependencias del Rectorado indicarn mediante nota firmada por el
Secretario del rea, los responsables del retiro de fondos de la Tesorera Gral.
Con el sello ENTRO A LA DGA Y la fecha, y visada por la direccin se
remitir a la Tesorerua Gral para su conocimiento y la copia c/el acuse de
recibo se archiva en Bibliorato Departamento-Tesoreera.
PEDIDOS DE FONDOS : Las Dependencias del Rectorado suelen solicitar

fondos del Proyecto de Articulacin Universidad-Escuela Media (bajo la
supervisin de la Dra Sirimaldi), o fondos enviados por la Tes Gral para la
asistencia a Talleres (Ing Lpez Fernetti), o pedido de reintegro de fondos de
la Direccin de Residencia y Comedores. Debiendo ingresar con la
autorizacin de la Secretara responsable se colocar el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha, se remite a Tesorera -c/c para archivar en el Bibliorato
Departamento-Tesorera-.. Con el informe producido por la Tesorera se
harn visar por la Direccin y se remitirn c/c al Dpto Administrativo,
archivndose la copia c/el acuse de recibo en el Bibliorato Administrativo.-
Pedidos de fondos en concepto de Caja Chica o Caja Chica USV o para
gastos de funcionamiento, suelen ingresan debidamente autorizados por la
Secretara responsable del rea. Colocndose el sello ENTRO A LA DGA y
la fecha, se autorizan por la Direccin y se remiten directamente al Dpto
Administrativo c/c para archivar en Bibliorato Administrativo.-
PEDIDO DE VITICOS Y PASAJES : Por notas debidamente autorizadas

por la Secretara responsable, se solicita pago de viticos, combustible o
pasajes a nombre de empleados o funcionarios de la UNT. Colocndose el
sello ENTRO A LA DGA y la fecha, con la autorizacin de la Direccin se
procede al inicio del trmite.
AUDITORIAS EN DPTOS DGA : Mediante notas de la UAI, se informa

la necesidad de practicar auditoras de temas especficos de esta Direccin.
Ingresadas y con el sello de ENTRO A LA DGA y la fecha, previa
autorizacin de la Direccin se remiten al Dpto en cuestin c/c para archivar
en el Bibliorato Departamento-s/el procedimiento a auditar- Posteriormente,
el informe producido por el Dpto de la DGA, se eleva a la UAI por
disposicin de la Direccin y se archiva copia en Bibliorato UAI.-
COMPRAS A EFECTUARSE : Notas con autorizacin para la compra

solicitada ingresan, y con el sello ENTRO A LA DGA y visadas por la
Direccin se remiten al Dpto Compras para proceder en cuestin c/c para
archivar en Bibliorato Departamento-Compras-.
Es factible tambin que se eleven presupuestos a considerarse para la
adquisicin de una determinada compra. Tambin en este caso se procede
como en el anterior.-

AFIP : La AFIP presenta en DGA una intimacin por falta de pago,

detallando el mes y ao con saldo deudor por falta de cumplimiento con las
obligaciones previsionales, otorgando plazo para el pago. Colocndose el
sello ENTRO A LA DGA y la fecha, y visada por la Direccin se remite a
Direccin de Contabilidad c/copia y acuse de recibo para archivar en
Bibliorato AFIP. Producido un informe se remitir a la AFIP y la copia se
archiva en el Bibliorato AFIP-Informes
FALTA DE APORTES EN AFJT : Suelen presentarse notas en la DGA de

algn empleado de la UNT adjuntando copia de los resmenes que recibe de
su AFJT, por la cual solicita informe respecto a los meses en los que figura
impago el aporte. Colocndose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha y
visada por la Direccin se remite para el informe de la Direccin de
Contabilidad c/c con acuse de recibo para archivar n Bibliorato
Departamento-Dir.Contabilidad. Producido el informe, se adjuntar a una
nota de elevacin al solicitante firmada por la Direccin (que elabora el Dpto
Secretaria mediante archivo ADRIANA-Word-
NOTAS RESPECTO A BIENES PATRIMONIALES : Las notas del Dpto

Bienes dirigidas a Dependencias UAI-Jurdicos-Mesa Gral de Entradas-,
ingresarn a la Biblioteca para la firma de la Direccin y posterior envo al
remitente, c/c y acuse de recibo al Dpto Bienes y archivo en el Bibliorato
Departamento-Bienes.
Las Planillas de Cargos que remite el Dpto Bienes, se firmarn por la
Direccin (reservndose en la Bibloioteca) y luego se devolvern al Dpto
debidamente selladas.
NOTAS DE CREDITO-PAGO SERVICIOS SANATORIALES : De la

UAI pueden ingresar notas solicitando informacin de notas de crdito
producidas poe el Dpto Rendiciones de Cuentas. Con el sello ENTRO A LA
DGA y visadas por la Direccin, se remiten al Dpto Rendiciones de Cuentas
c/c para archivar en el Bibliorato Departamento-Rend de Cuentas.-
Igualmente ante el ingreso de una nota u expte, adjuntndose facxtura de la
Asociacin de Clmnicas y Sanatarios de Tucumn, temitida por ASPE y con
la autorizacin de la Secretara Estudiantil. Con el sello y la fecha en que
ingresa y el visado de la Direccin, se remite al Dpto Rendiciones de
Cuentas, c/c de la nota para su posterior archivo, o con el debido registro del
expte en el remito del mismo departamento.
RESMENES DE FDOS ENVIADOS POR LA TESORERIA GRAL :

Ingresan por correspondencia enviada por la Representacin en BsAs,
dirigida a la Direccin, que luego de visadas y con el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha, se entrega original en la Tesorera Gral y copia a la
Direccin de Contabilidad. Se archivar copia con acuse de recibo de ambas
Direcciones en Bibliorato Fdos de la Tes Gral.

LIQUIDACIONES
El archivo de la documentacin que en concepto de pago de sueldo, procap y

reforma laboral e incentivo ingresa a esta DGA, es de utilidad en lo referente
a la informacin verbal o formando parte de una providencia en un
expediente que ingresa a ese fin. Esta informacin es requerida por la
autoridad o el empleado mismo.
LIQUIDACION DE SUELDO : De la Direccin de Informtica ingresarn

planillas de liquidacin de sueldo con nota de autorizacin de la Secretara
responsable para proceder al respecto. Colocndose el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha y luego de vistas por laDireccin, se desglosarn la planillas,
de manera de armar 1 juego para el dpto Administrativo (listado por orden
alfabtico del personal con cajas de ahorro (1 copia por Banco), listado por
Dependencia o Anexo del personal que cobra con cheque (2 copias). A la
Tesorera Gral se remitirn las planillas y el dikette que se enva al Banco
(con nota de elevacin que confecciona la Tesorera) y una copia del listado
por orden alfabtico del personal que cobra por cheque. Se archivar
(autorizndose su anillado) en el Dpto Secretara una copia del listado del
personal que cobra por cajero y en distintos bancos, y del listado por orden
alfabtico del personal que cobra por cheque.
LIQUIDACIN DE PROCAP y REFORMA LABORAL : De la

Direccin de Informtica remitirn con nota de autorizacin de la Secretara
Administrativa, las planillas para el pago por este concepto, debidamente
autorizadas por el secretario del rea. Colocndose el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha y luego de ser visadas por la Direccin,se deber observar, si
se acredita en cajas de Ahorro de enviar a la Tesorera Gral el listado y el
diskette para el Banco, como as tambin una copia del listado por orden
alfabtico del personal que cobrar por cheque. Asimismo al Dpto
Administrativo una copia del listado por orden alfabtico del personal con
caja de ahroo, dos copias del personal que cobra por cheque y se discrimina
por dependencia o anexo. Quedar para el archivo en el Dpto Secretara una
copia del listado por orden alfabtico del personsal con caja de ahorro, una
copia del personal que cobrar mediante cheque. Se anillar posteriormente.
En caso de autorizarse el pago en efectivo y por intermedio de las Tesoreras
de la UNT, se remitir al Dpto Administrativo dos copias del listado del
personal discriminado por Dependencia o anexo, archivndose una similar
para el Dpto Administrativo, que se anillar y archivar. Posteriormente y
por indicacin de la Direccin se comunicar telefnicamente a las
Facultades y Dependencias (Extensin, Residencia y Comedores y
Construcciones) del horario para el retiro del cheque por intermedio de los
Tesoreros o Delegados Administrativos, su cambio en el Banco y posterior
pago en cada tesorera.

LIQUIDACIN DE INCENTIVO A DOCENTES MEDIOS (FONID) :

De la Direccin de Informtica ingresarn planillas de liquidacin de
incentivo a docentes de Escuelas Medias (FONID), autorizadas por el
Secretario del rea. Colocndose el sello ENTRO A LA DGA, la fecha y el
visado de la Direccin, se proceder de manera similar al pago de sueldo. Se
archivar copia de lo remitido al Dpto Administrativo c/acuse de recibo en el
Bibliorato FONID. Posteriormente de la Direccin de Contabilidad o en este
mismo Departamento se proceder a confeccionar la rendicin del pago
efectuado para remitirse a la Secretara de Polticas Universitarias con la
firma del Secretario Administrativo y envo por Bolsa a la Representacin en
BsAs. Copia de esta nota de Rendicin se archivar en el Bibliorato FONID
LIQUIDACIN DE INCENTIVO A DOC. INVESTIGADORES-CyT :

De la Secretara de Ciencia y Tcnica remitirn planillas de liquidacin por
este concepto, debidamente autorizadas por el secretario del rea.
Colocndose el sello de ENTRO A LA DGA, la fecha y el visadao por la
Direccin, se remitir a la Tesorera Gral el listado y diskette para enviar al
Banco y al Dpto Administrativo el listado por orden alfabtico del personal
al que se le acreditar el importe liquidado en la respectiva caja de ahorro,
como as tambin el listado de los docentes que cobrarn por cheque y que se
encuentran clasificados por la Facultad a la que pertenecen. Se archivar
copia con acuse de recibo en el Bibliorato -CyT- Incentivo
LIBRAMIENTOS FOMEC : Los fondos que por este concepto enva la

Nacin., son manejados por la Unidad Ejecutora FOMEC, autorizndose su
pago mediante libramientos que ingresan a la DGA. Colocndose el selo
ENTRO A LA DGA, la fecha y el visado de la Direccin, se registran en
libro-remito FOMEC y se entregan en el Dpto Rendiciones de Cuentas a sus
efectos.

INGRESO DE FACTURAS
Facturas para pago de servicios
Las facturas por servicios, cuyo pago se encuentra autorizado por la

Superioridad, ingresarn debidamente conformadas por el Area de Servicios
de Terceros, indefectiblemente.
GASNOR : Por la intendencia del Rectorado ingresan las facturas de las

factuades y dependencias y se remiten para su control y conformacin del
area citada. Posteriormente, se remiten a la DGA para su pago. Colocndose
el sello ENTRO A DGA y la fecha, se registra el Nro de Factura, importe y el
vencimiento y se enva al Dpto Administrativo c/acuse de recibo en el remito
FACTURAS.
YPF-RESPOL : Por autorizacin de la Superioridad, la factura del gas
envasado de la ESCUELA DE AGRICULTURA y la RESIDENCIA DE
HORCO MOLLE, se atendern con presupuesto Rectorado, debiendo
ingresar a la DGA debidamente conformadas por el Area de Servicio de
Terceros, y colocndose el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, se registran
en remito FACTURAS y se envan al Dpto Administrativo. Es factible que
estas facturas ingresen con una nota de elevacin de la Dependencia que las
remite; debindose observar que la factura est correctamente conformada,
procedindose luego normalmente.
TELECOM : Siguiendo el proceso anterior, ingresarn a la DGA
conformadas por el Area de Servicios de Terceros con el sello ENTRO A LA
DGA y la fecha se registrarn en el remito FACTURAS indicndose los
rubros detallados anteriormente.
Las facturas de TELECOM servicio de Internet, sern conformadas por la
Direccin de Informtica e ingresarn a la DGA para su pago. Con el sello
ENTRO A LA DGA y la fecha, se registrarn en el remito FACTURAS y se
envan al Dpto Administrativo para su trmite.
Las facturas de ARNET (por igual concepto), con el sello de ENTRO A LA
DGA y la fecha, se conformarn por la Direccin de Contabilidad y
registrarn en remito FACTURAS con remisin al Dpto Administrativo.
TELEFNICA : La Representacin de la UNT en BsAs, remitirn por
Bolsa las facturas por este servicio. Pueden teniendo en cuenta el
vencimiento- adelantarlas por fax. En cualquier caso se remitirn al Dpto
Administrativo a sus efectos, previo colocado del sello ENTRO A LA DGA;
la fecha y su registro en el remito FACTURAS.
EDET : Como en casos anteriores, ingresarn por Intendencia las facturas
por este servicios y posteriormente conformadas por el Area de Servicio de
Terceros a la DGA para su pago. Con el sello ENTRO A LA DGA y la fecha,
se registrarn en el remito FACTURAS y se envan al Dpto Administrativo
para su trmite.
OST : Observando el procedimiento ordinario del ingreso de facturas en la
DGA, se remitirn al Dpto Administrativo a sus efectos, previo registro en
remito FACTURAS:

Otros gastos con autorizacin de la Superioridad
El pago de honorarios del taqugrafo en sesiones del H.C.Superior, se

encuentra autorizado por la superioridad, por lo que el trmite de la factura
que ingresa a la DGA ( y lo remite y conforma Direccin Acadmica), es
similar a las de pago por servicios.
Tambin incluyen este procedimiento las facturas de OCA-Servicio Puerta a
Puerta (conformadas por la Secretara Acadmica-Direccin de Ttulos), LA
GACETA, CORREO ARGENTINO y HOTEL CARLOS V (conformadas
por la Secretara Administrativa-Direc.de Ceremonial), NOA CONTENIDO
y RADIO 21 (conformadas por la Secretara de Extensin o Administrativa),
y el pago del SEGURO DE VIDA al personal de la UNT (conformada y
remitida por la Direccin de Personal)
Igualmente, ANALES DE LEGISLACIN-LA LEY-ERREPAR (suscripcin
por intermedio del Dpto Compras), SEGURO AUTOMOTOR y
EMPRESAS DE PASAJES (areos y terrestres con Cta Cte), Servicio de
Fotocopiado (con Cta Cte), Servicio de Aire Acondicionado Central saln de
la DGA(con adjudicacin del Dpto Compras), se conformarn en la DGA.
Facturas para pago de impuestos
Algunas Facultades y Dependencias, pueden elevar a la DGA, facturas para

pago de tasas municipales e impuestos provinciales (Rentas-Inmobiliario-
CISI-Patente de Vehculos). Ante esto, observando que se encuentren
conformadas por el Decanato o la Delegacin Administrativa
correspondiente, y con el sello ENTRO A LA DGA, y la fecha, se registran
en el remito FACTURAS para que el Dpto Administrativo informe al
respecto (por cuanto la Universidad, se encuentran exenta del pago de estos
conceptos). Posiblemente, el informe se traduzca en una nota que con la
firma de la Direccin se remitir a la Dependencia de origen, previa
protocolizacin y archivo c/acuse de recibo en el Bibliorato Notas DGA.
FORMULARIO 572 : Declaracin Jurada del interesado del grupo familiar a
cargo, a efectos de ser deducida del impuesto a las ganancias
Facturas para pago de Proveedores
Estas facturas debern estar conformadas por los Secretarios de Area para
ingresar a la DGA. Con el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, sern visadas
por la Direccin para luego remitirse al Dpto Administrativo, registrando los
datos de Nro , importe y fecha de factura en el remito FACTURAS. Es
posible, que por disposicin de la Direccin el trmite lo efecte el Dpto
Compras, remitindose previo registro en el libro remito FACTURAS con el
registro de los datos sealados.

CONTROL DE AUSENTISMO y LICENCIA
El Dpto Secretara efectuar el control de ausentismo de todo el personal de

la DGA, teniendo en cuentas las reglamentaciones vigentes en cuento a
justificaciones, franquicias y licencias.
Control de Ausentismo : Se registrarn diariamente las inasistencias del

personal por cualquier concepto (Salud Pblica Direccin de Salud
Razones Particulares u otras y Licencias Anuales u otras).
Posteriormente se constatar que las ausencias por enfermedad, se confirmen
con partes mdicos remitidos por la Direccin de salud o Salud Pblica.
Asimismo las inasistencias por motivos particulares, que por encuadrarse en
las prescripciones de los Decretos vigentes, se acompaarn del Formulario
de Justificacin de Inasistencias, que el agente debe presentar dentro de las
48 horas de incurrida la falta.
Igualmente el personal que usufructu das de licencia, deber incluirse en
notas y los das comunicados debern respaldarse con lo indicado en la
Planilla de Asistencia, que se remiten a comunicacin de la Direccin de
Personal. En caso de Licencias por Estudio o Deportes, tambin deber
figurar el agente en nota de elevacin de la Direccin a la Superioridad,
confeccionndose expediente y los das comunicados coincidirn con lo
registrado en la planilla de asistencia.
El agente, que teniendo justificadas sus inasistencias por razones de salud,
no se reintegre al da siguiente, deber justificar su inasistencia con una
prrroga por el mismo concepto, o en su defecto por motivos particulares.
No as cuando el agente que haya solicitado licencia anual y no se reintegre
el da previsto, ste se considerar automticamente como licencia anual
siempre y cuando disponga de saldo de das pendientes-, por cuanto la
licencia ordinaria que nos rige contempla das corridos (por lo tanto la
misma, se corta al reintegrarse el agente al trabajo).
El control de ausentismo que efecta el Dpto Secretara, debe comunicarse
mensualmente y hasta el da 10 de cada mes- a la Direccin de Personal con
el visto de la Direccin, detallndose en archivo Adriana-Nota-Word (Parte
Mensual). Se elabora el mismo, detallando lo indicado en los partes mdicos
o en las justificaciones por razones particulares, que se adjuntar con foliado.
El control debe ser estricto, constatando con la documentacin que se
anexa-, la inasistencia del agente por firma autorizada segn el concepto del
que se trate. Por lo expuesto, y al no poder respaldar y por lo tanto justificar
la inasistencia, se comunicar en el parte mensual NOTA u
OBSERVACIONES-, indicndose el nombre del agente y los das de
inasistencia como sin justificacin. Es posible que las inasistencias por
razones de enfermedad demoren en remitirse desde el Servicio Mdico; ante
esto, se constatar telefnicamente con el citado organismo, si la/s falta/s se
encuentra justificada por el mdico y se indicarar la ausencia del parte en
NOTA u OBSERVACIONES (debindose adjuntar el parte recibido
tardamente despus de la fecha establecida por la Direccin de Personal-
en el parte de control de ausentismo del mes siguiente.

Licencia Ordinaria y Extraordinaria de Invierno :
La licencia anual ordinaria es un derecho del agente otorgado y

reglamentado s/disposiciones vigentes. Por lo expuesto, deber observarse
los das que correspondan de usufructuo de acuerdo a la antigedad del
agente.
El empleado solicitar autorizacin para disponer de la misma, mediante
nota visada por el Jefe del Area y autorizada por la Direccin. Al ingresar de
este modo al Dpto Secretara, se proceder a descontar los das solicitados
que corresponden a das corridos del calendario- del archivo Adriana-
Formulario-Exel. ; de este modo el saldo producido se indicar en la nota de
comunicacin de la Licencia a Direccin de Personal segn archivo Adriana-
Nota-Word, indicndose el perodo de usufructuo y los das que implican.
Asimismo se proceder a archivar copia (de lo impreso de los dos archivos)
en el Bibliorato Ausentismo-Lic Anual.
Se tendr en cuenta el reintegro del agente al da posterior de la fecha
solicitada y autorizada. De no ocurrir esto, se considerar Licencia Anual
prrroga (y no se permitir justificar por razones particulares), por cuanto
la licencia ordinaria que rige para la administracin pblica nacional, es de
das corridos del calendario, culminando la misma ante el reintegro del
agente a sus funciones y el consiguiente registro de su firma en la planilla de
asistencia. Nuevamente entonces, deber informarse de la ampliacin de la
licencia a Direccin de Personal y el nuevo saldo de das que esto produce.
Por consiguiente se archivarn nuevas copias de los archivos word y exel en
el Bibliorato Ausentismo-Lic Anual.
La Licencia Extraordinaria de Invierno la otorga el Rector al personal de la

Universidad, por un perodo estipulado y con observaciones pertinentes al
usufructuo de la misma en el lapso dispuesto. Igualmente se proceder a
comunicar a la Direccin de Personal, la nmina del personal de la DGA que
gozar del beneficio, utilizndose el archivo Adriana-Notas-Word c/c en
Bibliorato-Ausentismo-Lic Anual. En caso de que el personal de la DGA no
pueda, por razones de servicio, usufructuar la misma en el perodo estipulado
parcial o totalmente-, se comunicar a la Direccin de Personal,
indicndose el usufructuo producido y el saldo pendiente, a efectos de
solicitar autorizacin para disponer del mismo con posterioridad.

LIQUIDACIONES DE VITICOS y RESERVA DE PASAJES
Por reglamentaciones vigentes, la Superioridad autoriza a liquidar una suma

establecida como VITICO, y que se deduce del cargo del agente de la
Administracin Pblica Nacional. Establecindose los das a liquidar, se procede al
respecto. Asimismo se otorgarn los PASAJES, si la Superioridad lo autoriza,
indicndose el medio de traslado.
MISIONES OFICIALES
Representa la autorizacin del Rectorado en nuestro caso- o de la Facultad por ser

Sub-Responsable, para la asistencia a Congresos, trmites en Organismos
Nacionales o Internacionales, en carcter de representante de la UNT.
Son formularios que se elaboran en el Dpto Secretara, en los que se indica el
nombre del agente en comisin, su destino y el gasto que implica la misin, como
as tambin se indicar la partida presupuestaria con que se atender. Asimismo es
necesario otorgar nmero correlativo- a las misiones oficiales, para control y
posterior compaginacin con las liquidaciones que se efectan. Devuelto el
formulario al Dpto Secretara, debidamente firmado por las autoridades, se adjuntar
a la liquidacin de vitico y se remitir al Dpto Registraciones -la imputacin del
gasto- para finalmente llegar a la Tesorera para su pago. Igualmente copia de la
misma, se adjuntar al recibo de pasaje otorgado (en caso de autorizarse vitico y
pasaje) para incorporarlo como documentacin anexa a la factura que remitir la
Empresa (ya que stos son atendidos con la cta cte que la Universidad mantiene), y
que conformada se remitir al Dpto Administrativo a sus efectos.
LIQUIDACIN DE VITICOS PARA EL PERSONAL DE PLANTA
El formulario basado en una planilla de clculo, requiere de los datos que se detallan
(y que se indican en la celda correspondiente) :
Nro de liquidacin
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Cargo que ocupa dentro de la planta de personal de la UNT
Destino
Das de viticos autorizados
Importe Total (en letras)
Se observarn las reglamentaciones que nos rigen y la autorizacin emanada con
respecto a la misin en particular, para indicar la correspondencia por Igual Vitico.
Asimismo, es necesario indicar cuando el vitico diario implique Vitico Tope,
Vitico Personal Contrato o Vitico Mnimo.

LIQUIDACIN DE VITICOS PARA EL PERSONAL CONTRATADO

Por reglamentaciones vigentes el personal contratado de acuerdo al sueldo
estipulado- se clasifica en cuatro rubros, cada cual tiene establecido un vitico
diario. El formulario, -planilla de clculo- que se usa, requiere los siguientes datos :
Nro de liquidacin
Monto del contrato de servicios
Destino
Indicar s/cuadro que se despliega el tramo (A D) en se encuadra el agente
RENDICIN DE VITICOS
Mediante este formulario, el agente (de planta o contratado) rendir el vitico
liquidado, transcribiendo los datos del pasaje, y adjuntndolos.
En caso de extravo de los mismos, el agente adjuntar Declaracin Jurada por tal
concepto.
Para el llenado de esta planilla de cculo, es necesario indicar :
Nro de Liquidacin de Vitico
Das de viticos liquidados
LIQUIDACIN Y RENDICIN DE VITICOS INTERNACIONALES

Segn reglamentaciones vigentes y si la autoridad lo estipula, si un agente es
comisionado al exterior, se podr liquidar vitico internacional.
El vitico diario internacional, est determinado en funcin de la categora del
comisionado y el pas de destino.
La planilla de clculo para este tems, requiere de los siguientes datos :
Nro de liquidacin
Cargo que ocupa dentro de la planta de personal de la UNT
Destino
En caso de que el agente sea comisionado a varios pases, en cuadro anexo a la
liquidacin, se indicar por pas, los das de estada, el vitico diario
correspondiente y el clculo das*vitico diario. Finalmente el cculo del total de
viticos liquidados que se transcribe en letras- en el formulario de viticos. Se
solicitar de una Institucin Bancaria la cotizacin al da y se proceder a realizar el
clculo de conversin dlares estadounidenses-pesos.
RENDICIN DE VITICOS INTERNACIONALES

En formulario especfico, se precisarn los datos requeridos en el mismo.

LIQUIDACIN DE PASAJES - COMBUSTIBLE - OTROS
Se utilizar este formulario indistintamente, en casos de reintegro de pasajes

(adjuntando los mismos), de pago de peaje o gastos de combustible, Inscripcin a
Congresos, cursos, etc. Se indicar para cada caso en particular, el importe.
Al igual que en el procedimiento anterior, se indicar :
Nro de liquidacin
Indicar tramos en caso de reintegro de pasajes y sus importes indistintamente para
pasajes, peaje o combustible.
RESERVA DE PASAJES
La Universidad dispone de una cuenta corriente, con algunas Empresas del medio,
para la provisin de pasajes a los agentes de la UNT autorizados para una misin
oficial.
Es necesario confeccionar un certificado de otorgamiento de pasaje, detallndose
nro del mismo, nombre y apellido del agente, los tramos autorizados y su importe.
PASAJES DE AEROLINEAS
Segn lo convenio con las Empresas del medio, se otorgar al agente en comisin,
las rdenes de pasajes cuya reserva se gestiona telefnicamente, indicndose el
Nombre y Apellido del viajero, su destino, y el horario y vuelo convenio.
ORDENES DE PASAJES VIA TERRESTRE

Segn lo convenio con las Empresas del medio, se otorgar al agente en comisin,
rdenes de pasajes en las que se indicar el nombre y apellido del agente, DNI, el
destino, y el importe; a efectos de que ste gestione por ventanilla el boleto.
Posteriormente, las Empresas remitirn a la DGA, las facturas para pago de los
pasajes otorgados por el Dpto Secretara, para lo cual, luego de ser conformadas, se
adjuntar a stas, los recibos de emisin de boletos de pasajes, juntamente con la
misin oficial emanada por tal concepto. Finalmente, registrndose la factura en
remito FACTURAS se remite al Dpto Administrativo para el trmite
correspondiente.
Asimismo es necesario, tomar recaudos para la provisin de aerochequeras u

rdenes oficiales de pasajes.

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TECNICATURA SUPERIOR EN GESTIN UNIVERSITARIA

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

ALUMNA: CRDOBA NORMA ADRIANA COMISIN N 02

Las funciones del Departamento Secretara de la DGA,

En lo referente a los PROCEDIMIENTOS

ALUMNA: CRDOBA NORMA ADRIANA COMISIN N 02

ALUMNA: CRDOBA NORMA ADRIANA COMISIN N 02

BOLSIN de la UNT Servicio puerta a puerta

BOLETINES OFICIALES y ANALES DE LEGISLACIN

DESPACHO DEL DIRECTOR

La documentacin que ingresa a la DGA, en algunos casos, es necesario para la

ALUMNA: CRDOBA NORMA ADRIANA COMISIN N 02

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Previa recepcin de los exptes de la Direccin Gral de Mesa de Entradas, se proceder a

Registro y Trmite de Expedientes

Clasificar los expedientes por tema

Previa remisin de los exptes a la Direccin Gral de Mesa de Entradas, se proceder a

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Registrar en el Libro-Remito de egreso de Exptes, la fecha de salida de la DGA juntamente

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JUICIOS.- Por pago de honorarios o reclamos por Deuda Consolidada o Refrigerio, se

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PERSONAL DE SEGURIDAD.- Por Resolucin Rectoral se autoriza la contratacin de

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Resoluciones del Rectorado

Resoluciones del Ministerio

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Las Notas se confeccionarn con logo de la DGA y debidamente protocolizadas (sellos de

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CAMBIO DE BANCO-Nota a Informtica : Por solicitud personal (ya que por

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LACTANCIA : Por reglamentaciones en vigencia, el empleado estatal de la DGA,

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Los formularios que se detallan debern estar a disposicin del solicitante. Se

PLANILLA DE ASISTENCIA : A efectos de indicar la presencia diaria del

VALES DE CAJA CHICA : Se otorgarn vales de caja chica ante la solicitud de

Se otorgarn los formularios que se detallan, disponindose de los mismos por la

PEDIDO DE OBRAS : Se fotocopiar el formulario que obra en poder de este

PEDIDOS A LA IMPRENTA : En original y copia del formulario ya impreso, se

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Previa autorizacin de la Direccin, se notificar a las Facultades y Dependencias

Por disposicin de la Direccin, se comunicar y notificar a las Facultades y

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NOTAS PARA TRAMITE EN LA DGA

RECURSOS PROPIOS : Las Dependencias y Escuelas con Recursos

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NOMINA DE RESPONSABLE DEL RETIRO DE FONDOS : Las

PEDIDOS DE FONDOS : Las Dependencias del Rectorado suelen solicitar

PEDIDO DE VITICOS Y PASAJES : Por notas debidamente autorizadas

AUDITORIAS EN DPTOS DGA : Mediante notas de la UAI, se informa

COMPRAS A EFECTUARSE : Notas con autorizacin para la compra

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AFIP : La AFIP presenta en DGA una intimacin por falta de pago,

FALTA DE APORTES EN AFJT : Suelen presentarse notas en la DGA de

NOTAS RESPECTO A BIENES PATRIMONIALES : Las notas del Dpto

NOTAS DE CREDITO-PAGO SERVICIOS SANATORIALES : De la

RESMENES DE FDOS ENVIADOS POR LA TESORERIA GRAL :

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El archivo de la documentacin que en concepto de pago de sueldo, procap y

LIQUIDACION DE SUELDO : De la Direccin de Informtica ingresarn

LIQUIDACIN DE PROCAP y REFORMA LABORAL : De la

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LIQUIDACIN DE INCENTIVO A DOCENTES MEDIOS (FONID) :

LIQUIDACIN DE INCENTIVO A DOC. INVESTIGADORES-CyT :