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Resolucion 839 de 2017 Historias Clinicas PDF
Resolucion 839 de 2017 Historias Clinicas PDF
En ejercicio de sus facultades legales, en especial, de las conferidas por el numeral 3 del
articulo 173 de la Ley 100 de 1993 y el artculo 25 de la Ley 594 de 2000, y
CONSIDERANDO
Que el numeral 3 del artculo 173 de la Ley 100 de 1993, en concordancia con el numeral
30 del artculo 2 del Decreto Ley 4107 de 2011, facultan al Ministerio de Salud y Proteccin
Social para expedir las normas administrativas de obligatorio cumplimiento por parte de los
actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS.
Que bajo el marco normativo vigente para la poca, el entonces Ministerio de Salud, hoy
Ministerio de Salud y Proteccin Social, expidi la Resolucin 1995 de 1999, mediante la
que se dictaron normas para el manejo de la historia clnica.
Que con posterioridad, la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, estableci en su
artculo 25, la necesidad de reglamentar lo relativo a los tiempos de retencin documental,
organizacin y conservacin de las historias clnicas, en labor conjunta del sector
correspondiente y del Ministerio de Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin,
incluidos los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios
pblicos, como lo es el de salud.
Que el Decreto Ley 019 de 2012, en su artculo 110, contempl algunas disposiciones en
relacin con el procedimiento que ha de seguirse para la custodia y conservacin de la
historia clnica en caso de liquidacin de entidades del SGSSS, previendo el deber de la
correspondiente Entidad Promotora de Salud EPS, de proceder a su recibo, custodia y
conservacin hasta por el trmino normativamente previsto.
Que, de otro lado, mediante la Ley 1712 de 2014 se adopt la norma de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional, cuyo objeto, segn su artculo 1, es
regular el derecho de acceso a la informacin pblica, los procedimientos para el ejercicio y
garanta del derecho y las excepciones a la publicidad de informacin.
Que conforme con lo establecido en el literal c) del artculo 5 ibdem, las disposiciones
contenidas en dicha ley se aplican a las personas naturales y jurdicas, pblicas o privadas
que presten servicios pblicos, respecto de la informacin directamente relacionada con la
prestacin de tales servicios, como lo es el servicio pblico de salud.
Que el artculo 16 de la Ley 1712 de 2014 prev el deber para los sujetos obligados de
asegurar que existan procedimientos claros para la creacin, gestin, organizacin y
conservacin de sus archivos, conforme con los lineamientos que expida para el efecto el
Archivo General de la Nacin.
Que la precitada ley fue reglamentada mediante los artculos 44 a 50 del Decreto 103 de
2015, compilados en los artculos 2.1.1.5.4.1 al 2.1.1.5.4.7 del Decreto 1081 de 2015,
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RESOLUCIN NUMetta 0 o DE2 /017 HOJA N2 de 7
Que el artculo 45 del Decreto 103 de 2015, compilado en el artculo 2.1.1.5.4.2 del Decreto
1081 de 2015, prev el deber para los sujetos obligados de contar con polticas de
eliminacin segura y permanente de la informacin, una vez cumplidos los tiempos de
conservacin establecidos entre otros, en las tablas de retencin documental y conforme
con las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, disposiciones todas estas
concordantes con el artculo 25 de la Ley 594 de 2000.
Que conforme con lo precedente, se hace necesario adoptar disposiciones en relacin con
el manejo, custodia, tiempos de retencin y conservacin de las historias clnicas, as como
con su disposicin final.
En mrito de lo expuesto,
RESUELVE
CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artculo 1. Objeto. La presente resolucin tiene por objeto establecer el manejo, custodia,
tiempo de retencin, conservacin y disposicin final de los expedientes de las historias
clnicas, as como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del
SGSSS-, para el manejo de estas en caso de liquidacin.
CAPTULO II
PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLNICA
n n% MAR 2017
RESOLUCIN NNIEFCCe 83 9 DE 2017 HOJA N3 del
Cumplidos dichos trminos, con miras a propender por la entrega de la historia clnica al
usuario, su representante legal o apoderado responsable de su custodia, de forma previa al
proceso de disposicin final de que trata el artculo siguiente, se publicarn como mnimo
dos (2) avisos en un diario de amplia circulacin nacional, definidos por la entidad
responsable de dicha publicacin, con un intervalo de ocho (8) das entre el primer aviso y
el segundo, en los que indicar el plazo y las condiciones para la citada entrega, plazo que
podr extenderse hasta por dos (2) meses ms, contados a partir de la publicacin del ltimo
aviso.
4.1 Que se haya cumplido el tiempo de retencin y conservacin documental de que trata
el artculo anterior.
Pargrafo. Cuando de la valoracin a que refiere el numeral 4.3 del presente artculo, se
identifiquen historias clnicas con valor secundario, estas debern ser conservadas de forma
permanente y su transferencia deber realizarse en los trminos que definan el Archivo
General de la Nacin y el Ministerio de Salud y Proteccin Social.
2 MAR 2017
RESOLUCIN NMFK 83 O
%IDE 2D17 HOJA N 4 de 7
Co. ntinuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan
otras disposiciones"
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RESOLUCIN NI:lidfa 83 9 DE 2017 HOJA N 5 de 7
Pargrafo 1. Copia del "acta de eliminacin" y sus anexos, sern remitidos a la entidad
departamental o distrital de salud del domicilio de la entidad o sus sedes o del domicilio del
profesional independiente que est adelantando el proceso de eliminacin y a la
Superintendencia Nacional de Salud, quienes la conservarn con el fin de brindar la
respectiva informacin al usuario o a la autoridad que lo solicite. Adicionalmente, las
Entidades con regmenes especiales y de excepcin, debern remitir copia del "acta de
eliminacin", a las entidades y dependencias, que al interior de su estructura, consideren
pertinente.
CAPTULO III
CUSTODIA, CONSERVACIN Y DISPOSICIN FINAL DE LOS EXPEDIENTES DE LAS
HISTORIAS CLNICAS ANTE LA LIQUIDACIN DE UNA ENTIDAD O EL CIERRE
DEFINITIVO DEL SERVICIO
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23 MAR 2017
RESOLUCIN NMeee 83 9DE 2017 HOJA N 6 de 7
Continuacin de la resolucin "Por la cual se modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan
otras disposiciones"
expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin o las normas que lo
modifiquen o sustituyan.
Para efecto de dicha entrega, publicarn como mnimo dos (2) avisos en un diario de amplia
circulacin nacional con un intervalo de ocho (8) das, en los que indicarn el plazo y las
condiciones para la entrega, plazo que podr extenderse hasta por dos (2) meses ms,
contados a partir de la publicacin del ltimo aviso.
Pargrafo. La Entidad Promotora de Salud que reciba la historia clnica deber conservarla
hasta por el trmino contemplado en el artculo 3 de la presente resolucin.
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23 IVAR 2017
RESOLUCIN Nmffirce 839 DE 2017 HOJA N 7 de 7
Continuacin de la resolucin "Por la cual se' modifica la Resolucin 1995 de 1999 y se dictan
otras disposiciones"
documental, en los trminos del artculo 7 del Acuerdo 042 de 2002 o la norma que lo
modifique o sustituya.
CAPTULO IV
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 13. Sanciones. Los prestadores de servicios de salud y dems destinatarios que
incumplan lo establecido en esta resolucin, incurrirn en las sanciones aplicables de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot D.C. a los
23 MAR 2017
GAVIRIA URIBE
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