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Rof 2017 PDF
Rof 2017 PDF
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Presentacin
La manera como una entidad se organiza para realizar actividades y cumplir
con sus funciones, repercute de manera significativa en los resultados y logros
que dicha entidad alcanza.
De ese modo, si una entidad y quienes trabajan en ella, no tienen claros sus
objetivos o cuales son las responsabilidades de cada trabajador y cada rea, es
muy probable que su desempeo sea deficiente, porque hay tareas que se
dejan de hacer o se duplican esfuerzos o se invierte tiempo en tareas que no es
necesario realizar.
Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto de ROF .....................72
Anexos .............................................................................................................................104
Anexo 1. Cuestionario para la Identificacin de la Organizacin Actual ............................104
Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para los Ministerios ...111
Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional.......................117
Regionales .........................................................................................................................118
Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional .......................126
Locales ..............................................................................................................................130
Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local ............................132
Anexo 5. Ejercicio prctico de aplicacin de los pasos y matrices del Manual ...................137
Bibliografa ......................................................................................................................171
INTRODUCCIN
El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF constituye una de las
herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa de las
entidades del sector pblico. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las
entidades del sector pblico en el proceso de elaboracin de sus ROF, para lo cual
recoge lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM - Lineamientos para
la Elaboracin y Aprobacin del ROF, y propone una metodologa para la
aplicacin de los mismos.
De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad
analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende,
en su organizacin, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misin
institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodologa de trabajo que
permite revisar las distintas fuentes de informacin que pueden influir en la
estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:
NORMAS
NORMAS
VINCULADAS A
SUSTANTIVAS Y DE
SISTEMAS
APLICACIN GENERAL
ADMINISTRATIVOS
ROF
Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices as como los pasos
que se proponen en el Manual, generan la informacin necesaria para formular el
Informe Tcnico Sustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la
Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, Decreto
Supremo N 043-2006-PCM, toda entidad debe presentar a la Secretara de
Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia
u rgano de decisin, segn el tipo de entidad, a fin de justificar las
modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita
proceder a la aprobacin de dicho instrumento de gestin.
MATRIZ 5 A
CAPTULO 1
Qu es un Reglamento
de Organizacin
y Funciones?
CAPTULO 3
Cmo se aprueba un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPITULO 1
En este primer captulo desarrollaremos
algunos conceptos generales que nos
permitirn entender qu es un Reglamento
de Organizacin y Funciones y cul es su
utilidad, as como definir conceptos
especficos vinculados con dicho
instrumento de organizacin.
1. Aspectos Generales
1.1 Qu es el Reglamento de Organizacin y Funciones?
El ROF es un documento:
R Para la entidad
Qu caractersticas
presenta una organizacin
pblica?
Las organizaciones pblicas slo pueden existir si son creadas por mandato de un
dispositivo legal o constitucional. Presta atencin a los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1 Ejemplo 2
Los organismos constitucio- Los Gobiernos Regionales y
nalmente autnomos (Defen- Gobiernos Locales son creados
sora del Pueblo, Jurado en el marco de lo establecido
Nacional de Elecciones, etc.) en la Constitucin Poltica y en
son creados por mandato de la la Ley Orgnica de Gobiernos
Constitucin Poltica y median- Regionales y Ley Orgnica de
te una ley orgnica se formali- Municipalidades, respectiva-
za su existencia. mente.
Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones pblicas pueden
variar entre una y otra, todas tienen en comn el que sus objetivos trascienden el
propio inters o beneficio de la organizacin, dado que estn orientadas a
satisfacer el inters de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en
particular. Revisemos los siguientes ejemplos:
Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas no pueden ser creadas por
ellas mismas sino que son determinadas por las normas sustantivas que regulan
su actuacin, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Captulo II.
Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos y
las ciudadanas aportan:
- de manera indirecta, a travs del pago de tributos con los que se asignan
recursos a las entidades pblicas para su funcionamiento.
Clases de control
R Evitar duplicidades
R Principio de especialidad
Tengamos
En el caso particular de los
presente lo
Gobiernos Regionales y Locales,
siguiente:
considerando que su organizacin
viene establecida en las respectivas
Leyes Orgnicas, se sujetarn a los
Lineamientos en aquellos aspectos
que corresponda.
- Las Empresas del Estado cuya regulacin, y por ende su ROF, debe ser regulado
y revisado por el FONAFE, al ser ste ltimo el titular de las acciones de las
empresas del Estado.
- Las Universidades Pblicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la
Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las reas
administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.
b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo rgano
o unidad orgnica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir
o dejar de hacer cierta actividad
Reestructuracin: Reorganizacin:
NUEVOS
CONCEPTOS
2. Marco Legal
Cada entidad pblica es responsable del proceso de elaboracin de su ROF y debe
tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones
establecidos en:
El mbito de aplicacin de las normas que regulan el instrumento del ROF est
dado en los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboracin y
Secretara de
Ministerio Gestin Pblica
de la PCM
Secretara de
OPD Nacional Gestin Pblica
de la PCM
Oficina de
Organismos Planeamiento y
Constitucionalmente Presupuesto
Autnomos o la que haga
sus veces
Gerencia
Gobierno Regional rgano responsable
rgano de General
de las funciones de
Asesora Gerencia
Gobierno Local planeamiento, Titular de la
Jurdica o General
racionalizacin, o Entidad
quien haga sus
quien haga sus Oficina de
veces
veces Planeamiento y
Presupuesto del
OPD Local
Gobierno Local
o la que haga
sus veces
Oficina de
Planeamiento y
Presupuesto del
Direcciones
Gobierno
Regionales
Regional
Sectoriales
o la que haga
sus veces
CAPTULO 1
Qu es un Reglamento
de Organizacin
y Funciones?
CAPTULO 3
Cmo se aprueba un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPITULO II
En este segundo captulo desarrollaremos los
pasos que una entidad debe seguir para elaborar
su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia
lgica para el anlisis de la informacin que
servir de insumo para su elaboracin. Los pasos
del ROF permitirn a la entidad responder a
preguntas tales como Qu tengo que hacer?
Qu estoy haciendo? De qu manera me
organizo para hacerlo mejor?, entre otras.
1.
Qu tengo
que hacer?
4. Identificar PASO 1.
2.
funciones y IDENTIFICAR FUNCIONES
Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN Identificar mi
reas segn
EL MARCO LEGAL base legal
marco legal
3. Elaborar
Matriz 1 segn
el marco legal
Tengamos presente:
Normas sustantivas
Sistemas Administrativos
- Principales normas:
Por ejemplo, se podr elaborar un cuadro de normas relacionadas con las Ver anexo 5
Tengamos presente:
Tengamos presente:
1 Organismos Constitucionalmente Autnomos: Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Elecciones,
Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, Consejo Nacional de la
Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal Constitucional, Superintendencia
de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
(1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Pblico al interior de su entidad recurren al de su sector, en el
caso de las OPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y
OPD del nivel local.
Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en
cuenta para la definicin de las funciones y estructura orgnica de la entidad, se
proceder a elaborar la siguiente matriz, que distinguir entre Funciones
Generales, Funciones Especficas y reas (rganos o unidades orgnicas) de la
entidad segn lo sealado en las normas:
FUNCIONES ESPECFICAS
#L: Es el cdigo que se le FUNCIONES
asigna a las funciones GENERALES Unidad
generales contenidas en las rgano Funcin Orgnica Funcin
normas que regulan la
actuacin de la entidad.
Dicha codificacin ser til 1L
al momento de elaborar la
Matriz Comparativa por
Funciones y reas por
Fuentes de Informacin.
2L
En esta matriz se har mencin a rganos y unidades orgnicas slo si las normas
revisadas sealan su creacin, de lo contrario, nicamente se incluir
informacin respecto a funciones generales y funciones especficas.
1.
Cul es la
estrategia para
cumplir con
la misin
5. Institucional?
2.
Elaborar Matriz 2
Revisar
de funciones
documentos de
y reas segn PASO 2. planeamiento
la estrategia IDENTIFICAR FUNCIONES institucional
institucional Y ESTRUCTURA ORGNICA
SEGN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
4. 3.
Identificar Identificar
como se traducen estrategia,
en funciones y prioridades
reas de la y objetivos
entidad
R Por ello, es conveniente que se incluya como parte del anlisis institucional y
antes de definir la estructura de la organizacin as como las funciones que
esta ejercer, la revisin de los documentos de planeamiento elaborados
por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo
algunos planes o polticas sectoriales).
Dicha matriz, para fines prcticos, podr ser subdividida segn temas principales
de intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos,
entre muchos otros.
FUNCIONES ESPECFICAS
FUNCIONES
GENERALES Unidad
rgano Funcin Orgnica Funcin #E: Es el cdigo que se le asigna
a las funciones generales que se
deriven de la Estrategia Institucional
definida en los Documentos de
1E
Planeamiento. Dicha codificacin
ser til al momento de elaborar
la Matriz Comparativa de Funciones
y reas por Fuentes de Informacin.
2E
1.
Qu hacer
actualmente
como
organizacin?
5.
Elaborar
2.
Matrices 4, 4A y 4B
Revisar
de funciones y PASO 3. el ROF
reas segn la IDENTIFICAR vigente
organizacin EL ESTADO ACTUAL
actual
DE LAS FUNCIONES Y
ESTRUCTURA ORGNICA
3.
4. Elaborar la
Aplicar Matriz 3 de
cuestionario funciones y reas
al personal segn el ROF
de la entidad vigente
Existen dos fuentes de informacin para identificar las acciones que viene
realizando la entidad a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas: el
ROF vigente y el personal de la entidad.
El ROF vigente debera reflejar la manera como la entidad tena previsto hacer
frente a los objetivos que se haba trazado para el logro de las funciones que
por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura
orgnica vigente as como las funciones definidas, podran ser retomados en el
nuevo proyecto de ROF.
FUNCIONES ESPECFICAS
FUNCIONES
#R: Es el cdigo que se le GENERALES Unidad
rgano Funcin Orgnica Funcin
asigna a las funciones generales
que figuran en el ROF vigente.
Dicha codificacin ser til al
momento de elaborar la Matriz 1R
Comparativa de Funciones y
reas por Fuentes de
Informacin
2R
Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal:
Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la prctica
los diferentes rganos y unidades orgnicas de la entidad, a fin de identificar
nuevos mecanismos de interrelacin que pudieran ser tomados en cuenta en la
elaboracin del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos.
Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las dems Matrices, para fines
prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de
intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos,
entre muchos otros.
Esta Matriz, junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa
de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que es parte del Informe
Tcnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos.
FUNCIONES ESPECFICAS
FUNCIONES
GENERALES Unidad
rgano Funcin Orgnica Funcin #A: Es el cdigo que se le asigna
a las funciones generales que han
sido sealadas por el personal de
la entidad en los Cuestionarios
1A que recogen su organizacin
actual. Dicha codificacin ser
til al momento de elaborar la
Matriz Comparativa de Funciones
2A y reas por Fuentes de Informacin.
- definir las funciones especficas a las que el rea contribuye, as como las
actividades y tareas que aquellas implican.
Funcin General
rgano Unidad Orgnica
vinculada
Actividades rea que
Denomi - Funcin Denomi - Funcin reas
Cd. Funcin Tipo o tareas supervisa el
nacin Especfica nacin Especfica involucradas
relacionadas cumplimiento
1A
2A
Esta matriz (4A) ayudar a resaltar las relaciones que existen entre las diversas
reas para el cumplimiento y supervisin del cumplimiento de cada una de las
funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta informacin
se podr trazar la estructura orgnica real, es decir la que funciona en la prctica,
auque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejar la manera de
interrelacionarse de las diferentes reas de la entidad.
Cd #A: Denominacin:
Se refiere a las funciones generales Se refiere al nombre que lleva el
sealadas por el personal en los rgano o la unidad orgnica dentro
cuestionarios. de la entidad. Ejemplo: Direccin de
Planeamiento y Presupuesto, Oficina
de Inversiones, etc.
1.
Elaborar las
Matrices
Comparativas 5 y5A
por fuentes
de informacin
4. 2.
Elaborar Matriz 6 PASO 4. Definir las
de funciones y reas DEFINIR LAS FUNCIONES Y funciones generales
del proyecto LA ESTRUCTURA ORGNICA y especficas de
de ROF la organizacin
DE LA ENTIDAD
3.
Definir el tipo
de organizacin
ms adecuada
para la entidad
Matriz 5.
Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Informacin
FUNCIONES GENERALES
Estrategia Organizacin
Cd. Marco Legal Cd. Cd. ROF vigente Cd.
Institucional Actual
1L 1E 1R 1A
2L 2E 2R 2A
3L 3E 3R 3A
4L 4E 4R 4A
5L 5E 5R 5A
Como resultado de este paso, y del anlisis de esta Matriz, la entidad identificar y/o definir:
Sus funciones generales y especficas
Los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las mismas
Las relaciones de coordinacin entre stas y otras entidades.
Toda esta informacin deber ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y reas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a
lo especificado en el Paso 4.3 del Manual.
reflejar cmo se expresan las funciones, se podr verificar que no existan vacos
normativos (funciones que no se cumplen, pese a estar previstas en las normas
sustantivas), y se podr definir la estructura ptima para la entidad, lo cual ser
materia del siguiente paso (Paso 4.3).
Estas acciones se
Las funciones generales sealan a grandes rasgos el conjunto de acciones que
vern traducidas en
debe realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese actividades y tareas
de sus distintos
sentido, y sobre la base de la informacin contenida en la Matriz 5A. Matriz rganos y unidades
Comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin, los responsables orgnicas.
P Cul sera la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los
objetivos que se tracen alrededor de ellos? Es decir qu acciones
P Las funciones que se definen para cada uno de los rganos o unidades
pueden darse en cualquier nivel jerrquico de tipo estratgico, tctico u
operativo, con la condicin de respetar la secuencia jerrquica, es decir que
las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones
de su nivel inmediatamente superior, sino que se desplieguen a partir de
stas.
P Cuidar que las funciones de la unidad orgnica sean congruentes con las
funciones que persigue el rgano del que depende, el mismo cuyas
funciones debern guardar estricta relacin con las funciones generales de
la entidad, debiendo estar estas ltimas orientadas a la consecucin de la
misin y objetivos de la entidad.
Tengamos presente
(*) Es importante tener en claro que la seleccin de verbos propuesta segn los tipos de rganos es indicativa, no necesariamente exclusiva. Es
decir, los verbos de una categora pueden ser usados en otra si el caso lo amerita.
57
P Al definir una funcin se deber tener cuidado de no utilizar ms de un
verbo que tenga el mismo significado. Para facilitar la estandarizacin de los
trminos se ha elaborado una lista de los verbos ms usados, as como su
significado en el contexto de las normas de organizacin y funciones del
sector pblico.
Verbo
Funcin (tarea) Pregunta Respuesta Redaccin
usado
Absolver consultas de Absolver A quin? A las Absolver consultas de
carcter jurdico unidades carcter jurdico que
orgnicas formulen las unidades
orgnicas del
Ministerio.
Proponer las Proponer A quin? Al Ministro Proponer al Ministro
disposiciones las disposiciones
legislativ as o legislativas o
reglamentarias que reglamentarias que
juzgue convenientes juzgue convenientes.
Coordinar la Coordinar Con quin? Ministerio de Coordinar con el
celebracin de Relaciones Ministerio de
convenios para la Exteriores Relaciones Exteriores
promocin y la celebracin de
proteccin de convenios para la
inversiones y promocin y
convenios para evitar proteccin de
la doble tributacin inversiones y
convenios para evitar
la doble tributacin
Una vez definidas las funciones generales y especficas que debe cumplir la
entidad, se deber proceder a agruparlas de la manera ms adecuada para
el cumplimiento eficiente de la misin y de los objetivos institucionales.
Para este fin, debemos definir la estructura orgnica de la entidad y asignar
funciones por rganos y por unidades orgnicas.
Para ello, sobre la base del anlisis de la Matriz 5A, y considerando las
normas que sealan la creacin de determinadas reas en la entidad, se
proceder a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicar en la
entidad as como los rganos y unidades orgnicas que la conformarn.
Estructura Lineal
La Estructura Lineal est basada en la autoridad directa del jefe sobre los
subordinados (la estructura militar es un buen ejemplo). Sus caractersticas son
las siguientes:
Estructura funcional
Se caracteriza por:
P Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea
necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas para
lograr una mejor calidad tcnica.
Sin embargo, puede suceder que se produzca cierta confusin acerca de quien
depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de
delimitacin de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar a una lucha por
el poder entre el responsable del rea funcional y el responsable del proyecto
especfico.
Cadena de mando.-
Tramo de control.- Determina el
nmero de niveles y responsables
en la organizacin
Es importante que las entidades se organicen para hacer ALGO (cumplir sus
funciones); por ende, el tamao y modelo de organizacin deben reflejar la
mejor forma de organizarse y no ser simplemente una forma de justificar y
mantener los recursos con los que ya cuenta.
rganos de Apoyo.- Los rganos de apoyo son aquellos que brindan soporte
al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinacin y ejecucin
de los sistemas de gestin. La normatividad establece que las entidades
contarn con una Oficina General de Administracin como rgano de apoyo a
cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones,
Administracin de Personal y Sistemas.
Tengamos presente
Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y, en particular, del anlisis que se realice a la
Matriz 5A, la entidad habr identificado y/o definido sus funciones generales y
especficas, as como los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las
mismas. Esta informacin deber ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6)
a fin de facilitar la redaccin del documento de ROF.
(*) La Matriz se subdividir segn el tipo de rgano que se haga cargo de las
funciones especficas que se desprenden de las funciones generales de la
entidad, estos pueden ser rganos de Alta Direccin, Consultivos, de Control
Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados.
Paso 5
Disear el organigrama de la entidad
a)Qu es un organigrama?
Tanto las figuras utilizadas para representar las reas (rganos y unidades
orgnicas) de una entidad, as como las lneas de conexin empleadas para
indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales
que componen el diseo de un organigrama. A continuacin, se sealan algunas
de las principales reglas o criterios que existen al respecto:
Incorrecto Correcto
NIVELES
NIVELES JERRQUICOS
ORGANIZACIONALES
1 NIVEL ALTA DIRECCIN
RGANOS DE
RGANOS DE
ASESORAMIENTO Y
2 NIVEL LINEA
ORGANOS DE APOYO
Despacho
Ministerial
rgano Procuradura
Control Pblica
El diseo debe disponerse de modo que todas las unidades orgnicas que
dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea.
Incorrecto Correcto
Incorrecto Correcto
Otras recomendaciones:
Este tipo de relaciones suele representarse por medio de lneas largas de trazo
discontinuo, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo.
O.D..
Despacho
Ministerial
Comisin
Consultiva
Comisin
Interinstitucional
En este acpite se dar pautas para que la entidad verifique si la propuesta de ROF
2
ser o no viable. Para ello se debern responder las siguientes preguntas :
2 Se considera necesario el anlisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad
de las capacidades de las entidades. Otros motivos, son la falta de personal para cubrir las responsabilidades y la necesidad
de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.
Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la
entidad, as como identificar el modelo de organizacin que mejor se ajuste a sus
funciones. En este paso se deber elaborar el documento del Proyecto de ROF, de
acuerdo con lo que establecen los Lineamientos, y sobre la base de la informacin
contenida en la Matriz 6.
Asimismo, en este ttulo se desarrollarn captulos por cada uno de los tipos de
rganos indicados, as como, subcaptulos de ser el caso, a fin de representar a las
respectivas unidades orgnicas. En ese sentido, se describirn las funciones
especficas para cada rgano y unidad orgnica as como la interrelacin y
necesidad de coordinacin de los mismos con otras reas o entidades pblicas, de
acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.
Aclaremos
algunos
conceptos
NUEVOS
CONCEPTOS
Tengamos presente
Anexo
Recomendaciones Generales
R Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una
revisin final, al interior de la organizacin (responsables de los rganos
y unidades orgnicas), a efecto de verificar que la informacin contenida
en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad.
De paso, se procede a comprobar que no tenga contradicciones y/o
deficiencias.
R Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de los
rganos de mando, se recomienda que estos no tengan ms de seis
unidades orgnicas subordinadas.
8. Se recomienda:
CAPTULO 1
Qu es un Reglamento
de Organizacin
y Funciones?
CAPTULO 3
Cmo se aprueba un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPITULO III
En este tercer y ltimo captulo del Manual
desarrollaremos los pasos finales que la entidad
pblica deber seguir para aprobar el proyecto de
ROF, los mismos que consideran los
requerimientos establecidos en el Decreto
Supremo N 043-2006-PCM en materia de la
sustentacin tcnica de la propuesta de ROF y
del proceso de aprobacin de la misma por las
instancias competentes.
Anlisis de la Efectos
Justificacin consistencia presupuestales
Seccin 1
Justificacin
- El organigrama vigente
- El organigrama propuesto.
Seccin 2
Anlisis de la consistencia
Efectos presupuestales
En esencia el proceso de aprobacin, a su vez, tiene los siguientes pasos, una vez
culminada su elaboracin y la del Informe Tcnico Sustentatorio:
Informe Tcnico
Sustentatorio
Ministerios
Solicita ms
informacin o Aprobacin
propone SGP PCM
Elaoacin de modificaciones
Proyecto de
ROF
Decreto
Supremo Informe Favorable
aprobado el
ROF
Elaoacin de propone
Proyecto de modificaciones
ROF por
OPD
Decreto
Supremo Informe Favorable Aprobacin
aprobado el SGP PCM
ROF
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Para la aprobacin de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, as como de los
Organismos Pblicos Descentralizados Locales se ha considerados adems que:
Proyecto de ROF
Visacin de
Visacin del Revisin por
Asesora Jurdica
rgano que lo Gerencia Regional Aprobacin
o la que haga las
Informe Tcnico elabor o Local
veces
Sustentatorio
GR y GL
Solicita ms
Elaboracin de
Proyecto de
informacin o
ROF por la propone
OPP o el que modificaciones
haga las veces
Solicita ms
informacin o
propone
Proyecto de ROF modificaciones
Visacin de
Visacin del Revisin por
Asesora Jurdica
Informe Tcnico rgano del OPD Gerencia Regional
o la que haga las
Sustentatorio que lo elabor o Local
veces en el OPD
Aprobacin
OPD Local
Aprobacin del
Elaboracin Titular de OPD
de Proyecto Informe Favorable
de ROF por
el OPD
Proyecto de ROF
Visacin de
Visacin del Resolucin
Asesora Jurdica Aprobacin del
rgano que lo que aprueba
o el que haga lsa Titular
elabor (segn ley)
veces
Autnomos
Informe Tcnico
Sustentatorio
Solicita ms
Elaoacin de
informacin o
Proyecto de
propone
ROF
modificaciones
Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que ste se difunda entre todo
el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional
que se les aplicar.
ANEXOS
Cuestionario para la Identificacin de la
Organizacin Actual
El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cules son las distintas
funciones de la entidad y cmo se desarrollan stas a travs de la labor del personal
que la conforma. Para ello, es necesario contar con una descripcin de las funciones
que realizan los rganos y unidades orgnicas actualmente existentes (no slo en el
ROF sino en la prctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, as
como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades.
I. Aspectos Generales
A. Identificacin en la organizacin
USTED
II. Objetivos
2.
2.a.
2.b.
2.c.
3.
3.a
3.b.
3.c
4.
1.
2.
3.
4.
5.
Describir los procesos e indicar cmo o en qu punto del proceso, las tareas que el
rgano o unidad orgnica a su cargo realiza, contribuyen para el adecuado
desarrollo del mismo: participacin.
Sealar los puntos del proceso donde se toman las decisiones, quin es el
responsable de tomarlas, con quin se coordina y a quin se le rinde cuentas
respecto al desarrollo del proceso.
Proceso
Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre s, que se
desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que
transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un
resultado especfico, bien o servicio a un destinatario, cliente
externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin
de la entidad.
NUEVOS
CONCEPTOS
104 Manual para elaborar el ROF
Descripcin del Proceso 1: ____________________________________________________
Participacin: _________________________________________________________________
reas involucradas: __________________________________________________________
Toma de decisiones: ___________________________________________________________
Responsable: _________________________________________________________________
Coordinacin de las actividades: _______________________________________________
Nivel de control: _____________________________________________________________
S NO
Funcin:
_____________________________________________________________________
Entidad:
___________________________________________________________________
Funcin:
_____________________________________________________________________
Entidad:
_____________________________________________________________________
Funcin:
_____________________________________________________________________
Entidad:
_____________________________________________________________________
V. Comentarios Adicionales:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
______________________________________________________________
Firma Fecha
- Cules son las respon- - Que la Alta Direccin est conformada por el
sabilidades y funciones Ministro, el Vice-Ministro y puede contar con
especficas del Ministro Asesores especializados. En los Ministerios que
y del Vice-Ministro. tengan a su cargo ms de un sector, puede haber
un Vice-Ministro para cada uno de ellos, debiendo
el Ministro delegar en uno o varios de ellos la
supervisin de los rganos de asesora y apoyo.
- Que cada Ministerio puede contar con una
Comisin Consultiva, cuya organizacin y
funciones es determinada por ley.
- Cules son las funcio- - Que en cada Ministerio puede haber Comisiones,
nes generales del Juntas y otros rganos integrados por
conjunto de Ministerios: representantes de diversos sectores o instituciones
- Formular en coordina- encargados de asesorar, supervigilar, orientar,
cin con los Gobiernos coordinar o en general, realizar las polticas o
Regionales, las polticas acciones correspondientes a algn rea del Sector.
sectoriales de su - Que el rgano de Control Institucional
La Ley del Poder
competencia. (denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina
Ejecutivo
- Dictar las normas de Inspectora Interna) es el encargado de
sectoriales de alcance programar y ejecutar las actividades de Control de
Nos dice
nacional en los asuntos conformidad con las normas del Sistema Nacional
de su competencia de Control.
- Supervisar y evaluar la - Que la Oficina de Planificacin y Presupuesto, se
ejecucin de las polticas encarga de formular bajo la direccin del Ministro
sectoriales la poltica del sector o sectores y coordinar la
- Supervisar y controlar a formulacin del presupuesto del Ministerio y de los
las instituciones organismos pblicos descentralizados del nivel
pblicas descentraliza- nacional.
das de su sector. - Que las funciones de asesora y apoyo estn a
- Las funciones generales cargo de Oficinas. Cada Ministerio determina las
a cargo de cada uno de que le corresponde de acuerdo a sus funciones y
los Ministerios. necesidades no pudiendo prescindir de una oficina
de Asesora Jurdica, de Administracin y de
Comunicaciones.
- Que las Direcciones Generales son los rganos
tcnico - normativos o de lnea que formulan y
proponen las normas y acciones de poltica de
alcance nacional sobre la materia de su
competencia y supervisan su cumplimiento, entre
otras funciones a su cargo.
- Cada Ministerio debe - Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios
Convenios revisar todos los Internacionales que se le aplican e identificar
Internacionales Convenios Interna- aquellos que puedan afectar su estructura
cionales que le atribuyen orgnica.
Nos dicen funciones e incorporar-
las en su matriz.
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe existir una dependencia competente para
cooperacin con la cooperacin el manejo de la cooperacin tcnica internacional
internacional tcnica internacional
Nos dicen
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional
Defensa con el Sistema de que dependen de la ms alta autoridad de su
Nacional y Seguridad y Defensa institucin o la que haga sus veces
Defensa Civil Nacional.
Nos dice
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe haber una oficina responsable de
Acceso a la con el acceso a la garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
Informacin informacin Pblica, informacin pblica de la entidad
Pblica
Nos dicen
REGULACIONES SECTORIALES
TTULO I
De las Disposiciones Generales
TTULO II
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y Se derivan de las
unidades orgnicas normas sustantivas
que regulan al
Ministerio (Paso 1e
En este Ttulo se describe: identificadas en la
- La estructura orgnica del Ministerio Matriz No. 6 )
- Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la
estructura orgnica, as como de las unidades orgnicas que los
integran.
- La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y
unidades orgnicas del Ministerio.
TTULO III
TTULO II
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos
y unidades orgnicas
Se establece la CAPTULO IV
interrelacin rganos de Asesoramiento
interna,
Se introduce al
especificndose a
rgano indicando
quin debe De la Oficina de Asesora Jurdica de qu se encarga.
asesorar.
Artculo x.- La Oficina de Asesora Jurdica es el rgano de
asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta
Direccin as como a los dems rganos del Ministerio.
Se hace referencia
slo al verbo Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica:
recopilar, evitndose
incluir
innecesariamente a a) Asesorar a la Alta Direccin y a los rganos del Ministerio en
otros verbos los aspectos jurdico-administrativos que le sean consultados.
sinnimos como por
ejemplo escribir b) Formular y proponer, en coordinacin con los rganos de Lnea
'recopilar y
compendiar'. 6
del Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividad
sectorial.
c) Recopilar la legislacin relacionada con el Sector.
d) ()
e) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o
que le sean dadas por las normas sustantivas. Se establece la
interrelacin
De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto externa,
especificndose con
quin se debe
Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de coordinar.
asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Direccin en la
formulacin y evaluacin de la poltica sectorial. Realiza los estudios de
Oficina de Presupuesto
Oficina de Planificacin
Oficina de Racionalizacin
()
De la Direccin General de ..
Ley de Bases - Que como parte de sus - Que el Gobierno Regional es ejercido por el
de la funciones, est el promover la rgano ejecutivo de la Regin
Descentralizacin participacin ciudadana as
Nos dice como promover y mantener
relaciones de cooperacin
tcnica y financiera con
organismos internacionales.
- Cules son sus competencias
exclusivas y compartidas (las
que debern ser incorporadas
en la matriz que elabore cada
Gobierno Regional).
Normas - Cules son las competencias - Que deben contar con una unidad
ambientales: vinculadas con el Sistema ambiental.
Nos dicen Nacional de Gestin Ambiental
Sectorial, el Sistema Nacional de
Informacin Ambiental y otros
instrumentos de gestin
ambiental.
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe existir una dependencia competente para
cooperacin con la cooperacin el manejo de la cooperacin tcnica internacional
internacional tcnica internacional
Nos dicen
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional
Defensa con el Sistema de que dependen de la ms alta autoridad de su
Nacional y Seguridad y Defensa institucin o la que haga sus veces
Defensa Civil Nacional.
Nos dice
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe haber una oficina responsable de
Acceso a la con el acceso a la garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
Informacin informacin Pblica, informacin pblica de la entidad
Pblica
Nos dicen
No es necesario que
se especifique cada
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN una de las
competencias
GOBIERNO REGIONAL exclusivas o
Derivan de las compartidas
normas sustantivas otorgadas por la
que regulan a los TTULO I
Ley Orgnica de los
Gobiernos De las Disposiciones Generales Gobiernos
Regionales (Paso 1) Regionales, las
y que se identifican funciones que de
en la Matriz No. 6 En este Ttulo se indica:
ellas se derivan son
- La naturaleza jurdica del Gobierno Regional, es decir que incluidas en el ROF.
tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma
poltica, econmica y administrativa en las materias de su
competencia.
- Las Funciones Generales, es decir el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno
Regional para lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley
Orgnica de Gobiernos Regionales y dems normas sustantivas
que se le aplican. Las principales normas sustantivas debern ser
indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales
del Gobierno Regional.
TTULO II
Derivan de las
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y normas sustantivas
unidades orgnicas que regulan a los
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se
En este Ttulo se describe: identifican en la
- La estructura orgnica del Gobierno Regional Matriz No. 6
- Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la
estructura orgnica, as como de las unidades orgnicas que los
integran.
- La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y
unidades orgnicas del Gobierno Regional.
TTULO III
Del Rgimen Laboral y Econmico
TTULO II
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos
Se establece la
interrelacin y unidades orgnicas
interna,
especificndose a CAPTULO IV
quin debe asesorar
rganos de Asesoramiento
Se introduce al
rgano
De la Gerencia de Asesora Jurdica
Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de
asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta
Se evita el uso
innecesario de Direccin as como a los dems rganos del Gobierno Regional.
palabras. Decir:
'Opinar' y no Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Asesora
'Emitir opinin
Jurdica:
d) ()
()
CAPTULO VII
rganos de Lnea
()
Constitucin - Que las municipalidades son los - Que al Consejo Municipal le corresponden
Poltica rganos de gobierno local con las funciones normativas y fiscalizadoras.
Nos dice autonoma poltica, econmica - Que a la Alcalda le corresponden las
y administrativa en los asuntos funciones ejecutivas.
de su competencia.
- Cules son sus competencias
constitucionales.
Ley de Bases de - Cul es la finalidad de los - Que el Consejo Municipal ejerce funciones
la Gobiernos Locales. normativas y fiscalizadoras, estando
Descentralizacin - Cules son las atribuciones del conformado por el Alcalde y los regidores.
Nos dice Consejo Municipal y del Alcalde. - Que la Alcalda es el rgano ejecutivo del
- Cules son las atribuciones y Gobierno Local, siendo el Alcalde la mxima
obligaciones de los regidores. utoridad administrativa.
- Cul es el rol de las - Que los rganos de Coordinacin estn
municipalidades provinciales. conformados por el Consejo de
- Cules son las competencias y Coordinacin Local Provincial, el Consejo de
funciones especficas, con Coordinacin Local Distrital y la Junta de
carcter exclusivo o Delegados Vecinales.
compartido, de las - Que las Municipalidades Provinciales
municipalidades provinciales y cuentan con un Consejo de Coordinacin
distritales. Local Provincial como rgano de
- Cules son las funciones del coordinacin y concertacin; y, en el caso de
Consejo de Coordinacin Local las Municipalidades Distritales, con un
Provincial y del Consejo de Consejo de Coordinacin Local Distrital.
Coordinacin Local Distrital. - Que la Junta de Delegados Vecinales es el
- Cules son las funciones de la rgano de coordinacin integrado por
Junta de Delegados Vecinales y representantes de las agrupaciones urbanas
Comunales. y rurales que integran el distrito dentro de la
- Que los Gobiernos Locales son provincia.
competentes para promover el - Que la administracin municipal adopta una
desarrollo integral local as estructura gerencial la cual comprende a: la
como la participacin vecinal y Gerencia Municipal, al rgano de Auditoria
para otorgar concesiones para Interna (rgano de Control Institucional), la
la ejecucin y explotacin de Procuradura Pblica Municipal, la Oficina de
Normas - Cuales son las competencias - Que deben contar con una unidad
ambientales: vinculadas con el Sistema ambiental
Nos dicen Nacional de Gestin Ambiental
Sectorial, el Sistema Nacional
de Informacin Ambiental y
otros instrumentos de gestin
ambiental.
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe existir una dependencia competente para
cooperacin con la cooperacin el manejo de la cooperacin tcnica internacional
internacional tcnica internacional
Nos dicen
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional
Defensa con el Sistema de que dependen de la ms alta autoridad de su
Nacional y Seguridad y Defensa institucin.
Defensa Civil Nacional.
Nos dice
Normas sobre - Las funciones vinculadas - Que debe haber una oficina responsable de
Acceso a la con el acceso a la garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
Informacin informacin Pblica, informacin pblica de la entidad
Pblica
Nos dicen
No es necesario que
se especifique cada
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UNA una de las
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL competencias
exclusivas o
compartidas
TTULO I otorgadas por la
Derivan de las De las Disposiciones Generales Ley Orgnica de
normas sustantivas Municipalidades, las
que regulan los funciones que de
Gobiernos Locales
En este Ttulo se indica:
ellas se derivan son
(Paso 1) y que se - La naturaleza jurdica de la Municipalidad, es decir, se indica a qu incluidas en el ROF.
identifican en la Gobierno Local pertenece, mencionndose que tiene personera
Matriz No. 6
jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y
administrativa en las materias de su competencia.
- Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para
lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley Orgnica de
Municipalidades y dems normas sustantivas que se le aplican. Las
principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de
detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad.
Se derivan de las
normas sustantivas TTULO II
que regulan a los De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se unidades orgnicas
identifican en la
Matriz 6 En este Ttulo se describe:
- La estructura orgnica de la Municipalidad.
- Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la
estructura orgnica as como de las unidades orgnicas que los
integran.
- La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y
unidades orgnicas de la Municipalidad.
TTULO III
Del Rgimen Laboral y Econmico
Se establece la TTULO II
interrelacin De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y
interna, unidades orgnicas
especificndose a
quin debe asesorar
CAPTULO IV
rganos de Asesoramiento Se introduce al
rgano
De la Gerencia u Oficina de Asesora Jurdica
Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento
Se evita el uso encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a
innecesario de
palabras. Decir: los dems rganos de la Municipalidad.
'Opinar' y no
'Emitir opinin Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica:
()
Para realizar un ejemplo que aclare el cmo se hace cada una de las matrices
contenidas en el Manual para elaborar el ROF, se ha tomado como muestra
algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia
ambiental al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, en adelante
Ministerio.
PASO 1
Elaboracin de cuadro de normas sustantivas y transversales
Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una
de las funciones que se asignarn en el ROF, se debe proceder a realizar la Matriz 1
diferenciando claramente las funciones generales y especficas por tipo de
rgano y unidad orgnica (Ver pg. 15 del Manual).
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
Unidad
GENERALES rgano Funcin
Orgnica
Funcin
Oficina de Realizar
Medio las funciones
Ambiente? relacionadas con la
gestin y el manejo
de residuos slidos
generados en las
actividades, bajo
Promover la
competencia del
conservacin del
Ministerio
medio ambiente y el
sealadas en la Ley
cumplimiento de la
4 General de
(*)
normatividad
Residuos Slidos y
ambiental en las
dems normas
actividades bajo la
complementarias(2).
competencia del
Ministerio (1)
Direccin Aprobar los
Nacional de estudios de impacto
Construccin? ambiental (EIA) y
(3) expedir
certificaciones
ambientales.
Tengamos presente
PASO 2
Identificar funciones y estructura orgnica segn estrategia institucional
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
Unidad
GENERALES rgano Funcin Funcin
Orgnica
Oficina del - Formular e Unidad de - Elaborar e incentivar
4 Medio impulsar la Gestin, estudios e investigaciones as
Ambiente aplicacin de los Investigacin como la aplicacin de
(2) instrumentos e Impacto tecnologas ambientales en
reguladores para Ambiental actividades sectoriales, para la
evaluar, controlar recuperacin ambiental en
y mitigar los zonas urbanas en estado de
impactos degradacin (3).
Promover e
negativos al
impulsar el
ambiente,
desarrollo
generados por
equilibrado de las
actividades
actividades
sectoriales.
sectoriales para
- Establecer
preservar el
mecanismos
medio ambiente.
participativos
(1)
para la
elaboracin de
normativa
ambiental.
- Fomentar
polticas de
equilibrio
ambiental en el
desarrollo de las
actividades del
Sector.
Parte correspondiente del PEI que se tom como muestra para elaborar la
Matriz 2
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
Unidad
GENERALES rgano Funcin Funcin
Orgnica
4 Coordinar con los diversos Direccin Aprobar los estudios
sectores, gobiernos Nacional de de impacto ambiental
regionales y locales, la Vivienda en el mbito de su
generacin de programas y (Viceministerio competencia conforme
proyectos de desarrollo del de Vivienda y a la legislacin vigente
hbitat y conservacin del Urbanismo) (2).
medio ambiente urbano (1). Direccin - Aprobar los estudios
Nacional de de impacto ambiental
Urbanismo en el mbito de su
(Viceministerio competencia conforme
de Vivienda y a la legislacin
Urbanismo) vigente.
- ()
Direccin Aprobar los estudios
Nacional de de impacto ambiental
Construccin en el mbito de su
(Viceministerio competencia conforme
de a la legislacin
Construccin y vigente.
Saneamiento)
Oficina del - Formular, proponer, Unidad de a ) Elaborar una base de
Medio evaluar y actualizar la Polticas, datos y estadsticas
Ambiente (3) normatividad Estrategias y ambientales para la
ambiental del Sector. Normas formulacin de la
- Llevar el registro de normativa ambiental
las entidades sectorial en
autorizadas para la coordinacin con la
elaboracin de Oficina General de
Estudios de Impacto Estadstica e
Ambiental (EIA) Informtica.
respecto de las b) ()
actividades del Sector. Unidad de - Promover la
Gestin, investigacin a travs
Investigacin de programas, estudios
e Impacto y proyectos sectoriales
Ambiental para proteger y
conservar el medio
ambiente en el mbito
nacional.
b) Llevar el registro de
empresas consultoras
ambientales autorizadas
para la elaboracin de
los EIA.
(...)
Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deber proceder a
realizar una Matriz en la que se indique las funciones especficas que en la
prctica vienen ejerciendo cada una de las reas de la entidad. (ver pgina 44).
FUNCIONES ESPECFICAS
FUNCIONES
GENERALES rgano Funcin Unidad Orgnica Funcin
4
1. El jefe de la Oficina de Medio Ambiente seal como funcin general una funcin que no est contemplada entre las funciones
generales del ROF vigente.
2. En la prctica la Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental viene ejerciendo una funcin que no est contemplada en el
ROF actual, pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto se deber decidir si la misma, dada su importancia para
los fines de la entidad, se formaliza incorporndola en el nuevo ROF.
3. Adems de los supuestos sealados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones reguladas en las
normas sustantivas que no son ejercidas por ningn rgano o unidad orgnica, entre otros. De all la utilidad de realizar la Matriz 4.
141
PASO 4
Elaboracin de Matrices Comparativas
FUNCIONES GENERALES
Estrategia
Cd. Marco Legal Cd. Cd. ROF vigente Cd. Cuestionario
Institucional
1L
2L
3L
Coordinar con
los diversos
sectores, Formular y
Promover la gobiernos proponer la
Promover e
conservacin del regionales y aplicacin de
impulsar el
medio ambiente y locales la polticas y
desarrollo
el cumplimiento generacin de normas
equilibrado de
de la normatividad programas y ambientales, as
4L 4E las actividades 4R 4C
ambiental en las proyectos de como supervisar
sectoriales para
actividades bajo desarrollo del y controlar el
preservar el
la competencia del hbitat y impacto
medio
Ministerio. conservacin ambiental de las
ambiente.
del medio actividades del
ambiente Sector.
urbano.
5L
Tengamos presente
143
legislacin
vigente.
144
Direccin - Aprobar
Nacional de los estudios
Urbanismo de impacto
(Viceministerio ambiental en
de Vivienda y el mbito de
DE
Urbanismo) su
LNEA
competencia,
conforme a
la
legislacin
vigente
Oficina del - Formular, Unidad de - Elaborar Oficina -
Medio proponer, Polticas, una base de del Proponen,
Ambiente evaluar y Estrategias y datos y Medio coordinan
actualizar la Normas estadsticas Ambiente y evalan
normatividad ambientales la poltica
ambiental para la ambiental.
del Sector. formulacin
- Llevar el de la
DE registro de normativa
LNEA las entidades ambiental,
autorizadas en
para la coordinacin
elaboracin con la
de EIA. Oficina
General de
Estadstica e
Informtica
(2).
Unidad de - Promover Unidad de Evalan y
Gestin, la Gestin, aprueban a
Investigacin investigacin Investigacin las
e Impacto a travs de e Impacto instituciones
Ambiental programas, Ambiental pblicas y
DE
estudios y privadas
LNEA
proyectos que se
sectoriales dedican a la
para elaboracin
proteger y de estudios
conservar el ambientales.
1. Si la funcin identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en
las otras matrices, verificando as a quin se le asign formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene
Se aconseja mantener a cada rgano y unidad orgnica en la misma ubicacin en cada matriz (misma fila).
145
Anexo 6
Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos
FUNCIONES DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
SON FUNCIONES DEL a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la
RGANO DE CONTROL entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan
INSTITUCIONAL DE TODAS Anual de Control, as como ejercer el control externo por encargo de
LAS ENTIDADES PBLICAS la Contralora General.
(Art. 28 Resolucin b) Efectuar auditoras a los estados financieros y presupuestarios de
Contralora N 114-2003-CG) la entidad, as como a la gestin de la misma, de conformidad con las
pautas que seale la Contralora General.
c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y
operaciones de la entidad, que disponga la Contralora General, as
como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando
estas ltimas tengan carcter de no programadas, su realizacin ser
comunicada a la Contralora General por el Jefe del OCI.
d) Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de
ms alto nivel de la entidad con el propsito de optimizar la
supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de
control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que
comprometa el ejercicio de su funcin, va el control posterior.
e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la
Contralora General, as como al Titular de la entidad y del Sector
cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia.
f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad,
se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de
incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte
las medidas correctivas pertinentes.
g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y
servidores pblicos y ciudadanos sobre actos y operaciones de la
entidad, otorgndole el trmite que corresponda a su mrito y
documentacin sustentatoria respectiva.
h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por
la Contralora General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones
emitidas para el efecto.
i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la
entidad, como resultado de las acciones y actividades de control,
comprobando su materializacin efectiva, conforme a los trminos y
plazos respectivos. Dicha funcin comprende efectuar el
seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de
las acciones de control.
j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General para la
ejecucin de las acciones de control en el mbito de la entidad.
ADICIONALMENTE, SON a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su
FUNCIONES DE LOS competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y
RGANOS DE CONTROL metas del Sector, en concordancia con los lineamientos y
SECTORIAL disposiciones impartidas por la Contralora General.
(Art. 29 Resolucin b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su
Contralora N 114-2003-CG) competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las
entidades y rganos desconcentrados comprendidos en el Sector.
c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de
Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados
comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos, el
cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la
informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por
disposicin de la Contralora General. Dicha funcin se realizar
siempre dentro de un contexto de colaboracin racional, evitndose
la superposicin de funciones.
d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y
situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los
rganos desconcentrados de su Sector.
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
CONSIDERANDO:
DECRETA:
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintin das del mes de julio
del ao dos mil seis.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
TTULO I
Normas generales
CAPTULO I
Del objeto, finalidad y alcance
CAPTULO II
De las disposiciones generales para la elaboracin y aprobacin del ROF
TTULO II
CAPTULO I
Del contenido y elaboracin del reglamento de organizacin y funciones
CAPTULO II
De los rganos y unidades orgnicas
CAPTULO III
De los rganos y unidades orgnicas que ejercen funciones de Sistemas
Administrativos
CAPTULO IV
Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Universidades Pblicas
TTULO IV
De las normas para proyectos, programas y comisiones
Disposiciones Complementarias
TTULO I
NORMAS GENERALES
CAPTULO I
REA
Se refiere tanto a rganos como a unidades orgnicas de una Entidad.
ATRIBUCIN
Facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar
decisin sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el
ejercicio de sus funciones.
COMPETENCIA
mbito de actuacin material o territorial de la entidad en su conjunto,
establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal.
EFICIENCIA
Agilizar la toma de decisiones y la asignacin de responsabilidades.
ENTIDAD
Incluye a las sealadas en los incisos 1 al 7 del artculo I del ttulo preliminar de la
Ley N 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General. Deber entenderse
por entidades a aquellas organizaciones que cumplen con funciones de carcter
ESTRUCTURA ORGNICA
Es un conjunto de rganos interrelacionados racionalmente entre s para cumplir
funciones preestablecidas que se orientan en relacin con objetivos derivados de la
finalidad asignada a la Entidad.
FACULTAD
Derecho conferido para realizar cierta accin.
FUNCIN
Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la entidad,
sus rganos y unidades orgnicas para alcanzar sus objetivos.
FUNCIN GENERAL
Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los
objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen de las normas
sustantivas vinculadas a la entidad.
FUNCIN ESPECFICA
Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y las unidades orgnicas,
conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las metas de su gestin
administrativa.
JERARQUA
Es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin
hasta el eslabn ms bajo; tambin conocida como cadena de mando.
NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categora dentro de la estructura orgnica de la Entidad que refleja la
dependencia entre los rganos o unidades orgnicas de acuerdo con sus funciones
y atribuciones.
NIVEL JERRQUICO
Refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la estructura orgnica de
la Entidad.
RGANOS
Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la
Entidad. Se clasifican de acuerdo a lo establecido en los presentes lineamientos.
PROGRAMA
Los Programas son estructuras funcionales creadas para atender un problema o
situacin crtica, o implementar una poltica pblica especfica, en el mbito de
competencia de la entidad a la que pertenece.
PROYECTO
Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar
uno o varios objetivos siguiendo una metodologa definida, para lo cual se le asigna
RACIONALIZACIN DE PROCESOS
Actividad de sistematizacin que conlleva a la identificacin, anlisis,
armonizacin, diseo, mejoramiento, simplificacin o supresin de procesos para
alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la
Entidad.
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Los Sistemas Administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las
actividades de la Administracin Pblica y que tienen por finalidad asegurar el
cumplimiento eficaz de los objetivos de las entidades a travs de la utilizacin
eficiente de los medios y recursos humanos, logsticos y financieros.
UNIDAD ORGNICA
Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la
estructura orgnica de la entidad.
CAPTULO II
TTULO II
CAPTULO I
ii. En relacin con el mbito territorial en el cual se ejerce una funcin: una misma
funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales
diferentes y claramente delimitados.
Las unidades orgnicas del tercer nivel deben ser excepcionales y siempre que se
encuentren debidamente justificadas conforme al Informe Tcnico Sustentatorio
que elabore la Entidad de acuerdo con lo establecido en el Artculo 29.
- Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de
la entidad.
d) Anexo
Organigrama de la Entidad que refleje la estructura orgnica de la misma.
a) Las funciones que se determinen deben permitir que los rganos cumplan con lo
dispuesto en las normas sustantivas, los sistemas administrativos y las normas de
aplicacin general, cuando sea el caso:
i) Las funciones de los rganos de lnea deben ser el resultado del anlisis realizado
en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo 29.
iii) Las funciones que se derivan del proceso de descentralizacin, cuando sea el
caso, se incorporan segn lo dispuesto por el Artculo 27.
iv) Las funciones especficas asignadas a cada rgano se derivan de las funciones
b) Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser afines,
compatibles y/o complementarias.
CAPTULO II
a) Asesora Jurdica.
b) Planeamiento y presupuesto, incluyendo las actividades de racionalizacin y
cooperacin tcnica internacional.
CAPTULO III
CAPTULO IV
TTULO III
Seccin 1. Justificacin
Esta seccin del informe debe sustentar la necesidad de la existencia de la nueva
estructura y funciones de la Entidad. Para ello, se incluir la siguiente informacin:
b) Anlisis de Estructura: (i) Razones que sustenten la creacin de cada uno de los
nuevos rganos y unidades orgnicas, cuando corresponda. Para estos efectos,
debe desarrollarse una explicacin detallada de por qu las nuevas funciones no
pueden ser asumidas por los rganos existentes; (ii) El organigrama vigente; y, (iii)
el organigrama propuesto.
Artculo 32.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por creacin de nueva entidad o
fusin
Cuando la aprobacin de ROF se sustente en la creacin o fusin de entidades, el
Informe Tcnico Sustentatorio incluir la siguiente informacin:
Seccin 1. Justificacin
- El proyecto de ROF.
- El proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF.
b) En el mbito Regional:
ii) La Gerencia General del Gobierno Regional verificar que el proyecto de ROF
propuesto as como los informes tcnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por
los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de
Modernizacin de la Gestin del Estado y emitir el Informe Previo.
c) En el mbito Municipal:
iii) Corresponde a la Gerencia del Gobierno Local revisar que no exista duplicidad
de funciones entre los rganos de la entidad y entre sta y las dems entidades
pblicas que actan en su circunscripcin. Una vez hecho esto, se remitir el
proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de Ordenanza
Municipal correspondiente al gobierno Local para que sean sometidos a la
aprobacin del Concejo Municipal.
iv) La Gerencia del Gobierno Local verificar que el proyecto de ROF propuesto y los
informes tcnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por los Lineamientos para la
Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la
Gestin del Estado y emitir el Informe Previo.
TTULO IV
DE LAS NORMAS PARA PROYECTOS, PROGRAMAS Y COMISIONES
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera.- Directivas
La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros se
encuentra facultada para emitir directivas complementarias en materia de ROF y
de CAP, as como de otros documentos de gestin.
Las entidades que no tuvieran ROF aprobado a la fecha de publicacin del presente
Decreto Supremo, debern presentar su proyecto de ROF en un plazo no mayor de
tres meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma.
Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre
de 2004 debern presentar su proyecto de ROF, en un plazo que no exceder de 12
meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma. (*)
RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre
de 2004 debern presentar su propuesta de ROF a la entidad encargada de la
elaboracin del Informe Previo, en un plazo que no exceder de 12 meses contado
desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma.
Bibliografa
Alvarado Mairena, Jos. Administracin Gubernamental. Per. Grijley.
2004