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Analisis de Costos Con Excel by Tectimes PDF
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LA PRESENCIA DE COSTOS
El estudio de Costos presenta dos perfiles claramente diferenciados, al ob-
servarse desde las funciones que debe cumplir en el esquema empresarial.
Debe actuar como eficaz controlador en trminos operativos y ser una
clara ayuda para la comprensin del negocio; ah nos quedan definidos en
principio sus dos campos de accin: control operativo e intrprete eco-
nmico, segn se aprecia en el diagrama de la Figura 1.
Control
Interpretacin
Si bien es cierto que este trabajo tendr como principal objetivo explorar
la segunda de las funciones mencionadas, haremos una escala inicial para
recordar la necesaria integracin que precisa haber entre ambas. Estos cam-
pos de accin deben estar claramente vinculados a los efectos de lograr una
imprescindible armona en la conduccin (Figura 2).
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La presencia de Costos
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tiene Costos en las empresas y en los negocios. Qu significa esto? Que a di-
ferencia de otras disciplinas de aplicacin y mas all de que tenga un respon-
Uno de los principios que Costos debe cumplir es precisamente ser de simple
manejo y comprensin, no olvidemos que lo preparamos para convertirlo en
el tablero de comando de un vehculo que acostumbra viajar a altas velocida-
des y que debe, en algn momento, realizar bruscas maniobras. Por lo tanto,
su mensaje debe ser a tiempo y efectivo.
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CONTROL OPERATIVO
En este campo Costos se nos muestra como una bisagra que, observando el
escenario productivo, lo sigue y controla adoptando las prcticas y el idio-
ma propio de este mbito, para posteriormente decodificarlo y trasladarlo
en lenguaje contable.
Qu...? Dnde..?
Precisemos el alcance que le damos al trmino control y, sobre todo, fijemos
el sujeto del mismo y el mbito en el que tiene lugar. En el rubro contable
Bienes de Cambio (Materias Primas Produccin en Proceso Pro-
ducto Terminado) encontramos su principal objetivo de control y, en la
actividad fabril, en el ambiente productivo, su natural lugar de observa-
cin. Ahora bien, qu representa la conjuncin de estos dos conceptos? Si
aplicramos sobre ellos una supuesta suma, nos encontraramos con el proce-
so de generacin de riquezas que cuenta una empresa industrial.
Si bien es cierto que este proceso debe ser complementado y completado con
otras actividades tambin generadoras de valor, como la comercializacin, la
administracin, las finanzas, etc., encontramos la factibilidad de su construc-
cin inicial en el proceso de transformacin (Figura 3).
HARINA
+
Generacin de Riqueza
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Control operativo
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pacin inicial y final de Costos: en principio, entender y, despus, ayudar a
consolidar el proceso de generacin de riqueza.
Materias primas
Produccin en proceso
Productos terminados
En este recorrido que hacen los Bienes de Cambio es donde se transforman e in-
corporan valor agregado. Cmo acompaa este trnsito Costos, cmo lo sigue
para cumplir con la funcin que estamos describiendo, en el terreno productivo?
Nos encontramos con mtodos que apoyan este seguimiento en una Orden
de Produccin, que viaja acompaando la misma en todo el recorrido, en
tanto que otros esperan el paso de la produccin por cada uno de sus pro-
cesos significativos. De esta forma, y a travs de una muy sinttica descrip-
cin, reconocemos y distinguimos los sistemas de Costos por Orden de
Produccin y por Proceso (Figura 5).
Ahora bien, ms all de las particularidades, tanto sean de cada uno de los
sistemas como tambin de las mencionadas caractersticas productivas, ha-
remos un esquema global que nos permita representar el recorrido de los
Bienes de Cambio, fijando los mecanismos de enlace de los que se vale Cos-
tos, para estar presente en l.
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Depsito Proceso
materias de
primas produccin
Orden de produccin
Producto terminado
Gastos necesarios?
Circuitos administrativos
Quedan expuestos los tres circuitos permanentes que nutren de informacin
y una accin especial de control:
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Control operativo
Circuito de Recepcin
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Territorio Operativo
Circuito de Produccin
Circuito Costo Mercadera Vendida Enlace con el mercado
Territorio Operativo
Desde Hasta
Material aprobado
El alta en el stock
La llegada a planta
de la Materia Prima
Material rechazado
Su salida de planta
Desde Hasta
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Desde Hasta
La aceptacin
por el cliente
Su ingreso al depsito
de producto terminado
Control del ingreso
del producto rechazado
Es necesario? ...
Produccin Gastos
Son necesarios?
Nos encontramos con una de las dos N tan importantes y frecuentes en Cos-
tos: Necesario, siendo la otra que veremos ms adelante Normal. Ambas nos
ayudan a definir y a precisar su concepto. Cerramos el anlisis de este campo
con un diagrama de todo lo expresado (Figura 11).
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Control operativo
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Campo de control
Circuito
No S de Recepcin
Aprobacin
Rechazo
X
Stock materia
prima
Produccin
Desperdicio Circuito
Merma de Produccin
No Control S
de calidad
X
Stock producto
terminado
Cliente
Circuito Costo
Mercadera Vendida
No S
Aprobacin
Rechazo
X
Factura
X = circuito no relevado
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Si bien es cierto que cada empresa tiene particularidades que requieren anlisis
especiales que respeten esta individualidad, hay patrones con validez general
que nos aportan claridad y nos marcan un camino para llevar a cabo esta tarea.
Para el cumplimiento de esta funcin, Costos requiere en principio elevarse
en el terreno conceptual, convirtindose en un agudo y profundo analista de
la empresa en torno a su capacidad de generar utilidades.
Luego, y a los efectos de que este anlisis tenga efecto prctico, acostumbra
estructurar el mismo, adoptando para su visualizacin la forma de un table-
ro de conduccin, que, a travs de sus indicadores, orienta sobre la direccin
a seguir a la vez que alerta sobre los peligros a enfrentar.
De esta forma, los distintos perfiles de la organizacin: Productivo, Comercial,
Financiero, etc., sern medidos y revisados en forma continua y permanente.
Cerca de la realidad
Debemos recordar en este punto lo ya expresado sobre el vnculo que debe
existir entre este campo de carcter econmico y el mencionado precedente-
mente que apuntaba a acciones de control.
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planificacin estratgica o con definiciones sobre la propia realidad econmi-
ca de la empresa, que se sustentan en los supuestos Costos que deberamos te-
Formas de presentarse
En los dos campos ya tratados Costos se presenta de distinta forma. Esta di-
ferencia se origina en su capacidad de adaptacin para satisfacer de la mane-
ra ms efectiva las necesidades que se plantean en cada uno de ellos.
Qu es necesario modificar entre uno y otro campo para poder cumplir con
las respectivas funciones?
La modificacin se encuentra bsicamente en el tratamiento que se aplica a la
masa de Gastos Fijos. En un caso sern parte del Costo y en otro, no.
Veamos y recordemos con la Figura 12, ubi-
cados en el campo de control, los elementos
Materias primas
que integran el Costo de Produccin.
Mano de obra directa
Costos indirectos
Figura 12. Elementos que integran
el Costo de Produccin.
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En el producto
El calificativo utilizado en el tercer elemento (indirectos) nos orienta, en
principio, sobre el elemento distintivo que mencionramos; para afianzar esa
distincin hagamos este breve anlisis:
Muy numerosos son los posibles integrantes de este conjunto. Slo mencio-
naremos algunos, a ttulo de ejemplo, para ubicarnos en el tema:
Figura 13. Gastos de Produccin que estn por fuera del producto.
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nos acercamos al producto, no los descubrimos a travs de ellos. Estos con-
ceptos en realidad guardan relacin, son ms fciles de ver en perodos de
Materias
primas
Gastos
Directamente Producto ? Fijos
mensuales
Mano de obra
directa
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El m n
n se hace cargo de lo
Pensamiento de inicio
Lo primero que a uno se le ocurre es lo podramos dividir por las unidades
fabricadas, pensando que encontramos una opcin vlida.
Un breve razonamiento nos permitir ver que no lo es, a la vez que nos ayu-
dar a encontrar el mecanismo adecuado. ste fue nuestro planteo:
Gastos totales
= Cargo unitario
Unidades producidas
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Distintas funciones de Costos
Gastos Presupuestados
Varias son las preguntas que nos podemos hacer sobre el numerador de la
relacin planteada:
Los que correspondan Se requiere que el gasto sea el necesario para la produccin esperada en el perodo.
Presupuestamos Por lo tanto, lo ms seguro es que trabajemos con un presupuesto de gastos que contemple
las distintas apariciones y frecuencias del mismo y lo muestre en su incidencia mensual.
Gasto por centro Tambin sera muy til, para hacer ms efectiva su comprensin a la vez que comenzamos
a acercar el gasto al producto, que este presupuesto sea definido abierto en los distintos
centros existentes, estableciendo, adems, la diferencia entre los que son de produccin
y aquellos que son de servicio.
Tabla 1. Utilizamos gastos presupuestados.
Volumen normal
Respecto del divisor de la frmula con la que diramos inicio este anlisis, las
unidades producidas, que son en definitiva las que van a recibir estos cargos,
tambin nos podemos formular algunas preguntas que nos orienten para una
correcta determinacin:
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PRODUCIR - NO PRODUCIR
Si fabricamos en trminos reales distintas cantidades que las previstas suponga-
mos un menor nivel de produccin y, sobre stas, distribuimos el total del gasto, es
obvio que les estamos atribuyendo un cargo mayor. Si lo pensamos un poco ms, les
estamos recargando lo que correspondera a las unidades que no hicimos, y esto es
un gravsimo error que no debemos cometer, nunca debemos confundir el costo de
producir con el costo de no producir. Vale decir nunca se debe incorporar como cos-
to la capacidad ociosa que una empresa puede tener; los productos que hemos fa-
bricado no la necesitaron.
Hagamos una breve reflexin sobre las consecuencias que tendra la incorpo-
racin de Capacidad ociosa como cargo del producto. Si el empresario toma
este Costo como referencia de su negocio lo habitual, podra pensar que los
productos no dejan margen, pudiendo decidir operar a precios mayores, lo
que probablemente disminuira an ms su capacidad ocupada.
Pese a lo simple del ejemplo, observamos la orientacin equivocada que se hi-
zo: deban buscarse ms unidades de venta y se sale a buscar mayores precios.
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Ahora bien, este volumen normal en que lo vamos a expresar es vlido que
lo hagamos en unidades? Cada una de ellas representa la misma cantidad
La medimos
Veamos en un sencillo ejemplo de tres productos que utilizan capacidad me-
dida en Horas Hombre cmo encontramos entonces este volumen:
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Tasa de Aplicacin
Para llegar al producto, slo nos resta combinar adecuadamente el presupues-
to que hemos elaborado con el volumen de produccin como lo acabamos de
medir, con lo que obtendremos un precio razonable para cada hora incorpo-
rada a los productos.
Presupuesto de Gastos
= Tasa de Aplicacin
Mdulo de Aplicacin
Con dicha tasa cerramos entonces este apartado que pretendi guiarnos en
cmo llevar los gastos al producto. A continuacin, sintetizaremos los pa-
sos que hemos dado por medio de un grfico (Figura 21).
Secuencia de obtencin
La secuencia para la obtencin de la tasa de aplicacin es:
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buirlos segn sea el uso que se haga de cada uno de ellos).
4. Determinar el Volumen de Produccin esperado (unidades por producto).
Tasa de Aplicacin
Presupuesto
mensual de Gastos
Centros Centros
de Produccin de Servicio
Centros
de Produccin
Gastos mensuales
= Tasa de Aplicacin
Mdulo de Aplicacin
Factor
de Produccin
Volumen Produccin
Normal (por producto)
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La Mano de Obra
Haremos una reflexin sobre la Mano de Obra Directa, que si bien es cierto
en el campo de control, debe formar parte del producto para facilitar medicio-
nes de rendimiento sobre su uso; no se nos presenta tan claramente en su com-
portamiento cuando intentamos interpretar el real sentido de los negocios.
Si nos resulta difcil imaginar una relacin directa entre un Sueldo, Salario o
Jornal y una Unidad de Produccin considerando incluso la legislacin la-
boral vigente, ms difcil an se nos hace ver factible la reduccin de los mis-
mos por haberse fabricado menos (por hora, por da) de lo previsto.
Por esto, y privilegiando el sentido prctico que nos hemos propuesto, es que
a los efectos de una correcta interpretacin econmica del negocio, conside-
ramos la Mano de Obra, en ese campo, como un concepto indirecto, incor-
porado a la masa de los Gastos Fijos mensuales.
Control Decisin
Materia prima
Mano de obra directa Materia prima
Gastos fijos
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ducto, como, por ejemplo, las Comisiones que se pagan por la Venta.
Para obtener el Costo Total nos falta aplicar los Gastos a los productos. Cunto
corresponde por Hora Hombre? Para ello, seguimos la secuencia de obtencin:
1. Sacamos el Mdulo de Aplicacin:
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Hemos incorporado algunos datos con la intencin de que esta planilla ingre-
sada en Excel nos permita haciendo una primera prctica calcular los Cua-
dros de Resultados en ambos campos.
Incorporamos el dato de la Produccin y Venta Real (es la misma) a los efec-
tos que veamos, en su comportamiento con lo previsto, si hemos operado con
Capacidad ociosa (menos de lo previsto) o hemos tenido sobreproduccin.
Qu haramos entonces?
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llas. En las siguientes pginas veremos cmo incorporar los datos evaluados
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en este captulo dentro de una planilla.
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Tambin puede modificar la fuente de los ttulos de cada columna o
Segn este primer ejemplo, podemos deducir que las frmulas comien-
zan siempre con el signo igual (=) y que los trminos que intervienen en
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Slo resta indicar una ltima frmula para obtener el total de la columna.
Ubique el cursor en la celda F5 y aplique la frmula =F2+F3+F4.
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Finalmente realice la frmula correspondiente en cada celda, dividiendo el
A su vez, multiplique esto en cada caso por las horas unitarias, para ob-
tener los Costos Indirectos de Fabricacin por producto (que se pueden
incluir en una nueva columna, segn se muestra en la imagen).
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Ahora tambin podr agregar una nueva columna con el volumen real.
Ahora obtenemos conforme con los datos obtenidos de los Costos Unitarios
los Cuadros de Resultado que se corresponden con cada campo: Resultado
Control/Resultado Decisin. Ambos resultados coinciden. Presentan dife-
rencia solamente en cuanto al tratamiento de Costos y Gastos.
Veamos ahora la formacin matemtica de los cuadros Control y Decisin.
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Control
Decisin
Venta:
: Costo Materia Prima x Unidades vendidas
osto
n
Resultado: Margen Gastos Fijos
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El valor obtenido en la celda Costo Produccin de la columna Resultado
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en un dibujo global, hasta profundizar en el armado de un Cuadro de Resul-
tados desarrollado conforme sea el criterio de costos utilizado. Conocimos
RESUMEN
Ubicamos la presencia de Costos en los dos campos en los que participa: Control e Interpre-
tacin econmica. Una vez puesta de manifiesto la importancia de que estos dos campos es-
tn vinculados, hicimos una breve descripcin del accionar de costos en el campo de control.
En ella puntualizamos los circuitos administrativos de los que se vale para ejercer su funcin
y tambin recordamos los elementos que forman el costo en este campo.
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ACTIVIDADES
Control Decisin
Materia prima
2 Cules son los circuitos administrativos Mano de obra directa Materia prima
Gastos fijos
de los que se vale costos para cumplir su
funcin de control?
Circuito
de Recepcin
Circuito
de Produccin
Circuito Costo
Mercadera Vendida 10 Qu representa la frase costos como
orientador de conductas?
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