PROCEDIMIENTO EGASA No 001 REVISIN 1

ARQUEOS

1. OBJETIVO

La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita

la realizacin de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la
Empresa.

2. ALCANCE

Este procedimiento abarca en su aplicacin a las dependencias y trabajadores

encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables,
documentos en garanta, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIN, IMPLANTACIN, DIVULGACIN Y ACTUALIZACIN

Aprobacin : Gerencia General

Implantacin : Divisin de Contabilidad
Divulgacin y Actualizacin : Dpto. de Organizacin y Mtodos e Informacin

4. BASE LEGAL

Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico Texto Aprobado por
Resolucin de Contralora N 072-98-CG (Norma Tcnica 230-12 Arqueo de
Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES

5.1. DEFINICIONES

Arqueo de Caja.- Consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo,

durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado
todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde
con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales.

Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden

convertirse fcilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los
activos corrientes de la Empresa.

1
5.2. NORMAS ESPECIFICAS

5.2.1. Los arqueos sern supervisados por la Jefatura de la Divisin de Contabilidad,

quin deber suscribirlos.

5.2.2. Los arqueos sern efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la

Divisin de Contabilidad y debern ser practicados obligatoriamente en
presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del
arqueo. Opcionalmente, podr participar un representante del rgano de Control
Institucional.

5.2.3. La Divisin Contabilidad, tendr la responsabilidad de practicar el arqueo

mensual ordinario y arqueo extraordinario de carcter sorpresivo y selectivo a las
cajas chicas de la empresa, debiendo levantar un acta en la cual se consignar
su conformidad o disconformidad y que ser suscrita por el encargado de caja
chica y por quien realice el arqueo.
Las irregularidades que se aprecien en los arqueos sern comunicadas por
escrito a la Gerencia de Administracin y Finanzas, con el propsito de que se
adopten las medidas correctivas necesarias.

6. CLASIFICACIN

6.1. Arqueos de Caja Central

- Campo de aplicacin : Fondos en caja central, valores negociables y

documentos en garanta.

- Sujeto de arqueo : Tesorero

- Documento de Anlisis : Mayores Auxiliares

- Elementos de arqueo :

Efectivo, cheques y giros de terceros

Cheques en cartera

Valores negociables

Cartas Fianzas

Recibos de caja ingresos

Recibos de caja egresos

ltimos depsitos efectuados, por cuenta

Chequeras

ltimo cheque en formato continuo

ltima carta de orden de transferencia emitida

ltimo presupuesto de viaje entregado

2
6.2. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica

- Campo de aplicacin : Fondos asignados de caja chica

- Sujeto de arqueo : Responsables de los fondos

- Documento de Conciliacin : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica

- Elementos de arqueo : - Efectivo

- Vales provisionales entregados
- Comprobantes de pago cancelados

6.3. Arqueos de Documentos por Cobrar

- Campo de aplicacin : Archivos de facturas, letras y otros documentos

por cobrar emitidos por la empresa.

- Sujeto de arqueo : Tesorero

- Documento de Conciliacin : Mayores Auxiliares

6.4. Arqueos de Documentos por Pagar

- Campo de aplicacin : Archivos de facturas, letras y otros documentos

por pagar girados a la empresa

- Sujeto de arqueo : Tesorero

- Documento de Conciliacin : Mayores Auxiliares

3
7. PROCEDIMIENTO

PASO LABOR A REALIZAR

1 EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, inicia el

procedimiento con la elaboracin del Acta respectiva.

2 Solicita la ltima documentacin girada para practicar el corte

documentario, visando cada uno de los documentos que lo conforman.

3 EL SUJETO DE ARQUEO, procede, en presencia del trabajador

responsable del arqueo, a la presentacin de la documentacin y los
ltimos movimientos en el sistema mecanizado o manual segn
corresponda.

4 EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO, procede al conteo y

confirmacin del saldo, visando cada uno de los cierres, efectuando la
conciliacin o verificacin del saldo.

5 Efecta el cierre del Acta respectiva, anotando en ella, de ser el caso,

cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observacin
que afecte a la normatividad.

6 Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla, conjuntamente

con el sujeto de arqueo, en seal de conformidad y la distribuye de la
siguiente manera:
Original : Divisin Contabilidad
Copia 1 : Sujeto del Arqueo
Copia 2 : rgano de Control Institucional

7 La Divisin Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen

diferencias

8 EXISTEN DIFERENCIAS ?

8A No existen diferencias.- Continua en el paso N 11

8B S existen diferencias.- Informa por escrito al Trabajador Sujeto del

Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas.

9 EL SUJETO DE ARQUEO, procede a efectuar descargo por escrito

mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyndolo de la
siguiente manera:
Original : Divisin Contabilidad
Copia 1 : Gerencia de Administracin y Finanzas
Copia 2 : rgano de Control Institucional

4
PASO LABOR A REALIZAR

10 DIVISIN DE CONTABILIDAD, emite un informe dirigido a la Gerencia

de Administracin y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que
tome las medidas correctivas que correspondan.

11 Trmino del procedimiento.

APROBADO MEDIANTE RESOLUCIN DE GERENCIA GENERAL

N 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006

5
P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S

TRA BAJA DO R RESPO NSA BLE DEL A RQ UEO TRABA JADO R SUJETO D EL ARQ UEO D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D

IN IC IO
S o lic ita la ltim a
P ro c e d e a l P ro c e d e , a p re s e n ta r la
d o c u m e n ta c i n 1
A p e rtu r a e l A c ta v is a d o d e lo s d o c u m e n ta c i n y lo s
g ira d a p a ra
r e s p e c tiv a d o c u m e n to s ltim o s m o v im ie n to s e n
c o rte
s o lic ita d o s e l s is te m a m e c a n iz a d o
d o c u m e n ta r io

P r o c e d e a l c o n te o E m ite D /I d e P ro c e d e a
E fe c t a la
D e te c ta a n o m a la s y c o n fr o n ta c i n d e d e s c a r g o s y lo s o lic ita r
c o n c ilia c i n o E x is te n
y la s d e ta lla e n e l s a ld o s , v is a n d o re m ite a la d e s c a rg o a
v e r ific a c i n d e d ife re n c ia s ?
a c ta c a d a u n o d e lo s D iv is i n d ife r e n c ia s p o r Si
s a ld o s
c ie r re s C o n ta b ilid a d e s c rito
No

2
1 r g a n o d e C o n tro l
P ro c e d e a l c ie r re d e l In s titu c io n a l
A c ta fir m n d o la y 0
h a c i n d o la firm a r a l D /I G e r e n c ia d e A d m . y
E m ite e l A /A F in a n z a s
s u je to d e l a r q u e o e n
seal de
c o n fo rm id a d

2
S u je to d e 1
A rq u e o E m ite In fo r m e a
0
la G e re n c ia d e
A /A
In fo rm e A d m in is tra c i n y
T E R M IN O
F in a n z a s s o b r e e l
a rq u e o p ra c tic a d o
O rg . d e C o n tr o l
y s u s re s u lta d o s
In s titu c io n a l

LEYENDA

A /A : A c ta d e A r q u e o
D /I : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s
1

6
ANEXO NRO. 1
Pgina 1

ARQUEO DE CAJA CENTRAL

En la ciudad de Arequipa, a las ............ horas del da .............................................se

procedi a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisin de la
Sra. CPC Luz Mara Zea Arroyo, Jefe de la Divisin de Contabilidad.

El Sr. ...............................................responsable del arqueo y el Sr. ................................

........................................................responsable de Caja- Egresos e Ingresos;
obtenindose el siguiente resultado.

A.- Caja Egresos

1. Facturas Pendientes de Cobro

N Factura RUC Cliente Monto Importe Vencimiento

2. Chequeras

Banco N de cuenta Numeracin (del -al)

ANEXO NRO. 1
Pgina 2

7
B.- Caja Ingresos

1. Recibos de Recaudacin

Fecha de
N Recibo Descripcin Monto Importe Vencimiento
Emisin

2. Efectivo

- ( ...) Billete de S/. S/.

- ( ...)
- ( ...) Moneda
- .. ( )
----------------
Total
----------------

3. Notas de Abono

N N/A. RUC Cliente Monto Importe Vencimiento

4. Cheques

Banco N de Cheque Monto Importe

8
ANEXO NRO. 2
Formulario 1

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

RESUMEN

FECHA :..........................

A SR (A) : ...............................................................

HORA : .........................

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SE PRACTIC :

- Arqueo de Caja Chica ( ..... )

- Arqueo de Especies Valoradas ( ..... )

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

RESULTADO

Fondo Arqueable

FONDO ARQUEADO

Efectivo
Vales y comprobantes

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Saldos

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

ANEXO NRO. 2

9
FORMULARIO 2

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

EFECTIVO

FECHA : .............................

A SR (A) : ...............................................................

HORA : .............................

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SE PRACTIC:

- Arqueo de Caja Chica

EFECTIVO :

- (... ) Billete de S/. S/.

- (... )
- ( ) Moneda
- ( )
--------------

Total --------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

ANEXO NRO. 2

10
FORMULARIO 3

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

COMPROBANTES Y VALES

FECHA : .............................

A SR (A) : ..................................................................

HORA : .............................

COMPROBANTES Y VALES

N Fecha Descripcin Importe

Total
S/.

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

11
ANEXO NRO. 3

ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR

En la ciudad de Arequipa, a las ................... horas del da ........................................ ,

se procedi a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del rea de
Tesorera

Fecha de
N Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento
emisin

Firmando el presente, en seal de conformidad.

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

12
ANEXO NRO. 4

ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR

En la ciudad de Arequipa, a las ................. horas del da .............................................

se procedi a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del
Departamento de Tesorera, obtenindose el siguiente resultado:

Fecha de
Factura N Descripcin Mon. Importe Vencimiento
Emisin

Firmando el presente, en seal de conformidad:

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

ANEXO NRO. 5

13
 ARQUEO DE CARTAS FIANZAS

En la ciudad de Arequipa, a las ........................ horas del da ..................................se

procedi a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del rea de
Tesorera, obtenindose el siguiente resultado:

Contrato N Carta Entidad

Banco Monto Importe Vencimiento
N Fianza Afianzada

Firmando el presente, en seal de conformidad :

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

ANEXO NRO. 6

ARQUEO DE PRSTAMOS AL PERSONAL

14
En la ciudad de Arequipa, a las ................. horas del da ...........................................
se procedi a efectuar el arqueo de Prstamos al Personal que obran en poder del
Departamento de Recursos Humanos, obtenindose el siguiente resultado:

Cdigo N Tipo de Prstamo Saldo de Prstamo

Firmando el presente, en seal de conformidad:

CONFORME CONFORME

--------------------------------------------------- -----------------------------------------------
Responsable del Arqueo Responsable del Fondo Asignado

------------------------------------------
Supervisor de Arqueo

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