Metodologia Entrega Recepcion PDF

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I. Presentacin 2
II. Glosario de trminos 3
III. Objetivo 6
IV. Marco Jurdico 7
V. Lineamientos generales 9
VI. Metodologa 12
VII. Modelos de actas de entrega-recepcin 24
VIII. Anexos (formatos e instructivos) 41
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PGINA
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I. PRESENTACIN
La entrega-recepcin con motivo del cambio de titulares en las entidades acadmicas y

dependencias de la Universidad Veracruzana es una de las obligaciones de las
autoridades unipersonales y funcionarios contempladas en el Estatuto General de esta
casa de estudios.
Para ese efecto, el citado ordenamiento establece como una atribucin de la

Contralora General, intervenir en dicha entrega-recepcin a travs de la Direccin de
Auditora e informar a la Junta de Gobierno sobre los compromisos y responsabilidades
que pudieran derivarse de los citados procesos, en atencin a lo estipulado por el
reglamento de este rgano colegiado.
Por lo anterior, y consciente de la importancia del cumplimiento de esta obligacin, la

Junta de Gobierno instruy a la Contralora General para formular la presente gua, que
incluye, entre otros elementos importantes, su objetivo, marco jurdico, lineamientos y
metodologa, as como una serie de formatos e instructivos, con la finalidad de que los
servidores universitarios que, por disposicin de la superioridad, asuman o se separen
de los cargos, empleos o comisiones, se apoyen en esta herramienta administrativa
para transmitir los recursos, documentos y asuntos institucionales encomendados a su
resguardo, de manera ordenada y transparente.
Consecuente con tal disposicin, esta gua se constituir en un instrumento

indispensable en el proceso de entrega-recepcin, toda vez que el titular saliente
encontrar las recomendaciones para organizar e integrar adecuadamente la
informacin y documentacin a entregar, sin importar la magnitud ni la complejidad de
los recursos y asuntos que maneje la entidad acadmica o dependencia y, por su parte,
el titular entrante hallar la debida orientacin de cmo debe organizarse y recibirlos.
En conclusin, la presente gua favorecer que el proceso de entrega-recepcin en las

entidades acadmicas y dependencias de la Universidad Veracruzana resulte una
muestra de cultura administrativa que revele la transparencia y manejo escrupuloso en
la transmisin de los recursos, documentos y asuntos institucionales, propicie la
rendicin de cuentas y, consecuentemente, la preservacin del patrimonio de nuestra
casa de estudios.
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II. GLOSARIO DE TRMINOS
Acta de entrega-recepcin.- Documento donde se plasman los resultados del proceso

de entrega-recepcin y se enlistan sus anexos, en los que se detallan los recursos
financieros, materiales, humanos y fsicos, as como los documentos y asuntos que son
objeto de la entrega, una vez efectuada la inspeccin fsica de los bienes y la
verificacin de la informacin, a satisfaccin del titular entrante.
Acto protocolario.- Evento llevado a cabo en las oficinas de la entidad acadmica o

dependencia objeto de la entrega, con la participacin de los comits de entrega y de
recepcin donde, mediante la firma de un acta administrativa y sus anexos, se formaliza
la transmisin de los recursos administrados y los asuntos y documentos manejados
durante el perodo de gestin del titular saliente.
Anexos del acta de entrega-recepcin.- Formatos y documentos donde se plasma la

informacin relativa a los recursos administrados y los asuntos manejados que son
materia de la entrega-recepcin.
Archivo activo.- Informacin pblica contenida en expedientes o documentos en uso o

consulta permanente dentro de su vigencia que no exceder de cinco aos, con
excepcin de la informacin reservada la cual podr estar en esa condicin hasta por
un perodo mximo de doce aos.
Archivo pasivo.- Informacin confidencial contenida en expedientes o documentos que

se utilizan o consultan ocasionalmente, pero que por la importancia de su contenido no
tienen perodo de vigencia; incluye los documentos considerados como histricos los
que no podrn destruirse en ningn tiempo y bajo ninguna circunstancia.
Autoridades unipersonales.- Los servidores universitarios considerados

individualmente en el Ttulo II de la Ley Orgnica.
Bienes no localizados.- Mobiliario y equipo no encontrado fsicamente en el momento

de levantar el inventario fsico por parte del Departamento de Control de Inventarios; se
consideran en esa situacin porque pudieran haberse movido del rea o espacio donde
se encuentran asignados.
Bienes faltantes.- Una vez transcurrido el plazo de 15 das hbiles otorgado por el
Departamento de Control de Inventarios para encontrar los bienes no localizados en el
momento del inventario, se considerarn como faltantes y tal situacin obligar a su
restitucin en los trminos previstos en el Reglamento para el Control Patrimonial de la
UV.
Comit de entrega.- Cuerpo colegiado integrado por el titular de la entidad acadmica

o dependencia y sus principales colaboradores que se rene a fin de organizar y
ejecutar las fases del proceso de entrega para transmitir los recursos administrados y
los asuntos y documentos manejados durante el perodo de su gestin administrativa.
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Comit de recepcin.- Cuerpo colegiado integrado por el servidor universitario
designado por la superioridad para asumir la titularidad de la entidad acadmica o
dependencia, as como por las personas que juzgue conveniente, preferentemente
servidores universitarios, que se rene y organiza para recibir los recursos
administrados y los asuntos y documentos manejados durante el periodo de gestin del
titular saliente.
Comodato.- Figura jurdica que consiste en el otorgamiento de la posesin de los

bienes de manera temporal, por parte del propietario denominado comodante a otra
persona fsica o moral denominada comodatario, mediante la celebracin de un
contrato civil (de comodato) donde se estipulan los derechos y obligaciones de ambos.
Constancia de no adeudo.- Oficio expedido por la Direccin de Contabilidad donde se

hace constar que a la fecha de su emisin, el servidor universitario de quien se trate, no
tiene ningn adeudo pendiente a favor de la Universidad.
Declaracin de situacin patrimonial de conclusin.- Documento que comprende la

manifestacin de datos relativos al patrimonio del servidor universitario, que se presenta
a la Contralora General de la Universidad dentro de los treinta das siguientes a la
separacin del cargo, empleo o comisin, en cumplimiento de lo dispuesto por el
Reglamento en Materia de Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad
Veracruzana.
Declaracin de situacin patrimonial de inicio.- Documento que comprende la

manifestacin de datos relativos al patrimonio del servidor universitario, que se presenta
a la Contralora General de la Universidad dentro de los sesenta das siguientes al inicio
del encargo, empleo o comisin, en cumplimiento de lo dispuesto por el Reglamento en
Materia de Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad Veracruzana.
Expediente protocolario.- Paquete documental conformado por las actas

administrativas levantadas al inicio, durante y al final del proceso de entrega-recepcin.
Finiquito de cancelacin del vale.- Oficio expedido por la Direccin de Contabilidad

donde se hace constar que el servidor universitario a quien se hace referencia, ha
comprobado en su totalidad el vale de gastos a comprobar de que se trate y,
consecuentemente, no tiene ningn adeudo pendiente a favor de la Universidad por ese
concepto.
Funcionarios.- Los servidores universitarios considerados en el Captulo XI de la Ley

Orgnica, as como a todos aquellos que mencione el Estatuto General.
Manual de Procedimientos Administrativos.- Compendio de polticas y

procedimientos de observancia obligatoria para todos los servidores universitarios,
complementario de los ordenamientos respectivos, emitido por la Secretara de
Administracin y Finanzas para regular los aspectos administrativos de la Universidad.
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Marco normativo universitario.- Conjunto de leyes, estatutos y reglamentos que rigen
el desempeo de los servidores universitarios.
rgano interno de control.- Contralora General de la Universidad Veracruzana,
dependiente de la H. Junta de Gobierno.
rganos Superiores de Fiscalizacin.- Auditora Superior de la Federacin y rgano

de Fiscalizacin del Estado de Veracruz.
Patrimonio documental.- Paquete documental integrado por las relaciones de archivos

activos y pasivos de la entidad acadmica o dependencia objeto de la entrega.
Polticas de cierre.- Lineamientos de observancia obligatoria para todos los servidores

universitarios, emitidos por la Secretara de Administracin y Finanzas de la
Universidad, donde se contemplan las acciones a realizar para concluir las operaciones
del ejercicio y facilitar el cierre de los registros contables, lo que permite la oportunidad
en la emisin de los estados financieros anuales.
Programa Operativo Anual (POA).- Instrumento de evaluacin que integra los

proyectos autorizados para ser ejercidos en el perodo del 1 de enero al 31 de
diciembre de cada ejercicio.
Servidor universitario.- Todos los individuos que laboren para la Universidad

Veracruzana y, como consecuencia, sean remunerados por desempear un cargo,
empleo o comisin.
Sistema Integral de Informacin Universitaria (SIIU).- Sistema institucional

informtico modular que integra los datos relativos a los estudiantes y a los recursos
humanos y financieros.
Testigo de asistencia.- Persona que interviene en un acta de entrega-recepcin a

invitacin de quien entrega; firma nicamente para dejar constancia de que presenci
que se llevaron a cabo por los participantes las diligencias narradas en el documento
citado.
Titular de entidad acadmica o dependencia.- Servidor universitario que ostenta el

rango jerrquico ms alto en la estructura orgnica de la entidad acadmica o
dependencia.
Titular entrante.- Servidor universitario que asume el cargo, empleo o comisin por
disposicin de la superioridad.
Titular saliente.- Servidor universitario que por cualquier motivo se separa del cargo,
empleo o comisin para el que fue nombrado.
Transferencia de mobiliario y equipo.- Accin documentada mediante la cual una

entidad acadmica o dependencia cede fsicamente a otra, algunos muebles o equipos
para que queden bajo su adscripcin y resguardo.
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III. OBJETIVO
Integrar, de manera organizada y oportuna, mediante un proceso legal-administrativo, la

informacin relativa a los recursos financieros, humanos y materiales, as como los
asuntos y documentos manejados por parte de los servidores universitarios que
concluyen su gestin administrativa, para dejar constancia del estado que guardan,
agilizar su recepcin y facilitar la instalacin de los servidores universitarios entrantes,
con la finalidad de delimitar las responsabilidades y propiciar la continuidad de las
acciones.
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IV. MARCO JURDICO
ESTATUTO GENERAL
TTULO QUINTO: DE LOS RGANOS COLEGIADOS
CAPTULO III
DE LA CONTRALORA GENERAL
Artculo 235.- El Director de Auditoria Interna tendr las atribuciones siguientes:
I a II
III. Por instrucciones de la Contralora General, llevar a cabo las actividades

siguientes:
a) a inciso d)
e) Intervenir en el proceso de entrega-recepcin cuando se d cambio de titular en las

entidades acadmicas y dependencias de la Universidad.
IV a V.
TTULO SEXTO: DE LAS OBLIGACIONES FALTAS Y SANCIONES DE LAS

AUTORIDADES UNIPERSONALES Y FUNCIONARIOS
Artculo 266. Adems de las atribuciones establecidas en la Ley Orgnica, Estatutos y

Reglamentos respectivos, las autoridades y funcionarios de la Universidad tendrn las
obligaciones siguientes:
XVIII. Preparar la documentacin requerida para el levantamiento del acta de entrega-

recepcin correspondiente cuando se d el cambio de titular, y firmar quienes en este
acto intervengan;
CAPTULO II: DE LAS FALTAS
Artculo 269. Se consideran faltas de las autoridades unipersonales y funcionarios

universitarios, adems de las establecidas en la Ley Orgnica, las siguientes:
I. Incumplir con las obligaciones establecidas en el artculo 266 de este Estatuto;
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REGLAMENTO EN MATERIA DE REGISTRO PATRIMONIAL DE LOS SERVIDORES
DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA
ARTCULO 6.- Los plazos para la presentacin de la declaracin de situacin

patrimonial sern los que a continuacin se mencionan:
I. Dentro de los sesenta das naturales siguientes a la toma de posesin;
II. Dentro de los treinta das naturales siguientes a la terminacin del encargo, o a la
designacin para otro puesto dentro de la Universidad;
REGLAMENTO DE LA JUNTA DE GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD

VERACRUZANA
Artculo 45.- El Contralor General deber informar a la Junta de Gobierno los

compromisos y responsabilidades que pudieran derivarse de los procesos de entrega-
recepcin, cuando se d el cambio de Titular en las Entidades Acadmicas y
Dependencias de la Universidad.
CDIGO PENAL PARA EL ESTADO DE VERACRUZ
CAPTULO III INCUMPLIMIENTO DEL DEBER LEGAL
Artculo 320.- Se impondrn de tres a diez aos de prisin y multa hasta de

cuatrocientos das de salario al servidor pblico que:
I.
II. Al concluir el empleo, cargo o comisin no entregue a la persona autorizada para

recibir los bienes, documentacin, archivos, expedientes y todo lo que haya estado
bajo su responsabilidad.
LEY ORGNICA DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA
TTULO CUARTO
CAPTULO II
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES
Artculo 114.- Si al investigar las faltas de carcter universitario se advierte la comisin

de un delito, deber hacerse la denuncia a las autoridades competentes, sin perjuicio
de que se imponga la sancin prevista por la reglamentacin respectiva.
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V. LINEAMIENTOS GENERALES
1. Las disposiciones establecidas en estos lineamientos sern aplicables para

documentar la entrega-recepcin de recursos financieros, humanos y materiales,
as como para los asuntos y documentos que tengan asignados los servidores
universitarios sujetos al cumplimiento de esta obligacin.
2. Estarn obligados a la entrega-recepcin:
a) Las autoridades y funcionarios designados por la Junta de Gobierno como el C.

Rector, el Secretario Acadmico, el Secretario de Administracin y Finanzas, as
como el Contralor General y los funcionarios adscritos a esta dependencia.
b) Los funcionarios y autoridades nombrados directamente por el C. Rector, como

el Abogado General, el Director de Planeacin Institucional, el Director General
de Tecnologa de Informacin, el Director de Proyectos, Construcciones y
Mantenimiento, el Director de Comunicacin Universitaria, el Director de la
Editorial, el Director General de Difusin Cultural, los Vicerrectores, el Director
General de la Universidad Veracruzana Virtual, el Director de Vinculacin
General, los Directores Generales de rea, los Directores y Administradores de
las entidades acadmicas, los Secretarios Acadmicos y de Administracin y
Finanzas Regionales, Directores Generales, Directores de rea, Directores de
Grupos Artsticos, etc.
c) El dems personal que maneje directamente valores y/o recursos, as como los
titulares de cargos equivalentes a los mencionados en las fracciones anteriores.
3. Los titulares de las dependencias y entidades acadmicas de la Universidad

Veracruzana determinarn, en sus respectivas reas de competencia, los
servidores universitarios de nivel inferior a los sealados en los incisos a y b del
lineamiento anterior, que por la naturaleza e importancia de las funciones que
realizan o por administrar o manejar fondos, bienes o valores pblicos, documentos
o asuntos oficiales, quedarn sujetos a estos lineamientos y a las dems
disposiciones jurdicas que resulten aplicables. Estos procesos de entrega-
recepcin se podrn llevar a cabo sin la presencia de la Contralora General; no
obstante, debern ser realizados de acuerdo a los procedimientos establecidos en
esta gua, debiendo intervenir el titular de la entidad acadmica o dependencia en
dicho proceso y remitir a este rgano interno de control, copia del acta de entrega
recepcin y anexos, dentro de los 5 das hbiles posteriores a la realizacin del
evento.
4. Previo al proceso de entrega-recepcin, el Rector solicitar a la Junta de Gobierno,

la participacin y supervisin de la Contralora General, la cual podr efectuarse,
antes, durante y despus del proceso de entrega-recepcin.
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5. La entrega-recepcin se formalizar por escrito mediante acta administrativa y
anexos, donde se describa el estado que guarda la administracin de los recursos,
documentos y asuntos de la entidad acadmica o dependencia sujeta a este
proceso.
6. La formalizacin de la entrega-recepcin se efectuar invariablemente con la

intervencin del personal de la Contralora General, exceptuando los casos
mencionados en el lineamiento tercero; asimismo, se deber contar con la
presencia de dos testigos de asistencia, propuestos por el servidor universitario
saliente. En caso de que se abstenga de nombrarlos, sern propuestos por el
representante de la Contralora General, y su participacin consistir nicamente en
hacer constar que se llev a cabo la formalizacin del acta administrativa de
entrega-recepcin, mas no de su contenido.
7. El servidor universitario saliente ser responsable de integrar la informacin relativa

a los recursos financieros, humanos y materiales, as como los asuntos y
documentos manejados durante su gestin, mismos que se harn constar en el
acta de entrega-recepcin y en los anexos correspondientes.
8. El proceso de entrega-recepcin se realizar en las oficinas donde se llevan a cabo

las actividades inherentes al empleo, cargo o comisin objeto de la entrega.
9. La verificacin fsica del mobiliario y equipo de la entidad acadmica o dependencia

deber ser realizada previamente a la entrega-recepcin por el Departamento del
Control de Inventarios, quien dejar constancia de los resultados en un acta
administrativa firmada por el servidor universitario saliente y por personal que
participe en la misma, de la cual se turnar copia a la Contralora General con la
finalidad de que se integre dentro de los anexos del acta de entrega-recepcin.
10. Quien entrega ser responsable de efectuar las aclaraciones correspondientes

sobre los bienes que pudieran determinarse en calidad de no localizados en el
momento del levantamiento del inventario o a la reposicin de los mismos en caso
de faltantes definitivos, en los trminos del Reglamento para el Control Patrimonial
de la UV.
11. El servidor universitario entrante ser responsable de constatar la existencia fsica

de los bienes que reciba, as como de verificar la informacin relativa a los recursos
financieros, humanos y materiales, y a los asuntos y documentos manejados por la
administracin anterior, contenidos en el acta de entrega-recepcin y sus anexos.
12. Durante los 15 das hbiles posteriores a la firma del acta de entrega-recepcin, el
servidor universitario saliente, a peticin escrita del servidor universitario entrante,
har las aclaraciones que procedan y proporcionar, en su caso, la informacin
adicional. El servidor universitario entrante deber informar por escrito a la
Contralora General, sobre las aclaraciones realizadas en un lapso no mayor a 5
das hbiles.
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13. En caso de que el servidor universitario entrante detecte alguna irregularidad de
accin u omisin en el contenido del acta respectiva o en los anexos de la misma,
durante el trmino sealado en el lineamiento 12, deber hacerlo del conocimiento
de la Contralora General para que proceda segn corresponda.
14. La entrega formal por la causa o motivo que origine su separacin, no releva al
servidor universitario saliente de la responsabilidad en que pudiese haber incurrido
durante el perodo de su gestin, en su empleo, cargo o comisin.
15. No podr recibirse o asumirse otro cargo, empleo o comisin, mientras no se haya
efectuado la entrega del anterior.
16. Posteriormente a la entrega-recepcin, el servidor universitario saliente estar

obligado a presentar su declaracin de situacin patrimonial por conclusin de
encargo. Por su parte, el servidor universitario entrante estar obligado a presentar
su declaracin patrimonial por inicio de encargo, en los trminos que establece el
Reglamento en Materia de Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad
Veracruzana.
17. La Contralora General ser la dependencia facultada para interpretar estos

lineamientos y sus efectos administrativos, as como para emitir las disposiciones
que requieran su adecuada aplicacin y cumplimiento.
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VI. METODOLOGA
INTRODUCCIN
El proceso de entrega-recepcin en la Universidad Veracruzana es motivado por el

cambio de autoridades y funcionarios titulares de sus entidades acadmicas y
dependencias y puede ser originado principalmente por las causas siguientes:
A. Trmino de la gestin administrativa
B. Polticas internas o reorganizacin
C. Causas de fuerza mayor
En el primero de los casos, que se presenta por haber cumplido los servidores
universitarios el perodo para el cual fueron designados, de acuerdo a lo establecido en
el marco normativo universitario, el evento se conoce con la debida anticipacin,
pudindose contar con el tiempo suficiente para planear y desarrollar los trabajos que
anteceden al acto de entrega-recepcin, lo cual permite la preparacin, ordenamiento y
actualizacin oportuna de la informacin requerida para efectuar un proceso formal de
transmisin, una vez que se conoce de manera oficial.
En el segundo y tercer caso, la remocin de los titulares o la instalacin de sus relevos

se hacen, por lo regular, de manera repentina, lo cual limita la planeacin y,
consecuentemente, el trabajo previo.
Cabe sealar que en todas las situaciones, el proceso formal inicia cuando el C. Rector
solicita a la Junta de Gobierno la intervencin de la Contralora General para participar
en el proceso de entrega-recepcin que corresponda, consecuentemente, resulta
conveniente que este comunicado se emita conjuntamente con el nombramiento del
titular entrante para propiciar que inicie su gestin administrativa oportuna y
formalmente.
A. Cambio de titulares por trmino de gestin administrativa
A efecto de facilitar el procedimiento de entrega-recepcin en estos casos, como

pudieran ser la entrega del Rector, Vicerrectores o de los titulares de las entidades
acadmicas, cuyos perodos de gestin se encuentran contemplados en el marco
normativo universitario, se han dividido las acciones a realizar en las siguientes etapas:
1. Planeacin de la entrega
2. Integracin y verificacin de la Informacin
3. Acto de entrega-recepcin
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1. Planeacin de la entrega
Esta fase comprende las siguientes actividades:
1.1 Constitucin de los Comits de entrega y de recepcin: Dependiendo de la

magnitud de la entrega y para llevarla a cabo de manera ordenada y en el menor
tiempo posible, se recomienda a los servidores universitarios involucrados, tanto a
los que entregan como a los que reciben, compartir la responsabilidad,
constituyendo comits de entrega y de recepcin.
El comit de entrega deber estar integrado por el titular y sus principales

colaboradores, quienes a su vez, podrn auxiliarse con el personal que tenga
relacin directa con las funciones siguientes de la entidad acadmica o
dependencia, como pudieran ser:
a. Acadmicas
b. De planeacin, control y evaluacin de programas
c. Recursos financieros
d. Recursos humanos
e. Recursos materiales
f. Obra pblica
g. Control patrimonial
h. Patrimonio documental
El comit de entrega funcionar de acuerdo a un programa calendarizado que

contemple la ejecucin de todas las fases del proceso de entrega-recepcin.
El comit de recepcin podr ser integrado por el titular entrante, as como por las
personas que juzgue conveniente, preferentemente servidores universitarios,
debiendo responder de su actuacin el citado titular que recibe.
De acuerdo a la magnitud de la entidad acadmica o dependencia que se entregue,

una sola persona puede hacerse responsable de la coordinacin de la integracin
de la informacin, correspondiente a varias reas administrativas.
La constitucin de los comits se formalizar mediante acta administrativa de la que

se remitir copia a la Contralora General, en un perodo no mayor a tres das
hbiles posteriores a su establecimiento.
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1.2 Capacitacin: La Contralora General, en coordinacin con la Direccin General de
Recursos Humanos, ser la responsable de la capacitacin de los comits,
actividad que se programar conjuntamente con los interesados, una vez recibida la
copia del acta de su constitucin.
1.3 Difusin del programa: Es importante dar a conocer los detalles del programa y
acciones calendarizadas a todo el personal de la entidad acadmica o dependencia
involucrado en el proceso, de modo que los objetivos, procedimientos y acciones le
resulten claros y comprensibles.
1.4 Operacin de los Comits: El comit de entrega ser el responsable del proceso de
entrega-recepcin, desde su inicio hasta su terminacin.
Es conveniente dotarlo de los recursos financieros, humanos y materiales

necesarios, a efecto de facilitar la realizacin y cumplimiento en tiempo y forma de
cada fase del proceso. Por ello, se recomienda presupuestar los recursos
necesarios en el ejercicio fiscal que corresponda al trmino de la gestin
administrativa.
Tratndose de la entrega del Rector, la Secretara de Administracin y Finanzas

ser la responsable de emitir las polticas programticas, presupuestales y
financieras, as como el calendario con las acciones y tiempos para el cierre de la
gestin financiera y administrativa.
Por su parte, la Secretara Acadmica ser la responsable de dictar las polticas de

cierre y calendario en lo referente a los programas acadmicos y estratgicos.
2. Integracin de la informacin
En esta etapa, el comit de entrega deber preparar la informacin procurando que

se facilite su validacin y comprendiendo las acciones siguientes:
2.1 Preparacin de la informacin: Conocer, con la debida anticipacin, la fecha en que

deber efectuarse la entrega por trmino de gestin permite contar oportunamente
con la informacin relativa a las autorizaciones, acuerdos, contratos, convenios y,
en general, con los archivos documentales que constituyen el soporte legal de actos
como la realizacin y contratacin de adquisiciones, arrendamientos y servicios,
obra pblica, enajenacin y donacin de bienes en desuso, prestacin de servicios,
modificaciones presupuestales, etc.
La informacin deber quedar ordenada y clasificada en expedientes, de acuerdo a

la materia de que se trate, de la forma siguiente:
a) Expediente protocolario
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b) Organizacin y marco normativo
c) Situacin programtica
d) Situacin presupuestaria
e) Estados financieros
f) Recursos financieros
g) Recursos humanos
h) Recursos materiales
i) Recursos fsicos
j) Obra pblica
k) Recursos documentales
l) Patrimonio documental
m) Asuntos pendientes y en trmite
n) Estado de atencin de observaciones de auditoras
o) Diversos
Cuando se conoce el evento con la debida anticipacin, quien entrega deber

procurar actualizar la informacin a fin de dejar la menor cantidad posible de
asuntos pendientes, para lo cual es recomendable realizar trabajos preparatorios
con la finalidad de facilitar y simplificar el proceso. Los expedientes que forman el
paquete documental estarn integrados, entre otros, con los documentos
siguientes:
a) Expediente protocolario.- Se integra con todas las actas de entrega previa y/o
definitivas que precisen ser levantadas, segn el caso.
b) Organizacin y marco normativo.- Est constituido principalmente por el

organigrama, los manuales de organizacin y procedimientos, instructivos, guas
y circulares, as como por el acervo legislativo, consistente en leyes, estatutos y
reglamentos en vigor.
c) Situacin programtica.- Comprende la informacin relativa al Programa

Operativo Anual integrado con todos los proyectos autorizados para realizarse
durante el ejercicio que corresponda, por la entidad acadmica o dependencia
que entrega, as como la autoevaluacin que se haya realizado.
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Para el efecto, obtener el POA del Sistema Integral de Informacin Universitaria
(SIIU), y verificar que coincida con el importe del presupuesto anual consignado
en el Reporte de Avance Presupuestal; en caso contrario, explicar el origen de
las variaciones.
d) Situacin presupuestaria.- Comprende principalmente el Reporte de Avance
Presupuestal, las modificaciones presupuestales autorizadas en el ejercicio y su
justificacin. En su caso, se requerir incluir el anteproyecto o proyecto de
presupuesto para el ejercicio fiscal siguiente.
e) Estados Financieros.- Se integra con los estados financieros y sus notas
complementarias, formulados con base en registros contables actualizados con
corte al fin del mes inmediato a la entrega. Comprende el Balance General,
integrado por fondo y consolidado, el Estado de Resultados y la Balanza de
Comprobacin.
f) Recursos financieros.- Contiene la informacin relativa a los ingresos, egresos,
fondos rotatorios, y la referente al manejo de las cuentas bancarias, etc.
Fondo rotatorio.- Conocer con la debida anticipacin el cambio de titulares,
permitir comprobar oportunamente todos los gastos efectuados del fondo
rotatorio y, en su caso, efectuar el reintegro del saldo, con el objeto de entregar
nicamente copia del oficio de finiquito de cancelacin del vale correspondiente o
la constancia de no adeudo expedidos por la Direccin de Contabilidad, con la
finalidad de que el titular entrante tramite el nuevo fondo rotatorio mediante la
firma del vale correspondiente.
Tratndose de cambios repentinos, se debern arquear y entregar, el efectivo y
los documentos comprobatorios existentes en el momento de la entrega, as
como las afectaciones presupuestales por aquellos comprobantes que se
encuentren en trmite para su reintegro en efectivo. Quien recibe deber tramitar
la comprobacin de los importes recibidos y la cancelacin del vale
correspondiente, as como gestionar un nuevo fondo rotatorio mediante la
expedicin de un nuevo vale a su nombre.
Vales de gastos a comprobar.- Estos vales debern ser comprobados dentro del
perodo establecido en el documento, de conformidad con las polticas
establecidas en el Manual de Procedimientos Administrativos en vigor, si dicho
plazo vence antes del momento de la entrega. En caso de que el proceso se
realice dentro del plazo estipulado para la comprobacin, se debern entregar al
nuevo titular los documentos y el efectivo que integren el saldo pendiente de
comprobar. Quien recibe ser responsable de la comprobacin y cancelacin del
vale correspondiente.
Afectaciones presupuestales en trmite.- En las relaciones de afectaciones
presupuestales en trmite por pagos directos a proveedores, se deber
identificar con precisin en qu fase del proceso o dependencia se encuentran
las afectaciones presupuestales en trmite.
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Cuentas bancarias.- Previo a la entrega, aclarar las partidas en conciliacin y
efectuar las correcciones procedentes, con el objeto de que las cuentas
bancarias y el registro de firmas sean cancelados antes del evento protocolario y
entregar nicamente para el efecto el saldo conciliado, mediante cheque
certificado expedido a nombre de la entidad acadmica o dependencia. El
servidor universitario que recibe deber recabar el oficio de cancelacin de la
cuenta bancaria y verificar que se hayan devuelto a la institucin de crdito los
cheques pendientes de utilizar; adems, que se hayan dejado en la cuenta como
saldo, exclusivamente los fondos correspondientes a los cheques en circulacin.
Con lo anterior, el titular entrante estar en posibilidad de tramitar la apertura de
una nueva cuenta bancaria con firmas mancomunadas. Tratndose del relevo
del administrador, nicamente se har el cambio de firmas de no existir
inconveniente por parte del titular en funciones.
Dejar pendientes de pago la menor cantidad posible de cheques, procurando

entregarlos a sus beneficiarios antes de la entrega.
En caso de tratarse de la entrega del Rector, las entidades acadmicas y

dependencias debern sujetarse a las polticas de cierre establecidas por los
Secretarios, Acadmico y de Administracin y Finanzas.
g) Recursos humanos.- Se compone de los documentos correspondientes a la

plantilla del personal, relacin de sueldos no cobrados, relacin de movimientos
de personal en trmite, resumen de plazas asignadas y pendientes de asignar,
etc.
Plantilla de personal.- En la plantilla de personal que se entregue, se deber

sealar el personal que se encuentre comisionado de otras y en otras
dependencias, as como aquellos empleados con licencia o incapacidad y los
que tengan horarios de labores distintos a los oficiales con su debida
justificacin.
Nminas pagadas.- Se deber entregar la ltima nmina pagada, junto con la

relacin de cheques pendientes de pago, la relacin de cheques cancelados, y
las cartas poder, en su caso. De estar comprobada, entregar nicamente el vale
de distribucin de nmina correspondiente a la quincena de que se trate. Las
dems nminas pagadas debern consignarse en el anexo correspondiente al
patrimonio documental (archivos).
h) Recursos materiales.- Se integra con los inventarios de mobiliario y equipos,

transferencias de y hacia otras entidades acadmicas o dependencias, actas por
denuncias de robo o extravo, as como los resguardos actualizados firmados por
el personal que los tenga en uso o bajo custodia.
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Inventario de mobiliario y equipos.- Previo al levantamiento del inventario de
mobiliario y equipos por parte del Departamento de Control de Inventarios (DCI),
se recomienda, en su caso:
pegar las etiquetas de cdigo de barras que se encuentren pendientes de
colocar o solicitar al DCI etiquetas nuevas, en caso de que algunas se hayan
deteriorado o desprendido de los equipos;
tramitar las transferencias correspondientes de aquellos bienes que se tengan
en posesin pero que pertenezcan a otras entidades o dependencias;
aplicarse en la bsqueda de los bienes que se tengan en condicin de no
localizados;
contar con los resguardos debidamente actualizados y
soportar la sustraccin de bienes, con la copia de las actas y oficios remitidos
a la Direccin de Asuntos Jurdicos o con las denuncias presentadas al
ministerio pblico correspondiente.
Asimismo, se debern reportar el mobiliario y los equipos:
en comodato;
que se encuentren sin instalar o sin funcionar, especificando la antigedad de
su recepcin;
en poder de terceros, porque se haya autorizado a servidores de la entidad
acadmica o dependencia mediante vales, su utilizacin fuera de las
instalaciones donde se encuentren asignados o adscritos y
en reparacin, debiendo especificar, en este caso, los proveedores de
servicios que los tengan en posesin.
Equipo de transporte.- En cuanto al equipo de transporte, se recomienda
concentrarlo en las instalaciones de la entidad acadmica o dependencia objeto
de la entrega para la verificacin de su estado fsico, procurando que:
tenga placas vigentes;
cuente con su etiqueta de cdigo de barras;
se encuentren dentro del vehculo documentos actualizados, como tarjeta de
circulacin, copia de la pliza de seguro, calcomanas de tenencia y
verificacin;
cuente con llanta de refaccin til, utensilios (gato, llave para tuercas, etc.) y
herramientas;
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hacer entrega del expediente relativo, el cual deber contener, entre otros
documentos, pagos de tenencias actualizadas, copia de los comprobantes de
las reparaciones efectuadas y dems documentos inherentes a la unidad.
Inventario de obras de arte.- En el inventario de obras de arte, adems de las
existentes, considerar las obras de arte otorgadas y recibidas en comodato,
procurando contar con los contratos y resguardos debidamente formalizados y
actualizados. Asimismo, consignar su estado de conservacin y verificar que las
obras cuenten con etiquetas con cdigo de barras correspondientes a su nmero
de inventario.
i) Recursos fsicos.- Se integra con la relacin de inmuebles reconocidos dentro del
patrimonio institucional, as como con los bienes races que se encuentren en
proceso de regularizacin. Asimismo, con la relacin de inmuebles recibidos y
otorgados en arrendamiento, su ubicacin y el importe del arrendamiento
mensual.
j) Obra pblica.- Se integra con la informacin correspondiente a las obras
ejecutadas durante la gestin administrativa, diferenciando las concluidas de las
que se encuentren en proceso a la fecha de la entrega, incluyendo su avance
fsico y financiero.
k) Recursos documentales.- Lo constituyen los inventarios de libros, revistas,
peridicos, videos, etc., as como los vales debidamente autorizados por el
prstamo de estos bienes. Se debe verificar que cuenten con nmero de
inventario y, en su caso, solicitarlo a la Direccin de Bibliotecas. Asimismo,
requerir oportunamente, antes de la entrega, la devolucin de aquellos bienes
por los que haya vencido el plazo otorgado para su prstamo.
l) Patrimonio documental.- Consta de todos los archivos activos y pasivos que se
encuentren bajo resguardo de la entidad acadmica o dependencia objeto de la
entrega. Es importante que se relacionen, entre otros, los expedientes de los
alumnos, tanto los que correspondan a los egresados, como los relativos a los
estudiantes en activo, as como los expedientes del personal y los documentos
que soporten la autenticidad de la propiedad de los bienes que conforman el
patrimonio institucional.
Los archivos debern estar clasificados:
por ejercicio;
por su unidad de presentacin (folders, carpetas, recopiladores, etc.) y
por su ubicacin fsica, para facilitar su localizacin, debiendo numerarse los
muebles donde se contengan (gaveteros, vitrinas, estantes, escritorios,
credencias, etc.), en orden progresivo, de izquierda a derecha en cada rea
donde se encuentren; los entrepaos, gavetas o cajones sern numerados
progresivamente de arriba hacia abajo.
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Se recomienda contar con los convenios y contratos debidamente actualizados y
formalizados. Asimismo, depurar la documentacin antes del proceso, con
excepcin del archivo pasivo, con el objeto de asegurarse de entregar la
documentacin activa por encontrarse vigente dentro del trmino de cinco aos.
m) Asuntos pendientes y en trmite.- Conformado por la documentacin relativa a

los asuntos en proceso de atencin, como obras pendientes de iniciar,
afectaciones presupuestales, requisiciones, pedidos, recepcin de bienes
adquiridos y pagados, estimaciones, celebracin de contratos y convenios, as
como las solicitudes de informacin y resoluciones pendientes de atender,
efectuadas por la Coordinacin de Transparencia y por la Defensora de los
Derechos Universitarios, etc. Las relaciones debern contener los datos
necesarios para su identificacin, el responsable del trmite, el rea
administrativa donde se encuentre en proceso y el avance de su gestin.
Asimismo, sealarn aquellos que requieran atencin inmediata y que, de no
hacerlo, pudieran causar algn dao o perjuicio a la institucin.
Si se conoce con antelacin la fecha del evento, procurar resolver los asuntos
pendientes, con la finalidad de entregar la menor cantidad en esas condiciones.
De ser imposible solucionar todos los asuntos pendientes, por causas ajenas a la
voluntad de quien entrega, sealar, en su caso, al responsable del asunto, el
grado estimado de atencin, as como la entidad o dependencia donde se
encuentre en trmite.
n) Estado de atencin de observaciones de auditoras.- Comprende la entrega de

los resultados de las auditoras practicadas por la Contralora General, por los
auditores externos y por los rganos superiores de fiscalizacin, durante el
perodo de gestin de quien entrega, haciendo especial nfasis a las
observaciones pendientes de solventar y en proceso de atencin.
o) Diversos.- Comprende la entrega de llaves de oficinas y muebles, sellos y

combinacin de cajas de seguridad.
Cuando la informacin sea demasiado voluminosa, como en los casos relativos a

la plantilla de personal, inventario general de mobiliario y equipo, etc., se podr
entregar un resumen de la informacin por dependencia, adicionada con un archivo
electrnico, indicando en el cuerpo del acta de entrega-recepcin donde podr
consultarse en el Sistema Integral de Informacin Universitaria (SIIU). No obstante,
si el titular que recibe lo juzga necesario, estar en todo su derecho de solicitarla en
forma impresa.
2.2 Verificacin: Conocer con la debida anticipacin la fecha de la entrega permite al

comit de entrega transmitir paulatinamente los paquetes de informacin, conforme
van siendo integrados, en apego al calendario, para que el comit de recepcin
proceda a la inspeccin fsica de los bienes, a la verificacin de la correccin de la
informacin y a su firma, con el objeto de abreviar el acto protocolario, al estar
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plenamente satisfechos tanto el titular que entrega como el que recibe, por
constatar que dicho proceso ha sido efectuado por sus respectivos representantes
segn lo planeado. Dicho de otra manera, en este procedimiento se realiza la
inspeccin y se verifica antes de llevar a cabo el acto protocolario, en virtud de que
se cuenta con el tiempo suficiente para hacerlo.
Cada paquete de informacin debe ser firmado tambin por los servidores
universitarios que hayan tenido directamente bajo su responsabilidad el control,
custodia o posesin de los bienes patrimoniales, archivos y documentos legales de
la entidad o dependencia, como cajeros, administradores, responsables de los
fondos rotatorios, pagadores, almacenistas, responsables del control presupuestal,
de la contabilidad, del control de inventarios, etc.
2.3 Actualizacin de la informacin: La informacin documental materia de la entrega
deber ser lo ms actualizada posible, de acuerdo al calendario de cierre, a efecto
de no sufrir nuevas actualizaciones cuando se lleve a efecto el acto protocolario,
debido a los nuevos eventos que van sucediendo por tratarse de una informacin
dinmica.
3. Acto de entrega-recepcin
Una vez efectuada la inspeccin fsica y la verificacin de la correccin de los datos
contenidos en los paquetes documentales a satisfaccin del titular entrante, en la
fecha programada se proceder a la entrega-recepcin de la entidad acadmica o
dependencia, mediante la elaboracin del acta respectiva (formato VII.2) con la
intervencin del personal designado por la Contralora General, detallndose, en el
cuerpo de la misma, los anexos correspondientes, as como las observaciones que
se juzguen pertinentes.
De ser necesario, dada la magnitud de la entrega, como en el caso de cambio de
Rector, se debern formular y anexar actas adicionales, correspondientes a las
entregas de cada rea administrativa que se entregue, las cuales estarn firmadas
por los servidores que entregan y por los que reciben.
3.1 Distribucin: Los paquetes de informacin debern formularse en cuatro tantos con
firmas autgrafas, distribuidos de la siguiente manera:
Un tanto para el titular entrante
Un tanto para el titular saliente
Un tanto para el archivo de la entidad o dependencia que se entrega
Un tanto para la Contralora General
El tanto correspondiente a la Contralora General, ser para su archivo o, en su
caso, para su seguimiento. Tratndose del cambio de Rector, nicamente se
proporcionar a la Contralora General copia del acta de entrega-recepcin.
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3.2 Aclaraciones: Una vez firmada el acta de entrega-recepcin, el titular entrante
contar con un perodo de 15 das hbiles posteriores a este acto protocolario para
solicitar por escrito, en su caso, al saliente con copia a la Contralora General, las
aclaraciones procedentes y/o la informacin adicional relevante que no se hubiera
detectado como materia de la entrega durante el proceso citado. Asimismo,
informar por escrito a la Contralora General dentro del trmino de 5 das hbiles
sobre las correcciones efectuadas.
B. Cambio de titulares por polticas internas o reorganizacin
Como se mencion al inicio de este documento, los cambios repentinos por

reorganizacin o polticas internas de la institucin, como la rotacin del personal,
no permiten planear con la debida anticipacin el proceso de la entrega-recepcin,
por lo que tampoco se podr efectuar la inspeccin de los bienes y la verificacin de
la correccin de la informacin de manera previa al acto protocolario de entrega. En
consecuencia, se deber emplear un mtodo prctico adaptable a las
circunstancias, que finalmente otorgue los mismos resultados por lo que se refiere a
lograr un proceso ordenado, que permita la inmediata instalacin del titular que
recibe y facilite la continuidad de la gestin administrativa sin demora; esto no
quiere decir que no se puedan planear algunas partes del proceso dentro de los
plazos disponibles; por tanto, deber comprender las siguientes etapas:
1. Acto de entrega previa
2. Integracin y verificacin de la informacin
3. Acto de entrega definitiva
1. Acto de entrega previa
Una vez recibida en la Junta de Gobierno la solicitud del Rector, en el lugar y la
fecha sealada para efectuar el cambio, el auditor designado por la Contralora
General har acto de presencia en la entidad acadmica o dependencia
correspondiente, para levantar un acta previa de entrega-recepcin.
En este acto, el titular de la entidad acadmica o dependencia que entrega se
comprometer a presentar debidamente integrado el paquete de entrega en un
plazo no mayor de 10 das hbiles.
Este evento tiene el propsito fundamental de que el titular entrante se avoque de
inmediato, de manera oficial, a la atencin de los asuntos inherentes al cargo para
el que fue designado.
En caso de que el titular saliente presente alguna informacin que le hubiera dado
tiempo de preparar para el efecto, deber ser recibida por el titular entrante,
hacindose constar en el acta respectiva. Esta recepcin debe entenderse que se
limita exclusivamente a la presencia fsica de los documentos, mas no a su
correccin y contenido, toda vez que el evento tiene como nico propsito facilitar la
instalacin del titular de manera inmediata.
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Para darle formalidad a este acto, el personal designado por la Contralora General,
levantar el acta circunstanciada correspondiente (formato VII.1) indicando en el
texto de la misma que la administracin entrante recibe la informacin en las
condiciones descritas anteriormente.
2. Integracin y verificacin de la informacin
Como ya se ha dicho, el titular saliente es responsable de integrar la informacin, lo

cual tendr que completar dentro de los 10 das establecidos para el efecto en el
acta de entrega previa.
Por su parte, el titular entrante contar con 5 das hbiles despus de haberse
cumplido la fase de integracin, para verificar la correccin de la informacin, as
como para llevar a efecto la inspeccin para constatar la existencia fsica del
efectivo, valores, bienes y recursos documentales, todo ello con la cooperacin de
los servidores designados por el titular que entrega.
3. Acto de entrega definitiva
Una vez transcurridos los 15 das hbiles otorgados para llevar a cabo la totalidad
del proceso, el auditor designado para el efecto se presentar en la entidad o
dependencia en proceso de entrega para levantar el acta de entrega definitiva
(formato VII.2), en la cual se detallarn los anexos correspondientes, as como las
observaciones que se juzguen pertinentes.
3.1 Distribucin: De igual forma que en el proceso de entrega recepcin por trmino de
gestin administrativa, los paquetes documentales de informacin sern elaborados
en cuatro tantos, uno para el titular que recibe, otro para el que entrega, otro para el
archivo de la entidad o dependencia que se entrega y uno ms para la Contralora
General para su archivo o seguimiento.
3.2 Aclaraciones: Una vez firmada el acta de entrega-recepcin, el titular entrante

contar, en su caso, con un periodo de 15 das hbiles posteriores a este acto
protocolario para solicitar por escrito, al saliente, con copia a la Contralora General,
las aclaraciones procedentes y/o la informacin adicional relevante que no se
hubiera detectado como materia de la entrega durante el proceso citado. Asimismo,
informar por escrito a la Contralora General dentro del trmino de 5 das hbiles
sobre las correcciones efectuadas.
C. Cambio de titulares por causas de fuerza mayor
Para el cambio de titulares en casos como la aceptacin para realizar estudios de

postgrado, renuncia, destitucin o fallecimiento, se aplicar el mismo procedimiento
que para el cambio de titulares por polticas internas o reorganizacin.
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VII. MODELOS DE ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIN
Como ya qued establecido en el apartado B de la metodologa, el acta de entrega

previa tiene el propsito de dejar constancia de que el servidor entrante ha quedado
formalmente instalado en el empleo, cargo o comisin para el que fue designado por la
superioridad.
Por su parte, el acta de entrega definitiva es el documento donde quedan plasmados

los resultados del proceso de entrega-recepcin.
Aspectos a considerar en la formulacin de las actas de entrega-recepcin:
N RECOMENDACIN
1. Usar el papel oficial de la entidad acadmica o dependencia correspondiente.

2. Dejar un margen izquierdo y derecho de 2.5 cms.
3. Escribir con maysculas y minsculas a rengln seguido y sin sangra.
4. Cancelar o testar con guiones los espacios no utilizados de cada rengln, as como
los renglones no utilizados.
5. Las actas debern consignar la relacin completa de los anexos propuestos. En los
conceptos (anexos) que no resulten aplicables a la entidad acadmica o
dependencia, se deber anotar NO APLICA.
6. Anotar las cantidades con nmero y con letra.
7. Los comentarios que se formulen debern redactarse en trminos claros que
permitan apreciar fehacientemente que los bienes y documentacin se reciben de
conformidad o en su defecto, efectuar las aclaraciones pertinentes por las
observaciones que ameriten ulterior revisin.
8. Las declaraciones de los participantes deben consignarse en forma textual.
9. No hacer uso de abreviaturas.
10. El acta no deber contener borrones, tachaduras o enmendaduras.
11. El acta deber ser firmada al margen y al calce en forma autgrafa con tinta azul en
todas sus fojas por quienes participen en ella.
12. Numerar las fojas de que constan los anexos.
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VII.1 ACTA DE ENTREGA PREVIA
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
CONTRALORA GENERAL
REGIN:-------------------------------------------------------------(1)----------------------------------------
ENTIDAD ACADMICA O DEPENDENCIA: ---------------(2)---------------------------------------
ACTA PREVIA DE ENTREGA-RECEPCIN POR CAMBIO DE --------(3)---------------------
ENTREGA: -------------------------------------(4) -----------------------------------------------------------
RECIBE: ----------------------------------------(5)-------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------Lugar, hora y fecha------------------------------------------
En la ciudad de (6), Ver., siendo las (7) horas del da (8) de (9) de dos mil (10), se
levanta la presente acta en la oficina que ocupa la (11) de la (12) de la Universidad
Veracruzana ubicada en (13).------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------Motivo--------------------------------------------------------
Hacer constar la entregarecepcin previa de la (14) de la (15), en cumplimiento a lo
establecido en los artculos 235, fraccin III inciso e), 266 y 269 del Estatuto General de
la Universidad Veracruzana, la cual tiene como finalidad la inmediata instalacin del
titular que recibe y facilitar la continuidad de la gestin administrativa. ------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------Autorizaciones-------------------------------------------------
El C. (16) asume el cargo de (17) de (18) en base a su nombramiento de fecha (19)
firmado por el C. (20) Rector de la Universidad Veracruzana.------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Oficio nmero CG (21), de fecha (22), signado por el/la C.(23), Contralor (a) General de
la Universidad Veracruzana, dirigido al C. (24), donde se indica que se ha comisionado
al C.(25), auditor (a) adscrito (a) a la Contralora General, para intervenir en el
levantamiento del acta de entrega-recepcin correspondiente. ----------------------------------
------------------------------------------------- Participantes ------------------------------------------------
Intervienen en el presente acto por parte de la (26), el (la) C. (27), titular saliente, con
nmero de personal (28), con domicilio particular en la calle (29), nmero (30), colonia
(31) y cdigo postal (32) en (33), Ver. y el/la administrador (a) C.(34), con nmero de
personal (35), con domicilio particular en la calle (36), nmero (37), colonia (38) y
cdigo postal (39), en (40), Ver., quien participa aportando informacin sobre los
recursos administrados y los documentos y asuntos manejados en la entidad
acadmica/dependencia. As como, el (la) C. (41), titular entrante, con nmero de
personal (42), con domicilio particular en la calle (43), nmero (44), colonia (45) y
cdigo postal (46), en (47), Ver.---------------------------------------------------------------------------
Por parte de la Contralora General, el auditor(a) comisionado, C.(48).------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina dos ------
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---------------------------------------------- pgina dos -------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------Testigos de asistencia---------------------------------------
Como testigos de asistencia de la presente diligencia, designados por el titular
saliente, intervienen en este acto el (la) C.(49) y el (la) C. (50), manifestando el
primero ser mayor de edad de (51) aos, estado civil (52) prestar sus servicios en (53)
con cargo o funciones de (54) con RFC. (55) y con domicilio particular en la calle (56)
nmero (57), colonia (58) y cdigo postal (59), en (60), Ver; el segundo manifiesta ser
mayor de edad de (61) aos, estado civil (62), prestar sus servicios en (63) con cargo o
funciones de (64), con RFC. (65) y con domicilio particular en la calle (66), nmero (67),
colonia (68) y cdigo postal (69), en (70), Ver. -------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------Diligencias--------------------------------------------------
El (la) C.(71), que concluye el cargo, dio curso a la entrega de la (72) al (la) C.(73),
manifestando que en este momento la informacin que se entrega es la nica de que se
dispone (en caso de que se cuente con alguna informacin en el momento de levantar
el acta de entrega previa). Quien toma posesin del cargo recibe la documentacin
existente, relativa a los bienes, documentos y asuntos, inherentes a la (74) mediante los
siguientes anexos que se relacionan conforme al orden que les corresponde en la Gua
para la Entrega-recepcin: ---------------------------------------------------------------------------------
Anexo No..------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Anexo No..------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Anexo No--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Etctera. --------------------------------------------------------------------------------------------------------
A partir de esta fecha, el (la) C. (75), asume formalmente el cargo de (76), haciendo
notar que junto con el titular saliente se han dado instrucciones al (los) C. (77), quien
(es) funge (n) en la (78) como (79) para preparar los anexos con la informacin y
documentacin complementaria a la entregada en este acto y que servir para efectuar
la entrega definitiva: -----------------------------------------------------------------------------------------
(Seleccionar de entre los anexos contemplados en la Gua para la Entrega-recepcin
los que tendrn que prepararse conforme al orden siguiente)------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I ---------------- Organizacin y marco normativo -------------------------------------------------
CGER-ON-01 Organigrama (documento). -----------------------------------------------------------
CGER-ON-02 Relacin de legislacin y normatividad universitaria. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
II --------------- Situacin programtica --------------------------------------------------------------
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento). ----------------
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en
------------------ operacin en el ejercicio vigente (reporte). ---------------------------------------
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Acadmica (documento). ------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina tres ------
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--------------------------------------------- pgina tres ------------------------------------------------------
III --------------- Situacin presupuestaria -----------------------------------------------------------
CGER-SR-01 Avance presupuestal de los fondos que se tengan en operacin
---------------- (reporte). ----------------------------------------------------------------------------------
CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificacin (reporte). ------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IV -------------- Estados financieros -------------------------------------------------------------------
CGER-EF-01 Balance General (reporte).------------------------------------------------------------
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte). ----------------------------------------------------
CGER-EF-03 Balanza de comprobacin (reporte). -----------------------------------------------
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento). ----------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
V --------------- Recursos financieros: ----------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio --------------------------------------------------
CGER-RF-02 Oficio de finiquito de cancelacin de vale de fondo rotatorio (documento)
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar. -------------------------------
CGER-RF-04 Oficio de finiquito de cancelacin de vale de gastos a comprobar
----------------- (documento). ------------------------------------------------------------------------------
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento) -------------------------------------------
CGER-RF-06 Conciliacin bancaria actualizada. --------------------------------------------------
CGER-RF-07 Relacin de recibos de ingresos tiles. --------------------------------------------
CGER-RF-08 Relacin de facturas tiles. -----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VI -------------- Recursos Humanos: ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-01 Plantilla de personal. -------------------------------------------------------------------
CGER-RH-02 Copia del vale correspondiente a la nmina de la ltima quincena
----------------- pagada, sellada de recibido por la Direccin de Contabilidad. --------------
CGER-RH-03 Nmina en proceso de pago, y relacin de cheques de sueldos no
----------------- cobrados y cancelados. ----------------------------------------------------------------
CGER-RH-04 Relacin de becarios. ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-05 Relacin de prestadores de servicio social. --------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VII ------------- Recursos Materiales: -----------------------------------------------------------------
CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo. ---------------------------------------------------
CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte. -------------------------------------------------
CGER-RM-03 Inventario de obras de arte. -----------------------------------------------------------
CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza. --------------------------------------------------
CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio. ----------------------------------------------
CGER-RM-06 Inventario de papelera, tiles de escritorio y cmputo. -----------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VIII ------------ Recursos fsicos -----------------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Relacin de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. --------
CGER-RF-02 Relacin de inmuebles en proceso de regularizacin. -------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina cuatro ----
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--------------------------------------------- pgina cuatro ---------------------------------------------------
CGER-RF-03 Relacin de inmuebles recibidos en arrendamiento. ---------------------------
CGER-RF-04 Relacin de inmuebles otorgados en arrendamiento. --------------------------
CGER-RF-05 Relacin de inmuebles recibidos en comodato. ---------------------------------
CGER-RF-06 Relacin de inmuebles otorgados en comodato. --------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IX -------------- Obra pblica -----------------------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relacin de obras concluidas. -------------------------------------------------------
CGER-OP-02 Relacin de obras en proceso. -------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
X --------------- Recursos documentales -------------------------------------------------------------
CGER-RD-01 Inventario de bibliografa (reporte). -------------------------------------------------
CGER-RD-02 Relacin de vales vencidos por prstamos de libros. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XI -------------- Patrimonio documental --------------------------------------------------------------
CGER-PD-01 Relacin de contratos y/o convenios vigentes. ----------------------------------
CGER-PD-02 Relacin de expedientes de personal. ---------------------------------------------
CGER-PD-03 Relacin de facturas que amparan la propiedad del mobiliario y equipos.
CGER-PD-04 Relacin de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles. ------
CGER-PD-05 Relacin de archivo comn. ----------------------------------------------------------
CGER-PD-06 Relacin de matrcula de alumnos del ltimo periodo escolar (reporte).
CGER-PD-07 Relacin de expedientes de alumnos activos y egresados. ------------------
CGER-PD-08 Relacin de cartas de pasantes. ----------------------------------------------------
CGER-PD-09 Relacin de certificados de estudios profesionales y de posgrado. --------
CGER-PD-10 Relacin de autorizaciones de examen profesional o de grado
------------------ acadmico. --------------------------------------------------------------------------------
CGER-PD-11 Relacin de actas de examen profesional o de grado acadmico. ---------
CGER-PD-12 Relacin de ttulos profesionales o de grado acadmico. ---------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XII ------------- Asuntos pendientes y en trmite -------------------------------------------------
CGER-AP-01 Relacin de afectaciones presupuestales por pagos directos. --------------
CGER-AP-02 Relacin de requisiciones (reporte). ------------------------------------------------
CGER-AP-03 Relacin de pedidos (reporte). -------------------------------------------------------
CGER-AP-04 Relacin de bienes pagados pendientes de recibir (reporte). ----------------
CGER-AP-05 Relacin de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios. ---------
CGER-AP-06 Relacin de movimientos de personal en trmite. ------------------------------
CGER-AP-07 Relacin de plazas pendientes de asignar. ---------------------------------------
CGER-AP-08 Relacin de estimaciones de obra. -------------------------------------------------
CGER-AP-09 Relacin de contratos y convenios. -------------------------------------------------
CGER-AP-10 Relacin de asuntos penales en proceso. ----------------------------------------
CGER-AP-11 Relacin de solicitudes de informacin y resoluciones efectuadas por la
---------------- Coordinacin de Transparencia y Acceso a la Informacin. -----------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina cinco ----
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--------------------------------------------- pgina cinco ----------------------------------------------------
CGER-AP-12 Relacin de solicitudes de informacin sobre denuncias y resoluciones
----------------- efectuadas por la Defensora de Derechos Universitarios. -------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIII ------------- Estado de atencin de observaciones de auditora pendientes o en
----------------- proceso de atencin -----------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relacin de observaciones de la Contralora General. ------------------------
CGER-OP-02 Relacin de observaciones de auditoria externa. -------------------------------
CGER-OP-03 Relacin de observaciones de los rganos superiores de fiscalizacin. --
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIV ------------ Diversos -----------------------------------------------------------------------------------
CGER-DI-01 Combinacin de caja fuerte en sobre cerrado. ----------------------------------
CGER-DI-02 Relacin de llaves de mobiliario, equipo y oficinas. ----------------------------
CGER-DI-03 Relacin de sellos oficiales. ----------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------Aclaraciones-----------------------------------------------------
El C. (80), recibe con las reservas de Ley del C. (81), todos los recursos y documentos
que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos.-----------------------------
La verificacin del inventario fsico de mobiliario y equipo ser realizada por el
Departamento de Control de Inventarios.---------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
El titular que entrega se compromete a presentar debidamente integrado el paquete de
entrega en un plazo no mayor a 10 das hbiles, contados a partir de la fecha de la
presente acta.--------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Una vez concluido el trmino sealado en el prrafo anterior, el titular que recibe se
compromete a verificar la existencia de los recursos, bienes e informacin contenidos
en los anexos que integran el paquete de entrega en un plazo de 5 das hbiles, as
como asistir el da en que se levante el acta de entrega definitiva a su lectura y firma ----
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
La presente entrega previa no implica liberacin alguna de responsabilidades que
pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente.-------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En este acto, la Contralora General como parte de sus actividades tendientes a la
difusin del marco normativo vigente de la Universidad Veracruzana, a travs de su (s)
representante (s), hace (n) saber al (la) (82) titular entrante y dejan constancia en la
presente acta, que dicho marco jurdico universitario puede ser consultado en Internet
en la pgina www.uv.mx .-----------------------------------------------------------------------------------
El Titular entrante, manifiesta que se da por sabedor de tales ordenamientos
universitarios y bajo protesta de decir verdad, se compromete a desempear su funcin
dentro del marco de legalidad establecido por la Legislacin Universitaria y vigilar en el
mbito de su competencia el cumplimiento de dicha normatividad. -----------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina seis -----
29/07/2009 29/148
--------------------------------------------- pgina seis -------------------------------------------------------
En este acto, el (la) C. (83), hace entrega de los formatos de Declaracin-de Situacin
Patrimonial al (la) C. (84), Titular saliente y al (la) C. (85), Titular entrante, quienes
cuentan con 30 y 60 das naturales respectivamente, para presentarlos debidamente
requisitados ante la Contralora General de la Universidad Veracruzana como lo
estipulan los Artculos, 4, fraccin IV, 6, fraccin I, y 7 del Reglamento en Materia de
Registro Patrimonial de los Servidores de la Universidad Veracruzana.-----------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------Cierre del Acta-----------------------------------------------------
Previa lectura de la presente, por los que en ella intervinieron, y habiendo sido aceptada
en todas sus partes, se da por concluida a las (86) horas del da de su inicio, firmando
en ella para constancia al margen derecho y al calce todos los que en ella
intervinieron.----------------------------------------------------------------------------------------------------
===================================================================
Por la Entidad Acadmica o Dependencia
Entrega Recibe
__________(87)_______________ ____________(88)_________________
Testigos de asistencia
__________(89)_______________ ____________(90)_________________
Por la Contralora General
------------------(91)---------------------
29/07/2009 30/148
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA PREVIA DE
ENTREGA-RECEPCIN
N ANOTACIONES
1 Nombre de la Regin donde se encuentra la entidad acadmica o
dependencia.
2 Nombre de la entidad acadmica o dependencia.
3 Nombre institucional del cargo, empleo o comisin objeto de la
designacin.
4 Nombre del servidor universitario que entrega.
5 Nombre del servidor universitario que recibe.
6 Nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad
acadmica o dependencia.
7, 8, 9 y 10 Hora, da, mes y ao en que se levanta el acta.
11 Nombre de la oficina donde se levanta el acta (Direccin,
Administracin, etc.).
13 Domicilio de la entidad acadmica o dependencia.
15 Nombre de la regin donde se encuentre ubicada la entidad
16 Nombre de quien recibe.
17 Nombre del cargo, empleo o comisin.
19 Fecha del nombramiento.
20 Nombre del rector en funciones que otorga el nombramiento.
21 Nmero de oficio de comisin.
22 Fecha del oficio de comisin.
23 Nombre del Contralor en funciones.
24 Nombre del destinatario del oficio de comisin.
25 Nombre del auditor comisionado.
27 Nombre del titular saliente.
28 Nmero de personal del titular saliente.
29,30, Nombre de la calle, nmero, colonia, cdigo postal y ciudad,
31,32 y 33 donde se encuentre el domicilio del titular saliente.
34 Nombre del administrador de la entidad acadmica o
dependencia.
35 Nmero de personal del administrador.
36,37, 38 y Nombre de la calle, nmero, colonia, cdigo postal y ciudad,
39 y 40 donde se encuentre el domicilio del administrador.
41 Nombre del titular entrante.
42 Nmero de personal del titular entrante.
43,44,45,46 Nombre de la calle, nmero, colonia, cdigo postal y ciudad,
29/07/2009 31/148
N ANOTACIONES
y 47 donde se encuentre el domicilio del titular entrante.
N ANOTACIONES
48 Nombre del auditor designado para intervenir en la entrega-
recepcin.
49 Nombre del primer testigo de asistencia.
50 Nombre del segundo testigo de asistencia.
51 Edad del primer testigo de asistencia.
52 Estado civil del primer testigo de asistencia.
53 Nombre de la oficina o rea donde se desempea el primer
testigo de asistencia.
54 Cargo o funciones que desempea.
55 Siglas y nmeros de su Registro Federal de Contribuyentes.
y 60 donde se encuentre el domicilio del primer testigo de asistencia.
61 Edad del segundo testigo de asistencia.
62 Estado civil del segundo testigo de asistencia.
63 Nombre de la oficina o rea donde se desempea el segundo
y 70 donde se encuentre el domicilio del segundo testigo de
asistencia.
76 Nombre del cargo, empleo o comisin para el que fue designado.
77 Nombre del o los servidores universitarios designados por el
titular entrante para preparar los anexos faltantes.
79 Cargo, empleo o comisin de los servidores universitarios
designados para preparar los anexos faltantes.
83 Nombre del auditor designado.
85 Nombre del titular entrante
86 Hora de conclusin del acta.
87 Nombre y firma del titular saliente.
88 Nombre y firma del titular entrante.
29/07/2009 32/148
N ANOTACIONES
89 Nombre y firma del primer testigo de asistencia.
90 Nombre y firma del segundo testigo de asistencia.
91 Nombre y firma del auditor que intervino.
29/07/2009 33/148
VII.2 ACTA DEFINITIVA DE ENTREGA-RECEPCIN
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
CONTRALORA GENERAL
REGIN:---------------------------------------------------------------------(1)------------------------------
ENTIDAD ACADMICA O DEPENDENCIA:------------------------2)-------------------------------
ACTA DEFINITIVA DE ENTREGA-RECEPCIN POR CAMBIO DE:---------------------------
---------------------------------------------------------(3)--------------------------------------------------------
ENTREGA:------------------------------------------(4)--------------------------------------------------------
RECIBE:---------------------------------------------(5)--------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------Lugar, hora y fecha----------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
En la ciudad de (6), Ver., siendo las (7) horas del da (8) de (9) de dos mil (10), se
levanta la presente acta en la oficina que ocupa la (11) de la (12) de la Universidad
Veracruzana ubicada en (13).------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------Motivo-------------------------------------------------------
Hacer constar la entregarecepcin definitiva de la (14) de la regin (15), en
seguimiento al acta previa del (16) de (17) de (18) y en cumplimiento a lo establecido en
los artculos 235, fraccin III inciso e), 267 y 268 del Estatuto General de la Universidad
Veracruzana ---------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------Autorizaciones-------------------------------------------------
Nombramiento de fecha (19) firmado por el C. (20) Rector de la Universidad
Veracruzana, donde designa al C. (21) como (22) de la (23).-------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Como se mencion en el acta previa, la presente, se realiza en atencin a las
instrucciones contenidas en el oficio nmero CG (24), de fecha (25), signado por el/la
C.(26), Contralor (a) General de la Universidad Veracruzana. -----------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------Participantes-------------------------------------------------
Intervienen en el presente acto por parte de la (27), el (la) C. (28), titular saliente, con
nmero de personal (29), con domicilio particular en la calle (30), nmero (31), colonia
(32) y cdigo postal (33) en (34), Ver. y el/la C. (35), con nmero de personal (36), con
domicilio particular en la calle (37), nmero (38), colonia (39) y Cdigo Postal (40) en
(41), Ver., quien funge como administrador de la misma y participa aportando la
informacin sobre los bienes y recursos radicados y adscritos en la (42). As como, el
(la) C. (43), Titular entrante, con nmero de personal (44), con domicilio particular en la
calle (45), nmero (46), colonia (47) y Cdigo Postal (48), en (49), Ver.-----------------------
Por parte de la Contralora General, interviene el auditor(a), C.(50).----------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina dos ------
29/07/2009 34/148
--------------------------------------------- pgina dos --------------------------------------------------------
------------------------------------------Testigos de asistencia-------------------------------------------
Como testigos de asistencia de la presente diligencia, designados por el Titular saliente,
intervienen en este acto el (la) C. (51) y el (la) C. (52), manifestando el primero ser
mayor de edad de (53) aos, estado civil (54), prestar sus servicios en (55) con cargo o
funciones de (56) con RFC. (57) y con domicilio particular en la calle (58), nmero (59),
Colonia (60) y Cdigo Postal (61), en (62), Ver; el segundo manifiesta ser mayor de
edad de (63) aos, estado civil (64), prestar sus servicios en (65) con cargo o funciones
de (66), con RFC. (67), y con domicilio particular en la calle (68), nmero (69), Colonia
(70) y Cdigo Postal (71), en (72), Ver. -----------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------Antecedentes------------------------------------------------
Con fecha (73) de (74) de dos mil (75), se levant el acta previa de entrega recepcin
en la que se asentaron los anexos siguientes: -------------------------------------------------------
(enlistar los anexos que se entreguen identificndolos con la clave que le
corresponda de acuerdo al catlogo de anexos incluido en la Gua para la
entrega-recepcin).-----------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------Diligencias-------------------------------------------------
El (la) C. (76), que concluye el cargo, dio curso a la entrega definitiva de la (77) al (a la)
C.(78), quien recibe la documentacin existente, relativa a los bienes, documentos y
asuntos, inherentes a la entidad/dependencia mediante los anexos siguientes: ------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
I ---------------- Organizacin y marco normativo -------------------------------------------------
CGER-ON-01 Organigrama (documento). -----------------------------------------------------------
CGER-ON-02 Relacin de legislacin y normatividad universitaria. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
II --------------- Situacin programtica --------------------------------------------------------------
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento). ----------------
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en operacin en
----------------- el ejercicio vigente (reporte). ---------------------------------------------------------
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Acadmica (documento). ------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
III --------------- Situacin presupuestaria -----------------------------------------------------------
----------------- (reporte). -----------------------------------------------------------------------------------
CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificacin (reporte). ------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
IV -------------- Estados financieros -------------------------------------------------------------------
CGER-EF-01 Balance General (reporte). -----------------------------------------------------------
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte). ----------------------------------------------------
CGER-EF-03 Balanza de comprobacin (reporte). -----------------------------------------------
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento). ----------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina tres ------
29/07/2009 35/148
--------------------------------------------- pgina tres --------------------------------------------------------
V --------------- Recursos financieros: ----------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio. -------------------------------------------------
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar. -------------------------------
----------------- (documento). ------------------------------------------------------------------------------
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento) -------------------------------------------
CGER-RF-06 Conciliacin bancaria actualizada. ).------------------------------------------------
CGER-RF-07 Relacin de recibos de ingresos tiles. --------------------------------------------
CGER-RF-08 Relacin de facturas tiles. -----------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VI -------------- Recursos Humanos: ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-01 Plantilla de personal. -------------------------------------------------------------------
----------------- pagada, sellada de recibido por la Direccin de Contabilidad. --------------
CGER-RH-03 Nmina en proceso de pago, y relacin de cheques de sueldos no
----------------- cobrados y cancelados. ----------------------------------------------------------------
CGER-RH-04 Relacin de becarios. ------------------------------------------------------------------
CGER-RH-05 Relacin de prestadores de servicio social. --------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VII ------------- Recursos Materiales: -----------------------------------------------------------------
CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo. ---------------------------------------------------
CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte. -------------------------------------------------
CGER-RM-03 Inventario de obras de arte. -----------------------------------------------------------
CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza. --------------------------------------------------
CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio. ----------------------------------------------
CGER-RM-06 Inventario de papelera, tiles de escritorio y cmputo. -----------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
VIII ------------ Recursos fsicos -----------------------------------------------------------------------
CGER-RF-01 Relacin de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana. --------
CGER-RF-02 Relacin de inmuebles en proceso de regularizacin. -------------------------
CGER-RF-03 Relacin de inmuebles recibidos en arrendamiento. ---------------------------
CGER-RF-04 Relacin de inmuebles otorgados en arrendamiento. --------------------------
CGER-RF-05 Relacin de inmuebles recibidos en comodato. ---------------------------------
CGER-RF-06 Relacin de inmuebles otorgados en comodato. --------------------------------
IX -------------- Obra pblica -----------------------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relacin de obras concluidas. -------------------------------------------------------
CGER-OP-02 Relacin de obras en proceso. -------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
X --------------- Recursos documentales -------------------------------------------------------------
CGER-RD-01 Inventario de bibliografa (reporte). -------------------------------------------------
CGER-RD-02 Relacin de vales vencidos por prstamos de libros. --------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina cuatro ----
29/07/2009 36/148
--------------------------------------------- pgina cuatro ----------------------------------------------------
XI -------------- Patrimonio documental --------------------------------------------------------------
CGER-PD-01 Relacin de contratos y/o convenios vigentes. ----------------------------------
CGER-PD-02 Relacin de expedientes de personal. ---------------------------------------------
CGER-PD-04 Relacin de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles. ------
CGER-PD-05 Relacin de archivo comn. ----------------------------------------------------------
CGER-PD-06 Relacin de matrcula de alumnos del ltimo periodo escolar (reporte). --
CGER-PD-07 Relacin de expedientes de alumnos activos y egresados. ------------------
CGER-PD-08 Relacin de cartas de pasantes. ----------------------------------------------------
CGER-PD-09 Relacin de certificados de estudios profesionales y de posgrado. --------
----------------- acadmico. --------------------------------------------------------------------------------
CGER-PD-11 Relacin de actas de examen profesional o de grado acadmico. ---------
CGER-PD-12 Relacin de ttulos profesionales o de grado acadmico. ---------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XII ------------- Asuntos pendientes y en trmite -------------------------------------------------
CGER-AP-01 Relacin de afectaciones presupuestales por pagos directos. --------------
CGER-AP-02 Relacin de requisiciones (reporte). ------------------------------------------------
CGER-AP-03 Relacin de pedidos (reporte). -------------------------------------------------------
CGER-AP-04 Relacin de bienes pagados pendientes de recibir (reporte). ----------------
CGER-AP-05 Relacin de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios. ---------
CGER-AP-06 Relacin de movimientos de personal en trmite. ------------------------------
CGER-AP-07 Relacin de plazas pendientes de asignar. ---------------------------------------
CGER-AP-09 Relacin de contratos y convenios. -------------------------------------------------
CGER-AP-10 Relacin de asuntos penales en proceso. ----------------------------------------
----------------- Coordinacin de Transparencia y Acceso a la Informacin. -----------------
CGER-AP-08 Relacin de estimaciones de obra. -------------------------------------------------
----------------- efectuadas por la Defensora de Derechos Universitarios. -------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIII ------------- Estado de atencin de observaciones de auditora pendientes o en
----------------- proceso de atencin ------------------------------------------------------------------
CGER-OP-01 Relacin de observaciones de la Contralora General. ------------------------
CGER-OP-02 Relacin de observaciones de auditoria externa. -------------------------------
CGER-OP-03 Relacin de observaciones de los rganos superiores de fiscalizacin. --
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
XIV ------------ Diversos -----------------------------------------------------------------------------------
CGER-DI-01 Combinacin de caja fuerte en sobre cerrado. ----------------------------------
CGER-DI-02 Relacin de llaves de mobiliario, equipo y oficinas. ----------------------------
CGER-DI-03 Relacin de sellos oficiales. ----------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------- pasa a la pgina cinco ----
29/07/2009 37/148
--------------------------------------------- pgina cinco ------------------------------------------------------
----------------------------------------------Aclaraciones----------------------------------------------------
El C. (79), recibe con las reservas de Ley del C.(80), todos los recursos y documentos
que se precisan en el contenido de la presente acta y sus anexos.-----------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
La presente entrega definitiva no implica liberacin alguna de responsabilidades que
pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad competente.-------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
El titular que entrega manifiesta bajo protesta de decir verdad, haber entregado en su
totalidad los recursos, bienes, documentos y asuntos que manej durante su gestin
administrativa y que no existen otros en poder de terceros ni tampoco adeudos a favor
o en contra de la (81).----------------------------------------------------------------------------------------
Se hace la aclaracin que los formatos para la formulacin de las declaraciones de
situacin patrimonial de inicio y de terminacin de encargo fueron entregados por el
auditor al titular entrante y al titular saliente, cuando se levant el acta de entrega
previa.------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------Cierre del Acta--------------------------------------------------
Previa lectura de la presente, por los que en ella intervinieron, y no habiendo mas que
hacer constar, se da por concluida a las (82) horas del da de su inicio, firmando de
conformidad para constancia, en todas sus fojas al margen y al calce todos los que en
la misma intervinieron.---------------------------------------------------------------------------------------
===================================================================
Por la Entidad Acadmica o Dependencia
Entrega Recibe
_____________(83)______________ ______________(84)_______________
Testigos de asistencia
____________(85)_______________ ______________(86)_______________
Por la Contralora General
____________(87)_______________
29/07/2009 38/148
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE ACTA DE ENTREGA
RECEPCIN DEFINITIVA
N ANOTACIONES
1 Nombre de la Regin donde se encuentra la entidad acadmica o
dependencia.
3 Nombre institucional del cargo, empleo o comisin objeto de la
designacin.
4 Nombre del servidor universitario que entrega.
6 Nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad
7, 8, 9 y 10 Hora, da, mes y ao en que se levanta el acta.
11 Nombre de la oficina donde se levanta el acta (Direccin,
Administracin, etc.).
13 Domicilio de la entidad acadmica o dependencia.
15 Nombre de la regin donde se encuentre ubicada la entidad
16,17 y 18 Da, mes y ao del levantamiento del acta de entrega previa.
19 Fecha del nombramiento.
20 Nombre del rector en funciones que otorga el nombramiento.
22 Nombre del cargo, empleo o comisin.
24 Nmero del oficio girado por el Contralor.
25 Fecha del oficio girado por el/la Contralor (a).
26 Nombre del Contralor (a) en funciones.
29 Nmero de personal del titular saliente.
y 34 donde se encuentre el domicilio del titular saliente.
35 Nombre del administrador de la entidad acadmica o
dependencia.
36 Nmero de personal del administrador.
y 41 donde se encuentre el domicilio del administrador.
44 Nmero de personal del titular entrante.
29/07/2009 39/148
N ANOTACIONES
y 49 donde se encuentre el domicilio del titular entrante.
50 Nombre del auditor designado para intervenir en la entrega-
recepcin.
51 Nombre del primer testigo de asistencia.
52 Nombre del segundo testigo de asistencia.
53 Edad del primer testigo de asistencia.
54 Estado civil del primer testigo de asistencia.
55 Nombre de la oficina o rea donde se desempea el primer
y 62 donde se encuentre el domicilio del primer testigo de asistencia.
63 Edad del segundo testigo de asistencia.
64 Estado civil del segundo testigo de asistencia.
65 Nombre de la oficina o rea donde se desempea el segundo
y 72 donde se encuentre el domicilio del segundo testigo de
asistencia.
73,74 y 75 Da, mes y ao en que se levant el acta de entrega previa.
82 Hora de cierre del acta.
83 Nombre y firma del titular saliente.
84 Nombre y firma del titular entrante.
85 Nombre y firma del primer testigo de asistencia.
86 Nombre y firma del segundo testigo de asistencia.
87 Nombre y firma del auditor que intervino.
29/07/2009 40/148
VIII. ANEXOS (formatos e instructivos)
La informacin relativa a los recursos administrados y a los documentos y asuntos

manejados deber contemplarse en los anexos al acta de entrega-recepcin
consistentes en formatos, documentos y reportes enlistados en este apartado.
Dichos anexos se presentan de forma enunciativa y mediante una serie de ejemplos,

con la finalidad de que se seleccionen por el titular que entrega, aquellos que
correspondan a los bienes, documentos y asuntos inherentes a la entidad acadmica o
dependencia de que se trate.
Asimismo, han sido clasificados por grupos de informacin homognea, pudindose

apreciar que cada bloque cuenta con su numeracin progresiva, con el objeto de
facilitar el orden e identificacin, en caso de incorporar otros anexos que sean
necesarios, dependiendo de la diversidad de bienes e informacin que maneje la
entidad acadmica o dependencia que se entregue.
De existir algn reporte institucional o formato en uso, adoptado por la entidad

acadmica o dependencia objeto de la entrega que contemple cuando menos los datos
bsicos solicitados en los anexos citados, podr utilizarse en lugar del formato
propuesto, debindose clasificar en el apartado que corresponda, anotando en la parte
superior derecha del documento la clave que le corresponda en el orden de acuerdo al
catlogo, haciendo adems, la aclaracin en el cuerpo del acta de entrega-recepcin
por todos los anexos que se agreguen a la relacin original.
Como se ha comentado en el apartado VII, se debe consignar en las actas de entrega

la relacin completa de los anexos propuestos y, en caso de que algunos no tengan
relacin con los recursos y asuntos de la entidad acadmica o dependencia que se
entregue, se deber anotar NO APLICA en el rengln respectivo al anexo de que se
trate. La recomendacin de enlistar todos los anexos es para evitar que
involuntariamente pudieran excluirse algunos recursos o asuntos que debieran ser parte
de la entrega.
29/07/2009 41/148
NDICE DE ANEXOS
REF. ANEXO
I Organizacin y marco normativo
CGER-ON-01 Organigrama (documento).
CGER-ON-02 Relacin de legislacin y normatividad universitaria.
II Situacin programtica
CGER-SP-01 Oficio de techo financiero del ejercicio vigente (documento).
CGER-SP-02 Programa Operativo Anual de los fondos que se tengan en operacin en
el ejercicio vigente (reporte).
CGER-SP-03 Plan de Desarrollo de la Entidad Acadmica (documento).
III Situacin presupuestaria

(reporte).
CGER-SR-02 Modificaciones presupuestales y su justificacin (reporte).
IV Estados financieros
CGER-EF-01 Balance General (reporte).
CGER-EF-02 Estado de Resultados (reporte).
CGER-EF-03 Balanza de comprobacin (reporte).
CGER-EF-04 Notas a los estados financieros (documento).
V Recursos financieros:
CGER-RF-01 Arqueo de caja del fondo rotatorio.
CGER-RF-03 Arqueo de caja de vales de gastos a comprobar.
(documento).
29/07/2009 42/148
CGER-RF-05 Constancia de no adeudo (documento)
CGER-RF-06 Conciliacin bancaria actualizada.
CGER-RF-07 Relacin de recibos de ingresos tiles.
CGER-RF-08 Relacin de facturas tiles.
VI Recursos Humanos:
CGER-RH-01 Plantilla de personal.
pagada, sellada de recibido por la Direccin de Contabilidad.
CGER-RH-03 Nmina en proceso de pago. Relacin de cheques de sueldos no
cobrados y cancelados
CGER-RH-04 Relacin de becarios.
CGER-RH-05 Relacin de prestadores de servicio social.
VII Recursos Materiales:

CGER-RM-01 Inventario de Mobiliario y Equipo.
CGER-RM-02 Inventario de equipo de transporte.
CGER-RM-03 Inventario de obras de arte.
CGER-RM-04 Inventario de material de limpieza.
CGER-RM-05 Inventario de material de laboratorio.
CGER-RM-06 Inventario de papelera, tiles de escritorio y cmputo.
VIII Recursos fsicos

CGER-RF-01 Relacin de inmuebles propiedad de la Universidad Veracruzana.
CGER-RF-02 Relacin de inmuebles en proceso de regularizacin.
CGER-RF-03 Relacin de inmuebles recibidos en arrendamiento.
CGER-RF-04 Relacin de inmuebles otorgados en arrendamiento.
CGER-RF-05 Relacin de inmuebles recibidos en comodato.
CGER-RF-06 Relacin de inmuebles otorgados en comodato.
29/07/2009 43/148
IX Obra pblica
CGER-OP-01 Relacin de obras concluidas.
CGER-OP-02 Relacin de obras en proceso.
X Recursos documentales
CGER-RD-01 Inventario de bibliografa (reporte).
CGER-RD-02 Relacin de vales vencidos por prstamos de libros.
XI Patrimonio documental
CGER-PD-01 Relacin de contratos y/o convenios vigentes.
CGER-PD-02 Relacin de expedientes de personal.
CGER-PD-04 Relacin de escrituras que amparan la propiedad de los inmuebles.
CGER-PD-05 Relacin de archivo comn.
CGER-PD-06 Relacin de matrcula de alumnos del ltimo periodo escolar (reporte).
CGER-PD-07 Relacin de expedientes de alumnos activos y egresados.
CGER-PD-08 Relacin de cartas de pasantes.
CGER-PD-09 Relacin de certificados de estudios profesionales y de posgrado.
acadmico.
CGER-PD-11 Relacin de actas de examen profesional o de grado acadmico.
CGER-PD-12 Relacin de ttulos profesionales o de grado acadmico.
XII Asuntos pendientes y en trmite

CGER-AP-01 Relacin de afectaciones presupuestales por pagos directos.
CGER-AP-02 Relacin de requisiciones (reporte).
CGER-AP-03 Relacin de pedidos (reporte).
CGER-AP-04 Relacin de bienes pagados pendientes de recibir (reporte).
CGER-AP-05 Relacin de cheques pendientes de entregar a sus beneficiarios.
CGER-AP-06 Relacin de movimientos de personal en trmite.
29/07/2009 44/148
CGER-AP-07 Relacin de plazas pendientes de asignar.
CGER-AP-08 Relacin de estimaciones de obra.
CGER-AP-09 Relacin de contratos y convenios.
CGER-AP-10 Relacin de asuntos penales en proceso.
Coordinacin de Transparencia y Acceso a la Informacin.

efectuadas por la Defensora de Derechos Universitarios.
XIII Estado de atencin de observaciones de auditora emitidas,

atendidas y pendientes o en proceso de atencin
CGER-OP-01 Relacin de observaciones de la Contralora General.
CGER-OP-02 Relacin de observaciones de auditoria externa.
CGER-OP-03 Relacin de observaciones de los rganos superiores de fiscalizacin.
XIV Diversos
CGER-DI-01 Combinacin de caja fuerte en sobre cerrado.
CGER-DI-02 Relacin de llaves de mobiliario, equipo y oficinas.
CGER-DI-03 Relacin de sellos oficiales.
NOTA:
En los apartados nicamente se incluyen los formatos propuestos por la Contralora
General. No se incluyen los apartados II Situacin programtica, III Situacin
presupuestaria, IV Estados financieros, en virtud de que se trata de documentos
emitidos por el Sistema Integral de Informacin Universitaria (SIIU) o formatos
establecidos por la administracin de la Universidad.
29/07/2009 45/148

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NDICE

II. Glosario de trminos 3

IV. Marco Jurdico 7

VII. Modelos de actas de entrega-recepcin 24

VIII. Anexos (formatos e instructivos) 41

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PGINA

La entrega-recepcin con motivo del cambio de titulares en las entidades acadmicas y

Para ese efecto, el citado ordenamiento establece como una atribucin de la

Por lo anterior, y consciente de la importancia del cumplimiento de esta obligacin, la

Consecuente con tal disposicin, esta gua se constituir en un instrumento

En conclusin, la presente gua favorecer que el proceso de entrega-recepcin en las

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PGINA

Acta de entrega-recepcin.- Documento donde se plasman los resultados del proceso

Acto protocolario.- Evento llevado a cabo en las oficinas de la entidad acadmica o

Anexos del acta de entrega-recepcin.- Formatos y documentos donde se plasma la

Archivo activo.- Informacin pblica contenida en expedientes o documentos en uso o

Archivo pasivo.- Informacin confidencial contenida en expedientes o documentos que

Autoridades unipersonales.- Los servidores universitarios considerados

Bienes no localizados.- Mobiliario y equipo no encontrado fsicamente en el momento

Comit de entrega.- Cuerpo colegiado integrado por el titular de la entidad acadmica

Comodato.- Figura jurdica que consiste en el otorgamiento de la posesin de los

Constancia de no adeudo.- Oficio expedido por la Direccin de Contabilidad donde se

Declaracin de situacin patrimonial de conclusin.- Documento que comprende la

Declaracin de situacin patrimonial de inicio.- Documento que comprende la

Expediente protocolario.- Paquete documental conformado por las actas

Finiquito de cancelacin del vale.- Oficio expedido por la Direccin de Contabilidad

Funcionarios.- Los servidores universitarios considerados en el Captulo XI de la Ley

Manual de Procedimientos Administrativos.- Compendio de polticas y

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PGINA

rganos Superiores de Fiscalizacin.- Auditora Superior de la Federacin y rgano

Patrimonio documental.- Paquete documental integrado por las relaciones de archivos

Polticas de cierre.- Lineamientos de observancia obligatoria para todos los servidores

Programa Operativo Anual (POA).- Instrumento de evaluacin que integra los

Servidor universitario.- Todos los individuos que laboren para la Universidad

Sistema Integral de Informacin Universitaria (SIIU).- Sistema institucional

Testigo de asistencia.- Persona que interviene en un acta de entrega-recepcin a

Titular de entidad acadmica o dependencia.- Servidor universitario que ostenta el

Transferencia de mobiliario y equipo.- Accin documentada mediante la cual una

Integrar, de manera organizada y oportuna, mediante un proceso legal-administrativo, la

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PGINA

TTULO QUINTO: DE LOS RGANOS COLEGIADOS

Artculo 235.- El Director de Auditoria Interna tendr las atribuciones siguientes:

III. Por instrucciones de la Contralora General, llevar a cabo las actividades

e) Intervenir en el proceso de entrega-recepcin cuando se d cambio de titular en las

TTULO SEXTO: DE LAS OBLIGACIONES FALTAS Y SANCIONES DE LAS

Artculo 266. Adems de las atribuciones establecidas en la Ley Orgnica, Estatutos y

XVIII. Preparar la documentacin requerida para el levantamiento del acta de entrega-

CAPTULO II: DE LAS FALTAS

Artculo 269. Se consideran faltas de las autoridades unipersonales y funcionarios

I. Incumplir con las obligaciones establecidas en el artculo 266 de este Estatuto;

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR PGINA

ARTCULO 6.- Los plazos para la presentacin de la declaracin de situacin

I. Dentro de los sesenta das naturales siguientes a la toma de posesin;

REGLAMENTO DE LA JUNTA DE GOBIERNO DE LA UNIVERSIDAD

Artculo 45.- El Contralor General deber informar a la Junta de Gobierno los

CDIGO PENAL PARA EL ESTADO DE VERACRUZ

CAPTULO III INCUMPLIMIENTO DEL DEBER LEGAL

Artculo 320.- Se impondrn de tres a diez aos de prisin y multa hasta de

II. Al concluir el empleo, cargo o comisin no entregue a la persona autorizada para

LEY ORGNICA DE LA UNIVERSIDAD VERACRUZANA

DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES

Artculo 114.- Si al investigar las faltas de carcter universitario se advierte la comisin

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