Matriz de Comunicaciones

Qu es la matriz de comunicaciones?

La matriz de comunicaciones es una herramienta de gestin que contiene una

descripcin detallada de todos los requisitos y necesidades de informacin de
los participantes del proyecto y cuya responsabilidad de elaborar e
implementar recae sobre el lder del proyecto.

La matriz es ms que una lista de lo que el proyecto comunica; se trata de una

estrategia que permite enfocar los recursos en las comunicaciones ms
importantes. Una buena matriz de comunicaciones permitir al proyecto y a
sus stakeholders recibir informacin prctica, confiable y sobre todo pertinente
en relacin con las necesidades de los diferentes involucrados que toman sus
decisiones y forman sus opiniones con base en las comunicaciones que
reciben.

La matriz de gestin de comunicaciones es creada, distribuida y mantenida de

acuerdo a las decisiones hechas durante el proceso de planeacin de la
comunicacin.

Propsito e importancia de la matriz

El propsito de la matriz de comunicaciones es definir los requerimientos de

comunicacin para el proyecto y cmo sern distribuidos. Una buena matriz
define los siguientes aspectos:

- Los requerimientos de comunicacin basados en los roles del proyecto.

- Qu informacin ser comunicada.
- Cmo la informacin ser comunicada.
- Cundo ser distribuida la informacin.
- Quin lleva a cabo la comunicacin.
- Quin recibe la informacin.

La matriz de comunicaciones es una herramienta que juega un rol

importantsimo dentro del proceso de gestin de la comunicacin en los
proyectos, puesto que asegura que toda la informacin sobre el proyecto
cumpla con la calidad y amplitud adecuadas, y que llegue en el momento
preciso a los diferentes stakeholders segn sus requerimientos. Manteniendo a
todos los involucrados en la misma lnea, evitando desviaciones y rupturas
durante el ciclo de vida del proyecto.

Cmo se desarrolla una matriz de comunicaciones?

Para desarrollar una matriz de comunicaciones, primero que nada el lder de

proyecto debe determinar quines son los principales interesados y receptores
de las comunicaciones del proyecto, comprender la informacin contenida en el
cronograma para determinar los tiempos de entrega y las comunicaciones del
proyecto, y finalmente conocer las obligaciones internas del proyecto para
comunicar tanto a los niveles ejecutivos como a las otras entidades.

Una vez que el lder del proyecto conoce esta informacin, debe hacer uso de
las herramientas y tcnicas a su alcance para crear la matriz que est acorde a
las necesidades del proyecto y de la organizacin. Para el caso de la matriz de
comunicaciones, la tcnica recomendada es el anlisis de requisitos de
comunicacin, la cul implica identificar las necesidades de informacin de
cada stakeholder, definiendo el tipo de datos y formatos necesarios para cada
uno de ellos, formando as una estrategia que mantenga el inters de stos en
el proyecto.

Figura 1. Proceso de la matriz de comunicaciones

Entradas Herramientas y Salidas

Tcnicas
- Matriz de - Anlisis de - Matriz de
stakeholders requisitos de comunicaciones
- Cronograma comunicacin
- Factores
organizacionales

Es recomendable que la efectividad de la matriz sea evaluada regularmente

para asegurar que es continuamente til. Si la matriz no comunica
adecuadamente la informacin que debera, hacia quin va dirigida, la manera
en que debera ser comunicada y el momento en que debera ser emitida,
entonces debe ser modificada. Cuando la matriz de comunicaciones se
desarrolla y se usa de manera apropiada, esta se convierte en una importante
herramienta de gestin de proyectos.
Componentes de la matriz

Una matriz de comunicaciones principalmente contiene los siguientes

componentes:

Qu comunicamos? Es el mensaje principal, los datos y/o los temas

especficos requeridos en la comunicacin.
Por qu? Determina el por qu el proyecto debe enviar la informacin.
En algunos casos ser en cumplimiento de las obligaciones del proyecto,
en otros, para apoyar las estrategias de manejo de relaciones con los
diferentes stakeholders.
Remitente/Destinatario. Indica el nombre de la persona o grupos que
recibirn la comunicacin.
Mtodo de comunicacin. Describe el mtodo a usar para enviar la
informacin; por ejemplo, correo electrnico, presentaciones u otros
medios que los interesados hayan definido como estndares, incluyendo
los formatos de entrega.
Responsabilidad. Indica el nombre de la persona o miembro del equipo
que ser responsable de:
- Preparar la informacin.
- Enviar la informacin.
- Solicitar, recibir y analizar la retroalimentacin para un mejor proceso de
comunicacin.
Tiempo. Seala los requerimientos que definen la frecuencia de la
comunicacin, esto incluye:
- Fecha de inicio del envo.
- Frecuencia del envo.
Referencias

http://www.brighthub.com/office/project-
management/articles/33854.aspx
http://www.projectmanagementdocs.com/templates/communications-
management-plan.html
http://www.1000ventures.com/business_guide/crosscuttings/project_com
munication.html
Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Gua de Gestin de Proyectos
para Resultados PM4R, 2 edicin, BID-INDES, 2012.