Manual Access

Microsoft Access 2003
ndice
Las bases de datos.................................................... 2
Microsoft Access 2003 .................................................... 3
Crear una base de datos ................................................. 4
Tablas....................................................................... 6
La Clave Principal ........................................................ 12
Filtros ............................................................................ 14
Relaciones ..................................................................... 16
Tipos de relaciones ....................................................... 19
PRCTICAS TABLAS ................................................... 20
Consultas ............................................................... 30
Consulta de seleccin ................................................... 31
Crear una consulta en vista diseo .............................. 32
Crear una consulta utilizando el asistente ................... 36
Consulta de creacin de tabla ...................................... 38
Consulta de actualizacin ............................................. 38
Consulta de datos anexados ......................................... 39
Consulta de eliminacin ............................................... 40
Lenguaje SQL................................................................ 41
PRCTICAS CONSULTAS ........................................... 43
Formularios ........................................................... 45
Crear formularios ......................................................... 46
Crear un formulario utilizando el asistente ................. 47
PRCTICAS FORMULARIOS ..................................... 51
Informes................................................................. 53
Crear un informe utilizando el asistente ...................... 55
Etiquetas........................................................................ 61
PRCTICAS INFORMES ............................................. 64
Macros ................................................................... 66
Editor de Visual Basic ........................................... 69
Procedimiento Visual Basic .......................................... 73
Bases de datos con Visual Basic ................................... 74
Tablas en Visual Basic .................................................. 75
Ayuda ..................................................................... 77
TEST ...................................................................... 80
1
Las bases de datos

En una base de datos, podemos almacenar, recuperar y ordenar datos. Una base de datos
la forman los Archivos, los Campos y los Registros. Podemos comparar el archivo con
un fichero, los campos con las hojas y los registros con los datos.
Con el gestor de bases de datos Microsoft Access 2003 podemos crear, modificar y
gestionar nuestras bases de datos. Podemos tambin combinar Access con las hojas de
clculo de Microsoft Excel o con el procesador de textos Microsoft Word.
Registros
Campos
Archivos
2

Podemos acceder a Access 2003 desde el men Inicio Programas Microsoft Access.
En la ventana inicial de Access podemos diferenciar cinco partes, que describimos a

continuacin:
Barra de Ttulos
Barra de Mens
Barras de Herramientas
Ventana de Microsoft Access
Barra de Estado
Barra de Ttulos. Aparece el nombre de la aplicacin.
Barra de Mens. Se encuentran los mens (Archivo, Edicin) que, al

desplegarse, muestran un conjunto de opciones disponibles.
Barras de Herramientas. Presenta un conjunto de botones que permiten un

acceso rpido a los comandos de Access que se utilizan con ms frecuencia.
Ventana de Microsoft Access. En esta rea de la ventana inicial aparecern las

diferentes ventanas de los objetos de Access.
Barra de Estado. Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece

informacin relativa a los comandos de los mens o de las barras de
herramientas. Tambin ofrece informacin general sobre la operacin que se esta
realizando.
3
Crear una base de datos

Al iniciarse, podemos ver el siguiente men:
Pulsaremos Crear un archivo nuevo, aparecer un cuadro en el que podremos elegir

entre crear una nueva base de datos en blanco, a partir de un archivo existente, etc.
Tambin podemos crear un archivo nuevo mediante el botn
Seleccionaremos la opcin: Base de datos en blanco
4
Al pulsar la opcin, aparecer un cuadro donde indicaremos el nombre, el tipo y el

destino de la base de datos.
La extensin del archivo de Microsoft Access deber ser .mdb. Cuando escribamos el
nombre y ubiquemos la base de datos, pulsaremos el botn crear.
Aqu podemos trabajar con nuestra base de datos y sus elementos: las tablas, las
consultas, los formularios, los informes, macros y mdulos.
Tambin podemos crear

cualquier elemento con la
opcin insertar.
5
Tablas
Una tabla almacena los datos de una base de datos. Las tablas estn formadas por
campos, los cuales contienen registros, que son los datos.
Para crear una tabla, nos situamos en la pestaa correspondiente.

Aqu podremos crear una tabla nueva en vista diseo, mediante el asistente, o
introduciendo datos.
Pulsamos Crear una tabla en vista diseo, y aparecer la siguiente pantalla:
Esta es la vista Diseo. Aqu podemos modificar los campos de cada tabla para poder
introducir datos despus.
Podemos modificar las propiedades de los campos en la parte inferior del cuadro.
6
En Nombre del campo escribimos los campos que va a contener nuestra tabla. No
puede haber campos con el mismo nombre en la misma tabla.
En Tipo de datos podemos seleccionar el tipo de dato que ser el campo.
Los tipos de datos son:
Texto: podremos introducir texto y nmeros.
Memo: podremos introducir ms texto que en el tipo de campo Texto.
Nmero: podremos introducir valores numricos.
Fecha/Hora: podremos introducir valores de fecha y hora
Moneda: podremos introducir valores numricos relacionados con monedas.
Contador: Contiene nmeros secuenciales que Access introduce

automticamente.
S/No: podremos introducir datos correspondientes a verdadero/falso o s/no.
Objeto OLE: Contiene datos de otras aplicaciones Windows que admitan

Incrustaciones y enlace de objetos (OLE).
7
Tipo de datos TEXTO

TAMAO DEL CAMPO
El tamao de un campo de texto representa el nmero mximo de caracteres que puede

contener. Los campos de texto pueden contener de 1 a 255 caracteres.
Es importante que indiques el nmero ms pequeo de caracteres que puedan contener

todos los datos, ya que si tienes un campo que contenga solo un carcter y dejas el
Tamao del campo en el valor por omisin de 50, estars desperdiciando espacio.
Tipo de datos MEMO

Los campos Memo pueden contener hasta 32.000 caracteres, Access slo utilizar el
espacio necesario para almacenar los que se introducen.
A los campos Memo se les puede dar formato de la misma manera que a los campos de
texto, usando los mismos smbolos, esto es poco frecuente.
Tipo de datos NMERO

El tamao de los campos numricos se debe especificar siempre, ya que determina que
tipo de nmeros podr contener. Te ser muy til tambin emplear las propiedades
Formato y Lugares Decimales.
TAMAO DEL CAMPO
El tamao de un campo numrico viene dado por la cantidad de memoria que necesita el
ordenador para trabajar con los distintos tipos de nmeros. Tamaos:
Byte: Contiene nmeros entre 0 y 255 sin fracciones ni decimales.
Entero: Contiene nmeros entre -32.000 y 32.000 sin fracciones ni decimales.
Entero Largo: Contiene nmeros entre -2.000 millones y 2.000 millones sin
fracciones ni decimales.
Doble: Contiene nmeros entre -1,7 x 10308 y 1,7 x 10308. Los clculos tienen
una precisin de 10 posiciones decimales.
Simple: Contiene nmeros entre -3,4 x 1038 y 3,4 x 1038. Los clculos tienen
una precisin de 6 posiciones decimales.
En caso de que realices clculos con una precisin de hasta cuatro decimales, es mejor
que lo hagas con el tipo Moneda, aunque no representen dinero. Los clculos de
Moneda utilizan la coma fija en lugar de flotante, que nos evita errores de redondeo y
son ms rpidos.
8
FORMATO
Tanto a los campos numricos como a los de moneda se les pueden dar los siguientes
formatos:
Nmero General: Es la opcin por omisin. El nmero aparece como se

introdujo.
Moneda: Muestra los nmeros negativos con el signo menos. No tiene

posiciones decimales y se usa un punto para separar los millares. Aparece
tambin el sufijo Pts.
Fijo: Muestra como mnimo un dgito. Si no cambias la propiedad Lugares

Decimales aparecen dos posiciones decimales.
Estndar: Usa un punto para separar los millares y si no cambias la propiedad

Lugares Decimales aparecen dos posiciones decimales.
Porcentaje: Muestra el valor como un porcentaje. El nmero se multiplica por

100 y se le aade un signo de porcentaje, 1 aparece como 100% y 0,5 como
50%.
Cientfico: Muestra el valor como notacin cientfica, como un nmero entre 0 y

10 multiplicado por alguna potencia de 10.
LUGARES DECIMALES
La lista de la propiedad Lugares Decimales incluye la opcin Auto, la cual muestra el

nmero de posiciones decimales definidas por la propiedad Formato. Te permite
seleccionar el nmero de posiciones decimales que deben aparecer (de 1 a 15). Si
seleccionas un nmero, este anula el nmero de posiciones decimales definido por la
propiedad Formato.
9
Tipo de datos FECHA/HORA

Fecha General: Muestra la fecha o la hora segn la hayas introducido. Si solo
has introducido una fecha, el tiempo no aparecer. Si solo has introducido una
hora, la fecha no aparecer.
Fecha Larga: Muestra la fecha con el da de la semana y el mes escritos

explcitamente (Jueves 15 de Mayo de 1993).
Fecha Mediana: Muestra la fecha con el mes abreviado (15-May-93).
Fecha Corta: Muestra la fecha como nmeros separados por guiones (15-5-93).
Hora Larga: Muestra la hora como horas, minutos y segundos separados por dos
puntos (15:25:10).
Hora Mediana: Muestra la hora como horas y minutos separados por dos puntos
y seguidos por AM o PM (3:25 PM).
Hora Corta: Muestra horas y minutos como en un reloj de 24 horas (15:25).
Tipo de datos MONEDA

El tipo de datos Moneda podemos tratarlo como un caso especial del tipo Numrico que
tiene un tamao fijo. Puedes dar a los datos de este tipo los mismos formatos que a los
campos numricos.
TAMAO
El tamao no se puede especificar. Puede contener hasta 15 dgitos a la izquierda de la

coma decimal y tiene una precisin de hasta 4 dgitos a la derecha de la coma decimal.
FORMATO Y LUGARES DECIMALES
Los campos de tipo Moneda pueden tener las mismas propiedades Formato y Lugares
Decimales que los campos de tipo Numrico.
10
Tipo de datos CONTADOR

Los Contadores son nmeros enteros que se introducen automticamente a medida que
se aaden registros, no tienen las propiedades Tamao del Campo ni Lugares
Decimales. Puedes dar a este tipo de campo los mismos formatos que a los campos
numricos.
Tipo de datos S/NO

Podemos encontrar tres formatos diferentes para trabajar con ellos:
S y No.
Verdadero y Falso.
Activado y Desactivado.
Selecciona uno de los tres en la lista desplegable Formato: la primera opcin aparecer
como S y la segunda como No.
Tipo de datos OBJETO OLE

Los objetos OLE tienen la opcin titulo y la opcin de valores obligatorios en el campo.
Se crean en otras aplicaciones Windows y pueden ser de muchos tipos, imgenes,
sonidos, etc.
11
La Clave Principal
Una clave principal es un campo o una combinacin de campos que identifican de
manera nica a cada registro.
No es aconsejable usar como clave principal campos que tengan un significado. Por
ejemplo, si utilizas el campo Nombre como clave principal, no podrs aadir a la tabla
ningn nombre repetido.
Lo mejor es crear una clave principal usando un campo que sea del tipo Contador. Por
ejemplo, si el campo Nmero de empleado tiene es del tipo Contador puedes ponerlo
como Clave principal porque no se repetir nunca su nmero.
CREACIN DE LA CLAVE PRINCIPAL
Para crear la Clave principal, pulsamos el botn en la barra Diseo de la tabla.

Access te mostrar un dibujo de una llave a la izquierda del campo Clave principal.
Access te crear un campo Clave principal si no lo haces t. Cuando cierres la ventana

de la tabla, Access mostrar un cuadro de dialogo en el que te preguntar si quieres
crear un campo clave principal. Haz clic en S si quieres que Access cree el campo.
Si uno de los campos de la tabla es del tipo Contador, Access lo designar como Clave
principal. En caso contrario, Access aadir a la tabla un nuevo campo Contador y le
dar el nombre ID.
Si pulsamos clic derecho sobre un campo, podemos ver el men de herramientas:
12
En la barra de herramientas de la tabla, podemos usar el botn para cambiar de

vistas:
Tendremos que dar nombre a la tabla y guardarla.
Esta es la vista Hoja de datos, hay que definir la clave principal (opcional) y al menos
un campo en la vista Diseo:
En esta hoja podemos introducir valores en los campos de la base de datos. Podemos
cambiar el nombre de los campos haciendo doble clic sobre el nombre de uno de ellos.
13
Filtros
Los filtros de las tablas en Access son herramientas que sirven para hacer una bsqueda
avanzada de registros que cumplan ciertas condiciones. Podemos acceder a los filtros
desde el men Registros Filtro de la barra de mens de la tabla:
Filtro por formulario. Esta opcin nos permite filtrar la informacin usando un
formulario en el que especificamos los criterios de filtro. Podemos usar la pestaa OR
que hay en la parte inferior para aadir criterios adicionales.
Filtro por seleccin. Este filtro permite filtrar los datos seleccionando los registros en la
tabla. Primero seleccionaremos los registros, y despus usaremos el filtro de seleccin
desde el men o pulsando el botn de la barra de herramientas de la tabla.
14
Filtro excluyendo la seleccin. Este filtro es el contrario del anterior. Filtra los datos que
no estn seleccionados en nuestra tabla.
Filtro u orden avanzado. Con esta opcin filtramos los registros como si de una consulta
se tratase. La ventana que aparece es similar a una consulta, que veremos en el siguiente
tema. En Campo escribiremos el campo sobre el que queremos hacer el filtro, en
Orden elegimos que queremos ordenar los datos ascendente o descendentemente, y en
Criterios es donde escribiremos las condiciones que debe cumplir el filtro.
Una vez hemos filtrado los datos con cualquier tipo de filtro, nos bastar con pulsar el
botn de la barra de herramientas de la tabla para quitar el filtro.
15
Relaciones
Para relacionar las tablas en Access, primero debemos cerrarlas. Despus pulsamos el
botn de la barra de herramientas de la base de datos.
Aparecer la siguiente pantalla, donde elegiremos las tablas que vamos a relacionar:
Despus, cuando hemos seleccionado las tablas, aparece la siguiente ventana, las
relaciones:
En esta ventana podemos arrastrar un campo de una tabla encima de un campo de otra
tabla con el que queremos que se relacione. Por ejemplo, queremos relacionar el campo
Codigo de la tabla Tabla1 con el campo Codigo de la tabla Tabla2.
16
Para modificar las relaciones tambin podemos hacer doble clic dentro de la ventana de
relaciones. Aparecer la siguiente pantalla:
Para relacionar el campo Codigo de la tabla Tabla1 con el campo Codigo de la tabla
Tabla2, pulsaremos en Crear nueva y aparecer esta ventana:
Elegimos la tabla Tabla1 y el campo Codigo, y la tabla Tabla2 y su campo Codigo y

pulsamos Aceptar.
Entonces se formaran las relaciones:
Si queremos modificar una relacin slo tenemos que hacer doble clic en ella.
17
En la ventana de una relacin podemos modificar unas opciones:
Exigir integridad referencial:
La integridad referencial son normas que mantienen la integridad de los datos de

la tabla. No puede haber registros en la segunda tabla que no estn en la primera.
No se puede borrar un registro de la segunda tabla que est en la primera.
Actualizar en cascada los campos relacionados:
Con esto podemos modificar un campo de una tabla para que se modifique en las
dems tablas relacionadas.
Eliminar en cascada los registros relacionados:
Con esto si borramos un registro de una relacin, se borran todos los registros
relacionados.
Antes de cerrar la ventana de relaciones, debemos guardar las relaciones en Archivo

Guardar.
18
Tipos de relaciones
Relaciones de uno a uno.
En las relaciones de uno a uno, un registro de una tabla A slo se puede

relacionar con uno de una tabla B. Este tipo de relacin se suele dar pocas veces.
Por ejemplo, una persona solo puede tener un DNI, mientras que el DNI slo
puede pertenecer a una persona.
Relaciones de uno a varios.
En las relaciones de uno a varios o de uno a muchos, un registro de una tabla A

se puede relacionar con muchos registros de una tabla B, mientras que un
registro de la tabla B slo se puede relacionar con uno de la tabla A.
Un ejemplo sera un cliente comprando unos productos, donde el cliente se

relacionara con todos los productos que compra, pero los productos slo
podran ser comprados por un cliente.
Relaciones de varios a varios.
En las relaciones de varios a varios o de muchos a muchos un registro de una

tabla A se puede relacionar con muchos registros de una tabla B, y un registro de
la tabla B se puede relacionar con muchos registros de la tabla A.
Por ejemplo, los directores de cine, uno puede dirigir varias pelculas a la vez,
mientras que una pelcula puede ser dirigida por varios directores al mismo
tiempo.
19
PRCTICA TABLAS
Crea una base de datos nueva y gurdala en tu directorio con el nombre de

Practica.mdb. Haz una tabla con los siguientes campos, introduce el tipo de datos y el
tamao del campo adecuado a cada uno.
N de alumno
Nombre
Apellidos
Direccin
Ciudad
Cdigo Postal
Telfono
Edad
Informe
Guarda la tabla con el nombre de ALUMNOS.
Crea otra base de datos nueva y gurdala en tu directorio con el nombre de

Practica2.mdb. Haz una tabla con los siguientes campos, introduce el tipo de datos y
el tamao del campo adecuado a cada uno.
DNI
Nombre
Apellidos
Direccin
Ciudad
Cdigo Postal
Telfono
Guarda la tabla con el nombre de CLIENTES.
20
1.- Abre la base de datos "Practica.mdb" e introduce los siguientes datos en la tabla
ALUMNOS.
N DE ALUMNO 1
NOMBRE ANTONIO
APELLIDOS LPEZ CASTILLO
DIRECCIN LRIDA, 52
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46009
TELFONO 3674039
EDAD 22
INFORME MENSUAL
N DE ALUMNO 2
NOMBRE ANDRS
APELLIDOS LPEZ SOLS
DIRECCIN PRNCIPE, 14
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46018
TELFONO 3806433
EDAD 23
INFORME MENSUAL
21
N DE ALUMNO 3
NOMBRE OLGA
APELLIDOS FERNNDEZ GARCI
DIRECCIN BILBAO, 12
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46009
TELFONO 3332358
EDAD 26
INFORME MENSUAL
N DE ALUMNO 4
NOMBRE BEATRIZ
APELLIDOS NAVARRA ESTOLL
DIRECCIN GANDIA, 69
CIUDAD BURJASSOT
CDIGO POSTAL 46100
TELFONO 3625879
EDAD 19
INFORME SEMANAL
22
N DE ALUMNO 5
NOMBRE JOS
APELLIDOS JESS TOMAS
DIRECCIN ALCAIZ, 2
CIUDAD ALDAYA
CDIGO POSTAL 46850
TELFONO 3322295
EDAD 24
INFORME SEMANAL
N DE ALUMNO 6
NOMBRE JOSEFA
APELLIDOS SNCHEZ MAROTO
DIRECCIN PELAYO, 12
CIUDAD TORRENTE
CDIGO POSTAL 46900
TELFONO 3258641
EDAD 21
INFORME SEMANAL
23
N DE ALUMNO 7
NOMBRE DESCANSO
APELLIDOS DOMINICAL
GARCA
DIRECCIN DOMINGO, 58
CIUDAD BENIPARRELL
CDIGO POSTAL 46572
TELFONO 3695842
EDAD 24
INFORME MENSUAL
N DE ALUMNO 8
NOMBRE ANTONIA
APELLIDOS MADRUGA LUNES
DIRECCIN SANTA MRTIR, 8
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46002
TELFONO 3695874
EDAD 18
INFORME SEMANAL
24
N DE ALUMNO 9
NOMBRE CARLOS
APELLIDOS MORENO RUBIO
DIRECCIN JERUSALN, 69
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46003
TELFONO 3521483
EDAD 23
INFORME MENSUAL
N DE ALUMNO 10
NOMBRE CARLA
APELLIDOS CARLOTA
NARANJA
DIRECCIN ENTREVAS, 47
CIUDAD ALBORAYA
CDIGO POSTAL 46523
TELFONO 1245896
EDAD 27
INFORME MENSUAL
25
2.- Cambia la fuente de la tabla y ponle Courier New con un tamao de 10 puntos.
3.- Cambia el diseo de la tabla ALUMNOS modificando las columnas adecuadamente.
4.- Cierra la tabla, guardando los cambios, y cierra la base de datos.
5.- Abre la base de datos "Practica2.mdb" e introduce los siguientes datos en la tabla
CLIENTES.
DNI 25.150.462
NOMBRE MANUELA
APELLIDOS TERROBA MAANA
DIRECCIN MALVARROSA, 23
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46015
TELFONO 3658921
DNI 66.254.432
NOMBRE FELIPE
APELLIDOS HERMOSO BELLO
DIRECCIN CONSTITUCIN, 152
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46019
TELFONO 3528974
26
DNI 25.485.362
NOMBRE JUANA
APELLIDOS CALAMIDAD PREZ
DIRECCIN HONDURAS, 85
CIUDAD BENIMAMET
CDIGO POSTAL 46035
TELFONO 3657892
DNI 24.859.632
NOMBRE MARIAN
APELLIDOS MUERTE ZAPATILLA
DIRECCIN BARRACA, 78
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46200
TELFONO 3335698
DNI 13.589.421
NOMBRE ARTURO
APELLIDOS DURO PIEDRA
DIRECCIN ROCA, 4
CIUDAD ALMUSAFES
CDIGO POSTAL 46580
TELFONO 4152693
27
DNI 45.879.214
NOMBRE VILMA
APELLIDOS CALLO MALAYO
DIRECCIN PEDRO III, 24
CIUDAD BENIMAMET
CDIGO POSTAL 46035
TELFONO 3568941
DNI 28.475.368
NOMBRE BEATRIZ
APELLIDOS LPEZ ALMENAR
DIRECCIN BURJASSOT, 185
CIUDAD BURJASSOT
CDIGO POSTAL 46100
TELFONO 3658974
DNI 52.896.741
NOMBRE PASCUAL
APELLIDOS SALA CARRANCO
DIRECCIN CDIZ, 58
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46120
TELFONO 3730528
28
DNI 42.325.698
NOMBRE GASPAR
APELLIDOS BALTASAR MELCHOR
DIRECCIN REYES MAGOS, 7
CIUDAD BENETUSSER
CDIGO POSTAL 46520
TELFONO 3658974
DNI 25.489.632
NOMBRE FELIPE
APELLIDOS QUINTO ESPAA
DIRECCIN REAL, 47
CIUDAD VALENCIA
CDIGO POSTAL 46023
TELFONO 3652417
6.- Cambia la fuente y ponle Futura Md Bt con un tamao de 7 puntos.
7.-Cambia el diseo de la tabla CLIENTES modificando las columnas adecuadamente.
8.- Cierra la tabla, guardando los cambios, y cierra la base de datos.
29
Consultas
Una consulta es una peticin de informacin de las tablas en la base de datos.
En una consulta podemos seleccionar tablas de la base de datos segn unos criterios que
nosotros especificamos, podemos tambin modificar los datos de las tablas, hacer
clculos, y crear nuevos elementos de la base de datos.
Hay varios tipos de consultas:
Consulta de seleccin. Con estas consultas podemos obtener informacin de los

registros de una o varias tablas de nuestra base de datos que cumplan ciertas
condiciones, pudiendo elegir la informacin que se va a mostrar.
Consulta de referencias cruzadas. En las consultas de este tipo podemos agrupar

informacin de nuestra base de datos en un espacio reducido.
Consulta de creacin de tabla. Consulta en la que podemos crear tablas en la

base de datos.
Consulta de actualizacin. En esta consulta podemos actualizar datos de las

tablas de nuestra base de datos.
Consulta de datos anexados. Con esto podemos aadir nuevos datos a las tablas
de nuestra base de datos.
Consulta de eliminacin. Con esta consulta podemos eliminar registros de una

tabla que cumplan nuestras condiciones.
Para cambiar entre una consulta y otra durante la creacin, pulsamos el botn ,
que variar segn la consulta que tengamos seleccionada.
30
Consulta de seleccin
Para crear una consulta de seleccin, nos situamos en nuestra base de datos y pulsamos
la pestaa Consultas
Desde aqu podemos crearlas pulsando el botn y aparecer la siguiente

pantalla
31
Podemos crear consultas de varias formas:
Vista diseo. Con esta opcin creamos una consulta sin ayuda del asistente.
Asistente para consultas sencillas. Podemos crear una consulta automtica

seleccionando los campos que se mostrarn.
Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas. Aqu podemos crear

consultas de referencias cruzadas, donde se almacena mucha informacin en
poco espacio.
Asistente para bsqueda de duplicados. Podemos crear una consulta que busque
valores duplicados en los campos de una tabla.
Asistente bsqueda de no coincidentes. Con esto podemos crear una consulta

para buscar registros que no estn relacionados con los de otra tabla.
Crear una consulta en vista diseo:

En la ventana de Nueva Consulta seleccionamos la opcin Vista Diseo y pulsamos
Aceptar. Entonces se abrir una ventana donde elegimos las tablas para la consulta:
Aqu elegimos las tablas y pulsamos Agregar. Podemos elegir varias tablas y tambin
otras consultas. Para ver la consulta pulsamos Cerrar. Si queremos volver a ver esta
ventana para seleccionar tablas y consultas, pulsamos en la barra de herramientas:
Consulta Mostrar Tabla.
32
Esta sera la consulta de seleccin:
Aqu podemos ver las tabla que hemos seccionado, donde seleccionaremos los campos
de cada una que se mostrarn en nuestra consulta de seleccin.
En la parte inferior podemos modificar los criterios de los campos seleccionados:
En la casilla Campo seleccionamos los campos de las tablas de uno en uno o todos a
la vez seleccionando (*). Podemos elegir el campo desplegando el men de Campo o
haciendo doble clic en los campos deseados en las tablas de la parte superior.
En la casilla Tabla elegiremos la tabla que contiene el campo seleccionado.
33
Con la casilla Orden podemos ordenar los registros del campo seleccionado
ascendentemente o descendentemente
En la casilla Mostrar podemos hacer que se muestre o no el campo seleccionado
En las casillas de Criterios escribimos las condiciones de los campos para la consulta.
Se pueden introducir varios criterios en el mismo campo.
Aqu se mostrarn todos los registros que tengan como poblacin Valencia o Sevilla.
Los tipos de criterios que podemos introducir son valores, rangos de valores (con < y >,
por ejemplo, mayores de 50 aos >50), comodines (Val* o ?alencia, para buscar
registros con algn carcter desconocido), registros con o sin datos (escribiendo Nulo
para buscar los vacos y Es Negado Nulo para buscar los que al menos tengan un
dato).
34
Cuando hemos seleccionado todos los criterios, ejecutamos la consulta desde el men
de herramientas Consulta Ejecutar.
Entonces aparecer la hoja de datos, donde se mostrarn los registros de acuerdo con
nuestra consulta y criterios:
En esta vista tambin podremos aadir y modificar registros de los campos.
35
Crear una consulta utilizando el asistente

Para abrir el asistente de creacin de consultas, desde la pestaa de consultas elegiremos
la opcin Crear una consulta utilizando el asistente. Aparecer el asistente:
En el men de Tablas/Consultas podemos las tablas o consultas que tengamos en la base

de datos para despus aadir campos a la consulta nueva desde el cuadro de Campos
disponibles.
Por ejemplo Codigo y Nombre de Tabla1 y Poblacin de Tabla2.

Cuando acabemos de seleccionar campos pulsaremos Siguiente.
36
Cuando pulsemos siguiente aparecer la pantalla para asignar un nombre a la consulta:
Pulsamos Finalizar para ver la consulta recin creada con el asistente:
37
Consulta de creacin de tabla

Estas consultas se utilizan para crear una nueva tabla que contenga el resultado de la
consulta, o para sustituir los datos de una tabla existente por los resultados de una
consulta.
Cuando seleccionamos crear una consulta de creacin de tabla, Access nos mostrar
esta pantalla:
Aqu le damos un nombre a la tabla que queremos crear, y escogemos si ser en la base
de datos actual o ser en otra base de datos.
Cuando termines de introducir los datos, usa la ventana Consulta como haras en las
consultas de seleccin.
Consulta de actualizacin
Estas consultas te permiten cambiar los valores de algunos o todos los registros de una
tabla.
Cuando seleccionamos las consultas de actualizacin, vemos que son similares a las de
seleccin, pero en vez de tener las filas Orden y Mostrar, tiene una fila nueva,
Actualizar a, en la que se introduce una expresin que representa el nuevo valor del
campo.
Si queremos actualizar slo ciertos registros, podemos especificarlo en la fila

Criterios de la misma o de una tabla diferente
38
Consulta de datos anexados

Estas consultas son similares a las de creacin de tablas, con la diferencia que los datos
se aaden a una tabla existente sin modificar los que ya estn en esa tabla.
Aqu escribimos el nombre de la tabla a la que vamos a aadir datos, y la base de datos
a la que pertenece la tabla.
En lugar de la fila Mostrar tiene una fila Anexar a, que se utiliza para seleccionar
los campos de la tabla a los que se aadirn los datos.
Las celdas Orden y Criterios se utilizarn para especificar qu registros se aadirn

a la tabla y el orden en que se aadirn al final de la misma.
39
Consulta de eliminacin
Con estas consultas podemos eliminar ms fcilmente registros que cumplan
determinados criterios.
En la ventana de consulta de eliminacin aparecen las celdas Campo, Tabla,

Eliminar, y Criterios:
La fila Eliminar incluye las palabras Desde y Donde. Esto est escrito para recordar
que slo se pueden introducir criterios bajo los campos.
Introducimos los criterios, igual que en las consultas de Seleccin, para especificar que
registros se han de eliminar.
40
Lenguaje SQL
El lenguaje SQL es un lenguaje de consultas usado en las bases de datos para consultar,
y modificar la informacin.
Para acceder al editor SQL debemos entrar en una consulta, abrir el men desplegable
de vistas y elegir la opcin: Vista SQL.
Estas son las principales instrucciones SQL:
SELECTFROM. Realiza una consulta seleccionando los campos de la tabla

correspondiente.
Por ejemplo:
SELECT Tabla1.Nombre, Tabla2.Poblacion FROM Tabla1, Tabla2;
UPDATE / SET. Permite modificar los registros de los campos que cumplan
unos criterios.
Por ejemplo:
UPDATE Tabla1 SET Nombre = Juan WHERE Nombre = John;
DELETEFROM. Borra el contenido de los campos cuando cumplen ciertas

condiciones.
Por ejemplo:
DELETE * FROM Tabla2 WHERE Poblacin = Barcelona;
41
Este sera un ejemplo de consulta SQL, donde haramos una consulta de Nombre y
Apellidos de Tabla1
Este sera otro ejemplo donde seleccionamos campos de varias tablas, usando la
sentencia SELECT NombreTabla.NombreCampo FROM Tabla:
42
PRCTICA CONSULTAS
1.- Abre la base de datos Practica.mdb.
Crea una consulta basada en la tabla ALUMNOS que contenga todos los alumnos
mayores de 22 aos, con los campos Nombre, Apellidos, Direccin, Ciudad y Edad,
haz una ordenacin principal descendente por edades y otra ordenacin secundaria
ascendente por nombre. Guarda la consulta con el nombre de "Alumnos mayores de 22
aos".
2.- Crea otra consulta, utilizando todos los campos, para los alumnos que no vivan en
Valencia y ordnalos por la ciudad de manera ascendente. Guarda la consulta con el
nombre de "Alumnos de fuera de Valencia".
3.- Crea dos consultas, utilizando todos los campos, una para encontrar a los alumnos
que se les deba entregar un Informe Mensual y que llamars "Alumnos con informe
mensual", y otra para los alumnos que se les deba entregar un informe semanal y que
llamars "Alumnos con informe semanal". Utiliza en los dos casos comodines.
4.- Crea una nueva consulta, utilizando los campos Nombre, Apellidos, Direccin,
Ciudad y Edad, con los alumnos que tengan de 15 a 22 aos. Guarda la consulta con el
nombre de "Alumnos entre 15 y 22 aos".
5.- Haz una presentacin preliminar de las consultas de los ejercicios 1 y 3. Haz lo
necesario para que ocupe cada consulta solo una hoja.
6.- Haz una presentacin preliminar de la consulta del ejercicio 2. Haz lo necesario para
que la consulta ocupe solo una hoja.
7.- Haz una presentacin preliminar de la consulta del ejercicio 4. Haz lo necesario para
que la consulta ocupe solo una hoja.
Cierra la base de datos Practica.mdb
43
8.- Abre la base de datos Practica2.mdb.
Crea una consulta basada en la tabla CLIENTES que contenga todos los Clientes de
Valencia, con todos los campos, y haz una ordenacin principal descendente por
apellidos y otra ordenacin secundaria ascendente por DNI. Guarda la consulta con el
nombre de "Clientes de Valencia".
9.- Crea otra consulta, con todos los campos, con los clientes de fuera de Valencia,
ordnalos por Nombre. Guarda la consulta con el nombre de "Clientes de fuera de
Valencia".
10.- Crea una nueva consulta, con los campos Nombre, Apellidos, Direccin, Ciudad y
Cdigo postas, de los clientes de Valencia y Benimamet. Guarda la consulta con el
nombre de "Clientes de Valencia y Benimamet".
11.- Haz una presentacin preliminar de las consultas de los ejercicios 8,9 y 10. Haz lo
necesario para que ocupe cada consulta solo una hoja.
Cierra la base de datos Practica2.mdb
44
Formularios
Con los formularios podemos introducir datos en las tablas ms cmodamente.
Introducimos los datos en el formulario y ste los introduce en las tablas. Los
formularios recogen la informacin y las tablas la almacenan.
Podemos crear varios formularios que se basen en la misma tabla, y tambin un

formulario que tome campos de diferentes tablas.
En este formulario de ejemplo, podemos introducir datos como el Nombre, Apellidos

Poblacin y Telfono que queramos introducir en las tablas de nuestra base de datos.
Para acceder a los formularios pulsamos en la pestaa Formularios de la base de

datos. Podremos crear formularios en vista diseo, crear formularios con el asistente, o
crear autoformularios.
45
Crear Formularios
Para crear un formulario pulsaremos el botn en la pestaa Formularios de
la base de datos. Aparecer la siguiente pantalla:
Podremos crear formularios de varias maneras:
Vista Diseo. De este modo podemos crear el formulario a nuestro gusto.
Asistente para formularios. Aqu podemos crear formularios eligiendo los

campos que se van a mostrar. Podemos elegir entre una lista de formatos
disponibles.
Autoformulario: en columnas. Se crea un formulario automticamente con los

campos de una tabla. Aparecen los registros con los campos ordenados en
columna.
Autoformulario: en tabla. Crea automticamente un formulario con todos los

campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este
tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.
Autoformulario: hoja de datos. Esto crea automticamente un formulario con el

formato de hoja de datos, el mismo formato que el que tienen las tablas para
introducir datos.
Asistente para grficos. Se crea un formulario con un grfico, muestra los datos
en formato grfico.
Asistente para tablas dinmicas. Crea un formulario de Microsoft Access con

una tabla dinmica de Microsoft Excel. Una tabla dinmica es una tabla
interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato
y los mtodos de clculo que se elijan.
46
Crear un formulario utilizando el asistente

Para crear un formulario, nos dirigimos a la pestaa Formularios y pulsamos en
Crear un formulario utilizando el asistente. Entonces aparecer el asistente:
En esta parte introducimos los campos que queremos ver en el formulario. Podemos
introducirlos desde las tablas o las consultas de nuestra base de datos
Cuando hayamos seleccionado los datos pulsamos Siguiente.
En la siguiente pantalla podemos elegir el formato que va a tener el formulario. Puede

ser en columnas, tabular, hoja de datos, justificado, tabla dinmica o grfico dinmico.
Cuando elijamos el formato, pulsamos Siguiente.
47
En esta parte podemos modificar el estilo del formulario. Esto slo cambiara el fondo o
el color. Pulsamos siguiente para continuar.
Para finalizar el formulario, slo falta ponerle un nombre. Pulsamos Finalizar para ver
el formulario:
En este formulario podemos ver toda la informacin referente al nombre, apellidos y

poblacin de nuestras tablas, podemos modificarlos y aadir datos nuevos.
48
Tambin podemos crear formularios en vista diseo.
Esta sera la vista del diseo de un formulario en blanco:
Cuando hemos creado un formulario, tambin podemos editarlo mediante la vista

diseo, cambiando de vista en el men desplegable de vistas.
Este es el formulario que hemos creado con el asistente en vista diseo.
49
En la Vista Diseo del formulario hacemos uso de un cuadro de herramientas para

disear el formulario:
Seleccionar objetos Asistentes para controles
Etiqueta Cuadro de texto
Grupo de opciones Botn de alternar
Botn de opcin Casilla de verificacin
Cuadro combinado Cuadro de lista
Botn de comando Imagen
Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente
Salto de pgina Control ficha
Subformulario/Subinforme Lnea
Rectngulo Ms controles
50
PRCTICA FORMULARIOS
1.- Abre la base de datos Practica.mdb
Crea un Formulario Automtico basado en la tabla Alumnos. Gurdalo con el nombre

de "Formulario automtico de alumnos".
2.- Crea un Formulario Tabular, utilizando el asistente, basado en la tabla Alumnos con
los siguientes parmetros:
Campos: Nombre, Apellidos, Direccin, Ciudad y Cdigo postal.
Estilo: Encasillado.
Titulo: Datos de Alumnos.
Guarda el Formulario con el nombre de "Formulario Tabular de Alumnos".
3.- Crea un Formulario Grfico, utilizando el asistente, basado en la tabla Alumnos con
Campos: Nombre y Edad.
Totales: Promedio de los nmeros.
Grfico predeterminado, Series en columnas.
Ttulo: EDADES DE ALUMNOS.
Guarda el formulario con el nombre de "Grfico con edades de alumnos".
Cierra la base de datos Practica.mdb
51
5.- Abre la base de datos Practica2.mdb
Crea un Formulario Automtico basado en la tabla Clientes. Gurdalo con el nombre de

"Formulario automtico de Clientes".
6.- Crea un Formulario Tabular, utilizando el asistente, basado en la tabla Clientes con
Campos: DNI, Nombre, Apellidos, Direccin y Ciudad.
Estilo: Sombreado.
Titulo: Datos de Clientes.
Guarda el Formulario con el nombre de "Formulario Tabular de Clientes".
7.- Crea un Formulario de Columna simple, utilizando el asistente, basado en la tabla

Clientes con los siguientes parmetros:
Campos: Nombre, Apellidos, Direccin y Ciudad.
Estilo: Estndar.
Titulo: Datos de Clientes.
Guarda el Formulario con el nombre de "Formulario de columna simple de

Clientes".
52
Informes
Los informes de Access nos presentan la informacin de los datos de nuestras tablas o
consultas. Estn hechos para la impresin de documentos, con ellos podemos
representar en papel los datos de nuestra base de datos.
Para acceder a los informes pulsamos la pestaa Informes en nuestra base de datos.
Para crear un informe pulsaremos el botn . Aparecer la siguiente pantalla:
53
Formas de crear un informe:
Vista Diseo. Podemos crear un informe personalizado sin asistentes.
Asistente para informes. Con el asistente podemos crear un informe de forma

fcil siguiendo los pasos que nos indica.
Autoinforme: en columnas. Crea automticamente un informe en columnas,

seleccionando nosotros las tablas con los datos para el informe.
Autoinforme: en tablas. Crea automticamente un informe en forma de tabla, en

columnas y filas.
Asistente para grficos. Con esto podemos crear informes grficos fcilmente
con la ayuda del asistente.
Asistente para etiquetas. Con este asistente podemos crear informes para
etiquetas. El asistente nos ayuda a elegir los campos que se incluirn y a
modificar el diseo de la etiqueta.
54
Crear un informe utilizando el asistente

Para crear un informe utilizando el asistente elegimos la opcin Asistente para
informes y pulsamos Aceptar:
En esta ventana escogemos los campos que queremos incluir en nuestra base de datos.
Podemos escoger de las tablas o de las consultas. Elegimos los campos que queremos,
por ejemplo Nombre, Apellidos, Edad y Telefono y pulsamos siguiente.
En esta ventana escogemos los niveles de agrupamiento. En el cuadro de la izquierda

tenemos los campos que hemos escogido mostrar en el informe. En el cuadro derecho se
muestran los campos del informe segn la agrupacin seleccionada. Si no elegimos
ningn tipo de agrupamiento, los campos aparecern sin agrupacin.
55
Podemos agruparlos por ejemplo, por Edad:
En la opcin Opciones de agrupamiento podemos elegir el intervalo del agrupamiento

seleccionado:
56
Pulsamos siguiente y nos aparecer esta pantalla:
En esta ventana podemos modificar el orden en el que aparecern los registros.

Se pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. En
los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando
podremos cambiar a ascendente o descendente. Vamos a ordenarlos por ejemplo, por
Apellido Ascendente. Cuando hemos ordenado los registros pulsamos Siguiente.
En esta ventana seleccionamos el tipo de distribucin del informe. En la pantalla

izquierda podemos ver cmo se mostrar grficamente el informe. Para un informe slo
se puede utilizar un tipo de distribucin. Tambin podemos modificar la orientacin de
la pgina.
Con la opcin Ajustar el ancho del campo cabrn todos los campos en una sola lnea
del ancho de la pgina, pero es posible que no se vea el contenido completo. Esto se
puede intentar mejorar, bien cambiando posteriormente el tamao de la letra, o bien
seleccionando menos campos.
57
Cuando pulsemos Siguiente aparecer esta pantalla:
Aqu podemos escoger el estilo del informe, pudiendo ver el resultado en la parte
izquierda de la ventana. Cuando escojamos el estilo pulsamos siguiente.
Aqu escribimos el nombre para el informe y pulsamos Finalizar para mostrar el nuevo
informe.
58
Este es el informe que hemos creado:
Esta es la vista preliminar, donde vemos el documento en formato de impresin. Para

cambiar de vistas, pulsamos en el botn en la barra de herramientas del informe:
En Vista Diseo podemos modificar grficamente nuestro informe:
59
En la Vista Diseo de los informes tenemos un cuadro de herramientas exactamente

igual que el que usamos en la Vista Diseo de los formularios:
Seleccionar objetos Asistentes para controles
Etiqueta Cuadro de texto
Grupo de opciones Botn de alternar
Botn de opcin Casilla de verificacin
Cuadro combinado Cuadro de lista
Botn de comando Imagen
Marco de objeto independiente Marco de objeto dependiente
Salto de pgina Control ficha
Subformulario/Subinforme Lnea
Rectngulo Ms controles
60
Etiquetas
Las etiquetas son un tipo de informe de Access en las que podemos imprimir
informacin de una tabla o consulta en forma de etiqueta.
Para crear etiquetas hay que ir a la pestaa Informes y luego pulsar y

aparecer la siguiente pantalla:
Para crear etiquetas con el asistente pulsamos en Asistente para etiquetas.

Necesitamos elegir la tabla con la que vamos a crear la etiqueta, por ejemplo, Tabla1.
Tras seleccionar el asistente y la tabla pulsamos Aceptar.
Aqu elegimos el tamao de las etiquetas. Los diferentes modelos pueden tener varias
etiquetas. En la caja de las etiquetas suele venir el nombre del modelo, que est en la
primera columna. En la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta,
para seleccionar por medida. Estas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas,
inglesa o mtrica. Tambin se puede seleccionar si el papel en el que se imprimirn las
etiquetas es continuo o si son hojas sueltas.
61
Al pulsar siguiente aparecer la siguiente ventana:
Aqu podremos cambiar la fuente de las etiquetas. El tamao, el color, etc. Cuando
escojamos el formato de las etiquetas pulsaremos Siguiente.
En esta parte introducimos los campos que se mostrarn en la etiqueta. Por ejemplo, los
campos Nombre, Apellidos.
62
Despus pasamos a ordenar los campos:
Los ordenamos por ejemplo por Apellidos. Pulsamos siguiente para ir al ltimo paso.
En el paso final nombramos las etiquetas y pulsamos Finalizar para ver el resultado.
Estas son etiquetas con nombre y apellidos.
63
PRCTICA INFORMES
1.- Abre la base de datos Practica.mdb
Crea un Informe Automtico basado en la consulta Alumnos con informe mensual.

Gurdalo con el nombre de "Informe automtico alumnos mensual".
2.- Crea un Informe Tabular, utilizando el asistente, basado en la tabla Alumnos con los
siguientes parmetros:
Campos: Nombre, Apellidos y Telfono.
Ordenar por Apellidos.
Estilo: Presentacin, Orientacin vertical, espaciado 0,2.
Titulo: INFORME TABULAR DE ALUMNOS.
Guarda el Informe con el nombre de "Informe Tabular de Alumnos".
3.- Crea un Informe para etiquetas postales, utilizando el asistente, basado en la consulta
Alumnos con informe semanal, con los siguientes parmetros:
Campos: Nombre, Apellidos, Cdigo postal y Ciudad.
Ordenar por Direccin.
Utiliza tu tamao personalizado de etiquetas.
Fuente: Courier New. Tamao: 9. Espesor: Negrita. Color: Azul.
Guarda el Informe con el nombre de "Etiquetas para envo informe semanal".
Cierra la base de datos Practica.mdb.
64
4.- Abre la base de datos Practica2.mdb
Crea un Informe Automtico basado en la consulta Clientes de Valencia y Benimamet.

Gurdalo con el nombre de "Informe automtico clientes de Valencia y Benimamet".
5.- Crea un Informe de Columna Simple, utilizando el asistente, basado en la tabla

Clientes con los siguientes parmetros:
Campos: Nombre, Apellidos y Ciudad.
Ordenar por Ciudad.
Estilo: Ejecutivo, Orientacin vertical, espaciado 0,4.
Titulo: INFORME COLUMNA SIMPLE DE CLIENTES.
Guarda el Informe con el nombre de "Informe Columna Simple de Clientes".
65
Macros
Una macro es un objeto que ejecuta unas instrucciones concretas de forma automtica,
en el orden determinado por el usuario. Las macros se ejecutan a travs de botones de
comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.
Para crear macros seleccionamos la pestaa Macros y pulsamos . Se abrir

la ventana para definir las macros.
66
Para crear una macro hacemos clic en una celda de Accin.
Al pulsar en la celda aparece la lista de acciones que puede realizar una macro.
En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una accin, aparecen los
Argumentos de Accin. Dependiendo de la accin seleccionada tendr ms o menos
argumentos.
Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de accin de
cada accin, se guarda la macro pulsando el botn guardar.
67
Una vez hemos guardado la macro, podemos hacerla funcionar. Para ejecutar una
macro, iremos a la ventana de la base de datos, en la pestaa Macros, seleccionaremos
la macro y haremos clic en Ejecutar.
As ejecutaremos las macros que hemos creado
68
Editor de Visual Basic

El editor de visual Basic es una herramienta que podemos encontrar en Access para
desarrollar aplicaciones de base de datos. Una aplicacin de bases de datos nos permite
aadir, cambiar y eliminar datos, ejecutar consultas y publicar informes.
Para entrar en el editor desde Access debemos ir a la barra de herramientas:
Herramientas Macro Editor de Visual Basic.
Tambin podemos acceder al editor desde la pestaa Mdulos de la base de datos.
Hay dos tipos de mdulos:
Mdulos locales. Son privados de los formularios o los informes y se crean y borran con
ellos ya que forman parte de su diseo. Se les puede aadir procedimientos de evento o
generales.
Mdulos globales. Son objetos independientes y sus procedimientos pueden ser

llamados desde cualquier sitio. Los procedimientos de evento no tienen sentido aqu.
69
Este es el editor de Visual Basic, con un mdulo recin creado.
Para trabajar en el editor con bases de datos necesitamos la tecnologa OLE DB, que nos
permitir el acceso a datos desde mltiples orgenes e datos. Tambin necesitamos la
biblioteca ADODB y ADOX, para creacin y manipulacin de datos, creacin de
objetos de la base de datos, concesin de privilegios, e integridad referencial.
Para comprobar si tenemos disponibles las bibliotecas ADODB y ADOX, iremos a

Herramientas Referencias en el men del editor de Visual Basic:
70
Este es el cuadro de referencias en el que podemos comprobar de las que disponemos:
Aqu debemos comprobar si disponemos de la referencia Microsoft ADO Ext 2.7 for
DDL and Security, y si no es as, debemos activarla.
71
Tambin podemos acceder al Editor de Visual Basic desde Ver Cdigo de la barra de
mens de los formularios o de los informes.
Formularios:
Informes:
72
Procedimiento Visual Basic

El procedimiento a utilizar en Visual Basic ser la base para cualquier otro
procedimiento que queramos crear en el editor. Las sentencias escritas con el carcter
() al comienzo son simples comentarios, no afectan al funcionamiento del
procedimiento.
Los procedimientos comienzan en Sub y terminan con End Sub.
En los objetos y variables declaramos los objetos Catalog que contiene objetos de la
base de datos, y el objeto Connection, que establece las conexiones con las bases de
datos. Tambin se definen las variables que sirven para almacenar valores en una
ejecucin o un procedimiento.
Al final tenemos que cerrar la base de datos y asignar el contenido Nothing a los
objetos para que puedan ser utilizados en otro procedimiento.
73
Bases de datos con Visual Basic

Para crear una base de datos con el editor de Visual Basic debemos usar la orden SQL:
CREATE DATABASE nombreBaseDatos.
Vamos a crear una base de datos. Para ello, vamos a la pestaa mdulos y pulsamos el
botn para crear otro procedimiento:
Este sera el procedimiento para crear la base de datos bd2, que situaramos en
C:\Bases de datos\bd2. Para poder ejecutar el mdulo debemos guardarlo. Pulsamos en
Archivo Guardar en la barra de herramientas del editor. A continuacin, si pulsamos
en Ejecutar Ejecutar macro en la barra de herramientas, podremos ejecutar el mdulo
y se crear la base de datos. Nuestra nueva base de datos est creada.
74
Tablas en Visual Basic

Para crear una tabla en el editor de Visual Basic, debemos usar la sentencia SQL:
CREATE TABLE nombreTabla (campo1 TIPO, campo2 TIPO);
Al crear los campos de la tabla debemos especificar el tipo de campo que ser.
Estos son los tipos bsicos de campos:
CHAR. Cadenas de caracteres de longitud fija.

VARCHAR. Cadenas de caracteres de longitud variable.
INT. Nmeros enteros.
SMALLINT. Nmeros enteros pequeos.
DATE. Fecha.
TIME. Hora.
Este sera el procedimiento para crear una tabla en nuestra base de datos:
Tras guardar el procedimiento y ejecutarlo, nuestra tabla se crear:
75
Si queremos modificar una tabla podemos usar la sentencia SQL ALTER TABLE, que
sirve para aadir columnas, eliminar columnas, crear restricciones y borrar
restricciones.
La sentencia SQL sera:
ALTER TABLE nombreTabla (clusulas)
Las clusulas de la instruccin ALTER TABLE son:

ADD/DROP COLUMN, para aadir o borrar columnas.
ADD/DROP CONSTRAINT, para aadir o borrar restricciones.
Tambin podemos borrar tablas, para ello utilizaremos la sentencia SQL DROP
TABLE:
DROP TABLE nombreTabla
Para borrar una tabla tiene que estar cerrada primero y hay que tener en cuenta las reglas
de integridad referencial. La tabla que queremos borrar no puede formar parte de una
relacin.
76
Ayuda de Microsoft Access 2003

Dentro del men de ayuda puedes solicitar un ndice alfabtico de temas o bien buscar
un tema concreto con la opcin Buscar ayuda acerca de..., por ejemplo Buscar ayuda
acerca de Ayuda.
Si necesitas ayuda en una situacin concreta, pulsa la tecla de funcin F1 y se mostrar

directamente la ayuda sobre el tema.
Para salir de la ayuda cierra la ventana utilizando el Botn de Control, el men Archivo
o pulsa la secuencia ALT-F4.
Access cuenta con una ayuda especial: El Asistente de Ideas; sirve como gua "paso a
paso" segn se va realizando un trabajo. Para ponerlo en marcha pulsa el botn de la
bombilla situado en la barra de herramientas Estndar. Aparecer una nueva barra y te
dar indicaciones y explicaciones de lo que has hecho y de lo que puedes hacer a
continuacin, las distintas indicaciones se van numerando y de esta manera podrs
revisar pasos anteriores.
77
Para usar la ayuda de Access debemos seleccionar la palabra ms conveniente a la que

queramos encontrar y se nos ofrecern posibles respuestas relacionadas con el tema que
hayamos elegido.
Despus de realizar la bsqueda aparecer una serie de resultados de los cuales debemos
seleccionar el que mas nos convenga.
78
Microsoft Access nos ofrece tambin la posibilidad de la tabla de contenido donde

podremos encontrar respuestas a preguntas habituales como puede ser la creacin de
documentos, impresin etc.
79
TEST
Una base de datos est formada por:
Ficheros, archivos y datos

Ficheros, campos y registros
Archivos, hojas y campos
Microsoft Access es:
Una base de datos

Un gestor de bases de datos
Un contenedor de bases de datos
La extensin de los archivos de Access es:
.bdm
.bdd
.mdb
Desde el men Insertar podemos crear:
Tablas, consultas e informes

Tablas, informes y macros
Cualquiera de las anteriores
80
Los datos de una base de datos se almacenan en:
Consultas
Informes
Tablas
Una tabla puede ser creada:
Usando el asistente y en vista diseo

En vista diseo e introduciendo datos
En vista diseo, usando el asistente e introduciendo datos
En la vista diseo de una tabla podemos modificar:
Los campos
Los registros
Los ficheros
El tipo de datos Memo permite introducir:
Nmeros
Texto
Nmeros y texto
81
Es aconsejable que la clave principal:
Sea del tipo de datos nmero

Sea del tipo de datos contador
Sea del tipo de datos memo
La clave principal es obligatoria?
S
No
Slo en tablas con un campo
La vista hoja de datos de una tabla nos permite introducir y modificar:
Campos y registros
Registros y relaciones
Registros y ficheros
En la ventana de relaciones podemos relacionar:
Tablas
Consultas
Campos
82
Una consulta sirve para:
Hacer peticiones de datos a la base de datos

Almacenar datos de la base de datos
Hacer una vista previa de un documento antes de su impresin
Las consultas de accin:
Nos muestran los datos de una tabla

Crean, actualizan eliminan y aaden datos a las tablas
Agrupan informacin de las tablas cumpliendo ciertas condiciones
La consulta de datos anexados tiene la celda:
Actualizar
Aadir
Anexar
Con los formularios podemos:
Introducir datos en las tablas de la base de datos

Crear etiquetas
Representar la base de datos en papel
83
En un formulario, podemos modificar y eliminar registros?
S
No
Slo modificar
Los informes:
Almacenan informacin de la base de datos

Son representaciones de la informacin
Nos muestran el estado de la base de datos
En la vista preliminar del informe:
Podemos modificar grficamente el informe

Podemos cambiar el orden de los campos
Podemos ver el documento en forma de impresin
Las etiquetas son:
Un tipo de consulta
Un tipo de informe
Un tipo de formulario
84
Podemos modificar el diseo de una etiqueta?
S
No
Slo desde el asistente de etiquetas
Con las macros podemos:
Ejecutar comandos que nos ordena el programa

Almacenar en ellas registros de la base de datos
Ejecutar unas instrucciones automticas ordenadas por el usuario
El editor de Visual Basic:
Gestiona bases de datos, objetos de bases de datos y privilegios

Permite crear, modificar y eliminar bases de datos
Mostramos el documento en vista de impresin
Las tecnologas con las que trabajamos en el editor de Visual Basic son:
ADO DDL, ACTIVEBD, OLE BD

OLE DB, ADOBD, ACTIVEX
ADODB, OLE DB, ADOX
85
86

Manual Access

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Microsoft Access 2003

Las bases de datos

Microsoft Access 2003

En la ventana inicial de Access podemos diferenciar cinco partes, que describimos a

Ventana de Microsoft Access

Barra de Ttulos. Aparece el nombre de la aplicacin.

Barra de Mens. Se encuentran los mens (Archivo, Edicin) que, al

Barras de Herramientas. Presenta un conjunto de botones que permiten un

Ventana de Microsoft Access. En esta rea de la ventana inicial aparecern las

Barra de Estado. Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece

Crear una base de datos

Pulsaremos Crear un archivo nuevo, aparecer un cuadro en el que podremos elegir

Seleccionaremos la opcin: Base de datos en blanco

Al pulsar la opcin, aparecer un cuadro donde indicaremos el nombre, el tipo y el

Tambin podemos crear

Para crear una tabla, nos situamos en la pestaa correspondiente.

Pulsamos Crear una tabla en vista diseo, y aparecer la siguiente pantalla:

Los tipos de datos son:

Texto: podremos introducir texto y nmeros.

Memo: podremos introducir ms texto que en el tipo de campo Texto.

Nmero: podremos introducir valores numricos.

Fecha/Hora: podremos introducir valores de fecha y hora

Moneda: podremos introducir valores numricos relacionados con monedas.

Contador: Contiene nmeros secuenciales que Access introduce

S/No: podremos introducir datos correspondientes a verdadero/falso o s/no.

Objeto OLE: Contiene datos de otras aplicaciones Windows que admitan

Tipo de datos TEXTO

El tamao de un campo de texto representa el nmero mximo de caracteres que puede

Es importante que indiques el nmero ms pequeo de caracteres que puedan contener

Tipo de datos MEMO

Tipo de datos NMERO

TAMAO DEL CAMPO

Byte: Contiene nmeros entre 0 y 255 sin fracciones ni decimales.

Entero: Contiene nmeros entre -32.000 y 32.000 sin fracciones ni decimales.

Nmero General: Es la opcin por omisin. El nmero aparece como se

Moneda: Muestra los nmeros negativos con el signo menos. No tiene

Fijo: Muestra como mnimo un dgito. Si no cambias la propiedad Lugares

Estndar: Usa un punto para separar los millares y si no cambias la propiedad

Porcentaje: Muestra el valor como un porcentaje. El nmero se multiplica por

Cientfico: Muestra el valor como notacin cientfica, como un nmero entre 0 y

La lista de la propiedad Lugares Decimales incluye la opcin Auto, la cual muestra el

Tipo de datos FECHA/HORA

Fecha Larga: Muestra la fecha con el da de la semana y el mes escritos

Fecha Mediana: Muestra la fecha con el mes abreviado (15-May-93).

Hora Corta: Muestra horas y minutos como en un reloj de 24 horas (15:25).

Tipo de datos MONEDA

El tamao no se puede especificar. Puede contener hasta 15 dgitos a la izquierda de la

FORMATO Y LUGARES DECIMALES

Tipo de datos CONTADOR

Tipo de datos S/NO

Tipo de datos OBJETO OLE

CREACIN DE LA CLAVE PRINCIPAL

Para crear la Clave principal, pulsamos el botn en la barra Diseo de la tabla.

Access te crear un campo Clave principal si no lo haces t. Cuando cierres la ventana

Si pulsamos clic derecho sobre un campo, podemos ver el men de herramientas:

En la barra de herramientas de la tabla, podemos usar el botn para cambiar de

Tendremos que dar nombre a la tabla y guardarla.

desde el men o pulsando el botn de la barra de herramientas de la tabla.

Elegimos la tabla Tabla1 y el campo Codigo, y la tabla Tabla2 y su campo Codigo y

Entonces se formaran las relaciones:

En la ventana de una relacin podemos modificar unas opciones:

Exigir integridad referencial:

La integridad referencial son normas que mantienen la integridad de los datos de

Actualizar en cascada los campos relacionados: